1

SZAMLA.HU

Interneten működő számlázó program

Működési leírás

verzió 1.9.1 2016. január 19.

2

Tartalomjegyzék

Weboldal ................................................................................................................................................. 3

Regisztráció ............................................................................................................................................. 4

Menüsor szerkezete ................................................................................................................................ 5

Kilépés ..................................................................................................................................................... 6

Kapcsolat ................................................................................................................................................. 6

Előfizetés ................................................................................................................................................. 6

Partnerek ................................................................................................................................................. 8

Tételek ..................................................................................................................................................... 9

Adatok ................................................................................................................................................... 11

Eszközök ................................................................................................ Hiba! A könyvjelző nem létezik.

Számlák .................................................................................................................................................. 19

Díjbekérő (pro forma számla) ................................................................................................................ 28

Készletek ................................................................................................................................................ 32

Mobil eszközön történő használat ........................................................................................................ 39

3

Weboldal

A SZAMLA.HU internetes számlázó program a https://szamla.hu weboldalon érhető el. A

HTTPS protokoll biztonságos és titkosított adatátvitelt tesz lehetővé a weboldalon, amely

alapvető az adatok biztonsága érdekében.

A weboldalon a már regisztrált ügyfelek email címük és jelszavuk felhasználásával

beléphetnek az egyedi felületükre, ahol a programot használhatják.

1. ábra. Weboldal bejelentkezés

Már korábban regisztrált ügyfelek az „Elfelejtett jelszó” linkre kattintással a felugró ablakban

megadhatják regisztrált email címüket és új jelszót kérhetnek az elfelejtett jelszó helyett,

amit a program emailben küld el a regisztrált email címre.

2. ábra. Elfelejtett jelszó ablak

4

Regisztráció

A bejelentkezési ablak bal alsó sarkánál található a „Regisztráció” elnevezésű gombra,

amelyre kattintva megnyílik a regisztrációs ablak, ahol megadhatóak a regisztrációs adatok.

Regisztrációt követően a név (cégnév) és adószám nem változtatható, így kérjük ügyeljen a

helyes adatok megadására! Az általános szerződési feltételek (ÁSZF) elolvasása és elfogadása

feltétele a regisztrációnak. A regisztrációhoz szintén szükséges egy mobiltelefonszám

megadása, ahova SMS kód küldése történik a regisztráció megerősítéséhez.

5

1. ábra. Regisztrációs ablak

Lehetőség van, un. Demo regisztrációra is. Ez azt jelenti, hogy a programot ki tudja úgy próbálni,

mintha a legmagasabb díjcsomagra lenne előfizetve.

2. ábra. Regisztrációs ablak

Menüsor szerkezete

Sikeres regisztrációt (és SMS kód megadását) követően a regisztrált felhasználó belép a

számára kialakított felületre. A menüsorban a használható funkció találhatóak, amelyeket a

továbbiakban részletesen bemutatunk.

6

3. ábra. Menüsor

Kilépés

A KILÉPÉS gombot megnyomva a felhasználó kilép a programból és visszajut a

https://szamla.hu nyitóoldalra.

Kapcsolat

A KAPCSOLAT gombot megnyomva egy lenyíló menü ablakban találhatóak a SZAMLA.HU

számlázó programot üzemeltető cég neve és elérhetőségei. Ezen az oldalon a felhasználónak

lehetősége van üzenetküldésre közvetlen üzenetküldő alkalmazás felhasználásával.

Előfizetés

A DÍJCSOMAGOK gombra kattintva a felhasználóknak lehetősége van a különböző

díjcsomagok tartalmának és árszabásának megtekintésére és az egyes díjcsomagok

előfizetésére.

Három díjcsomag típus közül választhat a megrendelő és ezen belül 1 hónapra, félvére vagy

egy évre fizethet elő. A jelenlegi előfizetés állapotát az „Előfizetés állapota” zöld gombra

kattintva tekintheti meg. Amennyiben elő akar fizetni valamely díjcsomagra, akkor kattintson

a barna „Tovább az előfizetéshez >>” gombra.

Az előfizetési oldalon kattintással választhat a díjcsomagok közül, illetve választhat az

átutalásos vagy bankkártyás fizetési mód közül.

Az oldal tetején megadhat kedvezményre jogosító kódot, amellyel kedvezményes áron

fizethet elő az egyes díjcsomagokra.

