TCNICA PARA LA SOLUCIN DE PROBLEMAS APLICADA A UNA EMPRESA

REAL

INTRODUCCION

Diariamente es necesario enfrentar problemas y conflictos a los cuales se les deben

encontrar soluciones aceptables de acuerdo al contexto. El proceso de solucionar

problemas implica una serie de capacidades y habilidades del pensamiento que es

importante desarrollar y evaluar en la preparacin acadmica.

Una de las capacidades ms importantes en la resolucin de problemas es la de hacer

preguntas que permitan surgir de un conflicto y sortear la dificultad, algunas preguntas

pueden servir para identificar el problema, otras para buscar alternativas, etc. Es posible

preguntarse: qu es lo que hace problemtica esta situacin? Qu me falta por saber?

Cuntos problemas estn involucrados? Cul voy a intentar resolver? Qu es lo que

no funciona? Cules son las alternativas que se pueden tomar? Qu conozco sobre

este tema? Por dnde puedo empezar para que sea ms fcil? etc.

1. DEFINICIN DE PROBLEMAS

Cuando hablamos de problemas, estamos hablando de elementos que obstaculizan el

correcto o normal desempeo de los procesos, situaciones y fenmenos que nos

rodean. Estos problemas pueden ser alteraciones generadas accidental o

voluntariamente por agentes externos y su resolucin se convierte entonces en algo

de suma importancia para restituir las condiciones de normalidad antes existentes.

Para esto existen diferentes herramientas para la solucin de problemas como son:

a. Brainstorming (Tormenta de Ideas)

En los trminos ms simple, es un grupo de personas que usan su poder de

pensamiento colectivo para crear ideas.

El brainstorming, puede definirse tambin como un mtodo que permite producir ideas

sobre los problemas de un rea o las causas que generan los mismos o soluciones

que podran generarse al respecto.

Reglas para llevar a cabo una tormenta de ideas:

- Escoger a alguien para ser el facilitador y apunte las ideas.

- Anotar todas las ideas que surgen en una hoja. Todas las ideas aportan por ms

descabelladas que parezcan.

- Escribir cada idea en el menor nmero de palabras posibles

- Establecer un tiempo lmite para la sesin.

- Formatear la creatividad. Construir sobre ideas de otros

- Eliminar las duplicaciones o similitudes.

Aplicacin Real:

Tema: Elevados costos de produccin.

Item Problemas

1 Incumplimiento con la fecha de entrega de los pedidos

2 Falta de control en los programas de produccin

3 Mano de obra deficiente en calidad

4 Funciones mal definidas

5 Altos costos en reprocesos

6 Falta de plan de mantenimiento de maquinarias

7 Falta de plan ambiental

8 Costo de almacenaje altos

9 Deficiente control del stock

10 Deficiencia en el abastecimiento de materiales

11 Elevado nivel de comunicacin informal

12 Falta de control de la real capacidad productiva

13 Parte de la maquinaria obsoleta

14 Falta de programas de capacitacin / motivacin

15 Excesiva presin de trabajo hacia la personas

16 Deficiencias en el clculo de costos y costos de reprocesos

17 Falta de anlisis para efectuar cambios en el proceso productivo

18 Demora en recepcin de materiales de proveedores

19 Deficiente informacin de Planeamiento a otras reas

20 Deficiente control de consumo de materia prima

21 Persistente presiones que causan temor en el trabajo

22 Falta de control de calidad en la recepcin de materiales

23 Excesiva demanda en labores de mantenimiento

24 Falta de control de eficiencias y eficacias

25 Disposicin inadecuada de planta

26 Uso indebido de insumos

b. Matriz de Multivotacin

La Multivotacin es una tcnica en grupo para reducir una larga lista de elementos a

unos pocos manejables (generalmente de tres a cinco).

Esta herramienta es utilizada despus de realizada una tormenta de ideas. Teniendo

la lista de los posibles problemas, los miembros del grupo someten a votacin cada

una de las ideas, cada miembro deber escoger una sola idea durante las rondas.

Esta matriz deber recorrer de 2 a 3 rondas de votacin separando entre ronda y

ronda las ideas con mayor votacin.

Aplicacin Real

MATRIZ DE MULTIVOTACIN

Tema: Elevados costos de produccin.

