SOPHIA - FRONT OFFICE

USER MANUAL

Table of ContentsSOPHIA - FRONT OFFICE........................................................................................................................1

USER MANUAL.......................................................................................................................................1

I. Get started with Sophia.............................................................................................................2

1. Sophia Login Window will appear..........................................................................................2

II. Single Reservation/ Group Reservation.....................................................................................2

1. Walk In...................................................................................................................................2

2. Single Reservation..................................................................................................................3

3. Group Reservation.................................................................................................................5

III. Check In / Add Room Charge / Bill / Add Payment / Check Out.............................................8

1. Check In.................................................................................................................................8

2. Add Room Charge..................................................................................................................9

3. Bill..........................................................................................................................................9

4. Add Payment.......................................................................................................................11

5. Check Out............................................................................................................................12

IV. Change Room / Block Room / Unblock Room......................................................................14

1. Change Room.......................................................................................................................14

2. Block Room..........................................................................................................................15

3. Unblock Room.....................................................................................................................15

V. Extra Charges / Folio Transfer / Night Audit...........................................................................16

1. Add Extra Charges................................................................................................................16

2. Folio Transfer.......................................................................................................................17

3. Night Audit...........................................................................................................................20

VI. Occupancy Rate / Guest Ledger / Guest In House...............................................................21

1. Occupancy Rate...................................................................................................................21

2. Guest Ledger........................................................................................................................21

3. Guest In House.....................................................................................................................22

VII. Front Office Report/ Revenue Report / City Ledger Report.................................................23

VIII. Appendix - Reservation Diagram / Front Desk.....................................................................23

I. Get started with SophiaTo Launch Sophia Front Office, click on the icon on your desktop. You can also launch Sophia Front Office by using Start Menu

1. Sophia Login Window will appear

Image 01

II. Single Reservation/ Group Reservation

1. Walk In (Khách đ t phòng tr c ti p t i khách s n)ặ ự ế ạ ạChức năng này cho phép lễ tân cập nhât thông tin đặt phòng của khách như thời gian ở, giá phòng, nguồn đặt phòng.

Trên thanh công cụ, click chuột vào biểu tượng Front Desk

Sau khi xuất hieeenj màn hành Front Desk, click phải chuột vào bất cứ phòng nào trống (màu xanh) và chọn Walk In từ menu

Image 02

Image 03

Booking Code: trường này cho phép nhập số booking, mật định, sẽ là dãy số tự động Client : trường này cho phép chọn nguồn khách (ex: Walk In, Booking.Com, Expedia, công ty

lữ hành ...). Bắt buộc phải nhập Room Type: trường này cho phép nhập loại phòng. Bắt buộc phải nhập Room: trường này cho phép chọn số phòng. Bắt buộc phải nhập Room Rate: trường này cho phép chọn giá phòng Arrival: trường này cho phép chọn ngày đến Nights: trường này cho phép nhập số đêm Depature : trường này cho phép nhập ngày đi First Name: trường này cho phép nhập họ. Bắt buộc phải nhập Last Name: trường này cho phép nhập tên Identity : trường này cho phép nhập số CMND hoặc Passport Check In : Click chuột vào đây để thực hiện Check In, sau khi check in, phòng sẽ chuyển sang

trạng thái đã check in với màu hồng

2. Đ t phòng khách lẽ ặChức năng này cho phép tạo đặt phòng cho khách lẽ

Trên thanh công cụ, click chuột vào sơ đồ phòng reservation diagram icon

Image 04

Chọn thời gian muốn sơ đồ phòng hiển thị để kiểm tra trạng thái phòng

Image 05

Image 06

Click phải chuột vào bất cứ ô tương ứng (số phòng, thời gian lưu trú), và chọn New Reservation

Image 07

Nhập các thông tin yêu cầu và click vào nút lệnh Save để đặt phòng. Tham khảo mục II.1 về chi tiết của các trường trên màn hình

3. Đ t phòng khách đoànặChức năng này cho phép tạo đặt phòng cho khách đoàn

Trên thanh công cụ, click chuột và biểu tượng New Booking

Image 08

Màn hình đặt phòng qua các bước sẽ được hiển thị như bên dưới

Image 09

Client: nhập nguồn khách (booking online, công ty lữ hành, khách công ty ...) Arrival : nhập ngày đến Nights: nhấp số đêm Depature: nhập ngày đi

Click chuột vào nút lệnh Next để tiếp tục ...

