T.C . İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı
description
Transcript of T.C . İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı
T.C.İçişleri Bakanlığı
Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı
Doküman Yönetim Sistemi
2012
İçindekiler
Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Evrak Modülü Sistem Kullanım Özellikleri
Evrak Oluştur (Az Bilinen Özellikler)Evrak Ön İzleme ÖzelliğiÖzel Durum Ekleme Özelliğie-İmza İstatistikleri SayfasıHavale Onayı Süreci
Evrakı Dosyasına Kaldırma(Kapatma Akışı)Evrak Silmee-İmza BekleyenEvrak KlasörümMobil Uygulamalar
Evrak Modülü İstatistikleri
Yıllara Göre Evrak İstatistikleri (Eylül 2012)
Gelen Evrakların İç ve Dış Birimlere Havale BilgileriEvrak Modülünün Sağladığı Tasarruf (2012-Eylül)TS 13298 Standardı2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler2012 Yılı GeliştirmelerYol Haritası
Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Dünya çapında bilgi teknolojileri alanında araştırma ve danışmanlık
şirketi Gartner’a göre, çalışanlar zamanlarının yüzde 30'u ile yüzde 40'ı arasını belge oluşturmak, aramak, almak, tasnif etmek ve düzenlemek için harcamaktadırlar.
1/44
Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Bilginin hızla yayıldığı bilgi ve teknoloji çağında bilgiye bir an önce
ulaşmak için iş süreçlerini hızlandırmak isteyen organizasyonlar, kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi birikimine ulaşmak için harcanan zamanı en aza indirgemeyi hedeflemektedirler.
2/44
Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Organizasyonların karar verme sürecinin hızlanmasına, belge
güncelliğinin sağlanmasına ve iş açısından kritik bilgilere kurumsal bir temelde erişilmesine yardımcı olmak için, belgelerini etkili ve güvenli bir şekilde yönetmelerine, düzenlemelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyacak bir sisteme gereksinimleri vardır.
3/44
Doküman Yönetim Sistemi(DYS)İçişleri Bakanlığı yoğun evrak akışına sahip, bilgi güvenliği ön planda
olan, bilgiye erişim hızının ve bilgi güvenilirliğinin önem arz ettiği bir kurum olduğu için, iş süreçlerinde gelişmiş bir belge yönetim sistemine ihtiyaç duyulmuş ve çözüm olarak e-İçişleri projesi kapsamında Doküman Yönetim Sistemi (DYS – Evrak Modülü) hayata geçirilmiştir.
4/44
DYS
Doküman Yönetim Sistemi(DYS)Böylece, belge hazırlama süreçlerinin hızlandırılması, baştan sona takip
edilebilmesi, raporlanması ve yönetilmesi sağlanmıştır. Ayrıca veri standartları oluşturularak gerekli bütün veriler bu standartlara uygun ve güvenli bir şekilde saklanmış, bu bilgilere hızlı ve etkili bir şekilde ulaşılması mümkün olmuştur.
5/44
Evrak Modülü Sistem Kullanım Özellikleri
6/44
Evrak Oluştur (Az Bilinen Özellikler)
Evrak oluşturma sayfasında güncelleme yapılabilir.› İçerikte değişiklik yapılırsa sistem otomatik olarak evrakı ilk parafçıya döndürür.› Evrakın kaydedilen bütün versiyonları görülebilir ve karşılaştırılabilir.
Yazı alanında Shift+Enter paragraf sonu yapar. Geri al (undo) özelliği ile metin alanında yapılan son 500 işleme kadar geri
alınabilir.
7/44
Evrak Ön İzleme Özelliği
Gelen evrak, paraf bekleyen, imza bekleyen vb. birçok sayfada kullanılmaktadır İçeriğe hızlı ulaşım Sistem performansına pozitif etki İmleç konu üzerine geldiğinde otomatik açılır-kapanır İçerik butonuna basılarak açıldığında ön izleme penceresi açık kalır
8/44
Özel Durum Ekleme ÖzelliğiEvrak aramalarında yalnızca birimde üretilmiş ve kişi
tarafından işlem yapılmış evraklar görünür.
