STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG AKADEMIK
Transcript of STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG AKADEMIK
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
BIDANG AKADEMIK
PROGRAM HIBAH KOMPETISI BERBASIS INSTITUSI
(PHK-I) 2011
Kegiatan Perbaikan Sistem Tata Kelola dan Mutu
Manajemen Untuk Meningkatkan Akuntabilitas
Pengelolaan Institusi
LEMBAGA PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
2011
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KENDARI SK. MENDIKNAS NOMOR 149/D/O/2001
Kantor Pusat: Jl. K.H. Ahmad Dahlan No. 10 Kendari Telp./Fax 0401-3190710 Email: [email protected]
SURAT KEPUTUSAN REKTOR
UNIVERSITAS MUHAMMDIYAH KENDARI NOMOR : 95/KEP/II.3.AU/B/2011
TENTANG PENGESAHAN DOKUMEN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KENDARI
Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari, setelah:
Menimbang : 1. bahwa Universitas Muhammadiyah Kendari memiliki komitemen scara
profesional untuk meningkatkan mutu pendidikan melalui Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM-PT);
2. bahwa pelaksanaan Penjaminan Mutu merupakan tanggung jawab bersama seluruh komponen organisasi baik di tingkat Universitas, Biro, Lembaga, Fakultas, Program Studi;
3. bahwa penyusunan SOP Bidang Akademik dan Non Akademik merupakan bagian dari pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi (PHKI-I) UMK tahun 2011;
4. bahwa untuk mencapai sasaran Mutu Pendidikan Tinggi, maka perlu ditetapkan Dokumen SOP Akademik dalam lingkungan UMK sebagai bagian dari dokumen SPMI yang ditetapkan dengan SK Rektor;
Memperhatikan : 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. PP No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 3. PP No. 19 Tahun 2003 tentang Standar Nasional Pendidikan 4. Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah No. 19/SK-
PP/III.B/1.a/1999 tanggal 04 Dzulqa’idah 1419 H/ 20 Pebruari 1999 M tentang Qaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah.
5. SK Mendiknas RI No. 149/D/O/2001 tentang Pendirian Universitas Muhammadiyah Kendari
6. Rancangan STATUTA UMK tahun 2011 7. Peraturan Akademik UMK tahun 2004 8. Surat Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan Program Hibah Kompetisi Berbasis
Institusi (PHK-I) Tahun anggaran 2011 No. 4339/673474/PLK/V/2011 tanggal 4 Mei 2011
Mengingat : Hasil Rapat Pimpinan UMK pada tanggal 21 Desember 2011 dan Rapat Anggota Senat Universitas Pada Tanggal 28 Desember 2011.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : Pertama : Surat Keputusan Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari tentang Pengesahan
Dokumen SOP Akademik Universitas Muhammadiyah Kendari.
Kedua : Hal-hal yang belum diatur dalam Keputusan ini akan ditetapkan dalam keputusan tersendiri.
Ketiga : Surat Keputusan ini berlaku mulai tanggal ditetapkan, dengan ketentuan segala sesuatunya akan ditinjau kembali dan akan diperbaiki atau ditambahkan sebagaimana mestinya apabila di kemudian hari ditemukan kekeliruan ataupun kekurangan dalam rangka penyempurnaan Dokumen tersebut.
Ditetapkan di : Kendari Pada Tanggal : 03 Shafar 1433 H Bertepatan Tanggal : 28 Desember 2011 M Rektor, Dr. Rifai Nur, M.Hum NIP. 19570909 19811 1001
Tembusan: 1. Dirjen Dikti Kemdikbud di Jakarta 2. Majelis Dikti PP. Muhammadiyah di Yogyakarta 3. Koordinator Kopertis Wil. IX Sulawesi di Makassar 4. Koordinator Kopertais Wil VIII Sumapapua di Makassar 5. PWM Sulawesi Tenggara di Kendari 6. BPH UMK di kendari
7. Pimpinan Unit Kerja UMK
i
Daftar Isi
KODE DOKUMEN .................................................................................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................... iii
DAFTAR SOP
Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru ....................................................................................... 1
Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru ........................................................................................... 4
Prosedur Herregistrasi Mahasiswa Lama ..................................................................................... 6
Prosedur Pengajuan Penawaran Mata Kuliah .............................................................................. 9
Prosedur Penyusunan Rencana Studi Mahasiswa ....................................................................... 11
Prosedur Pengurusan KTM .......................................................................................................... 15
Prosedur Bimbingan Dan Konsultasi Akademik ........................................................................... 17
Prosedur Perkuliahan Dan Praktikum .......................................................................................... 19
Prosedur Ujian Semester ............................................................................................................. 22
Prosedur Pelaksanaan Semester Pendek ..................................................................................... 24
Prosedur Ujian Susulan ................................................................................................................ 26
Prosedur Ujian Bentrok (Khusus) ................................................................................................. 28
Prosedur Kartu Hasil Semester .................................................................................................... 30
Prosedur Evalusi Proses Belajar Mengajar ................................................................................... 32
Prosedur PENGAJUAN SKRIPSI TA. DAN UJIAN AKHIR SARJANA ................................................. 34
Prosedur Pendaftaran Sidang S1 .................................................................................................. 39
Prosedur Pelaksanaan Wisuda ..................................................................................................... 42
Prosedur Pembuatan Tanda Lulus Sementara ............................................................................. 46
Prosedur Pembuatan Rangkuman Nilai ....................................................................................... 48
Prosedur Pembuatan Ijazah ......................................................................................................... 50
Prosedur Mutasi Masuk UMK ...................................................................................................... 52
Prosedur Mutasi Alih Jenjang ....................................................................................................... 55
Prosedur Mutasi Keluar UMK ....................................................................................................... 58
Prosedur Integrasi Antar Fakultas ................................................................................................ 61
Prosedur Izin Aktif Kembali .......................................................................................................... 64
Prosedur Pemanggilan Mahasiswa Dan Perpanjangan Masa Studi Mahasiswa .......................... 66
Prosedur Pindah Waktu Kuliah .................................................................................................... 68
Prosedur Cuti Akademik ............................................................................................................... 70
Prosedur Penetapan Mata Kuliah Baru ........................................................................................ 72
Prosedur Penghapusan Dan Perubahan Mata Kuliah .................................................................. 75
Prosedur Pengalokasian Ruangan Perkuliahan ............................................................................ 77
Prosedur Pembukaan Dan Penutupan Program Studi ................................................................. 79
Prosedur Verifikasi Beban Mengajar Dosen Tiap Semester ......................................................... 84
Prosedur Standar Akreditasi Program Studi Sarjana ................................................................... 86
ii
Kata Pengantar
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan tolok ukur atau butir-butir mutu yang
harus dipenuhi oleh Universitas dan seluruh Unit Kerja di lingkungan Universitas
Muhammadiyah Kendari sebagai salah satu bentuk wujud nyata seluruh civitas akademika
dalam mendorong percepatan kemajuan gerak dan mutu pendidikan di lingkungan UMK.
Terbitnya SOP hendaknya dapat menjadi acuan bagi seluruh stokeholder di lingkungan
Universitas Muhammadiyah Kendari. Diharapkan pula dengan adanya SOP ini akan memacu
kesadaran civitas akademika UMK untuk membangun dan mengembangkan institusi ini
menjadi lebih bermakna di tengah-tengah masyarakat.
Kita semua berharap bahwa seluruh unit kerja yang ada di lingkungan Universitas
Muhammadiyah Kendari menjadikan SOP sebagai panduan dalam mengambil kebijakan di
lingkungannya. Hal ini diperlukan agar gerak dan langkah seluruh unit kerja dapat bersama-
sama beriringan menuju capaian yang telah dicita-citakan demi kemajuan UMK.
Keyakinan kita untuk mendapatkan kualitas yang baik mestilah diiringi dengan
keseriusan menerapkan aturan main yang telah disepakati, karena dengan aturan main,
maka semua aktivitas akademis berjalan lancar.
Semua panduan ini diharapkan menjadi Strategi Pencapaian Universitas
Muhammadiyah Kendari sebagai aturan main yang dapat dijadikan pedoman untuk
merumuskan hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan arah gerak semua unit kerja agar
tetap seiring sejalan dengan visi dan misi Universitas secara utuh.
1
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU
1. Tujuan Prosdur
Prosedur penerimaan mahasiswa baru bertujuan memberikan penjelasan
mengenai persyaratan, jalur, prosedur dan waktu penerimaan mahasiswa
baru.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi jalur, tata cara, persyaratan,
prosedur pendaftaran serta unit organisasi yang terlibat dalam penerimaan
mahasiswa baru.
3. Standar
1. Calon mahasiswa baru adalah lulusan SLTA dan/atau sederajat yang
kelas reguler maupun kelas khusus,
2. Waktu pendaftaran sebagaimana tercantum dalam kalender akademik
Universitas Muhammadiyah Kendari,
3. Calon mahasiswa baru mendaftar melalui panitia pendaftaran dengan
menyerahkan :
a. Fotocopy ijazah/STTB SLTA dan/atau sederajat yang telah dilegalisir
sebanyak 3 (tiga) lembar dan menunjukkan aslinya,
b. Pas foto hitam putih ukuran 2 × 3 cm dan 4 × 6 cm, masing-masing
sebanyak 2 lembar
c. Uang pendaftaran sesuai yang telah ditetapkan
4. Calon mahasiswa baru dapat memilih dua program studi dari fakultas
yang sama ataupun yang berbeda, dengan urutan pilihan menunjukkan
urutan prioritas,
5. Calon mahasiswa baru memiliki kesehatan yang memadai sehingga tidak
mengganggu kelancaran belajar pada program yang dipilih,
6. Formulir pendaftaran yang disediakan oleh panitia pendafataran berisi :
a. 1 (satu) buah map UMK,
b. 1 (satu) rangkap formulir pendafataran,
c. 1 (satu) buah buku panduan,
d. 1 (satu) rangkap kontrak moral yang terdiri dari warna putih, biru dan
kuning.
4. Definisi Istilah
Penerimaan Mahasiswa Baru adalah proses seleksi calon mahasiswa
2
Universitas Muhammadiyah Kendari pada setiap permulaan tahun
akademik dalam kalender akademik Universitas Muhammadiyah Kendari.
5. Prosedur
1. Panitia mengeluarkan pengumuman penerimaan mahasiswa baru UMK
melalui media massa,
2. Calon mahasiswa baru mendaftar pada panitia pendaftaran, dengan
mengambil dan mengisi formulir pendaftaran,
3. Calon mahasiswa baru menandatangani kontrak moral yang terdiri dari
3 rangkap (warna putih dan biru dikembalikan pada panitia pendaftaran
dan warna kuning untuk arsip calon mahasiswa baru),
4. Calon mahasiswa baru mengembalikan formulir pendaftaran yang telah
diisi lengkap dengan menyertakan seluruh berkas pendaftaran,
5. Calon mahasiswa baru mengambil kartu ujian dengan menunjukkan
bukti kuitansi pembayaran pendaftaran,
6. Calon mahasiswa baru mengikuti ujian masuk yang meliputi tes tertulis,
tes potensi akademik dan tes wawancara, sesuai dengan jadwal yang
telah disiapkan,
7. Calon mahasiswa baru melihat pengumuman nama-nama calon
mahasiswa yang diterima sebagai mahasiswa baru UMK,
8. Mahasiswa baru melakukan registrasi dan pembayaran di tempat yang
ditunjuk oleh Biro Keuangan UMK,
9. Mahasiswa baru menyerahkan bukti pembayaran registrasi sebagai
mahasiswa baru pada fakultas dan/atau program studi yang
bersangkutan,
10. Mahasiswa baru mengambil Kartu Tanda Mahasiswa.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Panitia penerimaan mahasiswa baru yang meliputi seluruh perangkat dan