7

4. ábra. Díjcsomag és fizetési mód választás

Amint megnyomta az előfizetési gombot, bankkártyás fizetés esetén átirányítjuk Önt az OTP

Bank bankkártyás fizetési oldalára, ahol megadhatja a fizetéshez szükséges bankkártya

adatokat és azt követően visszajut a SZAMLA.HU oldalra, ahol az előfizetésről elkészült

számlát kinyomtathatja. Ha átutalással kíván fizetni, akkor legenerálódik az Ön számlája,

amit letölthet és átutalással kifizethet. Kifizetett számla esetén egy munkanapon belül

aktiváljuk az Ön díjcsomagját.

5. ábra. Elkészült előfizetési számla letöltése

8

Partnerek

A PARTNEREK gombra kattintva felhasználónak lehetősége van partnerei listájának

megtekintésére. A partnerek listáját a keresés mezőbe való gépeléssel szűkítheti és a

partnerek adatait a sor végén található kis ikonokra való kattintással szerkesztheti vagy

törölheti őket a partner listából (amennyiben töröl egy partnert, akinek korábban már állított

ki számlát, úgy a már kiállított számlákon a partner adatai megmaradnak).

6. ábra. PARTNEREK lista

Új partner felvételéhez az „Új partner” gombot kell megnyomni, amelyet követően a felugró

ablakban adhatóak meg az új partner adatai.

7. ábra. Új partner rögzítése

9

Új partner rögzítésénél a fent látható adatok adhatóak meg. Beállítható az adott partnerhez

preferált fizetési mód, így minden számlakészítéskor az adott partner részére a preferált

fizetési mód jelenik meg alapesetben a készítendő számlán (amely számlakészítéskor még

módosítható).

Általános %-os kedvezmény is beállítható az adott partnerhez. Ha beállítunk általános %-os

kedvezményt az adott partnerhez, akkor minden számára eladott termék vagy szolgáltatás

számlázásakor ilyen mértékben csökken a tételek nettó egységára (amely a számlán még

egyedileg módosítható).

Tételek

A TÉTELEK menüpont alatt a számlákon szereplő tételek (termékek vagy szolgáltatások)

listázhatóak. Az egyes sorok végén található kis ikonok segítségével a tételek

szerkeszthetőek vagy törölhetőek az adatbázisból. A keresés mezőbe gépeléskor a lista

automatikusan szűkíthető a keresett tételre.

8. ábra. TÉTELEK lista

Új tétel rögzítéséhez az „Új tétel” gombot kell megnyomni, amelyet követően a felugró

ablakban adhatóak meg az új tétel adatai.

10

9. ábra. Új tétel rögzítése

Új tétel (termék vagy szolgáltatás) adatainak megadásánál megadható a VTSZ vagy SZJ szám,

a felhasználó által esetlegesen használt cikkszám vagy vonalkód. A használatos ÁFA kulcsok

közül kiválaszthatjuk a megfelelőt. Megadhatjuk tetszőlegesen a nettó vagy bruttó értéket

forintban, a program automatikusan kiszámolja a hiányzó másik értéket az ÁFA figyelembe

vételével.

11

Adatok

Az ADATOK menüpontra kattintva számos lehetőség közül választhat a felhasználó.

10. ábra. ADATOK menüpont

Cégadatokra kattintva a regisztrációkor megadott adatokat módosíthatja a felhasználó

(kivéve a név (cégnév) és adószám, amelyet csak az ügyfélszolgálat módosíthat).

Jelszó módosítása is lehetséges a megfelelő almenüpontban a jelenleg használatos jelszó

megadásával.

A jogszabály által előírt jogszabály megfelelőségi nyilatkozat (NAV nyilatkozat) tölthető le a

következő almenüpontban.

Jelen dokumentáció is letölthető a következő almenüpontra történő kattintással.

A megfelelő díjcsomagban (II. és III.) lehetőség van céglogo feltöltésére (maximum 1 MB

méretben jpeg formátumban), amely megjelenítésre kerül minden számla bal felső sarkában

70 pixel magasságú file méretben.

11. ábra. Céglogó feltöltése

12

Az „Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” (csak Díjcsomag III. esetén érhető el) linkre

kattintva lehetősége van a kiállított számlák adatainak exportjára EXCEL formátumú file-ba.

Választhat a lehetséges számlatömbök közül (csak Díjcsomag III. esetén érhető el), választhat

időszakot, illetve, hogy a választott időszak dátuma a számlák keltére, teljesítési dátumukra

vagy a fizetési határidőre vonatkozzon.

