Til styringsgruppens medlemmer og observatører

Stavanger, 30. januar 2020 Innkalling til møte i Digi Rogalands styringsgruppe Det innkalles med dette til møte i styringsgruppen den 6. februar 2020 fra klokken 08:00 til 09:00. Møtet vil bli et Skype møte, men alternativt kan en møte hos Stavanger Rådhus. Dagsorden:

Nr Sak Saksunderlag Type sak

Faste saker

09/20 Godkjenning av dagsorden Dagsorden Beslutning

10/20 Referat fra styringsgruppemøte 09.01.2020

Referat Orientering

11/20 Informasjon om arbeidet i ressursgruppen og sekretariatet

Notat Orientering

12/20 Status fra prosjekter Notat Orientering

13/20 Status fra faggrupper Notat Orientering

Saker til behandling

14/20 Forprosjekt «Rask hjelp og riktig støtte

i foreldrerollen» avsluttes

Notat Beslutning

15/20 DigiSos - Innsynsløsning Notat Orientering

16/20 KS prosjekt, forprosjekt Digitalisering

av helse i Vest

Notat Orientering

17/20 Forprosjekt Åpne data – Flomvarsling

(38/19). Søknad om støtte fra Miljø

departementet.

Notat Beslutning

18/20 Forprosjekt «Samordnet IT drift» Notat Beslutning

19/20 Forprosjekt «Styringssystem (BMS)» Notat Beslutning

20/20 Forprosjekt «Virksomhetsarkitektur

(EA)»

Notat Beslutning

21/20 Forprosjekt «Automatisering av

tilgangsstyring (IAM) m.m.»

Notat Beslutning

22/20 Regnskap 2019 Notat Beslutning

23/20 Budsjett 2020 Notat Beslutning

24/20 Operasjonalisering av Digi Rogaland

strategi

Notat Diskusjon

25/20 Møteplan Notat Orientering

26/20 Eventuelt Notat Orientering

Vel møtt!

2

Med vennlig hilsen Per Kristian Vareide Leder i styringsgruppen Digi Rogaland

Vedlegg Referat fra styringsgruppemøte 09.01.2020.

3

NR SAK TEMA

09/20 Godkjenning av dagsorden Beslutning

Dagsorden foreligger i innkallingen. Merknader til dagsorden må meldes til

sekretariatet i forkant av møtet.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland godkjenner dagsorden med de merknader som

fremkommer i møtet.

NR SAK TEMA

10/20 Godkjenning av referat sist

styringsgruppemøte.

Orientering

Referatet fra styringsgruppemøte 09.01.2020 ble distribuert på epost til

møtedeltagerne. Ingen forslag til endringer kom innen gitt frist, og møtereferatet er

godkjent. Referatet er også distribuert sammen med innkalling og sakspapirer.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om møtereferatet til orientering.

NR SAK TEMA

11/20 Informasjon om arbeidet i ressursgruppen

og sekretariatet

Orientering

Siden sist styringsgruppemøte er det gjennomført ett fysisk møte i Ressursgruppen (21.-22. januar). Temaet for denne samlingen var «Standardisering og Arkitektur» (ref. punkt i Digi Rogaland strategi), og det var en omfattende agenda. Høydepunktet var et 4 timers besøk hos SR bank. De stilte opp med mange ressurser, og delte villig av sine erfaringer innenfor området. Finansbransjen, og kanskje SR bank spesielt, er blant de flinkeste innenfor «Støtte» området og vi må lære av de beste. Områder som ble vist var modellerte prosesser i styringssystem,