elemen Universitas Muhammadiyah Kendari mulai dari Rektor, Dosen dan
Staf yang ditetapkan dalam SK kepanitiaan
7. Bagan alur
Panitia mengeluarkan pengumuman penerimaan mahasiswa
baru UMK melalui media massa
MULAI
Calon mahasiswa baru mendaftar pada panitia dengan
mengambil dan mengisi formulir pendaftaran serta
menandatangani kontrak moral
Calon mahasiswa baru mengembalikan formulir pendaftaran
beserta seluruh berkas pendaftaran
Calon mahasiswa baru mengambil ujian dengan menunjukkan
kuitansi pembayaran
3
8. Catatan
9. Dokumen terkait
1. Panduan Akademik
2. Dll.
Calon mahasiswa baru mengikuti ujian masuk yang meliputi tes
tertulis, tes potensi akademik dan tes wawancara
Calon mahasiswa baru melihat pengumuman nama-nama calon
mahasiswa yang diterima sebagai mahasiswa baru UMK
Mahasiswa baru melakukan registrasi dan pembayaran di
tempat yang ditunjuk oleh Biro Keuangan UMK
Mahasiswa baru mengambil Kartu Tanda Mahasiswa
Mahasiswa baru menyerahkan bukti pembayaran registrasi
sebagai mahasiswa baru pada fakultas dan/atau program studi
yang bersangkutan
Selesai
4
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA BARU
1. Tujuan Prosdur
Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru UMK ini bertujuan untuk memberikan
penjelasan mengenai syarat, prosedur dan waktu registrasi mahasiswa baru
dalam lingkup Universitas Muhammadiyah Kendari.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
SOP registrasi ini meliputi:
1. Tata cara dan persyaratan registrasi mahasiswa baru
2. Unit kerja yang terlibat dalam penyusunan rencana studi mahasiswa
3. Standar
1. Mahasiswa telah dinyatakan lulus dalam seleksi penerimaan mahasiswa
baru di UMK
2. Mahasiswa telah membayar IPP Semester I, SPMA 50% dan biaya lain
yang telah ditetapkan
3. Menyerahkan fotocopy ijazah dan transkrip nilai sekolah asal yang sudah
disahkan masing-masing sebanyak 2 (dua) lembar.
4. Menandatangani formulir kesediaan mentaati segala peraturan yang
berlaku di UMK di atas kertas bermeterai.
4. Definisi Istilah
Registrasi mahasiswa baru adalah proses pendaftaran ulang setiap calon
mahasiswa baru yang dinyatakan lulus dalam seleksi PMB UMK
5. Prosedur
1. Mahasiswa baru membayar IPP Semester I, dan biaya lain yang
ditetapkan pada Bank yang ditunjuk.
2. Menyerahkan syarat-syarat registrasi ke BAA (bidang registrasi).
3. Mahasiswa menerima tanda bukti terdaftar sebagai mahasiswa di UMK
4. Memperoleh/mengisi formulir KRS
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
BAA menerima dan mengumpulkan berkas registrasi mahasiswa baru dan
megeluarkan KTM; BANK melayani pembayaran mahasiswa baru; Program
Studi melayani pengisian KRS dan menyelenggarakan perkuliahan, PA
membimbing pengisian KRS.
5
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Surat bukti terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Muhammadiyah Kendari
Mahasiswa baru mebayar IPP dan biaya lain pada Bank yang
ditunjuk UMK MULAI
Mahasiswa menyerahkan berkas-berkas untuk registrasi ke
BAA
BAA menerima dan mengumpulkan berkas mahasiswa dan
mengeluarkan KTM
Mahasiswa mengambil KRS di Program Studi,
mengisi KRS atas pesetujuan Penasehat
Akademik, dan mengembalikan KRS ke Program
Studi
Mahasiswa melakukan perkuliahan
SELESAI
6
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR HERREGISTRASI MAHASISWA LAMA
1. Tujuan Prosdur
Prosedur Herregistrasi Mahasiswa Lama UMK ini bertujuan untuk
memberikan penjelasan mengenai syarat, prosedur dan waktu herregistrasi
mahasiswa lama dalam lingkup Universitas Muhammadiyah Kendari.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
SOP herregistrasi ini meliputi:
3. Tata cara dan persyaratan herrregistrasi mahasiswa lama
4. Unit kerja yang terlibat dalam penyusunan rencana studi mahasiswa
3. Standar
1. Mahasiswa berstatus mahasiswa aktif.
2. Mahasiswa memiliki KTM terakhir.
3. Untuk mahasiswa yang aktif kembali dari cuti, nonaktif tanpa laporan,
maupun nonaktif karena terkena sanksi akademik, harus memperlihatkan
Surat Keterangan Aktif Kuliah yang dikeluarkan Fakultas.
4. Definisi Istilah
Herregistrasi mahasiswa lama adalah proses pendaftaran ulang setiap mahasiswa
lama untuk mengikuti perkuliahan pada awal semester baru.
5. Prosedur
a. Untuk mahasiswa aktif
1) Mahasiswa membayar IPP semester berjalan dan biaya lain pada Bank
yang ditetapkan UMK.
2) Mahasiswa mengambil KRS dengan menunjukkan Kartu Tanda
Mahasiswa (KTM) semester terakhir di Program Studi.
3) Mahasiswa berkonsultasi dengan Penasehat Akademik mengenai
pengambilan Mata Kuliah.
4) Mahasiswa mengembalikan KRS ke Program Studi
5) Program Studi menginput data mahasiswa sebagai arsip dan melaporkan ke
BAA.
6) Mahasiswa melakukan perkuliahan.
b. Untuk Mahasiswa yang aktif kembali dari cuti kuliah :
1) Mengurus surat izin aktif kembali dari fakultas.
2) Membayar IPP semester berjalan.
7
3) Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) dengan berkonsultasi dengan
Penasehat Akademik.
4) Mahasiswa mengembalikan KRS ke Program Studi
5) Program Studi menginput data mahasiswa sebagai arsip dan melaporkan ke
BAA.
6) Mahasiswa melakukan perkuliahan
c. Untuk Mahasiswa yang aktif kembali dari non aktif (tanpa laporan) :
1) Mengurus surat izin aktif kembali dari fakultas.
2) Membayar IPP semester yang telah dijalani
3) Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS)
4) Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) dengan berkonsultasi dengan
Penasehat Akademik.
5) Mahasiswa mengembalikan KRS ke Program Studi
6) Program Studi menginput data mahasiswa sebagai arsip dan melaporkan ke
BAA.
7) Mahasiswa melakukan perkuliahan
d. Untuk Mahasiswa yang aktif kembali dari non aktif (akibat sanksi akademik) :
1) Mengurus surat izin aktif kembali dari fakultas
2) Membuat pernyataan kesediaan untukdikeluarkan jika melanggar peraturan
akademik UMK
3) Membayar IPP semester yang telah dijalani
4) Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) dengan berkonsultasi dengan
Penasehat Akademik.
5) Mahasiswa mengembalikan KRS ke Program Studi
6) Program Studi menginput data mahasiswa sebagai arsip dan melaporkan ke
BAA.
7) Mahasiswa melakukan perkuliahan.
6. Klasifikasi
Pejabat/ Petugas
yang
menjalankan SOP
Fakultas mengeluarkan surat keterangan aktif kuliah bagi mahasiswa lama
yang non aktif setelah cuti, non aktif tanpa laporan, dan non aktif karena
sanksi akademik; Program studi melayani pengambilan dan pengembalian
KRS, Penasehat Akademik melayani konsultasi pengambilan mata kuliah,
Bank / Biro Keuangan melayani pembayaran mahasiswa.
8
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
Panduan Akademik UMK
MULAI
Status Mahasiswa:
Cuti
(tanpa Melapor)
Cuti
(melapor)
Aktif:
Terkena Sanksi
Akademik
Mahasiswa membayar IPP semester berjalan dan biaya lain pada Bank yang ditetapkan
UMK
Mengurus surat izin aktif kembali dari fakultas
Membuat pernyataan
kesediaan
untukdikeluarkan jika
melanggar peraturan
akademik UMK
Mengurus surat izin
aktif kembali dari
fakultas
Mahasiswa mengambil KRS di program Studi dan mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) setelah
berkonsultasi dengan Penasehat Akademik.
Program Studi menerima
KRS mahasiswa dan
menginput data
mahasiswa yang
melakukan penawaran
BAA
ARSIP
Mahasiswa Melakukan Perkuliahan
SELESAI
9
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PENGAJUAN PENAWARAN MATA KULIAH
1. Tujuan Prosdur
Prosedur Pengajuan Penawaran Mata Kuliah ini bertujuan untuk menentukan mata
kuliah yang akan ditawarkan pada setiap semester dan memastikan penyebaran mata
kuliah secara merata untuk setiap angkatan sehingga tidak terjadi kekurangan dan
kelebihan SKS yang berakibat dapat menghambat studi mahasiswa
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Prosedur ini meliputi pengecekan penyebaran mata kuliah per-angkatan, pengajuan
usulan penawaran mata kuliah, pengecekan kembali antara usulan dan
realisasi dari pengajuan
3. Standar
1. Waktu pengusulan mata kuliah adalah satu bulan sebelum awal pelaksanaan
perkuliahan.
2. Usulan yang diajukan ke BAA harus telah diketahuidan disetujui oleh Dekan.
4. Definisi Istilah
1. Buku Kurikulum : Buku pedoman yang digunakan sebagai acuan pemberian
mata kuliah setiap semester untuk masing-masing jurusan.
2. Buku daftar penawaran mata kuliah per semester : buku yang berisi daftar mata
kuliah yang diberikan kepada mahasiswa pada semester yang bersangkutan
untuk masing-masing angkatan yang dikeluarkan oleh BAA.
3. Daftar Penyebaran Mata Kuliah : Daftar yang berisi penyebaran mata kuliah
tiap semester untukmasing-masing angkatan yang digunakan untuk pengecekan
jumlah SKS dan mata kuliah yang sudah diberikan kepada mahasiswa.
5. Prosedur
1. Program studi melakukan pengecekan jumlah SKS dan mata kuliah yang sudah
ditempuh oleh mahasiswa di setiap angkatan dengan acuan buku kurikulum.
2. Program Studi memastikan penyebaran mata kuliah untuk setiap angkatan
sesuai dengan kurikulum yang berlaku dan tidak terdapat kekurangan ataupun
kelebihan dalam pemberian jumlah sks serta mata kuliah kepada mahasiswa
disetiap angkatan.
3. Program Studi membuat daftar usulan penawaran mata kuliah untuk setiap
angkatan.
4. Program Studi mengajukan daftar usulan penawaran mata kuliah kepada Dekan
5. Program Studi melakukan pengecekan kembali antara usulan yang diajukan
10
dengan realisasi penawaran mata kuliah yang dikeluarkan oleh Dekan, sebagai
evaluasi dan masukan dan selanjutnya mengajukan usulan ke BAA untuk
mendapat persetujuan PR I.
6. Program Studi meyelenggarakan perkuliahan.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
PR I melalui BAA melakukan verifikasi usulan mata kuliah, Dekan memeriksa dan
menyetujui usulan pengajuan mata kuliah, Program Studi melakukan pengecekan
jumlah SKS dan mata kuliah, mamastikan pemerataan penyebaran mata kuliah
disetiap angkatan, mengusulkan daftar mata kuliah dan menyelenggarakan
perkuliahan.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Kurikulum
2. Buku daftar penawaran Mata Kuliah per semester
3. Dafar penyebaran mata kuliah per angkatan.
M U L A I
Prodi melakukan
pengecekan jumlah SKS
dan mata kuliah, serta
penyebaran mata kuliah
untuk setiap angkatan
Prodi membuat daftar usulan
penawaran mata kuliah
Prodi mengajukan usulan
penawaran mata kuliah ke
Dekan
DISETUJUI SELESAI
Program Studi melakukan
pengecekan kembali antara
usulan yang diajukan dengan
realisasi penawaran mata kuliah
yang dikeluarkan oleh Dekan,
sebagai evaluasi dan masukan
dan selanjutnya mengajukan
usulan ke BAA untuk mendapat
persetujuan PR I
DISETUJUI
Program Studi
meyelenggarakan
perkuliahan
S E L E S A I
S E L E S A I
YA
TIDAK
TIDAK
YA
11
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA STUDI MAHASIWA
1. Tujuan Prosdur
SOP penyusunan rencana studi mahasiswa ini bertujuan untuk memberikan
penjelasan kepada mahasiswa program sarjana dan vokasi serta dosen agar
memahami dengan baik mengenai persyaratan, prosedur dan waktu yang
dibutuhkan dalam proses penyusunan rencana studi mahasiswa
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
SOP penyusunan rencana studi mahasiswa ini meliputi :
1. Tata cara dan persyaratan yang diperlukan dalam penyusunan rencana studi
mahasiswa.
2. Perbaikan rencana studi mahasiswa.
3. Pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan rencana studi mahasiswa, yaitu
dosen PA, Ketua Program Studi, dan bidang registrasi BAA dan Pokja Jaminan
Mutu.
3. Standar
a. Mahasiswa yang akan melaksanakan penyusunan rencana studi harus telah
menyelesaikan kewajiban registrasi ulang dan pembayaran SPP untuk semester
yang akan datang sesuai jadwal yang ditentukan.
b. Penyusunan rencana studi dilakukan dengan menggunakan Form KRS asli yang
diterbitkan oleh program studi.
c. Telah diterbitkan KHS mahasiswa pada semester sebelumnya atau dapat
menggunakan KHS sementara yang diterbitkan oleh program studi.
d. Beban studi maksimum dan minimum mahasiswa tiap semester ditetapkan
berdasarkan IPK yang diperoleh pada semester sebelumnya sebagaimana diatur
dalam peraturan akademik UMK, kecuali bagi mahasiswa yang sisa beban
studinya kurang dari 12 sks.
4. Definisi Istilah
1. Penyusunan rencana studi mahasiswa program sarjana dan vokasi UMK adalah
proses perencanaan kegiatan pendidikan yang mencakup perencanaan kontrak
mata kuliah, KKA dan pelaksanaan penelitian untuk penulisan skripsi yang akan
dilaksanakan mahasiswa pada semester reguler dan semester pendek (alih
tahun). Kegiatan mata kuliah, KKA dan penelitian termasuk di dalamnya
kegiatan praktikum kuliah, praktek lapang, seminar (proposal dan hasil
penelitian), ujian skripsi atau tugas lainnya yang relevan seperti magang atau
12
sejenisnya.
2. KRS adalah Kartu Rencana Studi, berisi daftar mata kuliah yang diprogramkan
mahasiswa pada semester yang akan datang (termasuk alih semester).
5. Prosedur 1. Tata cara penyusunan rencana studi
1. BAA dan LPM menetapkan jadwal pelayanan registrasi (pembayaran SPP
dan KRS) dengan mengacu pada kalender akademik UMK serta
menyampaikannya kepada Dekan untuk diumumkan kepada mahasiswa 1
(satu) bulan sebelum jadwal yang ditentukan.
2. Setiap program studi menyiapkan form KRS serta petunjuk pengisian form
KRS yang mencakup daftar dan kode mata kuliah, sks dan penasehat
akademik berdasarkan informasi yang dibutuhkan oleh Fakultas.
3. Mahasiswa mengambil Form KRS di program studi pada periode pelayanan
yang ditentukan dengan menunjukkan bukti pembayaran SPP semester yang
akan datang.
4. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen penasihat akademik (PA) mengenai
mata kuliah yang akan diprogramkan dengan mempertimbangkan sisa beban
studi mahasiswa, kemampuan akademik mahasiswa, status mata kuliah
(wajib atau pilihan), serta mata kuliah prasyarat.
5. Beban studi maksimum tiap semester yang dianjurkan sesuai dengan Indeks
Prestasi (IP) semester sebelumnya, adalah:
No. IP Semester Beban Studi Maksimum (sks)
1 3.50 24
2 3.00 – 3.49 21
3 2.50 – 2.99 18
4 2.00 – 2.49 15
5 < 2.00 12
6. Mahasiswa mengisi form KRS sesuai hasil konsultasi dengan dosen
penasihat akademik (PA) dan form KRS tersebut ditandatangani oleh
mahasiswa yang bersangkutan dan dosen PA serta diketahui oleh Ketua
Program Studi.
7. Apabila pada saat penawaran mata kuliah dosen PA tidak berada di tempat
atau berhalangan maka digantikan oleh dosen lain dari program studi yang
sama untuk melayani konsultasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa yang
bersangkutan.
8. Mahasiswa menyerahkan form KRS yang telah diisi lengkap ke petugas tata
usaha Program Studi sebelum batas akhir jadwal yang ditentukan.
9. Tata usaha Program Studi bersama Bidang Registrasi Akademik memeriksa
kelengkapan pengisian form KRS yang diserahkan mahasiswa. Jika dijumpai
terdapat kekurangan/ketidaklengkapan atau kesalahan maka meminta
mahasiswa yang bersangkutan untuk melengkapi/memperbaiki pengisian
form tersebut.
10. Ketua Program Studi menyerahkan form KRS mahasiswa yang telah diisi
13
lengkap ke Pokja JM selambat-lambatnya pada akhir hari kerja batas akhir
jadwal yang ditentukan.
11. Pokja JM, bidang registrasi BAA bersama program studi mengolah KRS
hingga menghasilkan Daftar Peserta Mata Kuliah atau Daftar Mata
Kuliah/Praktikum dan Kartu Studi Mahasiswa (KSM), masing-masing dalam
dalam bentuk soft copy dalam CD dan dalam bentuk cetakan.
12. Pokja JM mengirimkan soft copy dan print out Daftar Peserta Mata Kuliah,
Daftar Hadir Mata Kuliah/Praktikum dan Kartu Studi Mahasiswa (KSM) ke
Ketua /Program Studi/ Fakultas selambat-lambatnya satu hari sebelum
semester dimulai.
13. Ketua Program Studi mendistribusikan Daftar Peserta Mata Kuliah, Daftar
Mata Kuliah/Praktikum dan Kartu Studi Mahasiswa (KSM) kepada
dosen/mahasiswa yang bersangkutan.
2. Perubahan rencana studi mahasiswa
1. Jika memerlukan perubahan, mahasiswa meminta form KRS kepada petugas
tata usaha Program Studi selambat-lambatnya pada akhir minggu pertama
semester berjalan.
2. Mahasiswa mengisi form sesuai perubahan yang diperlukan dan
menandatangani form tersebut.
3. Dosen PA menandatangani form Perubahan KRS yang telah diisi lengkap
oleh mahasiswa. Apabila dosen PA berhalangan maka form KRS dapat
ditandatangani oleh Ketua program studi.
4. Mahasiswa menyerahkan form perubahan KRS yang telah diisi lengkap
kepada petugas tata usaha Program Studi selambat-lambatnya pada akhir
minggu kedua semester berjalan.
5. Petugas Program Studi mengirimkan form Perubahan KRS yang telah diisi
lengkap ke Pokja JM untuk dievaluasi pada terakhir minggu ke dua semester
berjalan.
6. Pokja JM mengirimkan hasil akhir pengolahan KRS dan perubahan KRS ke
Ketua Program Studi Fakultas pada minggu ke tiga semester berjalan untuk
diproses lebih lanjut sebagaimana hasil pengolahan KRS.
ALUR/PROSEDUR STANDAR PENYUSUNAN RENCANA STUDI
MAHASISWA DI LINGKUNGAN UMK ADALAH SEBAGAI BERIKUT :
1. Mahasiswa mengambil form KRS
2. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen penasihat akademik dan mengisi form
KRS serta menandatanganinya
3. Dosen penasihat akademik menandatangani form KRS yang telah diisi
4. Mahasiswa menyerahkan form KRS yang telah diisi ke petugas tata usaha
Program Studi
5. Tata Usaha Program Studi Menyerahkan form KRS yang telah diisi ke Pokja
JM
6. Pokja JM bersama PS dan Bidang Registrasi BAA mengolah KRS
7. Pokja JM menyerahkan hasil pengolahan KRS ke Ketua Program Studi
Fakultas.
8. Ketua Program Studi mendistribusikan kepada dosen/ mahasiswa yang
bersangkutan.
1. Mahasiswa : mengambil formulir, mengisi, menandatangani dan menyerahkan
14
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
KRS.
2. Dosen penasihat akademik : memberikan arahan kepada mahasiswa dan
menandatangani KRS.
3. Ketua Program Studi : menerima penyerahan KRS yang telah diisi dari
mahasiswa, memeriksa kelengkapan pengisian, menyerahkan KRS yang telah
diisi mahasiswa ke Pokja JM, mendistribusikan daftar peserta mata kuliah,
daftar hadir mata kuliah/praktikum dan KSM kepada dosen/mahasiswa.
4. Program studi bersama Pokja JM dan bidang registrasi BAA mengolah KRS.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. SK Rektor No. /SK/J29/LL/2007 tentang Dokumen Jaminan Mutu Kegiatan
Akademik
2. Peraturan Akademik UMK
3. Kalender Akademik UMK
Mahasiswa mengambil form KRS
Mengisi dan menadatangani
M U L A I
Mahasiswa berkonsultasi
dengan dosen PA dan dosen PA
menandatangani KRS yang
disetujui.
KRS yang sudah ditandatangani
diserahkan ke Pokja JM melalui
Tata Usaha Program Studi
Pokja JM bersama Ketua
Program Studi mengolah KRS.
KRS yang sudah disetujui Pokja
JM di distribusikan kepada
mahasiswa dan dosen S E L E S A I
Tidak ada
perubahan
ada perubahan
15
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PENGURUSAN KTM
1. Tujuan Prosdur
Prosedur Pengurusan KTM ini bertujuan untuk memberikan penjelasan
mengenai syarat dan prosedur pengurusan KTM dalam lingkup Universitas
Muhammadiyah Kendari.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
SOP Pengurusan KTM ini meliputi:
1. Tata cara dan persyaratan pengurusan KTM
2. Unit kerja yang terlibat dalam pengurusan KTM
3. Standar
1. Berstatus mahasiswa aktif
2. Untuk pengurusan penggantian KTM yang hilang harus Mengajukan
permintaan pembuatan KTM dengan mengisi formulir yang disediakan
oleh BAA dengan melampirkan :
Surat keterangan hilang dari kepolisian
Surat permohonan yang diketahui oleh Ketua Program Studi
Kuitansi bukti pembayaran pembuatan KTM
4. Definisi Istilah
Telah Jelas
5. Prosedur
Untuk Mahasiswa baru:
1. Mahasiswa mengisi blangko yang disediakan serta menyetor pas
foto pada bidang registrasi (BAA).
2. BAA memproses pembuatan KTM.
3. Mahasiswa mengambil KTM di bidang registrasi (BAA) pada waktu
yang ditentukan oleh BAA.
Untuk penggantian KTM yang hilang:
1. Mengajukan permintaan pembuatan KTM dengan mengisi formulir
yang disediakan oleh BAA dengan melampirkan :
Surat keterangan hilang dari kepolisian
Surat permohonan yang diketahui oleh Ketua Program Studi
Kuitansi bukti pembayaran pembuatan KTM
2. Menyetor pas foto pada bidang registrasi (BAA)
3. BAA memproses pembuatan KTM
4. Mahasiswa mengambil KTM di bidang registrasi (BAA) pada waktu
16
yang ditentukan oleh BAA.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
BAA memproses pembuatan KTM, Program Studi merekomendasikan
permohonan penggantian KTM
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
Peraturan Akademik UMK
MULAI
Pengurusan KTM
Pengurusan KTM Baru Pengurusan Penggantian KTM yang Hilang
Mahasiswa mengisi blangko
yang disediakan serta
menyetor pas foto pada
bidang registrasi (BAA)
Mahasiswa mengajukan permintaan
pembuatan KTM dengan mengisi formulir yang
disediakan oleh BAA dengan melampirkan :
Surat keterangan hilang dari kepolisian
Surat permohonan yang diketahui oleh
Ketua Program Studi
Kuitansi bukti pembayaran pembuatan
KTM
Pas foto
BAA memproses pembuatan KTM
Mahasiswa mengambil KTM di bidang registrasi (BAA) pada waktu yang ditentukan
oleh BAA
SELESAI
17
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR BIMBINGAN DAN KONSULTASI AKADEMIK
1. Tujuan Prosdur
Prosedur bimbingan dan konsultasi akademik ini bertujuan untuk memberikan
penjelasan proses bimbingan dan konsultasi akademik yang dilaksanakan oleh
Dosen Penasehat Akademik (PA) kepada mahasiswa
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Prosedur Bimbingan Akademik meliputi bimbingan dan konsultasi mahasiswa sejak
awal hingga di akhir masa studi, yang meliputi perkiraan semester yang akan
ditempuh mahasiswa dalam menyelesaikan keseluruhan program, rencana studi
setiap semester, dan konsultasi yang berhubungan dengan permasalahan yang
dihadapi mahasiswa yang dapat mempengaruhi pencapaian akademik lainnya
3. Standar
1. Dosen yang menjadi Penasehat Akademik harus memiliki kualifikasi pendidikan
minimal S2.
