Tecnologie per gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Nicola Martinelli

Tecnologie per gestire la domanda ed eliminare i costi

improduttivi

Nicola Martinelli

Amministratore Unico eFM s.r.l.

TEMPO

Miglioramenti incrementalinella gestione ottimizzata degli acquisti

SupplyConformità

DemandQuantità

Totale

SourcingPrezzo

Tecnologie per gestire la domanda ed

eliminare i costi improduttivi

3

Analisi del

mercato

Strategie di gara

Selezione e

Negoziazione

Pianificazione ed esecuzione ordini

Avviamento

Contratto

Analisi spesa

attuale e

fabbisogni

Definizione specifiche tecniche e

prezzi

Gestione

Fornitori

SourcingSupply

Management

•Verifica Perimetro Attuale

•Verifica Spesa Attuale

•Budget di spesa

•Bench-marking servizi

•Service Level Agreement

•Specifiche funzionali

•Scouting del mercato

•Creazione ed aggiornamento Albo Fornitori

•Vendor Rating

•Strategie di approvvigionamento

•Procedure acquisto

•Livelli di servizio attesi

•Qualifica fornitori

•Valutazione offerte

•Valutazione Anomalie

•Gestione ricezione Richieste

•Gestione Programmi intervento

•Esecuzione Ordini intervento

•Soddisfazione dell’utente

•Visite Ispettive

•Benestare al pagamento

•Vendor rating

Servizi IntegratiServizi

Integrati

- Complessità della fornitura +

Leve

Focussul costo del prodotto, (Prestazionali )

Strategici

Focussulla gestione del fornitore (Global Service )

Non - Strategici

Focussul costo totale del prodotto

(processi e struttura)

Colli di Bottiglia

Focussulla gestione del prodotto e sulla domanda

(Settoriali)

-Im

po

rtan

za d

ell’

acq

uis

to

+

Igiene Ambientale

Igiene Ambientale

Manutenzione Edificio


Manutenzione impianti speciali

Antincendio

Antincendio

Elevatori

Elevatori

Servizi IntegratiServizi

Integrati

- Complessità della fornitura +

Leve

Focussul costo del prodotto, (Prestazionali )

Strategici

Focussulla gestione del fornitore (Global Service )

Non - Strategici

Focussul costo totale del prodotto

(processi e struttura)

Colli di Bottiglia

Focussulla gestione del prodotto e sulla domanda

(Settoriali)

-Im

po

rtan

za d

ell’

acq

uis

to

+

Igiene Ambientale

Igiene Ambientale



Manutenzione impianti speciali

Antincendio

Antincendio

Elevatori

Elevatori

Demand Manageme

nt

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

1,20

1,40

1,60

1,80

2,00

2,20

0,00 0,20 0,40 0,60 0,80 1,00 1,20 1,40 1,60 1,80 2,00 2,20

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

1,20

1,40

1,60

1,80

2,00

2,20

0,00 0,20 0,40 0,60 0,80 1,00 1,20 1,40 1,60 1,80 2,00 2,20

•Avviamento contratti

•Formazione personale interno

•Consegne Cantieri

Service Desk

Il processo di razionalizzazione della spesa prevede un percorso articolato con possibilità di acquisizione di risultati sin dalle prime fasi. I benefici ottenibili secondo standard nazionali da un approccio integrato possono portare alla riduzione della spesa dal 5% al 25% complessivo in funzione della classe merceologica

Analisi di Benchmark (Valori Medi)

€ -

€ 0,50

€ 1,00

€ 1,50

€ 2,00

€ 2,50

€ 3,00

€ 3,50

0 0,5 1 1,5 2 2,5

Livello Prestazionale (h/mq anno)

Pre

zzo

un

ita

rio

(€

/mq

me

se

)

