Szakmai informatika II.

HostWare Front Office rendszer felépítése

• Alapadatok • Recepció • Kassza • Housekeeping • Kimutatások • Szerviz • Kapcsolatok más rendszerekkel • Zárás

Front Office - Recepció

Recepciós napi munkájához tartozó összes ügyviteli adat feldolgozása• egyéni és csoportos foglalások (statusz)• vendég alapadatainak rögzítése úgy, hogy

statisztikai listák alapjául szolgáljanak • csoport szobatípusokra történő beosztása

Front Office - Kassza

Napi szállodai bevételek feldolgozására – számlaműveletek elvégzésére• számlaterhelés - közvetlen terhelés, előreterhelés • bontás - tételbontás, számlabontás tételek vagy

szolgáltatások szerint • előlegkezelés – előlegszámla készítés, végszámlán

hivatkozás előlegre • engedmény, jutalékkezelés – százalékosan vagy

összegszerűen • sztornózás - számla sztornó, tétel sztornó, szolgáltatás

sztornó

Front Office - Housekeeping

Gondnoki és szobaasszonyi munkához használatos modul• szobák állapotának• Mini-bárok fogyásának felterhelésére• lekérhető ágyazási lista• recepcióban rögzített adatokból készülő

bekészítési lista.

Front Office - Kimutatások

Kimutatások - képernyőre és nyomtatóra• előrejelző listákat, • forgalmi listákat, • zárási listákat,• étkezési listákat • vendégek adatai listákat

Front Office - Zárás

Napi zárás – (dátum)• Ellenőrzi a foglalásokat

(meg nem érkezettek, el nem utazottak) • Kasszák állapotát• Ment• Listakészítés (másnap utazók)

Front Office - Szerviz

• Ügyintézőket• Ügyintézőket tartozó jogosultságokat• ’Telefon Interface’ program modul - kimutatás• Rendszerparaméterek beállítása

mentés

Modulok és Kapcsolatok

WinFRO ’Front Office’ – WinVEN ’Vendéglátás’ A vendég szobahitelre kíván fogyasztani.• A pincér ellenőrzi, hogy lakó–e• Az éttermi számla lezárásakor, az éttermi fogyasztást

átterheli a vendég front rendszerben lévő számlájára. Telefonszámla automatikus terhelése• Ha a telefonközpont képes RS 232-es soros

protokollal kommunikálni a beszélgetés díja automatikusan terhelődhet a beszélgetés végén.

PDF file formátum

A portable document format (PDF) az Adobe Systems által kifejlesztett bináris fájlformátum. Szöveget, ábrát és képeket tartalmazó dokumentum leírására, eszköz-független és felbontás-független formában.A PDF egy nyílt szabvány bárki jogdíjmentesen írhat alkalmazásokat, amelyek olvasnak vagy írnak PDF formátumot. Azonosító: ISO 32000-1:2008

PDF creator

A PDF Creator Windowsban egy virtuális nyomtatót hoz létre.1. PDF Creator telepítése2. PDF Creator indítása, beállítások ellenőrzése

( automatikus mentés kikapcsolása)3. Alapértelmezett nyomtató legyen a PDF Creator

(Vezérlőpult – Nyomtatók és Faxok – jobb gomb – Alapértelmezett..)

4. Nyomtatáskor a PDF Creator ablaka jelenik meg, és rákérdez a fájl helyére.

A winFRO felülete

A belépés után a jogosultságok (5xpróbálkozhat), sőt a menü is

a ügyintézői (felhasználói ) beállításoktól függ . (Szerviz – Ügyintézők, jogosultságok)

Felhasználótól függően összeáll az adott modul menüje

Teljes jogú felhasználó menüje

Front Office - Alapadatok

• Alapadatok vagy Törzsadatok (Vásároljuk a rendszerrel együtt , vagy létrehozzuk)viszonylag állandóakszobák, törzsvendégek, partnerek, ügyintézők, hotel, telephely,

• Forgalmi adatok egyediek, műveletekhez, tranzakcióhoz kapcsolódnak. Pl. vendégnek számlázott tételek, statisztikai gyűjtések.