12. ábra. Adatexport EXCEL file-ba

Valamint történhet az exportálás egy adott számlasorszám tartományban:

13. ábra. Adatexport EXCEL file-ba

A „Statisztika” menüpontban többféle feltételnek megfelelő statisztika jeleníthető meg.

13

14. ábra. Statisztika opciók

A beállított opció után beállítható még pár paraméter (dátumok, melyik dátumok).

15. ábra. További opciók

14

16. ábra. Eredmény táblázat

Eszközök

A ESZKÖZÖK menüpontra kattintva az ábrán látható lehetőségek közül választhat a

felhasználó.

17. ábra. ESZKÖZÖK menüpont

15

Díjcsomag III. használata esetén több számlatömböt használhat a felhasználó, amelyeket

maga állíthat elő. Új számlatömb készítésénél megadható előtag, számjegyek száma és a

kezdő sorszám is. Alapesetben az évhez igazodó számlatömb jön létre, egyes sorszámmal

kezdődően, pl. 0001/2013 számmal indul egy új felhasználó számlatömbje (számla

sorszáma).

18. ábra. Új számlatömb készítése

Az ÁFA kulcs menüpont alatt kerülnek felsorolásra az aktuálisan használatos ÁFA kulcsok.

Megadható az alapértelmezett ÁFA kulcs, amely alapesetben megjelenik új tétel felvételénél

az adatlapján (ez természetesen a tétel adatainak rögzítésekor módosítható).

16

19. ábra. ÁFA kulcsok

A mennyiségi egység almenüpontban láthatóak a felvett mennyiségi egységek listája,

amelyhez az „Új mennyiségi egység” gomb megnyomásával és a felugró ablakban az új

mennyiségi egységet megadva, új egység rögzíthető.

20. ábra. Mennyiségi egységek

A SZJ / TESZOR / VTSZ menüpont alatt a kívánt megnevezés beállítható alapértelmezettként,

amely a tétel rögzítésénél a legördülő menüben elsőként jelenik meg.

A fizetési mód almenüpontban megadhatjuk, hogy mely fizetési módot tekintjük

alapértelmezettnek (partner rögzítésnél ezt ajánlja fel első sorban). Új fizetési mód is

rögzíthető ebben a menüpontban, megadható a fizetési határidő is napokban, illetve, hogy

az adott fizetési módnál a számla összegének számításánál alkalmazva legyen a kerekítés

(ötre vagy nullára), vagy nem.

17

21. ábra. Fizetési módok

A paraméterek almenüpontban különféle paraméter Eszközök lehetségesek, amelyek a

számlakészítés folyamatát, illetve a számlán megjelenő szövegeket, értékeket szabályozzák

(pl. vevő szállító aláírás megjelenítése a számlán, megjegyzés szövege, nyomtatandó

számlapéldányok alapbeállítása). A nyomtatási mintázat beállítása is hasznos funkció, mivel a

program számla nyomtatáskor az itt beállított mintázat szerint ajánlja fel a különböző

példányok nyomtatását.

18

22. ábra. ESZKÖZÖK / Paraméterek

19

Az „Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” menüpontban XML formátumban

exportálhatóak a számlaadatok dátum, valamint számlasorszám alapján.

23. ábra. ESZKÖZÖK / Adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás

Számlák

Számlák lista

A már elkészített számlák listázódnak a SZÁMLÁK menüpontra kattintva. A számlák

alapadatai láthatóak a listában.

20

1. ábra. Számlák lista

A sor elején található ikon jelzi a számla minőségét.

- normál számla

- sztornózott számla

- sztornó számla

Új számla

Új számlát az „Új számla” gombra kattintva készíthetünk, amelynek hatására egy felugró

ablakban állíthatjuk be az új számla paramétereit és a végén menthetjük majd el a számla

adatait.

21

2. ábra. Új számla ablak

Az új számla ablakban automatikusan beíródik az eladó nevéhez cégünk neve. Partnert a

„Partner kiválasztása” gombra kattintva választhatunk a listából. Amennyiben az előfizetett

díjcsomag megengedi, választhatunk a rendelkezésre álló számlatömbökből. A fizetési mód

és a megfelelő dátumok is beállíthatóak (számla kelte csak az adott nap lehet). Tételeket

vagy a „Tételek hozzáadása a számlához” gomb megnyomásával és a felugró tételek ablakból

való választással, vagy vonalkód beolvasással adhatunk a számlához. Vonalkód beolvasás

csak egyes díjcsomagban lehetséges és csak akkor, ha korábban a kérdéses tételhez (termék

vagy szolgáltatás) az adatlapján hozzárendeltük a megfelelő vonalkódot (ezt bármikor

megtehetjük az adott tétel szerkesztésénél). Ha eurós számlát szeretnénk kiállítani, akkor

egy EUR alapú számlatömb kiválasztásával tehetjük ezt meg.

