Suuri kokouskyselyKyselytutkimus elokuu 2012

Aronet-Esitysyhtiö Oy

Näin kysely tehtiin

Tavoite

Selvittää kokousten tärkeys ja luonne yrityksissä

Selvittää kokouksissa käytettävien apuvälineiden rooli

Toteutus Internetkysely, henkilökohtaiset sähköpostiviestit, linkki nettisivuilla

Vastaajat

258

67,2% on 45-65 vuotiaita

61,5% miehiä

58,7% on ylintä tai keskijohtoa

Sähköpostikyselyllä tavoittaa siis todistetusti myös ”vanhemman” ikäpolven päättävässä asemassa olevat miespuoliset henkilöt

6.7 %

31.8 %

26.9 %

23.3 %

11.2 %

0.0 %

5.0 %

10.0 %

15.0 %

20.0 %

25.0 %

30.0 %

35.0 %

Yrittäjä/Omistaja Ylin johto Keskijohto/päällikkö Asiantuntija Toimihenkilö

Asema

58,7 %

Vastaajista

34,1% työskentelee yrityksissä, joissa on alle 50 työntekijää

Yli 1000 työntekijän yrityksissä 17,9%

49,5 % työskentelee julkishallinnon/ yhteiskunnallisten palveluiden alalla

Yleisimmät vastuualueet

Operatiivinen johtaminen

Talous

Henkilöstöhallinnointi

Kokouksiin kuluva aikakokouksiin kuluu keskimäärin 31 % työajasta –

27 % vastaajista viettää kokouksissa yli 40 % työajastaan

9.5 % 11.5 %

22.2 %17.5 %

12.3 %

1.2 %

13.9 %

4.0 % 4.8 % 3.2 %

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

alle 10 % 10 % 11-20 % 21-30 % 31-40 % 41-49 % 50 % 51-60 % 61-70 % yli 70%

Kokousten tärkeys

Keskimäärin 49,4 % kokouksista koetaan tärkeiksi

omalle työlle

Työajastasi keskimäärin 15,3 % kuluu siis kokouksissa, jotka eivät ole tärkeitä omalle työllesi

53,4 % vastaajista ei koe olevansa kokouksissa

tärkeässä roolissa

Heikko valmistautuminen syö kokousten tehokkuutta

0 20 40 60 80 100

Kokousten huono johtaminen (43,1 %)

Osallistujien myöhästely (43,2 %)

Epäselvät tavoitteet (47,2 %)

Aikataulujen yhteensopimattomuus (50,2 %)

Heikko valmistautuminen (66,8 %)

Eniten kokousten tehokkuutta heikentävät

Kokouksissa paljon kehitettävää: monella saralla toimivuus alhaisella tasolla

0 1 2 3 4 5 6 7

Dokumenttien työstäminen tiimityönä

Etäneuvottelut

Ideointipalaverit

Työskentely etätiimeissä

Sisäiset koulutukset ja valmennukset

Suunnittelu ja päätöksenteko yhdessä

Toimivuus

Merkittävyys

* Vastaajat arvioivat toimivuutta ja merkittävyyttä asteikolla 1-7

Aikataulut, tehokkuus, ammattimaisuus …

0 20 40 60 80 100

Teknologian hyödyntäminen liiketoiminnan tukena (70 %)

Tiimityö (75,7 %)

Ihmisten osallistaminen suunnitteluun ja päätöksentekoon (77,7 %)

Hyvän ja ammattimaisen vaikutelman antaminen (83 %)

Tehokas ajankäyttö (86,6 %)

Aikataulujen pitävyys (88,7 %)

Tärkeintä yritykselle

Ympäristöä ei koeta tärkeänä

0 20 40 60 80 100

Tiimityö (12,1 %)

Teknologian hyödyntäminen liiketoiminnan tukena (15,0 %)

Turhan matkustamisen välttäminen (16,6 %)

Edistyksellisyys (19,8 %)

Ympäristöä säästävät toimintatavat (22,7 %)

Kansainvälinen toiminta (47,8 %)

Vähiten tärkeää yritykselle

* Kansainvälisen toiminnan kärkisijaan saattaa vaikuttaa vastaajien yritysten koko ja kotimaisuus, eli kansainvälisyyden poissaolo

omassa yrityksessä

Mikä yksittäinen seikka parantaisi kokouksia?

Se, että kokouksiin ei osallistu pääkaupunkiseudun ihmisiä niin asiat sujuvat loistavasti!

puhuttaisiin vain asiaa eikä omia juttuja Parempi valmistelu

aikataulujen pitäminen ja hyvä valmistautuminen

NYKYTEKNIIKAN PAREMPI HYÖDYNTÄMINEN KOKOUSTILASSA

Kokouksen parempi johtaminen

oikeat henkilöt oikeaan aikaan palavereissa

Teknologian hyödyntäminen - etäkokoukset, neuvottelutilan välineistö

Valmistelu Täsmällisemmät tavoitteet palavereille

etäneuvotteluiden tekniikka; ääni & kuva Kokouskulttuurin kehittäminen

Onnistunut ajankäyttö Selkeämmät agendat.