. Banca A

Banca B

Banca C

Banca D

Banca E

Banca F

Banca G

Banca H

Banca I

Banca L

Banca M

Banca N

basso medio alto

SourcingManagement

Servizi

Lavori

Asset

Prodotti

Condizioni microclima

Spazio di lavoro

Flotta e mobilità

Postazione di lavoro

Fee

SLA

Chargeback

PolicyORGANIZZATIONORGANIZZATION PROVIDERPROVIDER

SourcingManagement

Service desk

Project management

Asset management

E-procurement

Environmental sosteneability

Space managemet

Fleet management

ICT cable telecom

Fee

SLA

Chargeback

PolicyORGANIZZATIONORGANIZZATION PROVIDERPROVIDER

Demand ManagementDemand Management

Verifica perimetro

contrattuale

Verifica perimetro

contrattuale

Verifica della spesa

Verifica della spesa

BudgetBudget

Qualificare e quantificare la spesa complessiva attuale relativa al perimetro di riferimento per identificare la base di riferimento per le analisi di risparmio derivanti dal progetto

Qualificare e quantificare la spesa complessiva attuale relativa al perimetro di riferimento per identificare la base di riferimento per le analisi di risparmio derivanti dal progetto

Definire un budget di spesa sulla base degli obiettivi aziendali: incremento dell’efficienza di servizio dei fornitori, riduzione dei costi, politiche di make or buy, etc.

Definire un budget di spesa sulla base degli obiettivi aziendali: incremento dell’efficienza di servizio dei fornitori, riduzione dei costi, politiche di make or buy, etc.

Mappatura dei servizi in essere nell’azienda e tipologie di servizi lavori asset gestitiMappatura dei servizi in essere nell’azienda e tipologie di servizi lavori asset gestiti

Condition Assessment

Project Management

Capital Budgeting

Demand ManagementDemand Management

Benchmarking servizi

Benchmarking servizi

Service level agreements

Service level agreements

Specifiche di servizio

Specifiche di servizio

Definire il livelli di servizio attesi per ogni tipologia di risultato atteso, in termini di tempi di risposta garanzia di qualità delle prestazioni, etc.

Definire il livelli di servizio attesi per ogni tipologia di risultato atteso, in termini di tempi di risposta garanzia di qualità delle prestazioni, etc.

Ottimizzare i servizi componenti dell’appalto e le specifiche relative.Ottimizzare i servizi componenti dell’appalto e le specifiche relative.

Confrontare le practice attuali e prospettiche con aziende corporate leader nella gestione integrata del medesimo business (istituti bancari, telecom, Energy, etc.),

Confrontare le practice attuali e prospettiche con aziende corporate leader nella gestione integrata del medesimo business (istituti bancari, telecom, Energy, etc.),

Service Desk

Business intelligence

SourcingSourcing

ScoutingScouting

Selezione e valutazione

fornitori

Selezione e valutazione

fornitori

Vendor ratingVendor rating

Definire i criteri di qualificazione dei fornitori sulla base delle regole di qualifica dell’albo fornitori aziendali.delle prestazioni, etc.

Definire i criteri di qualificazione dei fornitori sulla base delle regole di qualifica dell’albo fornitori aziendali.delle prestazioni, etc.

Definire i criteri di valutazione delle performance dei fornitori per integrare il sistema di vendor rating aziendale.

Definire i criteri di valutazione delle performance dei fornitori per integrare il sistema di vendor rating aziendale.

Definire il mercato di riferimento per i servizi oggetto dell’appalto con una analisi delle imprese fornitrici del settore articolate per fatturato specializzazione e territorio di competenza

Definire il mercato di riferimento per i servizi oggetto dell’appalto con una analisi delle imprese fornitrici del settore articolate per fatturato specializzazione e territorio di competenza

Service Desk


ERP

Gestione cataloghi

SourcingSourcing

Strategie approvvigiona

mento

Strategie approvvigiona

mento

Procedure acquisto

Procedure acquisto

Livelli di servizio attesi

Livelli di servizio attesi

Definizione di procedure di approvvigionamento riferimento alle regole di partecipazione: inviti pre-qualifica, criteri di selezione delle offerte più vantaggiose etc. Criteri di negoziazione: busta chiusa, negoziazione, asta inversa, etc.

Definizione di procedure di approvvigionamento riferimento alle regole di partecipazione: inviti pre-qualifica, criteri di selezione delle offerte più vantaggiose etc. Criteri di negoziazione: busta chiusa, negoziazione, asta inversa, etc.