A tételek sorában a darabszám átírható. Ha az adott partner kedvezményre jogosult

(adatlapján be van állítva), akkor a kedvezmény értéke megjelenik százalékosan, mellette a

22

nettó egységár, amely kedvezmény esetén már a csökkentett tétel egységárat mutatja. A

kedvezmény százaléka és a nettó egységár tetszőlegesen változtatható (az egyik

változtatására a másik is automatikusan megváltozik viszonyítva a kedvezmény nélküli nettó

egységárhoz). A tétel sor végén a piros x-re kattintva az adott tétel törölhető.

3. ábra. Tételek a számlán

Mentés előtt a „Számla előnézet” gombra kattintva ellenőrizhetjük a számla kinézetét és

értékeit. A számla előnézet egy PDF file, ami nem tartalmaz számla sorszámot, nem

mentődik és átlósan „MINTA” feliratot tartalmaz.

23

4. ábra. Számla előnézet

24

5. ábra. EUR Számla előnézet

25

Amennyiben a számla előnézet megfelelő számunkra (számla előnézet ellenőrzése nem

kötelező), akkor menthetjük az elkészített számlát, a „Mentés” gombra kattintva, Kattintás

után megadhatjuk, hogy hány példány készítünk az adott számlából.

Mentést követően a számla megjelenik a listában.

Számla nyomtatása

A számla listában kattintással kiválasztjuk a számla sorát, amelyet ki akarunk nyomtatni. A

„Nyomtatás” gombra kattintva a számla nyomtatás felugró ablak jelenik meg. Itt

megadhatjuk, hogy melyik példányt, hogy nyomtatjuk ki. Választhatunk a papírra nyomtatás

és távnyomtatás között.

Papírra nyomtatás esetén a PDF file letöltésre kerül és kinyomtatható az adott

számítógéphez csatlakozó nyomtatón.

Távnyomtatás esetén meg kell adnunk annak a partnernek az email címét, aki egy email

üzenetet kap, hogy mely linkről nyomtathatja ki számláját. Távnyomtatás csak az email cím

megadásával lehetséges.

Egyszer már kinyomtatott példányok nem nyomtathatóak újra, viszont az ablak alján

található „Új példány készítése” gombra kattintva új példány készíthető és az szabadon

nyomtatható papírra vagy távnyomtatással.

6. ábra. Számla nyomtatása

Számla nyomtatásához (letöltéséhez) Adobe Acrobat Reader program szükséges, amely

ingyenesen beszerezhető és napjainkban a legtöbb számítógép tartalmazza.

26

7. ábra. Számla minta

27

Távnyomtatás alkalmával a vevő email címére küldött üzenet az következőképpen néz ki:

8. ábra. Távnyomtatás email minta

Számla sztornózása

A számla lista tetején található, piros „Sztornózás” gombra kattintva sztornózható az a

számla, amely ki van jelölve (zölddel kiemelt sor). Sztornózáskor meg kell adni, hogy a

sztornó számla hány példányban készüljön, illetve a program megerősítést is kér a

sztornózáshoz. Az elkészített sztornó számlát menti a listába. A sztornó számla a normál

számlához hasonlóan kinyomtatható papírra, illetve távnyomtatással elküldhető a partner

számára.

28

Díjbekérő (pro forma számla)

Ismertető

Működése szinte teljesen megegyezik a számlakészítő funkciókkal.

9. ábra. Pro Forma számlák listája

Új díjbekérőt a „PRO FORMA” menüpontban az „Új díjbekérő” gomb megnyomásával lehet

készíteni.

29

10. ábra. Díjbekérő ablak minta

Ugyanúgy, ahogy a számla készítésnél ki kell választani a partnert valamint a tételeket.

Számla tömb az mindig csak egy van a listában, amit a rendszer bocsájt rendelkezésre, ami a

„D” prefixszel kezdődik.

Az elkészített díjbekérő a következőképpen néz ki.

30

11. ábra. Elkészült díjbekérő

31

Az elkészült díjbekérőből számlát tudunk generálni, ha a „Számla díjbekérő alapján” gombra

kattintunk. Ilyenkor a szokásos számla készítő ablak jelenik meg, amibe a program betölti a

díjbekérőn lévő adatokat/tételeket stb.

