Succesvolle digitaliseringsprojecten

Aanpak en realisatie

20 april 2023 2

Kennisnetwerk

• Organogram:

– verantwoordelijk-heden voor informatiebeheer

– VO-breed vertakt

– 2-richtingsverkeer

Beleidsdomein-

archivaris

Coördinerende

archiefdienst

Entiteits-

verantwoordelijke

Subentiteits-

verantwoordelijke

Team-verantwoordelijke

Stuurgroep strategisch archief

20 april 2023 3

Kennisnetwerk

• Communicatiekanalen:– COP, nieuwsbrief, vorming

– internet: http://www.bestuurszaken.be/informatiemanagement

• Expertise:– Methodologie informatiebeheer

– Materieel archiefbeheer

– Digitale duurzaamheid

– Digitalisering

– Documentbeheer

20 april 2023 4

Organisatie

• Coördinerende archiefdienst

• I.s.m. Strategische stuurgroep Archief

• Ondersteuning door Agentschap voor Overheidspersoneel

20 april 2023 5

Doelstelling

• onderscheiden van verschillende types

• begeleiden van digitaliseringstrajecten

– opstart en uitvoer

– juridische analyse

– functionele en technische analyse

• inschatten van impact van veranderingen

• inschatten van kosten en baten van digitalisering

20 april 2023 6

Inhoud

• Voorbeelden

• Definities

• Motivering: voor- en nadelen

• Probleemstelling

• Projectopzet

• Obstakels

• Infrastructuur

20 april 2023 7

Voorbeelden

20 april 2023 8

Voorbeelden

20 april 2023 9

Voorbeelden

20 april 2023 10

Voorbeelden

20 april 2023 11

Voorbeelden

20 april 2023 12

Voorbeelden

20 april 2023 13

Voorbeelden

20 april 2023 14

Definities

• Type I: retrodigitalisering (inscanning)

• Type II: digitalisering van bestaande informatiestroom

• Type III: Type I of Type II met substitutie

• Type IV: digitalisering van nieuwe informatiestroom

• Combinaties zijn mogelijk

20 april 2023 15

Type I: retrodigitalisering• = inscanning van papieren documenten

– doorgaans tijdelijk project

– bestaande papieren documenten voortaan digitaal verwerkt

• Intern:

– eigen scaninfrastructuur en software

– of gemeenschappelijk aanbod van e-IB (KOFAX)

• Uitbesteding:

– contract afsluiten met externe scanfirma

– bepalingen opnemen over kwaliteitscriteria, proefscan, doorlooptijd...

20 april 2023 16

Type II: digitalisering bestaande informatiestroom

• Inkomend papier wordt:

– gedigitaliseerd

– en bewaard

• Meestal permanent scanproject

• Aandachtspunten:

– nauwelijks wettelijke bezwaren

– efficiëntiewinst?

• Voorbeelden uit de VO:

– studietoelagen OV

– digitale personeelsdossiers MOD’s

– DORIS Kanselarij

• bouwvergunning: voortaan enkel digitaal?

20 april 2023 17

Type III: Type I of Type II met substitutie

• Substitutie (= vervanging):– bestaande papieren documenten:

• worden gedigitaliseerd

• en nadien vernietigd

• Aandachtspunten:– geen eenduidig wettelijk kader

– meestal mag het wel maar juridische analyse is nodig

• Voorbeelden uit de VO:– geen

– lopende: facturen OraFin (Coördinerende archiefdienst)

• Voorbeelden elders:– Rijksdienst voor pensioenen: 6 mio papieren dossiers

• Meer info:– www.edavid.be/docs/Substitutie_MagDa.pdf

– www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/substitutie

– binnenkort in Vlaanderen?

20 april 2023 18

Type IV: digitalisering van nieuwe informatiestroom

• geen inkomend papier meer

– documenten worden voortaan digitaal gecreëerd

• Aandachtspunten:

– sterke afhankelijkheid van externe actoren

– afspraken met ketenpartners (ketendenken)

• Voorbeelden uit de VO:

– digitale bouwvergunning

• Voorbeelden elders:

– eHealth, Elektronisch Patiëntendossier (NL)

20 april 2023 19

Motivering

• Waarom digitaliseren?

– plaatsonafhankelijk raadplegen

– fragiele dragers beschermen

– informatie-uitwisseling faciliteren

– automatisering van werkstroom

• vb. gedetailleerde dossieropvolging opzetten

– bijkomende zoekmogelijkheden

• vb. door indexering (OCR) of metadatering

– nieuwe informatievormen mogelijk maken

• vb. injecteren van data in sjabloon

20 april 2023 20

Motivering

• Waarom niet digitaliseren?

