Tekhnis Pengelolaan Obat Ka. Puskesmas
-
Upload
ardi-abdul-kohar -
Category
Documents
-
view
296 -
download
37
description
Transcript of Tekhnis Pengelolaan Obat Ka. Puskesmas
BAHAN RAPAT DINASBAHAN RAPAT DINAS17 APRIL 201417 APRIL 2014
Sie Farmasi & POMSie Farmasi & POM
Tugas dan Tanggungjawab Tugas dan Tanggungjawab Pengelolaan Obat di Pengelolaan Obat di
PuskesmasPuskesmas
Pengelolaan obat
Merupakan suatu rangkaian kegiatan
yang menyangkut aspek perencanaan, pengadaan, pendistribusian dan
penggunaan obat yang dikelola secara optimal untuk menjamin
tercapainya ketepatan jumlah dan jenis perbekalan farmasi dan alat
kesehatan, dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia seperti
tenaga, dana, sarana dan perangkat lunak (Metode & Tata laksana).
Pengelolaan Obat Harus Dilakukan dengan penuh TANGGUNG JAWAB
Seksi Farmasi & POM
Tujuan Pengelolaan Obat
Menjamin tersedianya obat dgn mutu yang terjamin, tersebar secara merata dan teratur, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat.
Pengelolaan Obat di Puskesmas
OBAT adalah ASET / UANG
Kepala PuskesmasKepala Puskesmas
harus melakukan Pemantauan, Pengawasan, Pengendalian
yang MEMADAI terhadap Pengelolaan Obat
Secara Rinci tugas dan tanggungjawab Kepala Puskesmas adalah :
1. Tugas :
a) Membina Petugas Pengelola Obat.b) Menyampaikan laporan bulanan pemakaian obat
kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat.
c) Melaporkan dan mengirimkan kembali semua obat yang rusak / kadaluarsa / dan atau yang tidak dibutuhkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat.
d) Melaporkan obat hilang kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota setempat.
e) Mengajukan permintaan obat dan perbekalan kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota setempat.
Lanjutan…..
2. Tanggung Jawab
Pengawasan dan Pengendalian terhadap Pengelolaan dan pencatatan aporan obat serta perbekalan kesehatan di Puskesmas.
Tugas & tanggung jawab Petugas Gudang Obat di Puskesmas
melaksanakan :
1) Penerimaan obat dan perbekalan kesehatan Kabupaten / Kota
2) Pemeriksaan kelengkapan obat dan perbekalan kesehatan
3) Penyimpanan dan pengaturan obat dan perbekalan kesehatan
4) Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan untuk sub – unit pelayanan
Tugas dan Tanggungjawab Petugas Depo Obat Puskesmas
melaksanakan :
1) Menyimpan, memelihara dan mencatat mutasi obat dan perbekalan kesehatan yang dikeluarkan maupun yang diterima oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk buku catatan mutasi obat.
2) Membuat laporan pemakaian dan permintaan obat dan perbekalan kesehatan.
3) Menyerahkan kembali obat sesuai resep ke pasien.4) Menyerahkan obat sesuai resep ke pasien.5) Memberikan informasi tentang pemakaian dan
penyimpanan obat kepada pasien.
SIKLUS PENGELOLAAN OBAT & ALKESSIKLUS PENGELOLAAN OBAT & ALKES
PENGENDALIAN
PERENCANAAN TERPADU
PENGANGGARAN
PENGADAAN
PENYIMPANAN
EVALUASI & PELAPORAN
PENDISTRIBUSIAN
PENGGUNAAN DI PUSKESMAS
Seksi Farmasi & POM
1. PERENCANAAN OBAT DI PUSKESMAS
Perencanaan obat :
• Suatu proses kegiatan seleksi obat dan menentukan jml obat yg tepat sesuai kebutuhan dalam rangka pengadaan.
Perencanaan obat merupakan salah satu aspek penting dan menentukan dalam pengelolaan obat, krn perencanaan obat akan mempengaruhi pengadaan, pendistribusian, pelayanan dan penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan.
Seksi Farmasi & POM
Tujuan :
1. Tersusunnya rencana kebutuhan obat disetiap puskesmas
2. Tersedianya jenis dan jumlah obat yang tepat disetiap puskesmas
3. Menghindari terjadinya kekosongan obat4. Penggunaan obat secara rasional dapat
lebih ditingkatkan di puskesmas5. Meningkatkan efesiensi penggunaan obat
Seksi Farmasi & POM
METODE :
Metode perencanaan obat di unit pelayanan kesehatan, menggunakan :1. Metode Konsumsi2. Metode Epidemiologi
Metode Konsumsi didasarkan pada analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.