12. ábra. Számla készítés díjbekérő alapján

Az elkészült számla a „Számlák” menüpontban tekinthetők meg.

32

Készletek

Készletek / Készlet módosítás

Itt látható az a lista, ami mutatja, hogy a rendszerben szereplő tételekből mennyi található

az egyes raktárakban.

A készlet mennyiségét módosító tényezők:

számla készítés

számla sztornózás

bevételezés raktárba

kiadás raktárból

manuális készlet mennyiség módosítás

leltározás

13. ábra. Készletek listája

Bevételezések

Az itt látható lista tartalmazza a bevételi bizonylatokat. Bevételi bizonylatra olyan tételeket

lehet rögzíteni, amely szerepel a tétel listában.

14. ábra. Bevételi bizonylatok listája

33

A bevételezés ablak hasonló, mint a számlakészítés ablaké. Viszont itt nem kötelező partnert

választani.

15. ábra. Bevételi bizonylat készítő ablak

A mentés gombra kattintva egy .pdf fájl generálódik, amelyet bármikor le lehet tölteni a

bizonylat listában található .pdf ikonra kattintva.

Az bizonylat készítő ablakban a raktár szekcióban lehet megadni, hogy a tétel melyik raktár

készletét növelje.

34

16. ábra. Bevételi bizonylat

35

Kiadások

Kiadások teljesen analóg a bevételezéssel, annyi különbséggel, hogy ilyenkor a megadott

raktárnak a készletét csökkenti a művelet.

17. ábra. Kiadási bizonylat készítő ablak

36

18. ábra. Kiadási bizonylat

37

Leltár

Leltározás elkezdéséhez egy leltár napot kell létrehozni. Ez a nap mindig az adott nap lehet.

Ha egy leltár napot rögzítünk, akkor az egy nyitott leltár nap lesz. Mivel a leltározás

befolyásolja az aktuális készletek alakulását fontos, hogy nyitott leltárnap esetén, ilyenkor

nem lehet létrehozni számlát, sztornózni számlát, valamint a készlet korrekció és a

bevételezés/kiadás művelet sem hajtható végre.

19. ábra. Leltár napok listája

A ceruza ikonra kattintva láthatóak a tételek, amelyek a leltárnap létrehozásakor aktuálisan

készleten vannak vagy pedig fogyásban.

20. ábra. Leltár napok listája

A valós készlet oszlopban adható meg, hogy valójában hány termék található az adott

raktáron. Ha olyan tételt találunk, ami nincs jelenleg a rendszerben, akkor a „Készleten nem

szereplő, de leltárkor fellelt tétel hozzáadása” gombra kell kattintani.

38

21. ábra. Hozzáadandó tételek

Ilyenkor a tételek listából kiválasztható, hogy az adott tétel melyik raktárra kerüljön

felvételre. Valamint teljesen új tételt is lehet rögzíteni.

22. ábra. A tételek között a „Csaptelep” bekerül, mint fellelt cikk

A leltározás végeztével a leltárt le kell zárni. Innentől fogva az aktuális készlet az, ami a

leltározás lezárást követően a leltárban volt.

Az ezután végzett műveletek (számlázás, bevételezés/kiadás) már mind módosítják az

aktuális készlet adatokat.

39

Raktárak beállítása

Lehetőség van egyedi raktárak beállítására ebben a menüpontban. Alapértelemezetten a

rendszer két raktárat kínál fel.

23. ábra. Raktárak listája

Mobil eszközön történő használat

A weboldal fel van készítve a mobil eszközökön történő elérésre is. Mobil eszközön történő

megjelenítés esetén előfordulhat, hogy bizonyos adatok korlátozottan jelennek meg. Például

listák esetében bizonyos oszlopok eltűntetésre kerültek helytakarékosság végett.

Mobilról történő használat esetén is van lehetőség az asztali változat megjelenítésére, ha a

bejelentkező ablak alatt a „Normál oldal” linket választjuk.

1. ábra. Bejelentkezési ablak mobil nézet esetén

Az alábbi ábrán bejelentkezés utáni mobil nézet látható. A menürendszert a bal felső

sarokban található három vízszintes vonal hívja elő.

40

2. ábra. Bejelentkezési ablak mobil nézet esetén

3. Új számla ablak mobil nézet esetén

41

4. Vevő hozzáadása ablak mobilnézet esetén