Propsito: Elegir las mejores ideas que puedan convertirse en proyectos de mejora a travs de un

brainstorming y de multivotacin.

Item Problemas VOTACIN

1ra. 2da. 3ra. Orden

1 Incumplimiento con la fecha de entrega de los pedidos 3

2 Falta de control en los programas de produccin 1

3 Mano de obra deficiente en calidad 4 3

4 Funciones mal definidas 4 4

5 Altos costos en reprocesos 2

6 Falta de plan de mantenimiento de maquinarias 4 4 3 3ro

7 Falta de plan ambiental 1

8 Costo de almacenaje altos 2

9 Deficiente control del stock 1

10 Deficiencia en el abastecimiento de materiales 1

11 Elevado nivel de comunicacin informal 2

12 Falta de control de la real capacidad productiva 3

13 Parte de la maquinaria obsoleta 4 3

14 Falta de programas de capacitacin / motivacin 4 4 5to

15 Excesiva presin de trabajo hacia la personas 2

16 Deficiencias en el clculo de costos y costos de reprocesos 4 4 3 4to

17 Falta de anlisis para efectuar cambios en el proceso

productivo

3

18 Demora en recepcin de materiales de proveedores 1

19 Deficiente informacin de Planeamiento a otras reas 3

20 Deficiente control de consumo de materia prima 4 4 4 1ro

21 Persistente presiones que causan temor en el trabajo 2

22 Falta de control de calidad en la recepcin de materiales 1

23 Excesiva demanda en labores de mantenimiento 2

24 Falta de control de eficiencias y eficacias 4 4 4 2do

25 Disposicin inadecuada de planta 3

26 Uso indebido de insumos 4 3

c. Matriz de Seleccin de proyectos

Las ideas que tuvieron mayor cantidad de votos despus de la ltima ronda de la

matriz anterior, son seleccionadas como posibles proyectos de mejora y solucin del

problema. Dentro de esta matriz se realiza una relacin entre los posibles proyectos de

mejora con algunos criterios seleccionados anteriormente, que se basan en las

necesidades del cliente, el tiempo de implementacin, los efectos sobre la

productividad y los efectos sobre la inversin requerida y la rentabilidad percibida.

Colocando una escala de calificacin.

En esta matriz los miembros del grupo tendrn que votar sobre la relacin que existe

entre los posibles proyectos de mejora y los criterios definidos basndose en la escala

de calificacin.

Aplicacin Real

Propsito: Establecer la importancia relativa de los proyectos seleccionados y as elegir uno de ellos

para que se convierta en nuestro proyecto de mejoramiento.

1 2 3 4 5

3 2 5 -2 4

1 0 4 0 3 2 0 0 5 2 3 0 0 1 4

0 -1 1 5 0

0 5 0 2 2 1 1 2 2 0 0 5 0 5 0

5 1 3 0 2

5 4 1 2 3 5 3 2

4 -1 -5 3 5

1 4 1 4 5 2 3 5

5 0 5 -1 0

5 5 5 1 4 1 3 1

0 2 5 1 5

5 1 1 3 5 4 1 5

Votos finales: 26 21 24 22 25

Notas: Los valores monetarios que figuran en la modalidad de calificacin son nicamente referenciales.

Efecto menor

que los dems

Igual efecto que

los dems

Efecto mayor

que los dems

Efecto menor

que los dems

Igual efecto que

los dems

Efecto mayor

que los dems

MATRIZ DE SELECCIN DE PROYECTOS

No Tal vez o medio Si

Menor que S/.

3000

Mayor que

S/.10 000.00

Entre S/. [10

000, 3 000]

Modalidad de Calificacin

- +

Inversin requerida (*)

Efecto sobre el margen de

rentabilidad

Incremento en la satisfaccin

de los miembros de la empresa

Necesidad de la mejora

Tiempo de implementacin

Efecto sobre la productividad

Igual que los

dems

Mayor que los

dems

Menor que los

dems

Mayor a 12

meses

Entre 6 y 12

meses

Menor a 6

meses

Definicin del

Criterio

Falta de control

de eficiencias y

eficacias

Deficiente

control de

consumo de

materia prima

PROYECTOS

Falta de

programas de

capacitacin /

motivacin

Deficiencias en el

clculo de costos

y costos de

reprocesos

Falta de plan de

mantenimiento de

maquinarias

Resumen de matriz de seleccin

Dentro de esta matriz se realiza la relacin que existe entre los posibles proyectos de

mejora y los criterios. Sumando al final de la matriz las valoraciones segn su relacin.

