Objeto del tema 1. Contabilidad financiera

Introducción      |     Bibliografía    |     Explicación    |     Checkpoint    |

    Para aprender más

Explicación del tema

1.1 Conceptos contables básicos y ciclo contable

Según Warren (2010), “la contabilidad puede definirse como un sistema que proporciona datos, a los interesados, sobre las actividades y situación económica de una empresa”.

La contabilidad financiera debe proveer información financiera relevante para la toma de decisiones de las empresas. Sin embargo, dado su carácter histórico y general, es considerada de mayor utilidad para terceros que se relacionan con la empresa: clientes, proveedores, accionistas, gobierno, bancos.

Elementos básicos de la definición de contabilidad:

1. Produce información cuantitativa, es decir, expresada en unidades monetarias (dinero).

2. Es acerca de eventos económicos identificables (compras, ventas, prestamos, etc.) y cuantificables (su cálculo impacta en forma directa a la entidad).

3. Entidad o ente económico para cualquier persona, física o moral, que realice actividades económicas.

4. Procesos básicos:o Captación (entrada): recopilación de información de

diversas fuentes (clientes, proveedores, bancos, gobierno, etc.). Actualmente, gran parte de esta información se obtiene electrónicamente (ej. facturas electrónicas).

o Transformación: aplicación de métodos, procedimientos y técnicas contables.

o Resultado (salida): información cuantitativa o estados financieros (Balance General, Estado de Resultados, etc.).

La información contable y la toma de decisiones en los negocios:

Para conocer cómo se lleva  cabo el proceso de toma de decisiones, en la siguiente figura se presenta el proceso que integra 3 etapas, cada una de éstas se explican a continuación (Mallach, 2009):

Inteligencia (situación): las decisiones que tienen que ver con la forma en que deben ser usados los recursos de la empresa.

Diseño (proceso): utilizando el sentido común, experiencia, herramientas técnicas e información, se diseñan las alternativas que la empresa puede utilizar.

Solución: consiste en evaluar las alternativas que desarrollamos en la fase de diseño, y escoger una de ellas. El producto final de esta fase es la decisión que llevaremos a cabo.

Figura 1.1 Proceso de toma de decisiones (Mallach, 2009).

Dentro de la empresa, es necesario que se tomen decisiones que ayuden a alcanzar las metas organizacionales. Entre los principales tipos de decisiones se presentan:

La actividad financiera se presenta en diversos tipos de empresas, cada una de ellas tiene una

implicación contable. Para conocer los detalles, te invito a revisar la siguiente tabla (Guajardo, 2010):

Según su actividad

Descripción Implicación contable

Servicios

Son todas las empresas que se constituyen con el fin de proveer algún tipo de servicio a sus clientes. Por ejemplo: instituciones financieras (bancos, casas de bolsa…), hospitales, transporte, despachos (jurídicos, contables, administrativos…), teléfonos, mensajería, etc.

Este tipo de empresas por lo general:

No tienen ningún tipo de inventario, y cuando los llegan a tener no son para la venta, sino para el consumo interno.

Los costos relacionados con los ingresos son difíciles de identificar en forma directa, por lo que muchas empresas de servicios no manejan costos, sino cuentas de gastos generales.

Comerciales

Son todas las empresas que tienen como objetivo principal la compraventa de bienes, en este tipo de empresas no existe transformación. Por ejemplo: supermercados, mueblerías, papelerías, agencias de automóviles, librerías, etc.

Generalmente:

Mantienen inventarios disponibles para su venta.

Requieren inversiones para el mercadeo de sus productos y, en ocasiones, costos de distribución.

Industriales

Son todas las empresas que compran materia en estado primario, mediante ciertos procesos la transforman en un producto distinto del original y, finalmente, lo venden. Ejemplo: restaurantes, fábricas, refinerías, industria agrícola, etc.

En este tipo de empresas se manejan tres tipos de inventarios:

Materiales: Todo lo que se requiere para la producción.

Producción en proceso: Se refiere a la producción pendiente de terminar al final de un periodo.

Productos terminados: Producción terminada y lista para su venta.

Tabla 1.1 Tipo de empresas (Guajardo, 2010).

La tabla anterior, te presenta todas las posibles empresas que pueden existir, de acuerdo al giro que cada una de ellas tiene. En la tabla 1.2, verás el tipo de empresas, de acuerdo a su forma de organización:

Según su forma de

organización Descripción Implicaciones contables

Con personalidad

jurídica propia

Tienen reconocimiento legal, son entes jurídicos independientes, y pueden realizar transacciones y contratos.

Personas físicas: cualquier individuo.

Personas morales: cualquier persona constituida bajo el marco legal de sociedad, asociación u otro distinto. Reconocida como tal por el Código Civil, La Ley General de Sociedades Mercantiles, Cooperativas u algún otro ordenamiento legal.