Táblázatszerű karbantartó-szolgáltatások

• Kartotékfülek• Jelölőnégyzet• * Minden• Lenyíló menüben

a minden részleteiRendezés mezőneveken - háromszög mutatja

Táblázatszerű karbantartó szolgáltatások

Alsó ikonsorNéz módban indul• Módosít • Új • Töröl• Keres • Nyomtat• Kilép (itt használjuk)Módosítás mód• Néz (vissza az nézbe)• Ment• Elvet (marad a módosítás

módmódban)

Nézegető mód menüje

Módosítás, új menüje

Táblázatszerű kijelölő ablak

Felül az összes jelölőnégyzet bekapcsolható.

Az ügyintéző jogosultsága

megadható, vagy másolható egy másik

ügyintézőről

Keresőablak

Dupla kattintásra vagy nagyítóikonra kattintva jelenik meg, a kiválasztott (piros) mezőn keres,

Dátummezők

Dátummezőre dupla kattintásra jelenik meg

Alapadatok – Adók

ÁFA• Szállásköltségre 18%

(kötelezö reggeli)• Vendéglátás 27%• Szolgáltatás 27%• Dohányáru 5%IFA - Önkormányzattól függ• Budapest a nettó szobaár 4%• 340-410Ft• IFA mentesek: 18 alatt, 70 felett, munkavégzők

Alapadatok – Front Office szótárak

Alapadatok – Front Office szótárak

Front Office – Forgalmi adatok

Rezerváció: • Érdeklődő vendég tájékoztatása – pl. foglaltság• Egyéni és csoportos foglalások • Vendég alapadatainak rögzítése úgy, hogy

statisztikai listák alapjául szolgáljanak• Vendég szobatípusokra történő beosztása• Vendégek érkeztetése

Rezervációs ablak új vagy néz mód

Szobafoglalás

Foglalásfej

Szobaár

• R-No: Foglalási szám, folyamatosan növekvő foglalás egyedi azonosítására. (új, kereshetünk is)

• Foglalás típusa– Egyéni vendég fizeti a szobaárat. Az éjszakai zárás

a szobaárat a szobára terheli. – Csoportfoglalás éjszakai zárás a szobaárat a foglalás

főszámlájára terheli. Utazási irodák céges rendezvények.

Foglalásfej

Foglalásfej Foglalás státusza 1.

• Egyéni– Várólistás : nem teljesített opció, opciós dátum,

túltöltöttség, – Garantált: előírt opció teljesítve

• Csoportos– Prospect: érdeklődés, árajánlat kérés– Tentative : Előkészített szerződés, aláírásra vár ,

opciós dátum– Definitive: foglalás elfogadott, visszaigazolt,

szobábaosztás

Foglalásfej

Foglalás státusza 2.• Törölt: lemondott foglalás• Lakó: érkezésekor (check-in)• Elutazott : fogyasztását kiszámlázták (0

számlaegyenleg) • Hátralékos: elutazott, nem 0 számlaegyenlegűNév: a foglaló személy vagy cég neve, a szobákat is ezzel foglaljuk . Törzsvendégek, partnerek keresése.Megjegyzés: későn érkezik (pirosan villog alul)

Kimutatások\Statisztikai kimutatások\Source Of Business

Statisztikai kód szótárat a felhasználók tetszés szerint tölthetik fel (KSH, vezetés részére)

Kód Statisztikai kód Piaci szegmens

Alkalmazás terület

RR Rack Rate Mindkettő DU Day Use Mindkettő GYCS Gyógy kúra

csoport Csoport

GYEG Gyógy kúra egyéni Egyéni INCS Incentive csoport Csoport INEG Incentive egyéni Egyéni KONF Konferencia Csoport MEET Meeting Csoport ÜDCS Üdülő csoport Csoport ÜDEG Üdülő egyéni Egyéni LT Long Term Egyéni AC Air Crew Egyéni ST Study Tour Mindkettő COMP Complimentary Egyéni