4

virksomhetsarkitektur, risikohåndtering, automatiserte tilganger, bruk av roboter, prosessforbedringer, HR, Lean, GDPR håndtering (DPIA) osv. En sentral leverandør for SR bank innenfor dette området er et lite Sola basert selskap. På samlingen benyttet vi også anledning til å øke kompetansen innenfor anskaffelsesområdet med et kurs av Anders Skumsnes (tung kompetanse innenfor offentlige anskaffelser). Videre hadde vi også leverandørpresentasjoner fra tre leverandører, samt tid til diskusjon over spesielt det vi så hos SR-bank. Link til oppsummering. Sak 19, 20 og 21 er relatert til dette området (digital grunnmur). Dette var et fysisk møte i Stavanger kommune sine lokaler, og tilbakemeldinger er at vi har for mange digitale møter i forhold til fysiske. Fremover vil vi ha månedlige møter, og der vi annenhver gang har fysiske heldags møte i Stavanger som avsluttes med en middag. Ingen møter vil bli holdt i juni-august. 3. februar vil vi ha nytt koordineringsmøte for Rogaland sine representanter i KommIT, Digitaliseringsutvalget og med sekretariatet. Før hvert KommIT møte fremover vil et koordineringsmøte bli gjennomført. Videre er informasjon rundt KommIT rådet tilgjengelig fra Teams området. Tilgang på ressurser for Sekretariatet har vært en prioritert oppgave, og fra nyttår er 1,6 årsverk (FTE) leiet fra Stavanger kommune, avdeling Innovasjon og Digitalisering. Videre leier Digi Rogaland en ressurs fra Smartbyen som er prosjektleder for åpne data – flomvarsling. Sekretariatet arbeider videre med ressurser for å oppdatere web sidene, samt anskaffelse. Digi Hordaland har byttet navn til Digi Vestland, og etter en tid med kansellerte møter håper sekretariatet at vi får regelmessige møter på plass igjen. Digi Rogaland holdt en orientering innenfor eHelse for Kommunedirektør utvalg møtet i Tysvær 17. januar. Digi Rogaland var også invitert til Kommunedirektøren i Tysvær før jul for en orientering i ledergruppen hans. Ledergruppen til Kommunedirektøren i Randaberg fikk en tilsvarende orientering 6. januar i år. Sekretariatet tror slike besøk er viktige for forståelsen av Digi Rogaland nettverket. Videre har det vært avhold flere møter med ulike fagmiljøer, leverandører og interessenter. Sekretariatet svarer på spørsmål i møtet, men oppfordrer til at spørsmål sendes til

sekretariatet i forkant av møtet.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen tar informasjonen fra sekretariatet til orientering.

5

NR SAK TEMA

12/20 Status fra prosjekter Orientering

Metodikk og verktøy for fremdrift i tiltak og prosjekter:

Metodikken for å sikre effekter og fremdrift i tiltakene og prosjektene har fortsatt store

forbedringspotensialer, og dette forbedringsarbeidet vil fortsette i 2020.

Innspill til nye prosjekter og tiltak kan legges inn i Planner i Teams.

Digisos:

Digi Rogaland v/ Aina Merethe Løhre bistår kommunene i implementeringen.

Oppdatert status er:

Siden det er lite ny aktivitet innenfor DigiSos, så har sekretariatet vurdert om DigiSos

prosjektet burde avsluttes. Dette har vi blitt frarådet fra siden ny funksjonalitet er

snart tilgengelig. Løsningen som mange kommuner har implementert er digital

søknad. Neste fase er en innsynsløsning for brukeren. Når den kommer og til hvilken

kostnad er ikke klart. Se sak 15/20.

Av andre erfaringer er utfordringer med gevinstrealisering og oppfølging etter

avsluttet prosjekt. Det finnes ikke en samlet gevinstrealiseringsplan for Digisos. Hver

kommune må ta ut sine egne tall over bruk. Det er manglende dashbord funksjon for

overvåking og oppfølging av effekt. Det er opptil hver kommune å følge opp bruken

videre.

DigiHelse:

Digi Rogaland v/ Aina Merethe Løhre bistår kommunene i implementeringen.

Oppdatert status:

6

Digi helse - noen erfaringer hittil:

Hindre for å oppnå målsetting (likt tilbud til alle i Rogaland) og effekt:

RITS samarbeidet (4 kommuner) har gitt uttrykk for at de ikke se verdien av å ta i

bruk Digihelse og har ingen planer om implementering.

Manglende standardisering av arbeidsmetodikk i prosjektet. Mulighetene i Teams

utnyttes ikke optimalt. Kommunene jobber i egne system.

Umodenhet i kommunene når det gjelder gevinstarbeid. Manglende struktur og

prosesser.

