1

TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP CAO SU VIỆT NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /TTr-CSVN

TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng 05 năm 2011

TỜ TRÌNH Về việc nâng cấp trang tin điện tử của Tập đoàn

Thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo trong việc nâng cấp nội dung trang tin

điện tử của Tập đoàn CNCSVN (website Tập đoàn), Văn phòng Tập đoàn kính trình Tổng giám đốc xem xét phê duyệt phương án nâng cấp website Tập đoàn với các nội dung như sau:

I. Hiện trạng: Hiện tại, Tập đoàn đang quản lý website có tên miền rubbergroup.vn và

vnrubbergroup.com (dự phòng). Các khâu từ thiết kế nội dung, hình thức; cập nhật thông tin và chọn tin đăng tải lên website đều do Văn phòng Tập đoàn đảm nhiệm. Website Tập đoàn hiện chỉ có bản tiếng Việt, chưa có phiên bản tiếng Anh và tiếng Hoa. Tin tức hàng ngày chủ yếu được lấy từ các nguồn tin khác chứ chưa có nguồn tin riêng của Tập đoàn. Nhiều mãng thông tin và mãng chức năng của website không triển khai được do không có nguồn thông tin đầy đủ và chính xác cũng như không có đủ nhân lực về các nghiệp vụ liên quan. Nhìn chung, thông tin đăng tải trên website Tập đoàn còn khá nghèo nàn, đặc biệt là mãng thông tin quảng bá thương hiệu Tập đoàn.

II. Nội dung nâng cấp:

1. Về chủ trương: Giữ website hiện có của Tập đoàn (www.rubbergroup.vn), hoàn chỉnh và

cập nhật các nội dung hiện đang đăng tải, bổ sung thêm các nội dung thông tin, chức năng mới nhằm tăng tính hấp dẫn và có biện pháp duy trì sự phát triển của website từng bước xây dựng cổng thông tin điện tử với một hệ thống chuẩn có thể truy cập – tổng hợp – xử lý – báo cáo một cách thống nhất với các hệ thống công nghệ thông tin khác.

2. Mục đích của website:

2.1. Công cụ giới thiệu và quảng bá thương hiệu Tập đoàn CNCSVN trong và ngoài nước.

2.2. Công cụ cung cấp rộng rãi thông tin về các lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, kinh tế, xã hội, thị trường, dự báo… cao su của Tập đoàn, trong nước và thế giới cho mọi đối tượng có nhu cầu tham khảo; từng bước đưa website Tập đoàn trở thành đầu mối từ đó mọi đối tượng có thể tìm kiếm thông tin liên quan

2

đến Tập đoàn, đến các đơn vị thành viên, đến lĩnh vực cao su trong và ngoài nước.

2.3. Phương tiện trao đổi thông tin chính thức hai chiều giữa Tập đoàn và các đơn vị thành viên, liên kết (thông tin nội bộ). Đây là kênh thông tin của Tập đoàn phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Tập đoàn do đó thông tin phải tuyệt đối chính xác, đầy đủ, kịp thời và có giá trị thực hiện.

3. Cấu trúc và nội dung:

Trong giai đoạn đầu Văn phòng đề xuất bổ sung một số nội dung có thể đảm bảo nguồn cung cấp tin ổn định. Sau này, khi website Tập đoàn đã hoạt động ổn định và nguồn cung cấp thông tin phong phú, Ban biên tập website (đề cập ở phần sau) sẽ chịu trách nhiệm đề xuất bổ sung thêm theo hướng hình thành một cổng thông tin điện tử cho ngành cao su Việt Nam, cung cấp thông tin và các dịch vụ liên quan theo yêu cầu của mọi đối tượng trong và ngoài Tập đoàn.