Kód Értékesítési csatornaAC Air Crew BUTI Belföldi utazási iroda CÉG Cég EÜP EÜ pénztár DIR Közvetlen KUTI Külföldi utazási iroda REN Rendezvényszervező TOP Tour Operator WIN Walk In

Alapadatoknál

Foglalásfej

• Forrás az értékesítési csatorna tovább bontható pl. út irodához megadjuk melyik

• Garancia típusa a foglalás garanciáját írja le. • Minden szállodai ügyvitelben használt

garanciák beírható.• Országkód torzíthatja

a statisztikát csoportra azonos

Kód Garancia típusa17CL Nem garantált (17CLX) HK Hitelkártya garancia CÉG Cég garancia UTI Utazási iroda garancia ELŐF Előleg fizetve ÁTUT Átutalás

Foglalásfej

Megrendelő adatai: Partnertörzsből választva vagy kézzel bevitt. (Utazási iroda)Forrás Pl. IBM csoportKapcsolat adatai: kapcsolattartó adataiPénzügy• Előleg - Fizetendő összeg – Esedékességi dátum• Opciós határidő: lejárta után – töröljük a foglalást, ha az opció nem teljesült, – töröljük az opciós határidőt, ha teljesült.

Foglalásfej

Pénzügy• Lemondási határidő. (díjmentesen )• Engedmény (később is megadható)• Fizetési mód• Jutalék (Booking.com 15%)Számlaviselő – ha nem azonos a megrendelővelBeállítás – szobaár a bejelentőn megjelenjen-e

Szobafoglalások

Szobafoglalások• Foglalhatunk típusra és szobára. Kisebb szállodáknál

szobára, nagyobbaknál típusra.• Szoba típus alapadat legördülő listából,

kategórialeltárból• Szoba - legördülő listából, kategória szobáiból,

szobatükörből • Felnőtt/Gyerek számuktól függ a generált vendégek

száma, csökkenteni a vendég törlésével. (módosításnál nem szerkeszthető, kilép növel)

Szobafoglalások

Szobaár• Árkód a szobaár tartalmát és értékét határozza meg• Egyszerű árkódok - legördülő listából kiválasztani.• Összetett beárazás - árlistát rögzítünk az árkódokhoz

Szobaárnál választhatjuk az árat.• Árkódot nem csak az árat adjuk meg Alapadatokban

alapértelmezettként kijelölt árkódot használja. • Ha nulla értékű árat kívánunk használni, akkor az

Alapadatokban hozzunk létre nulla értékű árkódot, s itt válasszuk ki azt.

Vendégadatok

• Érkezés távozás lehet eltérő• Az adatok kitöltése után törzsvendéggé tehető• Cím másolható a többi vendéghez• Bejelentőlap nyomtatása

Szobafoglalások

Terhelés előjegyzés(nem szállás csomagok befoglalása) szálláscsomag mellé kiegészítő szolgáltatások (pótágy, házi kedvenc) adminisztrálása. Feljegyzések: Felhasználó csoportok számára készíthetünk itt feljegyzéseket. (Műszak)Terhelés átirányítás: a foglalásra terhelendő szolgáltatás másik foglalásra terhelődik. Napló: Az adott foglalás adatváltozásait tekinthetjük meg.

Szoba tükör

• Szoba tükör A szoba kiválasztását segíti

Szobatükör

Szín Foglalás típus Státusz Sárga Egyéni és csoport

Opciós dátum ki van töltve

Világoskék Egyéni Garantált Sötétkék Csoport Definitve Világoszöld Egyéni Lakó Sötétzöld Csoport Lakó Bordó Egyéni és csoport Elutazott Piros Egyéni és csoport Hátralékos Fekete Out Of order Out Of order