Styr ændringerne i dit projekt
-
Upload
iba-erhvervsakademi-kolding -
Category
Business
-
view
102 -
download
1
description
Transcript of Styr ændringerne i dit projekt
Velkommen til webinar om at styre ændringerne i dit projekt
Hvis du joiner gruppen på LinkedIN, får du løbende nyheder om projektledelse og notifikationer vi holder nye webinarer om projektledelse– vi har tre mere i efteråret, se evt.
1
�Find en kop kaffe/the og sæt dig godt tilrette
�Vi starter 9.00
�Besøg os i ventetiden på LinkedIN
Webinarer på mitiba.dk
Styr ændringerne i dit projekt
IBA Erhvervsakademi KoldingChristian Pfeiffer Jensen2014-10-09
2
Dagens program
� Lidt om webinarformen
� Hvor kommer ændringerne fra?
� Processer i projektet til at håndtere ændringer
� Hvornår kan du bestemme, hvad der skal ske med ændringerne, og hvornår skal styregruppen involveres?
� Hvordan får du projektdeltagerne til at spotte ændringer for dig?
3
4
5
6
7
7
Scenen sættes….
Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning
Scenen sættes….
� Projekttype
– Ekstern kunde med kontraktstyring
– Intern kunde, udviklingsprojekt
– Intern kunde, forandringsprojekt
Ændringsstyring
Styring af ændringer træder i kraft, når først projektplanen/scope er godkendt og låst
10
Ændringsstyring
Styring af ændringer træder i kraft, når først projektplanen/scope er godkendt og låst
11
Hvor kommer ændringerne fra
12
Hvor kommer ændringerne fra?
� Nye ønsker fra interessenterne– Kunder/markedet– Projektgruppen– Styregruppen– Øvrig ledelse– De gode ideers landingsbane ‘nu mens vi er i gang’….
� Afvigelser, fejl, mangler
13
Processer i projektet til at håndtere ændringer
1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-proces
2. Udfyld en ændringsanmodning3. Vurdér konsekvens af ændringen4. Godkend, afvis eller sæt som ønske
• Projektleder• Styregruppe
5. Opdater ændringsliste6. Re-planlæg og implementér ændringer i
projektdokumentationen7. Informér ud i organisationen
14
1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-proces
� Ændringslog eller liste over ændringer i projektet?– Overblik– Prioritering– Styring– Kommunikation!
15
1. Etabler ændringsproces
� Hvem modtager?
� Deadlines for respons?
� Hvem involveres i atvurdere ændring?
� Hvem informeres undervejs?
� Sætte andre aktiviteterpå stand-by imens?
� Hvem godkender førevt. kunde får tilbud?
16
2. Udfyld en ændringsanmodning
17
2. Udfyld en ændringsanmodning
� Vær opmærksom på din reaktion på ændringer –signalværdi for teamet
� Gør den/de som ønsker ændringen klar over at det er en ændring ifht. projektet eller at det KAN være en ændring – så bliver de ikke overraskede senere!
18
2. Udfyld en ændringsanmodning
� Laves af den som ønsker ændringen
� Keep it simple, stupid.
19
2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel
20
2. Udfyld en ændringsanmodning - eksempel
21
3. Vurdér konsekvens af ændringen
� Projektteamet involveres
� Hvilke parametre skal der vurderes på:
� Scope– Omfang– Dokumentation– Kvalitet– ….
� Tid– Projektløbetid– ….
� Ressourcer– Omkostninger i projekt– Omkostninger i drift– Tid forbrugt i projekt– ….
Tid
RessourcerScope
22
3. Vurdér konsekvens af ændringen
� Andre parametre der vurderes på:
� Afhængigheder til andre projekter– System– Ressourcer
� Risici
� ..og andet specifikt for din organisation eller projektet!
Tid
RessourcerScope
23
3. Vurdér konsekvens af ændringen
24
4. Godkend, afvis eller sæt som ønske
� Hvornår kan du afgøre om ændringen ”bare” skal medtages i projektet og hvornår skal du spørge projektejer, styregruppen eller kunden?
Tid
RessourcerScope
Hvor mange dages forsinkelse?
Ekstra omkostninger i/efter projektet?Ekstra timeforbrug i/efter projektet?Ekstra materialer eller udstyr i/efter projektet
Hvor store ændringer?Ændres mål eller formål?
Og: Får det indflydelse på effekten af projektet?
25
5. Opdater ændringsliste
26
6. Re-planlæg og implementér ændringer i projektdokumentationen
� Projektteamet� Dokumentation� Tidsplaner� Risici� …..
� Og eksekver!
27
7. Informér ud i organisationen
� De, som bliver påvirkede – hvis de da ikke har været involveret tidligere!
� Husk at ikke alle kender til ændringen
� Hellere for bredt end for smalt
28
� Scope creep?� Scope gallop!
� Små ændringer kan have store konsekvenser
� Projektleder skal have overblikket og styre projektet
29
Ændringsspotning i teamet!
� Mindset – hvad vi tror:
� Og hvad vi får:
Ide Planlægning Gennemførsel Afslutning
30
Ændringsspotning i teamet!
� Som forholdet er mellem dig og styregruppen vedr. ændringer – tilsvarende skal det være mellem dig og dit projektteam
31
Tid
RessourcerScope
Hvor mange dages forsinkelse?
Ekstra omkostninger?Ekstra timeforbrug?Ekstra materialer/udstyr
Hvor store ændringer?Ændres mål eller formål?
Og: Får det indflydelse på effekten af projektet?
Ændringsspotning i teamet!
� ”Single point of contact, thank you.” Og det er som regel projektlederen.
� Forventningsafstemning med projektteamet –håndteringen af ændringerne ligger på din banehalvdel
� Sæt dagsorden! Ændringer er her for at blive og kernen er at vi skal håndtere dem rigtigt for at kunne styre projektet
32
Næste gratis webinar 29/10 kl. 10 – Projekters mål33