TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

GAZİOSMAN PAŞA

İYİLEŞTİRME TAKIMI


• Takım Lideri : Temel ERGİN

• Takım Rehberi : Erol ÇAKMAK

• Takım Raportörü: Hülya DÖKME

• Takım Üyeleri : Hasan Nail KESER

Mehmet ÇAĞLAR

Kenan KARABULUT

Makbule KAYA

Elvan YETKİN

Ayla GÜNEY

Merve NALBANT

Azize GÜNAYDIN

Hacı ARSLAN

Süleyman BALI

İsmail KARATAŞ

Soner AYDIN


PROBLEM HAVUZU

Sıra No PROBLEMLER

1Özellikle Tapu Müdürlüklerimizde iş yoğunluğunun fazla olması nedeniyle çalışan personellerin gerek iş hayatında gerekse sosyal yaşamında karşılaştığı sorunlar .

2 Müdürlüklerimizin özellikle Vekaletname ile yapmış olduğu işlemlerde karşılaştığı sorunlar

3Tapu ve Kadastro Müdürlüklerimizde çalışan personelimizin hizmet verdikleri alanla ilgili Mevzuat Bilgisi Eksikliği

4 Kurumumuz ile diğer Kamu Kuruluşları arasında yapılan bilgi alışverişinde çıkan sorunlar

5 Müdürlüklerimizin hizmet verdikleri bazı il ve ilçelerde hizmet alanlarının yetersiz olması

6Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması.

7Tapu Müdürlüklerimizde iş ve işlemlerin yoğun olması ve personel yetersizliği sebebiyle

memurların ikinci bir işle ilgilendirilmesi

8Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemine (TAKBİS) geçen Müdürlüklerimizde sistem ile ilgili oluşan sorunları

9Bazı Tapu Müdürlüklerinde gerek Arşiv Memuru gerekse Hizmetli kadrosunda çalışan personel yetersizliği

10 Sosyal tesislerin olmayışı

11 Güvenlik Problemi


3-PROBLEM HAVUZU PUANLAMASıra

NoPROBLEM T.E.

H.DE.Ç

HNK.M.Ç.

K.K

M.K

E.Y

A.G.

S.B. İ.K.

S.A. M.N. A.G. H.A TOPLAM

1

Özellikle Tapu Müdürlüklerimizde iş yoğunluğunun fazla olması nedeniyle çalışan personellerin gerek iş hayatında gerekse sosyal yaşamında karşılaştığı sorunlar .

7 10 2 5 2 5 2 1 1 5 1 2 1 9 1 54

2Müdürlüklerimizin özellikle Vekaletname ile yapmış olduğu işlemlerde karşılaştığı sorunlar

5 4 8 7 6 6 6 4 9 7 7 3 5 3 4 84

3

Tapu ve Kadastro Müdürlüklerimizde çalışan personelimizin hizmet verdikleri alanla ilgili Mevzuat Bilgisi Eksikliği

3 5 5 2 3 3 8 7 6 9 3 6 6 2 7 75

4Kurumumuz ile diğer Kamu Kuruluşları arasında yapılan bilgi alışverişinde çıkan sorunlar

4 3 10 5 5 7 7 3 8 8 5 10 8 5 6 89

5

Müdürlüklerimizin hizmet verdikleri bazı il ve ilçelerde hizmet alanlarının yetersiz olması

8 7 7 4 7 4 5 5 4 3 8 9 7 8 5 91

6

Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması.

10 9 9 9 10 8 10 10 10 10 9 7 9 10 9 139

7

Tapu Müdürlüklerimizde iş ve işlemlerin yoğun olması ve personel yetersizliği sebebiyle memurların ikinci bir işle görevlendirilmesi.

9 8 1 8 1 9 1 2 2 4 10 1 10 4 10 80

8

Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemine (TAKBİS) geçen Müdürlüklerimizde sistem ile ilgili oluşan sorunlar

6 2 3 3 3 1 3 8 7 2 2 4 2 6 2 54

9

Bazı Tapu Müdürlüklerinde gerek Arşiv Memuru gerekse Hizmetli kadrosunda çalışan personel yetersizliği

1 6 6 6 8 8 9 6 3 6 6 8 10 1 3 87

10 Sosyal tesislerin olmayışı 2 1 4 1 4 2 4 9 5 1 4 5 4 7 8 61


• 31/01/2012 tarihinde gerçekleştirilen İyileştirme Takımımızın ilk toplantısında Takımın adı, lideri ve raportörü belirlendi.