Por disposiciones gubernamentales, legales o de control, deben llevar registro de sus transacciones financieras e informar sobre su estado financiero.

Sin personalidad

jurídica propia

No tienen reconocimiento legal, son entes creados mediante alguna forma legal, pero sin personalidad propia o por necesidades de la sociedad.

Fideicomisos: forma de organización que permite administrar bienes o recursos.

Grupos corporativos: órganos corporativos que agrupan un conjunto de empresas con objetivos afines o dueños comunes, etc.

Para fines de control o por necesidades propias, registran sus transacciones financieras y estructuran reportes financieros.

Tabla 1.2 Tipo de empresas de acuerdo a su organización (Guajardo, 2010).

Dentro de las características de la información contable, se tienen conceptos específicos. La figura 1.2,

te permite visualizarlo:

Figura 1.2. Características de la información contable.

Partiendo de la figura anterior, verás que la información contable tiene tres características principales, entre las que se encuentran la utilidad, confiabilidad y provisionalidad de la información. A continuación, entenderás cada uno de los conceptos:

Que la información sea útil al usuario para la toma de decisiones, está en función  del contenido informativo y la oportunidad.

Contenido informativo: desde este punto de vista, para que un estado financiero sea adecuado, debe cumplir con las siguientes pautas:

o Significación: se refiere a que tan fielmente se representa el ente económico mediante números y palabras.

o Relevancia: se refiere a que tan importante es para el usuario lo que se va a representar. Es la cualidad de seleccionar los elementos de la información financiera que mejor permitan al usuario captar el mensaje, de los reportes financieros, para lograr sus objetivos.

o Veracidad: en los estados financieros deben incluirse hechos que realmente hayan sucedido y que estén bien cuantificados.

o Comparabilidad: un estado financiero puede ser comparado con otro estado financiero de la misma empresa, o bien con los de otras empresas (estos deben estar elaborados con las mismas bases).

Oportunidad: se refiere al tiempo en que debe ser presentada la información financiera. Si la información financiera se tiene a tiempo para tomar las decisiones, se dice que fue oportuna.

Esta característica, está en función del usuario de la información, ya que él decide si confía o no en la misma. Para ello, se apoya en las siguientes pautas:

o Estabilidad: se refiere a que las normas, principios, reglas, métodos, sistemas, procedimientos, etc., sean utilizados en forma consistente para la elaboración de los informes financieros.

o Objetividad: se refiere a que el usuario sienta que la información financiera está  representando la realidad del ente económico.

o Verificabilidad: se refiere a que se puedan aplicar pruebas que sirvan para comprobar que la información es correcta (dentro de la contaduría, Auditoría es el área encargada de esta función).

La información siempre es provisional, si no sería información financiera terminal, la cual se da solo en los casos de un ente liquidado.

Como notarás en los comentarios y explicaciones anteriores, la información que se requiere en una empresa para tomar decisiones necesita cubrir múltiples aspectos que, de no ser cubiertos, harían que dicha información no sea de utilidad.

El papel de la contabilidad, en cualquier empresa, representa una gran responsabilidad. Como se puede apreciar en el caso de la empresa MCI WorldCom, donde el manejo de la información financiera relativa a sus ingresos, gastos y deuda fue realizado de forma inadecuada, de tal forma que provocó una situación fraudulenta en demerito de inversionistas y empleados. Si deseas conocer más información sobre este caso, puedes revisar la siguiente liga: http://edition.cnn.com/2003/LAW/09/05/findlaw.analysis.lehman.worldcom/index.html.

Ciclo operativo-contable

Figura 1.3. Ciclo contable

1.2 Estados financieros

Los estados financieros básicos son los que proporcionan la información esencial acerca de la situación financiera de una empresa, así como los resultados de su operación durante un periodo y los cambios que se dan respecto a su situación financiera.

De esto derivan los estados financieros básicos o principales: balance general, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera y estado de modificaciones en el capital contable (Guajardo, 2010).

A continuación se presenta la información financiera de los mismos:

Balance general (estado de posición financiera)

Este estado financiero muestra la situación financiera de una empresa en una fecha determinada; es decir, en este estado se muestran los valores que se tienen en un periodo determinado. Los diversos rubros que forman este estado financiero:

Activo: es el conjunto de rubros que representan los bienes y derechos que pertenecen a la empresa. Se puede clasificar en circulante, no circulante y otros activos:

o Circulante: representa todos los bienes y derechos que pueden ser convertidos en efectivo, en un plazo no mayor a un año. Ejemplos: caja, bancos, clientes, almacén (inventario), deudores, etc.

o No circulante: representa los bienes tangibles, propiedad de la empresa, los cuales son utilizados para su operación normal. Además, se consideran los derechos cuyo plazo de conversión a efectivo excede un año. Por ejemplo, préstamos otorgados a otras empresas a plazos mayores de un año.

o Otros activos: se integran por los cargos diferidos (gastos pagados por anticipado, cuya repercusión corresponde a más de un periodo y activos intangibles, es decir, bienes incorpóreos que son aprovechables por la empresa: franquicias, licencias, etc.).

