TEXTOS DE REDACCIN EMPRESARIAL

EL INFORME

Concepto En general, el informe es un texto acadmico de carcter expositivo, ya que en l se describen las acciones, los mtodos y los procedimientos llevados a cabo para adelantar una labor, bien sea investigativa u operativa. A nivel educativo, es una herramienta que facilita la formacin acadmica y profesional, ya que para su redaccin se deben combinar la teora y la prctica. Caractersticas del informe Partes: Introduccin: abarca la presentacin del tema o problema a tratar. Su funcin esencial es contextualizar al lector. Algunas veces presenta los antecedentes tericos del tema en cuestin.

Desarrollo: presenta la metodologa utilizada y los resultados y el anlisis de los mismos o del procedimiento utilizado, si el tipo de informe lo permite.

Conclusin: las conclusiones se pueden ofrecer en torno al anlisis de los resultados o de los procedimientos. Si se incluyen comentarios personales deben estar argumentados, tambin se pueden incluir sugerencias y/o aplicaciones de las conclusiones para la toma posterior de decisiones. Aspectos formales del informe Ttulo que implica el tema, debe enunciarse sin verbo. Es decir; una frase nominal. Los subtemas son tambin frases nominales que van como inter ttulos. Por lo general, los informes dan cuenta de eventos pasados, por lo tanto deben ir redactados en pretrito o pasado. Es importante que las enunciaciones vayan acompaadas de tablas, datos, grficos y documentacin complementaria que puede ir a manera de apndice o anexos. La informacin contenida debe ser fiable y clara, ya que con base en la misma, se generan cambios y se toman decisiones. Siempre que el informe emplee un lenguaje especializado, debe presentar un glosario. El informe requiere un estilo directo y formal alejado de toda parcialidad. En el proceso de elaboracin de cualquier tipo de informe es importante documentarse, planear, elaborar una versin preliminar que luego ser revisada y corregida antes de la versin final del documento. En la evaluacin de los informes con fines acadmicos, es necesario que el docente determine unos parmetros de evaluacin que deben ser conocidos, con anterioridad, por sus alumnos.

Clases Teniendo en cuenta los objetivos, el informe se clasifica en: expositivo, e interpretativo. Informe expositivo: se caracteriza por la descripcin de un hecho o una secuencia de hechos carente de interpretaciones personales. Informe demostrativo o investigativo (cientfico y tcnico): el autor presenta su hiptesis, la descripcin de todos los pasos que ha seguido para su demostracin y las conclusiones. Informe interpretativo: a diferencia de los anteriores, en este tipo de informe, no solo se presentan y describen hechos, tambin es necesario interpretarlos y analizarlos lo que constituye el fundamento para la toma de decisiones y conclusiones. Este tipo de informe presenta anlisis y recomendaciones, hecho que lo caracteriza ms como un texto argumentativo que como uno expositivo. Segn los contenidos y fines especficos se clasifican en: de lectura, de salida de campo y de laboratorio, entre otros.

Estructura textual En su estructura textual, el informe presenta tres partes bien definidas que son: la introduccin, el desarrollo y la conclusin. El contenido de cada una de estas tres partes vara dependiendo de la tarea asignada y de la rama del conocimiento en la cual se aplica. Aspectos formales de presentacin del informe Cubierta, cartula o portada contiene: tema, autor o autores, asesor, si aplica, entidad a la que se presenta, ciudad y fecha. ndice o contenido: utilizacin de nomencladores que presentan las partes del informe. Cuerpo del informe Introduccin o presentacin: se contextualizan las acciones reportadas, sus condiciones de realizacin, intenciones y necesidades que las originaron. Objetivos: Se pueden subdividir en objetivo general y en objetivos especficos. En su redaccin responden al qu, el cmo y el para qu de los propsitos con los cuales se realizaron las acciones. Acciones: se presentan secuencialmente. Metodologa: corresponde al tipo de procedimientos realizados o a las metodologas empleadas segn el tipo de accin efectuada. Recursos: son los medios, materiales e instrumentos empleados en la ejecucin de las acciones. Conclusiones: aqu se plantean los resultados de las acciones adelantadas cuidndose de no repetir lo ya expuesto. Es importante hacer recomendaciones para la toma de decisiones, por parte de los entes ante los cuales se les presenta el informe. Bibliografa: listado alfabtico de fuentes consultadas y utilizadas. Si se han usado fuentes documentales, la bibliografa se presenta, si no, no. Anexos: grficos, tablas, registros fotogrficos, etc.

