Suarez Devil in Details FINAL
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
CONGRESO INTERNACIONAL
DE DIRECCION DE PROYECTOS
Virtual Teams 2:
E. Tito Surez
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Agenda
1. Introduccin
2. Equipos virtuales
3. Estadsticas
4. Porqu existen los equipos virtuales?
5. Consideraciones claves
6. Cultura y tecnologa
Algunos ejemplos
7. El problema
8. Caso practico: Proyecto A
9. Conclusiones
10. Informacin de Contacto
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Introduccin
Parece simple de hacer, pero una vez que
esta haciendo, uno se da cuenta que es un
problema muy dificil de manejar cuando se
empiezan a trabajar los detalles.
La clave est en los detalles
Lo importante esta en los detalles
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Introduccin
Virtual teaming is a 21st-century survival skill. (Jamie Feild Baker, Executive Director,
Martin Institute http://www.martininstitute.org/)
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Equipos virtuales
Un equipo virtual (equipo disperso geograficamente, equipo
remoto, equipo disperso) es un grupo de personas que trabaja
hacia un objectivo comun en varias zonas horarias, ubicaciones
geograficas y organizaciones con conexiones re-enforzadas
por redes de tecnologia.
Equipos ques estan separados fisicamente (alrededor del
mundo), temporalmente (varias zonas horarias), configurados
irregularmente (5 personas en una ubicacin, 2 en otra, etc) y
culturalmente diversos.
Hay otras definiciones. La definicion cambia constantemente.
Cual es la suya?
Presentation Title
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Estadsticas (Julio 2013)
Mas de 1.3 billones de personas estaran trabajando virtualmente.
www.onpointconsultingllc.com/2013/06/best-practices-if-you-plan-to-go-virtual-or-if-
youalready-are/#sthash.7474wRvY.dpuf
25% del trabajo en el centro de trabajo es ahora virtual
66% de organizaciones multinacionales usan equipos virtuales
80% de compaas de 10,000+ empleados usan equipos virtuales
Cuatro generaciones trabajan juntas por primera vez
EEUU, pero es similar en otros pases
Per: Gen Y 18-34 aos; Gen X: 35-49 aos; Baby boomers: 50-65 aos
http://semanaeconomica.com/article/empresa/139163-generacion-y-en-el-peru-es-realmente-emprendedora/
Modelo emergente: Talent as a Service (TaaS)
Modelo emergente: Estilo de vida definido por equipos virtuales
Presentation Title
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Porqu existen equipos virtuales?
Presentation Title
Reduccin de gastos generales Acceso a los mejores
empleados Acceso a una mejor
oferta de empleados
Trabajo 24x7 Mejora en comunicaciones
(en teora al menos) Control por indicadores (metrics)
Mayor capacidad
de trabajo
Mayor
diversidad ,
y efectividad
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Los problemas-(Lo que no dicen)
Presentation Title
Comunicacin
sin contexto
Aumento de
costos generales
Seguimiento
sin contexto
Creacin de cultura
organizacional
Nuevas habilidades
(tcnicas, blandas)
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Consideraciones claves
Cultura
Tecnologa
Presentation Title
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Algunos ejemplos
Presentation Title
Madurez y efectividad de la tecnologia
http://www.youtube.com/watch?v=DYu_bGbZiiQ
Traduccion automatica
Internet IM chat slang
Visas y restricciones de viaje
Etiqueta (comportamiento) de negocios
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Automated
translation
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Automated
translation
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Automated
translation
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
IM-Instant messagging slang Algunas expresiones
Zero-dark; Zero-dark-1
Eight ball
Drop of a hat
Piece of cake
Walk in the park
On the fence
Hot potato
Take it offline
HR moment
Ping me
Low hanging fruit
Like chicken with heads cut off
Everyone and their mothers
SWAT team
Drink the cool-aid
Get your ducks in a row
Out of pocket ($ and not available)
Herding cats
OOO
Presentation Title
Chatspeak:Algunos IM/chats slang
Brasileos: rs rs
Americanos: imho, sol, wtf,
cu, fu, btw, cya, ttyl, asap
Franceses: 12C4, 2ri1, DSL,
mr6, p2k, mdr, nsp,tds, dak
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Visas y restricciones de viaje
Visas
Quin o Cul nacionalidad necesita visas para cuales pases?