2. Setiap Penasehat Akademik membimbing mahasiswa maksimal 20 orang setiap
semester.
4. Definisi Istilah
Bimbingan dan Konsultasi Akademik adalah arahan, pertimbangan dan konsultasi
yang diberikan oleh Dosen Pembimbing Akademik kepada mahasiswa dalam
perencanaan studi selama menempuh pendidikan di Universitas Muhammadiyah
Kendari.
5. Prosedur 1. PA memiliki Data Diri mahasiswa, Buku Panduan , dan Kontrak Moral yang
berlaku di Universitas Muhmmadiyah Kendari.
2. Pada pertemuan perdana, PA memberitahukan kepada mahasiswa mengenai
aturan yang berlaku di Buku Panduan maupun Kontrak Moral UMK.
3. PA memberikan bimbingan untuk perencanaan studi mahasiswa setiap awal
semester untuk menentukan mata kuliah yang akan ditempuh pada semester
yang berjalan, dengan memperhatikan Indeks Prestasi Kumulatif semester
sebelumnya serta melayani konsultasi megenai permasalahan yang dihadapi
mahasiswa yang dapat mempengaruhi pencapaian akademiknya.
4. Mahasiswa melakukan perencaan studi dan mengisi Kartu Rencana Studi (KRS)
di bawah bimbingan dosen PA.
5. KRS hanya sah dan berlaku apabila mendapat persetujuan dan ditandatangi oleh
dosen PA.
6. Mahasiswa menyerahkan satu lembar copy KRS kepada PA.
18
7. PA menyimpan arsip data mahasiswa, berikut KHS dan copy KRS tiap
semester, yang didokumentasikan dalam satu map untuk masing-masing
mahasiswa yang berada di bawah bimbingannya, selama mahasiswa tersebut
aktif sebagai mahasiswa pada program studi yang bersangkutan.
8. PA membuat laporan bimbingan setiap semester kepada Dekan
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Penasehat Akademik membimbing mahasiswa dalam pengisian KRS, melayani
konsultasi terkait permasalahan yang dihadapi mahasiswa yang dapat
mempengaruhi pencapaian akademiknya, Fakultas menerima dan mempelajari
laporan pembimbingan yang dilakuakn oleh Penasehat Akademik.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
Peraturan BAA mengenai Bimbingan Akademik
Data diri mahasiswa
Buku Panduan
Kartu Rencana Studi (KRS)
Kartu Hasil Studi (KHS)
MULAI
Mahasiswa berkonsultasi dengan PA
Pengisian KRS
Permasalahan-permasalahan
yang mempengaruhi pencapaian
akademik
PA memberitahukan kepada mahasiswa
mengenai aturan yang berlaku di Buku
Panduan maupun Kontrak Moral UMK.
PA memberikan bimbingan untuk
perencanaan studi mahasiswa setiap awal
semester
PA menyetujui dan menandatangani KRS
dengan memperhatikan IPK semester
sebelumnya
PA mendokumentasikan Data mahasiswa
beserta KRS dan KHS mahasiswa
PA membuat laporan bimbingan
setiap semester
Dekan menerima laporan PA
Bimbingan dan Pengarahan
SOLUSI
SELESAI
SELESAI
19
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PERKULIAHAN DAN PRAKTIKUM
1. Tujuan Prosdur SOP perkuliahan dan praktikum ini bertujuan agar dosen, asisten, dan mahasiswa serta pengelola
laboratorium dapat memahami secara jelas:
1. Tentang tata cara pelaksanaan perkuliahan dan praktikum di lingkungan UMK
2. Sebagai pedoman bagi dosen, asisten dan mahasiswa dalam menjalankan aktivitas perkuliahan
dan praktikum.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup prosedur ini meliputi:
1. Jenis kegiatan perkuliahan
2. Pelaksana perkuliahan
3. Kelembagaan perkuliahan
4. Tatacara pelaksanaan perkuliahan
5. Sarana dan prasarana perkuliahan
3. Standar
1. Penanggungjawab dan Dosen mata kuliah harus dosen dengan kualifikasi minimal S2 dan
berasal dari bidang ilmu yang sesuai.
2. Asisten matakuliah harus dengan kualifikasi minimal S1 dan dari disiplin ilmu yang sesuai.
4. Definisi Istilah
1. Penanggung jawab mata kuliah
Dosen yang berdasarkan persyaratan pendidikan, keahlian dan jabatan akademiknya
ditugaskan menjadi penanggung jawab dan mengkoordinasikan penyelenggaraan suatu mata
kuliah
2. Kuliah adalah kegiatan belajar mengajar dengan cara tatap muka antara dosen dan mahasiswa
yang terjadwal.
3. Praktikum adalah kegiatan belajar mengajar dengan cara tatap muka antara dosen (dapat
dibantu asisten) dan mahasiswa, yang menekankan pada aspek psikomotorik (keterampilan),
kognitif (pengetahuan) dan afektif (sikap) dengan menggunakan peralatan di laboratorium
(studio, kebun percobaan, bengkel ) yang dijadwalkan. Termasuk dalam kategori ini adalah
responsi.
4. Satu kali tatap muka adalah 40 menit x bobot SKS kuliah atau 2 – 5 jam per minggu untuk 1
kali praktikum.
5. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuan dengan tugas utama mentransformasikan,
mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni melalui
pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dosen terdiri dari dosen tetap dan
dosen tidak tetap/ dosen luar biasa.
6. Asisten adalah seseorang yang berdasarkan persyaratan pendidikan dan keahlian ditugaskan
20
membantu dosen dalam kegiatan praktikum.
7. Teknisi laboran adalah seorang tenaga fungsional yang berdasarkan persyaratan pendidikan
dan keahliannya bertugas memfasilitasi dosen dan asisten dalam kegiatan praktikum.
8. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar secara sah di BAA UMK
5. Prosedur 1. Persiapan
a. Program Studi mengumpulkan Jadwal Perkuliahan dan Praktikum ke BAA untuk mendapat
distribusi ruang kelas.
b. BAA mempelajari jadwal dari tiap Program Studi dan mendistribusikan ruang kelas dengan
mempertimbangkan waktu perkuliahan dan besarnya kelas berkonsultasi dengan Biro
Umum.
c. Program Studi menerima distribusi ruang kelas dan disyahkan dengan Keputusan Dekan
sebelum jadwal penyusunan rencana studi mahasiswa.
d. Tim pengajar mengadakan pertemuan persiapan perkuliahan yang meliputi pembahasan
GBPP, SAP, Kontrak Perkuliahan dan Bahan Ajar sebelum semester dimulai.
e. Tim pengajar menerima daftar peserta kuliah dari Ketua Program Studi selambat-lambatnya
pada hari pertama perkuliahan.
f. Tim pengajar menyusun pembagian kelompok praktikum dan mengumumkannya kepada
peserta praktikum pada kegiatan praktikum pertama.
2. Pelaksanaan
a. Dosen melaksanakan kegiatan perkuliahan sesuai dengan jadwal minimal 14 kali pertemuan
dalam satu semester.
b. Pada awal pertemuan dosen menyampaikan kontrak perkuliahan termasuk GBPP/SAP, dan
Bahan Ajar.
c. Dosen menyampaikan materi kuliah sesuai dengan GBPP dan SAP.
d. Mahasiswa menandatangani daftar hadir.
e. Setelah memberikan kuliah dosen mengisi Berita Acara Pelaksanaan Perkuliahan dan
melakukan verifikasi daftar hadir.
f. Dosen menyerahkan Berita Acara Pelaksanaan Perkuliahan dan daftar hadir ke Tata Usaha
Program Studi.
g. Mahasiswa yang tidak hadir karena alasan yang dibenarkan menurut peraturan menyerahkan
surat ijin tidak mengikuti perkuliahan dari Jurusan kepada Dosen penanggungjawab mata
kuliah selambat-lambatnya satu minggu setelah perkuliahan yang tidak diikutinya (pada hari
perkuliahan berikutnya).
h. Dosen yang berhalangan hadir karena alasan yang dibenarkan menurut peraturan melapor
kepada penanggung jawab mata kuliah dan penanggungjawab matakuliah menentukan satu
dari dua alternatif solusi :
- Dosen lain dalam satu tim menggantikan pemberian kuliah pada waktu tersebut
- Dosen yang berhalangan hadir memberikan kuliah pengganti pada waktu lain yang
disepakati bersama oleh dosen dan mahasiswa, dan melaporkannya ke Ketua Program
Studi.
j. Penggatian perkuliahan karena hari libur nasional harus segera dipindahkan pada hari lain
dengan berkoordinasi dengan Ketua Program Studi.
k. Pelaksanan praktikum dilaksanakan sesuai jadwal yang dikeluarkan oleh Ketua Program
Studi.
l. Lokasi pelaksanaan praktikum dapat dilakukan di laboratorium dan di lapangan yang
disesuaikan dengan kebutuhan setiap mata kuliah.
m. Pada setiap praktek disediakan daftar hadir yang ditandatangani oleh mahasiswa dan
dosen/asisten mata kuliah.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
BAA mengeluarkan kalender akademik dan mendistribusikan ruang kelas, Biro Umum
menyediakan sarana dan prasarana, Program Studi menyusun jadwal perkuliahan, membuat daftar
21
menjalankan SOP
hadir dan kontrak kerja dosen dan mahsiswa, Dosen membuat GBPP, SAP, menyediakan bahan
ajar, menyampaikan kontrak perkuliahan, dan memberikan perkuliahan, mahasiswa melakukan
perkuliahan.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Jadwal perkuliahan dan praktikum
2. GBPP , SAP , Kontrak Perkuliahan , Bahan Ajar , Daftar Hadir, Diktat Kuliah dan Praktikum
Program Studi
mengumpulkan Jadwal
Perkuliahan dan Praktikum ke
BAA untuk mendapat
distribusi ruang kelas
BAA mempelajari jadwal dari tiap
Program Studi dan
mendistribusikan ruang kelas
dengan mempertimbangkan
waktu perkuliahan dan besarnya
kelas berkonsultasi dengan Biro
Umum
M U L A I
Program Studi menerima
distribusi ruang kelas dan
disyahkan dengan Keputusan
Dekan sebelum jadwal
penyusunan rencana studi
mahasiswa
Tim pengajar mengadakan
pertemuan persiapan perkuliahan
yang meliputi pembahasan GBPP,
SAP, Kontrak Perkuliahan dan
Bahan Ajar sebelum semester
dimulai
Tim pengajar menerima daftar
peserta kuliah dari Ketua
Program Studi selambat-
lambatnya pada hari pertama
perkuliahan.
Tim pengajar menyusun
pembagian kelompok praktikum
dan mengumumkannya kepada
peserta praktikum pada kegiatan
praktikum pertama
- Dosen memberikan materi sesuai GBPP,
SAP.
- Mahasiswa mengikuti perkuliah dan
menandatangani daftar hadir
- Dosen memaraf daftar hadir dan
mencantumkan pokok-pokok materi
kuliah hari itu pada kolom yang sudah
ditentukan
PELAKSANAAN PERKULIAHAN
Program Studi Fakultas merekap daftar
hadir , disimpan untuk digunakan jadwal
berikutnya.
