Dr Krzysztof PRZEWORSKI

Akademia Obrony Narodowej

TEORETYCZNE ASPEKTY ZARZDZANIA W SYTUACJACH KRYZYSOWYCH

Celem poniszych rozwaa jest uzasadnienie szerszego rozumienia problematyki zarzdzania w sytuacjach kryzysowych (powszechnie okrelanego rwnie jako zarzdzanie kryzysowe) oraz przedstawienie propozycji autorskich i upowszechnienie stanowisk prezentowanych przez innych autorw w tym obszarze.

1. Pojcia podstawowe

Problemy z rozumieniem i istot zarzdzania w sytuacjach kryzysowych napotykamy ju w momencie definiowania tego pojcia. Zwizane jest to z rnym podejciem autorw definicji do pojcia zarzdzania lub kierowania. Dla celw przedstawienia propozycji definicji zarzdzania w sytuacji kryzysowej celowe jest przyjcie i wyjanienia samego pojcia zarzdzanie i jego relacji z kierowaniem. Wydaje si, e najlepsze wyjanienie tego pojcia, w kontekcie rozwaa o zarzdzaniu w sytuacjach kryzysowych, zawarte jest w publikacji A. Krzyanowskiego.

Kierowanie oznacza oddziaywanie na organizacj z wykorzystaniem ustalonych regu (procedur) na jej czony (elementy), take dla osignicia zamierzonego celu z tym, e moe ono przyjmowa form:

- administrowania (rdem wadzy prawo do oddziaywania na organizacj s formalne kompetencje kierujcego nabyte wraz z wyborem, wyznaczeniem lub mianowaniem do roli administratora),

- zarzdzania (rdem wadzy jest prawo do dysponowania zasobami o szczeglnym znaczeniu dla funkcjonowania organizacji i losu jej elementw),

- przywdztwa (rdem wadzy kierowniczej jest autorytet moralny i intelektualny organu kierowniczego).

Potwierdzenie takiego podejcia znajdujemy te u innych autorw, ktrzy nie utosamiaj kierowania z zarzdzaniem.

Teoretyczne ujcie definicji zarzdzania kryzysowego i zarzdzania w sytuacjach kryzysowych jest w naszym kraju nierozrnialne i potocznie utosamiane ze sob. Za przykad niech posu ponisze definicje.

Zarzdzanie w sytuacjach kryzysowych to:

procedury i dziaania majce na celu: zminimalizowanie prawdopodobiestwa wystpienia kryzysu uzyskania kontroli nad kryzysem [sytuacj kryzysow wyjanienie wasne], umoliwienia zarzdzajcemu podjcie takich dziaa, ktre bd kierowa rozwj kryzysu w stron rozwiza moliwych do przyjcia, minimalizacj skutkw kryzysu, likwidacj skutkw kryzysu.;

systematyczne i metodyczne przedsiwzicie zmierzajce do zapobieenia lub zredukowania wpywu kryzysu [sytuacji kryzysowej wyjanienie wasne] na zasoby i wartoci spoeczne za pomoc rodkw kierowania i kontroli oraz koordynacji;

szczegowe przedsiwzicia organizacyjne obejmujce kierowanie, administrowanie i sprawowanie zarzdu spoeczestwem lub jego czci w sytuacji kryzysowej. Wystpuje podczas klsk ywioowych, katastrof przemysowych i technicznych (w czasie pokoju) lub podczas zagroenia wojennego i wojny ;

procedury i dziaania zmierzajce do przejcia kontroli nad sytuacj kryzysow przez menaderw kryzysw, umoliwiajce im ksztatowanie przebiegu kryzysu [sytuacji kryzysowej wyjanienie wasne] w drodze dziaa przygotowanych ;

szczeglna forma zarzdzania polegajca na moliwie wczesnym rozpoznaniu ukrytych sytuacji kryzysowych oraz zaplanowaniu i podjciu dziaa zapobiegawczych lub zmniejszajcych ostre kryzysy.;

kompensowanie skutkw procesw kryzysowych w ich oddziaywaniu na firm.

atwo, w przedstawianych definicjach, zauway utosamianie zjawiska kryzysu i sytuacji kryzysowej. Nie wdajc si w szerszy opis rnic, kryzys jest powszechnie rozumiany jako pojcie wsze od sytuacji kryzysowej jako jego kulminacyjna faza. Prb rozrnienia zarzdzania kryzysowego i zarzdzania w sytuacjach kryzysowych jest propozycja definicji Zarzdzanie kryzysowe to integralna cz zarzdzania w sytuacjach kryzysowych, polega na przygotowaniu i prowadzeniu operacji kryzysowych (zarzdzanie operacjami, ludmi, organizacjami), ktrych celem jest zapobieganie rnym sytuacjom nadzwyczajnym lub likwidacja ich skutkw. (...).