Metode epidemiologi didasarkan pada frekuensi penyakit, jumlah kunjungan dan standar pengobatan yang digunakan
MEKANISME PERENCANAAN
SDM
TIM POT
SDM
TIM POT
DATA
• Jml Penduduk
• LPLPO
• Kunjungan
• Sisa Stock
• Pola Penyakit
• Harga Satuan
• Data Sasaran Program
DATA
• Jml Penduduk
• LPLPO
• Kunjungan
• Sisa Stock
• Pola Penyakit
• Harga Satuan
• Data Sasaran Program
Pengolahan Data (computer)
Pengolahan Data (computer)
PERENCANAANPERENCANAAN
SELEKSISELEKSI RKORKO
Input Proses Output
METODAMETODA
ALUR PERMINTAAN OBAT DARI PUSKESMAS
LPLPO DARI PUSKESMAS
SEKSI FARMASI DAN POM
Diteliti :
-Jumlah Kunjungan
-Rasio Pemakaian Obat
-Pemakaian Obat Puskesmas
-Sisa obat di Dinas
-Persediaan obat di Dinas
-Pengisian kolom pemberian
BENDAHARA KHUSUS OBAT /PETUGAS FARMASI :
* Dibuat SBBK
• Obat dihitung, diteliti dan Dicek
bersama
+ SBBK Ditandatangani oleh
Bendahara dan disetujui Kasi
Farmasi
OBAT KELUARObat masuk ke Gudang Puskesmas
Seksi Farmasi & POM
2. PENERIMAAN OBAT
TUJUAN :
Agar obat yang diterima sesuai dgn kebutuhan Berdasarkan permintaan yg diajukan oleh Puskesmas
Seksi Farmasi & POM
Penerimaan :
Suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yg diserahkan dari unit pengelola yg tinggi kpd unit pengelola di bawahnya.
Setiap penyerahan obat oleh seksi farmasi kpd Puskesmas dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Kepala Dinas Kab/kota atau pejabat yg diberi wewenang untuk itu.
Seksi Farmasi & POM
Petugas penerimaan obat wajib melakukan pengecekan thdp obat-obat yg diserahkan, mencakup jml kemasan, jenis dan jml obat, bentuk obat sesuai dgn isi dokumen(LPLPO) dan ditandatangani oleh petugas Penerima / diketahui Kepala Puskesmas.
Setiap penambahan obat-obatan, dicatat dan dibukukan pd buku penerimaan obat dan kartu stok.
Seksi Farmasi & POM
Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamananthdp obat-obatan yg diterima agar aman (tdk hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin.
a. Agar obat Tidak Rusak secara fisik dan kimia perlu diperhatikan :- Ruangan kering tidak lembab- Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak panas/ lembab
3. PENYIMPANAN
Seksi Farmasi & POM
a. Agar obat Tidak Rusak secara fisik dan kimia perlu diperhatikan :
- Ruangan kering tidak lembab- Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak panas/ lembab - Perlu cahaya yang cukup- Dinding dibuat licin- Lantai terbuat dari tegel/semen yang tdk memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain- Penyiapan tempat untuk obat dgn kondisi khusus, seperti lemari tertutup rapat, lemari pendingin, kotak kedap udara
Seksi Farmasi & POM
Tata Cara Menyimpan dan Menyusun obat
a. Obat Narkotik di gudang obat, harus terpisah dengan obat lain dan terkunci
b. Obat-obat disusun di atas rak obat, menurut abjad atau berdasarkan bentuk sediaan
c. Obat dan Alat kesehatan dapat dipisahkan menurut jenisnya :
- Obat berbahaya- Alat-alat kesehatan- Alat-alat Laboratorium- Bahan-bahan yang mudah terbakar
Seksi Farmasi & POM
d. Meyusun stok dalam rak obat atau lemari obat, sebaiknya berdasarkan FIFO artinya obat yang pertama
diterima harus pertama digunakan/ dikeluarkan.