Trước mắt, Văn phòng Tập đoàn đề xuất cấu trúc của website gồm 3 khu vực nội dung riêng biệt gồm:

3.1. Khu vực thông tin quảng bá Tập đoàn: khu vực này cần thiết có phiên bản tiếng Anh và tiếng Hoa, không giới hạn đối tượng truy cập. Thông tin trong khu vực này ít biến động và sẽ được cập nhật ngay (cả bản tiếng Việt lẫn bản tiếng Anh, Hoa) khi có thay đổi, gồm:

3.1.1. Giới thiệu tổng quát về Tập đoàn (Ban XNK cung cấp nội dung) 3.1.2. Sơ đồ tổ chức Công ty mẹ - Tập đoàn (Hội đồng Thành viên, Ban

TGĐ, các Ban, trong đó giới thiệu hình ảnh, chức vụ, địa chỉ email cấp Phó Ban Tập đoàn trở lên, chức năng nhiệm vụ các Ban Tập đoàn).

3.1.3. Danh sách các đơn vị thành viên, đơn vị liên kết (tên công ty, chủ tịch HĐQT, HĐTV, Tổng giám đốc, địa chỉ công ty, điện thoại, email, website, ngành nghề kinh doanh, sản phẩm…) (Ban TCCB và các đơn vị liên quan cung cấp thông tin).

3.1.4. Giới thiệu chủ trương, chính sách, chiến lược của Tập đoàn trong một số lĩnh vực hoạt động (các Ban cung cấp theo các lĩnh vực nghiệp vụ).

3.1.5. Giới thiệu các chương trình, dự án đang và sẽ đầu tư (Ban KHĐT, Ban HTĐT cung cấp thông tin).

3.1.6. Các hình ảnh từ các hoạt động của Tập đoàn (VP sưu tầm). 3.2. Khu vực truy cập rộng rãi: một số thông tin thuộc khu vực này có

thể thêm phiên bản tiếng Anh và tiếng Hoa, không giới hạn đối tượng truy cập. 3.2.1. Thông tin động định kỳ (theo ngày, tuần, tháng, năm…) 3.2.1.1. Giá cao su: - Giá thế giới các thị trường Malaysia, Singapore, Thailand, Indonesia,

… của Reuters (từng ngày – do VP cung cấp). - Giá trong nước, biên giới TQ (nguồn UB Vật giá NN - VP lấy từ

Internet)

3

3.2.1.2. Thông tin cao su: diện tích vườn cây, sản lượng, tiêu thụ, xuất khẩu cao su: sử dụng số liệu cung cấp cho ANRPC (từng 3 tháng - nguồn Hiệp hội CS)

3.2.2. Tin thời sự 3.2.2.1. Tin tức, sự kiện liên quan đến ngành cao su trong nước và trên

thế giới (nguồn Hiệp hội Cao su, ấn bản và website của Tạp chí Cao su và các website khác, dịch từ các hãng tin nước ngoài - Ban XNK, VP sưu tầm, dịch).

3.2.2.2. Các sự kiện của Tập đoàn: hội nghị, hội thảo, hội thi, thành lập công ty mới, khởi công dự án, … (nguồn Tạp chí CS).

3.2.3. Chào hàng, báo giá, giới thiệu sản phẩm mới, kêu gọi đầu tư, hợp tác kinh doanh trong từng mục cụ thể khi có yêu cầu (nguồn Ban XNK, Ban HTĐT, Ban KHĐT…)

3.2.4. Tư liệu: Ban QLKT chịu trách nhiệm chính về nội dung này. 3.2.4.1. Kỹ thuật nông nghiệp cao su, công nghiệp cao su, xử lý nước

thải, chăn nuôi, … (bài viết hoặc sưu tầm, dịch của các chuyên viên các Ban, các công ty)

3.2.4.2. Sáng kiến cải tiến, kinh nghiệm trong quản lý - sản xuất - kinh doanh thực tế (nguồn các công ty).

3.2.4.3. Góc kỹ thuật: giải đáp thắc mắc, tư vấn, hỗ trợ, … (các Ban liên quan chịu trách nhiệm)

3.2.5. Các thông tin kinh tế khác: nhằm tăng tính hấp dẫn của website: giá chứng khoán, giá vàng, ngoại tệ, thời tiết, …

3.3. Khu vực thông tin nội bộ: dành cho các đơn vị thành viên, cần có tài khoản đăng nhập và mật khẩu để truy cập, gồm:

3.3.1. Các văn bản chỉ đạo, điều hành của Tập đoàn: Các quy chế, quy trình, quy định, quyết định, hướng dẫn, thông báo… của Tập đoàn gửi đến các đơn vị thành viên (nguồn các Ban).

