enero 2009www.bibliopos.es

Consulta y explotacin de Bases de Datos cientficos

1. INTRODUCCIN. BASE DE DATOS DOCUMENTAL BIBLIOGRFICA. Conjunto de informacin estructurada en registros y estos en campos.

1.1. ESTRUCTURA DE LA INFORMACIN. REGISTROS Y CAMPOS.1.2. CLASIFICACIN DE LAS BASES DE DATOS SEGN EL CONTENIDO DE LOSREGISTROS.

Bases de Datos factuales. Directorios. Bases de Datos documentales.

1.3. BASES DE DATOS DOCUMENTALES. TIPOS: A texto completo. De imgenes. De datos referenciales.

2. BASES DE DATOS CIENTFICAS. TIPOS. SEGN EL ORGANISMO PRODUCTOR.

Universidades y organismos e instituciones pblicas: Acceso pblico. Acceso interno.

Empresas privadas: De uso interno. Comerciales.

SEGN EL MODO DE ACCESO. De acceso local. En CD-ROM. En lnea.

SEGN SU COBERTURA TEMTICA Y EL DESTINATARIO. Multidisciplinares. Especializadas.

SEGN SU COBERTURA DOCUMENTAL. Centradas en un nico tipo de documento.

Renen varios tipos de documentos. SEN SU ANLISIS DOCUMENTAL.

De sumarios o sin anlisis de contenido. Catlogos de bibliotecas. Con anlisis documental ms completo:

NTIS. National Technical Information Service. Scisearch. Institute for Scientific Information (ISI). CA SEARCH. Chemical Abstracts. PASCAL.

3. ACCESO A LA INFORMACIN EN BDS DOCUMENTALES. Bsqueda directa.

Interrogacin en texto libre. Interrogacin en campos individuales.

Bsqueda a travs de ndices. Bsqueda jerarquizada. Bsqueda a travs de cdigos.

4. ESTRATEGIAS DE BSQUEDA EN BASES DE DATOS.5. ACCESO AL DOCUMENTO ORIGINAL.

1. INTRODUCCIN. BASE DE DATOS DOCUMENTAL BIBLIOGRFICA.

Bajo la denominacin genrica de bases de datos documentales se engloban diferentesmodelos que pueden diferenciarse tanto por el contenido, o tipos de documentos quedescriben, como por la estructura de las mismas.

Pero existen otras diferencia marcadas, fundamentalmente, por los diferentes programasinformticos con los que se realiza el acceso a las mismas.

Una base de datos es un conjunto de informacin estructurada en registros y almacenada enun soporte electrnico legible desde un ordenador. Cada registro constituye una unidadautnoma de informacin que, a su vez, puede estar estructurada en diferentes campos otipos de datos que se recogen en dicha base de datos. Por ejemplo, en un directorio demiembros de una asociacin, un registro ser la ficha completa de cada uno de los socios dela misma. Es decir, en cada registro se recogern determinados datos (nombre, profesin,direccin, etc., en funcin de la temtica u objeto de la base de datos), cada uno de los cualesconstituye un campo.

1.1. ESTRUCTURA DE LA INFORMACIN, REGISTROS Y CAMPOS.

Las bases de datos se componen de diferentes registros con su correspondiente nmero deidentificacin. En una base de datos bibliogrfica cada registro se corresponde con unareferencia de un documento original, que puede ser una publicacin independiente(monografa, tesis, informe, etc.) o una parte con autonoma de contenido dentro de otra

publicacin (artculo incluido en una revista, una serie o una compilacin; ponencia ocomunicacin en las actas de una reunin cientfica, etc.).

Es decir, registro es una unidad completa y autnoma de informacin. La informacincontenida en un registro bibliogrfico puede estar, a su vez, estructurada en diferentescampos para facilitar su control sistemtico y su recuperacin individualizada. Porconsiguiente, campo es una subdivisin del registro dedicada a un solo aspecto de lainformacin contenida en el mismo. Por ejemplo: autor, titulo, etc.