Birim amirleri modül aracılığıyla
Kullanıcılara evrak görme yetkisi verebilir
Kullanıcıların evrakları görmesini engelleyebilir
9/44
e-İmza İstatistikleri Sayfası
Amirlerin, birimlerindeki e-imza istatistiklerini görebildiği sayfadır.
3 farklı istatistik alınabilir.
Kişi Arama
Birim Arama
Birimde Çalışan Personel Arama
Kişi Arama
10/44
Birim Arama
Birimde Çalışan Personel Arama
11/44
Havale Onayı Süreci Birim evrakçısı evrakın gideceği yeri seçer ve amirine onaya gönderir Amir;› Havale onayını verebilir
› Havale yerlerinde değişiklik yapabilir
› Not yazıp geri gönderebilir Amirlerin iş yükü azalır Evrak akışı hızlanır
12/44
Evrakı Dosyasına Kaldırma(Kapatma Akışı)
İşlemi biten evrak için;› Kapatma akışı başlatılır› Seçilen imza rotasına göre süreç ilerler› Kapatma imza işleminden sonra süreç tamamlanır
Bütün işlemler toplu olarak da yapılabilir
Kullanıcılar tarafından işlemi tamamlanarak dosyasına kaldırılacak evraklar için İmzacı konumunda siz seçildiyseniz, Evrak Ana Sayfasındaki Kapatma İşlemleri menüsüne girerek İmzalayacaklarım alanındaki evraklara onay vermeniz gerekmektedir. Aksi taktirde evrak kapatılmış olarak görünmeyecektir.
13/44
Evrak SilmeEvrakı Kim Silebilir?
İmza aşamasına kadar evrakı oluşturan kişi Evrak sayı aldıktan sonra yalnızca imza atan amir Postalanan evrak karşı kurumda teslim alınana kadar imzacı
14/44
e-İmza Bekleyen Sayı almış fakat e-İmza işlemi tamamlanamamış evrakları içerir e-İmza işlemi bu sayfada tamamlanabilir Bu sayfada imzalama işlemi tamamlanan evraklar;
› Birim postasına düşer veya› Otomatik gönderilir
15/44
Evrak Klasörüm Özellikleri;
› Kişiye özel kullanım› Klasör – alt klasör yapısı› Klasör ekleme, silme, taşıma› Evrak ekleme, çıkarma, klasörler arası transfer
Evrakların kopyası saklanır Hızlı erişim Birbiriyle ilgili evraklara kolay ulaşım
16/44
Mobil Uygulamalar Mobil cihazlar üzerinden evraklara erişim Yetenekleri
› Evrak içeriği görüntüleme
› E-imzasız paraf ve imza
› Havale ve havale onayı
› Kapatma onayları
› İşlem yapılan evrakların görüntülenmesi
Mobil imza ile entegrasyon sonrası e-imzalı paraf ve imza
17/44
Evrak Modülü İstatistikleri
Evrak Modülü Kullanım OranıBakanlık Birimlerinde %100E-İçişleri Modülleri Arasında %93
Yıllık Ortalama10.000.000 Gelen Evrak4.000.000 Giden Evrak62.500.000 İşlem Sayısı (İmza, Havale, Posta vb.)
Günlük Ortalama40.000 Gelen Evrak15.000 Giden Evrak250.000 İşlem Sayısı (İmza, Havale, Posta vb.)
