1

“SISTEMUL ȘI STANDARDELE DE CONTROL MANAGERIAL/INTERN”

- suport de curs -

2

FIȘA CURSULUI “SISTEMUL ȘI STANDARDELE DE CONTROL MANAGERIAL/INTERN”

� Controlul intern și controlul intern/managerial la entitățile publice. Cadru,

necesitate, rol, relevanță. Relația cu controlul intern/financiar - preventiv

propriu și delegat

� Elaborarea și implementarea sistemului de control intern/managerial (SCI-M).

Dezvoltarea acestuia. Obligații legale. Programul de dezvoltare a SCI-M. Măsuri

pentru elaborare și actualizare. Modele și exemple de practică

� Structura internă responsabilă cu monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea

metodologică a implementării şi/sau dezvoltării SCI-M . Act administrativ de

numire, modele și exemple comparabile privind componența și modul de

organizare și lucru

� Elaborarea de proceduri formalizate. Procedura operațională. Ediție. Revizie.

Aprobare. Difuzare

� Obligații de informare și relația cu entitățile publice ierarhic superioare și cu

Ministerul Finanțelor Publice. Stadiul implementării SCI-M și situațiile deosebite.

Întocmirea situațiilor trimestriale și anuale

� Raportul anual al conducătorului entităţii publice asupra SCI-M

� Evaluarea, autoevaluarea și auditarea SCI-M. Măsuri de verificare și evaluare

continuă. Chestionarul de autoevaluare și situația sintetică. Audit intern și audit

extern (Curtea de Conturi).

� Obiectivele entității publice. Elementele cheie ale SCI-M (5). Descrierea

standardelor (1-25), cerințe generale, referințe principale . Actualizare

� Formularistică, administrarea și monitorizarea indicatorilor și datelor. Registrul

riscurilor

� Standarde: implementate (I), parțial implementate (PI), neimplementate (NI)

� SCI-M conform (22 standarde implementate; plus S15, S20, S22), parțial conform

(13-21 standarde implementate), neconform ( < 13 standarde implementate)

� Tehnici, metode, instrumente, indicatori de lucru. Funcțiile managementului.

Analiza diagnostic, Analiza SWOT, Analiza de risc

3

SISTEMUL DE CONTROL INTERN / MANAGERIAL - completarea cadrului normativ de reglementare –

• Legea nr. 234/2010 pentru completarea OG nr. 119/1999 privind controlul

intern şi controlul financiar preventiv cuprinde 4 articole noi:

o - Articolul 4, alin. 3

Conducătorul entităţii publice elaborează anual un raport asupra sistemului

de control intern / managerial, care se prezintă ca anexă la situaţia financiară a exerciţiului bugetar încheiat, cf. modelului din Anexa 4.3. RAPORT asupra SCM.

o Articolul 4, alin. 4-5

Instrucţiunile privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea raportului

conducătorului entităţii publice asupra SCM, aprobate prin OMFP nr. 1649/2010, de modificare a OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern, se referă la:

- responsabilitatea M F P, prin UCASMFC, de a prezenta Guvernului, până la sfârşitul semestrului I al anului curent, pentru anul precedent, Raportul asupra

stadiului implementării SCM la nivelul entităţilor publice, la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special. - deci, nu şi pentru companie/societate naţională, regie autonomă,

societate comercială, deocamdată.

o Articolul 5, alin. 2

- Ministerul Finanţelor Publice este autoritatea administraţiei publice centrale de specialitate care are responsabilitatea: - elaborării şi implementării politicii în domeniul sistemelor de control intern/managerial, precum şi al gestiunii financiare; - îndrumării metodologice, coordonării şi supravegherii implementării

sistemelor de control intern/managerial;

- asigurării bunei gestiuni financiare în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public.

o Articolele 27 şi 28, litera j, Sancţiunile aplicate de MFP:

- neîndeplinirea obligaţiei, de către ordonatorul principal de credite, de a elabora şi prezenta Raportul anual asupra stadiului implementării SCM, de la art. 4 alin. 3;

4

- constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 3000 la 5000 lei.

• OMFP nr. 1649/2011 privind modificarea şi completarea OMFP nr.