Algunos campos reflejarn la descripcin formal del documento y otros irn destinados areflejar su contenido temtico. Segn el modelo de base de datos y el tipo de documentovaciado en la misma, es establece una estructura de campos determinada.

Por ejemplo, en una base de datos que incorpora referencias de artculos de revistas seencuentran campos como los siguientes:

Autor o autores del documento original. Ttulo del artculo. Ttulo de la revista en la que aparece. Ao de publicacin. Datos fuente: volumen, nmero y pginas. Idioma en el que est escrito el documento. Clasificacin: que describe el tema central tratado en el documento. Descriptores: trminos que describen conceptos tericos tratados de

forma especialmente relevante en el artculo. Resumen: texto breve que sintetiza el contenido del documento.

Tambin pueden existir otros campos para la descripcin formal del documento:

Afiliacin institucional de los autores. ISSN (International Serial Standard Number) de la revista. Pas de edicin de la revista. Editorial de publicacin de la misma. Biblioteca o fondo documental donde se puede localizar el

documento.

Un valor aadido de las bases de datos bibliogrficas puede ser el enlace directo con la copiaelectrnica del documento original, que el usuario puede decidir imprimir o realizar una copiaen su ordenador personal.

1.2. CLASIFICACIN DE LAS BASES DE DATOS SEGN EL CONTENIDO DE LOSREGISTROS.

Segn el contenido de los registros, las bases de datos pueden ser:

Bases de datos factuales: cuando recogen informaciones muy concretas,generalmente de carcter numrico: datos estadsticos, resultados de encuestas, etc.

Directorios: que recogen datos sobre personas o instituciones especializadas en unaactividad o materia concreta. Hay directorios de investigadores, de centros deinvestigacin, de empresas, de editoriales, etc.

Bases de datos documentales. En este ltimo grupo, cada registro se correspondecon un documento, sea este del tipo que sea: una publicacin impresa; un documentoaudiovisual, grfico o sonoro; un documento de archivo; un documento electrnico,etc.

1.3. BASES DE DATOS DOCUMENTALES. TIPOS

Una base de datos se crea y mantiene de forma continuada con el objetivo de resolvernecesidades de informacin concretas de un colectivo, una empresa o el conjunto de lasociedad. Dichos recursos electrnicos pueden ser consultados directamente en formatoelectrnico o ser utilizados para elaborar productos impresos, como bibliografas, directorios,informes, etc.

Los registros de las bases de datos documentales pueden incluir o no el contenido completode los documentos que contienen, segn lo cual se distinguen tres categoras:

Bases de datos de texto completo: son las que estn constituidas por los propiosdocumentos en formato electrnico, mediante un vaciado completo de su texto.Adems, pueden incorporar campos que contengan informacin fundamental quefacilite su descripcin y recuperacin.

Bases de datos de imgenes: estn constituidas por referencias que permiten unenlace directo con la imagen del documento original, sea este un documentoiconogrfico (fotografas, imgenes de televisin, etc.) o un documento impresodigitalizado en formato de imagen.

Bases de datos referenciales: sus registros no contienen el texto original, sino tanslo la informacin fundamental para describir y permitir la localizacin dedocumentos impresos, sonoros, iconogrficos, audiovisuales o electrnicos. En estossistemas de informacin slo se pueden obtener referencias sobre documentos quehabr que localizar posteriormente en otro servicio (archivo, biblioteca, fonoteca,fototeca, etc.) o solicitar a un servicio de suministro de documentos. Sin embargo,una base de datos referencial puede incluir campos que faciliten la localizacin deldocumento (bibliotecas, signaturas, direcciones de Internet, etc.) o incluso enlacesdirectos para obtener directamente el original a travs de otro programa (tratamientode texto, navegador en Internet, etc.).