Hal ini penting karena :- Obat yang sudah lama, kekuatannya atau potensi
sudah berkurang- Beberapa obat, seperti antibiotik mempunyai batas
waktu pemakaian dimana obat mulai berkurang efektivitasnya, obat yang kadaluarsa jangan digunakan lagi.
Seksi Farmasi & POM
e. Memberi tanda / Kode pada wadah obat :Beri tanda semua wadah obat dengan jelasapabila ditemukan obat dengan wadah tanpa etiket, sebaiknya jangan digunakan.
MEKANISME PENYIMPANAN
OBAT DAN
PERBEKALAN
KESEHATAN
GUDANG
-Penerimaan
-Pemeriksaan
-Penataan
STOK PERSEDIAAN
Gudang Farmasi Kabupaten
JUMLAH
JENIS
KUALITAS
INPUT PROSES OUTPUT
Manajemen Obat Di Puskesmas
Kroscek Ulang dengan SBBK
OutPutProsesInput
Dimasukkan ke dalam 1.Kartu stok / kartu stelling
2.Buku Penerimaan
Obat di tata secara Persediaan dan alfabetis di gudang obat
Gudang Obat Kabupaten
Obat & Perbekkes
1.SBBK
Gudang Obat Puskesmas
Pengelola Obat PKM Bendahara Obat Kabupaten Pengelola Obat PKM
Diketahui Ka. Puskesmas
Persediaan Obat di Gudang Puskesmas
Seksi Farmasi & POM
4.DISTRIBUSI OBAT
Penyaluran / distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan
kesehatan antara lain :
1. Sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan Puskesmas
2. Puskesmas Pembantu3. Puskesmas Keliling4. Pos Yandu5. Polindes
Seksi Farmasi & POM
Kegiatan Distribusi Obat1. Menentukan frekuensi distribusi dengan
mempertimbangkan :a. jarak sub unit pelayananb. Biaya distribusi yang tersedia
2. Menentukan jumlah obat dengan mempertimbangkan :a. Pemakaian rata-rata perjenis obatb. sisa stokc. Pola penyakitd. jumlah kunjungan dimasing-masing sub
unit pelayanan kesehatan
Manajemen Obat Di Puskesmas
Pengeluaran Harian/ Resep
OutPutProsesInput
Gudang Obat Puskesmas
Obat & Perbekkes
1. Kartu Stok2. Buku Mutasi Obat/ Buku Pengeluaran / Buku Gudang
Depo Obat Puskesmas
Pustu
Program
Pusling
•Petugas Depo Obat PKM•Petugas Program•Petugas PUSTU & PUSLINGDiketahui Ka. Puskesmas
Petugas Gudang Obat
Buku Harian
LPLPO Sub Unit
LaporanPemakaian Obat Program
LPLPO Sub Unit
Rekap Pemakaian Obat Bulanan
Seksi Farmasi & POM
5. PENCATATAN DAN PELAPORAN
Pencatatan dan pelaporan pada dasarnya digunakan untuk :
a. Bukti bahwa suatu kegiatan pelayanan obat telah dilakukan
b. Sumber data untuk melakukan pengawasan dan pengendalian
c. Sumber data untuk membuat laporan pertanggungjawaban dari penerima, pengelola dan pengguna kepada pemberi sumber
Seksi Farmasi & POM
A. PENCATATAN1. Gudang ObatGudang obat mengeluarkan obat ke Pustu, Pusling dan DepotSarana yang harus tersedia :a. Buku Penerimaan obat dari Dinkes
terdiri dari 3 sumber (PKD, JPKMM(BS), Askes) dalam satu buku, Buku di bagi 3
b. Kartu stok diisi setiap ada penerimaan dan pengeluaran obat dan pada kolom keterangan dicantumkan ED dan No.