Image 10

Ở màn hình này, bạn phải nhập số lượng phòng và đơn giá phòng tương ứng

Quantity : nhập số lượng phòng tương ứng với từng loại phòng Room Rate: giá phòng tương ứng với từng loại phòng

Lưu ý: màn hình này sẽ hiển thị số lượng phòng còn trống tương ứng với thời gian lưu trú đã chọn ở bước 1 chon từng loại phòng

Click vào nút lệnh Next để tiếp tục ...

Image 11

Click vào nút lệnh Auto Room Arrangement để sắp xếp phòng tự động

Image 12

Lưu ý: sau khi đã sắp xếp phòng tự động, bạn có thể sử dụng con chuột để sắp xếp lại phòng bằng cách kéo thả trên sơ đồ phòng ở hình 12 ở trên

Click vào nút lệnh Next để tiếp tục ...

Image 13

Bạn xem lại lần cuối danh sách phòng đã đặt ở màn hình này, có thể điều chỉnh lại giá ở màn hình này.

Click vào nút lệnh Finish để hoàn thành việc đặt phòng cho khách đoàn

III. Check In / Add Room Charge / Bill / Add Payment / Check Out

1. Check InChức năng này cho phép thực hiện check in cho khách

Trên thanh công cụ, click chuột vào biểu tượng Front Desk

Tại màn hình Front Desk, click phải chuột vào phòng đang chuẩn bị Check In (có màu xanh sáng), và chọn Check In từ menu

Image 13

Phòng đã check in sẽ chuyển sang màu hồng như bên dưới

Image 14

2. Post ti n phòngềDoanh thu sẽ được tính trên tiền phòng đến ngày khách đang ở, do đó, hằng ngày cần phải thực hiện post tiền phòng cho đêm khách ở.

Để post tiền phòng, click phải chuột và chọn Add Room Charge

Image 15

3. In hóa đ nơKhi thực hiện check out, cần phải set hóa đơn tiền phòng. Click phải chuột lên phòng tương ứng và chọn Bill

Image 16

Hóa đơn sẽ xuất hiện như bên dưới

Image 17

Click chuột vào nút lệnh Print để in

4. Thanh toánĐể làm thủ tục thanh toán, click phải chuột tương ứng và chọn Add Payment

Image 18

Màn hình thanh toán xuất hiện như bên dưới

Image 19

Chọn hình thức thanh toán (Tiền mặt, thẻ ...), nhập số lượng cần thanh toán và click OK để thực hiện thanh toán

5. Check OutSau khi đã thực hiện thanh toán và in hóa đơn cho khách, tiến hành Check Out cho khách. Click phải chuột vào phòng tương ứng và chọn Check Out

Image 20

Chi tiết của phòng sẽ xuất hiện để bạn kiêm tra

Image 21

Click vào nút lệnh Check Out để check out

Sau khi check out, phòng sẽ chuyển sang trạng thái Pending Clean (Chờ làm sạch) với màu đen.

