TAKLIMAT PROGRAM PELUPUSAN REKOD ARKIB NEGARA MALAYSIA
description
Transcript of TAKLIMAT PROGRAM PELUPUSAN REKOD ARKIB NEGARA MALAYSIA
1
TAKLIMATTAKLIMAT PROGRAM PROGRAM
PELUPUSAN PELUPUSAN REKODREKOD
ARKIB NEGARA MALAYSIAARKIB NEGARA MALAYSIA
2
KANDUNGAN TAKLIMAT
PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD
PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD
PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD
TATACARA & KAEDAH PELUPUSAN REKOD
3
PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD
4
REKOD AWAM
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang,
pada permulaan kuatkuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau dibawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan
dibawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].
Sek. 2(Tafsiran) Akta ANM 2003 (Akta 629)
5
APA ITU PENGURUSAN REKOD?
Satu bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke
atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod. Kawalan ini
termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah
organisasi.
Dokumen ISO 9001: 2000
6
PERINGKAT KITARAN HAYAT REKOD
Pewujudan
Penggunaan
dan
Pemeliharaan
Pelupusan
( 3 peringkat kitaran hayat rekod )
7
PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD
8
PROGRAM PELUPUSAN REKOD
Merupakan satu komponen program pengurusan rekod jabatan yang
menetapkan tempoh penyelenggaraan serta prosedur pelupusan rekod
9
PELUPUSAN REKOD
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya
Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
PENGASINGAN REKOD
10
Memisahkan rekod-rekod yang aktif
dan tidak aktif (fail tutup)
11
PEMUSNAHAN
Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang
ditetapkan.
Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
12
PEMINDAHAN REKOD
Memindahkan rekod-rekod yang bernilai arkib ke Arkib Negara Malaysia
13
TAMAT TINDAKAN
Penetapan yang menjelaskan penyelesaian segala urusan atau tiada tindakan lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.
Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
14
NILAI ARKIB
i. Pentadbiranii. Perundanganiii. Sejarahiv. Penyelidikan/rujukanv. Dll seperti ditetapkan oleh
Mesyuarat Lembaga ANM
15
TUJUAN PEMISAHAN/PENGASINGAN
REKOD Memudahkan kerja-kerja penilaian
rekod Membantu dalam penyediaan
Senarai Pelupusan Rekod Membuat pengkelasan semula rekod Pemindahan rekod Pemusnahan rekod
16
PELUPUSAN PERLU? Rekod aktif dan tidak aktif dapat diasingkan Rekod tidak aktif dapat dibuat
penilaian Rekod-rekod yang bernilai dapat dipindahkan ke ANM Rekod tidak bernilai dapat
dimusnahkan
17
BILA BUAT PELUPUSAN REKOD?
Tindakan keatas rekod awam telah ditamatkan bagi tempoh yang lebih drpd 5 tahun
Habis tempoh yang dipersetujui antara KP dengan Ketua Pentadbir pejabat awam
Keadaan fizikalnya tidak mengizinkan pemeliharaan yang berterusan
Seksyen 26 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
18
SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB?
Ketua Pentadbir pejabat awam Pegawai Rekod Jabatan Pegawai Kerani Rekod Ketua Pengarah Arkib Negara
19
PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD
20
PELUPUSAN – PERUNDANGAN, PERATURAN DAN ARAHAN: Akta ANM 2003(Akta 629) Surat Pekeliling Am Bil 1/1997, 5/2007- Panduan Pengurusan Pejabat Surat Pekeliling Perbendaharaan 9/1986 Arahan Perbendaharaan 150 & 299 Arahan Keselamatan(rekod terperingkat) Arahan dan Peraturan Jabatan:Perintah Tetap KPN (Rekod Polis) dsb.
21
Seksyen 25(1) melarang mana-mana penjawat awam daripada memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam kecuali dengan kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib.
Seksyen 25(2) (a) dan (b) Jabatan yang hendak memusnahkan mana-mana rekod awam hendaklah memberitahu Ketua Pengarah Arkib dalam borang yang ditetapkan dan menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan.
Seksyen 25(3) Ketua Pengarah Arkib meminta Jabatan menyediakan rekod awam berkenaan untuk pemeriksaan.
Seksyen 25(5) mana-mana orang yang melanggar peraturan ini dan disabitkan kesalahannya boleh didenda tidak melebihi RM 5000 atau dipenjara selama 1 tahun atau kedua-duanya sekali.
AKTA ARKIB NEGARA 2003 (AKTA 629)
22
TATACARA DAN KAEDAHPELUPUSAN REKOD
23
KOMPONEN PELUPUSAN REKOD
A. Pengasingan Rekod
B. Permohonan Pelupusan Rekod
C. Pelaksanaan Pelupusan Rekod
24
A. Pengasingan Fail i) Mengenalpasti fail yang tidak aktif Segala tindakan telah selesai/tamat
Tidak digunakan/dirujuk oleh jabatan
ii) penutupan fail tidak aktif palang - dakwat merah
catatan - dakwat biru/hitam : DITUTUP PADA
25
Fail juga akan ditutup apabila mengandungi 100 lampiran atau tebal 4cm(yang mana terdahulu) dan jilid 2 dibuka.
Penutupan dibuat semasa mengkandungkan lampiran ke dalam fail Jilid 2.
Ada fail-fail jilid awal/asal boleh dianggap tidak aktif.
26
iii) Penyimpanan Fail Tidak Aktif Fail yang tidak aktif dan telah ditutup dipindahkan
daripada bilik registri dan disimpan sementara di bilik
rekod/pusat rekod bagi tujuan berikut:
i) simpanan sementara bagi tujuan penyediaan
Borang Permohonan Pelupusan
ii) mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam
Jadual Pelupusan Rekod
27
BORANG PERMOHONAN
PELUPUSAN REKOD(TIDAK MEMPUNYAI
JADUAL)
BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN (MEMPUNYAI
JADUAL) - JPR
JPR FUNGSIAN JABATAN
KAEDAH PELUPUSAN REKOD (TOOLS)
JPR AM JPR KEWANGAN
KAEDAH A KAEDAH B
28
KAEDAH A
Permohonan pelupusan rekod yang belummempunyai Jadual Pelupusan
29
JENIS-JENIS REKOD & BORANG
• Fail - Arkib 5/08• Rekod Kartografi - Arkib 6/08• Rekod Senibina - Arkib 7/08• Rekod Pandang Dengar - Arkib 8/08• Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak - Arkib 9/08• Rekod Elektronik - Arkib 10/08
30
- setiap unit rekod atau fail disenaraikan secara terperinci menggunakan borang yang ditetapkan bagi jenis rekod tersebut.
Arkib 5/08
PENILAIANOLEHJABATANYANGMEMOHON
31
PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )
- Kenalpasti dan asingkan rekod mengikut kumpulan.- Susun seturut mengikut siri dan nombor rujukan fail/nombor rekod/doket dsb.
32
PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )
Nyatakan cadangan musnah/simpan bagi setiap unit rekod/fail yang disenaraikan. Lengkapkan borang permohonan pelupusan dalam 3 salinan Majukan 2 salinan kepada ANM Terima no. permohonan pelupusan daripada ANM Kebenaran pelupusan ANM sama ada bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan akan diberitahu dalam tempoh masa 6 bulan dari tarikh penerimaan permohonan.
33
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )
PEMUSNAHAN REKOD Rekod dimusnahkan mengikut tatacara pemusnahan rekod (Srt.Kem.Kwgn. 3 Nov 1993) Rekod terperingkat dimusnahkan mengikut Akta Rahsia Rasmi dan Arahan Keselamatan. Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Arkib 12/08) dikembalikan ke ANM bagi pengesahan pemusnahan rekod.
34
Arkib 12/08
35
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )
PEMINDAHAN REKOD
Rekod disusun mengikut kumpulan, siri dan nombor rujukan fail/nombor rekod/doket dsb.
Senaraikan setiap fail secara terperinci menggunakan Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod Awam(Arkib 11/08)
samb.
36
37
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT KEBENARAN PELUPUSAN( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD ) samb.
Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod Awam dimajukan ke ANM untuk pengesahan.
Terima Surat Arahan Pindah dan salinan Senarai Pemindahan Rekod yang telah disahkan.
Pindahkan rekod ke Cawangan Perolehan dan Pemprosesan, Arkib Negara di Petaling Jaya atau Arkib Negara cawangan negeri yang berkenaan.
38
KAEDAH B
Permohonan pelupusan rekod yang
mempunyai Jadual Pelupusan
39
TAFSIRAN JADUAL PELUPUSAN REKOD
“Satu jadual yang mengenalpasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara/disimpan dan membenarkan
pemusnahan rekod yang telah memenuhi tempoh simpanan yang ditetapkan/ditentukan.”
Sek. 27 (3)Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
40
KENAPA JABATAN PERLU JADUAL PELUPUSAN REKOD?
i) Memenuhi kehendak undang-undang - Akta Arkib Negara 2003
Seksyen 27 (I) Ketua Pentadbir sesuatu pejabat awam hendaklah menyediakan dan mengemukakan Jadual Pelupusan Rekod awam kepada Ketua Pengarah untuk kelulusan.
ii) Mewujudkan satu prosidur pemisahan yang teratur dan sistematik
41
Jenis-Jenis Jadual Pelupusan Rekod (JPR)JPR Urusan Am (Housekeeping Records)
Berdasarkan fungsi dan aktiviti-aktiviti asas berkaitan urusan pentadbiran dan aktiviti sokongan jabatan. Meliputi rekod-rekod berkaitan dengan pentadbiran am, perkhidmatan kakitangan, aset, bekalan dan kelengkapan dan kewangan.
JPR Fungsian (Functional Records)
Mencerminkan aktiviti-ativiti teras jabatan dan berbeza antara satu jabatan dengan jabatan yang lain.
42
Jadual Tempoh Simpanan Rekod Kewangan Kerajaan (JANM)
Jenis Rekod Kewangan Kod SimpananA. Borang-borang dan daftar
1. Borang kawalan kelompok
2. Baucar Jurnal3. Waran Peruntukan
B. Payroll Sistem1. Borang permintaan
KEW.44 (PAP 051) 2. Penyata Gaji Bulanan
(Salinan jabatan)
KEW 302
KEW 306KEW 308
R1
R4
7 Tahun
7 Tahun1 Tahun
7 Tahun
3 Tahun
43
BIL JENIS REKOD KEWANGAN TEMPOH DILIPUTI
TEMPOH SIMPANAN
DIPERLUKAN
Senarai Rekod Kewangan Yang Dipohon Untuk Dimusnahkan
Kementerian / Jabatan : …………………………………………………….
1. Borang Kawalan Kelompok 1991-1995 7 tahun
2. Baucar Bayaran (Kew. 304A) 1991-1995 7 tahun
3. Resit Kew.38Mac 1991 - 1995 3 tahun
Laporan Terperinci Amanah Sept. 1991 – Feb 1995 7 Tahun4.
Disyor oleh:
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
44
Jadual Pelupusan Rekod Am – Housekeeping Records
Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan
Laporan Kemajuan Kerja
1. Laporan kemajuan kerja bulanan
Perhubungan Kakitangan
1. Perhubungan kakitangan – Majlis Bersama Jabatan
Mengandungi laporan danperangkaan kemajuan/aktivitipegawai/kakitangan jabatandan hal-hal yang berkaitan
Mengandungi surat panggilan mesyuarat, minit-minit mesyuarat, usul-usul yang dibawa oleh wakil-wakil pekerja, ulasan kepada usul-usul yang dikemukakan oleh wakil-wakil pekerja serta hal-hal berkaitan.