2. Zarzdzanie w sytuacjach kryzysowych nowe podejcie

Prezentowana tre i istota zarzdzania w sytuacjach kryzysowych w konfrontacji z rzeczywistoci oraz publikacjami rnych autorw okazuje si wskim rozumieniem tego pojcia. Argumentem zasadniczym w przyjciu tego punktu widzenia problemu jest statystyka liczby katastrof na wiecie i charakterystyka ich przyczyn. Okazuje si, e dzielc katastrofy wg kryterium czynnika sprawczego, ich liczba spowodowana przez czowieka w sposb trway systematycznie ronie i zawsze przewyszaa liczb katastrof naturalnych. Przykadowo w roku 2005 na wiecie odnotowano 248 katastrof spowodowanych przez czowieka i 149 katastrof naturalnych. Istotn rnic midzy wymienianymi typami katastrof jest liczba ofiar w ludziach i wysoko strat materialnych, ktre s zawsze wysze w przypadkach katastrof naturalnych. Jest to oczywiste biorc pod uwag moc i rozmiar dziaania si przyrody. Jednak zasadnicz rnic jest fakt, ze katastrofy spowodowane przez czowieka nie powinny si zdarza, poniewa s do uniknicia w przeciwiestwie do naturalnych. Zatem wnioskujc z powyszych faktw proces zarzdzania w sytuacjach kryzysowych winien uwzgldnia jak najwczeniejszy proces zarzdzanie ryzykiem, ktry eliminowaby lub ogranicza bdy czowieka prowadzce do rozwoju sytuacji kryzysowej.

Autorytety w dziedzinie zarzdzania w sytuacjach kryzysowych , w rnych publikacjach, wskazuj od dawna na konieczno integracji w zarzdzaniu w sytuacjach kryzysowych rnych jego etapw, planw i dziaa oraz wskazuj na ich jedno i cigo w skutecznym osiganiu celw. Pojawia si zatem pytanie jakie to etapy i co jest ich istot?

Podejmujc problem i uwzgldniajc czowieka jako najczstszego sprawc katastrof liczni autorzy wskazuj, e w obszarze zarzdzania sytuacjami kryzysowymi moemy i powinnimy wyrni: zarzdzanie ryzykiem, zarzdzanie sytuacjami problemowymi (sytuacjami krytycznymi, wyjtkowymi, nagymi) i zarzdzanie w kryzysie (kryzysowe). Podejmujc si systematyzacji proponuj aby w naszym systemie poj stosowa je odpowiednio. Wzajemne relacje poj przedstawia rys.1.

Poszczeglne etapy zarzdzania w sytuacjach kryzysowych mona scharakteryzowa nastpujco:

zarzdzanie ryzykiem integralna cz zarzdzania w sytuacjach kryzysowych, ktre stanowi zbir dziaa majcych na celu ustalenie waciwego zachowania si w sytuacji ryzyka. Wyrnia si nastpujce kierunki dziaania: identyfikacj ryzyka, analiz ryzyka, strategie dziaania w warunkach ryzyka, monitorowanie ryzyka (jego czynnikw),

zarzdzanie sytuacj problemow (krytyczn) wydaje si, e wykorzystujc dotychczasowy dorobek teorii zarzdzania kryzysowego (w sytuacji kryzysowej) i dostosowujc (do nowego pojcia) znajdujce si ju w uyciu i przedstawione powyej definicje zarzdzania w sytuacjach kryzysowych (w dawnym kontekcie) otrzymamy charakterystyk tego etapu zarzdzania. Definicj, ktra w przekonaniu autora najlepiej oddaje istot zarzdzania w sytuacji problemowej (krytycznej) sformuowa mona nastpujco, systematyczne i metodyczne przedsiwzicie zmierzajce do zapobieenia lub zredukowania wpywu sytuacji kryzysowej na zasoby i wartoci spoeczne za pomoc rodkw kierowania i kontroli oraz koordynacji. W innym ujciu, to szczeglna forma zarzdzania polegajca na moliwie wczesnym rozpoznaniu ukrytych sytuacji kryzysowych oraz zaplanowaniu i podjciu dziaa zapobiegawczych lub zmniejszajcych ostre kryzysy,