946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând

standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru

dezvoltarea sistemelor de control managerial se completează astfel:

o Articolul 2, alin. 1

- Conducătorul fiecărei entităţi publice dispune măsurile necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea SCM, inclusiv a procedurilor operaţionale - PO, formalizate pe activităţi şi a registrului riscurilor - RR.

- Elaborează Situaţia centralizatoare trimestrială/anuală privind stadiul

implementării SCM la data de …., cf. modelului din Anexa 3. - Cap. I – Informaţii generale, trimestrial - Cap. II – Stadiul implementării Standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31.dec. …., anual. o Articolul 2, alin. 2 - 3

- Obiectivele, acţiunile, responsabilităţile, termenele precum şi alte componente ale măsurilor respective se cuprind în programul de dezvoltare al

SCM, elaborat şi actualizat la nivelul fiecărei entităţi publice. - Programul de dezvoltare a SCM cuprinde şi activităţile de perfecţionare

profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele cu funcţii de execuţie.

o Articolul 3, alin. 1 - 2

- Conducătorul entităţii publice constituie, prin decizie internă, o structură în

vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării

şi/sau dezvoltării SCM – grupul de lucru sau comisia de monitorizare. - Componenţa structurii de monitorizare se stabilesc în funcţie de volumul de

muncă şi complexitatea activităţilor, iar modul de lucru diferă de la o entitate la alta.

o Articolul 4, alin. 1 – 3

Structura de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării SCM, va transmite în vederea informării şi armonizării:

5

- la OIS, la termenele stabilite de acestea, dar numai târziu de 15 martie a fiecărui an:

- programul de dezvoltare a SCM - actele administrative de constituire şi modificare a structurilor de

monitorizare - Situaţiile trimestriale/anuale privind stadiul implementării şi

dezvoltării SCM, cf. modelului din Anexa 3. - la MFP – UCASMFC, prin controlorii delegaţi, până la 25 ale fiecărei luni, următoare trimestrului încheiat, respectiv până la 25 februarie al anului următor, situaţii centralizatoare trimestriale/anuale, cf. Anexei 3 – Situaţie centralizatoare,

trimestrială/anuală privind stadiul implementării SCM la data de … o Articolul 4, alin. 5 şi art. 19, alin. 8, lit. h) şi i) din OG nr. 119/1999

privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată

• MFP, prin UCASMFC:

- elaborează RAPORTUL ANUAL PRIVIND CONTROLUL INTERN, care va cuprinde:

- analiza activităţii de control financiar preventiv - stadiul implementării sistemelor de control intern/managerial la nivelul entităţilor publice la care se exercită funcţia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special

o Articolul 5, alin. 5

• MFP, pentru asigurarea bunei gestiuni a fondurilor publice şi/sau a patrimoniului publice, avizează:

- activităţile de control disipate pe fluxul proceselor, introduse în PO - proiectele de reglementare cu implicaţii financiare

• Controlorii delegaţi ai MFP, la solicitarea ordonatorului principal de credite sau a conducătorilor de compartimente, formulează în scris:

- un aviz consultativ privind măsurile de control prevăzute în proiectele de proceduri elaborate de instituţiile respective; - conformitatea procedurilor de control cu prevederile prezentului ordin.

6

PREZENTAREA MODULUI DE COMPLETARE A

ANEXELOR LA OMFP NR. 946/2005 ANEXA 1. LISTA STANDARDELOR DE CONTROL INTERN / MANAGERIAL

- cuprinde cele 25 de standarde de control intern, grupate pe cele 5 componente ale modelului de control COSO

ANEXA 2. PROCEDURA OPERAŢIONALĂ - OMFP nr. 1389/2006, de modificare şi completare a OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern: - cuprinde 11 secţiuni ale unei proceduri operaţionale de lucru

- secţiunea 8.4.2. – Descrierea procedurii ANEXA 3. SITUAŢIE CENTRALIZATOARE, trimestrială / anuală privind stadiul implementării sistemului de control intern/managerial (SCM) la data de …, care cuprinde:

Capitolul I - Informaţii generale - se transmite la MFP – UCASMFC, prin controlorii delegaţi, până la 25 ale lunii următoare fiecărui trimestru încheiat Capitolul II - Stadiul implementării standardelor de control intern -

managerial, conform rezultatelor autoevaluării la data de 31.12 20…

cuprinde:

- Col. 2 – 7 – se completează de OPC cu propriile evaluări: I, PI, NI - Col. 8 – 10 – se completează prin cumularea informaţiilor din col.

