Potilastiedon arkisto

Suostumukset, informoinnit ja kiellot Kanta-palveluissa

2016

Kokonaisuuteen kuuluvat asiasisällöt

• Terveydenhuollon ammattilaisen ja asioijan henkilöllisyyden varmistaminen

• Potilaan informointi

• Potilaan suostumukset ja kiellot tietojen luovuttamiseen

• Muuttuvat suostumuskäytännöt

2

Potilastiedon arkiston käytön edellytyksiä

• Potilaita on informoitava uusista toimintakäytännöistä

• Potilastiedot kirjataan samalla tavalla organisaatiosta ja

potilastietojärjestelmästä riippumatta

• Potilastietojärjestelmiin on rakennettava valmiudet tietojen

arkistointiin, hakemiseen ja luovuttamiseen muiden

organisaatioiden käyttöön

• Kansalaisten käytössä on Omakanta -palvelu, mitä kautta voi

• katsoa omia terveystietojaan ja sähköisiä lääkemääräyksiään

• hallita arkiston ja reseptien suostumuksia ja luovutuskieltoja

• laatia sähköisen lääkemääräyksen uudistamispyynnön

• osallistua aktiivisesti omaan hoitoonsa

3

Terveydenhuollon ammattilaisen ja

asiakkaan henkilöllisyyden varmistaminen

4

Varmennekortit • Varmennepalveluista vastaa VRK: https://eevertti.vrk.fi/

Ammattikortit

• Terveydenhuollon ja apteekkien ammattihenkilöille

• Sidottu ammattioikeuteen – ei työnantajaan

Henkilöstökortit

• Terveydenhuollon ja apteekkien muulle henkilöstölle

• Sidottu työnantajaan

• Terveydenhuollon opiskelijoille voidaan tilata harjoittelussa maksullisia

terveydenhuollon henkilöstökortteja.

Toimijakortit

• Muiden kuin terveydenhuollon palveluidenantajien henkilöstölle

• Sidottu työnantajaan

Varakortit

• Kadonneen/unohtuneen/hajonneen kortin tilalle

• Enintään 3 kuukauden voimassaoloaika (ellei jokin rajoita

voimassaoloaikaa myöntöhetkellä)

5

Terveydenhuollon ja apteekkien toimikorttien

uusiminen (VRK:n tiedote 4.2.2016)

• Terveydenhuollon toimikorttien uusiminen

• Vuonna 2011 terveydenhuollon ammattihenkilöille myönnettyjen

ammattikorttien voimassaoloaika alkaa päättymään

• Mikäli ammattikortin voimassaolo päättyy, estyy tietojärjestelmien käyttö

sekä mm. sähköisten lääkemääräysten ja -toimitusten allekirjoittaminen.

• Ammattikortin uusinta kannattaa tehdä kaksi kuukautta ennen varmenteen

voimassaolon päättymistä.

• Ammattikortin uusimistavat

• Uuden ammattikortin voi tilata käymällä missä tahansa julkisen

terveydenhuollon rekisteröintipisteessä.

• Luettelo julkisen terveydenhuollon rekisteröintipisteistä:

• https://eevertti.vrk.fi/Default.aspx?id=0&docid=1463

• Terveydenhuollon organisaatiot voivat tehdä ammattikorttien tilauksen

• myös ns. massatilauksena. Massatilauksen minimimäärä on 500 korttia

6

Ammattikortin uusimistavat

VRK kehittää ammattilaisten rekisteröintiprosessia vuoden 2016

aikana julkaisemalla web –portaalin

• 1-vaiheessa (huhtikuu 2016) terveydenhuollon ammattilainen voi

tunnistautua palveluun voimassa olevalla terveydenhuollon

ammattivarmenteella ja tilata ammattikortin johonkin julkisen

terveydenhuollon rekisteröintipisteeseen.

• Kortin haun yhteydessä rekisteröijä tunnistaa kortinhaltijan

• 2-vaiheessa (alkusyksy 2016) terveydenhuollon ammattilainen voi

tunnistautua palveluun voimassa olevalla terveydenhuollon

ammattivarmenteella ja tilata ammattikortin omaan kotiosoitteeseen.

