Termes de références - bbcibank.com€¦ · Présentation de la BBCI ... La BBCI est une banque...
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TERMES DE REFERENCES CONSULTATIONS POUR L’ACQUISITION DE SYSTEME DE SURVEILLANCE
POUR LA BANQUE BBCI
Chaussée du Peuple Murundi, B.P 2320 BUJUMBURA – BURUNDI -Tél. +257 22 22 33 28
OCTOBRE 2016
“La banque à portée de mainˮ
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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M
“La Banque à portée de mainˮ
TABLE DES MATIERES
Présentation de la BBCI ............................................................................................................. 3
Historique ............................................................................................................................... 3
Notre Vision, Nos Valeurs & Principes .................................................................................. 3
Contexte général et objectif global de la mission .................................................................... 3
Contexte Général ................................................................................................................... 3
description de l’existant ........................................................................................................ 4
Agence du siège .................................................................................................................. 4
Agence de Bururi ................................................................................................................ 4
Zones sensibles et malveillances associées .......................................................................... 4
Définition du besoin .............................................................................................................. 5
Quantités attendues ........................................................................................................... 6
Spécifications Techniques minimales ................................................................................. 7
Livrable attendu ..................................................................................................................... 7
Flux vidéo, liaisons et sécurité réseau ................................................................................ 7
Visualisation ....................................................................................................................... 8
Certification et autorisation du fabricant .......................................................................... 8
Transfert de compétences ................................................................................................. 8
Garantie et Maintenance du système ................................................................................ 8
Principes guides de l’appel d’offres .......................................................................................... 9
Principe de Confidentialité .................................................................................................... 9
Principes de lancement de la soumission ............................................................................. 9
Principes de réponses à la soumission.................................................................................. 9
Modalités de Réponse ............................................................................................................. 10
Langue de travail et demande d’informations ................................................................... 10
Présentation des offres ....................................................................................................... 10
Dépôts de la soumission ...................................................................................................... 11
Délais de validité des offres ................................................................................................ 11
Analyse des offres ................................................................................................................ 12
Analyse des offres techniques.......................................................................................... 12
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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M
“La Banque à portée de mainˮ
Offre financière ................................................................................................................ 12
Note globale et attribution du marché ............................................................................ 12
Prise en charge totale des frais engagés ............................................................................. 13
Annulation du processus d’appel d’offres .......................................................................... 13
Négociation et signature du contrat ................................................................................... 13
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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M
“La Banque à portée de mainˮ
PRESENTATION DE LA BBCI
HISTORIQUE
La banque BBCI a été créée en 1988 sous l’appellation de Arab Bank for Commerce and
Investment, « ABB ».
En 1990, suite à la recapitalisation de la banque et l’arrivée de nouveaux actionnaires, la
banque a changé de nom pour devenir Arab Burundi Bank « ABB ».
En 1997, l’Assemblée Générale des Actionnaires a décidé de donner un ancrage local à la
banque qui est devenue Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement « BBCI ».
NOTRE VISION, NOS VALEURS & PRINCIPES
La BBCI est une banque dynamique qui ambitionne de devenir le premier leader sur le marché
local avec une vision internationale. Elle s’est fixée comme objectif principal d’être une
référence de qualité service-client et digitale.
Pour y arriver, nous nous appuyons sur des valeurs et principes forts :
Satisfaction des clients, valeur « cœur » de notre métier
Intégrité et honnêteté sont au centre de notre activité
Qualité de services au centre de notre préoccupation
Qualité des collaborateurs et valeurs humaines au premier plan
Convergence et alignement sur l’objectif poursuivi (actionnaires et employés)
Travail d’équipe, facteur clé du succès.
CONTEXTE GENERAL ET OBJECTIF GLOBAL DE LA MISSION
CONTEXTE GENERAL
Au regard du caractère sensible des données gérées par la banque, la sécurité des biens et de
l’accès aux informations est une composante primordiale de son activité. Pour cette raison, la
BBCI souhaite investir dans une solution permettant d’assurer la vidéo surveillance et le
contrôle d’accès.