Arbeid med innføring foregår i ulike klynger – hindrer optimal erfaringsoverføring og

læring på tvers av kommuner.

Kommunikasjonsutfordringer:

Digi Rogalands rolle som koordinator, erfaringsbank samt felles kontaktpunkt for KS

og styringsgruppe vanskeliggjøres av uklare roller. KS henvender seg direkte til

kommuner med implementeringsstøtte og ber om rapportering (viser til mail fra KS

prosjektlederne til Haugesund kommune). Prosjektleder går glipp av informasjon og

dialog når man ikke kobles på dialogen mellom KS og kommunene direkte.

Prosjektleder Digi Rogaland har faste månedlige møter med prosjektledere KS.

E-komp nettverket har i sitt mandat: «Bidra i innføringen av digitale

innbyggertjenester, DigiHelse.» Det er likevel ingen formell kommunikasjon opprettet

mellom Ekompnettverk (det finnes to i Rogaland) og Digi Rogaland.

Noen kommuner rapporterer til og kommuniserer med E-komp nettverket og opplever

kommunikasjon med Digi Rogaland som unødvendig /dobbeltarbeid (tilbakemelding

fra Haugesund i siste statusmøte).

Andre nettverk finnes og det er mye de samme ressurspersonene som møtes og

diskuterer der uten at Digi Rogaland er tilstede eller blir informert f.eks

Velferdsteknologinettverket og Haugaland Vekst

7

Evaluering av DPIA gjennomføring for DigiHelse i Stavanger kommune:

Ressurskrevende prosess som har avdekket mange forbedringsområder.

Hva har vært bra?

Samarbeid mellom direktørområder har vært bra og nyttig

Kontakt med KS og Datatilsynet har vært nyttig

Prosessen har vært lærerik. Økt kompetanse om personvern, informasjonssikkerhet

og gjennomføring av DPIA

Det er avdekket kompetanse- og forbedringsbehov i kommunen på området

Det er avdekket at området er uten felles rutiner og maler

Hva kunne vært gjort bedre?

Tydelig beskrevet arbeidsprosess, inkludert rutiner, roller og ansvar.

Felles mal for DPIA i vår kommune. Malen bør være så enkel som mulig og samtidig

ivareta nødvendige krav. Et elektronisk verktøy for gjennomføring av DPIA ville gjort

arbeidet mindre ressurskrevende.

Flere tilgjengelige ressurspersoner med kompetanse innen området personvern

(DPIA) og informasjonssikkerhet.

Det burde vært gjort DPIA i det nasjonale prosjektet som kommunen kunne

gjenbruke.

Hva gjør vi videre?

Synliggjøre utfordringene til ledelsen

Informere om DPIA til aktuelle virksomheter og avdelinger

Bistå i andre DPIA gjennomføringer

Fortsette å bygge kompetansemiljø på tvers av direktørområder

Gi innspill til faggruppen for personvernombud i DigiRogaland

Disse erfaringene er trolig relevante for andre Digi Rogaland kommuner også.

Aktiv kommune:

Suldal og Time har takket ja til å være med på den samordna implementeringen, ref.

sak 37/19 og vil få implementeringen til avtalt kost. Karmøy har bedt om litt lengre

beslutningsfrist.

Eva Jenseg er prosjektleder.

8

Oppdatert status:

Min side (KS):

KS, Bergen, Stavanger, Kristiansand og Bærum jobber videre med utvikling av Min

side funksjonalitet. Mandatet i prosjektet er klart, og det vil KS sine

utviklingsressurser som jobber med prosjektet. Noe av funksjonaliteten skal være

klar til i sommer. Styringsgruppen består av deltagende kommuner og prosjekteier er

KS.

Følgende områder er prioritert og skal være ferdig i 2020:

- Faktura

- Toveis meldingsboks (svare digitalt, ikke bare en død pdf)

- Mitt arkiv

- Min famile (starte på denne)

Dette er funksjonalitet som vil bli tilgjengeliggjort for andre kommuner.

Åpne data -Flomvarsling forprosjekt:

Terje Rygh fra Smartbyen i Stavanger er prosjektleder for forprosjektet.

Både Klepp og Gjesdal har trukket seg fra forprosjektet, men Stavanger kommune

ved Hugo Kind bidrar mye i prosjektet.