Per para Brasil
Per para EEUU
Per para pases en la UE (Es Polonia, UK parte de la UE?)
Per para Rusia
Qu pasa cuando alguien tiene 2 3 pasaportes?
Restricciones (algunos ejemplos)
Viajando a Israel y pases rabes
Pases rabes no permiten ingreso si su pasaporte tiene un visado de entrada a Israel
Aerolneas rabes no permiten abordar a una persona con pasaporte Israel, incluso si el destino no es Israel
Caso Air India y Kuwait Air
Presentation Title
http://en.wikipedia.org/wiki/Visa_requirements_for_Peruvian_citizens#
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Business etiquette
Saludos
Hombres (EEUU/Canad, Europa, Latinoamrica, Medioeste)
Mujeres (EEUU/Canad, Europa, Latinoamrica, Medioeste)
Maneras/Comportamiento (depende en donde)
En visitas de negocios:
Quin/Cmo se elige el restaurant donde se almorzara y/o cenara?
Visitas a la familia/casa?
En la oficina, videoconferencias
Cmo se viste? Aun cuando es business casual?
Conversaciones
En qu idioma si hay varias nacionalidades y/o idiomas?
Presentation Title
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
El problema de las mejores practicas
Se van ha encontrar mucha literatura en mejores practicas que en
realidad ya no funcionan bien actualmente.
La velocidad de cambio es tan alta que para cuando las nuevas
mejores practicas son publicadas, ya no son tan efectivas
Muchas de estas practicas estn basadas en recursos de bajo costo
que no son los mas apropiados para un proyecto importante
Las mas comunes son
Usar IM, Skype, telfonos virtuales, conferencias web de bajo costo como Join.Me, FreeConfence.com, reunirse personalmente de cuando en cuando.
Existen muy pocas mejores practicas que estn basadas en
experiencia personal y/o directa.
Es muy raro encontrar practicas que aborden problemas culturales
Presentation Title
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Caso practico: Proyecto A
Proyecto A is an integral part of a broader
business transformation to develop
common business processes throughout
the Americas Zone on a single Oracle
ERP platform (14 ERPs today) to achieve
significant recurring benefits
Across WBL:
Electronics
Healthcare
Industrial Merchants
Large Industries
Corporate Functions
Americas Zone: 12 paises en Norte,
Centro y Sur Amrica
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Virtual team locations The project is carried
by a large international
team, virtual and
situated in various time
zones. Some saw this
as an advantage,
working 24x7 around
the world, which is true,
but remember that
there is only a few
hours overlap across
contiguous time zones
and if issues/items are
not communicated
properly, it means a
several hour delays,
that could be almost 1
day.
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Caso practico: Proyecto A
El idioma oficial del proyecto es ingles.
Los miembros del equipo usan 4 idiomas primarios: ingles, francs, espaol y
portugues;
5 si contamos frances canadiense. Ademas hay varios otros idiomas secundarios: italiano, tamil, telugu, hindi, tagalog,
Ademas: variaciones regionales de espaol, ingles y frances,
Y mezclas: Francognol, Franglish, Portuol, Spanglish.
Miembros del equipo vienen de 6-7 culturas: US, Europa occidental, Europa
central, India, Canada, LatinoAmerica (Mexico y Sur America) y Filipinas.
Notar que EEUU o Canada no son una sola cultura, ni tampoco India por ejemplo.
Ademas se debe tener en cuenta persona originarias de un pais/cultura que viven en otra.
Dias laborables varian; generalmente lunes-viernes (pero notar las zonas
horarias).