L’objet du présent document est de définir les termes de référence relatifs à l’installation d’un
système de vidéo surveillance de la BBCI et l’agence de BURURI.
Le document définit le cadre de la prestation demandée pour répondre aux besoins
notamment en termes de performances, fiabilité et respect des normes.
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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M
“La Banque à portée de mainˮ
DESCRIPTION DE L’EXISTANT
AGENCE DU SIEGE
Le bâtiment à protéger comprends : la salle des serveurs, l’entrée de service qui se trouve à
l’arrière du bâtiment, le hall d’entrée avec les huit caisses, une salle de comptage et deux
salles de coffres.
AGENCE DE BURURI
Pour l’agence de Bururi, le bâtiment comprend : Le corridor principal, la réception, quatre (4)
guichets, le coffre, deux parkings extérieurs et un garage.
ZONES SENSIBLES ET MALVEILLANCES ASSOCIEES
Les zones à surveiller concernent :
Pour l’agence du siège :
o L’entrée de service
o La salle des serveurs
o La salle de comptage
o Les salles des coffres
o Les guichets
Pour l’agence de Bururi :
o Le corridor principal,
o La réception
o Les guichets
o La salle de coffre
o Les parkings extérieurs
o Le garage
Avec comme malveillances potentielles identifiées :
Le vol de biens matériels
Le vol d’information
Autre malveillance volontaire (destruction de biens, altération des données, etc.)
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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M
“La Banque à portée de mainˮ
DEFINITION DU BESOIN
Dans le but de sécuriser le site contre les intrusions et autres types de malveillances, la BBCI
souhaite mettre en place un système de vidéosurveillance couplé à un système de contrôle
d’accès. Le système devra permettre :
La consultation des enregistrements et des contrôleurs de badge sur une plateforme
matérielle mutualisée ;
L’identification des personnes se retrouvant dans une zone donnée ;
La conservation des enregistrements (conservation souhaitée : 30 jours) ;
Le système à installer devra être à mesure de couvrir les besoins au niveau de sécurité
souhaité.
Les objectifs en matière de sécurité sont :
OBJECTIF n°1 - Surveiller les accès principaux et les zones de circulation dans le bâtiment
Caméra discrète s’intégrant à l’architecture du bâtiment (mini dôme compact)
Gestion des circulations dans le bâtiment (audit des enregistrements)
Enquêter en cas d’incident de sécurité ou de vol
OBJECTIF n°2 - Surveiller les Zones de Parking et Zones extérieures
Dissuasion contre la malveillance (au travers d’une caméra mini dôme visible)
Relecture des enregistrements
OBJECTIF n°3 – Prévenir les fraudes internes
Dissuasion contre la malveillance (au travers d’un dôme visible)
Surveillance des opérateurs au niveau des guichets
Surveillance des opérateurs dans les salles de comptages
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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M
“La Banque à portée de mainˮ
QUANTITES ATTENDUES
Agence du Bururi Quantité
Guichets 8
Corridor principal 1
Réception 1
Garage 1
Parking Intérieur 1
Parking Extérieur 1
Salle du Coffre 1
Total 14
Agence du Siège Quantité
Guichets 12 (client / agent)
Entrée de Service 1
Salle des serveurs 1
Service de Caisses
Salle du trésor 1
Salle de comptage 1
Salles de Coffres 2
Total 18
Les quantités indiquées ci-haut le sont à titre indicatifs avec une marge de +/-2 cameras et
forment une base de tarification, les quantités définitives seront arrêtés avec la société
soumissionnaire qui aura été retenue.