Rys.1. Rodzaje (etapy) zarzdzania w sytuacjach kryzysowych (systemu) Opracowanie wasne

zarzdzanie kryzysowe (w kryzysie) - integralna cz zarzdzania w sytuacjach kryzysowych, polega na przygotowaniu i prowadzeniu operacji kryzysowych (zarzdzanie operacjami, ludmi, organizacjami), ktrych celem jest zapobieganie rnym sytuacjom nadzwyczajnym lub likwidacja ich skutkw.

Charakteryzujc zarzdzanie w sytuacjach kryzysowych naley podkreli konieczno stosowania w sposb cigy, w kadym jego etapie (rodzaju), analizy ABC (wynikajcej z zasady Pareto).

Podsumowujc rozwaania dotyczce nowego (szerszego) rozumienia pojcia zarzdzania w sytuacjach kryzysowych, uzasadnione wydaje si okrelanie go jako zintegrowanego i cigego procesu majcego na celu niedopuszczenie w sposb planowy i zorganizowany do pojawienia si i rozwoju sytuacji kryzysowych oraz przeksztacenia si ich w kryzys. Polega na integracji zarzdzania ryzykiem, zarzdzania sytuacj problemow (krytyczn) i zarzdzania kryzysowego.

3. Model zarzdzania w sytuacjach kryzysowych

W przekonaniu autora warty wskazania i upowszechnienia jest praktyczny model zarzdzania w sytuacjach kryzysowych zawarty w publikacji Mamaging Crises before They Happen.

Autorzy publikacji wyrnili pi zasadniczych czynnikw (komponentw, dziaa) zalecanego modelu:

ocena i analiza zagroe oraz ryzyka rnych zdarze (types/risks),

mechanizm wykrywania i monitoringu zagroe oraz sygnaw ryzyka, a take ograniczania zniszcze (strat),

system organizacji,

zaangaowanych udziaowcw i wspierajcych (stakeholders),

scenariusze reagowania i oddziaywania zagroe na organizacj.

Model zarzdzania w sytuacjach kryzysowych i jego komponenty przedstawia rys.2.

Wobec powszechnej znajomoci komponentw zarzdzania w sytuacjach kryzysowych analizy zagroe i ryzyka, mechanizmu wykrywania i monitoringu zagroe oraz ograniczania strat, a take udziaowcw (siy wasne i udzielajce pomocy w sytuacjach kryzysowych), krtka charakterystyka jego komponentw ograniczona zostanie do systemu organizacji oraz scenariuszy radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych.

System organizacji rozumiany jest w modelu jako kompleks piciu komponentw (podsystemw): stosowanej technologii, struktury organizacyjnej, czynnika ludzkiego, kultury organizacji oraz psychologii zarzdzania kierownictwa (top management psychology). One i ich wzajemne relacje skadaj si na mechanizm obronny organizacji. Wg autorw moe to mie form: zaprzeczenia (kryzysy dotycz innych my jestemy niezniszczalni), wyparcia si (kryzysy zdarzaj si ale ich wpyw na nasz organizacj jest may), wyniosoci (jestemy wielcy i silni dlatego bdziemy chronieni przed kryzysem), idealizacji sytuacji kryzysowej (kryzysy nie zdarzaj si w dobrej organizacji), projekcji (kryzys zdarzaj si dlatego, e kto inny jest saby), roztropnoci (optymalnie postrzeganie zagroe i wasnych saboci), rozczonkowania (kryzysy nie mog dotkn caej organizacji bo jej czci s niezalene od siebie).