6 din Anexa 4.2 - Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării

ANEXA 4. INSTRUCŢIUNI privind întocmirea, aprobarea şi prezentarea Raportului

asupra sistemului de control intern/managerial – SCM - Anexa 4.1. CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului SCM . - Anexa 4.2. SITUAŢIA SINTETICĂ a rezultatelor autoevaluării - Anexa 4.3. RAPORT asupra SCM la 31 decembrie 2011.

• Anexa 4 – INSTRUCŢIUNI privind întocmirea şi prezentarea raportului asupra sistemului de control intern / managerial cuprinde:

7

Pct. 1.1. Prevede, cf. art. 4, alin. 3 din OG nr. 119/1999, obligativitatea conducătorului fiecărei entităţi publice de a elabora un Raport, cf. modelului din Anexa 4.3. – RAPORT asupra sistemului de control intern / managerial la data de 31.12.20….

Pct. 1.2 – 1.3. Prezintă referiri generale privind raportarea implementării SCM, respectiv: - primul raport cu privire la stadiul implementării SCM, se va elabora la data închiderii exerciţiului financiar al anului 2011; - Raportul reprezintă forma oficială de asumare a responsabilităţii

manageriale de către conducătorul entităţii publice cu privire la SCM; - Raportul este documentul prin care instituţiile publice, care îşi exercită

funcţia de OPC al bugetului de stat, bugetul asigurărilor sociale sau al bugetului oricărui fond special, furnizează MFP informaţiile

necesare elaborării RAPORTULUI ANUAL PRIVIND CONTROLUL INTERN, conform legii, care va fi înaintat de UCASMFC la GUVERN.

Pct. 1.4 – 1.6. - Responsabilitatea managerială defineşte un raport juridic de obligaţie a

îndeplinirii sarcinilor de către managerul entităţii publice, în scopul realizării eficace, eficiente şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obiectivelor stabilite şi să comunice şi să răspundă pentru neîndeplinirea obligaţiilor manageriale.

- Răspunderea managerială derivă din responsabilitatea managementului general pentru toate cele 5 componente ale SCM: mediu de control, performanţa şi managementul riscului, informarea şi comunicarea, activitatea de control, auditarea şi evaluarea.

- Raportul privind SCM cuprinde declaraţii ale conducătorului entităţii publice cu privire la SCM existent la data închiderii exerciţiului financiar – cf. Anexei 4.3.

Pct. 1.7. Declaraţiile formulate de conducătorul entităţii publice se bazează pe datele,

informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării SCM, activităţile de control ex-post, rapoartele de audit intern şi rapoartele de audit extern.

Pct. 1.8. În vederea elaborării Raportului SCM, conducătorul entităţii dispune

programarea şi realizarea autoevaluării SCM, de către conducătorii compartimentelor din subordine.

8

Pct. 1.9. – 1.10.

- Realizarea autoevaluării constituie principala formă de implementare a Standardului 24 – Verificarea şi evaluarea controlului şi se află în responsabilitatea fiecărui nivel al managementului de linie.

- Activitatea de autoevaluare nu poate nici să fie confundată şi nici să

fie

substituită activităţilor desfăşurate de compartimentul de audit intern pe baza unei metodologii specifice, cf. Standardului 25 - Audit intern.

- Pentru pregătirea autoevaluării, conducătorul entităţii publice poate apela la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern şi, după caz, a controlorului delegat, numit de MFP.

Pct. 1.11.

Elaborarea Raportului asupra sistemului de control intern / managerial –

SCM presupune realizarea următoarelor acţiuni: a. convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuţii de monitorizare,

coordonare şi îndrumare metodologică a implementării propriului SCM, pentru stabilirea măsurilor organizatorice şi realizarea

operaţiunii de autoevaluare; b. completarea, de către fiecare compartiment din cadrul entităţii a

Chestionarului de autoevaluare a stadiului implementării SCM, cf. modelului din Anexa 4.1 – Instrucţiuni, şi asumarea răspunderii de către conducătorul de compartiment asupra realităţii datelor,

informaţiilor şi constatărilor înscrise în acesta; c. elaborarea de către structura de monitorizare, coordonare şi