Feriados en cada ubicacin son generalmente reconocidos.
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Caso practico: Proyecto A Diez organizaciones en el proyecto :
A (US): the client organization
Grupo A: Main office of A in Europe; provide direction in Security, Global Arch, aBT, global contract and procurement.
Accenture: several on site 4 days a week, most technical support in India at night, technical and functional leads on site. Some of the networking teams in Central Europe
TCS: onshore IT Ops + India team for Conversions and data cleansing
Xerox: Infrastructure, networks: some onshore, others in Guatemala, Argentina, Mexico, Phillippines: legacy mostly, but network to the new platform and data center
Oracle: Oracle on Demand, mostly India support during India day time (night in US and Americas), some are localized in US West Coast, some on site. This organization handles the new R12 infrastructure on a host managed model, also network in their datacenter.
Deloitte: on site mostly for design of solution, technical support remote (India) for tax functionality
Navillus: on site every other week for solution, technical support in India, for GRC related
iBizSoft: solution design and implementation for e-commerce. Core team in US but remote; development support in India
Dexa: Security review and analysis
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Nuestras practicas-
Caractersticas de un lder de equipo virtual 1. Adepto a balancear habilidades interpersonales y habilidades orientadas a la ejecucin (key success factor)
2. Entiende como comunicar a un nivel personal con otras personas (key success factor)
3. Crea confianza y establece relaciones (key success factor)
4. Toma la iniciativa
5. Es Motivado
6. Es Flexible
7. Es Disciplinado
8. Trabaja de forma independiente
9. Orientado al equipo
10. Fomenta colaboracin
11. Gestiona/maneja conflictos
12. Ejerce influencia
13. Aconseja a otros de manera indirecta
14. Gestiona/maneja responsabilidades (accountability) Accountability y responsibility
15. Se asegura que la informacin sea diseminada y que se siga el proceso de toma de decisiones
16. Maximiza el use adecuado de tecnologa para reducir diferencias virtuales
17. Crea un sentido de propsito
18. Gestiona /maneja equidad en las diferencias de zona horaria
Presentation Title
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Lo que practicamos Buscar gerentes de proyecto con experiencia extensa y actual en manejo de equipos virtuales y que por lo
menos hablen dos de los idiomas (los mas frecuentes usados) en el proyecto
Asegurarse que la calidad de la tecnologa a utilizar sea adecuada y desarrollar un plan alternativo para cuando
algo falla o no est cumpliendo con la calidad requerida
Presupuestar en el proyecto la actualizacin y configuracin de la mejor tecnologa que mejor se presta al
proyecto. No es cuestin de disponer de un montn de tecnologa pero mas bien de seleccionar cual funciona
mejor para el equipo y proyecto basado en los rasgos/perfiles culturales de los recursos humanos
Definir el nivel de uso y modalidad de la integracin de los mltiples mensajes de correo electrnico, mensaje
instantneo, teleconferencia, conferencia web, etc. que sern utilizados en el proyecto
Una vez que los estndares han sido definidos , asegurarse que realmente funcionan y una vez que se ha
verificado que funcionan, preparar planes alternos de recuperacin y asegurarse que funcionan.
Lo ms crtico es el soporte de la tecnologa fundacional y asegurar las planes de recuperacin de esta tecnologa
estn listos
Presupuestar reuniones en persona dependiendo de los requerimientos del proyecto, de una manera realista ; pero
notar requerimientos de visas y viajes, presupuesto, etc.
Definir un plan de comunicacin adecuado para los miembros de las varias culturas especificas de los miembros
del equipo virtual (culturas nacionales, organizacionales, profesionales) Esto incluye el lenguaje oficial para
comunicaciones.
Establecer polticas/reglas bsicas para registrar problemas mayores y decisiones, por escrito, y hacer que los
que toman las decisiones revisen el texto antes de ser aprobado.