• Erillistä käyntiä rekisteröintipisteeseen ei tarvita

7

Asioijan henkilöllisyyden varmistaminen

Terveydenhuollossa pitää aina varmistua asioijan henkilöllisyydestä

• Vastaanotolla

joko kuvallisen kortin avulla tai henkilö tunnetaan

• Puhelinkontaktissa

kysymyksiin saatujen vastausten perusteella

• Alaikäinen asiakas, jolla ei ole kuvallista korttia tai jota ei tunneta

kysymysten perusteella esim. osoite, vanhemmat, sisarukset ja

muut asiat, joiden tiedot löytyvät potilastietojärjestelmästä

• Avustajan tuella potilaaksi saapuva asiakas, jolla ei ole kuvallista

korttia eikä häntä tunneta

potilaan Kela-kortin avulla ja toiselle henkilölle esitettyjen

kysymysten perusteella esim. potilaan osoite ja muut asiat, jotka

löytyvät potilastietojärjestelmästä

8

Asioijan henkilöllisyyden varmistaminen

Varmistetaan, että katsellaan oikean henkilön

tietoja potilastietojärjestelmästä ja Kantasta

Tallennetaan potilaskertomus oikealle henkilölle • Potilas näkee Omakannasta omat kertomusmerkintänsä, ei

toisten henkilöiden tekstejä

• Muut organisaatiot näkevät oikean potilaan tiedot

potilastiedon arkiston kautta

9

Potilaan informointi Potilastiedon arkistosta

Potilaan informointi

• Potilastiedon arkistossa olevien tietojen käyttö ja luovuttaminen edellyttää

potilaan informointia

• Asiakirjojen arkistointi ei edellytä informointia, eikä potilas voi kieltää

arkistointia

• Informoinnin jälkeen potilas voi antaa suostumuksen tietojen luovuttamiseen

tai tehdä kieltoja

• Tieto informoinnista merkitään potilastietojärjestelmään, jonka kautta tieto

tallentuu Tiedonhallintapalveluun.

• Osa järjestelmistä tallentaa myös reseptin informointitiedon

Tiedonhallintapalveluun

• Tieto on tästä eteenpäin kaikkien Kanta-palveluihin liittyneiden

organisaatioiden tarkistettavissa.

• Kansalainen voi itse merkitä informaation saaduksi Omakannan kautta.

• Suositeltavaa on, että potilas informoidaan heti, kun hän asioi

terveydenhuollossa ja havaitaan, ettei informointia ole vielä annettu.

11

Informointitavat

Informointi tulee antaa potilaalle henkilökohtaisesti

Informointi voidaan antaa ajanvarauksen tai ilmoittautumisen yhteydessä

tai vastaanotto- ja kotikäyntien yhteydessä.

Informointi annetaan suullisesti tai kirjallisesti (Informoinnin muistilappu)

Potilaalle voidaan antaa kirjallinen esite valtakunnallisesta Potilastiedon

arkistosta tai lähettää se esimerkiksi ajanvarauskirjeen yhteydessä (Kelan

esite)

Tieto informoinnista kirjataan potilastietojärjestelmään vasta, kun potilas on

paikan päällä ja voidaan todeta hänen vastaanottaneen informoinnin

Potilasta voidaan informoida myös puhelimitse tai itsepalvelu-

ilmoittautumisen yhteydessä, jolloin potilas voi tulostaa laitteelta kirjallisen

informointimateriaalin.

Informointi voidaan antaa myös sähköisen asioinnin yhteydessä liittämällä

viestiin sähköinen esite tai linkki Kanta.fi -sivuilla olevaan esitteeseen

Potilaalle annetaan tarvittaessa myös suullinen informaatio

Informoinnista ei voi kieltäytyä.

12

Informoinnin sisältö

• Informoinnin sisältö on Kelan tuottamien kirjallisten esitteiden mukainen

• Potilasta informoidaan valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista,

arkistointipalveluun tallennetuista tiedoista ja niiden käyttömahdollisuuksista

sekä mahdollisuudesta rajoittaa tietojen luovutusta

• Suomen- ja ruotsinkieliset esitteet tilattavissa osoitteesta

sari.svensk@postituspojat.fi

• (http://www.kanta.fi/materiaalin-tilausohjeet)