S E L E S A I
PERSIAPAN PERKULIAHAN
22
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR UJIAN SEMESTER
1. Tujuan Prosedur Prosedur Penyelenggaraan Ujian Semester ini ditujukan untuk menjelaskan
hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan dalam rangka
penyelenggaraan ujian semester yang selanjutnya dapat digunakan
sebagai acuan.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Penggunaannya
a. Pembentukan Panitia Pelaksana
b. Pembuatan jadwal ujian
c. Pengajuan material-material yang diperlukan
d. Penerimaan soal dari Dosen/Koordinator Mata Kuliah,
e. Penggandaan dan distribusi soal ke lokasi ujian,
3. Standar
Mahasiswa menghadiri perkuliahan minimal 80%
4. Definisi Istilah Beberapa istilah dalam prosedur tersebut
a. UTS (Ujian Tengah Semester): evaluasi perkuliahan yang dilakukan
pada tiap tengah semester, baik pada semester ganjil maupun semester
genap.
b. UAS (Ujian Akhir Semester): evaluasi perkuliahan yang dilakukan pada
tiap akhir semester, baik pada semester ganjil maupun semester genap.
c. Panitia Pelaksana: tim yang dibentuk sebagai pelaksana UTS/UAS.
d. Kartu Peserta Ujian Akhir Semester: kartu yang dikeluarkan oleh
Bagian Akademik Fakultas sebagai Identitas peserta ujian
5. Prosedur 1. Pembentukan Panitia Pelaksana Ujian Semester (UTS/UAS), yang
terdiri
atas :
a) Penanggung Jawab : Ka. BAA
b) Ketua Pelaksana : Ka. Bag. Ujian Semester & Bank Soal
c) Bagian Soal
d) Bagian Pemrosesan Data/Lembar Jawaban
e) Penanggung Jawab Lokasi Ujian
f) Sekretariat Lokasi
g) Koordinator Ruang
h) Pengawas Ujian
2. Pengajuan material-material yang diperlukan
3. Pembuatan Jadwal Ujian dan Jadwal Pengawas Ujian
4. Penerimaan Soal Dari Dosen/Koordinator Mata Kuliah
5. Penentuan Jumlah Penggandaan setiap berkas soal
6. Distribusi Soal ke Lokasi Ujian
23
7. Monitoring Pelaksanaan Ujian disetiap lokasi
8. Pembuatan Rekapitulasi jumlah mengawas setiap pengawas ujian
9. Pelaporan hasil kerja
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Kepala BAA
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
Pembentukan Panitia Pelaksana Ujian
Semester (UTS/UAS)
Pengajuan material-material yang diperlukan
Pembuatan Jadwal Ujian dan Jadwal Pengawas Ujian
Penerimaan Soal Dari Dosen/Koordinator Mata Kuliah
Penentuan Jumlah Penggandaan setiap berkas soal
Penentuan Jumlah Penggandaan setiap berkas soal
Mulai
Distribusi Soal ke Lokasi Ujian
Monitoring Pelaksanaan Ujian disetiap lokasi
Pembuatan Rekapitulasi jumlah mengawas setiap
pengawas ujia
Pelaporan hasil kerja
Mulai
24
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PELAKSANAAN SEMESTER PENDEK
1. Tujuan Prosdur
Prosedur pelaksanaan semester ini bertujuan untuk menjelaskan prasyarat
dan prosedur pelaksanaan semester pendek
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Prosedur pengelolaan meliputi Penyajian informasi mengenai tata cara
pelaksanaan semester pendek
3. Standar
1. Mahasiswa yang memprogram adalah mahasiswa semester 7 keatas.
2. Jumlah SKS yang diprogram pada semester pendek maksimal 24 SKS
4. Definisi Istilah
Semester Pendek adalah kegiatan perkuliahan yang dilakukan di luar
semester reguler, yang diatur oleh masing-masing fakultas
5. Prosedur
1. Mahasiswa melakukan pengisian KRS dengan aplikasi khusus yang
dirancang BAA secara seragam.
2. Mahasiswa melakukan pembayaran untuk semester pendek langsung ke
Bank yang ditunjuk oleh Biro Keuangan.
3. Penyelenggaraan kuliah diatur oleh fakultas dengan ketentuan
pelaksanaan tatap muka 12 kali pertemuan, dan syarat mahasiswa yang
berhak mengikuti ujian sekurang-kurangnya hadir kuliah 75% dari
jumlah tatap muka yang dilaksanakan dosen.
4. Pelaksanaan ujian semester pendek menjadi tanggung jawab fakultas.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
BAA merancang dan mengeluarkan KRS Khusus untuk program semester
pendek, Fakultas mengatur dan menyelenggarakan perkuliahan, Bank
melayani pembayaran mahasiswa, Mahasiswa mengikuti perkuliahan.
25
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Buku panduan akademik UMK
Mahasiswa Mengisi KRS
Mahasiswa melakukan
pembayaran
Pelaksanaan kuliah 12
kali tatap muka
dikelola oleh fakultas
Pelaksanaan Ujian
dikelola oleh Fakultas
M U L A I
SELESAI
26
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR UJIAN SUSULAN
1. Tujuan Prosedur Prosedur ujian susulan bertujuan menjelaskan proses pengurusan
permohonan ujian susulan
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Prosedur ujian susulan meliputi penyajian informasi tentang tata cara,
ketentuan serta syarat-syarat pengajuan permohonan ujian susulan.
3. Standar
4. Definisi Istilah Ujian susulan adalah ujian yang diadakan setelah pelaksanaan ujian
reguler yang disetujui BAA karena alasan khusus, yaitu:
sakit dirawat di rumah sakit (rawat inap)
kemalangan keluarga (orang tua atau saudara sekandung meninggal dunia)
menunaikan ibadah haji atau kegiatan agama lainnya.
5. Prosedur 1. Mengajukan permohonan untuk Ujian Susulan ke BAA melalui
Sekretariat Panitia Ujian Tengah/Akhir Semester selama Ujian
Tengah/Akhir berlangsung.
2. Membawa dan menyerahkan persyaratan yang diperlukan, yaitu :
a. Bagi Mahasiswa yang sakit dan harus dirawat di rumah sakit :
Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua/wali)
Surat Keterangan Dokter
Surat Keterangan Rawat dari rumah sakit
1 lembar foto copy tanda bukti pembayaran rumah sakit
1 lembar foto copy KTM dan KRS
b. Bagi Mahasiswa yang orang tua atau saudara sekandungnya
meninggal dunia:
Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua/wali)
Surat Keterangan Kematian dari Lurah / Kepala Desa / RW /
RT /Rumah Sakit
1 lembar foto copy Kartu Keluarga
1 lembar foto copy KTM dan KRS
c. Bagi Mahasiswa yang menunaikan ibadah haji kegiatan agama
lainnya :
Surat Permohonan Ujian Susulan (dari orang tua / wali)
Surat Keterangan dari Departemen Agama (instansi keagamaan)
1 lembar foto copy pembayaran ONH untuk yang menunaikan
ibadah haji
27
1 lembar foto copy paspor untuk yang menunaikan ibadah haji
1 lembar foto copy KTM dan KRS.
3. Melihat pengumuman nama-nama mahasiswa yang permohonannya
disetujui melalui loket BAA pada tanggal yang telah ditentukan.
4. Mengambil Surat Keterangan Ujian Susulan bagi mahasiswa yang
namanya tercantum pada pengumuman tersebut di loket BAA.
5. Megikuti ujian sesuai jadual yang telah ditentukan BAA. Bagi
mahasiswa yang tidak melapor kembali ke BAA dan/atau tidak hadir
pada saat ujian susulan berlangsung maka permohonannya dianggap
batal.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Kepala BAA
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
Panduan Akademik UMK
Mulai
Mahasiswa mengajukan permohonan ujian susulan
Mahasiswa menyerahkan persyaratan permohonan ujian susulan
Mahasiswa menyerahkan persyaratan permohonan ujian susulan
Mahasiswa menyerahkan persyaratan permohonan ujian susulan
Sakit dirawat di
Rumah Sakit
Kemalangan
Keluarga
Ibadah Haji/
Kegiatan Ibadah
Lain
Selesai
Mahasiswa
melihat
pengumum
an di loket
BAA
Mahasiswa
mengambil
surat
keterangan
ujian
susulan Mahasiswa
melihat
pengumu
man di
loket BAA
Mahasiswa
mengikuti
ujian
susulan
28
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR UJIAN BENTROK (KHUSUS)
1. Tujuan Prosdur
Prosedur ujian bentrok ini bertujuan menjelaskan proses pengurusan ujian
bentrok
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Prosedur ujian bentrok meliputi penyajian informasi tentang tata cara serta
syarat-syarat pengurusan ujian bentrok
3. Standar
Waktu pelaporan mahasiswa adalah satu minggu sebelum ujian
dilaksanakan.
4. Definisi Istilah
Ujian bentrok (khusus) adalah ujian yang bersamaan waktu pelaksanaannya
dan / atau berbeda ruang ujian
5. Prosedur
1. Mahasiswa melihat jadual ujian yang ditempel di papan pengumuman di
Jurusan/Program Studi masing-masing.
2. Mahasiswa melapor ke Program Studi dan mengisi form ujian bentrok
sesuai ketentuan dan batas waktu pengisian.
3. Mahasiswa mengambil Surat Keterangan ujian khusus setelah dijadual
ulang oleh Program Studi.
4. Mahasiswa mengikuti ujian sesuai waktu dan lokasi yang telah
ditentukan oleh Program Studi.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Program Studi menerima laporan mahasiswa dan membuat jadual ulang
29
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Peraturan Akademik UMK
2. Jadual Ujian
Mahasiswa melihat dan
mencatat jadual di papan
pengumuman
M U L A I
Mahasiswa melapor ke
Program Studi dan mengisi
form ujian bentrok sesuai
ketentuan dan batas waktu
pengisian
Program Studi membuat
jadual ulang
Mahasiswa melihat dan
mencatat jadual baru
Mahasiswa mengikuti ujian
sesuai waktu dan lokasi yang
telah ditentukan oleh
Program Studi
S E L E S A I
30
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR KARTU HASIL SEMESTER
1. Tujuan Prosdur
Prosedur KHS Mahasiswa ini bertujuan untuk menerangkan prosedur
pembuatah KHS untuk mengetahui kemampuan akademik mahasiswa Indek
Prestasi Sementara (IPS) setiap akhir semester
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup prosedur ini mencakup prosedur pembuatan KHS
berdasarkan pada nilai dari Dosen pengampu mata kuliah
3. Standar
1. Dosen memasukkan nilai ke Program Studi paling lambat dua minggu
setelah final test.
2. KHS dikeluarkan paling lambat satu minggu sebelum proses penawaran.
4. Definisi Istilah
KHS adalah daftar nilai yang dicapai mahasiswa dalam satu semester,
dikeluarkan setelah proses perkuliahan selama satu semester selesai.
5. Prosedur
1. Dosen menyerahkan nilai pada staf di program studi.
2. Staf program studi memproses nilai dan menempelkan nilai mahasiswa
di papan pengumuman.
3. Mahasiswa melihat pengumuman nilai.
4. Program Studi mencetak KHS
5. Mahasiswa menerima KHS
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Program Studi menerima, memproses dan mengumumkan nilai dari Dosen
Pengampu Mata Kuliah. Dosen memasukkan nilai ke Program Studi.
31
7. Bagan alur
7. Catatan
1. Mahasiswa dapat mengambil nilai hasil studi pada setiap jam kerja pagi
pukul 09.00—12.00 dan sore pukul 14.00—17.00.
2. Mahasiswa wajib menyimpan seluruh dokumen KHS asli yang telah
dikeluarkan oleh akademik.
