TEKNIK PRAKTIS MENULIS SIARAN PERS

Oleh

Indiwan seto wahju wibowo Dosen Ilmu Komunikasi

Universitas Multimedia Nusantara

Penulisan Press Release memang susah-susah gampang, tetapi pada dasarnya,

sebuah News Release ( Siaran Pers) adalah …..a simple document whose

purpose of information in ready –to publish form..(Dennis Wilcox 2003:475).

Yakni sebuah dokumen sederhana & simple dengan tujuan jelas siap

menyampaikan informasi. Dennis membahas seluk beluk siaran pers ini secara

panjang lebar hingga ke detil yang amat diperlukan oleh para pembuat news

release

A. BASIC NEWS RELEASE

Pada dasarnya, sebuah News Release ( Siaran Pers) adalah …..a simple

document whose purpose of information in ready –to publish form..(Dennis

Wilcox 2003:475). Yakni sebuah dokumen sederhana & simple dengan tujuan

jelas siap menyampaikan informasi.

Para editor dan wartawan media massa ---tujuan kepada siapa siaran pers

dikirimkan—akan menilai News Release sesuai dasar terpenting dalam dunia

jurnalistik yakni apakah berita atau informasi yang diberikan itu punya nilai-

nilai tinggi sehingga bisa dimuat ataukah hanya Untuk dibuang ke tempat

sampah.

Biasanya tidak perlu ‗payment‘ atau biaya yang harus dikeluarkan dari

pemberi Siaran pers demi termuatnya sebuah siaran pers. Meski tidak tertutup

kemungkinan bahwa ada media massa yang memang akan meminta bayaran

tertentu bila sebuah news release dimuat tetapi bila itu terjadi maka si pengirim

yang meminta beritanya dimuat harus bisa ‗mengontrol‘ isinya. Dan berita

tersebut dianggap sebagai sebuah berita iklan.

“…..if an organization or individual purchases space in a publication to

present its material, this is a paid advertisement and the purchaser

controls the content..” (Dennis 2003:475)

Siaran pers seharusnya disajikan dengan jelas dan singkat padat dan

menyesuaikan diri dengan gaya atau style penerbitan pers yang dituju, sehingga

wartawan atau redaktur bisa merilis isi berita tersebut kepada audiens secara

mudah, dengan kualitas berita terpercaya dan akurat

Gaya penulisan release harus professional, langsung pada sasarannya.Tidak

bertele-tele di mana semua persoalan atau poin penting berada di bagian atas

(lead). Semakin ‗pressklar ― (siap terbit) sebuah release akan semakin besar

kemungkinan wartawan atau redaktur memanfaatkannya sebagai salah satu

bahan berita mereka.

Untuk itu maka para penulis release tidak boleh sembarangan. Sebagaimana

Dennis berkata: ….a News Release is a purveyor of information, not an

exercise in writing style, except in those cases of longer release that are clearly

intended to be feature stories….

Sebuah release akan ‗berkompetisi‘ sengit melawan puluhan atau bahkan

ratusan release yang lain maka dari itu sisi-sisi penulisannya harus bisa menarik

perhatian pembaca, menempatkan hal-hal penting di bagian depan dan

menggunakan kata-kata yang efektif. Miminal kemampuan penulis release

adalah sama dengan kemampuan wartawan yang biasa membuat berita dengan

bahasa yang hemat kata, cerdas dan tepat pada sasaran.

Pada intinya paling tidak ada tiga perlakuan yang akan diterapkan pada sebuah

news release. Yang pertama dikatagorikan sebagai Obvious News yakni berita

penting yang akan sesegera mungkin dimuat pada kesempatan pertama. Kedua

dikatagorikan „Maybe‖ atau berita atau news release itu baru dimuat apabila si

wartawan atau editor punya waktu. Padahal sebenarnya isi dari release itu

cukup berharga. Sedangkan katagori ketiga adalah „discard‟ , di mana sebuah

release langsung ditolak atau dibuang karena dianggap tidak punya nilai berita.

Katagori release ini biasanya tidak cukup punya daya tarik sehingga bisa

disiarkan bisa juga bahwa hal-hal penting di balik release itu tidak

dikembangkan

B. PHYSICAL APPEARANCE

Ada sejumlah format standar dalam penulisan release sebagaimana dilakukan

oleh Public Relations Officer (PRO) diantaranya:

1. use plain white 8 ½ by 11 inch paper ( gunakan kertas warna putih bersih

berukuran 8,5 – 11 inc )

2. Indentitas pengirim harus jelas dituliskan pada Sudut kiri atas dari

halaman kertas, diperlengkapi dengan nomor telepon , nama kontak

person dan alamat E-mail yang bisa dihubungi setiap saat.