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“La Banque à portée de mainˮ
SPECIFICATIONS TECHNIQUES MINIMALES
Les spécifications minimales pour les caméras attendues sont les suivantes :
Mode de fonctionnement : Jour/nuit (couleur/noir sur blanc)
Type : IP
Taille du capteur : 3 MP ou plus
Stockage : Micro SD, jusqu’à 128GB
Lentille : 2,8 [email protected] Angle de vue (H): 108 °
Eclairage Min : Colour: 0.02 Lux (F2.0, AGC ON) 0 Lux avec IR. Ou équivalent
Sensibilité lumineuse/ noir sur blanc : entre 0,07 et 0,08 Lux ou équivalent
Résolution vidéo max : 1920x1080
Supporte le mode couloir 9 :16 ou équivalent
Suporte le mode ROI
Audio bidirectionnelle
Fréquence d’image par seconde : 1080P (1920*1080): MAX. 30 fps; 720P
(1280*720): MAX. 30 fps
Compensation contre-jour : Automatique
Equipé de système d’adaptation pour fixation sur les murs et sur plafond
Détection de mouvement : En temps réel
Mode d’alimentation : PoE (Power over Ethernet)
Indice de protection intérieure : IP 66 ou Equivalent
Anti-vandalisme : IK10 ou équivalent
Protocoles : L2TP, IPv4, IGMP, ICMP, ARP, TCP, UDP, DHCP, PPPoE, RTP, RTSP, Qos,
NTP, FTP, HTTP
Année de fabrication : 2015 ou plus récent
LIVRABLE ATTENDU
FLUX VIDEO, LIAISONS ET SECURITE RESEAU
Le nouveau système de vidéosurveillance doit s’intégrer totalement au réseau VLAN de la
banque
La pose du câble reliant les équipements d’extrémité (caméras, contrôleurs, etc) au réseau
tout comme la fourniture et l’installation du matériel complémentaire cité plus haut font
partie de la présente consultation.
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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M
“La Banque à portée de mainˮ
Pour cela, les soumissionnaires devront justifier de leur compréhension du réseau logique
existant et de leur capacité à intégrer leur prestation dans le système actuellement en place.
Ils devront en outre justifier de la présence dans leurs équipes du personnel ayant des
qualifications requises pour intervenir sur un tel réseau.
VISUALISATION
La visualisation des flux vidéo en temps réel et en relecture se fera sur des machines
équipées au besoin de deux (2) écrans.
Ces stations de travail seront de type IPbox ou équivalent.
CERTIFICATION ET AUTORISATION DU FABRICANT
Les soumissionnaires du marché devront justifier dans leur offre la possession des
certifications de la part des fabricants listés dans le présent document à savoir Sony ou
équivalent, Axis/Samsung ou équivalent, IPbox ou équivalent, etc.
Il est également recommandé de joindre le certificat d’origine des produits et il est
souhaitable que ces produits proviennent des pays membres de l’union européenne, des
USA, du Japon, de la République de Corée ou de la Chine.
TRANSFERT DE COMPETENCES
L’exploitation du système étant assurée par les équipes de la BBCI, la présente consultation
inclue une prestation de formation pour au moins dix (10) personnes couvrant notamment
les aspects suivants :
le suivi des opérations usuelles;
L’administration du système ;
Le paramétrage des fonctions clés.
Cette formation devra durer le temps nécessaire pour que ces personnes soient à mesure de
maîtriser les installations et user d’un savoir-faire sans assistance de la part du prestataire.
GARANTIE ET MAINTENANCE DU SYSTEME
Outre les garanties légales qui s’appliqueront aux équipements, la consultation intègre de
base les prestations de maintenance suivantes :
Maintenance des équipements par échange anticipé ;
Mises à jour mineures ;
Mises à jour contextuelles et dynamiques ;
Assistance à l’accès au support technique.
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“La Banque à portée de mainˮ
La période de garantie est fixée à un an. Pendant la période de garantie, en plus des visites
mensuelles d’entretien préventif, le prestataire devra procéder aux réparations y compris les
pièces de rechange.
PRINCIPES GUIDES DE L’APPEL D’OFFRES
Le processus de réponse aux TDR fait l’objet des principes ci-après :
- Principes de confidentialité
- Principes de lancement de la soumission
- Principes de réponses à la soumission
PRINCIPE DE CONFIDENTIALITE
Le Soumissionnaire s’engage, et se porte fort pour son personnel et celui de ses partenaires,
à garder confidentielles toutes les informations qu’il obtiendra de la Banque dans le cadre de
cette soumission, ainsi que dans le cadre de sa mission si ses services étaient retenus.