– ontsluiten van ongeordende

informatie

– beheersbaar maken van archief

– besparen op onmiddellijke kosten

• scannen: eenmalige kostprijs

• opslag, beheer: structurele kosten

– 50 euro/Gb/jaar (all-in: storage, energie) 450 euro/l. m./jaar (all-in)

• Nadelen:

– afhankelijk van externe betrokkenen (vb. RVA)

Foto: Ivo Lemaire (FotoArchief Vlaanderen)

20 april 2023 21

Probleemstelling• Aandachtspunten: bezint eer ge begint

– welk probleem willen we oplossen?• overschakeling naar Anders Werken

• ontsluiten van informatie

• extra zoekmogelijkheden

afhankelijk van het probleem: andere oplossingen

– bereik vastleggen• scope creep vermijden

– kosten en baten afwegen• vb. studietoelagen (OV): digitalisering heeft verwerking efficiënter gemaakt maar niet de omvang van

het papieren bestand verkleind

– welke functionele verwachtingen hebben we?• vb. OCR, metadata, integratie met informatiesystemen

• vb. Jongerenwelzijn

– compliancy: laat digitalisering voorafgaan door juridische analyse• vb. handtekening

• vb. vormvereisten

20 april 2023 22

Projectopzet

• Aanpakken als elk ICT-project:

– Prince2-methodologie of alternatieven

• afspraken

• draagvlak

• projectplan

• samenstelling werkgroep (vertegenwoordiging van wie?)

• communicatie

– Richtlijnen:

20 april 2023 23

Kritische succesfactoren• Meerwaarde voor gebruiker

– uitgebreidere zoekmogelijkheden

– raadpleging op afstand

– vlotte integratie met andere processen en systemen

– eenvoudige nieuwe manier van werken

• Communicatie– duidelijkheid scheppen

– weerstand wegnemen

• Draagvlak– steun van het management

• Opvolging– nazorg is nodig; gebruikers opleiden; effecten evalueren

– vb. BZK Digidoc (NL): werken met 'ambassadeurs' op de werkvloer

• Gebruikers betrekken– van in het begin!

• Kleinschalig beginnen– ‘Succes verkoopt’

20 april 2023 24

Risico’s

• ICT’ers voeren digitalisering uit als ‘automatiseringsproject’

– aparte actie tot ontsluiting blijft nodig

• Onvoldoende draagvlak:

– management draagt belang onvoldoende uit of gebruikt het zelf niet

– Medewerkers die het moeten gaan doen zijn onvoldoende betrokken

• Gebruiksonvriendelijkheid:

– Inzetten van geavanceerde informatiesystemen met zeer onvriendelijke gebruikersinterface en ordeningsstructuur

20 april 2023 25

Obstakels

• Organisatorische

• Juridische

• Archivistische

• Technische

20 april 2023 26

Organisatorische obstakels• processen duidelijk onderscheiden < archiefbeheersplan

• Veranderingsmanagement:

– digitalisering wijzigt het bedrijfsproces (en ook de archiefvorming)

• Vb. een leerkracht die aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten vraagt om te berekenen hoe hoog zou zijn indien hij aan 80% zou werken:

– in de papieren wereld: het bevoegde werkstation legt een dossier aan met de aanvraag, de berekening en het antwoord;

– in de digitale wereld: het werkstation raadpleegt de databank met loongegevens, laat de berekening uitvoeren en stelt ad-hoc een rapport samen dat per e-mail verzonden wordt naar de leerkracht.

– besteed hier voldoende aandacht aan

• Kosten gaan baten vooraf

– tijdig voorzien in de begroting

20 april 2023 27

Juridische obstakels

• Wettelijke vormvereisten aanwezig?

– de informatie moet aan uiterlijke eisen beantwoorden

– vb. aanvraag tot erkenning van kringloopcentrum die bij OVAM ingediend wordt, moet:

• in tweevoud opgemaakt worden

• liefst het briefhoofd dragen van de aanvrager

• gedateerd zijn

• en ondertekend zijn door de aanvrager

20 april 2023 28

Archivistische obstakels

• Digitaal duurzame oplossing gekozen?

– aandachtspunt bij langetermijnbewaring (> 5 jaar)

• Digitale handtekening nodig?

– Relevant voor alle types van digitalisering

– Basisregel:

1. analyseer of een handtekening nodig is

2. beslis welke soort handtekening voldoende is

– Vb. PLOEG-cyclus (e-Performance)

– Beslissingscriteria voor handtekeningplaatsing (in opmaak)

20 april 2023 29

Technische obstakels

• Technische keuzes– moeten voortvloeien uit functionele eisen

– vb. kleur of niet?

– vb. OCR of niet?

– vb. welke metadatastandaard?

• Zie onder meer:– Digitisation Workflow and Guidelines (GB, 2003)

http://eric.exeter.ac.uk

20 april 2023 30

Meer info?• Websites:

– http://bestuurszaken.be/informatiemanagement

– bevatten info over:

• digitale archivering

• digitalisering

• Vilvoorde

• materieel archiefbeheer

• bewaartermijnen

• archiefbeheersplannen

• documentbeheer

• en lopende projecten