Batch
Seksi Farmasi & POM
c. Buku Rekapan pemakaian puskesmas (seluruh unit) setiap bulan (semua pengeluaran disatukan dari semua sumber, sumber data dari LPLPO pada kolom 9 dan 10
d. Buku pengeluaran obat ke unit lain (depot, Pustu, Pusling) ditandatangani dan diketahui Kepala Puskesmas
e. Arsip RKOf. Arsip LPLPOg. Arsip LPLPO sub unith. Berita acara pemeriksaan fisik obat setiap 3
bulan
Seksi Farmasi & POM
2. Depot ObatDepot obat mengeluarkan obat ke posyandu, kamar suntik dan rawat inapSarana yang harus tersedia :a. Buku permintaan dan penerimaan obat
dari gudang obat ditandatangani penerima obat, yang menyerahkan dan diketahui oleh kepala puskesmas
b. Buku bantu pengeluaran obat harianc. Buku harian pemakaian atau pengeluaran
obat kepada pasien berdasarkan resep dokter
d. Buku pengeluaran kepada Posyandu, kamar suntik serta rawat inap
Seksi Farmasi & POM
e. Buku rekapan jumlah lembar resep setiap hari kemudian dijumlahkan setiap bulannya
f. Bundel resep setiap bulannya, resep psikotropika dan narkotika dipisahkan
g. Melaporkan pemakaian obat setiap bulan ke gudang obat ( Arsip LPLPO sub Unit)
Pelaporan Puskesmas
Buku Pengeluaran
OutPutProsesInput
LPLPO
Laporan Narkotika& Psikotropika
Indikator Peresepan
Jumlah Kunjunga Resep
Pengelola ObatDiketahui Ka. Puskesmas
Dinas Kesehatan Kabupaten
1.SBBK2. Obat & Perbekkes
Rekap Tahunan
Sisa Stok Akhir Tahun/ Data Stok
Opname
Rekap Pemakaian Obat Bulanan
RKO
Pelaporan Obat
Terdiri dari :
1) LPLPO2) Laporan Narkotika & Psikotropika3) Indikator Peresepan4) Jumlah Kunjungan5) Laporan Rawat Inap & PONED6) Rasio Obat7) Laporan Obat Program
Dilaporkan setiap bulannya paling Lambat tanggal 5 bulan berikutnya.
Prosedur Tetap Pencatatan dan Penyimpanan Resep
Yaitu :
a) Pencacatan jumlah resep harian berdasarkan jenis pelayanan ( Umum, Gakin / Gratis, Asuransi ).
b) Membundel resep yang mempunyai tanggal yang sama berdasarkan urutan resep dan kelompok pembiayaan pasien.
c) Membundel secara terpisah resep yang ada narkotikanya.
d) Menyimpan bundel resep pada tempat yang ditentukan secara berurutan berdasarkan tanggal agar memudahkan dalam penelusuran resep.
e) Memusnahkan resep yang telah tersimpan selama 3 tahun dengan cara dibakar.
f) Membuat berita acara pemusnahan resep dan dikirimkan ke Dinas kesehatan Kabupaten / Kota setempat.
Prosedur Tetap Pemusnahan Resep
Yaitu :
a) Memusnahkan resep yang telah disimpan 3 tahun atau lebih
b) Tata cara Pemusnahan :Resep Narkotika dihitung lembarannya (resep lain ditimbang)Resep dihancurkan, lalu dikubur atau dibakar
c) Membuat berita acara pemusnahan
Prosedur Tetap Penanganan Obat Rusak atau Kadaluarsa.
Yaitu :
a) Identifikasi obat yang sudah rusak atau kadaluarsab) Memisahkan obat rusak atau kadaluarsa dari
penyimpanan obat lainnyac) Membuat catatan Jenis dan Jumlah Obat yang rusak
atau kadaluarsa untuk dikirim kembali ke Instalasi Farmasi Kabupaten / Kota setempat.
MEKANISME STOCK OPNAME DINAS KESEHATAN
OBAT DAN
PERBEKALAN
KESEHATAN
OBAT DAN
PERBEKALAN
KESEHATAN
Pengelola Obat Puskesmas
- Menghitung Stock
-Kroscek dengan kartu stock
-Membuat laporan hasil stock opname & Berita acara
Pengelola Obat Puskesmas
- Menghitung Stock
-Kroscek dengan kartu stock
-Membuat laporan hasil stock opname & Berita acara
Laporan Stock Opname
Berita Acara Stock Opname
Laporan Stock Opname
Berita Acara Stock Opname
Input Proses output
Dilakukan setiap 1 Tahun sekali per
31 Desember
Dilakukan setiap 1 Tahun sekali per
31 Desember
-Melaporan hasil stock opname & Berita acara ke Kepala Puskesmas
-Melaporan hasil stock opname & Berita acara ke Kepala Puskesmas
HASIL MONITORING EVALUASI &
PEMERIKSAAN BPK
TEMUAN BPK di beberapa Puskesmas
SOP masih ada yang tidak sesuai standar
Pencatatan dan pelaporan (administrasi) obat belum benar masih banyak kesalahan misalnya : Penjumlahan pada buku harian pemakaian obat dari hari ke hari salah. yang seharusnya berjumlah 72 ditulis 96 yang seharusnya berjumlah 188 ditulis 28
Jumlah pemakaian obat selama 1 tahun untuk beberapa obat lebih besar dari pada penerimaan obat di Puskesmas
Kepala puskesmas mengakui adanya obat yang berasal dari swadana.