Scenariusze (klej integracyjny komponentw) bdce treci planowania i opracowanych planw winny zawiera dobry scenariusz czyli najgorsze przypadki rozwoju sytuacji kryzysowej dla organizacji.

Rys.2. Model i komponenty zarzdzania w sytuacjach kryzysowych

Opracowanie wasne: na podstawie Ian I. Mitroff, G. Anagnos, Managing ..., op.cit. s. 31

Autorzy prezentowanego modelu zarzdzania sytuacj kryzysow (crisis management CM) uzupeniaj go wskazujc zalecenia w jego praktycznym ksztatowani:

integrowa zarzdzanie kryzysowe z innymi programami, nie tworzy go w separacji,

tworzy teczk kryzysw (sytuacji kryzysowych) przygotowujc organizacj do kryzysw (sytuacji kryzysowych): ekonomicznych, informacyjnych, materialnych, pracowniczych (human resources), reputacji, psychologicznych w tym terroryzm (psychopathic acts) i katastrof naturalnych,

nie ogranicza teczki kryzysw (sytuacji kryzysowych) do katastrof naturalnych oraz katastrof specyficznych tylko dla organizacji,

nie uzalenia analizy ryzyka tylko do zdarze, ktre miay miejsce w przeszoci,

zarzdza komponentami zarzdzania w sytuacjach kryzysowych: udziaowcami (wspomagajcymi), mechanizmami wykrywania zagroe i ograniczania strat, analizuj zagroenia i ryzyko, systemem organizacji oraz scenariuszami (planowaniem),

szuka wzorw i powiza z kryzysami w przeszoci,

tworzy mapy do zrozumienia jak kryzys rozwija si w i poza organizacj,

rozwaa rozwj kryzysu w innych ni wymienione kategorie,

organizowa mechanizm wykrywania sygnaw ostrzegawczych kryzysu (sytuacji kryzysowych),

organizowa mechanizm ograniczania strat,

prowadzi autopsje (postmortems) kryzysw i bdw,

unika wskazywania winnych, koncentrowa si na wykrywaniu sygnaw i ochronie przed rozwojem kryzysu (sytuacji kryzysowej),

sprawdza komponenty ktre kieruj organizacj: technologia, struktura organizacyjna, czynnik ludzki, kultur organizacji i psychologi zarzdzajcego kierownictwa,

ustala jak kryzys moe si rozwin z komponentw organizacji i jak mona zapobiec bdom,

rozpoznawa mechanizm obrony organizacji.

W podsumowaniu rozwaa o szerszym rozumieniu zarzdzania w sytuacjach kryzysowych skonfrontujmy teoretyczne propozycje i zalecenia zawarte w treci niniejszego artykuu z wnioskami po katastrofie budowlanej w Katowicach. Ponisze wnioski opracowane zostay na podstawie doniesie prasowych, opisu dziaa po katastrofie przez lski UW oraz raportw i wystpie Wojewody lskiego.

Akcja ratunkowa:

- wspdziaanie rnych si w miejscu katastrofy sprawnie i bez zakce,

brak wsplnych rodkw cznoci (Policja, PSP, wojsko) konieczno zmian w prawie,

brak uregulowa prawnych spowodowa, ze dziaania Centrum Koordynacji Ratownictwa Medycznego (CKRM) oparte byy na dobrej woli i wsppracy jednostek suby zdrowia (bez wikszych trudnoci w kontaktach z ZOZ-ami),

brak procedury koordynujcej czynnoci wszystkich zaangaowanych sub w zakresie ewidencjonowania osb zmarych, ich identyfikacji i miejsc przechowywania zwok (listy osb winny by wykonywane na miejscu katastrofy),

- naley skoordynowa dziaanie rnych podmiotw pomocy psychologicznej i ustali sposb rekrutacji osb, ktre mog udzieli takiej pomocy (eliminowa osoby postronne dziaajce pod wpywem uczu niesienia pomocy),

- brak procedur informowania opinii publicznej o liczbie ofiar PSP, Policja,

Prokuratura dysponowaa rnymi danymi,

- konieczno opracowania procedury wspdziaania wszystkich sub ratowniczych i zasad obiegu informacji,

