TIMOR7 homens trabalhando
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Bia Simonassi
Avaliação e Monitoramento de Projetos no Timor 2014
HOMENS TRABALHANDO
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Esta cartilha faz parte do material didático do curso AVALIAÇÃO E MONITORAMENTO DE PROJETOS, promovido pela Escola de Administração Fazendária (ESAF), pela Agência Brasileira de Cooperação (ABC) e pela Embaixada Brasileira em Díli, capital do Timor Leste, em janeiro de 2014.
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AULA 7 de 10
A importância da comunicação para o gerenciamento do projeto A importância das reuniões de ponto de controle Como atualizar o cronograma? O que é e como elaborar um relatório de acompanhamento? Por que encerrar projetos? A importância de se registrar as lições aprendidas Encerramento administrativo O que é e como elaborar o termo de encerramento? O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios divulgados no PMBOK do Project Management Institute (PMI), referência internacional em Gerenciamento de Projetos.
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ACTA NON VERBA
Provérbio em Latim
(Chega de blá blá blá)
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Até aqui, falamos sempre de planejamento do projeto. O “P” do ciclo PDCA.
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Por definição, projetos exigem muito planejamento. Do contrário, seriam processos (rotina).
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Uma vez que há um objetivo bem definido para ser cumprido dentro de um determinado prazo.
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Uma vez que este objetivo foi confirmado na sinopse, que foi aprovada e assinada.
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Uma vez que as metas foram detalhadas, com prazos e responsáveis, no plano de ação.
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Uma vez que todos os prazos foram negociados e acordados com os responsáveis.
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Ou seja, todos sabem o que, como e quando fazer. Todos sabem o que entregar para quem.
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Todos sabem por que fazer e estão motivados. Resta colocar a mão na massa e executar o plano.
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Desenvolver ou executar o projeto significa fazer o que foi planejado e acordado. É o “D” do PDCA.
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Quando o projeto começa a ser executado, começam também o controle e a ação corretiva.
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Ou seja, o “DCA” do ciclo PDCA começa praticamente ao mesmo tempo.
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Controlar o desenvolvimento do projeto significa medir seu desempenho e compará-lo ao plano.
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Medir o desempenho significa verificar o status quo das metas e quais produtos já foram entregues.
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Significa comparar o percentual do tempo que já passou versus o tempo que ainda resta.
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Significa acompanhar o percentual dos recursos planejados e efetivamente utilizados.
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Controlar o projeto significa verificar se as coisas estão sendo feitas...
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...dentro do escopo, da qualidade, dos prazos e dos custos previamente concordados.
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Se houver desvios, é preciso agir preventiva ou corretivamente.
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Controlar o projeto significa verificar periodicamente os resultados parciais,...
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...corrigir os desvios e manter os stakeholders informados do progresso da empreitada.
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Quanto mais experiente e entrosada for a equipe, menor será a intervenção do gerente do projeto.
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Enquanto cada membro se ocupa da execução das ações que compõem as metas,...
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...o gerente mantém o foco nas metas para garantir que o plano de ação está sendo seguido.
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O gerente do projeto pode assumir (também) responsabilidades específicas no plano de ação,...
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...desde que ele consiga conciliar estas atividades com suas responsabilidades de gerente.
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Se ocorrerem erros, desvios, defeitos, atrasos ou problemas, é preciso agir (corrigir).
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Agir significa reconhecer um desvio no plano e corrigi-lo a tempo.
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A ação pode ser preventiva ou corretiva e visa recolocar os planos “nos trilhos”.
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Se a sinopse é um farol imóvel, o plano de ação é flexível e pode ser manipulado...
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...para garantir que o objetivo do projeto será cumprido dentro do prazo, escopo e custo.
PRAZO
ESCOPO
CUSTO
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A principal ferramenta de controle é o gráfico de Gantt que compara planejado x realizado.
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Cada meta e suas respectivas ações aparecem representadas por barras na linha do tempo.
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À medida que o tempo passa e a tarefa vai sendo executada, um percentual reflete o progresso.
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Quando todas as ações estiverem 100% completadas, as metas também estarão.
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Quando todas as metas são atingidas, o objetivo do projeto é alcançado automaticamente.
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E quando o objetivo do projeto é alcançado, a empreitada chega ao fim.
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Em outras palavras, o projeto acaba quando cumpre seu objetivo e entrega seus produtos ao cliente.
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Os produtos devem estar dentro do prazo, do custo, do escopo e dos parâmetros de qualidade.
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É preciso confirmar com o cliente se os produtos satisfazem suas necessidades (validação).
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Afinal, o projeto só foi executado para satisfazer necessidades e resolver problemas do cliente.
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O problema acontece quando os produtos não atendem às expectativas do cliente.
