Käytännön kokemuksia kokeiluista Verohallinnossa

Kokeilut ketterämmän kehittämisen apuvälineenä

• Vastaus hallitusohjelman haasteeseen, mutta myös sisäinen tarve kehittämisen riskitasojen alentamiseksi

• Kun raha ja resurssit ovat tiukalla, jokaisen kehitysponnistuksen kohdalla on hankittava mahdollisimman aikaisessa vaiheessa NÄYTTÖÄ ehdotetun konseptin tai toimintamallin toimivuudesta.

• Osa myös ”Verottaja2020”- tulevaisuustyötä toimintakulttuurin muuntajana entistä osallistavammaksi

Kokeilujen kolme tasoa VEROlla

Ruohonjuuri Kehitysprojektit ”T&K”

• ”Just do it”• Pääosin

asennekysymys• Jokaisen

tehtävänkuvaan kuuluu oman työn kehittäminen

• Ratkaisujen rakentaminen aikaisten kokeilujen tuella

• Loppukäyttäjä mukana heti alussa tuomassa palautetta ja varmuutta

• Halvat ja nopeat parannukset

• Motivoituneempi henkilöstö

• Henkilöstön voimavarat käyttöön

• Toimimattomat ratkaisut eliminoidaan hyvissä ajoin

• Varmuus ratkaisun toimivuudesta

• Strategiset isot muutokset

• Sidosryhmäyhteistyö• ”Hiekkalaatikot”

• Tähtäin pitkällä aikavälillä

Ruohonjuuritaso = Verotoimistot• Kolme kokeiluyksikköä vuoden 2016 loppuun asti• 2 kokeilu kick-offia• 15 kokeilufasilitaattoria• 6 sparrauspäivää• Apujoukot

• n. 70 dokumentoitua kokeilua (joissa sisällä lisää pienempiä)• Alku melko nihkeää: ”Mitä ihmettä me voidaan kokeilla?”• Innovaatioilmasto polarisoitunut (mittaus huhtikuussa 2016)• …mutta kun pää on saatu auki, into tarttuu ja kokeiluihin tartutaan entistä

herkemmin• Esimerkkejä kokeiluista laidasta laitaan: työympäristöön liittyvät

muutokset (kävelykokoukset,kerroskeidas, viherseinät,…) yhteistyökäytännöt, työn tekemisen tavat (digitaalisesti), asiakaspalvelun käytännöt (jonotus, äänten, aulavideot, ohjeistukset…), asiakaskirjeiden sisällöt ja vaikutukset jne.

01.05.20234

Kehitysprojektien taso• Innovaatiorahoitusmalli

• Innovaatiorahoitus on riskirahoitusta, joka ollaan valmiita ”tuhlaamaan”• Innovaatiorahoituksella tuotetaan kokeiluja, EI pilotteja • Raha käytetään tutkimukseen, oppimiseen ja näytön hakemiseen • Kokeilut pyritään toteuttamaan mahdollisimman pienillä investoinneilla, kevyesti ja nopeasti • Kokeiluissa osallistetaan asiakkaita palvelukehityksen eri vaiheissa, esim. konseptien ja

palveluiden testaamiseen.

• Kohteet• Uusiin ilmiöihin ja teknologioihin liittyvät selvitykset ja kokeilut• Näytön haku kokeiluin roadmapillä oleville kehittämiskohteille kohteille• Täysin uudet, disruptiiviset toimintamallit

• 1/2 vuotta, 14 hakemusta, 12 myönnettyä (max 30000€/konsepti)

• Esimerkkejä kokeiluiden kohteista• ohjelmistorobotiikka rutiinityön automatisoinnissa• veromyönteisyyteen vaikuttamisen keinot• tekstianalytiikka verotarkastuksessa• uudenlaiset kannustinjärjestelmät

01.05.20235

Strategiset hankkeet

• Proof-of-concept käytäntöjen systematisointi

• Asiakastestauksen roolin korostaminen• Muotoja vielä haetaan projekti projektilta

01.05.20236

Kokemuksia

• Into ja tekeminen tarttuvat!• Fasilitaattorit kasvavat

lyhyessäkin ajassa huimasti siellä missä heihin luotetaan

• Luottamuksen hankkiminen kokeiluille tärkeää

• Hallinto ”viritetty” suunnittelemalla kehittämiseen

• Monia byrokraattisia kiemuroita jouduttu selvittelemään (budjetoinnit, raportoinnit, seurannat, hyväksynnät tai niiden tarve ylipäätään…)

• Asenne ja uskallus muuttuvat vain tekemisen kautta ensimmäiset askeleet pahimmat!

• Jatkuvasti muistuteltava: Think big, act small!!

• Jakamisesta ja dokumentoinnista pitää muistutella

• Viidakkorumpuja pitää jaksaa rummutella! Kulttuuri muuttuu vain ”tömistelemällä”.

01.05.20237