Sådan får du succes med dine møder: 10 tips til original,

stringent og klar tænkning

Du kender det sikkert alt for godt. Ledergruppen er samlet, og agendaen for

mødet er fastlagt. Der skal træffes vigtige beslutninger, som kræver indsigt,

viden, ideudvikling og udveksling af erfaringer. Men gode intentioner til trods,

går I fra mødet med uforrettet sag. Hvorfor mon?

”The quality of everything we do depends on the quality of the thinking we do

first! The most valuable thing we can offer each other is therefore the framework

in which to think for ourselves”

- Nancy Kline

Kloge folk, funktionelt konferencerum, kaffe på kanden, stram agenda. Mødet er skudt i gang, og

forudsætningerne for konstruktiv problemløsning er til stede. I taler, diskuterer, tegner og fortæller. I

laver storyboards, hensigtserklæringer og strategipapirer. Men får I egentlig belyst, endsige løst de

problemstillinger, I sætter jer for at løse? Kommer I for alvor ind til kernen af dét, der går jer på?

Til det vil mange sikkert svare nej. Resultatet af møder på jobbet bliver ofte ikke til andet og mere

end netop løse hensigtserklæringer og uforløste forventninger. Hvorfor? Årsagerne er sikkert flere,

men blandt de vigtigste kan meget vel være, at I ikke evnede at skabe de rette rammer for kreativ,

konstruktiv og fælles opløftende tænkning, jf. citatet ovenfor.

Coachguru og bestsellerforfatter gæstede Henley Business School

Kvaliteten af alle vores aktiviteter og beslutninger er nemlig betinget af de tanker, vi gør os – og ikke

mindst af de omstændigheder, under hvilke tankerne får lov at blomstre.

Det fortalte Nancy Kline, den amerikanske coachguru og prisbelønnede forfatter til bestselleren Time

To Think – Listening to Ignite The Human Mind, da hun var hovedtaler på en Master Class med den

fra bogen lånte titel Time to Think, som Henley Business School var fascilitator af.

Godt et halv hundrede ledere og erhvervsfolk var mødt op for at lade sig oplyse og inspirere af

kvinden, der i mere end 30 år har arbejdet med rådgivning, træning og udvikling af ledere verden

over.

Og skuffede blev de ikke. For det var en veloplagt, elegant og sjældent karismatisk personlighed, der

med rolig, inciterende, ja nærmest messende stemmelege, formidlede de budskaber, hun har brugt det

meste af sit liv på at udvikle, forædle og forfine.

Nancy Kline om tænkningens kunst og effektiv mødeafholdelse. Foto: Albert Rønning-Andersson

Den vigtigste evne en leder skal have er….

Kogt ned til sin inderste essens drejer de sig om 10 konkrete komponenter, der tilsammen danner

konstruktive tænkende miljøer (eng. Thinking Environments. Se fakta-boks længere nede). Miljøer,

som er forudsætningen for, at vi som ledere, medarbejdere og privatpersoner kan handle effektivt og

levere med kvalitet.

”Den absolut vigtigste evne, en leder skal have, er evnen til og forståelsen for at

skabe de rette funktionelle tænkende miljøer. Med dem på plads, er fundamentet

for gode beslutninger og godt lederskabt lagt”.

”Lykkes vi ikke med det, bliver vi bremseklodser for vores medmennesker frem for det modsatte.

Alt, hvad vi foretager os, er nemlig defineret af de omstændigheder, hvorunder vi tænker”, sagde

Nancy Kline.

Hør også: Interview med Nancy Kline om udbyttet af ’Independent Thinking’

Og hvad er det så for omstændigheder, der er så afgørende at få skabt? Ifølge Nancy Kline drejer det

sig først og fremmest om attention og om at lytte. Og med lytte menes ikke bare at lade den anden

tale uden at afbryde, for så bagefter at svare. Nej den lytning, Nancy Kline advokerer for, er en

anderledes intens, empatisk og aktiv lytning. En lytning, der gør den, der lyttes til, klogere og mere

klart tænkende, end før han eller hun begyndte sin tale.