Las bases de datos bibliogrficas son, generalmente, bases de datos documentalesreferenciales, cuyos registros contienen referencias de documentos impresos o de texto.

2. BASES DE DATOS CIENTFICAS. TIPOS

Se pueden establecer diferentes tipologas para caracterizar los diferentes modelos de basesde datos documentales:

Segn el organismo productor. Segn el modo de acceso. Segn la cobertura temtica y el destinatario. Segn la cobertura documental. Segn el modelo de tratamiento documental.

SEGN EL ORGANISMO PRODUCTOR

Las bibliotecas y centros de documentacin de universidades y organismos e institucionespblicas de investigacin elaboran gran cantidad de recursos de informacin:

Bases de datos de acceso pblico, sean gratuitas o no.

Bases de datos de acceso interno, con informacin de acceso restringido.

Los centros de documentacin, bibliotecas y archivos de empresas privadas pueden elaborardistintos tipos de sistemas de informacin:

Bases de datos de uso interno, para facilitar la circulacin de informacin dentro dela empresa. Ocasionalmente, ofrecen dicho servicio al exterior: usuarios particulareso instituciones.

Bases de datos comerciales, diseadas especficamente para ser utilizadas porusuarios externos.

Bases de datos realizadas por cooperacin en red: se trata de sistemas deinformacin cuya elaboracin es compartida por diversas instituciones. Algunasbases da datos internacionales se elaboran a travs de este sistema de trabajo, condiversos centros nacionales responsables de la informacin perteneciente a cada pas.

SEGN EL MODO DE ACCESO

Bases de datos de acceso local. Para consultarlas es necesario acudir al organismoproductor, a su biblioteca o centro de documentacin. Pueden ser consultables enmonopuestos o en varios puestos de una red local.

Bases de datos en CD-ROM. Pueden adquirirse mediante compra o suscripcin,bien directamente por un particular o por una biblioteca o centro de documentacinque permita su consulta a sus usuarios. En algunas instituciones se instalan diferentesCD-ROM en una red local para permitir su consulta desde cualquier ordenadorconectado a la misma.

Bases de datos en lnea. Pueden ser consultables desde cualquier ordenadorconectado a travs de un servidor de Internet. La consulta puede ser libre (gratuita) oexigir la firma de un contrato.

Una misma base de datos puede tener acceso local y, adems, una edicin en CD-ROM y unsistema de acceso en lnea. Sin embargo, puede haber diferencias en el contenido presente en

cada uno de los formatos o en el grado de actualizacin de la informacin. Por ejemplo, elproductor de una base de datos puede ofrecer la conexin en lnea a la base de datos completacon actualizacin diaria y, en cambio, editar un CD-ROM que tan slo contenga los ltimoscinco aos de informacin y se actualice semestralmente.

SEGN SU COBERTURA TEMTICA Y EL DESTINATARIO

Aunque las bases de datos documentales pueden contener informacin sobre cualquier tema,las que nos interesan en este tema son las Bases de datos cientfico-tecnolgicos, quecontienen informacin destinada a los investigadores de cualquier mbito cientfico o tcnico.A su vez, este grupo puede dividirse en:

Bases de datos multidisciplinares, que abarcan varias disciplinas cientficas otcnicas.

Bases de datos especializadas, que recopilan y analizan documentos referentes auna disciplina concreta: investigacin qumica, biomdica, energtica,medioambiental, agroalimentaria, etc.

SEGN SU COBERTURA DOCUMENTAL

Bases de datos centradas en un nico tipo de documento. Su objetivo es recopilary permitir la localizacin de un tipo documental muy concreto. Hay basesespecializadas en patentes, tesis doctorales, informes, artculos de revista, etc.

Como ejemplo de este modelo pueden citarse:

La base de datos NTIS (National Technical Information Service), especializada endocumentos tcnicos oficiales de EEUU.

Las bases de datos especializadas en tesis doctorales (Disertation Abstracts), decarcter internacional.

