Tata Naskah Dinas Pemerintahan Desa
-
Upload
suharman-musa -
Category
Government & Nonprofit
-
view
1.791 -
download
132
Transcript of Tata Naskah Dinas Pemerintahan Desa
Pokok Bahasan
1. Pengertian
2. Jenis - Jenis dan Format Naskah Dinas
3. Penyusunan Naskah Dinas
4. Penggunaan Lambang dan Stempel4. Penggunaan Lambang dan Stempel
Pemerintah Desa
5. Kewenangan dan Pelimpahan Wewenang
Penandatanganan Naskah Dinas
31/10/2014 2Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Pengertian
Tata Naskah Dinas adalah kumpulan
ketentuan yang bersifat normatif,
mengatur sifat dan tata laku serta menjadi
pedoman dalam komunikasi kedinasanpedoman dalam komunikasi kedinasan
dalam bentuk tertulis.
31/10/2014 3Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Jenis & Format Naskah Dinas Desa
� Peraturan Desa
� Keputusan Kepala
Desa
� Surat Dinas
� Surat Perjanjian
� Surat Tugas
� Berita Acara
� Surat Keterangan� Surat Dinas
� Surat Edaran
� Surat Undangan
� Surat Kuasa
� Surat Keterangan
� Pengumuman
� Laporan
31/10/2014 4Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Penyusunan Naskah Dinas
• Penyusunan Naskah
• Pengklasifikasian Informasi
• Penggandaan
• Sarana Kelengkapan Naskah Dinas • Sarana Kelengkapan Naskah Dinas
• Pengetikan
31/10/2014 5Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Penyusunan Naskah
1. Konsep naskah dinas disusun oleh Kepala
Desa/Lurah dan/atau perangkat
desa/kelurahan sesuai dengan tugas dan
fungsinya; fungsinya;
2. Konsep naskah dinas yang disusun oleh
perangkat desa/kelurahan harus
mendapat persetujuan dari Kepala
Desa/Lurah;
31/10/2014 6Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Penyusunan Naskah (lanj..)
• Penyusunan konsep naskah dinas
dilaksanakan secara cermat, teliti, runtut,
logis, dan baku dengan mengacu pada
ketentuan ini serta memperhatikanketentuan ini serta memperhatikan
pengamanan naskah dinas dengan cara
membubuhkan paraf pejabat yang membuat
konsep
31/10/2014 7Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Pengklasifikasian Informasi
�Tingkat Keaslian
�Asli, adalah lembaran surat yang ditujukan kepada pihak lain sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran surat yang dinyatakan sebagai sah.lembaran surat yang dinyatakan sebagai sah.
�Tembusan, adalah lembaran penyampaian informasi kepada pihak lain yang mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana dikomunikasikan oleh pihak pengirim surat.
31/10/2014 8Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Pengklasifikasian Informasi (lanj..)
�Salinan, adalah lembaran hasil penggandaan
keseluruhan informasi surat yang dilegalisasi oleh
Sekretaris Desa/Kelurahan.
�Petikan, adalah lembar berisi sebagian ataupun Petikan, adalah lembar berisi sebagian ataupun
beberapa kalimat yang diambil dari surat asli dan
dilegalisasi oleh Sekretaris Desa/Kelurahan.
31/10/2014 9Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Bobot Informasi
• Naskah Dinas Biasa, adalah naskah dinas
yang informasinya mengandung hal-hal
yang bersifat rutin.
• Naskah Dinas Penting, adalah naskah • Naskah Dinas Penting, adalah naskah
dinas yang informasinya mengandung hal-
hal yang bersifat strategis kebijaksanaan
dan operasional
31/10/2014 10Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Tingkat Keamanan
� Sangat Rahasia
Tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, akan membahayakan tangan pihak yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
� Rahasia
Tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, akan merugikan negara.
31/10/2014 11Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Tingkat Keamanan (lanj..)
� Konfidensial
Tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.
� Biasa
Tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
31/10/2014 12Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Tingkat Kecepatan Penyampaian
• Amat Segera (Kilat), naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirimkan/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.
• Segera, naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 2 diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 2 kali 24 jam.
• Biasa, naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut yang diterima oleh Sekretaris Desa/Kelurahan sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu paling lama 5 (lima) hari.