Tidak ada tindakan lanjut
Tidak ada tindakan lanjut
Rekod dimusnahkansetelah tamattempoh simpanan 2tahun di jabatandipatuhi.
Rekod dipindahkanke Arkib Negarasetelah tamat tempoh simpanan5 tahun di jabatandipatuhi.
45
Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta, Majlis
Perbandaran KlangTajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan
SIRI PENILAIAN 1. Fail Induk Harta (Industri, Kediaman, Perniagaan, Khas, Kerajaan Persekutuan/Negeri, Badan Berkanun)
Fail mengandungi :-- - Salinan Sijil Layak - Menduduki (CFO)- - Pelan Lokasi- - Pelan Tapak- - Pelan Bangunan- - Kertas Perbandingan- - Kertas Siasatan Nilaian- - Senarai pembeli
Selepas tarikh kuatkuasa penilaian terkini dan tiada tindakan lanjut.
Rekod dimusnahkan selepas tempoh simpanan 6 tahun di Jabatan dipatuhi.
Bagi rekod yang melibatkan kes perundangan, rekod dimusnahkan 6 tahun selepas keputusan muktamad mahkamah.
46
Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan
Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Majlis Daerah Tampin, Negeri Sembilan
Setelah Sjil Perakuan Layak Menduduki bangunan di keluarkan dan wang pertaruhan dikembalikan.
Rekod dimusnahkan selepas tempoh simpanan 7 tahun di jabatan dipatuhi. Pelan As-Built dan salinan sijil CFO disimpan kekal di Jabatan.
Fail mengandungi:
-Pelan bangunan
-Pelan R.C
-Sijil carian rasmi asal
-Salinan K.P
-Salinan Cukai Taksiran
-Salinan Cukai Tanah
-Bil bayaran proses pelan
-Bil bayaran deposit
-Surat-menyurat
-Borang lawatan tapak
-Surat ulasan dan sokongan daripada JPP, JBA, JKR, JPS
-Borang lawatan CFO
-Minit mesyuarat CFO
-Keputusan mesyuarat
Siri Pelan Bangunan
2. Cadangan Rumah Sebuah (Individu)
47
FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH SIMPANAN YANG DITETAPKAN DALAM JADUAL DIKUMPUL MENGIKUT SIRI
DAN DIIKAT BUNDLE
48
Arkib 2/08
49
KAEDAH PENYEDIAAN JADUAL PELUPUSAN REKOD
-Penubuhan Jawatankuasa
-Pengumpulan maklumat mengenai organisasi, objektif dan fungsi jabatan berkenaan.
-Analisa fungsi jabatan
-Penilaian Rekod - Nilai utama (primary value)
- Nilai sekunder (secondary value)
- Penyediaan Inventori Rekod
-Penyediaan deraf Jadual Pelupusan Rekod
-Kelulusan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian di antara Ketua Jabatan dengan Ketua Pengarah Arkib Negara
50
Faedah Program Pelupusan Rekodi) Meningkatkan kecekapan pengesanan dan pencapaian
maklumat dan rekod.
ii) Meningkatkan keupayaan penyenggaraan dan kawalan maklumat dan rekod dengan lebih baik.
iii) Keakuran kepada keperluan perundangan – mengenalpasti perundangan dan tempoh simpanan yang sesuai bagi rekod jabatan.
iv) Mengurangkan kos, ruang, peralatan dan penyenggaraan serta kos penjagaan rekod.
51
SEKIAN TERIMA KASIH
Untuk Sebarang Pertanyaan dan Maklumat Lanjut
Sila Hubungi:
Seksyen Pelupusan, Ibu Pejabat Arkib Negara Malaysia
atau Arkib Negara Malaysia Cawangan Negeri.
No. Tel: 03-62090600
Layari laman sesawang : www.arkib.gov.my