En lo posible ( y el autor lo recomienda enfticamente): seminarios pre-proyecto acerca de asuntos
multiculturales que se anticipa ocurrirn, y entrenamiento en los aspectos mas importantes alrededor de pautas y
comportamientos anticipados.
Tener en cuenta que todo entrenamiento y discusiones alrededor de cultura , conocimiento, etc. solo define rasgos y
tendencias generales. No todos los miembros de una cultura especifica se comportaran y /o actuaran de la misma
manera.
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Lo que practicamos Considerar que aun dentro de una cultura, nacionalidad, organizacin o profesin; siempre hay fuerzas de cambio
todo el tiempo. Por ejemplo, no se puede aplicar a ciegas las caractersticas y/o hbitos generales a un miembro
del equipo basado solamente en su nacionalidad, si es que esa persona ha estado viviendo en otro pas u
organizacin por un periodo largo. Se imaginan un peruano que haya vivido en EEUU por los ltimos 10-15 aos?
No es bueno o malo, simplemente diferente
Aun cuando se tengan planes para manejar variedad cultural, asumir que habrn errores de comunicacin y se
deben tener planes adecuados. En vez de esperar que un problema suceda, es mejor estar siempre a la
expectativa. Esto no es muy fcil, especialmente para un gerente de proyecto sin entrenamiento o sin experiencia.
No es posible lograr la mxima eficiencia todo el tiempo, una practica comn entre empresa de consultora es la
formacin de equipos con integrantes experimentados y novatos: lo mismo se puede hacer en equipos virtuales.
Los mas experimentados serian los mas adaptados culturalmente en las culturas especificas en el proyecto. Esto no
siempre es posible por supuesto.
Se debe ser sensible a hbitos culturales que se manifiestan comnmente de maneras no convencionales, por
ejemplo, en algunos grupos es mas fcil y mejor discutir aspectos funcinales y tcnicos al mismos tiempo
(teleconferencias, email ,etc.) mientras que en otros casos es mejor manejarlos separadamente. Obviamente,
siempre habr mezclas de ambos tipos de personas.
Concesiones sern necesarias de todos, y todos tendrn que salir de su zona de confort. Los diferentes estilos de
trabajo y gerencia tendrn que adaptarse a los cambios constantes en el ritmo del proyecto, con las concesiones
para problemas culturales que se presenten
Mantener la calma cuando la situacin sea difcil o calamitosa. Mantener el control de una situacin difcil
trasciende cultura y es reconocido por todos locales y remotos. Con tanta diversidad, grado separacin y
cronograma agresivos es asumido que algunas veces las cosas estarn fuera de control, el objetivo principal del
gerente del proyecto es mantener el grupo enfocado a en el proyecto. Lo que hacemos cuando alguien o el grupo
llega a un punto de ruptura es sealar que nadie esta volando aviones, nadie va a morir si algunas cosas se
demoran o algo esta mal hecho. Adicionalmente tenemos programas especficos de manejo de estrs, manejo de
tiempo, disponibles sin costo a todos los miembros del equipo
Presentation Title
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Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
Conclusiones y Recomendaciones
Manejar/administrar equipos virtuales es bien difcil,
Mientras mas extendido este el equipo ( geogrficamente, culturalmente, etc.) ser un desafo mas grande
Si se pone mucho peso en la tecnologa como la solucin al
manejo de la diversidad, el proyecto fracasara.
Tecnologa es solo una herramienta que da soporte al manejo del equipo no es la solucin
Se deben tomar medidas especificas para el manejo eficiente de
un equipo virtual y no hay soluciones universales; cada
proyecto/caso es diferente y requiere su propio enfoque
Adaptabilidad es fundamental, si alguna/s de las acciones iniciales
no funcionan, cambios y flexibilidad en el manejo del equipo son
necesarios
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Contacto
+1.713.499.6141
+1.713.309.0379
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CONGRESO INTERNACIONAL
DE DIRECCION DE PROYECTOS
Virtual Team:
The Devil is in the details
E. Tito Surez