Pasivo: es el conjunto de rubros que representan las obligaciones que tiene una empresa con terceros.

o Corto plazo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa y cuyo plazo de liquidación no es mayor de un año.

o Largo plazo: representa todas las obligaciones contraídas por la empresa y cuyo plazo de liquidación es mayor de un año. Por ejemplo, un crédito contratado con un banco a plazo de 5 años.

Capital: es el conjunto de rubros que representan las aportaciones y ganancias (pérdidas) que pertenecen a los dueños o accionistas de la  empresa.

Conociendo los elementos anteriores, podemos integrarlos dentro de la ecuación contable, la cual te indica la relación entre los elementos anteriores.

De la ecuación anterior se derivan las siguientes:

A continuación, te presento un ejemplo de un balance general:

Empresa X, S.A.B.Balance general

Al 31 de diciembre de 2011(millones de pesos)

$150.00

$500.00

$50.00

$700.00Estado de resultados

En este estado financiero están los resultados de operación de una empresa durante un periodo determinado. Es decir, en este estado se muestran los valores que han acumulado los diversos rubros,

que forman este estado financiero, durante un periodo. Los grupos que lo conforman:

Ingresos: se derivan de la realización de las actividades propias de la empresa, por lo general provienen de la venta de mercancías o artículos manufacturados, o bien de la contraprestación de los servicios que son proporcionados.

Costos: se derivan de los diversos conceptos relacionados en forma directa con la actividad principal de la empresa.

Gastos: principalmente, corresponden a todos los conceptos relacionados con la operación normal de la empresa.

A continuación, te presento un ejemplo de un estado de resultados:

Empresa X, S.A.B.Estado de resultados

Del 1° de enero al 31 de diciembre de 2011(millones de pesos)

Costo de ventas

Gastos de operación

Utilidad de operación

Gastos financieros

Utilidad antes de

Estado de cambios en la situación financiera

Este estado financiero muestra los cambios en la situación financiera de una empresa durante un periodo determinado. Toma como punto de partida las utilidades netas de una empresa, y les aumenta o disminuye los recursos generados o utilizados durante el periodo para operación, financiamiento e inversión.

Ejemplo de un estado de cambios en la situación financiera:

Empresa X, S.A.Estado de cambios en la situación financiera

Del 1° de enero al 31 de diciembre de 2011(millones de pesos)

Partidas aplicadas a resultados que

no requirieron la utilización de

Recursos generados por la

Recursos utilizados en actividades

Recursos utilizados en actividades

Efectivo al inicio del periodo

1.3 Normas contables

Un aspecto relevante de la información contable es la confianza que los terceros puedan tener para que les sea de utilidad. Por esto, se ha buscado proveer una serie de regulaciones de carácter oficial (leyes y reglamentos), y de carácter privado (normas, políticas, etc.) que aseguren a los terceros la confianza en dicha información.

La información contable requiere de esas regulaciones (normas, principios, políticas, leyes, reglamentos…) para asegurar la utilidad y confiabilidad de la información de los informes financieros (que son un elemento de vital importancia para los responsables de la toma de decisiones). Por ello, la actividad contable en los últimos años ha visto enriquecida su normatividad, de tal forma que pueda asegurarse tanto la utilidad como la confiabilidad de dicha información.

Actualmente, con los procesos de globalización de las empresas y de la información, se hace necesario que no solo se disponga de normativas de carácter local o regional, sino de carácter internacional. Diversos organismos tienen encomendadas estas tareas.

A continuación, te presento los principales, así como la fuente donde podrás obtener mayor información de ellos (Guajardo, 2010):

International Accounting Standards Board (IASB). Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo  de Normas de Información Financiera

(CINIF). Financial Accounting Standards Board (FASB).

Referencias bibliográficas:

Lehman, B. (2003). Misinterpretation of fraud statute led WorldCom case dismissal. Recuperado dehttp://edition.cnn.com/2003/LAW/09/05/findlaw.analysis.lehman.worldcom/index.html

Guajardo, G. (2010). LS-eBook Contabilidad financiera (5ª ed.). México: McGraw-Hill.

Mallach, E. (2000). Decision Support and Data Warehouse System. Singapore. McGraw-Hill.

Warren, C. y Reeve, J. (2010). Contabilidad financiera (11ª ed.). México: Cengage Learning.