Aplicacin Real:

1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

6

TOTAL 26 21 24 22 25

5 de + 5 a + 3

4 de + 2 a + 1

3 de 0 a -1

2 de - 2 a - 3

1 de - 4 a - 5

RESUMEN DE MATRIZ DE SELECCIN

VALORACIONES

ProyectosCriterios

2. IDENTIFICACIN DE LAS CAUSAS

a. Diagrama de Ishikawa o de Causa Efecto

El diagrama de Ishikawa, tambin llamado diagrama de causa-efecto, que por su

estructura ha venido a llamarse tambin: diagrama de espina de pez, que consiste en

una representacin grfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una

especie de espina central, que es una lnea en el plano horizontal, representando el

problema a analizar, que se escribe a su derecha. Fue creado por el licenciado en

qumica japons Dr.Kaoru Ishikawa en el ao 1943.

Representa grficamente las relaciones mltiples de causa - efecto entre las diversas

variables que intervienen en un proceso. En teora general de sistemas, un diagrama

causal es un tipo de diagrama que muestra grficamente las entradas o inputs, el

proceso, y las salidas o outputs de un sistema (causa-efecto), con su respectiva

retroalimentacin (feedback) para el subsistema de control.

Causa: El problema analizado puede provenir de diversos mbitos como la salud,

calidad de productos y servicios, fenmenos sociales, organizacin, etc. A este eje

horizontal van llegando lneas oblicuas -como las espinas de un pez- que representan

las causas valoradas como tales por las personas participantes en el anlisis del

problema. A su vez, cada una de estas lneas que representa una posible causa,

recibe otras lneas perpendiculares que representan las causas secundarias. Cada

grupo formado por una posible causa primaria y las causas secundarias que se le

relacionan forman un grupo de causas con naturaleza comn. Este tipo de herramienta

permite un anlisis participativo mediante grupos de mejora o grupos de anlisis, que

mediante tcnicas como por ejemplo la lluvia de ideas, sesiones de creatividad, y

otras, facilita un resultado ptimo en el entendimiento de las causas que originan un

problema, con lo que puede ser posible la solucin del mismo.

Aplicacin Real:

b. Diagrama Por qu - Por qu (Why - Why)

El objetivo principal de este diagrama es resolver problemas bastante reduccionistas y

orientado a resolver los efectos y las consecuencias del problema; en lugar de

identificar sus causas y atacar el problema en su origen.

Metodologa de aplicacin:

1.- Observar que es necesario siempre identificar y definir la funcin til principal de

las causas principales.

2.- Aadir causas secundarias en cada rama

3.- Comprobar la lgica toda del diagrama porque-porque

4.- Finalmente integrar el diagrama relacionando cada una de las causas derivadas el

diagrama Causa Efecto. La causa que mas se interrelaciones sera la causa critica o

dominante

3. DISEO DE LA SOLUCIN

a. Anlisis de campo de fuerzas

El Anlisis del Campo de Fuerzas es una herramienta que es utilizada para ayudar a

facilitar el cambio. El Anlisis del Campo de Fuerzas ve el cambio como fuerzas

diferentes que compiten entre s. Existen dos fuerzas con las que trabajaremos aqu.

Las Fuezas Impulsoras (Driving Forces), las cuales facilitan el cambio y las Fuerzas

Restringentes (Restraining Forces), las cuales evitan que el cambio ocurra. Esta

herramienta se enfoca en la identificacin de estas fuerzas y en relacionarlas con el

cambio potencial.

Se puede utilizar en cualquier momento que se espere un cambio significativo. El

Anlisis del Campo de Fuerzas nos ayuda a determinar hasta dnde el cambio puede

ser difcil. El Anlisis del Campo de Fuerzas nos permite ver los factores que

contribuyen al xito o fracaso de la solucin propuesta.

Aplicacin Real

1 1

2 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15

16

17

Declaracin del Estado Actual: La subcontratacin conlleva a la poco identificacin del personal por ende genera poco inters y compromiso

en sus responsabilidades, debido a que no percibe los mismos beneficios que el personal de la empresa.