MEMORANDUM O MEMORANDO

Concepto:

Es el documento de mayor circulacin en la empresa. Se usa para emitir rdenes, recordar obligaciones, explicar acciones y una variedad de situaciones, propias de las necesidades de comunicacin en la organizacin empresarial. La palabra Memorndum provine del latn y significa memoria o cosa que debe tenerse presente. A partir de la dcada del ochenta la Real Academia de la Lengua Espaola, el termino lo castellanizo y hoy da se puede decir, tambin memorando.

Caractersticas:

Tiene un formato adecuado para la comunicacin directa y breve, evita el formalismo, manteniendo el rango administrativo. El lenguaje es sencillo y directo, evita el refinamiento circula de arriba para abajo y de abajo para arriba, tanto como de forma transversal. Es de circulacin Interna, es decir no sale de la institucin, sea privada o pblica.

Partes del Memorndum:

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

Lugar y fecha. Cdigo Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y posfirma. con copia Pie de pgina.Y las siguientes complementarias:

Membrete. Nombre del ao. Referencia. Sello. Anexo.

LA CARTA

Concepto:

Es aquella cuyo contenido est relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crdito, propaganda, de cobro.Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin especfico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definicin derivamos la clasificacin de las cartas comerciales.La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los ms importantes son: de compraventa, de reclamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad.A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Tipos de carta empresarial:

Cartas de presentacin Cartas de agradecimiento Cartas de solicitud Cartas de felicitacin Cartas de recomendacin Cartas de invitacin Cartas de despido Etc.

Caractersticas:

Se remiten fuera de la empresa El tema siempre remite a la empresa Es necesario informar sobre los hechos que la originan El firmante escribe en primera persona El receptor es mencionado en segunda persona La cortesa es un rasgo fundamental Partes de la Carta empresarial:

Membrete: Es el nombre, direccin y dems seas de identificacin de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas as como el da mes y ao. Destinatario: son los datos de identificacin de la persona a la cual va a ser enviada la carta. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser ms extenso de una lnea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribir el texto de la carta. Texto: es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontneo. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresin del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de saludo inicial y la relacin entre el emisor y receptor. Rbrica: Ttulo que se coloca al comienzo de un captulo o de una parte de un escrito. Postfirma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos adjuntos.

Presentacin de la carta empresarial:

En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas bsicas para no cometer errores en el momento de su presentacin, que podran costa el xito de un proyecto empresarial.

En una carta empresarial, tanto el papel como el sobre debern llevar membrete. El contenido de una carta empresarial debe ser directo, objetivo, con redaccin clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. Las cartas empresariales tienen espacios y mrgenes a respetar. Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centmetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuacin se realizar el mismo proceso que en las dems correspondencia. La correspondencia comercial jams se debe escribir a mano o mquina sino en computadora.Cules son los estilos o formas de disposicin de las cartas?

Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios.

COMUNICACIONES URGENTES

Se denomina comunicacin, urgentes aquellas que tienen como finalidad trasmitir rdenes, noticias o avisos que interesan como finalidad transmitir rdenes, noticas o avisos que interesan que lleguen al destinatario en el menor tiempo posible.Etas comunicaciones se trasmiten a travs de teletipos, medios informticos o telefnicos, ondas de radio y de satlites de comunicaciones.