Prosjektet har gjennomført flere arbeidsmøter for å kartlegge hva som allerede finnes

av løsninger, og hvem som prosjektet kan samarbeide med. Prosjektet har hatt møte

med IVAR som har tilsvarende planer. Det er dialog med NVE og andre kommuner

og regioner. I arbeidet fremover er det viktig at vi prøver å utvikle løsninger med

minst mulig overlappende funksjonalitet fra andre offentlige aktører, og heller prøve å

gjenbruke løsninger som finnes inn i løsningen. Et samarbeid mellom ulike aktuelle

9

aktører er viktig for å oppnå en god totalløsning. Se sak 17/20 for søknad om støtte

fra Miljødirektoratet.

Forprosjekt «App for Innbyggerdialog»

Forprosjektet starter opp nå i januar, og Anne Hellvik Kvadsheim fra Randaberg

kommune er prosjektleder. Planleggingsmøte er avtalt, og flere kommuner ønsker å

være med i prosjektet samt mulige pilotkommuner. Flere møter er gjennomført med

andre kommuner for å få erfaringer fra tilsvarende kommuner. Det vil være en felles

WS i Randaberg kommune 4. februar som skal kartlegge ønsket funksjonalitet.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om status fra prosjekter til

orientering.

NR SAK TEMA

13/20 Status fra faggruppene Orientering

Generelt om faggrupper:

For å sikre god erfaringsdeling og effekter med faggruppene, arbeider Sekretariatet

fortsatt med å etablere struktur for etablering og drift av faggrupper.

Sekretariatet har fått ekstra ressurser f.o.m. januar 2020, og vil prioritere dette

arbeidet.

Faggruppe for Informasjonssikkerhet har oppstart 6. februar i Sandnes, og vil bli

ledet av Informasjonssikkerhetssjef Kari Ødegård Aas i Sandnes kommune.

IT Drift og Infrastruktur hadde oppstart 16. januar på Green Mountain under ledelse

av IT sjef Stein Ivar Rødland i Stavanger kommune. Oppstartsmøtet inkluderte

omvisning av datasenteret til Stavanger kommune i fjellhallene.

På møtet ble det invitert til diskusjon på hva dette nettverket skulle omhandle. En

diskusjon rundt samarbeid rundt IT drift skapte høy temperatur, og konklusjonen var

at de som ønsker å diskutere et samarbeid om IT drift gjør det. Videre etableres det

en faggruppe for faglige diskusjoner innenfor IT drift og infrastruktur/kompetanse. Et

tredje område som var etterlyst var samarbeid rundt anskaffelser. Samarbeid om IT

drift er videre omtalt i sak 18/20. De øvrige følger sekretariatet opp.

10

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om faggruppene til orientering

NR SAK TEMA

14/20 Forprosjekt «Rask hjelp og riktig støtte i

foreldrerollen» avsluttes

Beslutning

Forprosjektet «Rask hjelp og riktig støtte i foreldrerollen» kom i stand som en oppfordring fra Stavanger kommune for å sikre kontinuitet i deres prosjekt. Nå har Buf dir kommet på banen, og Digi Rogaland bør ikke lengre ha en rolle her på nåværende tidspunkt. Konklusjon: I den nåværende fasen ønsker Buf dir og Stavanger kommune å lage en småskala pilot for en spørsmål -og svar tjeneste knyttet til foreldreveiledning - og begrenset til Storhaug bydel gjennom Storhaugløftet. En pilotfase skal gi svar på om tjenesten er nyttig for målgruppene, blir brukt og og hvilke ressurser som kreves på svarsiden. Først når vi kjenner resultatet av pilotering og test, vil en eventuell oppjustering til en nasjonal løsning bli vurdert. Forprosjektet konkluderer med at det ikke er hensiktsmessig å løfte prosjektet til Digi Rogaland på det nåværende tidspunkt. Digi Rogaland har ikke brukt ressurser utover noe sekretariat ressurser på dette forprosjektet.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland beslutter at forprosjekt «Rask hjelp og riktig støtte i

foreldrerollen» avsluttes.