Produciendo fallas o errores en sus funciones en diferentes etapas del proceso.

Problema Crtico: Deficiente control de consumo de materia prima

ANLISIS DE CAMPO DE FUERZAS

Objetivo: Obtener los pasos clave para la solucin de la Causa Dominante.

Empresa establecida en el mercado.

Efectividad en el servicio

No contar con ISO de calidad

Fuerzas NegativasFuerzas Positivas

Causa Dominante: Alta subcontratacin del personal de la empresa.

Tiene el know how bien establecido.

Especializacin en un rubro especfico.

Bien integrado

Tiene reputacin

Procesos flexibles

Tiene buena ubicacin

Acceso a las materias primas

Satisfaccin de los clientes atendidos

Productos fiables y certificados.

Puede expandir mercado por ser una de las pocas empresas.

Pueden diversificar sus lneas dependiendo de los clientes.

Ampliar su la estructura fsica de la empresa.

Alianzas estratgicas con proveedores extranjeros.

Aumentar la cantidad de trabajadores.

Proveedores dispuestos a mejores acuerdos debido a

nuestros pedidos constantes.

Alta rotacin de personal

Antigedad de maquinas

Mano de obra poco especializada.

No hay Identificacin del personal

Ambiente laboral hostil

Poco apoyo de la alta gerencia

No hay capacitacin a los trabajadores en nuevas tecnologas

Nmero de trabajadores insuficiente por temporadas.Aparicin de nuevas empresas del rubro por ver un amplio

mercado

Aparicin de productos sustitutos

Fluctuacin de polticas arancelarias, ya que se exporta a 5

pases, y afecta nuestros costos.

Empresas extranjeras con precios menores a los ofrecidos.

Algunos competidores estn alindose y ofreciendo mayor

cobertura.

b. Plan de Accin

Los planes de accin son instrumentos gerenciales de programacin y control de la

ejecucin anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las

dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el

Plan Estratgico.

Dichos planes, en lneas generales, se colocan en un espacio definido de tiempo y

responsabilidad, las tareas especficas, para contribuir a alcanzar objetivos superiores.

Todos los planes de accin presentan su estructura de modo "personalizado" para

cada proyecto, es decir, depende de los objetivos y los recursos, cada administrador

presenta su plan de accin adecuado a sus necesidades y metas.

Para realizar el control del plan de accin, es necesario definir un indicador, que nos

muestre la efectividad de la implementacin del plan.

DIVISIN

DEPARTAMENTO

SECCIN

Ener

o

Feb

rero

Mar

zo

Ab

ril

May

o

Jun

io

Julio

Ago

sto

Seti

emb

re

Oct

ub

re

No

viem

bre

Dic

iem

bre

P

E

Indicadores de Gestin P

E

P

E

P

Mes Indicador 1 Indicador 2 E

Enero

Marzo

Abril P

Mayo E

JunioJulio

Agosto

Setiembre P

Octubre E

NoviembreDiciembre

Notas.-

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

Operaciones Objetivo

EstratgicoMejorar el control de consumo de materia prima para reducir costos de produccin.. Planta jabn

Produccin

Why What & Where Who

Indice de rotacin de personal:

(NES/NET)*100

NES: Numero empleados salientes

NET: Nmero empleados totales

Indicador Actual Propuesto

How Much

When

Plan de Accin Acciones Responsable Directo

Cronograma (del 2014 al 2015)

Inversiones (US$)

Jefe de Control de Calidad y Jefe de

Planta

Presentar un cronograma de capacitacin

quincenal, sobre nuevas metodologas de

control.

S/. 3000-5000

Crear un plan de incentivos en diferentes

aspectos.

Jefe de recursos Humanos y Jefe

de Planta Aproximadamente S/. 1000

Febrero

Jefe de Recursos Humanos y Jefe

de Control de Calidad -

Alta subcontratacin del personal de la empresa.Mejorar el procedimiento de seleccin de

personal Jefe de Recursos Humanos

S/. 3000-4000

Promover el uso de crculos de calidad en

diversas reas de la empresa

S/. 6000-8000

Adquisicin de un nuevo sistema de gestin que

se ajuste a la realidad de la empresa.Jefe de Sistemas

S/. 5,000

Buscar certificaciones que le den un respaldo al

personalGerencia y Jefes de reas

Aplicacin Real: Plan de Accin