îndrumare metodologică privind implementarea SCM propriu, cf. modelului din Anexa 4.2 – Instrucţiuni - Situaţia sintetică a

rezultatelor autoevaluării, prin centralizarea chestionarelor de autoevaluare transmise de conducătorii de compartimente, din Anexa 4.1 – Chestionarul de autoevaluare;

d. aprecierea gradului de conformitate a propriului SCM cu cele 25 de

Standarde de control intern / managerial, în raport cu numărul standardelor implementate, astfel:

9

- sistemul este conform, dacă sunt implementate 22 de standarde, cu excepţia următoarelor 3 standarde:

15 – Ipoteze, reevaluări, 20 – Gestiunea abaterilor şi 22 – Strategii de control

- sistemul este parţial conform, dacă sunt implementate între 13 şi 21 de standarde;

- sistemul este neconform, dacă sunt implementate mai puţin de 13 standarde

Pct. 1.12. Entitatea publică are obligaţia să elaboreze şi să păstreze pe o perioadă

de cel puţin 5 ani, documentaţia relevantă cu privire la organizarea şi funcţionarea SCM şi cea referitoare la operaţiunea de autoevaluare a acestuia.

ORDINEA DE ELABORARE A DOCUMENTELOR

1. Situaţia centralizatoare trimestrială privind stadiul implementării SCM – Anexa 3, Cap. I, Informaţii generale.

2. Chestionarul de evaluare a stadiului implementării SCM – Anexa 4.1.

3. Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării – Anexa 4.2

4. Situaţia centralizatoare anuală asupra stadiului implementării SCM –

Anexa 3, Cap. II, Stadiul implementării SCM, conform rezultatelor autoevaluării, la data de 31.12.2011.

5. Raport asupra sistemului de control intern / managerial la data de

31.12.2011 – Anexa 4.3.

10

Întocmirea Anexelor 4.1 si 4.2 reprezintă rezultatul activităţii de autoevaluare a propriului SCM, la nivelul fiecărui compartiment.

Întocmirea Anexei 3 reprezintă rezultatul activităţii de raportare la nivelul instituţiei publice

Întocmirea Anexei 4.3 reprezintă rezultatul activităţii de raportare la nivelul entităţii publice – Ordonator Principal de Credite (OPC)

11

ANEXA 1 OMFP nr. 946/2005

CODUL CONROLULUI INTERN / MANAGERIALĂ

cuprinzând

STANDARDELE DE CONTROL INTERN / MANAGERIAL LA

ENTITATILE PUBLICE A. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA Standardul 2 - ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI Standardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTA Standardul 4 - FUNCTII SENSIBILE Standardul 5 - DELEGAREA Standardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORICA

B. PERFORMANTE SI MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 7 - OBIECTIVE Standardul 8 - PLANIFICAREA Standardul 9 - COORDONAREA Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANTELOR Standardul 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 15 - IPOTEZE, REEVALUARI

C. INFORMAREA SI COMUNICAREA

Standardul 12 - INFORMAREA Standardul 13 - COMUNICAREA Standardul 14 - CORESPONDENTA Standardul 16 - SEMNALAREA NEREGULARITAILOR

D. ACTIVITATI DE CONTROL

Standardul 17 - PROCEDURI Standardul 18 - SEPARAREA ATRIBUTIILOR Standardul 19 - SUPRAVEGHEREA Standardul 20 - GESTIONAREA ABATERILOR Standardul 21 - CONTINUITATEA ACTIVITATII Standardul 22 - STRATEGII DE CONTROL Standardul 23 - ACCESUL LA RESURSE

E. AUDITAREA SI EVALUAREA

Standardul 24 - VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI Standardul 25 - AUDITUL INTERN

12

ANEXA 2. PROCEDURA OPERAŢIONALĂ OMFP nr. 1389/2006 de completare a OMFP nr. 946/2005

INDICATORII DE PERFORMANŢĂ

PENTRU STANDARDELE DE CONTROL INTERN

Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA

EI 1: numărul de angajaţi care nu cunosc în totalitate Regulamentul intern, exprimat procentual;

EI 2: numărul de angajaţi care au depus un jurământ după trei luni de la angajare, exprimat procentual (lunar);

EI 3: numărul încălcărilor Codului de etică sau a regulamentului intern semnalizate prin sesizări interne sau externe (lunar)

EI 4: numărul de sesizări interne sau externe care au fost considerate justificate, exprimat procentual (lunar).