8. Dokumen terkait
1. Daftar Angka Kelas dari Dosen Pengampu Mata Uji
2. Dokumen Rekap Nilai Mata Ukuliah
3. Dokumen Kartu Hasil Studi (KHS)
M U L A I Dosen masukkan nilai ke
Program Studi
Staf program studi
memproses nilai dan
menempelkan nilai
mahasiswa di papan
pengumuman
Mahasiswa melihat
pengumuman nilai
Program Studi Mencetak
KHS
Mahasiswa menerima
KHS S E L E S A I
32
UNIVERSITAS MUHAMMADIAYH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan :
PROSEDUR SPMI Tanggal revisi :
Halaman :
PROSEDUR EVALUASI PROSES BELAJAR MENGAJAR
1. Tujuan
Prosedur
Prosedur evaluasi proses belajar mengajar bertujuan bertujuan untuk
memberikan penjelasan kepada dosen, mahasiswa dan pihak-pihak yang
berwenang dan kewenangannnya dalam evaluasi proses belajar
menmgajar.
2. Ruang Lingkup
Prosedur Dan
Penggunaannya
Ruang lingkup prosedur evaluasi proses belajar mengajar ini meliputi :
1. Tatacara pelaksanaan evaluasi proses belajar mengajar
2. Syarat-syarat pelaksanaan evaluasi belajar mengajar.
3. Jadwal pelaksanaan evaluasi belajar mengajar.
3. Standar 1. Setiap Proses Sevaluasi Belajar Mengajar dilakukan oleh Lembaga
Penjamin Mutu dan Tim Monitoring Internal
2. Waktu pelaksanaan Evaluasi Belajar mengajar dilakukan pada setiap akhir
semester oleh Lembaga Penjaminan Mutu dan Progran Studi
3. Evaluasi dilakukan dengan cara :
a. Rapat bersama tim Dosen
b. Monitoring perkuliahan
c. Hasil Proses belajar mengajar
4. Defenisi Istilah Yang dimaksud dengan evaluasi proses belajar mengajar (PBM) adalah proses
untuk mendapatkan respon dari mahasiswa dan dosen tentang penilaian proses
belajar mengajar serta analisisnya, sebagai dasar-dasar langkah perbaikan
untuk peningkatan kualitas proses belajar mengajar selanjutnya.
5. Prosedur 1. Kelompok Kerja (Pokja) Jaminan Mutu (JM) bersama-sama dengan
program studi menyusun form evaluasi proses belajar mengajar setiap mata
kuliah.
2. Evaluasi proses belajar mengajar dilaksanakan oleh Pokja JM.
3. Hasil evaluasi proses belajar mengajar disampaikan ke ketua program studi
dan tim dosen pengasuh mata kuliah.
4. Tim dosen pengasuh mata kuliah mengadakan pertemuan untuk membahas
perbaikan proses belajar mengajar bila diperlukan sebagai tindak lanjut dari
hasil evaluasi Pokja JM
6. Klasifikasi
Pejabat/ Petugas
yang
menjalankan
PR I mengeluarkan surat pelaksanaan evaluasi pbm berdasarkan surat
persetujuan dari dekan fakultas, program studi menerima, jaminan mutu dan
monitoring internal bersama-sama tim dosen melakukan evaluasi bersama untuk
perbaikan pbm
33
SOP
7. Bagan Alur
8. Catatan
9. Dokumen
terkait
1. Nomor 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum dan Penilaian
Hasil Belajar Mengajar
2. Panduan Akademik UMK
Penyiapan form evaluasi PBM dan lembar kerangka analisis
Sosialisasi dan pembagian form evaluasi PBM
Pengambilan/ pengumpulan form evaluasi PBM
3.
Penyebaran/pengisian/pengumpulan form evaluasi PBM
1.
Penyerahan form pertanyaan tertutup
ke LPM / MEP
Rekapitulasi form komentar/saran per mata kuliah
Analisis data evaluasi PBM
Mulai
Selesai
34
UNIVERSITAS
MUHAMMADIAYH KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan :
PROSEDUR SPMI Tanggal revisi :
Halaman :
PROSEDUR PENGAJUAN SKRIPSI TA. DAN UJIAN AKHIR SARJANA
1. Tujuan
Prosedur
Ujian akhir sarjana ini bertujuan untuk :
1. Menjelaskan persyaratan mahasiswa untuk dapat menempuh ujian
akhir sarjana
2. Menjelaskan tata cara pelaksanaan ujian akhir sarjana
2. Ruang
Lingkup
Prosedur
Dan
Penggunaan
nya
Ruang lingkup prosedur evaluasi proses belajar mengajar ini
meliputi :
1. Tatacara pelaksanaan evaluasi proses belajar mengajar
2. Syarat-syarat pelaksanaan evaluasi belajar mengajar.
3. Jadwal pelaksanaan evaluasi belajar mengajar.
3. Standar 1. Mahasiswa mengajukan usulan penelitian berupa judul penelitian kepada
Dekan melalui Ketua Program Studi yang dilampiri Transkrip Nilai
2. Mengajukan Calon Pembimbing Skripsi/TA sebanyak-banyaknya 2
orang, Keputusan tentang Pembimbing skripsi / tugas akhir ada pada
Ketua Program Studi / Dekan
3. Melaksanakan seminar usulan penelitian untuk Skripsi/TA/Thesis dengan
menghadirkan Dosen Pembimbing I,II dan mahasiswa yang berminat.
Pelaksanaan seminar diatur oleh Ketua Program Studi.
4. Merevisi dan menggandakan proposal untuk diajukan kepada
Pembimbing I, II guna mendapatkan persetujuan
5. Proposal yang telah disetujui diserahkan kepada:
- Bidang Skripsi/TA : 1 Eksemplar
- Pembimbing I (utama) : 1 Eksemplar
- Pembimbing II (pembantu) : 1 Eksemplar
- Untuk perijinan minimal 3 Eksemplar
- Arsip Mahasiswa : 1 Eksemplar
6. Mendaftarkan diri ke Bidang Skripsi/TA dengan dilengkapi persyaratan
yang diperlukan (diatur oleh Bidang) untuk mendapatkan pengesahaan
Pimpinan Program Studi / Fakultas.
7. Mengajukan Permohonan Ijin / Pengantar Ijin Penelitian
8. Batas waktu pelaksanaan penelitian dan penyususnan Skripsi/TA/Thesis
adalah sesuai dengan batas waktu masa studi mahasiswa yang
bersangkutan.
9. Menyusun skripsi / TA
4. Defenisi 1. Ujian Akhir Sarjana adalah suatu bentuk ujian lisan (oral
examination) yang dilaksanakan oleh tim penguji yang harus diikuti
35
Istilah oleh seluruh mahasiswa program sarjana sebagai evaluasi akhir
untuk penentuan kelayakan kelulusan mahasiswa tersebut dari
program sarjana.
2. Kisi-kisi untuk ujian akhir sarjana adalah pernyataan-pernyataan
tentang lingkup materi ujian akhir sarjana untuk menjamin
terpenuhinya persyaratan minimal pengetahuan seorang sarjana
sesuai dengan kompetensi yang diharapkan.
3. Lingkup materi ujian akhir tersebut menyangkut semua materi
dalam kompetensi disiplin ilmunya yang diperoleh sejak semester I
hingga semester akhir.
4. Skripsi, Tugas Akhir dan Thesis adalah laporan tertulis hasil
penelitian yang dilakukan oleh mahasiswa dengan bimbingan
Dosen Pembimbing Skripsi/TA/Teisi untuk dipertahankan di
hadapan Penguji Skripsi/TA/Thesis sebagai syarat untuk
memperoleh gelar Sarjana./Master
5. Prosedur 1. Persyaratan untuk Mengikuti Ujian Akhir Sarjana:
a. Telah memprogramkan dan lulus seluruh mata kuliah wajib.
b. Telah memprogramkan dan lulus mata kuliah pilihan.
c. Jumlah kredit yang telah diperoleh adalah sebanyak total minimal
sks dikurangi sks tugas akhir (skripsi).
d. Telah melaksanakan Seminar dan menyelesaikan tugas akhir
(skripsi).
e. Nilai seluruh mata kuliah yang diambil sudah lengkap dengan IPK
≥2.00 dan tanpa nilai E;
f. Melunasi SPP sampai semester berjalan.
g. Memperoleh surat persetujuan ujian akhir sarjana dari Dosen
Pembimbing.
2. Penguji:
Penguji Ujian Akhir Sarjana maksimum lima orang, terdiri dari :
a. Dosen Pembimbing (maksimum dua orang)
b. Dosen Penguji lain yang ditetapkan oleh Ketua Program Studi
dengan mempertimbangkan bidang keahlian/kompetensi dosen
yang bersangkutan sebanyak 3 orang.
c. Ketua Panitia Ujian Akhir Sarjana adalah Dosen Pembimbing
Pertama, sedang sekretaris panitia adalah salah seorang dari
penguji lain.
3. Tata Cara Ujian Akhir Sarjana
a. Mahasiswa mengajukan permohonan untuk mengikuti Ujian
Akhir Sarjana ke Jurusan selambat-lambatnya 7 hari sebelum
pelaksanaan ujian yang direncanakan dengan melampirkan
persyaratan dokumen :
- Surat kesediaan dosen penguji untuk menguji.
- Draft skripsi yang telah disetujui Pembimbing.
b. Program Studi mempersiapkan dokumen:
36
- Surat kesediaan untuk menguji.
- Undangan untuk dosen penguji.
- Form penilaian.
- Berita acara pelaksanaan ujian.
- Daftar hadir penguji.
c. Pelaksanaan Ujian:
- Program Studi menyiapkan kelengkapan dan dokumen yang
diperlukan untuk pelaksanaan sidang ujian
- Dosen Pembimbing Pertama memimpin sidang ujian.
- Pimpinan sidang ujian mengendalikan waktu ujian agar dapat
berlangsung dalam waktu maksimal 3 (tiga) jam, terdiri atas
presentasi oleh mahasiswa, tanya-jawab mengenai materi
skripsi dan materi lain yang relevan (komprehensif) sebagai
indikator kompetensi sesuai dengan kisi-kisi yang ditetapkan
program studi, dan penetapan keputusan ujian.
- Penguji memberikan penilaian yang meliputi aktivitas (dinilai
oleh dosen pembimbing), tulisan dan penguasaan materi
(dinilai oleh tim penguji) dan menetapkan keputusan hasil
ujian.
- Pelaksanaan sidang ujian akhir harus dalam ruangan ujian
yang telah ditetapkan dan tidak dibenarkan dilakukan ujian di
tempat lain atau dosen penguji menguji sendiri-sendiri.
d. Penetapan keputusan ujian:
- Setelah selesai menguji, setiap penguji wajib mengisi dan
memberikan form penilaian hasil ujian kepada Ketua Sidang
Ujian
- Tim penguji membuat kesepakatan hasil ujian tanpa dihadiri
oleh mahasiswa yang diuji.
- Ketentuan penilaian :
- Pimpinan sidang ujian menyampaikan keputusan hasil ujian
kepada mahasiswa setelah dicapai kesepakatan.
- Mahasiswa yang tidak lulus dalam Ujian Akhir Sarjana
memiliki maksimal dua kali kesempatan ujian ulang.
- Apabila bagian terakhir ini tidak dapat dipenuhi oleh
mahasiswa yang bersangkutan maka judul skripsi harus
diganti dengan tetap mempertimbangkan masa studi
mahasiswa.
≥ 85 = Lulus dengan Huruf Mutu A
75 – 84 = Lulus dengan Huruf Mutu B
65 – 74 = Lulus dengan Huruf Mutu C
< 65 = Tidak Lulus
37
e. Penyerahan Berita Acara Ujian Akhir Sarjana:
- Ketua Penguji menyerahkan Berita Acara Ujian Akhir
Sarjana kepada Ketua Program Studi melalui petugas setelah
ujian selesai.
- Setelah berita acara diserahkan maka Ketua Program Studi
langsung menyerahkan surat keterangan/keputusan tentang
pelaksanaan ujian akhir dan honorarium panitia ujian.
f. Penyerahan Skripsi:
- Mahasiswa menunjukkan hasil skripsi yang telah diperbaiki
sesuai saran Dosen Penguji selambat-lambatnya 3 bulan
setelah tanggal ujian akhir pada Dosen Pembimbing.
- Dosen Pembimbing memberikan paraf persetujuan penjilidan
skripsi atau menyarankan perbaikan yang masih diperlukan.
- Mahasiswa menggandakan dan menjilid skripsi sesuai format.