Image 22

IV. Change Room / Block Room / Unblock Room

1. Đ i phòngổTrên màn hinh sở đồ phòng (Reservation Diagram), click phải chuột và chọn Change Room

Image 23

Image 24

Chọn số phòng muốn đổi và click vào nút lệnh OK

Lưu ý: chỉ hiển thị danh sách các phòng có thể đổi được dựa trên thời gian lưu trú của khách

2. Block RoomChức năng này cho phép block phòng trong trường hợp phòng xảy ra sự cố cần phải sửa chữa, nâng cấp.

Tại màn hình Front Desk, click phải chuột và chọn Block Room

Image 25

Phòng sẽ chuyển sang trang thái đã block với màu đỏ như bên dưới

Image 26

3. Unblock RoomĐể mở phòng lại sau khi đã bị khóa, click phải chuột và chọn Unblock Room

Image 27

V. Extra Charges / Folio Transfer

1. Post ti n d ch v khácề ị ụChức năng này cho phép thêm tiền dịch vụ khác ngoài tiền phòng như các phát sinh ở mini bar trong phòng, giặt ủi, nhà hàng, bán hàng tour ...

Tại màn hình Front Desk, click phải chuột và chọn Extra Charges

Image 28

Image 29

Trên màn hình Extra Charges, click vào nút lệnh Add và nhập thông tin về Extra Charges

Product : chọn tên dịch vụ của extra charge Prize : nhập giá extra charge Quantity: nhập số lượng Discount: nhập giảm giá nếu có Description: nhập mô tả

Sau khi nhập xong thông tin, click chuột vào nút lệnh Add để thêm

Image 30

2. Folio TransferChức năng này cho phép bạn thực hiện gộp hóa đơn thanh toán của nhiều phòng vào chung một hóa đơn

Trong ví dụ dưới đây, sẽ thự hiện gộp bill từ phòng 802 (số hóa đơn - Folio No: 401) vào hóa đơn của phòng 502 (số hóa đơn - Folio No: 402)

Image 31

Click phải chuột lên phòng 802, và chọn Folio Transfer

Image 32

Nhập số hóa đơn đích - Folio No (402) ở màn hình bên dưới

Image 33

Room Charge : chỉ gộp bill tiền phòng Extra Charge : chỉ gộp bill tiền dịch vụ khác All Charge : gộp bill tất cả các phát sinh giao dịch

Click vào nút lệnh Save để thực hiện transfer

Sau khi đã thực hiện gộp bill, chúng ta có thể kiểm tra lại chi tiết như bên dưới

Click phải chuột vào phòng thực hiện gộp bill room 802 (Folio No 401), chonj Edit Details, và chọn Folio Detail

Image 34

Tổng giao dịch là 550,000, nhưng balance chỉ còn 150,000. Lý do là tiền phòng đã được chuyển sang phòng 401 (Số hóa đơn - Folio No 402).

Click phải chuột vào phòng được chuyển đến, room 502 (Số hóa đơn - Folio No 402), chọn Edit Details, và chọn Folio Detail

Image 35

Màn hình sẽ hiển thị giao dịch của phòng khác (room 802) được chuyển sang, giao dịch từ phòng khách được hiển thị với màu đỏ

VI. Night AuditĐây là chức năng quan trong để đóng ngày của khách sạn, thông thường, lễ tân sẽ chạy chức năng này vào lúc khuya, khi quyết định không đón khách vào hôm đó nữa, để chuyển sang ngày mới. Khi chạy chức năng này, hệ thống sẽ kiểm tra tất cả các giao dịch để xem có sai sót gì và yêu cập nhật nếu phát hiện sai sót. Nếu còn bất cứ sai sót nào, hệ thống sẽ không cho chuyển sang ngày mới của khách sạn.

Chức năng này cho phép bạn kiểm tra hoạt động của khách sạn vào cuối ngày, trước khi chuyển sang ngày mới

Trên thanh công cụ, click chuột vào

Image 36

Bạn cần thực hiện những bước bên dưới

i. Những khách mong đợi sẽ check in trong ngày (Pending Arrival Reservation) : sẽ thực hiện lênh giao dịch: No Show / Cancel / Check In

ii. Những khách đã check in mà chưa post tiền phòng (For Nightly Room Charge): thêm tiền phòng (post room charge)

iii. Cho những khách đến hạn check out (For Pending Check Out): thực hiệm (check out) / hoặc gia hạn thời gian lưu trú (extend stay)