Definizione dei criteri di valutazione degli approvvigionamenti in termini di puntualità, scorte minime, soglie di ritardo, ecc

Definizione dei criteri di valutazione degli approvvigionamenti in termini di puntualità, scorte minime, soglie di ritardo, ecc

Definizione dei lotti di approvvigionamento criteri di remunerazione e durate dei contrattiDefinizione dei lotti di approvvigionamento criteri di remunerazione e durate dei contratti


Capital Budgeting

Project Management

SourcingSourcing

Qualifica dei fornitori

Qualifica dei fornitori

Valutazione offerte

Valutazione offerte

Valutazione anomalie

Valutazione anomalie

Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi costi benefici delle proposte migliorative offerte..

Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi costi benefici delle proposte migliorative offerte..

Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi dei fattori di produzione e verifica della congruità del prezzo sulla base delle tariffe orarie di legalità e degli eventuali sgravi fiscali e contributivi delle imprese.

Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi dei fattori di produzione e verifica della congruità del prezzo sulla base delle tariffe orarie di legalità e degli eventuali sgravi fiscali e contributivi delle imprese.

Supporto operativo nell’analisi amministrativa e tecnica delle richieste di partecipazione pervenute. Verifiche incrociate della congruenza delle informazioni inviate.

Supporto operativo nell’analisi amministrativa e tecnica delle richieste di partecipazione pervenute. Verifiche incrociate della congruenza delle informazioni inviate.

Project Management

Service Desk

Supply ManagementSupply Management

Procedure di avviamento

Procedure di avviamento

Formazione personale interno

Formazione personale interno

Assistenza consegna cantieri

Assistenza consegna cantieri

Formazione ai responsabili territoriali del contratto sulle specifiche procedure di avviamento , controllo dei servizi sistemi di supporto alle operazioni.

Formazione ai responsabili territoriali del contratto sulle specifiche procedure di avviamento , controllo dei servizi sistemi di supporto alle operazioni.

Assistenza organizzativa nella programmazione della fase di consegna cantieri, al fine di garantire la continuità dei servizi.

Assistenza organizzativa nella programmazione della fase di consegna cantieri, al fine di garantire la continuità dei servizi.

Assistenza in fase di avviamento del contratto in tutte le attività di trasferimento delle informazioni tecniche contenute nel contratto di servizio.

Assistenza in fase di avviamento del contratto in tutte le attività di trasferimento delle informazioni tecniche contenute nel contratto di servizio.

Furniture & Equipment

On demand work

Service Desk

Gestione cataloghi

Project Management


Gestione richiesteGestione richieste

Gestione ordini di intervento

Gestione ordini di intervento

Verifica dell’effettivo rispetto dei programmi operativi inseriti nelle specifiche da parte dei fornitori

Verifica dell’effettivo rispetto dei programmi operativi inseriti nelle specifiche da parte dei fornitori

Assistenza nell’analisi della domanda dei servizi anche attraverso i sistemi informativi di governo degli ordinativi previsti nella commessa.

Assistenza nell’analisi della domanda dei servizi anche attraverso i sistemi informativi di governo degli ordinativi previsti nella commessa.

On demand work

Service Desk



Analisi soddisfazione

utente

Analisi soddisfazione

utente

Visite ispettiveVisite ispettive

Definizione campione significativo di visite da effettuare sulla base dei livelli di qualità attesa. Pianificazione delle ispezioni ed esecuzione delle stesse

Definizione campione significativo di visite da effettuare sulla base dei livelli di qualità attesa. Pianificazione delle ispezioni ed esecuzione delle stesse

Anali della soddisfazione dell’utente con particolare riferimento ai servizi attivi Anali della soddisfazione dell’utente con particolare riferimento ai servizi attivi Service Desk


Analisi informazioni di ritorno

Analisi informazioni di ritorno

Analisi della qualità e della conformità delle informazioni presenti nel sistema informativo di governo del servizio

Analisi della qualità e della conformità delle informazioni presenti nel sistema informativo di governo del servizio

Reports Analysis

Demand Management

Backup slides Backup slides

Bisogni



DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI



Le SFIDE per un sourcing strategico:• Identificazione ed Adozione di

processi di standardizzazione del sourcing.

• Adozione di tecnologie per migliorare la visibilità, la tempestività e la accuratezza dei dati di spesa.