• Beyin fırtınası yöntemi ile ‘’problem havuzu ‘’oluşturuldu.


“Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması. ‘’

problemi için balık kılçığı yöntemi

kullanılarak neden analizi yapıldı.


NEDEN ANALİZİ

“Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinde Birim Arşivleri ile ilgili sorunlar ‘’

1.İşlem için gerekli olan evrakların zamanında temin edilememesi

2. Arşivin Fiziki yapısı

3. Müdürlüklerdeki Arşiv Personelinin eksikliği

4.Hükümsüzlük içeren bazı evrakların arşivlenmesi sonucu oluşan yoğunluk

Ortak Alt

Neden

Arşivin bazı gereksiz evraklar nedeniyle alanının daralması ve iş için gerekli evraklara zamanında ulaşılamaması.


NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

Problemin Nedenleri Çözümleri

1

Hükümsüzlük içeren bazı evrakların arşivlenmesi sonucu oluşan yoğunluk

Hükmünü yitirmiş evrakların (terkini yapılmış ipoteklere ait sözleşmeler,vb.) Dosya içerisinden terkine müteakip çıkarılması evrak yoğunluğunun azalmasını sağlar.Hizmet binalarında arşiv için ayrılan yetersiz alanlar, düzeni sağlayıcı ve rahatlatıcı düzeneklerin (evrak dolabı , kütük dolabı vs.) daha sistematik olarak belirlenerek ortama uygun arşivlerin oluşturulması. Arşiv konusunda yetişmiş personel sayısının artırılması.

2Arşivin Fiziki yapısı

3Müdürlüklerdeki Arşiv Personelinin eksikliği

ORTAK ALT NEDEN

Arşivin bazı gereksiz evraklar nedeniyle alanının daralması ve iş için gerekli evraklara zamanında ulaşılamaması.


NEDEN ANALİZİ - ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

Problemin Nedenleri Çözümleri

4

İşlem için gerekli olan evrakların zamanında temin edilememesi

Arşivin ve bunu oluşturan öğelerin tamamıyla elektronik ortama aktarılarak evrak temini konusunda bilgisayar destekli yapıların oluşturulması gerekliliğinden kaynaklı olarak ;örneğin kurulacak olan elektronik dolap sistemleri ile ilgili mahalle-köy adı,ada-parsel ya da sayfa numarası bilgisayar ortamında sorgulandığında ilgili evrak dosyasının hangi dolapta,kaçıncı sırada,kaçıncı blokta ya da katta bulunduğu bilgisi yansıtılmalı,aynı evrak farklı personel tarafından kullanılıyor ise ve yerinde değil ise yine bu ortamda personel ister bilgisayar ortamında ister elektronik dolaplardaki dijital ekranlarda bilgilendirilmeli.Evrakın yanlış dolaplarda yanlış sıralara konulmasını engellemek amacıyla dosya üzerlerindeki BARKOD(sayfa numarası)sisteminin okutularak her dolap için anahtar sistemi oluşturularak dosya ve dolap arasında bağlantı sağlanarak evrakın doğru yere konulması konusunda yanlışlıkların sıfıra indirilmesi.


İyileştirme Takımı ile birlikte yapılan puanlama neticesinde Problem Havuzunda 6. sırada bulunan “Müdürlüklerimizdeki birim ve kurum arşivlerinde hükmünü yitirmiş evrakların çok oluşu ve bunların gereksiz yere saklanması. ‘’ hakkındaki madde Takım Üyelerinden 139 puan almıştır.


ÇÖZÜM ÖNERİLERİ İÇİN YAPILACAK ÇALIŞMA PROGRAMI

SıraNo

Yapılacak İş Sorumlu Süreç

1Problem konusunda üst yönetim ile irtibata geçilmesi

GAZİOSMAN PAŞA İyileştirme Takımı Lideri

Üst yönetim ile görüşme


Seçilen problemle ilgili olarak;

Üst yönetim ile görüşülerek problemin çözümü konusunda destek talep edilecek.


TEŞEKKÜR EDERİZ…

TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Documents

Transcript of TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