Bases de datos que renen varios tipos de documentos. Su objetivo es darinformacin sobre una disciplina, incorporando para ello diferentes tipologasdocumentales.

Como ejemplo de este modelo puede citarse la base de datos Energy Science andTechnology, especializada en energa, que recoge referencias bibliogrficas de artculos derevista, abstracts, congresos, monografas, informes, tesis, etc.

SEGN SUS ANLISIS DOCUMENTAL

Bases de datos de sumarios o sin anlisis de contenido. Se componen dereferencias bibliogrficas sencillas, en las cuales el productor se limita a grabar losdatos de la propia fuente y no realiza ningn anlisis del contenido. Incorporansolamente los datos descriptivos, fundamentales para localizar el documento,presentes en el sumario: autor, ttulo y datos de la fuente. En ocasiones, puedecontener el resumen editado con el propio documento original, generalmenteelaborado por el propio autor.

Un ejemplo de este modelo es el Current Contents del Institute for Scientific Information.

Tambin podran incluirse dentro de este modelo los servicios de suscripcin a revistaselectrnicas establecidas por empresas de distribucin de publicaciones peridicas.

Catlogos de bibliotecas. Son bases de datos que responden estrictamente a losfondos contenidos en una biblioteca o red de bibliotecas (catlogos colectivos).Tienen una alta homogeneidad, gracias a la aplicacin de normas internacionales decatalogacin.

Bases de datos con anlisis documental ms completo. Son sistemas deinformacin que incorporan un mayor nmero de puntos de acceso para facilitar sulocalizacin. Cada registro bibliogrfico incluye un resumen del contenido deldocumento original y/o un conjunto de trminos representativos de los trminostratados en el mismo. Dichos trminos constituyen entradas en un ndice de materias(palabras clave o descriptores) y al proceso de asignacin de los mismos a undocumento se le denomina indizacin.

Dentro de este modelo se incluyen numerosas bases de datos especializadas en distintasdisciplinas cientficas y de gran importancia y prestigio internacional como:

NTIS. National Technical Information Service. Cobertura informativa desde 1964 yactualizacin semanal. Consiste en resmenes de actividades de investigacin,desarrollo e ingeniera patrocinadas por el Gobierno de EE.UU. Contiene, adems,anlisis elaborados por agencias federales o entidades contratadas o subvencionadasy es el medio por el que se puede acceder a informes de agencias como la NASA,DOE, etc., hasta un nmero aproximado de 240 agencias que estn disponibles paradistribucin pblica. NTIS tambin da acceso a los resultados de I+D de pasesdistintos de los EE.UU. As, entre las organizaciones que contribuyen a NTIS estnel Ministerio de Industria y Comercio Internacional de Japn, laboratoriosadministrados por el Departamento de Industria del Reino Unido, el MinisterioFederal de Ciencia y Tecnologa o el CNRS francs.

Scisearch. Institute for Scientific Information (ISI): es un ndice internacional ymultidisciplinario, de acceso a la literatura de ciencia, tecnologa, biomedicina, yotras disciplinas relacionadas. Contiene todos los registros publicados en el ScienceCitation Index adems de registros adicionales en ingeniera, ciencias fsicas,agricultura, biologa, ciencias ambientales, medicina clnica, y las ciencias de la vida.SciSearch indiza todos los artculos significativos (artculos, revisiones, resmenesde reuniones, cartas, editoriales, reseas de libros, correcciones, etc.) de ms de6,100 revistas internacionales cientficas y tcnicas.

CA SEARCH. Chemical Abstracts: La base de datos CA SEARCH: ChemicalAbstracts incluye ms de 17 millones de citas de la literatura mundial sobrequmica y sus aplicaciones desde 1967 en adelante, con actualizacin semanal. CASEARCH se corresponde con la informacin bibliogrfica y los ndices completosque se encuentran la versin impresa de Chemical Abstracts.