Obat yang berasal dari swadana tidak masuk ke dalam penerimaan obat Puskesmas tetapi masuk ke dalam pencatatan pemakaian obat puskesmas.
Lanjutan
Adanya selisih data jumlah obat yang tertera pada LPLPO, Sisa stok dan kartu stok serta pada fisik obat di Puskemas
Petugas obat melakukan pencatatan pemakaian obat dengan metode “sendiri” sehingga hanya petugas obat tersebut yang mengerti dan setelah dilakukan pengecekan banyak terdapat kesalahan dalam pencatatan dan perhitungannya.
Tenaga pengelola obat latar belakang pendidikan bervariasi mulai dari SMP, SMA, Perawat, Bidang, AA , Apoteker dll
Tenaga pengelola obat merangkap 2 atau lebih tanggungjawab sebagai petugas penanggungjawab program lainnya seperti Bendahara penerima retribusi , Imunisasi, TU Dan lain2 di Puskesmas
Tidak ada prosedur pencatatan pada saat obat datang, karena SBBK dipegang oleh petugas obat dan tidak pernah diperlihatkan ke Kepala Puskesmas
Kepala Puskesmas tidak bisa memastikan kebenaran LPLPO yang telah di tanda tangan olehnya karena hanya di review sekilas saja dan tidak pernah di kroscek langsung ke fisik obat.
Pencatatan dan pelaporan (Administrasi) tidak dilakukan secara baik dan benar.
Petugas Obat merangkap menjadi TU
Hasil Pemeriksaan BPK di beberapa Puskesmas 4
Adanya ketidak sesuaian antara jumlah obat yang tertera pada SBBK dengan obat yang di aada di Puskesmas (gudang dan DEPO), Pemeriksaan dilakukan 1 hari setelah pengambilan obat.
No Nama Obat Jumlah di SBBK Jumlah di Puskesmas Kekurang
1 Antalgin 9.000 4.000 5.000
2 Antibakteri Salep Kulit 250 125 125
3 Atropin Tablet 200 Nihil 200
3 Betamethason 225 125 100
4 Dexa Injeksi 100 Nihil 100
5 Defenhidramin Inj 30 Nihil 30
6 Hidrokortison cream 240 120 120
7 Kloramphenikol Kaps 3.120 720 2.400
8 Prasetamol Syrup 336 302 34
9 Rifampisin 1.600 700 900
10 Tiamin 1.000 Nihil 1.000
11 Antasida Syrup 100 Nihil 100
12 Oksitetrasiklin SK 100 Nihil 100
13 Diaform 3000 2000 1000
14 Papaverin 3000 2000 1000
15 Ciprofloksasin 1300 500 800
16 Pirazinamid 3000 500 2500
SOP sudah sesuai standar
Telah dilakukan pengawasan dan pengendalian yang memadai dari Kepala Puskesmas .
Setiap kedatangan obat selalu di uji fisik dan volume secara populasi oleh pengelolaan obat dan Kepala Puskesmas
LPLPO di tandatangani dan dipastikan kebenarannya oleh Kepala Puskesmas
Contoh Pemeriksaan BPK yang dinilai baik
Data administrasi obat sudah benar
Fisik obat sesuai dengan data di kartu stok obat
Tenaga pengelola obat adalah Asisten Apoteker
Penataan obat sudah baik dan rapih
Petugas obat hanya bertugas untuk pengelolaan obat dan
perbekkes (tidak merangkap lainnya)
PERHATIAN
INFORMASI AUDIT BPK :Diinformasikan kepada seluruh Puskesmas bauik UPT,
UPF dan PUSTU bahwa audit BPK masih berlangsung sampai 5 Mei 214
Pelaporan LPLPO Puskesmas yang belum menyampaikan laporan LPLPO bulan
Maret 2014 sampai tanggal 15 April 2014 adalah : 1. Puskesmas Curug 2. Puskesmas KeradenanMOHON SEGERA DISAMPAIKAN