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Se as falhas forem detectadas a tempo, é possível corrigi-las e salvar o projeto.
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Por isso é que o projeto deve ser controlado periodicamente: para identificar falhas, a tempo.
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Com o fim do projeto, o time se desfaz e as lições aprendidas são registradas e compartilhadas.
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As últimas pendências são concluídas e os relatórios físicos e financeiros apresentados.
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Assim, a memória do projeto é presevada para ocasiões futuras.
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Projetos podem deixar processos como herança e devem encerrar suas atividades na data final.
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O encerramento do projeto é um ritual para celebrar o sucesso da empreitada e o fim do ciclo PDCA.
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Além de concluído com sucesso, o projeto pode ser cancelado ou paralisado temporariamente.
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Paralizações e cancelamentos afetam o orçamento e o prazo e comprometem o escopo do projeto.
![Page 55: TIMOR7 homens trabalhando](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051518/568bf1cd1a28ab8933946c0d/html5/thumbnails/55.jpg)
Então o ideal é encerrar o projeto dentro do prazo e entregar os produtos dentro das especificações.
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Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!
![Page 57: TIMOR7 homens trabalhando](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051518/568bf1cd1a28ab8933946c0d/html5/thumbnails/57.jpg)
ATIVIDADES DE
FIXAÇÃO
ATIVIDADES DE
FIXAÇÃO
![Page 58: TIMOR7 homens trabalhando](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051518/568bf1cd1a28ab8933946c0d/html5/thumbnails/58.jpg)
GRÁFICO DE GANTT
MODO DE USAR: (exercício individual) Você é o gerente de um projeto e como parte de suas atribuições, elabora e divulga periodicamente relatórios de acompanhamento com base nas informações do plano de ação do projeto (controle de metas).
1. Analise o gráfico de Gantt que ilustra as situções hipotéticas
apresentadas a seguir. Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto. Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das atividades que compõem cada meta. Normalmente, usa-se 100% para representar as atividades concluídas, 0% para as atividades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as atividades parcialmente concluídas.
2. Preencha as barras do gráfico de Gantt, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso arbitrados para as metas.
3. Identifique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corretivas e/ou preventivas.
4. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)
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GRÁFICO DE GANTT
HOJE
M1
M2
M3
M4
M5
M6
FIM INÍCIO
%
100
25
0
75
0
0
PROJETO A
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M1
M2
M3
M4
M5
M6
FIM INÍCIO
%
100
25
0
75
0
0
Atrasada
Não iniciada
Não iniciada
Não iniciada
Adiantada
HOJE
Meta concluída
PROJETO A
GRÁFICO DE GANTT
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M1
M2
M3
M4
M5
M6
FIM INÍCIO
33
%
100
25
0
75
0
0
O projeto está atrasado!
Atrasada
Não iniciada
Não iniciada
Não iniciada
Adiantada
HOJE
Meta concluída
PROJETO A
GRÁFICO DE GANTT
![Page 62: TIMOR7 homens trabalhando](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051518/568bf1cd1a28ab8933946c0d/html5/thumbnails/62.jpg)
HOJE
M1
M2
M3
M4
M5
FIM INÍCIO
%
50
0
50
75
0
PROJETO B
GRÁFICO DE GANTT 01
![Page 63: TIMOR7 homens trabalhando](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051518/568bf1cd1a28ab8933946c0d/html5/thumbnails/63.jpg)
HOJE
M1
M2
M3
M4
FIM INÍCIO
%
25
25
25
25
M5 25
PROJETO C
GRÁFICO DE GANTT 02
![Page 64: TIMOR7 homens trabalhando](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051518/568bf1cd1a28ab8933946c0d/html5/thumbnails/64.jpg)
M1
M2
M3
M4
FIM INÍCIO
%
50
25
25
25
M5 0
HOJE
PROJETO D
GRÁFICO DE GANTT 03
![Page 65: TIMOR7 homens trabalhando](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051518/568bf1cd1a28ab8933946c0d/html5/thumbnails/65.jpg)
M1
M2
M3
M4
FIM INÍCIO
%
100
100
75
0
M5 0
HOJE
PROJETO E
GRÁFICO DE GANTT 04
![Page 66: TIMOR7 homens trabalhando](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022051518/568bf1cd1a28ab8933946c0d/html5/thumbnails/66.jpg)
CANVAS 05
MODO DE USAR: 1. Forme os mesmos grupos de 4 pessoas das aulas anteriores. 2. Resgate o formulário Canvas de Projeto com a dimensão fundamental
preenchida pelo grupo, na aula anterior. 3. Preencha os campos da dimensão executiva, após debate com o grupo. 4. Entregue o formulário para a professora. O trabalho será concluído nas
próximas aulas.
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Fim