A ce titre, le soumissionnaire s’engage à ne pas diffuser les documents qui lui sont remis et à
ne communiquer à quiconque le contenu de ces informations, à l’exception des personnels
chargés de répondre à ladite soumission. Le Soumissionnaire s’engage à conserver la
confidentialité de l’ensemble des informations quelle que soit l’issue de la soumission et
quand bien même le soumissionnaire ne serait pas retenu pour la conclusion du Contrat.
PRINCIPES DE LANCEMENT DE LA SOUMISSION
La BBCI est entièrement libre au titre de la soumission, de retenir le prestataire de son choix
sans avoir à justifier sa décision auprès du Soumissionnaire. Par ailleurs, au cours de la
soumission ou à son issue, la BBCI pourra le cas échéant déclarer la soumission infructueuse
ou abandonner la procédure de sélection, sans qu’aucune indemnité de quelque sorte que ce
soit ne soit due au Soumissionnaire.
PRINCIPES DE REPONSES A LA SOUMISSION
Le soumissionnaire s’engage à :
- Répondre en toute bonne foi et avec loyauté en respectant les règles de l’art, les
usages professionnels, les normes applicables
- Indiquer expressément dans sa réponse, le cas échéant, les parties des Termes de
Référence qu’il exclut, ne pouvant y satisfaire, et les parties qu’il n’accepte pas telles
que rédigées, sans pour autant les exclure. Pour ces dernières, le Soumissionnaire
s’engage à émettre dans sa réponse des contre – propositions qui seront étudiées par
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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M
“La Banque à portée de mainˮ
la BBCI. A défaut de préciser ce qu’il exclut ou ce qu’il n’accepte pas, le Soumissionnaire
est réputé avoir accepté l’intégralité des demandes exprimées dans les Termes de
Référence
- Demander à la BBCI toutes les informations complémentaires qui lui seraient
éventuellement nécessaires pour répondre à la soumission ; à défaut le
Soumissionnaire est réputé avoir eu à sa disposition toutes les informations requises
pour répondre clairement à la soumission
- S’assurer d’un point de vue technique de la complétude et de la cohérence des
informations fournies au titre de la soumission et attirer l’attention de la BBCI sur toute
erreur, contradiction, oubli, anomalie, choix et mesure prévus dans la soumission,
pouvant affecter sa réponse et plus généralement la bonne exécution du projet
- Préconiser dans sa réponse, s’il y a lieu, toute modification ou complément qu’il estime
nécessaire pour améliorer le cadre contractuel et plus généralement la mission
assignée
- Répondre gratuitement à la soumission, les prestations réalisées à cette fin et le temps
consacré à la réponse ne pouvant en aucun cas être facturés de quelque façon que ce
soit à la BBCI.
MODALITES DE REPONSE
LANGUE DE TRAVAIL ET DEMANDE D’INFORMATIONS
Les offres seront entièrement rédigées en langue française. Lors de la préparation de sa
soumission et pour toutes informations complémentaires, le soumissionnaire peut s'adresser
à la BBCI à l’adresse ci-après :
Banque BBCI
Secrétariat de la Direction Générale
Chaussée du Peuple Murundi N° 13
B.P. 2320 BUJUMBURA - BURUNDI.
Tél. : (+257) 22 22 33 28 - Fax (257) 22 22 33 39
E-mail : [email protected]
PRESENTATION DES OFFRES
L’offre technique comprendra un document de présentation de la société ou du/des
consultant(s) alignés avec précision de sa structure sociale, ses compétences et ressources,
bref son expérience professionnelle reliée au type de prestations attendues de lui/d’elle par
la Banque, ses références pour prestations similaires au sein du monde bancaire, des
institutions financières et ses autres références.
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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M
“La Banque à portée de mainˮ
L’offre technique donnera également une note de compréhension de la mission, le
chronogramme détaillé des activités à réaliser, la démarche méthodologique, les étapes de la
mise en œuvre de la mission ainsi qu’une copie de l’attestation de non redevabilité fiscale.