Fax:

Dentro de las comunicaciones escritas que requieren rapidez est el fax, denominado tambin facsmil o telecopiador. A travs de l se pueden enviar toda clase de textos, dibujos, fotografas, tanto si el destinatario reside cerca cmo se encuentra en otro continente.La ventaja del fax es que independiza de la hora del da diferencias de tiempo, y de empresas de servicio.Funciona por medio del sistema telefnico. Se cobra por minutos (ANTEL) Es un servicio nacional e internacional que ofrece: Recepcin automtica y manual Gran velocidad de trasmisin Sistema de codificacin eficiente Tonalidades de color gris para trasmitir figuras o fotos.En los organismos oficiales y empresas que utilizan mucho este medio de trasmisin existen impresos de fax. Estos se registran en libros apropiados, para poder as llevar un mejor control de este tipo de comunicacin.

Correo electrnico:

Es un sistema que utiliza la tecnologa de computo, es decir, almacena y distribuye, por medios electrnicos, mensajes. Este sistema no necesita utilizar papel en los comunicados. Proporciona un rpido y eficiente canal para enviar y recibir mensajes, adems de ser muy econmico.A travs de procesos informticos trasmite, con gran velocidad, textos, datos, imgenes y voces que van desde la pantalla de un ordenador a otro. Permite enviar un mismo mensaje a varios destinatarios, aadiendo estos los comentarios que consideran oportunos y teniendo los participantes acceso a las respuestas. El inconveniente que presenta es que no existe privacidad de la informacin que se enva por internet. Ordenador que procesa y almacena datos. Un programa especial que ejecuta las ordenes Red de comunicacin. Terminales que crean mensajes y los reciben.Telegrama:

Se denomina telegrama a una comunicacin escrita, breve, clara y sencilla, trasmitida atreves del telgrafo.Es universalmente reconocido como forma de comunicacin fehaciente y de valor legal.ANTEL se encarga de enviar los telegramas. Se debe rellenar previamente un impreso en el que el expedidor escribe los datos y el texto que desea comunicar en el destinario. La redaccin telegrfica adopta formas esenciales, ya que el costo se establece en relacin con el nmero de palabras. Su estilo tendr que ser conciso, breve, con frases recortadas, sin que esto afecte a la claridad y perfecta compresin del mensaje.Seleccionar las palabras. Consigamos decir el mximo de informacin con el menor nmero de palabras.La mejor manera de redactar un telegrama es escribir, como lo haramos normalmente, la noticia que queremos trasmitir. A continuacin procedemos a suprimir artculos, adverbios, preposiciones, conjunciones e interjecciones, procurando que el sentido del prrafo se entienda perfectamente.Existe un servicio de telegramas que cursarse por medio del telfono TELEFONOGRAMA sin necesidad de personarse en ANTEL excepcin colacionada. Se paga un poco ms.

CIRCULARES OFICIOS

Concepto

Son cartas o avisos con informacin igual, es decir el mismo texto, dirigidos a diversas personas para dar a conocer alguna orden, informacin, sugerencia, etc. En el campo o actividad oficial, se define como la orden que una autoridad superior dirige a todos o a gran parte de su personal.Un uso tpico de unmodelocarta circular es la apertura de unnegocio, invitando a la inauguracin, la fundacin de una nueva sociedad, invitacin a eventos o cualquier cambio de inters general para todo el personal que labora en la institucin.

Clasificacin:

De acuerdo a su naturaleza y destino: se clasifican en internas y externas. En cualquier caso, es una carta colectiva, con tratamiento especfico, segn el grupo al cual va dirigida y de donde se emite.

Circulares internas: Se envan dentro de la misma empresa u organizacin, pueden iniciar con una salutacin as: C. Director:, C. Jefe de Departamento:, Colegas:, Compaeros:, Asociados:, Colegiados:, Agremiados:, Estudiantes:, etc.

Circulares externas: Se envan a los amigos y relacionados para informar de algunas novedades, invitaciones o cualquier otro motivo, son usadas en el mbito comercial, sustituyen ventajosamente a los folletos y se pueden emplear como un medio publicitario permanente, por cuanto resultan econmicas. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitucin, modificacin o disolucin de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificacin de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero s puede hacrselo por motivos de cortesa o deseos de iniciar alguna operacin comercial.