3.3.2. Các chế độ, chính sách áp dụng trong Tập đoàn, các văn bản pháp quy liên quan đến ngành cao su (nguồn Ban LĐTL, TCKT,…).

3.3.3. Tin tức về các hoạt động trong Tập đoàn (nguồn Tạp chí CS). 3.3.4. Tiếp nhận số liệu báo cáo từ các đơn vị thành viên. 3.3.5. Các nội dung khác về: - Đoàn Thanh niên (nguồn Đoàn Khối) - Hội doanh nhân trẻ (nguồn Hội DNT Tập đoàn) - Công đoàn (ngưồn Công đoàn CSVN).

III. Biện pháp: Để website Tập đoàn thực sự hoạt động có hiệu quả như một công cụ hỗ

trợ quản lý điều hành sản xuất từ cấp Tập đoàn đến các đơn vị và quảng bá tuyên truyền thông tin liên quan đến Tập đoản, Văn phòng Tập đoàn đề xuất lãnh đạo Tập đoàn xem xét và phê duyệt các nội dung sau:

4

1. Thành lập Ban biên tập và Tổ thường trực website Tập đoàn: Do nội dung đăng tải trên website của Tập đoàn thuộc nhiều lĩnh vực

chuyên môn nghiệp vụ khác nhau, cần thiết phải thành lập một Ban biên tập website có sự tham gia của các Ban nghiệp vụ để xử lý các thông tin và đảm bảo các nguồn tin liên quan.

Thành phần của Ban biên tập gồm: - Trưởng Ban biên tập: Phó TGĐ phụ trách CNTT Tập đoàn. - Các thành viên Ban biên tập: gồm đại diện lãnh đạo các Ban: Tổ chức

Cán bộ, Lao động Tiền lương, Thi đua Văn thể, Tài chính Kế toán, Xuất nhập khẩu, Kế hoạch Đầu tư, Hợp tác Đầu tư, Quản lý Kỹ thuật, Công nghiệp, Xây dựng Cơ bản, Ban Thanh tra Bảo vệ, Ban Công tác Thanh niên, Văn phòng, Phòng CNTT và Tạp chí Cao su (do Trưởng các Ban, Đơn vị phân công 1 đ/c tham gia)

Thành phần của Tổ thường trực: gồm 1 lãnh đạo Văn phòng, Trưởng phòng CNTT và 2 chuyên viên phòng CNTT.

Phân công: - Văn phòng – Phòng CNTT: chịu trách nhiệm xây dựng, thiết kế, quản

lý bảo đảm website hoạt động liên tục; chịu trách nhiệm cập nhật và đăng tải các nội dung đã được Ban biên tập duyệt; chịu trách nhiệm và đề xuất các vấn đề kỹ thuật của website.

- Ban biên tập chịu trách nhiệm về nội dung Website: các thành viên của Ban biên tập sẽ chịu trách nhiệm:

+ Đề xuất nhu cầu công bố thông tin, nhu cầu cung cấp dịch vụ và khả năng đáp ứng dịch vụ liên quan đến Ban mình; đề xuất bổ sung các chức năng khác của website làm cơ sở để đề xuất xây dựng cổng thông tin điện tử của Tập đoàn. Trên cơ sở đó, Phòng CNTT – Văn phòng Tập đoàn sẽ đề xuất các giải pháp kỹ thuật tương ứng cho cổng thông tin điện tử của Tập đoàn.

+ Duyệt các nội dung thông tin liên quan đến lĩnh vực của Ban mình trước khi cho đăng tải.

+ Đảm bảo duy trì nguồn cung cấp thông tin trong Ban của mình đối với những nội dung theo đề xuất trong Phần 3 hoặc do bộ phận thường trực yêu cầu.

+ Phân công chuyên viên trong Ban cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc, trả lời tư vấn về các vấn đề liên quan khi có yêu cầu.

+ Thành viên Ban biên tập thuộc Ban XNK chịu trách nhiệm đối với phiên bản tiếng Anh và tiếng Hoa của website: đề xuất giải pháp biên dịch, nội dung, tần suất biên dịch đảm bảo phiên bản tiếng Anh, tiếng Hoa chính xác và cập nhật.