- konieczno szkolenia sub porzdkowych (Policja, Stra Miejska) w procedurach

zachowa w sytuacjach zdarze masowych i katastrof,

- konieczno szkolenia pracownikw pogotowia ratunkowego z organizacji pomocy w wypadkach masowych i katastrofach,

- konieczno opracowania procedury uruchamiania linii informacyjnych o katastrofach, wypadkach masowych z zasadami informowania o osobach poszkodowanych,

- doskonalenie procedury uruchamiania pomocy psychologicznej dla sub

ratowniczych,Wnioski zmian w przepisach prawa:

- ustawa o stanie klski ywioowej nie obejmuje problemw planowania, wykonywania, nadzorowania i egzekwowania zada zwizanych z ochron przed zagroeniami. W tym:

1) brak definicji systemu zarzdzania kryzysowego (w kontekcie artykuu - systemu zarzdzania w sytuacjach kryzysowych),

2) brak funduszu kryzysowego,

3) wykonywania przez wojewodw oraz starostw zwierzchnictwa i nadzoru nad Zespoami Reagowania Kryzysowego niszych szczebli w zakresie profilaktyki (nakadanie i rozliczanie z zada w czasie poprzedzajcym stan klski ywioowej),

4) wydawanie zarzdze w sprawie podjcia dziaa zapobiegawczych (przegldy, standardy, wyposaenie),

5) egzekwowanie wykonania zada wasnych samorzdw terytorialnych zwizanych z bezpieczestwem (opracowanie planw),

6) delegowanie pracownikw do wykonania wiadcze osobistych (ubezpieczenia spoeczne i zdrowotne, cigo pracy),

- rozporzdzenie RM w sprawie tworzenia zespow reagowania kryzysowego nie odnosi si do:

1) orodka koordynujcego na poziomie centralnym, zajmujcego si monitorowaniem zagroe oraz zbieraniem i dystrybucj informacji z wojewdztw (aktualnie CZK przesya informacje do Krajowego Centrum Koordynacji Ratownictwa i Ochrony Ludnoci, MSWiA, CZK Ministra Budownictwa i Transportu),

2) dokumentw planistycznych dotyczcych ochrony ludnoci (ochrony przed powodzi, obrony cywilnej, postpowania awaryjnego) brak korelacji planw: reagowania kryzysowego, dziaa ratowniczych PSP oraz planu zabezpieczenia medycznego z pozostaymi planami instytucji i si zaangaowanych w operacj ratownicz,

3) regulacji w sprawie powszechnego systemu alarmowania ludnoci.

atwo spostrzec, e konfrontacja praktyki zarzdzania w sytuacjach kryzysowych (mimo duego powiecenia rnych sub) z zaleceniami autorytetw w tej dziedzinie i wizj modelu (przedstawionego w zarysie) wskazuje na duy dystans, w odniesieniu do dorobku innych krajw, polskich rozwiza prawnych, organizacyjnych i podstaw teoretycznych zarzdzania w sytuacjach kryzysowych.

Zarzdzanie ryzykiem

Zdarzenia i wypadki w otoczeniu organizacji i z jej historii analiza, ocena prawdopodobiestwa i ustalanie waciwego zachowania si w sytuacji ryzyka.

Zarzdzanie sytuacj problemow (krytyczn)

Wypadki, incydenty, awarie, ukryte procesy przygotowanie i podjcie dziaa zapobie-gawczych lub ratowniczych i zmniejszajcych kryzysy

Zarzdzanie kryzysowe (w kryzysie)

Uderzenie zagroenia, katastrofa planowanie i prowadzenie operacji antykryzysowych w celu zapobieenia sytuacjom nadzwyczajnym , minimalizacji strat i likwidacji skutkw katastrof

Zagroenia i ryzyko (analiza)

Mechanizm monitoringu i ograniczania strat

System

organizacji

Udziaowcy

Scenariusze sytuacji kryzysowych

Szerszy przegld definicji zarzdzania przedstawia np. A. Bednarski, Zarys teorii organizacji i zarzdzania, Toru 1998, s. 198.

L. Krzyanowski, Podstawy nauk o organizacji i zarzdzaniu, PWN, Warszawa 1994 r., s. 207.

Zarzdzanie. Teoria i praktyka, zbiorowe, red. A. K. Komiski, W. Piotrowski, Warszawa 1999, s. 130.