NR SAK TEMA

15/20 DigiSos - Innsynsløsning Orientering

DigiSos vil få tilgjengelig ny funksjonalitet for innsynsløsning for bruker. Dette er en ressurskrevende prosess i dag, og ny funksjonalitet vil øke graden av selvbetjening. Tidsplan og kost er ikke kjent på nåværende tidspunkt.

11

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland tar saken til orientering.

NR SAK TEMA

16/20 KS prosjekt, forprosjekt Digitalisering av

helse i Vest

Orientering

Utarbeidelsen av et felles mandat har vært ressurskrevende og tatt lang tid, men nå har forprosjektet fått en omforent versjon. Kommunesektoren har koordinert sine innspill som er tatt hensyn til.

KS poengterer at intensjonsavtalen beskriver at det skal etableres en

partssammensatt gruppe som det vil være naturlig for «Digitalisering av helse i Vest»

å rapportere til. Denne gruppen vil ha sitt første møte i mars, og KS peker på at

denne gruppen må godkjenne etableringen av et videre prosjekt.

Samtidig er det viktig å ikke miste fremdrift i Helse Vests porteføljeprosess.

Prosjektet vil derfor melde inn prosjekt «Digitalisering av helse i Vest» som en

endring til budsjettet for 2020 i porteføljemøte tidlig i februar, men vil her legge inn en

forutsetning om at prosjektet også blir godkjent i den partssammensatte gruppen

som intensjonsavtalen beskriver.

KS ber også om at prosjektforslaget får et tydeligere kommuneperspektiv, og at det

opprettes en gruppe som kan jobbe videre med dette frem til møtet i mars (og har

foreslått navn på hvem som kan delta fra kommunesiden i dette arbeidet). Helse Vest

vil komme tilbake til hvem som skal delta her.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland tar saken til orientering.

12

NR SAK TEMA

17/20 Forprosjekt Åpne data – Flomvarsling

(38/19). Søknad om støtte fra Miljø

departementet.

Beslutning

Etter innspill fra Hugo Kind i Stavanger kommune, ønsker prosjektet å søke om støtte fra Miljø direktoratet. http://www.klimatilpasning.no/hva-er-klimatilpasning/tilskudd-til-klimatilpasning/

Prosjektet ber om at styringsgruppen godkjenner at Digi Rogaland (ved Stavanger kommune) kan søke om NOK 1 500 000 i tilskudd til utarbeidelse av løsning for flomvarsling for Rogalands kommunene. Løsningen skal være skalerbar og kunne gjenbrukes av andre kommuner som ønsker det.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland beslutter at Digi Rogaland ved Stavanger kommune

kan søke om tilskudd hos Miljø direktoratet for flomvarsling på vegne av Digi

Rogaland kommunene.

NR SAK TEMA

18/20 Forprosjekt «Samordnet IT drift» Beslutning

Som følge av diskusjon i faggruppen for IT drift og infrastruktur, ønsker noen kommuner å diskutere samarbeid for IT Drift. Fremover vil det være mange utfordringer innenfor IT drift området som kompetanse, tilgang på riktige ressurser, sikkerhet, kostnader osv Ved å samarbeide om IT drift vil det være lettere å oppnå høy grad av selvbetjening og automatisering, høy tilgjengelighet, 24/7/365 for tjenester som trenger det, vaktordninger, kostnadseffektivitet for gitt kvalitetsnivå osv. Hvem som ønsker samarbeid må avdekkes i et forprosjekt, og til nå har Sandes, Klepp og Stavanger signalisert at de ønsker å diskutere dette. Hvordan og hva en skal samarbeide om, må avdekkes i forprosjektet. Prosjektmandat utarbeides som en del av leveransen i forprosjektet.

13

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland beslutter at Digi Rogaland kan etablere et

forprosjekt sammen med interesserte kommuner for å konkretisere mulig omfang,

budsjett og tidsplan for mulig samordnet IT drift.