EI 5: numărul de sesizări considerate nule şi neavenite.

Standardul 2 – ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI

AFS 1: numărul de angajaţi care nu cunosc în totalitate atribuţiile, exprimat procentual;

AFS 2: numărul de fişe de post neactualizate din totalul fişelor de post;

AFS 3: numărul de posturi ocupate, din totalul posturilor di organigramă;

AFS 4: fluctuaţia personalului (intrări-ieşiri, bărbaţi-femei); AFS 5: numărul de femei în posturi de conducere din totalul

posturilor de conducere, exprimat procentual; AFS 6: nivelul sarcinii de lucru pe grupe de angajaţi (cât de

ocupaţi se consideră salariaţii), exprimat în procente din totalul timpului de lucru zilnic.

Standardul 3 – COMPETENŢĂ, PERFORMANŢĂ

CP 1: procentul din personal care a urmat cursuri de formare profesională faţă de totalul personalului;

13

CP 2: grupe de calificative anuale pe nivele ierarhice; CP 3: numărul angajaţilor cu studii superioare faţă de necesarul

din serviciu, direcţie, departament sau instituţie.

Standardul 4 – FUNCŢII SENSIBILE

Funcţia sensibilă este indicată ca fiind „ofiţerul cu integritatea”. Indicatorii luaţi în discuţie la acest standard pot fi:

- numărul cadourilor de protocol - numărul obiecţiilor funcţionarilor referitoare la decizii de

management FS 1: numărul angajaţilor în funcţii sensibile rotiţi într-o perioadă

de 5 ani; FS 2: numărul incidentelor legate de funcţiile sensibile; FS 3: numărul angajaţilor cu funcţii sensibile certificaţi de

ORNISS. FS 4: numărul funcţiilor sensibile supravegheate / monitorizate,

din totalul funcţiilor sensibile. Standardul 5 – DELEGAREA

D 1: numărul delegărilor neconforme faţă de totalul delegărilor; D 2: numărul persoanelor delegate la alte instituţii şi numărul

mediu de zile pe persoană delegată; D 3: numărul persoanelor delegate de la alte instituţii şi numărul

mediu de zile pe persoană delegată; D 4: procentul de monitorizare a delegărilor.

Standardul 12 / 13 – INFORMARE, COMUNICARE

IC 1: numărul răspunsurilor trimise peste termenul legal de răspuns, de 30 de zile, de la momentul înregistrării, faţă de numărul de răspunsuri trimise în termenul legal;

IC 2: numărul de lucrări publicate pe site-ul entităţii şi în reviste de specialitate – reprezintă indicatorul deschiderii;

IC 3: numărul de accesări unice ale site-ului instituţiei şi numărul de întrebări trimise pe internet.

Standardul 18 – SEPARAREA ATRIBUŢIILOR

SA 1: numărul cazurilor de suprapunere a unor atribuţii rezultate din analiza fişelor de post;

SA 2: numărul erorilor depistate din cauza neseparării sarcinilor;

14

SA 3: numărul de încălcări ale normelor metodologice proprii pentru aplicarea OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea NM privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea;

SA 4: numărul operaţiunilor la care s-a realizat separarea autorizării de atribuţiile de control;

SA 5: numărul angajaţilor care exercită control financiar preventiv propriu.

Standardul 19 – SUPRAVEGHEREA

S 1: numărul de încălcări ale procedurilor formalizate; S 2: numărul documentelor neavizate sau necertificate; S 3: numărul de controale ex-ante; S 4: numărul de avize consultative date de controlorul financiar

delegat; S 5: numărul recomandărilor rezultate în urma misiunilor de

audit intern, aprobate de ordonatorul de credite; S 6: numărul recomandărilor rezultate în urma misiunilor de

audit intern şi implementate.

Sursa pt. indicatorii de performanţă: Gheorghe Barbu, Ilie Ivorschi, Corneliu Trif Cotruţă: Elaborarea şi interpretarea indicatorilor de performanţă specific standardelor controlului intern managerial, Editura Rentrop & Straton, Bucureşti, 2010.