Przykadem utosamiania kierowania i zarzdzania moe by definicja np. kierowanie (zarzdzanie) to proces planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania pracy czonkw organizacji oraz wykorzystywania wszelkich dostpnych zasobw organizacji do osigania jej celw. [w:] J. A. F. Stoner i inni, Kierowanie, Warszawa 1998, s. 20.

Zbiorowe, Zarzdzanie kryzysowe, Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej, Warszawa 2000,

J. Konieczny, Zarzdzanie w sytuacjach kryzysowych, wypadkach i katastrofach, Pozna Warszawa 2001, s. 116.

J. Kunikowski, Sownik podstawowych terminw z zakresu wiedzy obronnej, Zacznik do nr 1/2002 Myl Wojskowa,

Generic Crisis Management Hadbook, 1997,

Przedstawiona definicja okrelona jest jako zarzdzanie w kryzysie, jednak w istocie dotyczy zarzdzania w sytuacji kryzysowej, Zbiorowe, Leksykon zarzdzania, przew. kolegium redakcyjnego M. Romanowska, Warszawa 2004, s. 674.

A. Bednarski, Zarys teorii organizacji i zarzdzania, op. cit, s. 324.

Zbiorowe, Obrona Narodowa w tworzeniu bezpieczestwa III RP, red. nauk. R. Jakubczak, Warszawa 2003, s. 393. Wyjanienia wymaga pojcie sytuacji nadzwyczajnej, tutaj rozumiane jest jako zdarzenie o charakterze katastrofy lub kataklizmu w czasie ktrego stae suby ratownicze (porzdkowe) nie mog, w ramach swoich moliwoci i procedur, zlikwidowa zagroe lub ich skutkw.

W 2005 r. w wyniku katastrof naturalnych ycie stracio ok. 100 tys. osb (bez ofiar wypadkw drogowych liczba tych ofiar utrzymuje si na rednim poziomie ok. 1 mln osb rocznie), w wyniku katastrof spowodowanych przez czowieka ycie stracio ok. 9 tys. osb. Straty materialne ogem wyniosy ok. 230 mld $ z czego tylko trzecia ich cz zostaa pokryta przez ubezpieczenie. Na podstawie raportu rocznego: Natural catastrohes and mam-made disasters 2005, Swiss Re, Sigma no 2/2006, s. 3.

W rozwaaniach przyjem, e zarzdzanie w sytuacjach kryzysowych jest pojciem najszerszym i obejmuje inne rodzaje zarzdzania znajdujce si w jego obszarze.

Ian I. Mitroff, G. Anagnos, Managing Crises Before They Happen. What every executive manager needs to known about crisis management, New York, Atlanta, Boston, Chicago, Kansas City, San Francisco, Washington D.C., Brussels, Mexico City, Tokyo, Toronto, 2001, s. 6.

M. Regester, J. Larkin, Zarzdzanie kryzysem, Warszawa 005, s. 192.

Leksykon zarzdzania, op. cit., s. 673.

Opracowana na podstawie J. Konieczny, Zarzdzanie w sytuacjach kryzysowych, wypadkach i katastrofach, Pozna Warszawa 2001, s. 116.

Na podstawie, Leksykon zarzdzania, op. cit., s. 674.

Analiza ABC to technika okrelania priorytetw w rozwizywaniu problemu decyzyjnego. Wicej na ten temat [w:] Leksykon zarzdzania, op. cit., s. 20 oraz Z. Martyniak, Metody organizacji i zarzdzania, Krakw 1999.

Ian I. Mitroff, G. Anagnos, Managing Crises Before They Happen. What every executive manager needs to known about crisis management, op.cit. s. 30.

Uyto pojcia organizacja w ujciu rzeczowym Oznacza to tak cao, ktrej skadniki wspprzyczyniaj si do powodzenia caoci. Skadaj si na ni: ludzie, zasoby i wizi wspdziaania. Na podstawie, Leksykon zarzdzania, op. cit., s. 387.

Tumaczenie wasne na podstawie, Ian I. Mitroff, G. Anagnos, Managing Crises Before They Happen. What every executive manager needs to known about crisis management, op.cit., s. 50.

PAGE 4