• Muita kieliversioita tulostettavissa Kanta.fi-sivuilta

• Esim. saame, englanti, venäjä, somali, sorani

13

Potilaan suostumukset ja

kiellot tietojen luovuttamiseen

Potilaan suostumus tietojen luovuttamiseen

• Arkistoon tallennetut tiedot ovat rekisterinpitäjän käytettävissä

ilman suostumusta

• Potilastiedon arkistoon tallennettujen potilastietojen käyttö

toisissa terveydenhuollon toimintayksiköissä edellyttää

potilaan suostumusta -> asiakirjan luovutus

• Suostumus tehdään kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä

tai kansalainen tekee suostumuksen sähköisesti Omakannan

kautta

• Voimassa toistaiseksi

• Suostumuksen voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa

• Suostumus käsittää kaikki Potilastiedon arkistossa jo olevat ja

myös sinne myöhemmin tallennettavat potilastiedot

• Kanta-suostumus ei ole sama asia kuin lääkäriaseman sisäinen

suostumus, joka kirjataan organisaation käyttämään

potilastietojärjestelmään

15 17.9.2015

Tietojen luovutuksen kieltäminen

• Kansalainen voi rajoittaa potilastietojensa käyttöä kielloilla

• Kiellon voi tehdä kirjallisesti terveydenhuollon toimintayksikössä tai

sähköisesti Omakannan kautta

• Kielto voi olla

• Toimintayksikkö- eli palvelunantajakohtainen

• Rekisterikohtainen

• Palvelutapahtuma (eli käynti- tai osastojakso) -kohtainen

• Kiellon voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa

• Kieltoa tehdessä voi erikseen sallia tietojen käytön

hätätilanteissa

• Potilasta on informoitava, että kielto koskee myös tilanteita,

joissa potilas on äkillisen henkeä uhkaavan sairauden tai

loukkaantumisen vuoksi tajuton ja sen vuoksi kykenemätön

peruuttamaan tekemänsä kiellon

• Omassa organisaatiossa tiedot näkyvät kuten ennenkin kiellosta

huolimatta 16

Potilastietojen käyttö hätätilanteissa

Jos potilas on sallinut tietojen käytön hätätilanteissa, Kanta-arkisto

luovuttaa myös kielletyt tiedot hätätilahaun perusteella.

Tilanteessa, jossa potilastietojen luovutukseen ei ole potilaan

suostumusta tai informointia ei ole voitu antaa, potilastiedot voidaan

luovuttaa Kanta-palvelujen kautta hätätilahaun perusteella.

Esimerkkeinä mm. tajuttomuus tai tilanteet, joissa potilas ei

esimerkiksi kehitysvammaisuuden tai muistisairauden takia kykene

päättämään hoidostaan.

Tällöin tietoja voidaan käyttää, jos niitä tarvitaan potilaan

tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi (potilaslain 13 §:n 3

momentin 3 kohdan tarkoittamat tilanteet).

17

Kirjalliset suostumus- ja kieltolomakkeet

• Suostumuslomakemallit löytyvät KELA:n ekstranetista

• Mikä tahansa Potilastiedon arkistoon liittynyt terveydenhuollon

palvelunantaja voi kirjata suostumuksen ja kiellot

• Suostumus ja kielto tehdään kirjallisesti

• Lomake tulostetaan potilastietojärjestelmästä ja kansalainen

allekirjoittaa lomakkeen

• Allekirjoitetut lomakkeet arkistoidaan terveydenhuollon

toimintayksiköissä, erillään potilaskertomuksesta

• Niiden säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta

syntymästä

18

Suostumuskäytäntöjen muutos

Ministeriön linjaus, muutokset voimaan 1.1.2017 alkaen

Suostumuskäytäntöjen muutos (Ministeriön linjaus, muutokset voimaan 1.1.2017 alkaen)

• Nykyisen suostumuskäytännön taustalla on potilaan oikeus päättää

omasta hoidostaan

• Kanta-palveluja on käyttöönotettu eri vaiheissa

Potilaita on informoitu erikseen Sähköisen lääkemääräyksen ja

Potilastiedon arkiston luovutuksista

Potilaat ovat antaneet suostumukset Sähköisten reseptien ja

potilastietojen luovuttamiseksi arkistosta erikseen

• Uuden lainsäädännön valmistelussa pyritään siihen, että jatkossa

on vain yksi Kanta-suostumus, mikä kattaa sekä

Reseptikeskuksessa että Potilastiedon arkistossa olevien tietojen

luovuttamisen

• Lakiin on suunnitteilla muutos, missä Reseptikeskus määritellään

osaksi Potilastiedon arkistoa.

• Muutokset tulevat voimaan 1.1.2017 alkaen tai lainsäädännön

muutosaikataulun mukaan

20

Kanta-suostumuksen hyödyt

• Lainmuutoksen jälkeen potilas informoidaan Kanta-

suostumuksesta, joka kattaa Potilastiedon arkiston ja sähköisen

reseptin tietojen luovuttamisen. Yhteisrekisterin informointi jää

toistaiseksi Kanta-informoinnin rinnalle.

• Nykyiset arkisto-suostumukset laajenevat automaattisesti

kattamaan myös reseptien luovutuksen

• Suostumuskäytännön muutos ei vaadi potilaiden uudelleen

informointia terveydenhuollossa, sillä kansalaisille tiedotetaan

yleisesti

• Omakannan kautta kansalainen voi edelleen tehdä kieltoja, antaa

suostumuksen tai peruuttaa suostumuksensa

21