- Dosen Pembimbing dan Ketua program studi
menandatangani lembar pengesahan skripsi, serta diketahui
Dekan Fakultas.
- Mahasiswa menyelesaikan persyaratan administrasi yang
ditentukan Fakultas sesuai peraturan akademik UMK dan
menyerahkannya ke Fakultas bersama dengan skripsi yang
sudah ditandatangani Dosen Pembimbing dan Ketua program
studi serta Dekan untuk memperoleh Surat Ketarangan Lulus
(SKL).
- Petugas Fakultas membubuhkan stempel Fakultas pada
lembar pengesahan Skripsi dengan mencantumkan Tanggal
Lulus Ujian Akhir Sarjana sesuai dengan tanggal SKL.
- Jika mahasiswa tidak menyerahkan skripsi yang telah
diperbaiki sampai 3 bulan sesudah tanggal ujian, Ketua
program studi membatalkan hasil ujian dengan
menandatangani Berita Acara
- Pembatalan Hasil Ujian Akhir Sarjana disampaikan ke pada
mahasiswa yang bersangkutan dan Dosen Penguji.
38
6. Klasifikasi
Pejabat/
Petugas yang
menjalankan
SOP
PR I mengeluarkan surat persetujuan pelaksanaan ujian akhir
berdasarkan persetujuan dari dekan fakultas, program studi menerima,
dan melaksanakan ujian akhir.
7. Bagan Alur
8. Catatan
9. Dokumen
terkait
Panduan Akademik UMK
Pengajuan judul
Penetapan Pembimbing
Penulisan Proposal
Pembimbingan proposal
Pengesahan Proposal
Penetapan Penguji Proposal
Ujian Proposal
Mulai
Selesai
39
UNIVERSITAS
MUHAMMADIAYH KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan :
PROSEDUR SPMI Tanggal revisi :
Halaman :
PROSEDUR PENDAFTARAN SIDANG S1
1 Tujuan Prosedur Pendaftaran Sidang Sarjana Strata Satu (S1)
2 Ruang Lingkup
Prosedur Dan
Penggunaannya
Prosedur pendaftaran sidang sarjana strata satu
3 Standar
a. Mahasiswa aktif
b. Peraturan akademik tentang persyaratan sidang sarjana
4 Defenisi Istilah
1. Sidang Sarjana adalah Suatu ujian terakhir bagi mahasiswa
universitas Gunadarma untuk dinyatakan berhak atau belum berhak
menyandang gelar kesarjanaannya.
2. Surat Jadual Sidang : Keterangan yang isinya jadual sidang sarjana,
persyaratan yang sudah dipenuhi, mata ujian sidang/judul skripsi.
Prosedur Pendaftaran Sidang Sarjana - S1 XIII - 7
3. Bebas Keuangan : Keterangan yang menyatakan bahwa mahasiswa
bebas dari tunggakan uang kuliah.
4. Bebas Perpustakaan : Keterangan yang menyatakan bahwa mahasiswa
bebas dari pinjaman buku di perpustakaan.
5 Prosedur
1. Mahasiswa mendaftar melalui program studi pada tiap-tiap fakultas.
2. Petugas menanyakan daftar sidang ulang atau sidang pertama kali.
3. Jika sidang ulang, mahasiswa harus melampirkan Surat Jadwal
4. Sidang yang lama, blanko denda sidang, dan bebas keuangan
5. Semester yang masih berlaku, serta pas photo 2x3 sebanyak 1 buah.
6. Petugas mengecek data dikomputer, jika datanya ada (sudah pernah
sidang), maka proses pendaftaran sidang dilanjutkan.
7. Jika sidang pertama kali, maka mahasiswa melampirkan foto copy bebas
keuangan dan pas photo 2x3 sebanyak 2 buah untuk jalur non skripsi
sedangkan untuk jalur skripsi ditambah dengan surat
persetujuan dari dosen pembimbing.
8. Petugas mengecek data mahasiswa di komputer
9. Jika benar datanya ada artinya jurusan sudah mengecek persyaratan
akademiknya yaitu SKS dan IPKnya sudah memenuhi syarat. Jika
ternyata belum, maka mahasiswa tidak bisa daftar sidang sarjana dan
40
harus kembali ke jurusan untuk mengurus kekurangannya.
10. Kemudian petugas mengecek kembali persyaratan lainnya yang ada di
komputer tersebut, yaitu :
a) Kursus dan workshop: jika belum, mahasiswa harus ke lembaga
pengembangan untuk mengikuti kursus dan workshop.
b) Aptitude : jika belum, mahasiswa harus ke lab. Psikologi untuk
mengikuti aptitude test.
c) Bebas Perpustakaan : jika belum, mahasiswa harus ke perpustakaan
untuk mengurus bebas perpustakaan.
Prosedur Pendaftaran Sidang Sarjana - S1 Jika mahasiswa sudah
memenuhi semua persyaratannya proses pendaftaran sidang dilanjutkan.
11. Petugas menentukan jadwal sidang terdekat untuk mahasiswa tersebut.
12. Petugas mencetak surat jadwal sidang dan memberikan isian untuk
membuat berkas-berkas kelulusan.
13. Selesai.
41
6 Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Dekan mengeluarkan surat keputusan dan edaran prosedur
pendaftaran sidang S1.
7 Bagan Alur
8 Catatan
9 Dokumen terkait
Panduan Akademik UMK
Mahasiswa mendaftar ke prodi
Petugas menanyakan daftar sidang ulang atau sidang pertama kali
Jika sidang ulang, mahasiswa harus
melampirkan Surat Jadual Sidang yang lama,
blanko denda sidang, dan bebas keuangan
4. semester yang masih
berlaku, serta pas photo 2x3
sebanyak 1 buah.
5. 4. Petugas mengecek data di
komputer.
6.
ika mahasiswa sudah memenuhi semua
persyaratannya proses pendaftaran
sidang dilanjutkan.
Petugas menentukan jadwal sidang
terdekat untuk mahasiswa tersebut.
Petugas mencetak surat jadwal sidang dan
memberikan isian untuk membuat berkas-
berkas kelulusan.
Mulai
Selesai
42
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PELAKSANAAN WISUDA
1. Tujuan Prosdur
Prosedur pelaksanaan wisuda bertujuan memberikan penjelasan mengenai
tata cara pelaksanaan wisuda di UMK serta sebagai pedoman bagi Dekan,
Ketua Program Studi, Kepala BAA dan panitia pelaksana.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tata cara pelaksanaan wisuda
mulai dari persiapan, sarana dan prasarana, keuangan dan pelaksanaan.
3. Standar
1. Calon wisudawan/wati adalah mahasiswa UMK yang telah
menyelasaikan studinya sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang
berlaku di UMK.
2. Waktu pelaksanaan wisuda sebagaimana tercantum dalam kalender
akademik Universitas Muhammadiyah Kendari
3. Calon wisudawan/wati mendaftar melalui panitia pendaftaran dengan
membayar sejumlah biaya pendaftaran dan memenuhi persyaratan
yang telah ditentukan.
4. Definisi Istilah
Pelaksanaan Wisuda adalah proses pelaksanaan upacara wisuda yang
dipimpin oleh Rektor Universitas sebagai Ketua Senat Universitas yang
ditandai dengan pemindahan kucir dan penyerahan ijazah yang dilakukan
oleh Rektor Universitas dan dibantu oleh Dekan Fakultas untuk program
vokasi dan S1.
5. Prosedur
1. Persiapan :
a. Rektor menerbitkan SK tentang susunan kepanitiaan pelaksanaan
wisuda
b. Panitia wisuda menyusun dan mensosialisasikan deskripsi tugas,
jadwal kegiatan dan acara kegiatan wisuda pada hari H kepada seluruh
anggota panitia sebagai panduan tugas.
c. Calon wisudawan/wati yang disetujui fakultas memperoleh penjelasan
secara tertulis dan/atau lisan tentang pendaftaran, biaya dan
43
pelaksanaan wisuda
d. Calon wisudawan/wati mendaftar kepada panitia
e. Calon wisudawan/wati mengikuti gladi resik 2 hari sebelum hari H
pelaksanaan wisuda
2. Pelaksanaan :
a. Wisudawan/wati berkumpul pada tempat yang telah ditentukan oleh
panitia
b. Wisudawan/wati berbaris secara teratur menuju tempat upacara
wisuda 30 menit sebelum Ketua dan Anggota Senat memasuki ruang
upacara
c. Wisudawan/wati duduk dengan tenang pada kursi yang telah
ditetapkan oleh panitia
d. Rektor/Ketua Senat dan para Anggota Senat UMK memasuki ruang
upacara
e. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
f. Rektor/Ketua Senat membuka Rapat Senat Terbuka secara resmi
g. Sambutan-sambutan dari Rektor, Ketua BPH UMK dan Gubernur atau
yang mewakili
h. Penyampaian orasi ilmiah
i. Pembacaan doa
j. Rektor/Ketua Senat mewisuda Wisudawan/wati, yang ditandai dengan
pemindahan kucir toga yang dilanjutkan dengan penyerahan ijazah
secara bergiliran yang dibantu oleh Dekan
k. Wisudawan/wati membacakan Janji Alumni yang disaksikan oleh
Rektor/Ketua Senat
l. Tim paduan suara menyanyikan lagu Padamu Negeri
m. Wakil wali Wisudawan/wati menyampaikan sambutan
n. Tim paduan suaru menyanyikan lagu Syukur
o. Rektor/Ketua Senat menutup Rapat Senat Terbuka
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Panitia pelaksanaan wisuda yang meliputi seluruh perangkat dan elemen
Universitas Muhammadiyah Kendari mulai dari Rektor, Dosen dan Staf
yang ditetapkan dalam SK kepanitiaan
7. Bagan alur
Rektor menerbitkan SK tentang susunan kepanitian pelaksanaan
wisuda
MULAI
Panitia wisuda menyusun dan mensosialisasikan deskripsi tugas,
jadwal kegiatan dan acara kegiatan wisuda pada hari H kepada
seluruh anggota panitia sebagai panduan tugas
Calon wisudawan/wati yang disetujui fakultas memperoleh
penjelasan secara tertulis dan/atau lisan tentang pendaftaran,
biaya dan pelaksanaan wisuda
44
Rektor/Ketua Senat membuka Rapat Senat Terbuka secara
resmi
Sambutan-sambutan dari Rektor, Ketua BPH UMK dan Gubernur
atau yang mewakili
Rektor/Ketua Senat mewisuda wisudawan/wati, yang ditandai
dengan pemindahan kucir toga yang dilanjutkan dengan
penyerahan ijazah secara bergiliran yang dibantu oleh Dekan
Wisudawan/wati membacakan janji alumni yang disaksikan oleh
Rektor/Ketua Senat
Tim paduan suara menyanyikan lagu Padamu Negeri
Penyampaian orasi ilmiah
Pembacaan doa
Calon wisudawan/wati mengikuti gladi resik 2 hari sebelum hari
H pelaksanaan wisuda
Wisudawan/wati berkumpul pada tempat yang telah ditentukan
oleh panitia
Wisudawan/wati berbaris secara teratur menuju tempat
upacara wisuda 30 menit sebelum Ketua dan Anggota Senat
memasuki ruang upacar
Rektor/Ketua Senat dan para Anggota Senat UMK memasuki
ruang upacara
Wisudawan/wati duduk dengan tenang pada kursi yang telah
ditetapkan oleh panitia
Calon wisudawan/wati mendaftar kepada panitia
Menyanyikan lagu Indonesia Raya
45
8. Catatan
9. Dokumen terkait
1. Panduan Akademik
2. Dll.
Tim paduan suara menyanyikan lagu Syukur
Wakil wali Wisudawan/wati menyampaikan sambutan
Selesai
Rektor/Ketua Senat menutup Rapat Senat Terbuka
46
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PEMBUATAN
SURAT TANDA LULUS SEMENTARA
1. Tujuan Prosdur
Sementara menunggu penyelesaian ijazah maka bagi mahasiswa yang sudah lulus
sidang D3, S1, S2 dan S3 akan dibuatkan Surat Tanda Lulus Sementara (STLS)
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Pembuatan STLS untuk Mahasiswa Jenjang D3, S1, S2 dan S3 yang telah lulus
sidang di Universitas Muhammadiyah Kendari
3. Standar
Mahasiswa harus telah lulus sidang skripsi
4. Definisi Istilah
Surat Tanda Lulus Sementara (STLS) adalah tanda bukti yang menyatakan bahwa
mahasiswa yang bersangkutan telah dinyatakan lulus sidang pada jenjang
pendidikan yang ditempuh di Universitas Muhammadiyah Kendari. Sementara
menunggu penyelesaian ijazah asli, STLS ini diberikan kepada yang bersangkutan
untuk dipergunakan sebagaimana mestinya
5. Prosedur
1. BAA menerima berkas pengurusan STLS dan fotocopy ijazah terakhir yang
dimiliki mahasiswa peserta sidang serta file data kelulusan sidang dari bagian
siding.