Se også video med live interview om: ‘The Ten Components in the Business Environment’

At lytte er en kunstart i sig selv

”Jeg kalder det for ‘listening to ignite the human mind’. For lytter vi ’rigtigt’, åbner vi sluserne for

ideer og nye indsigter, hos den der lyttes til”.

”Det handler om attention, og om den tryghed der ligger i at vide, at man ikke

bliver afbrudt. Men det handler også om adfærd og kropsprog. Kropssproget

fortolkes nemlig ubevidst og udtrykker vores indre tanker”

”Det er den nonverbale kommunikation, der består af ansigtsudtryk, kropsholdning, øjenbevægelser

og gestus”, sagde Nancy Kline og nævnte, åbne, ikke korslagte, arme, afslappede skuldrer,

øjenkontakt og anerkendende nikken med hovedet, som eksempler på inviterende non-verbal

kommunikation.

”Og så er det vigtigt ikke at være bange for stilhed og pauser. Tværtimod er det ofte under pauser

uden tale, at de gode tanker bliver gjort”, sagde hun, og fortalte, at ægte tranformativ lytning er et

”kunstart i sig selv”, der bunder i en oprigtig interesse i samtalepartneren og i modet til at stole på

vedkommendes intellekt.

”Det kan lyde let - dét med at lytte og skabe rum for attention. Men alt for ofte bliver netop den del

negligeret på ledelsesgangene og til diverse kunde, medarbejder- og direktionsmøder. Og det er en

skam, for lytter vi ikke ordentligt, og får vi ikke skabt disse tænkende miljøer, vil det alt andet lige

føre til ringere beslutninger og dårligere ledelse”, sagde hun.

Der blev diskuteret og skabt rum for attention, da Nancy Kline gæstede Henley Business School. Foto: Albert Rønning-Andersson

The Ten Components of a Thinking Environment

Vi skal altså blive bedre til at lytte og til ikke at afbryde hinanden, når vi som ledere og erhvervsfolk

afholder møder og indgår i dialoger med interessenter. Vi skal pakke fordomme væk og udlade at

drage konklusioner for tidligt. Men vi skal også, ifølge Klein, kunne lægge egne egoer til side og

bryde med eksisterende hierakier og magtrelationer. Vi skal betragte alle som ligeværdige, og vi skal

give den, vi lytter til, opmærksomhed, anerkendelse og mod til at sige sin mening. Vi skal være åbne

for følelser og hilse divergerende holdninger og synspunkter velkomne. Vi skal også sørge for, at de

fysiske lokaler/omgivelser, vi kommunikerer i, er behagelige at opholde sig i. Vi skal sikrer os, at alle

har den tilstrækkelige information og fakta om dét, vi ønsker at kaste lys over. Og endelig skal vi,

som det sidste af de 10 komponenter, være bedre til at stille hinanden åbne spørgsmål uden

indbyggede grundantagelser.

”For hvis vi dirigerer svaret i bestemte retninger, risikerer vi, at potentielt vigtige input ikke kommer

for dagen. Derfor er det vigtigt at stille simple spørgsmål, der ikke på forhånd er sat i rammer”, sagde

Nancy Kline.

Fakta: The Ten Components of a Thinking Environment

1. Attention - Listening with palpable respect and without interruption

2. Equality - Treating each other as thinking peers - Giving equal turns and attention - Keeping

agreements and boundaries

3. Ease - Offering freedom from internal rush or urgency

4. Appreciation - Offering genuine acknowledgement of a person’s qualities - Practicing a 5:1 ratio

of appreciation to criticism

5. Encouragement - Giving courage to go to the cutting edge of ideas by moving beyond internal

competition

6. Feelings - Allowing sufficient emotional release to restore thinking

7. Information - Supplying the facts - Dismantling denial

8. Diversity - Welcoming divergent thinking and diverse group identities

9. Incisive questions - Removing assumptions that limit our ability to think for ourselves clearly

and creatively

10. Place - Creating a physical environment that says back to people, “You matter”

Kilde: Nancy Kline, Time to Think

Pfizerdirektør efter oplæg: Vil ændre på eksisterende mødestrukturer

Dét, og Klines øvrige synspunkter var nogle, Henriette Rosenkvist, administrerende direktør i

medicinalfirmaet Pfizer, fint kunne tilslutte sig. Som øverste chef for en verdensomspænde

virksomhed, er hun dagligt i dialog og kontakt med adskillige kunder, medarbejdere, interessenter og

samarbejdspartnere - på stormøder såvel som i mindre fora og ansigt til ansigt. Navnlig temaet Time

to Think virkede appellerende på Pfizer-direktøren, og var det, der fik hende til at møde op til dagens

Master Class.

”Overskriften Time to Think ramte lige ind i kernen af, hvad jeg i min hverdag hos Pfizer Danmark

ser som én af de største udfordringer”

”I en hektisk og travl forretningsverden, kan tingene godt gå lige lovligt hurtigt

en gang imellem. Budskabet om, at jo bedre vi tænker, jo bedre handler vi, kan

jeg derfor kun være enig i”

”Og nu ærgrer jeg mig egentlig over, at resten af min ledergruppe ikke også var med i dag. For der

var virkelig meget at hente”, sagde medicinaldirektøren, der syntes så godt om oplægget, at hun

allerede til næste uges direktionsmøde vil præsentere direktionen for Klines metodikker og råd til,

hvordan man skaber original, stringent og klar tænkning på jobbets mødeaktiviteter.

Som man spørger, får man svar

Også Jan Bo Nielsen, der til daglig er director of Executive Services hos AS3 Executive, var begejstret

for Kline og hendes oplæg. Som professionel, personlig sparringspartner for direktører og topchefer

er dét at lytte og fascilitere indsigt, nemlig en stor del af Jan Bo Nielsens hverdag. Af samme grund

flugtede Kline og hendes tilgang til coaching fint overens, med måden Jan Bo Nielsen arbejder på.

”Når jeg rådgiver og coacher, er det ikke min opgave at give svarene på de problemstillinger, mine

klienter kommer med. Min opgave er derimod at stille de spørgsmål, der får dem til selv at tænke og

selv at fremkomme med løsningerne på deres udfordringer. Til dét havde Nancy Kline en masse gode

råd og konkrete værktøjer, som jeg helt sikkert vil kunne bruge i min hverdag”, sagde han, idet Nancy

Kline trådte ned fra scenen med gentagelsen af sætningen, hun indledte sit foredrag med:

“The quality of everything we do depends on the quality of the thinking we do first! Therefore, the

most valuable thing we can offer each other is the framework in which to think for ourselves. Thank

you everyone“.

Nancy Kline er udover bestselleren Time To Think – Listening to Ignite The Human Mind, også

forfatter til bøgerne, More Time To Think – The Power of Independent Thinking, og senest Living

with Time To Think: The God Daughter Letter, der udkom august 2014. Bøgerne kan købes på

Amazon, f.eks. via Time To Thinks website.

Fakta: Sådan får du succes med dine møder: 10 tips til original, stringent og klar tænkning

give everyone a turn to speak

at the beginning ask everyone to relate something that is going well in their work or in the

group’s work

give attention without interruption to every open discussion during the meeting – try framing

agenda items as questions

when permission is given use incisive questions in pairs or with the larger group’s permission

to help each other remove limiting assumptions

when thinking stalls, divide into pairs and give each person five minutes to think out loud and

without interruption about the topic

go around in turns intermittently throughout the meeting to give everyone an equal turn to say

something if they choose to

encourage diverse views and information sharing

permit the expression of feelings

end the meeting by asking everyone what they felt went well and what they respect or appreciate

about the person next to them

do what you can to create a space for the meeting that demonstrates the value you place on the

people

- Nancy Kline

Fakta: Om Nancy Kline

Nancy Kline er coach, forfatter og foredragsholder. Hun er grundlægger af den internationale

coachingvirksomhed ’Time to Think’, som siden 1986 har trænet ledere i at skabe tænkende miljøer for

deres klienter, samarbejdspartnere og interne teams. Time to Think har hovedkontor i USA, men er også til

stede i Storbritannien, Sydafrika og Australien. Nancy Kline står bag adskillige publikationer, herunder

bestsellerne Time To Think – Listening to Ignite The Human Mind, More Time To Think – The Power of

Independent Thinking, og Living with Time To Think: The God Daughter Letter.