1 DIU des grands lacs - Infection par le VIH Bujumbura – juin 2013.
SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDA Atelier Régional VIH : Afrique & Asie du Sud Est...
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SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDA
Atelier Régional VIH : Afrique & Asie du Sud Est
Bujumbura 21 – 25 Février 2011Dr Almouner TALIBOCoordinateur Ré[email protected]
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SUPERVISON TECHNIQUE PROJET SANTE & VIH/SIDADéfinition des Concepts
-Mots / Concepts souvent utilisés avec abus
-Confusion faite soit dans la définition ou dans la pratique avec d’autres Fonctions :
-Inspection, Contrôle, Coordination -Suivi, Évaluation
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Définition (Suite)
CONTRÔLE : dégage ce qui est réalisé, comparaison résultats et attentes (approbation ou non de résultats + mesures correctrices)
INSPECTION : s’assure du respect des normes
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Définitions (Suite)EVALUATION : - Vérification du degré d’atteinte des objectifs fixés en lien avec les ressources disponibles- Jugement de valeur sur le degré de réalisation des Objectifs - Examen Ponctuel de changement dans les résultats
visés (programme, projet)- Se fait avant, pendant (à parcourir) et en fin de projet
COORDINATION : - Répartition Harmonieuse des Tâches pour une
exécution EFFICACITE et EFFICIENTE- Evite qu’1 ou Plusieurs Personnes exécutent la même
tâche en même temps et au même lieu
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Définitions (Suite)SUIVI :
- Collecte continue d’informations ou Indicateurs relatifs aux ACTIVITES Exécutées
- Analyse et Interprétation de leurs Résultats
- Fréquence Fonction des Activités et du contexte : Trimestriel Conseillé
On fait le suivi des activités = Suivi / monitorage
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Définition (Suite)SUPERVISION : Processus continu visant à:
- guider
- former
- soutenir
- et encourager les initiatives / Activités du personnel
- sur le site de travail pour l’exécution du
travail avec efficacité et conformément aux
directives
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On supervise du
personnel
et non pas des
tâches
Supervision Technique
Superviser c’est former.
Formation Technique
=
=
Attention
Ne pas se tromper de cible
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Objectif de la SUPERVISON TECHNIQUE:
- Améliorer les Performances de l’Agent (« du supervisé ») afin de produire des services de Qualité
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Complémentarité entre la Supervision et les autres Fonctions
Lors des SUPERVISIONS Techniques Possible:
- Utilisation des Résultats de l’évaluation, du suivi, de l’inspection de la coordination et du contrôle
- Pour mesure de l’adéquation de laPrestation des Activités
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STYLES DE SUPERVISION
Différents styles de Supervision :
- Autoritaire
- Démocratique et Participatif
- Laisser-faire
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STYLES DE SUPERVISION (suite)Choix du style est fonction:
- des circonstances
- de la personnalité du Supervisé (agent)
- du type ou nature de la Structure à superviser
- Programme, Projet à superviser
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AVANTAGES DE LA SUPERVISION
• 3 niveaux :
1. Supervisé
2. Service / Projet
3. Superviseur
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1. Avantages pour le Supervisé
- Possibilité d’échanger ses Difficultés
- Amélioration de ses connaissances
- Valorisation, Responsabilisation
- Stimulation, Estime de soi
- Création et Maintien de dynamique d’Equipe
- Identification de ses points faibles (points à Améliorés) : Proposition de solutions, amélioration de ses pratiques pour qualité des services
- Connaissance des directives/normes
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2. Avantages pour le Projet ou Service
- Correction des erreurs à temps
- Augmentation de la qualité, l’efficacité et efficience
- Amélioration de l’Accessibilité des services
- Rationalisation des Activités et Utilisation des Moyens (RH, logistiques, Finances)
- Et donc Meilleure Organisation sur le programme
- Amélioration de la Communication
- Climat : attente et bonne collaboration
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2. Avantages pour le Superviseur - Prise de connaissance sur l’Exécution des Tâches (en
général déléguées)- Identification des Problèmes d’exécution des activités- Meilleure connaissance des conditions de Travail - Identification et Corrections des Faiblesses - Appréciation du Personnel, Révision des Profils de
poste - Revue des recommandations des supervisions
précédentes- Appréciation du niveau d’exécution des tâches sans
contraintes de Hiérarchie - Point sur les Besoins en Ressources
Superviseur ! Tu n’est Pas CONTROLEUR ou INSPECTEUR. TU ES FORMATEUR pour
l’amélioration des prestations.