- Tổ thường trực chịu trách nhiệm:

5

+ Nhận tin từ các nguồn, nhận yêu cầu, chuyển cho các thành viên Ban biên tập liên quan để biên tập, giải đáp và phê duyệt trước khi cho đăng tải lên website.

+ Làm trung gian trong các mối quan hệ giữa: Ban biên tập - Bộ phận quản lý website - các Ban Tập đoàn - nguồn tin - độc giả - khách hàng (nếu có).

2. Cho phép đăng trên website các loại thông tin không cần phê duyệt của Ban biên tập:

- Các tin tức lấy lại từ ấn phẩm hoặc từ website của Tạp chí Cao su Việt Nam, của Hiệp hội Cao su Việt Nam đã phát hành và các website của các Bộ, Ngành, các Tỉnh, Thành,...

- Giá cao su tại các thị trường thế giới, số liệu thống kê về cao su lấy từ nguồn Reuters và các website của các tổ chức cao su thế giới khác (MRRDB, ANRPC, …)

- Các hình ảnh về vườn cây, nhà máy, công trình của Tập đoàn và các đơn vị thành viên.

- Các tin tức liên quan đến hoạt động của ngành cao su thế giới và trong nước, của Tập đoàn Công nghiệp cao su Việt Nam và các đơn vị thành viên được đã đăng tải trên các báo, website Việt Nam (được cấp phép phát hành) do Tổ thường trực đề nghị.

3. Phê duyệt Quy chế quản lý, sử dụng và cung cấp thông tin lên website của Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam: (đính kèm)

4. Được thu phí quảng cáo trên website Tập đoàn: Hiện nay toàn bộ chi phí duy trì website Tập đoàn do Tập đoàn cấp. Về

lâu dài website Tập đoàn có thể lấy nguồn thu từ việc thu phí quảng cáo trên website Tập đoàn sẽ tạo ra nguồn thu giảm bớt chi phí của Tập đoàn cho việc duy trì website tiến tới tự cân đối thu chi, có thể thu phí đối với các đơn vị - cả trong và ngoài Tập đoàn (các đơn vị có quan hệ thương mại, hợp tác với Tập đoàn) - có nhu cầu đặt logo giới thiệu đơn vị mình trên website của Tập đoàn;

5. Phê duyệt kinh phí hoạt động: Trước mắt khi chưa có nguốn thu để duy trì hoạt động website, đề nghị

Lãnh đạo Tập đoàn duyệt một khoản kinh phí cần thiết nhất định (Ban biên tập sẽ lập dự trù chi tiết, lấy ý kiến của Ban TCKT trước khi trình), để chi các khoản thường xuyên và chi bồi dưỡng, nhuận bút cho Ban biên tập và các thành viên, cộng tác viên khác tham gia

6. Bổ sung nhân sự và bồi dưỡng nghiệp vụ: Với yêu cầu Website Tập đoàn đăng tải bằng 3 ngôn ngữ Việt – Anh –

Hoa đồng thời để đáp ứng yêu cầu công tác của Văn phòng Tập đoàn, đề nghị lãnh đạo Tập đoàn chấp thuận chủ trương bổ sung hai nhân sự cho phòng CNTT cho các vị trí:

6

- Phụ trách biên tập tiếng Anh cho website Tập đoàn (nhiệm vụ chính) kiêm phụ trách phiên dịch tiếng Anh cho lãnh đạo Tập đoàn trong hội họp, tiếp khách, dịch các tài liệu .

- Phụ trách biên tập tiếng Hoa cho website Tập đoàn (nhiệm vụ chính) kiêm phụ trách phiên dịch tiếng Hoa cho lãnh đạo Tập đoàn trong hội họp, tiếp khách, dịch các tài liệu … Trước mắt việc biên tập tiếng Anh và tiếng Hoa cho Website Tập đoàn do Ban XNK Tập đoàn đảm nhiệm, thời điểm bổ sung nhân sự cho phòng CNTT cho các vị trí nêu trên sẽ được cân nhắc kỹ theo yêu cầu thực tế./. CHÁNH VĂN PHÒNG