Estructura:

Por cuanto su funcin primigenia es dar a conocer noticias, informaciones a un colectivo debe ser clara, concisa, precisa, breve, usar un lenguaje propio, pureza en el idioma, de manera que sea comprensible, fcil de leer y entender, da forma que el lector se sienta estimulado y se entere de todo el contenido.Si ha de incluirse algn antecedente, ste debe ser directo y breve, para que el asunto sea conocido rpidamente por el lector. Si se pretende que la comunicacin sea efectiva, sobre todo cuando se trata de una circular externa debe incentivarse al lector o destinatario de forma que acte de acuerdo a los intereses del remitente, en tal sentido, el asunto debe ser de fcil comprensin.En toda circular se han de evitar tpicos comunes, ya que este documento es de por s bastante comn, tanto, que si no es de tipo oficial, muchas veces se desecha sin leerla. En consecuencia para que se le preste atencin, se debe seleccionar un texto gil, sencillo, original que motive hacia el asunto. Los textos apretujados y prrafos extensos cansan, hay que tener en cuenta que los comerciantes u hombres de oficina disponen de poco tiempo para leer cartas, si el material que reciben no es atractivo, interesante lo desechan sin enterarse del contenido.

LA SOLICITUD

La solicitudes un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.La solicitudinicia el trmite de una accin no contenciosa. Puede ser entregada personalmente por el interesado, por intermedio de otra persona o remitida va fax o por correo, en este ltimo caso, como correspondencia certificada. Al enviarse por correo, debe ser depositada antes del vencimiento del plazo establecido para su presentacin. Si la solicitud llega a su destino despus del plazo fijado para su entrega, se toma en cuenta como si hubiera sido presentada la fecha de su depsito en el correo, lo que se prueba con el respectivo comprobante de recepcin del correo o su certificacin.A veces lasolicitudse presenta acompaada de los requisitos que exigen las instituciones para tratar o entender el pedido formulamos. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios hay que adjuntar el recibo del pago que se ha efectuado por este concepto. Dichos requisitos pueden ser certificados, constancias, recibos, fotografas, fichas, declaraciones juradas, el currculum vitae del interesado, etc. Los documentos que se acompaan a la solicitud debe presentarse debidamente ordenados (en el orden en que lo exigen), numerados y engrapados, o colocados en un flder para que no se pierdan o confunda.Si en el curso del tratamiento de lasolicitud,se advierte que el solicitante no ha cumplido con todos los requisitos necesarios para la atencin de su pedido, la autoridad podr notificarlo, de oficio, para que subsane tal omisin en un plazo prudencial.

La solicitudpuede ser presentada por cualquier miembro de una institucin, e incluso por una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.El que no es miembro de una institucin presenta su solicitud por mesa de partes y el servidor de ella lo puede hacer por mesa de partes o por intermedio de su jefe inmediato. Si el conducto es este ltimo, el jefe da curso a la solicitud mediante provedo, hoja de trmite u otro documento, con su opinin favorable o desfavorable.Todasolicituddebe presentarse por lo menos con una copia, la cual debe ser sellada, firmadas y numerada por la persona que recepciona su original. Esta copia es la nica constancia de la presentacin de la solicitud y permanece en poder del solicitante par efectuar cualquier reclamo si se pierde o demora la atencin.

Enlace:

La solicitud establece relacin entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a quien est dirigida (destinatario).El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y responsabilidades individuales, al margen del cargo que podra desempear en la institucin o fuera de ella.Partes:La solicitudes un documento que tiene una estructura muy peculiar y son: Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de la solicitud. Destinatario:Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse despus de la sumilla y todo en mayscula. Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad Presentacindel solicitante: datos o referencias personales, tales como Nombres y apellidos completos Ciudadana Edad DNI (documento nacional de identidad) Domicilio. En esta parte termina con una expresin de cortesa. El texto, cuerpo o peticin: Es el asunto argumentativo que consta de dos partes: La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivos legales vigentes por los que se solicita. La peticin correspondiente que se afianza con la inclusin de los documentos requeridos para tal efecto. Lugar y fecha. Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la derecha Firma.