arbejdsmiljøkøbenhavn

Københavns Kommunes Task Force ved højt sygefravær

STØTTE TIL JERES FRAVÆRSINDSATS

taskforce

LEDER

Hvad, der ligger bag et højt fravær, er meget forskelligt. Man kan som leder og arbejdsplads opleve, at man allerede har gjort rigtig meget for at håndtere fraværet. Men de samme udfordringer bliver måske ved med at være aktuelle. Eller nye presser sig på.

De næste 8-10 måneder får I støtte fra Arbejdsmiljø Københavns Task Force-konsulenter til at nedbringe et højt sygefravær og til at styrke jeres fraværsindsats.

I denne pjece får I en kort introduktion til:

• HvemIskalmødeiTaskForcen

• EtprototypiskTaskForce-forløb

• AndremulighederforstøtteiTaskForce-forløbet

• Handleplanensometgennemgåenderedskabtildialog

• Opgaver,rollerogspilleregleriTaskForce-forløbet

Task Force-forløbet er i første omgang en støtte til jer som ledelse. UndervejsiTaskForce-forløbetvildetofteværehensigtsmæssigtatinddrageMED/arbejdsmiljø-/tillidsrepræsentantdirekteinogleafdeinitiativer,somIsætter i gang.

Hele arbejdspladsen har gavn af information om, at arbejdspladsen deltager i TaskForce-forløbet,oghvaddetbetyderformedarbejderne.TaskForcenharudarbejdet en informationspjece særligt til medarbejderne på arbejdspladsen, som I kan bruge.

Task Forcen ser frem til samarbejdet med jer.

FRAVÆRS -TASKFORCE3

Dem skal I møde 4

Det skal der ske 6

I har flere muligheder for støtte 7 Handleplanen 8

Opgaver, roller og spilleregler i Task Forcen 10

Indhold Københavns Kommunes Task Force ved højt sygefravær

– støtte til jeres fraværsindsats

Arbejdsmiljø København(AMK)erKøbenhavnsKommunes rådgiver om arbejdsmiljø og arbejdsliv.

Vi arbejder på tværs af kommunens syv forvalt-ninger, hvor vi rådgiver arbejdspladser og ansatte inden for alle arbejdsmiljøområder.

www.amk.kk.dk

4FRAVÆRS -TASKFORCE

MÅLETMEDTASKFORCE-FORLØBETPÅJERESARBEJDSPLADS

Jeres opgave i Task Force-forløbet er, i samarbejde med Task Force-konsulenterne, at:

• Nedbringe fraværet på jeres arbejdsplads

• Styrke jeres handlemuligheder i forhold til at håndtere fraværet

• Styrke samspillet med MED/tillids- og arbejdsmiljørepræsentant om opgaven med at forebygge og nedbringe fravær

Læs mere på www.amk.kk.dk

Dem skal I møde

Task Forcen kombinerer et individuelt og et organisatorisk blik på fraværogbeståraftokonsulenterfraArbejdsmiljøKøbenhavn.

Den ene konsulent har særlig erfaring med rådgivning til ledere og arbejds-pladser om organisatoriske forhold. Den anden konsulent har særlig erfaring med individuelle, afklarende samtaler med medarbejdere og ledere om fravær og mistrivsel.

Rådgivningomorganisatoriskeforholdkanfxhandleomarbejdsmiljø,arbejds-pladskultur,ledelseogfølgeskab,samspilletmedMED/Trioogforandrings-processer.

Rådgivning om individuelle forhold kan handle om jeres muligheder for at støtte, når en medarbejder mistrives eller har fravær. Det kan også handle om rummelighed og systematik i fraværsarbejdet.

6FRAVÆRS -TASKFORCE FRAVÆRS -TASKFORCE7

Det skal der ske

ForudforopstartafTaskForce-forløbpåenarbejdspladsharTaskForce-konsulenterne normalt en kontakt til jeres overordnede chef og eventuelt HR i jeres forvaltning, da de er rekvirenter på opgaven.

Herefter igangsættes forløbet med arbejdspladsen.

EttypiskTaskForce-forløbbeståraftre møder mellem arbejdspladsens ledelse og Task Force-konsulenterne. Inden de tre mødes afholdes et op-startsmøde, hvor I som ledelse og jeres overordnede chef mødes med Task Force-konsulenternemedhenblikpåforventningsafstemning.Detremødermellem jer og konsulenterne finder sted hos jer. Der er tale om:

• Et’kortlægningsmøde’

• Et’opfølgningsmøde’2-4månedersenere

• Et’afsluttendemøde’8-10månederefteropstarten

Ovenståendebeskriveretprototypiskforløb.Forløbetkandogvarieresogudformes særligt efter behovet på den enkelte arbejdsplads.

PåmødernearbejderIsammenmedTaskForcenomdet,derligepræciserudfordringerne hos jer. Imellem møderne arbejder I videre med de områder, der er relevante hos jer. I har mulighed for at få ekstra sparring fra konsulen-terne mellem de tre møder.

Gennem hele forløbet bruger I en handleplan til at fastholde og doku-mentere jeres arbejde. I dialogen med Task Forcen tager I bl.a. udgangs-punktisygefraværsrapporterpåbådeenheds-ogindividniveau.Ifremsenderjeres handleplan ved start og slut til jeres overordnede ledelse, medmindre andet er aftalt ved opstart.

VedafslutninglaverTaskForce-konsulenterneen skriftlig tilbagemelding til jer og jeres overordnede ledelse, medmindre andet er aftalt ved opstart. Tilbagemeldingen indeholder Task Forcens vurdering og fremadrettede anbefalinger. Formålet med tilbagemeldingen er at understøtte forankring og fastholdelse af det videre arbejde.