PASCAL: producida por el Institut de l'Information Scientifique et la Tcnica(INIST) del Consejo Nacional de Investigacin francs (CNRS) y proporcionaacceso a la literatura cientfica y tcnica mundial e incluye aproximadamente450,000 nuevas citas por ao. Disponible en la forma legible por mquina desde1973, PASCAL se corresponde con la publicacin impresa de la BibliographieInternationale (antes Boletn Signaletique).

4. ACCESO A LA INFORMACIN EN BASES DE DATOS DOCUMENTALES.

Un mismo sistema de informacin puede estar accesible desde distintos soportes: acceso vatelnet, acceso desde una pgina Web y edicin en CD-ROM. Cada uno de estos formatospuede tener su propio sistema de interrogacin y una forma de presentacin o interfaz deusuario diferente. En el acceso tradicional en lnea (telnet), la consulta puede realizarse atravs de un formato de mens, en los que el usuario va seleccionando sucesivas opciones, oa travs de complejos lenguajes de recuperacin formados por comandos y operadores. Por elcontrario, en la consulta en pginas Web y en la mayora de los CD-ROM, el usuario debecompletar formularios diseados en entorno Windows.

En general, todos los sistemas de recuperacin de informacin se presentan en forma decomandos, de mens o formularios y permiten realizar diferentes modalidades de bsqueda:

Bsqueda directa: se teclean directamente una o varias palabras en el espacioreservado para ello por el sistema de interrogacin en la base de datos. Dentro de estamodalidad pueden distinguirse, a su vez, dos tipos:

Interrogacin en texto libre: el usuario realiza su consulta sin tener en cuentala estructura de campos de los registros de la base de datos. Generalmente, elsistema busca el trmino o los trminos solicitados en la totalidad de loscampos de la base. En algunas bases de datos esta bsqueda se realizasolamente en determinados campos, aquellos que el administrador de lamisma ha establecido.

Interrogacin en campos individuales: el usuario realiza su consultadirectamente sobre el campo o campos que ha seleccionado previamente(autor, revista, descriptores, etc.)

Bsqueda a travs de ndices: en vez de teclear un trmino, el usuario visualiza undiccionario o ndice alfabtico de las entradas de todos los campos o de uno enconcreto (ndice de autores, de ttulos, descriptores, etc.) y selecciona los msadecuados a su bsqueda. El proceso puede parecer ms lento pero es ms seguro, yaque la bsqueda se adapta mejor al contenido real de los registros de una base dedatos.

Bsqueda jerarquizada: la interrogacin se realiza a travs de una estructurajerrquica. Es decir, a partir de un concepto genrico se pueden localizar, no slo losregistros en los que aparece dicho trmino sino, adems, todos aquellos en los quefigure algn concepto ms especfico de su campo semntico. Esta opcin debsqueda slo ser posible en aquellos sistemas de informacin que cuenten con

campos codificados o que utilicen lenguajes estructurados jerrquicamente en laclasificacin o en los descriptores.

Bsqueda a travs de cdigos: en determinados campos de algunas bases de datosla interrogacin no se realiza a travs de un texto sino a travs de cdigos numricoso alfanumricos. Pueden ser campos codificados: la clasificacin, el idioma, latipologa documental, etc.

5. ESTRATEGIAS DE BSQUEDA EN BASES DE DATOS

Para realizar una consulta eficaz en una base de datos se debe intentar encontrar la estrategiams adecuada en cada sistema de informacin. Para ello se recomienda seguir los siguientespasos:

1. Seleccionar la base de datos ms adecuada a la consulta. La eleccin tendr en cuentala cobertura temtica, la homogeneidad del lenguaje utilizado y la tipologadocumental analizada por el sistema de informacin.

2. Familiarizarse con las caractersticas de la base de datos y del sistema derecuperacin.

3. Seleccionar los conceptos de bsqueda que representen de forma precisa el tema deinters. Deben expresarse con todas sus posibles variantes (sinnimos, conceptosafines, etc.), aunque deben evitarse los trminos innecesarios.