L’offre technique devra également indiquer clairement le nombre de jours de prestation pour
chaque technicien aligné. L’offre devra en outre préciser, pour chaque expert, membre de la
mission, le nombre de jours de travail à leur bureau (pour la préparation notamment) et
surtout le nombre de jours de prestation effective au sein de la banque (connaissance de
l’institution, identification exhaustive des besoins du système de surveillance à mettre en
place, collecte des informations et échanges avec le personnel clé de la Banque, séances de
restitution et/ou de validation, etc.).
L’offre financière exprimera en Franc Burundais tous les coûts et, les paiements seront
effectués en francs burundais au taux officiel de la Banque pour les Entreprises qui résident
au Burundi.
Lors de l’élaboration de l’offre financière, le soumissionnaire devra tenir compte de la
législation fiscale en vigueur au Burundi.
Le soumissionnaire fournira son offre technique et financière dans deux enveloppes sous plis
fermées et séparées.
La 1ère enveloppe portera la mention « Offre Technique pour le recrutement d’une entreprise
chargée de la mise en place d’un système de surveillance pour les agence du Siège et de Bururi
de la banque BBCI » tandis que la 2ème enveloppe portera la mention « Offre Financière pour
le recrutement d’une entreprise chargée de la mise en place d’un système de surveillance
pour les agences du Siège et de Bururi de la banque BBCI ».
Ces deux enveloppes seront mises dans une grande enveloppe portant mention « Offre pour
le recrutement d’une entreprise chargée de la mise en place d’un système de surveillance
pour les agence du Siège et de Bururi de la banque BBCI ».
DEPOTS DE LA SOUMISSION
Les dossiers de réponse (les soumissions) devront parvenir à la Direction Générale de la BBCI
aux adresses indiquées ci-avant, au plus tard le 12/11/2016 à 15 heures (Temps Universel). La
soumission reçue après ce délai ne sera pas considérée.
DELAIS DE VALIDITE DES OFFRES
Les soumissionnaires sont engagés par leurs offres pendant cent vingt jours (120 jours) à
compter de la date limite de réception des offres.
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“La Banque à portée de mainˮ
ANALYSE DES OFFRES
L’analyse des offres se déroulera à compter du 12/11/2016. Durant la phase d’analyse des
offres, pour obtenir toute précision nécessaire, la BBCI consultera, principalement par courrier
électronique, les sociétés ayant répondu. Les réponses à ces demandes devront être
transmises par courrier électronique sous format PDF, dans un délai ne dépassant pas 72
heures ouvrées et feront partie intégrante aux dossiers de soumissions.
ANALYSE DES OFFRES TECHNIQUES
Les critères de notation des offres techniques sont :
o Respect des procédures indiquées : 10 points
o Compréhension de la mission : 20 points
o Présentation générale de l’offre et références du soumissionnaire dans des domaines
similaires : 30 Points
o Démarche méthodologique et étapes de la mise en œuvre de la mission : 40 points
OFFRE FINANCIERE
L’analyse des offres financières sera effectuée uniquement pour les soumissionnaires dont
leurs offres techniques auront obtenu au moins une note de 70%. Les enveloppes contenant
les offres financières des soumissionnaires non qualifiés au niveau technique ne seront pas
ouvertes. Elles pourront être retirées par les soumissionnaires et à leurs frais après le
processus d’attribution du marché.
NOTE GLOBALE ET ATTRIBUTION DU MARCHE
Lors de la détermination de la note globale, l’offre technique est pondérée à 60% et 40%
pour l’offre financière. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtiendra la
meilleure note globale pondérée.
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“La Banque à portée de mainˮ
PRISE EN CHARGE TOTALE DES FRAIS ENGAGES
Le soumissionnaire prendra entièrement à sa charge tous les frais engagés pendant la durée
de la soumission et de l’analyse des offres, quelle que soit la suite qui sera donnée à son offre.
ANNULATION DU PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES
La BBCI aura la possibilité d’annuler le processus d’appel d’offres, quel que soit l’étape où le
processus atteint et en informera tous les Soumissionnaires, sans obligation d’indiquer les
raisons de sa décision.
NEGOCIATION ET SIGNATURE DU CONTRAT
Après sélection du Cabinet/Consultant, un contrat sera négocié et signé.
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