I har flere muligheder for støtte

Iharyderligeremulighederforatfåstøttetilatnedbringesygefraværetunder-vejsiTaskForce-forløbet.

LEDEr-SparrINg

Leder-sparringkanhandleomsparringpåproblemstillinger,derkanmedførefraværellermistrivsel.Fxudviklingaforganisationenellervanskeligemedarbej-dersager.ErfaringerfratidligereTaskForce-forløbviser,aténtilénlederspar-ringer er vigtige at vælge til, og anbefales derfor kraftigt.

TrIO-/MED-SparrINg

Trio-/MED-sparringkanhandleomatfåTrio’en/MEDbedreispilhosjer.FxhvordanIsikrer,attillids-ogarbejdsmiljørepræsentanterinvolveretogderforkan løfte deres del af opgaven med at forebygge og nedbringe fravær og styrke trivslen.

KOMpETENcEuDvIKLENDE KurSEr

ErfaringernefratidligereTaskForce-forløbviser,atdeterudbytterigt,atIsomledelseogTriodeltageriArbejdsmiljøKøbenhavnskurseromfravær.Derertogratisén-dagskurserforhenholdsvisledereogTrio:

• ’Findbalancenmellemempatioghandlekraft–Temadagforledereomathåndterevanskeligefraværsforløb’

• ’Fokuspåfraværogdenærværende–etkursusforTrio’en (leder,arbejdsmiljø-ogtillidsrepræsentant)’

Sedeaktuellekursusdatoerpåwww.amk.kk.dk

MEDarbEJDErFOrLøb HOS EN FySIOTErapEuT ELLEr pSyKOLOg I TIDLIg INDSaTS

I kan som altid benytte Tidlig Indsats, hvis I har medarbejdere, der mistrives eller har fysiske problemer, som har betydning for deres muligheder for at passe arbejdet. Medarbejdere kan få et tilbud om et kortere forløb hos en fysioterapeutellerpsykologiTidligIndsats.SomlederekanIfåsparringpå,hvordan I bedst støtter op. Læs mere om Tidlig Indsats på www.amk.kk.dk/ti

FOrvaLTNINgErNES TIMEbaNK

Det ligger uden for Task Forcens rammer at tilbyde direkte interventioner i forhold til teams/personalegrupper, konflikthåndtering, organisationsudvikling m.m. Finansieringen af dette sker gennem forvaltningernes Timebank hos ArbejdsmiljøKøbenhavn.

Handleplanen

Handleplanen er et gennemgående dokument og dialogredskab i hele TaskForce-forløbet.

• Handleplanensfunktioneratunderstøttefremdriftenijeresarbejdemedat nedbringe fraværet.

• HandleplaneneretvigtigtomdrejningspunktisamarbejdetmellemjersomledelseogTaskForce-konsulenterne.

• Handleplanenfungererbedst,nårdenbrugessomudgangspunktforenløbende dialog mellem jer som lokal ledelse og jeres overordnede chef.

• TaskForcenunderstøtteroganbefaler,atMED/tillids-ogarbejdsmiljø-repræsentant involveres i handleplanen.

www.amk.kk.dk

8FRAVÆRS -TASKFORCE

10FRAVÆRS -TASKFORCE

Københavns Kommunes Task Force ved højt sygefravær – støtte til jeres fraværsindsats

arbejdsmiljø København September 2015

Design og illustration: Target Media

www.amk.kk.dk

OPGAVER,ROLLEROG SPILLEREGLERITASKFORCEN

Her får I et hurtigt overblik over opgaver, roller og spilleregler i Task Force-forløbet:

• Jeresopgavesomledelseeratsættedetiltagiværk,somIsætterjerfor i handleplanen.

• Iskalsendeenhandleplantiljeresoverordnedechefvedstartogafslutning af forløbet, når I har fået sparring fra Task Force-konsulen-terne på den, hvis dette er aftalt ved opstart.

• IskalogsåsendeenopdaterethandleplantilTaskForce-konsulenterneinden hvert af de tre møder.

• IarbejdersammenmedTaskForce-konsulenterneietfortroligtrum

• Konsulenterneskalstøtte,inspirereogudfordrejerpåpassendevisog hjælpe jer med at finde handlemuligheder.

• Ikaninddragejeresoverordnedechef,hvisIikkeoplever,atetTaskForce-forløb er den rette støtte til jer. Task Forcen anmoder om, at I drøfter det med Task Force-konsulenterne inden inddragelsen.

• TaskForce-konsulenterneskalinddragejeresoverordnedechef,hvisder ikke er fremdrift i forløbet eller tidsplanen ikke holder – men altid efter aftale med jer.

• TaskForcengivervedafslutningsinefremadrettedeanbefalingerogfaglige vurdering af, hvor Task Force-forløbet er ’landet’, når dette er aftalt ved opstart. Det sker i en skriftlig tilbagemelding til jer og jeres overordnede chef. Tilbagemeldingen har til formål at understøtte fastholdelse af indsatsen i jeres ledelsessamarbejde.

Enghavevej822450KøbenhavnSV Tlf:33665766amk@amk.kk.dk www.amk.kk.dk

arbejdsmiljø København

Hvad, der ligger bag et højt fravær, er meget forskel-ligt. Man kan som leder og arbejdsplads opleve, at man allerede har gjort rigtig meget for at håndtere fraværet.Men de samme udfordringer bliver måske ved med at være aktuelle. Eller nye presser sig på. IfårdetkommendestykketidstøttefraArbejds-miljøKøbenhavnsTaskForce-konsulentertilatnedbringe et højt sygefravær og til at styrke jeres fraværsindsats.Pjecenintroducererjertil,hvadTaskForce-forløbetgårudpå,hvemIskalsamarbejdemedogdemulig-heder for støtte, I har som en del af forløbet.

www.amk.kk.dk