4. Determinar la estrategia de bsqueda: en que campos puede encontrarse de formams adecuada la informacin buscada y como combinar los diferentes conceptos, conoperadores booleanos o de adyacencia. Las herramientas como el truncado son muytiles, pero siempre que se compruebe su alcance para evitar la seleccin de otrostrminos no deseados. Cuando sea necesario, se consultarn directamente los ndicesde los campos seleccionados y otros recursos (tesauros, listados, etc.)

5. Realizar la bsqueda y visualizar los resultados, valorando la adecuacin de losmismos y la eficacia de la estrategia utilizada.

6. Si el resultado es poco satisfactorios o existen dudas sobre su idoneidad, se deberepetir la bsqueda ampliando o limitando la estrategia utilizada.

7. Seleccionar los registros adecuados a la necesidad de la informacin y realizar unapeticin de suministro de documentos o bien obtener un listado de referencias porimpresora o en fichero.

Para utilizar eficazmente las posibilidades de recuperacin en un sistema de informacin esrecomendable adaptarse, lo ms posible, a sus caractersticas particulares. Para ello esnecesario estar informado previamente de su contenido y de cmo debe realizarse labsqueda, es decir, debe tenerse en cuenta:

Si el sistema permite la consulta de una nica base de datos o de variassimultneamente. En este caso, habr que valorar si se trata o no de bases de datos decaractersticas similares.

Cul es su cobertura temtica. En las bases de datos especializadas se pueden realizarbsquedas prescindiendo de aquellos conceptos que definen el propio mbitotemtico del sistema.

Si se trata de un catlogo o de una base de datos documental con descriptores y/o conresmenes.

En el caso de que haya descriptores o encabezamientos de materias, si estos procedeno no de un lxico controlado accesible.

Cul es la estructura de los campos y en cuales se realiza la bsqueda por defectocuando no se selecciona uno en concreto.

Cuando se teclean dos trminos, se debe saber si el sistema interpreta que debebuscar registros en los que aparezcan ambos a la vez (interseccin) o bien, cualquierade los dos (suma booleana). A esto se le denomina operador por defecto. Elresultado, obviamente, ser distinto.

6. ACCESO AL DOCUMENTO ORIGINAL

En algunos sistemas de informacin, como en las bases de datos con informacin factual, lasbases de datos con texto completo y los directorios, el usuario obtiene directamente los datoso los documentos que precisa. Sin embargo, las bases de datos referenciales slo cubren unprimer paso en la bsqueda de informacin, ya que el usuario tan slo obtiene la noticia de laexistencia de un documento.

Por ello, estos sistemas pueden tener asociado un servicio de acceso al documento original. Atravs de l, el usuario que ha recibido el resultado de una consulta bibliogrfica puedesolicitar directamente aquellos documentos que son de su inters.

El servicio de acceso al documento puede realizar las siguientes funciones:

Prstamo interbibliotecario de monografas. Las grandes bibliotecas y las redes debibliotecas universitarias han desarrollado los sistemas internacionales y nacionalesde prstamo interbibliotecario.

Envo de tesis, informes o documentos de archivo en microfilm o en microficha.

Envo de artculos en fotocopia, a travs del correo ordinario.

Envo de artculos a travs del correo electrnico, En muchos centros se estutilizando el programa ARIEL, para envo de copias de los artculos a travs delcorreo electrnico. Este sistema consigue una alta calidad de las copias que supera

claramente al envo por fax y, al mismo tiempo, permite una gran rapidez en elsuministro de documentos frente al correo ordinario.

En la actualidad, muchos documentos estn en formato electrnico. Muchas bases de datosposeen, como valor aadido, el enlace directo con la copia electrnica del documentooriginal, que el usuario puede decidir imprimir o realizar una copia en su propio ordenadorpersonal.

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