NR SAK TEMA

19/20 Forprosjekt «Styringssystem (BMS)» Beslutning

Å samordne måten prosesser er dokumentert på og operasjonalisert gir stor dokumentert effekt (flyt- og ressurseffektivitet, og ikke minst kvalitet). Dette gjelder både internt i kommunene, og ikke minst på tvers av alle kommuner. Kan vi f.eks. ved nasjonale prosjekter sette opp anbefalt prosess i en pilot, og så gjenbruke denne for resterende kommuner? Gjennomløpstiden blir redusert i prosjektet, og det vil være lettere å hente ut gevinster i tjenesteområdene. I forprosjektet ønsker sekretariatet å arbeide med mulighetsbildet med tilhørende risiko samt konsekvenser. Neste fase er å kjøre en pilot i en eller flere kommuner, og dette må behandles først i Styringsgruppen når innstillingen fra forprosjektet er klar. Vi må gå i fra å tro til å vite, og da er det å kjøre en pilot et godt verktøy. Resultatene her vil trolig være avgjørende for om kommunene ønsker et samordnet styringssystem. (Begrepet styringssystem blir brukt på ulike ting, men her menes det BMS (Business Management System) som holder oversikt over modellerte prosesser, arbeidsflyter, roller, systemer og med knytning til virksomhetsarkitektur.) Prosjektmandat utarbeides som en del av leveransen i forprosjektet.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland beslutter at Digi Rogaland kan etablere et

forprosjekt sammen med interesserte kommuner for å konkretisere mulig omfang,

budsjett og tidsplan for mulig anskaffelse av løsning for styringssystem (BMS).

14

NR SAK TEMA

20/20 Forprosjekt «Virksomhetsarkitektur (EA)» Beslutning

Denne saken henger sammen med sak 19/20, men området er så viktig at sekretariatet ønsker et eget forprosjekt på dette. Større grad av digitalisering og økende krav til effekter krever høyere grad av struktur, ikke minst av sikkerhets- og kvalitetsmessige hensyn. Sekretariatet har hatt en dialog med KS på arkitektur, og også med Rogaland sin representant i KS - Fagrådet for arkitektur. Denne dialogen ønsker vi å fortsette for å avdekke hva som finnes og hvilke planer som eksisterer. I sist ressursgruppemøte hadde vi også presentasjon av systemet DigiOrden. Løsningen dekker nok noe av behovene til den tekniske arkitekturen, men har ikke tilfredsstillende dekning av virksomhetsarkitektur området. Dette gjelder om vi skal ha tilsvarende ambisjonsnivå som mange statlige og private foretak. På ressursgruppemøtet hadde vi også en gjennomgang av SR bank sin løsning for virksomhetsarkitektur (de bruker TOGAF (The Open Group Architecture Framework) rammeverket som bl.a. helsevesenet benytter). Sekretariatet har også fått en gjennomgang av Equinor sin virksomhetsarkitektur på et overordnet plan. Sekretariatet ønsker å kjøre et forprosjekt for at vi må vite mer om hvilke tiltak vi kan og bør iverksette innenfor virksomhetsarkitektur. Neste fase er å kjøre en pilot i en eller flere kommuner, og dette må behandles først i Styringsgruppen når innstillingen fra forprosjektet er klar. Vi må gå i fra å tro til å vite, og da er det å kjøre en pilot et godt verktøy. Resultatene her vil være avgjørende for om kommunene ønsker å samordne virksomhetsarkitekturen. Prosjektmandat utarbeides som en del av leveransen i forprosjektet.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland beslutter at Digi Rogaland kan etablere et

forprosjekt sammen med interesserte kommuner for å konkretisere mulig omfang,

budsjett og tidsplan for mulig anskaffelse av løsning for Virksomhetsarkitektur (EA).

NR SAK TEMA

21/20 Forprosjekt «Automatisering av

tilgangsstyring (IAM) m.m.»

Beslutning

I kommunene finnes det mange gode systemer innenfor støtteområdene som håndterer f.eks. endringer og GDPR. Felles for disse systemene er kanskje en for stor grad av «silo» mellom disse, og en går glipp av store effekter.