31/10/2014 13Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Penggandaan /copy
Hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat dimaksud dalam “tembusan”. Copy naskah dinas dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:
• Copy tembusan adalah copy naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.
• Copy laporan adalah copy naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang.
• Copy pertinggal adalah copy naskah dinas yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip.
• Tembusan naskah dinas disampaikan kepada unit kerja terkait.
31/10/2014 14Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Sarana Kelengkapan
• Surat berlambang Pemerintahan Desa/Kelurahandicetak pada kertas HVS warna putih 70 - 80 gram untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan dan pelaporan;
• Ukuran kertas HVS untuk korespondensi A4 (297 • Ukuran kertas HVS untuk korespondensi A4 (297 x 210 mm) atau HVS Folio (210 x 330 mm);
• Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahunatau lebih atau bernilaiguna permanen harusmenggunakan kertas security serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7 denganberat 80 gram.
31/10/2014 15Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Sampul
• Sampul naskah dinas satuan organisasi
perangkat Pemerintahan Desa/Kelurahan
berbentuk empat persegi panjang dan
berwarna coklat atau warna lain sesuaiberwarna coklat atau warna lain sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
31/10/2014 16Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Sampul (lanj…)
• Ukuran sampul naskah dinas sebagai
berikut:
Ukuran Panjang Lebar
31/10/2014 17Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Kantong
Folio/Map
½ Folio
¼ Folio
41 cm
35 cm
28 cm
28 cm
30 cm
25 cm
18 cm
14 cm
Penggunaan Lambang
» Kop naskah dinas kepala desa menggunakan
lambang kabupaten/kota, berwarna hitam
dan ditempatkan di bagian kiri atas.
» Kop naskah dinas memuat tulisan nama» Kop naskah dinas memuat tulisan nama
kabupaten/kota, nama kecamatan, nama
desa, alamat, nomor telepon, nomor
faksimile, dan kode pos.
31/10/2014 18Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Stempel
• Bentuk
Stempel Pemerintahan Desa/Kelurahan berbentuklingkaran.
• Ukuran dan Warna Stempel
Tinta stempel berwarna ungu dengan ukuranTinta stempel berwarna ungu dengan ukuransebagaimana contoh format stempel.
• Kewenangan Penggunaan Stempel
Di lingkungan Pemerintahan Desa/Kelurahan yang berhak menggunakan stempel adalah KepalaDesa/Lurah dan Sekretaris Desa/Kelurahan
31/10/2014 19Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Wewenang Penandatangan
• Naskah dinas di lingkungan pemerintahandesa/kelurahan ditandatangani oleh Kepala Desa/Lurah;
• Kewenangan penandatanganan naskah • Kewenangan penandatanganan naskah dinas dapat dilimpahkan kepada pejabat setingkat dibawahnya;
• Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas dengan menggunakan atas nama (a.n).
31/10/2014 20Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Paraf Hirarkis
• Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang, harus diparaf
terlebih dulu oleh maksimal tiga pejabat.
• Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh• Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh
Sekda/ Kadis/ Kaban untuk ditandatangani
oleh KDH diparaf dibelakang nama jabatan
penanda tangan.
31/10/2014 21Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Paraf Hirarkis (lanj..)
• Naskah Dinas yang konsepnya dibuat olehpejabat yg akan menandatangani naskahdinas tersebut, tidak memerlukan paraf.
• Paraf pejabat dibubuhkan pada lembar• Paraf pejabat dibubuhkan pada lembarterakhir naskah dinas, kecuali untukSPPD, paraf pada lembar pertama.
• Letak pembubuhan paraf ditentukan olehmasing masing Pemda.
31/10/2014 22Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar
Penggunaan : a.n., u.b., Plt, Plh, Pj :
Dlm hal Bupati/Walikota memberikan mandatpenanda-tanganan kpd pejabatbawahannya, penggunaan a.n. dan ub. Sbb :
a. a.n. Dipergunakan jika yg berwenanga. a.n. Dipergunakan jika yg berwenangmenandatangani surat telah mendapatmandat dari pejabat atasannya.
b. u.b. Dipergunakan jika pejabat yg mendptmandat kewenangan mem-berikankewenangan lagi kpd bawahannya.
31/10/2014 23Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah
Prov. Sul-Bar