3. Berikan keterangan “For Immediate Release” jika materi yang anda

sampaikan memang ditujukan sebagai publikasi yang harus disegerakan

pemuatannya. Bila disertai dengan waktu itu menunjukkan bahwa

release itu lebih disukai dimuat Berdasarkan waktu yang diinginkan.

Misalnya….For Release at 6 p.m Est Feb.12. Ini yang dinamakan

„embargo‟. Terkadang wartawan tidak mematuhi ketentuan embargo,

maka dari itu embargo hanya dicantumkan apabila sangat perlu.

4. sisakan ruang sebesar 2 inc untuk kepentingan editing yang

memudahkan editor atau wartawan memotong atau membuang hal-hal

yang tidak perlu dan tidak bermanfaat

5. mulailah dengan teks berita yang menampilkan ringkasan statement yang

actual, relevan dan important information

6. sisakan sedikitnya margin 1.5 inc dan teks berita diketik dua spasi agar

memudahkan editor atau redaksi saat mengedit beritanya.

7. jangan sampai menempatkan informasi penting dalam lembaran-

lembaran yang terpisah jauh satu sama lain, usahakan semua informasi

penting ada di bagian awal news release

8. jangan lupa berilah keterangan ….nomor halaman dan halaman berapa

dari jumlah halaman seluruhnya. Pastikan tidak ada informasi yang

tercecer dan hilang.

C. CONTENT

Content atau isi dari siaran pers harus benar-benar mencerminkan gagasan

terpenting dari si pembuat. Ada sejumlah pedoman dalam penulisan Content

ini diantaranya:

1. mulailah menulis release dengan menempatkan unsur-unsur Lead

terpenting di bagian depan.

2. Tulisan itu harus bisa menjawab pertanyaan : WHO (siapa yang

melakukan), WHAT (apa yang dilakukan) WHEN (kapan kejadian

terjadi) WHERE (dimana ) dan WHY ( mengapa hal itu terjadi).

3. Tulisan Lead sebaiknya singkat padat tidak terlalu panjang dan : antara 3

sampai empat baris per paragrapnya ( kurang lebih 35 kata)

4. Hindari penggunaan istilah khusus atau unik yang hanya diketahui oleh

anda atau segelintir orang. Bila terpaksa harus ditulis maka setelah kata-

kata khusus tersebut harus disertakan terjemahannya dalam bahasa

Indonesia yang baik dan benar

5. Upayakan penulisan news release menyesuaikan diri dengan kebiasaan

wartawan saat menulis atau menggunakan bahasa. Bahasa yang singkat

padat, langsung pada sasaran akan lebih disukai ketimbang berita yang

panjang lebar seperti gerbong kereta api. Wartawan biasanya menyukai

bahasa yang sederhana, gampang dimengerti, hemat kata dan langsung

pada sasarannya.

6. Hindarilah „cliches‟ dan ‗fancy phrase‟. Frasa-frasa yang terlalu

berlebihan misalnya ‗unique‘, revolutionary dan ‗state-of-the-art‘ akan

dibuang oleh redaksi dan besar kemungkinan news release anda akan

dibuang ke tempat sampah.

D. Fact Sheets & Media Advisories

Kegiatan pengiriman news release biasanya juga disertai dengan „Media

Advisories‟. Media advisory bisa juga disebut sebagai „media alert‟ yang

sedikit berbeda dari lembaran fakta. Media advisories biasanya memberikan

‗basic fact‟ mengenai sebuah kegiatan, ini diharapkan bisa menarik minat

wartawan agar mengikuti atau mau melakukan peliputan.

Biasanya informasi yang diberikan kepada pers disajikan secara unik

dalam kemasan khusus seperti „press Kit‟. Press Kit biasanya berisi sejumlah

materi atau bahan yang terkait dengan kegiatan yang akan dilangsungkan; Di

antaranya adalah :

1. Backgrounders ( latar belakang) yang berisi (1) informasi penting

mengenai perusahaan/ tim manajemen, (2) product areas/markets & (3)

major new products

2. Setiap product/pelayanan baru juga disertai dengan news release

tersendiri.

3. Biasanya juga disertai brosur ( enam halaman, full colour diatas kertas

glossy mengenai perusahaan dan produk-produknya.

4. Foto hitam putih yang menggambarkan product yang akan diluncurkan

atau diperkenalkan kepada public.

5. Slides berwarna mengenai produk utama

DAFTAR PUSTAKA

Dennis Wilcox, 2003. Public Relations Strategies And Tactics, Pearson

Education, Sevent Edition