18/44
Yıllara Göre Evrak İstatistikleri (Eylül 2012)
19/44
2010 2011 20120
2,000,000
4,000,000
6,000,000
8,000,000
10,000,000
12,000,0009,
759,
535
10,8
77,5
76
7,98
1,29
6
2,83
1,56
4
3,58
9,22
9
3,27
0,54
2
886,
529 3,
585,
544
3,08
4,07
5
Gelen Evrak Giden Evrak e-İmza Oranları
Gelen Evrakların İç ve Dış Birimlere Havale Bilgileri
20/44
2010 2011 2012 Eylül0
2,000,000
4,000,000
6,000,000
8,000,000
10,000,000
12,000,000
9,75
9,53
5
10,8
77,5
76
7,98
1,29
6
5,39
9,97
5
5,48
6,41
7
4,02
6,43
7
4,35
9,56
0
5,39
1,15
9
3,95
4,85
9
Gelen Evrak Dış Adrese Havale İç Adrese Havale
Evrak Modülünün Sağladığı Tasarruf (2012-
Eylül)
İç Birime Dijital Ortamda Giden İç Birime Kağıt Ortamında Giden Dış BirimeKağıt Ortamında GidenDağıtım Sayısı Dağıtım Sayısı Dağıtım Sayısı
Adet 1729169 526734 2948760Posta fiyatı 0,65 TL 0,65 TL 0,90 TLZarf 0,35 TL 0,35 TL 0,35 TLToner 0,50 TL 0,50 TL 0,50 TLKağıt 0,05 TL 0,05 TL 0,05 TLEvrak Başına Maliyet 1,55 TL 1,55 TL 1,80 TLToplam Maliyet 2.676.754 TL 815.384 TL 5.301.870 TLYıllık Toplam Maliyet 3.569.005 TL 1.087.179 TL 7.069.161 TLGenel Toplam 11.725.344,43 TL
• Zaman• Postanın hedefe anında ulaşması• Paraf ve imza sürecinin hızlanması• Evraklara hızlı ulaşım
• İşgücü• Toplu işlem yapılabilmesi• Evraklara kolay ulaşım• Evrakların takibi• Evrak süreçlerinin incelenebilmesi
• Maliyetler• Posta• Toner, Kağıt, Zarf...
21/44
TSE Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardıdır Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ilk değerlendirmesi %68 uyum Belirlenen başlıca gereksinimler
› Konu gruplarının yönetimi › Saklama planları› Tasfiye işlemleridir
Yazılım süreçleri tamamlanmıştır %90 uyum Gereksinimler tamamlandığında %100 uyum
TS 13298 Standardı
22/44
Konu Gruplarının Yönetimi› Gerekli modül tasarımı ve sisteme entegrasyonu› Favori konu grupları sayfasının eklenmesi› Alt konu başlıklarının zenginleştirilmesi
TS 13298 Standardı
23/44
Saklama Planı› Saklama planı Belgenin sistemde saklanacağı süre› Konu grubu ve saklama planı eşleştirilmesi
Tasfiye İşlemleri Saklama süresi sonunda tasfiye sürecinin belirlenmesi
› İmha› Tekrar değerlendirme› Başka kuruma transfer
Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından Merkez Birimlere yazılan yazı ile ihtiyacı karşılayacak alt konu başlıkları derlenmektedir.
Alt konu başlıklarının derlenmesinin ardından İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından Saklama Planları belirlenecektir.
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler
24/44
İyileştirmelerin Belirlenmesi Süreci
İstek bildir modülünden gelen bildirimler Yardım masasına gelen mail ve telefonlar Analiz ekibi tarafından birimlerde yapılan incelemeler Eğitimlerde alınan istekler
Bu süreçte belirlenerek çalışması yapılmış olan birçok ara madde bulunmasına rağmen kullanıcıya doğrudan yansımış olan önemli iyileştirmeler aşağıda listelenmiştir.
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler
25/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler
• Evrak Kapatma İşlemleri sayfasında tek kişilik rota kullanıldığında anında kapanma özelliği getirilmiştir.
26/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler
Kullanıcının işlem yaptığı veya biriminde işlem gören evraklara daha kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabilmesi için arama ekranlarına “Kişisel Evraklarımda Ara” ve “Birim Evraklarında Ara” seçenekleri eklenmiştir.
27/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler
Evrak oluşturma işlemi sırasında kullanıcıların yanlışlıkla sayfadan çıkarak yazdıklarını kaybetmelerini engellemek için önlemler alınmıştır.
28/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler
Giden evrak amir sayfalarına «ek» ve «süreç» butonları eklenmiş bu sayede evraka ilişkin üst verilere kısa yoldan ulaşılması sağlanmıştır.
29/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler
Gelen Evrak, Takip Ettiklerim, Parafladıklarım, İmzaladıklarım vb. sayfalara evraklarla toplu işlem yapılabilmesi özelliği eklenmiştir
30/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler• Standart dosya planı
seçiminin daha hızlı ve doğru bir şekilde yapılabilmesi için kullanıcılara favori konu gruplarını belirleme imkânı verilmiştir..
• Genel evrak bürosuna yalnızca kâğıt ortamında gidecek olan evrakların düşmesi sağlanmış, böylelikle personelin iş yükü azaltılmıştır.