Harkinta - onko tämä kokous pidettävä juuri nyt

ei puhuttaisi turhia vaan pelkästään asiaa

Smartboardin koulutus ja sen hyödyntäminen eri toimipisteiden välillä

Kuvallinen etäyhteys

Tie parempiin kokouksiin alkaa paremmasta suunnittelusta

Kysely nosti esiin 3 teemaa, joilla kokouksia lähdettäisiin parantamaan

[1] Parempi suunnittelu

Agendan laatiminen ja siinä pysyminen –kännykkäkuri

Osallistujien perehtyminen kokousaiheeseen etukäteen

Osallistujat tietävät keitä on paikalla ja miksi

[2] Etäyhteyksien

kehittäminen

Kokoustekniikan käyttökoulutukset

Yhteyksien luotettavuus

Modernin tekniikan parempi hyödyntäminen

[3] Kokousaikojen

rytmittäminen

Kokousaikojen lyhentäminen

Kokousvapaa päivä/viikko

Vakituiset kokousajat

Kokousten korvaamaton apuri - fläppitaulu

0 20 40 60 80 100

Etätyöohjelmisto (32,5 %)

Konferenssipuhelin (32,9 %)

Post-it laput (37,7%)

Älypuhelin (46,1 %)

Vierasverkko (48,7 %)

Videoneuvottelulaitteet (50,9 %)

Tussitaulu (53,9 %)

Neuvottelutilan varausjärjestelmä (56,1 %)

Langaton verkkoyhteys (76,3 %)

Fläppitaulu (81,6 %)

Projektori (videotykki) (90,8 %)

Käytetyimmät apuvälineet kokouksissa

Moderni kokoustekniikka vielä tuntematon alue monelle

0 20 40 60 80 100

Taulutietokone (20,6 %)

Dokumenttikamera (20,2 %)

Piirtoheitin (20,2 %)

Neuvottelutilan laitteiden ohjausjärjestelmä (18,0 %)

Interaktiivinen kosketustaulu (11,0 %)

Kosketusnäyttö (5,3 %)

Vähiten käytetyt apuvälineet kokouksissa ( käyttö %)

Neuvotteluhuoneiden varustetaso ”hyvä” – onko tässä koko totuus?

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

4 5 6 7 8 9 10

39,5 %

39,5 % vastaajista antoi yrityksensä neuvotteluhuoneiden varustetasolle arvosanaksi 8

Koulutustarjonta jakautuu lähes kahtia

Koulutuksia järjestetään

54,4 %

Koulutuksia ei järjestetä

45,6 %

Neuvottelutilan laitteiden käyttöön tarjottavat koulutukset

Mielikuvia modernista kokoustekniikasta

0 50 100 150 200

En halua kokeilla ensimmäisten joukossa

En tunne

Luksusta

Helppokäyttöistä

Tärkeää kokousten onnistumiselle

Olen kokeillut

Auttaa minua työssäni

Kallista

Sopii meidän yrityksellemme

Totta

Ei pidä paikkaansa

Tulevaisuuden suunnitellut investoinnit

Yritysten suunniteltujen investointien kärjessä nelikko, joihin löytyy yksi yhdistävä laiteratkaisu

Videoneuvottelulaitteet Etätyöohjelmisto Projektori (videotykki) Interaktiivinen kosketustaulu

Ristiriitaiset tulokset nostavat esille tulevaisuuden trendit:

Modernin kokoustekniikan valtakausi on vasta alkamassa!

Yrityksissä pidetään tärkeinä asioita, joiden toteuttamiseen käytetään tällä hetkellä vanhentuneita apuvälineitä Ihmisten osallistamista, ammattimaista vaikutelmaa ja teknologian

hyödyntämistä – fläppitaulun avullako?

Modernin kokoustekniikan ei koeta vaikuttavan kokousten tehokkuuteen – toisaalta vain murto-osa vastaajista kertoo käyttävänsä tätä tekniikkaa Moderni kokoustekniikka on siis ilmeisen tuntematonta monelle ja siksi

myöskään sen hyötyjä ei tunnisteta

3 lääkettä parempiin kokouksiinModerni kokoustekniikka tarjoaa kaikkiin näihin korvaamattomia

apuvälineitä

[1] Parempi suunnittelu

Agenda: Materiaalin työstämien etätiimeissä ennen kokouksia

Perehtyminen:Dokumenttien ja oheismateriaalien jako osallistujille etukäteen

Osallistujat:Henkilö-/vastuuesittelyt saatavilla kokouskohtaisesti

[2] Etäyhteyksien

kehittäminen

Koulutukset:videokoulutukset, etäkouluttaminen

Luotettavat yhteydet:Etäyhteysjärjestelmien päivittäminen

Tekniikan hyödyntäminen:Uusien laitteiden hankinta

[3] Kokousaikojen

rytmittäminen

Lyhyemmät kokousajat:Kokoustilojen automaatiojärjestelmät

Kokousvapaat:Energian, kustannusten ja ympäristön säästö

Vakituiset kokousajat:Neuvotteluhuoneiden varausjärjestelmät sekä etäyhteyksien luotettavuus

Kiinnostuitko?

Aronet-Esitysyhtiö Oy

+358 9 849 4133

www.aronet.fi

myynti@aronet.fi

Olli Sarvi, liiketoimintajohtaja

olli.sarvi@aronet.fi