15

På gjennomgangen til SR bank for Ressursgruppen 21. januar viste banken et system de har hatt stor suksess med. Leverandøren er et lite Sola basert selskap som leverer et operasjonelt system som håndterer støtteområdene. Det er integrert mot HR systemene, og automatiserer i stor grad f.eks. tilgangskontrollene (IAM - Identity and Access Management), håndterer avvik, endringer, DPIA/GDPR osv. En tilsvarende løsning ville trolig gitt en svært stor effekt for kommunene, og sekretariatet ønsker å utrede mer om dette området i et forprosjekt. Neste fase er å kjøre en pilot i en eller flere kommuner, og dette må behandles først i Styringsgruppen når innstillingen fra forprosjektet er klar. Vi må gå i fra å tro til å vite, og da er det å kjøre en pilot et godt verktøy. Resultatene her vil være avgjørende for om kommunene ønsker å samordne løsninger for det operative støtteområdet. Prosjektmandat utarbeides som en del av leveransen i forprosjektet.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland beslutter at Digi Rogaland kan etablere et

forprosjekt sammen med interesserte kommuner for å konkretisere mulig omfang,

budsjett og tidsplan for mulig anskaffelse av løsning for automatisering av

tilgangsstyring (IAM) m.m.

NR SAK TEMA

22/20 Regnskap 2019 Beslutning

Regnskapet for 2019 er klart, og viser et overskudd på 7 212 867 for 2019 (inkludert

overføring fra 2018).

Totale kostnader er 3 162 281.

Til rapport til styringsgruppen:

Lønn og sosiale utgifter 992 369

Kjøp av eksterne konsulenttjenester 1 648 568

Kjøp av interne konsulenttjenester 241 000

Diverse driftsutgifter 280 344

Refusjon fra kommuner -5 820 510

Overskudd overført fra 2018 -1 554 638

Skjønnsmidler fra Fylkesmannen 2019 -3 000 000

Resultat 2019 - avsetning fond/ovf. til 2020 -7 212 867

16

Link til grunnlagsinformasjon:

Resultat Digi Rogaland 2019

Skjema øremerkede midler 2019 Digi Rogaland

Dokumentasjon overføring ØM Digi Rogaland 2019

Det lave kostnadsnivået til tross for et høyt aktivitetsnivå skyldes at avtalen med

Karbin gikk ut, samt at interne ressurser ikke var tilgjengelige i ønsket grad.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland godkjenner regnskap for 2019.

NR SAK TEMA

23/20 Budsjett 2020 Beslutning

Føringer for budsjett 2020:

Sak 16/19 omhandler Budsjettprinsipper, og gir føringer på at 75% av totalbudsjettet

settes av til prosjektrelaterte kostnader.

I sak 20/19 kom det følgende kommentarer:

På SGM 21.06.209 kom det opp et alternativt forslag til vedtak for budsjettprinsipper.

Siden det alternative forslaget ikke er utredet, blant annet om prosentstørrelsen av

budsjettet som skal gå til prosjekter, forbeholder Styringsgruppen seg til å behandle

denne saken på nytt på et senere tidspunkt.

Sekretariatet vil basert på føringene prioritere prosjektbaserte aktiviteter ihht.

føringene. Aktiviteter utenom vil være ressurser relatert til styrings- og

ressursgruppemøter, drift av faggrupper, nettverk og kompetanseheving.

Videre vil grunnlag for Digi Rogaland sin medlemsavgift for 2020 bli utarbeidet med

bakgrunn av innbyggertall pr 01.01.2020. Inntektene for 2020 går ned 450 000 NOK

som følge av kommunesammenslåingen. Faktura for 2020 blir sendt kommunene når

oppdaterte innbyggertall pr. 01.01.2020 er klar. Boken, Utsira og Kvitsøy slipper å

17

betale fast sum på 150 000 NOK for 2019 og 2020, men betaler NOK 5 pr. innbygger

(sak 53/19). Link til fakturagrunnlag for 2019.