31/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler• Posta birimlerine kağıt ortamında gitmeyecek evraklar için toplu postalama
özelliği getirilmiş ve sürecin hızlanması sağlanmıştır.
Posta raporu üzerinde değişiklikler yapılarak, saate göre, evrakçı yetkisine göre, posta tipine göre ve gönderilen birime göre gruplu rapor alma özellikleri eklenmiştir.
32/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmelerDağıtım planlarına şahıslarında eklenebilmesi sağlanarak evrak oluşturma sürecinin hızlandırılması sağlanmıştır.
Mobil e-içişleri sitesine istatistik sayfaları eklenmiştir.
33/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmelerBirim evrak listeleme sayfalarında evrakların geldikleri birimlere göre gruplanması özelliği sisteme eklenmiş ve birim evrak işlemleri hızlandırılmıştır.
Kullanıcılara belirledikleri evrakları istedikleri tarihlerde hatırlatacak olan evrak uyarı özelliği sisteme eklenmiştir.
34/44
2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmelerKullanıcıların farklı parametreler seçerek farklı formatlarda gelen ve giden evrak zimmet raporlarını alabilmeleri sağlanmıştır. Örnek olarak kullanıcılar saat, evrakın gizlilik durumu, kâğıt ortamında gelen ve gelmeyen evraklar, posta türü bazında zimmet raporu alabilmektedir.
35/44
2012 Yılı Geliştirmeler
36/44
Evrak Ana Sayfası Evraklara hızlı erişim Giden, onay, görüş evrakları Görevler menüsü
› Akıllı sistem kullanıcıların işlem yapmaları gereken evraklar Bildirimler
› Evrak süreçleri hakkında bilgi
2012 Yılı Geliştirmeleri
37/44
Evrak Görebilme Kurallarının Düzenlenmesi›Birim amirlerinin evrak görme yetkisi kurallarında istisna yaratabilmesi
Zaman Damgası›Tanım: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı, kaydedildiği zamanın tespit edilmesini sağlayan elektronik veri ›Yasal kanıt oluşturur›Verilerin değişmediğini kanıtlar›İşlemin yapıldığı zamanı gösterir›İnkar edilemezliği sağlar
2012 Yılı Geliştirmeleri
38/44
Evrak İçerik Ön İzleme Ekranı›Evrak içeriğine hızlı erişim›Sunucu trafiğinde azalma, sistem performansında artış
Word (OpenXML) Çıktısı›Evrak çıktıları üzerinde düzenleme yapılabilmesi
PDF İmza›Pdf çıktılarının güvenliğinin artırılması›İmza resmi, imza resminin yerinin ve imza ile ilgili notların kullanıcı tarafından belirlenmesi
2012 Yılı Geliştirmeleri
39/44
2012 Yılı GeliştirmeleriMobil Elektronik İmza
Elektronik imzanın cep telefonu ya da mobil cihazlar ile atılmasını sağlayan sistem
Evrakların ofis dışında da e-imza ile imzalanması
Süreçlerin hızlanması
Pilot birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı
2012 Kasım ayında tüm birimlerde aktif uygulama
40/44
Yol HaritasıGelen evraklara OCR özelliğinin eklenmesi
OCR; (Optical Character Recognition/Optik Karakter Tanıma) Resim formatında taranmış belgelerdeki karakterleri tanıyarak yazı formatına dönüştürme işlemi.
Üst düzey amirlerin önemli evrak durumlarının, bakanlık personelinin cep telefonlarına SMS (kısa mesaj) ile bildirilmesi,
Evrak oluştururken
Yazım denetimi özelliğinin geliştirilmesi,
Logo eklenmesi
Elektronik imza
İmzaların arşivlenmesi
İşlemlerin hızlandırılması
Sanal klavye
Evrak çıktılarının çeşitlendirilmesi ve iyileştirilmesi
41/44
Mobil arayüzün geliştirilmesi
E-imza bekleyenler
Evrak geri gönderme
Evrak ana sayfa
Evrak modülü raporlarının çeşitlendirilmesi
Sistem performansını artırıcı çalışmaların yapılması
Yol Haritası
42/44
Sorular ve Cevaplar
43/44
44/44
Teşekkürler