• Completa automazione dei processi : implementazione di un

sistema di e-sourcing.• Semplificazione delle architetture

informatiche.• Centralizzazione dei processi.

• Creazione di una specifica

struttura del sourcing.• Condivisione delle informazioni

tra le principali funzioni e linee di business.

• Gestione e coordinamento di gruppi di lavoro multifunzionali.

• Sufficiente budget per implementare l’e-sourcing.

• Forte supporto del top

management.



Contract Lifecycle Management (CLM)

Contract Lifecycle Management (CLM)

Selezione dei Sourcing Toolpiù

appropriati per gestire la domanda

E-sourcingE’ la struttura portante

di ogni moderno

sourcing strategico.

Sistemi

automatizzati di

analisi della spesa

1

2

3




di ogni moderno sourcing strategico.


di ogni moderno sourcing strategico.

PROCESSI AUTOMATIZZATI:

•RFP,

• richieste di offerte on-line,

• reverse auction,

• negoziazione con i fornitori.

PROCESSI AUTOMATIZZATI:

•RFP,

• richieste di offerte on-line,

• reverse auction,

• negoziazione con i fornitori.

OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI.

•Raccolta dei dati storici

•Andamento dei trend di spesa

•Statistiche

OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI.

•Raccolta dei dati storici

•Andamento dei trend di spesa

•Statistiche

TECNOLOGIE DI BASE



Gestione del Ciclo di vita dei contratti Contract Lifecycle Management (CLM)

E’ necessario per l’esecuzione ed il controllo dei contratti.

TECNOLOGIE DI BASE

Gli applicativi Contract Lifecycle Management automatizzano gli elementi di processo:

-creazione e approvazione del contratto,

-gestione degli accordi con i fornitori,

-analisi dei dati e delle prestazioni.

Gli applicativi Contract Lifecycle Management automatizzano gli elementi di processo:

-creazione e approvazione del contratto,

-gestione degli accordi con i fornitori,

-analisi dei dati e delle prestazioni. 25



TECNOLOGIE DI BASE

26

Sistemi automatizzati di

Analisi della SpesaSistemi automatizzati di

Analisi della Spesa

-valutazione ripetibile delle prestazioni del sourcing, -conduzione delle negoziazioni in maniera informata, -gestione della riduzione dei costi.

-valutazione ripetibile delle prestazioni del sourcing, -conduzione delle negoziazioni in maniera informata, -gestione della riduzione dei costi.

-supporto ad ogni attività di sourcing -rapporti, utilizzanti dati in tempo reale, a diversi livelli.

-supporto ad ogni attività di sourcing -rapporti, utilizzanti dati in tempo reale, a diversi livelli.



Tipologia di contratti nel RE

Gestione eterogenea

e complessa

Gestione eterogenea

e complessa

Contratti di Beni di Consumo (computers, cancelleria, strumenti…..)

Contratti di Servizi e Lavori (consulenza, ticket, operazioni…. )

Contratti di Assett (veicoli, attrezzature complesse…. )



Problematiche di gestione dei contratti

Proliferazione di sistemi informativi specifici.

Separazione tra gestione economica (pagamenti) e gestione operativa.

Aumento di competenze specifiche e di figure professionali dedicate alla gestione.



FORNITORIFORNITORI AZIENDAAZIENDAARCHIBUS/E-SourcingARCHIBUS/E-SourcingOUTSOURSING – ASPOUTSOURSING – ASP

ANAGRAFICAANAGRAFICAUTENTIUTENTI

B.I.B.I.• CRUSCOTTOCRUSCOTTO• KPIKPI• STORICOSTORICO

CENTRALE CENTRALE DI DI COORDINACOORDINAMENTOMENTO

ERPERPSAPSAP…………

ARCHIBUSARCHIBUS

•CataloghiCataloghi•LavoriLavori•ServiziServizi•AssetAsset

• OrdineOrdine• DDTDDT• FattureFatture

e-sourcinge-sourcing



I RISULTATI DI UN SOURCING STRATEGICO

Risultati:

con più del 70% di spesa sotto controllo ( best in class) sono possibili risparmi nella gestione della

domanda fino al 20%.

Tecnologie per gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Nicola Martinelli

Documents

Transcript of Tecnologie per gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Nicola Martinelli