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ETAPES DE LA SUPERVISON1. Phase Préparatoire:- Elaboration des Termes de références (en lien avec
les équipes terrains)- Elaboration et diffusion du calendrier de Supervision- Lecture des rapports, note synthèse et autres
documents du projets, indicateurs du projet- Prise de connaissance des instructions de la
précédente supervision- Revues des profil de poste des agents à superviser- Définir la liste des points prioritaires - S’assurer de la disponibilité des Moyens et les outils
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ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite)
2. Phase Exécution :
NB : Supervision =
- processus d’amélioration de la
performance de l’agent
- Intervention formatrice et NON évaluation
contrôle
Important : de Créer une Relation d’empathie entre supervisé(e) et superviseur (e). Se mettre
à sa Place pour mieux le/la comprendre
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ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite)2. Phase Exécution : (suite)- Prendre connaissance des problèmes de l’agent et/ou
du personnel- Point sur l’état d’avancement des recommandations
de la supervision précédentes (par exemple: est ce les outils IEC en braille plastifiés sont fournis et de qualité? DVD en langage des signes?)
- Observation de l’exécution des Tâches à superviser- Mise en situation par exemple pour un conseil
dépistage, consultation IST (si pas de clients)- Synthèse avec les agents à la fin de la supervision ou
de l’activité supervisée (Points +/ -, solutions, recommandations, etc.)
- Fixer la date de la prochaine supervision
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ETAPES DE LA SUPERVISON (Suite)
3. Phase d’Exploitation- Exploitation Immédiate :
Recommandations immédiates sont mieux comprises
- Exploitation DifféréeRétro informationCompte-rendu de la supervision à d’autres niveaux
- Suivi et évaluation : suivi de la mise en œuvre des recommandations, identification des besoins de formation, auto évaluation de l’équipe de superviseurs
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PERIODICTE DE LA SUPERVISION
- Planification doit être réaliste
- Intégration dans le plan d’action
- Périodicité en Fonction du niveau:
- tous 2 mois : Structure de Prise en charge, activités IEC (Animateurs), Pairs Educateurs
- tous 3 mois : niveau district Sanitaire
- tous les 6 mois : niveau province
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Qui est Superviseur?- Toute Personne ayant sous sa responsabilité
Hiérarchique une autre Personne à qui elle a déléguée des Activités/tâches
Cas des Projets HI- Coordo Régional supervise Equipes/Chefs de
projets- Coordo Santé Supervise chefs de projet de son
volet- Chef de projet Supervise animateur, formateur,
etc. (mais aussi dans les structures de PEC)- Animateur supervise partenaires chargés des
activités IEC, Pair éducation, etc.
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Qui est Superviseur Technique? (suite)
Profil / Qualités d’un Superviseur
- Connaissances Supérieures à celles des Supervisés (aussi larges que possibles)
1. Compétences / Capacités
- Techniques
- Administratives, gestion
- Conceptuelles
- Communication / interpersonnelles
- Capacité d’analyse
- Etc….
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Qui est Superviseur? (suite)
2. Qualités
- Bonne organisation et Méthodologie de travail
- Qualité d’Ecoute et Communication
- Respectueux
- Impartialité
- Tolérance et Courtoisie
- Esprit d’Equipe
- Volonté de Réussir
- Etc.
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Qui est Superviseur? (suite)3. Rôles - Aide à Faire mieux- Formation des supervisés et assistance technique- Formation Continue - Coordination des activités - Evaluation de la performation des supervisés- Gestion des Conflits, Motivation des supervisés - Appui à une meilleure compréhension des
responsabilités - Prise en compte des doléances des agents et leurs
problèmes - Liaison entre différents Niveaux- Aide à la Planification- Etc.