Budsjett 2020

Overført fra 2019 7 212 867

Medlemskontigent 2020 inkl. reduksjon i antall kommuner. Oppdateres når innbyggerantall pr. 01.01.2020 er tilgjengelige. 5 370 510

Sum inntekter 2020 12 583 377

Lønn og sosiale utgifter 1 500 000

Kjøp av eksterne konsulenttjeneter 2 000 000

Kjøp av interne konsulenttjenester (kostpris), Stavanger kommune, Innovasjon og Digitalisering (1,6 FTE), Smartbyen (1 FTE), Anskaffelser (1 FTE), andre (1 FTE) 4 600 000

Kjøp av interne konsulenttjenester (kostpris), andre kommuner 3 000 000

Diverse driftsutgifter 1 483 377

Sum kostnader 12 583 377

Andre mulige finansieringskilder 2020

Søknad om støtte hos Fylkesmannen 3 450 000

Miljødirektoratet, Flomvarsling 1 500 000

Link til budsjettgrunnlag

Ref. sak 8/20 så informerte Fylkesmannen i Rogaland om endret frist for å søke om

skjønnsmidler for 2020. Ny frist er 31. mars 2020. Digi Rogaland søker om NOK

3 000 000 pluss fastdelen av medlemsavgiften for Utsira, Bokn og Kvitsøy.

Link til søknad for 2019

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland beslutter foreslått budsjett for 2020.

18

Styringsgruppen i Digi Rogaland beslutter at medlemskommunene faktureres for

2020 medlemskontingenten når oppdaterte innbyggertall pr. 01.01.2020 foreligger.

Styringsgruppen i Digi Rogaland beslutter at Digi Rogaland søker om støtte hos

Fylkesmannen på NOK 3 450 000.

NR SAK TEMA

24/20 Operasjonalisering av Digi Rogaland

strategi

Diskusjon

Erfaringene i Digi Rogaland siste halvår gjør at sekretariatet ønsker å adressere noen problemstillinger til Styringsgruppen for videre diskusjon. Effekten av å kjøre prosjekter mer koordinert samt strukturelle tiltak som f.eks. å samordne virksomhetsarkitekturen er åpenbar. Med tanke på alle de nasjonale systemene som kommer fremover ønsker sekretariatet at Styringsgruppen diskuterer følgende problemstilling: I strategien står det at «Folk i Rogaland har lik tilgang til offentlige digitale tjenester». Digi Rogaland er et frivillig nettverk, og kommunene bestemmer selv om de skal ta nasjonale systemer i bruk selv om dette medfører at de digitale tjenestene kan bli ulike for innbyggerne. Beslutningsprosessene kan ta lang tid ikke minst fordi det ikke foreligger beslutningsgrunnlag på nye løsninger på et så tidlig tidspunkt at de kommer med i budsjettprosessen. Konsekvensen er at prosjektperioden går over lang kalendertid. Med mengden nasjonale systemer som det er i dag, håndterer sekretariatet det bra men det er kostnadsdrivende. Fremover kommer det mange flere nasjonale system. Vil det da være riktig av sekretariatet og prioritere en koordinert implementering for de som har tatt beslutningen innen en gitt tidsfrist? Ved knapphet på ressurser kan det medføre at de som kommer inn på et senere tidspunkt ikke får like stor støtte som de kanskje ønsker.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland tar saken til diskusjon og konkluderer på et senere

tidspunkt.

19

NR SAK TEMA

25/20 Møteplan Orientering

Etter dialog med Digi Vestland har vi fortsatt ikke fått forslag om mulige tidspunkter for felles styringsgruppemøte med Digi Vestland. Trolig må vi ut i april eller mai for å finne aktuelle tidspunkt. Videre er det sendt ut innkallelse til månedlig styringsgruppemøte på Skype for 2020. Juni møtet blir fysisk møte, og det er ikke planlagt noen møter i juli og august. Noen av Skype møtene kan endres til fysiske møter ved behov. Stedfortreder for styringsgruppens medlemmer er en annen rådmann/kommune direktør fra den «regionen» man er valgt for. Stedfortreder kan også delta på styringsgruppemøter som observatør i de tilfellene rådmannen/kommunedirektøren ikke representerer en av styringsgruppens medlemmer. Vararepresentanter: Vibeke Vikse Johnsen (Karmøy) for Haugesund og Tysvær. Trygve Apeland (Time) for Jær kommunene. Ingrid Nordbø (Sola) for Stavanger og Sandnes.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland tar saken til orientering.

NR SAK TEMA

26/20 Eventuelt Orientering

Ingen innmeldte saker til eventuelt.

Forslag til vedtak:

Styringsgruppen i Digi Rogaland tar saken til orientering.