VII. Occupancy Rate / Guest Ledger / Guest In House

1. Occupancy Rate - Công Su t Phòngấ

Trên thanh công cụ, click chuột vao biểu tượng Occupancy Rate

Image 37

VA: available rooms - phòng còn trống), DO: Due Out - đến hạn check out

Click chuột vào bất cứ cột nào trong đồ thị, công suất phòng sẽ được hiển thị theo loại phòng

Image 38

2. Guest Ledger - H s khách hàngồ ơChức năng này cho phép bạn tra cứu kiếm hồ sơ khách hàng trong khách sạn

Trên thanh công cụ, click vào biểu tượng Guest Ledger

Image 39

Màn hình sẽ xuất hiện và cho phép bạn tìm kiếm thông tin hồ sơ khách hàng dựa trên những điều kiện bên dưới

Booking Code: mà đặt phòng Client: đối tác đặt phòng Arrival: ngày đến Departure: ngày đi Folio No: số hóa đơn Guest Name: tên khách

3. Guest In House - Khách đang ởChức năng này cho phép tra cứu thông tin khách đang ở trong khách sạn

Trên thanh công cụ, click chuột vào biểu thượng khách đang ở

Image 40

Màn hình cho phép bạn tìm kiểm khách đang ở dựa trên những điều kiện bên dưới

Guest Name: tên khách Country: quốc tịch của khách Room: số phòng mà khách đang ở Booking Code: mã đặt phòng của khách Client: đối tác đặt phòng của khách Folio Number: số hồ sơ của khách

VIII. Group Check Out

1. T o Bill Khách ĐoànạFront Office --> Booking --> Booking List

Image 40.1

Hình 40.2

Nhập booking code, tại màn hình 40.1 và thực hiện tìm kiếm

Click chuột vào nút lệnh Edit (3), để xem chi tiết của booking tại màn hình 40.2

Click chuột vào nút lệnh Create Group Folio (4) để tạo bill cho đoàn

Chọn loại chi tiêt bill cho khách đoàn

Hình 40.3

Room Charge : tạo bill tổng hợp gộp tất cả tiền phòng từ phòng khác vào phòng 204 Extra Charge : tạo bill tổng hợp gộp tất cả tiền dịch vụ từ phòng khác vào phòng 204 All Charge : tạo bill tổng hợp tất cả tiền phòng và tiền dịch vụ từ phòng khác vào phòng 204

2. In Bill cho khách đoànClick chuột vào nút lệnh Bill (5)

Image 40.2

IX. Báo Cáo Front Office / Báo Cáo Doanh Thu

1. Báo cáo l tânễ

Báo cáo khách d đ nh đ n ự ị ếMenu Report --> Front Office --> Pending Check In Guest

Image 41

Báo cáo khách đ n h n check outế ạMenu Report --> Front Office --> Pending Check Out Guest

Image 42

Báo cáo danh sách khách đang ởMenu Report --> Front Office --> Guest In House

Image 43

Báo cáo doanh thu check out h ng ngàyằMenu Report --> Payment --> Daily Checkout Payment Report

Image 44

2. Báo cáo doanh thu

Báo cáo doanh thu theo lo i phòngạBáo cáo này hiển thị doanh thu theo loại phòng cho ngày hiện tại, trong tháng hiện tại và trong năm

Menu Report --> Revenue --> By Room Type

Image 45

Báo cáo doanh thu theo đ i tácốMenu Report --> Revenue --> By Client

Image 47

Báo cáo doanh thu theo th i gianờMenu Report --> Revenue --> By Custom Room Type

Image 46

Revenue Detail ReportBáo cáo chi tiết doanh thu

Menu Report --> Revenue --> Detail Revenue

Image 47

X. Ph c l c - S đ phòng / Front Deskụ ụ ơ ồ

1. Màn hình Front Desk

Image 48

2. S đ phòng - Reservation Diagramơ ồ

Image 49

Khách đang ở : Khách đã check out:

Đã đặt phòng: