Time management for Smart Work
-
Upload
guguh-unggul -
Category
Leadership & Management
-
view
167 -
download
9
Transcript of Time management for Smart Work
![Page 1: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/1.jpg)
GUGUH UNGGUL SATRIADIGUGUH UNGGUL SATRIADI
PENGELOLAAN WAKTU YANG EFEKTIF
![Page 2: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/2.jpg)
•Ketika menyelesaikan modul program ini peserta akan mampu menemukan konsep – konsep kunci yang berhubungan dengan pengelolaan waktu serta memiliki kemampuan untuk :
•Mampu mengidentifikasi hal – hal sulit untuk mengatur waktu secara efektif didalam kegiatan sehari – hari
•Memahami bahwa waktu adalah sumber daya yang paling berharga
![Page 3: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/3.jpg)
•Mampu melakukan skala prioritas pekerjaan dan menyelesaikanya sesuai dengan target
•Memiliki kesadaran bahwa pengaturan waktu yang buruk berdampak pula pada penyelesaian tugas
•Mampu mendelegasikan tugas dengan baik dan menerima tanggung jawab pekerjaan yang diberikan berdasarkan prinsip pengelolaan waktu yang tepat
![Page 4: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/4.jpg)
T I M ET I M E
BERAPA BANYAK....
DEFINISI.....
MENGAPA HARUS DIKELOLA.....
![Page 5: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/5.jpg)
Besaran antara yang tersedia dan dapat digunakan untuk melakukan sesuatu
Setiap manusia disediakan waktu yang sama, yaitu 24 jam setiap harinya
Manusia adalah mahluk sosial, agar mampu membagi – memanfaatkan waktu dengan baik dan benar
![Page 6: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/6.jpg)
WAKTUWAKTU adalah Sumber Daya yang paling BERHARGABERHARGA
![Page 7: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/7.jpg)
- Waktu adalah hal yang paling berharga yang kita miliki
- Waktu dan bagaimana kita memanfaatkanya dalam organisasi harus dikelola secara efektif
- Waktu yang benar - benar tahan lama
- Waktu tidak dapat disimpan untuk digunakan nanti
![Page 8: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/8.jpg)
![Page 9: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/9.jpg)
![Page 10: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/10.jpg)
![Page 11: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/11.jpg)
![Page 12: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/12.jpg)
Hal – hal tidak efektif vs hal Hal – hal tidak efektif vs hal efektifefektif
![Page 13: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/13.jpg)
BIASAKAN UNTUK TIDAK MENUNDA!BIASAKAN UNTUK TIDAK MENUNDA!
![Page 14: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/14.jpg)
![Page 15: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/15.jpg)
-Meningkatkan produktifitas yang juga meningkatkan penggunaan waktu individu secaraa maksimal
- Prestasi kerja yang baik dengan tepat waktu menyelesaikan janji terhadap pelanggan
- Munculnya keuntungan bagi organisasi dengan penggunaan sumber daya manusia ataupun
sumber daya lainya
![Page 16: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/16.jpg)
-Pengembangan perencanaan dan pengawasan bisnissistem yang berbasis kepada dasar pengaturan waktu
- Keterkaitan yang baik dari setiap aktifitas pekerjaan terhadap batas waktu dalam pengkoordinasian penugasan
- Mengurangi stress terhadap tekanan penyelesaian tugas dengan tindakan yang sesuai dengan apa yang
telah direncanakan
![Page 17: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/17.jpg)
![Page 18: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/18.jpg)
Kebiasaan Pokok untuk Kebiasaan Pokok untuk pengelolaan waktu yang baik pengelolaan waktu yang baik
adalahadalah
- Tahu kemana waktu digunakan- Tetap fokus pada hasil akhir- Bekerja dengan prioritas yang ditetapkan- Penjadwalan waktu untuk isu – isu penting- Mendelegasikan tugas rutin dan tanggung jawab untuk tim- Menghadapi keraguan dan penundaan- Hilangkan stress dalam pekerjaan- Tetap menerapkan kebiasaan utama
![Page 19: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/19.jpg)
Waktu dapat dikategorikan menjadi 2 jenis :
1.WAKTU CEPATketika diserap dalam atau menikmati pekerjaan
2.WAKTU LAMBATbila bosan dengan pekerjaanya atau memiliki waktu yang buruk
Ketika merasa takut
![Page 20: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/20.jpg)
•Waktu untuk tugas – tugas atau kegiatan dapat diatas atau dibawah perkiraan karena :
-Intensitas aktifitas-Tingkat fungsi otak-Ketakutan yang berlebihan
![Page 21: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/21.jpg)
![Page 22: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/22.jpg)
Mengidentifikasikan ada 4 Mengidentifikasikan ada 4 tahapan dalam mengelola tahapan dalam mengelola waktuwaktu ( Stephen Covey )
1. Catatan dan daftar periksa - pengakuan tuntutan energi dan waktu2. Kalender dan buku agenda - penjadwalan dengan beberapa fokus
pada masa depan3. Prioritas - perbandingan nilai relatif dari kegiatan4. Manajemen diri - kesadaran bahwa waktu tidak dapat
dikelola, itu adalah diri kita sendiri bahwa kita memiliki mengelola
![Page 23: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/23.jpg)
Penting
Tidak penting
MendesakTidak mendesak
Q3
Q2Q1
Q4
KrisisDeadlines
PencegahanMembangun hubunganPerencanaanRekreasi
InterupsiBeberapa pertemuanKegiatan populer
Kegiatan yg menyenangkan
![Page 24: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/24.jpg)
•Berada di kwadran 1 akan membawa
- Stress berat- Kelelahan- Krisis manajemen- Kebakaran- 24 jam nonstop
![Page 25: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/25.jpg)
•Berada di kwadran 3 akan membawa- Fokus jangka pendek
- menilai rendah pada tujuan- Krisis manajemen- Perasaan korban / kurang kontrol- hubungan yang dangkal
![Page 26: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/26.jpg)
•Berada dilingkaran kwadran 3 & 4 akan membawa
- Total tidak bertanggung jawab- Ketergantungan yang tinggi pada orang lain untuk hal – hal dasar- Jalur karir yang lambat dalam organisasi
![Page 27: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/27.jpg)
•Berada kwadran 2 akan membawa
- Visi- Perspektif- Keseimbangan- Disiplin- Kontrol
![Page 28: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/28.jpg)
• Ada enam kriteria dasar untuk memungkinkan seseorang untuk berfungsi dalam kwadran 2
- Koherensi ( tersusun / terkait satu sama lain )
- Keseimbangan- Fokus- Kemampuan bergaul dengan orang lain- Fleksibelitas ( lentur / luwes )- Portabilitas ( memiliki pintu masuk pikiran )
![Page 29: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/29.jpg)
Persyaratan dasar untuk mencapai kwadran 2 adalah :
• Jelas definisi peran organisasi dan secara
khusus peran anda sendiri
• Pemilihan dan fokus pada tujuan SMART
• Pengembangan dan pemanfaatan jadwal
• Praktek beradaptasi dalan peran kerja
![Page 30: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/30.jpg)
Untuk tetap dalam kwadran 2, ada persyaratan yang harus Dimiliki ketika anda mengatakan tidak!
-Dengan cara yang Profesional-Ketika terkait dengan item atau kegiatan kwadran 3 atau kwadran 4
•Tidak penting tidak mendesak•Tidak penting tapi mendesak•Tidak memberikan keunggulan kompetitif
![Page 31: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/31.jpg)
MANAJEMEN BERBASIS-WAKTUMANAJEMEN BERBASIS-WAKTU
![Page 32: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/32.jpg)
FOKUS PADA WAKTU FOKUS PADA WAKTU DAN SUMBER DAYADAN SUMBER DAYA
Kualitas sumber daya secara langsung dipengaruhi Oleh sumber daya dan kendala waktu yang terlihat
Kualitas
WaktuSumber daya
![Page 33: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/33.jpg)
Sistematika dari prosesSistematika dari proses
Kemampuan untuk merancang dan menerapkanproses yang memungkinkan berjalan dengan konsisten-Input-Output-Pelatihan dan transfer keterampilan
![Page 34: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/34.jpg)
MANAJEMEN BERBASIS-WAKTUMANAJEMEN BERBASIS-WAKTU
![Page 35: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/35.jpg)
![Page 36: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/36.jpg)
• Permasalahan no 1: Penundaan -Menunda melakukan hal – hal yang seharusnya anda
lakukan saat ini.
• Solusinya - Daftar semua tugas yang sedang anda tunda - Hapus dua dari daftar dengan melakukanya sekarang - Merencanakan dan mengatur jadwal untuk menangani sisanya - Penghargaan ketika tugas selesai - Hukuman ketika tugas tidak selesai sesuai rencana
![Page 37: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/37.jpg)
• Ketika dihadapkan dengan tugas ada beberapa alternatif tindakan
- Melakukanya - Mendelegasikan - Membuang - Memberi batas waktu - Membedahnya
![Page 38: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/38.jpg)
• Permasalahan no 2: Melumpuhkan kesempurnaan -Ini adalah kegagalan untuk mengenali perbedaan
antara keunggulan dan kesempurnaan
* Keunggulan * Kesempurnaan - Tercapai - Tak terjangkau - Sehat - Frustasi - Memuaskan - Tidak realistis - Realistis
![Page 39: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/39.jpg)
• Permasalahan no 3: Menetapkan tujuan yang tidak menantang
-Tujuan yang ditetapkan harus mengandung tantangan secara realistis dan mengambil pelajaran dari ketersediaan sumber daya lain jika tidak anda akan sibuk tanpa kemungkinan berhasil
• Gunakan SMARTS kriteria untuk menentukan tujuan - Specific
– Measurable– Attainable– Realistic– Time-bound– Supported by the organization ( didukung oleh
organisasi )
![Page 40: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/40.jpg)
![Page 41: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/41.jpg)
• Untuk menangani banyak pekerjaan, coba cara berikut:
- Memahami tekanan yang ada - Jangan bekerja dengan panik - Jangan menyalahkan semua yang ada pada
diri anda - Menjauhlah dari hal yang membuang waktu - Memperkirakan waktu sebaik – baiknya - Setuju terhadap prioritas dan menjaganya - Ingatkan diri anda bahwa ada batas waktu
yang tersedia untuk anda
![Page 42: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/42.jpg)
• Membedakan antara: - Tugas mendesak * Asumsikan penting karena mereka menuntut perhatian segera - Tugas penting * Mungkin akan sangat penting jika dibiarkan tidak dikerjakan * Biasanya memiliki efek jangka panjang
- Untuk menilai Mendesak vs Penting dengan mengukur tugas dengan jangka waktu
* Dampak jika melakukanya * Efek jika tidak melakukanya
![Page 43: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/43.jpg)
PENENTUAN PRIORITAS
Importance
Urgency
Priority 1Priority 2
Priority 3 Priority 4
![Page 44: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/44.jpg)
![Page 45: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/45.jpg)
![Page 46: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/46.jpg)
![Page 47: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/47.jpg)
![Page 48: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/48.jpg)
• Cara yang paling efektif untuk mengantisipasi dan mencegah krisis adalah :
- Menetapkan tenggang waktu dan batas toleransi - Menggunakan target sementara pada tugas atau proyek kedalam rangkaian waktu kerja anda. - Membuat jadwal sehinga mejadi hal yang realisitis
![Page 49: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/49.jpg)
Gagal merencanakan Gagal merencanakan Berencana Berencana Untuk GagalUntuk Gagal
![Page 50: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/50.jpg)
Perencanaan adalah sebuah peta jalan yang ditetapkan sesuai waktu yang sesungguhnya untuk
mencapai tujuan atau serangkaian tujuan melaui
penggunaan sumber daya yang ditetapkan
![Page 51: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/51.jpg)
• Informasi penting : - Anda perlu tahu apa yang harus Anda rencanakan • Yang harus dilakukan - Buat tugas menjadi bagian – bagian kecil - Mengukur waktu yang diperlukan pada setiap bagianya - Urutkan setiap bagianya secara logis
![Page 52: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/52.jpg)
![Page 53: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/53.jpg)
Bagi diri Anda
•1.Hemat Waktu•2.Mencapai Lebih•3.Meningkatkan Nilai Anda
![Page 54: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/54.jpg)
Untuk Tim
• 1. Efisiensi• 2. Fleksibilitas • 3. Teamwork • 4. Beban kerja Seimbang • 5. Komunikasi berjalan dengan baik • 6. Mempertahankan Keutuhan Tim
![Page 55: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/55.jpg)
Hambatan yang Muncul
1.Takut gagal2. Kemampuan Anda yang
tidak sama dengan yang lain 3. Saya Bisa Lakukan Lebih
Baik Sendiri 4. Saya Lebih baik Tidak
memberikan Dia terlalu Banyak Kewenangan
![Page 56: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/56.jpg)
•Mengambil peran secara objektif saat melihat beban kerja •Tentukan di mana kontribusi Anda yang paling dibutuhkan•Mengidentifikasi orang-orang terbaik dalam organisasi•Memberdayakan kepercayaan•Membagi strategi bisnis Anda dengan teman atau tim •Mengembangkan proses berulang•Fokus pada hasil•Lakukan Tindak lanjut •Mendorong laporan langsung saat pendelegasikan
![Page 57: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/57.jpg)
![Page 58: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/58.jpg)
Karena Anda adalah Karena Anda adalah Pemilik dan Penguasa WAKTUPemilik dan Penguasa WAKTU
![Page 59: Time management for Smart Work](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022062503/5871ba0c1a28ab55058b549b/html5/thumbnails/59.jpg)
TERIMA KASIH
SELAMAT MENJALANI
HIDUP DENGAN PENUH
MAKNA.