2. BAA Menggabungkan data dari bagian sidang ke master data gabungan untuk
masing-masing jenjang dan jurusan.
3. BAA Mengkoreksi data di master dan disesuaikan dengan ijazah terakhir.
4. BAA mencetak STLS.
5. BAA meminta tanda tangan Rektor.
6. BAA menstempel di atas tanda tangan rektor
7. BAA menempel foto
8. BAA medistribusi STLS ke mahasiswa
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Rektor menandatangani STLS, BAA menerima berkas dan memproses pengurusan
STLS.
47
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
SK Rektor tentang Sidang Kelulusan
M U L A I
BAA menerima berkas pengurusan
STLS dan fotocopy ijazah terakhir
yang dimiliki mahasiswa peserta
sidang serta file data kelulusan
sidang dari bagian sidang
BAA Menggabungkan data dari
bagian sidang ke master data
gabungan untuk masing-masing
jenjang dan jurusan
BAA Mengkoreksi data di master
dan disesuaikan dengan ijazah
terakhir
Pencetakan STLS
Rektor menandatangani STLS
BAA menempel foto
Pendistribusian STLS ke
mahasiswa S E L E S A I
48
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PEMBUATAN RANGKUMAN NILAI
1. Tujuan Prosdur
Prosedur pembuatan rangkuman nilai ini bertujuan untuk menerangkan tata
cara dan prosedur pembuatan rangkuman nilai guna membantu mahasiswa
yang memerlukan rangkuman nilai sebagai persyaratan pengurusan beasiswa,
tunjangan gaji, melanjutkan kuliah, dan persyaratan kerja.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup prosedur ini meliputi pengecekan data akademik mahasiswa
sampai dengan pembuatan rangkuman nilai (7 hari kerja). Pembuatan
rangkuman nilai hanya diberikan kepada mahasiswa dengan status aktif (kelas
maupun non kelas) dan mahasiswa yang sudah lulus tetapi belum menerima
transkrip nilai (masi dalam proses) yang memerlukan rangkuman nilai sebagai
persyaratan pengurusan beasiswa, tunjangan gaji, melanjutkan kuliah, ataupaun
kerja, dengan melampirkan surat permohonan mahasiswa yang bersangkutan
dengan sepengetahuan orang tua serta surat permohonan/keterangan dari
instansi yang berkepentingan.
3. Standar
1. Mahasiswa berstatus mahasiswa aktif atau mahasiswa yang telah lulus
tetapi belum menerima transkip nilai.
2. Mahasiswa dengan status mahasiswa aktif melampirkan surat
permohonan pembuatan rangkuman nilai dengan sepengetahuan orang
tua ataupun instansi terkait.
3. Mahasiswa dengan status telah lulus harus melampirkan SK yudisium.
4. Definisi Istilah
Rangkuman nilai adalah daftar nilai yang diperoleh mahasiswa selama
kuliah.
5. Prosedur
1. Mahasiswa yang memerlukan rangkuman nilai datang ke Jurusan
dengan membawa persyaratan yang telah ditetapkan dan mendapat
tanda terima penyerahan berkas dimana didalamnya juga
mencantumkan waktu pengambilannya.
2. Jurusan melakukan pengecekan data mahasiswa yang akan digunakan
untuk pembuatan rangkuman nilai.
3. Jurusan membuat daftar rangkuman nilai
49
4. Mahasiswa mengambil daftar rangkuman nilai yang telah dibuat oleh
Jurusan sesuai waktu yang telah ditetapkan dalam tanda terima berkas
(7 hari kerja)
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Program Studi menerima permohonan pembuatan rangkuman nilai
mahasiswa, melakukan pengecekan data, dan mengeluarkan rangkuman
nilai.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Data Mahasiswa
2. Surat pengantar/permohonan dari instansi yang terkait
3. Surat permohonan dari mahasiswa yang bersangkutan dengan
sepengetahuan orang tua.
4. SK Rektor tentang kelulusan.
M U L A I
Pengecekan data dan
pembuatan
rangkuman nilai
Mahasiswa
mengambil
rangkuman nilai
sesuai waktu yang
ditentukan dalam
tanda terima
Rangkuman nilai yang
sudah ditandatangani
Ketua Jurusan
S E L E S A I
50
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PEMBUATAN IJAZAH
1. Tujuan Prosdur
Prosedur pembuatan ijazah ini bertujuan untuk memberikan penjelasan
mengenai tatacara dan prosedur pembuatan ijazah di lingkup Universitas
Muhammadiyah Kendari
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Pembuatan Ijazah untuk Mahasiswa Jenjang D3, S1, S2 dan S3 yang telah
menyelesaikan studinya dan menyelesaikan semua administrasi baik yang
bersifat akademik maupun non akademik di Universitas Muhammadiyah
Kendari serta sudah dikeluarkannya SK Rektornya
3. Standar
1. Mahasiswa harus telah menyelesaikan seluruh kewajiban akademiknya.
2. Lembar ijazah diprint dengan menggunakan kertas dan printer khusus.
4. Definisi Istilah
1. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar yang diberikan kepada
mahasiswa yang sudah menyelesaikan semua persyaratan akademiknya.
2. Mahasiswa dinyatakan Kebulatan Studi apabila mahasiswa sudah
menempuh semua mata kuliah Ujian Utama dan dinyatakan lulus
dengan ketentuan IPK yang berlaku
5. Prosedur
a. Mahasiswa yang telah menyelesaikan tugas akhir dan dinyatakan lulus
mengajukan permohonan yudisium pada BAA.
b. BAA meneruskan permohonan yudisium ke Rektor dan menerbitkan
SK yudisium.
c. Biro Umum menyediakan Blanko untuk ijazah, transkip nilai, dan akta
IV serta Printer Khusus
d. Penulisan nama pemilik ijazah oleh BAA
e. BAA mengetik identitas pemilik ijazah serta melakukan pengecekan
kembali.
f. BAA menempel foto pemilik ijazah, dan meneruskan ke Dekan dan
Rektor untuk ditandatangani
51
g. BAA menstempel ijazah
h. Pendistribusian ijazah ke mahasiswa dengan menandatangani BAP
serah terima ijazah oleh mahasiswa.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Rektor melalui BAA mengeluarkan SK kelulusan dan menandatangani
ijazah, Dekan menandatangani ijazah, BAA melayani pendaftaran yudisium,
melakukan pemrosesan, menerbitkan surat keputusan yudisium, menetapkan
identitas peserta yudisium, dan menerbitkan ijazah dan akta IV, Biro
Keuangan melayani pembayaran administrasi mahasiswa.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
a. SK Rektor tentang Sidang Kelulusan
b. SK Rektor tentang Kelulusan Ujian Utama
c. SK Rektor tentang Kelulusan
M U L A I
Mahasiswa
mengajukan
permohonan
Yudisium
BAA menerima dan
meneruskan permohonan
yudisium ke Rektor
Rektor mengeluarkan SK
Yudium
Pengetikan nama pemilik
ijazah dan penempelan foto
oleh BAA
Biro Umum menyiapkan
blanko untuk ijazah, akta IV
dan Transkip nilai
BAA meneruskan ijazah
kepada Rektor dan Dekan
untuk ditandatangani
BAA menstemplel ijazah
Pendistribusian Ijazah S E L E S A I
52
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR MUTASI MASUK UMK
1. Tujuan Prosdur
Prosedur mutasi masuk UMK bertujuan memberikan penjelasan
mengenai persyaratan, tata cara dan waktu registrasi mahasiswa
sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah
Kendari.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tatacara registrasi yang
melibatkan Pimpinan Universitas, BAA, Bank/Biro Keuangan,
Fakultas/Prodi dan Mahasiswa.
3. Standar
1. Nilai akreditasi jurusan/prodi PT asal minimal sama dengan
jurusan/prodi yang akan dipilih kecuali dari PTN
2. IP kumulatif dari PT asal minimal 2,75 dan bukan/tidak berasal
dari lembaga kursus/sejenisnya.
3. Calon mahasiswa minimal telah menyelesaikan 2 (dua) semester
awal prodi asal di PT asal.
4. Waktu pengajuan permohonan masuk dilakukan paling lambat
sebulan sebelum proses perkuliahan di mulai di UMK.
5. Calon mahasiswa melengkapi berkas dengan:
a. Surat Keterangan Berkelakuan Baik dan Aktif Kuliah dari PT
Asal,
b. Surat Keterangan Akreditasi Jurusan/Prodi dari PT Asal,
c. foto copy ijazah SLTA yang dilegalisisr 1 rangkap,
d. Transkip nilai asli/fotocopy transkip yang dilegalisir 2 rangkap,
e. Fotocopy aktekelahiran 1 lembar,
f. Fotocopy KTM 1 Lembar,
g. Fotocopy KTP 1 lembar,
4. Definisi Istilah
Mutasi masuk UMK adalah pindahnya mahasiswa dari PT lain ke
UMK
53
5. Prosedur
1. Calon mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat
permohonan pindah ke UMK yang ditujukan kepada Rektor UMK.
2. BAA melakukan verifikasi terhadap status calon mahasiswa pada
PT asal kemudian menyampaikan ke PR I.
3. PR I mengeluarkan surat persetujuan pindah berdasarkan
persetujuan dari program studi apabila calon mahasiswa tersebut
benar-benar terdaftar pada PT asal yang bersangkutan.
4. Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas
permohonan pindah ke BAA dengan menyertakan:
a. Rekomendasi dari Kopertis untuk PTS luar Sultra,
b. Surat Keterangan Pindah PT asal,
c. Pas Foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2
X 3 cm, masing-masing sebanyak 2 lembar), dan
d. Surat pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku di
UMK.
5. Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan
pada saat registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti
biaya pendaftaran, biaya IPP, biaya SPG, dan biaya penyetraan
mata kuliah/alih kredit.
6. BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk
dibuatkan penyetaraan mata kuliah.
7. Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah dan
membuat transkip konversi mata kuliah.
8. Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses
herregistrasi.
9. Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di fakultas/program
studi.
6. Klasifikasi
Pejabat/ Petugas
yang
menjalankan SOP
PR I mengeluarkan Surat Persetujuan Pindah berdasarkan surat
persetujuan dari Program Studi, BAA menerima, mengumpulkan dan
melakukan verifikasi terhadap berkas permohonan, Biro Keuangan
melayani pembayaran calon mahasiswa, Program Studi membuat
penyetaraan dan transkip konversi mata kuliah.
54
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
Panduan Akademik UMK
Mulai Calon mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat permohonan
pindah ke UMK yang ditujukan kepada Rektor UMK.
PR I mengeluarkan surat persetujuan
pindah berdasarkan persetujuan dari
program studi apabila calon
mahasiswa tersebut benar-benar
terdaftar pada PT asal yang
bersangkutan
BAA melakukan verifikasi terhadap status calon mahasiswa pada PT asal
kemudian menyampaikan ke PR I
BAA mengembalikan berkas
Calon Mahasiswa
Disetujui
Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas permohonan pindah ke
BAA dengan menyertakan:
a. Rekomendasi dari Kopertis untuk PTS luar Sultra,
b. Surat Keterangan Pindah PT asal,
c. Pas Foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2 X 3
cm, masing-masing sebanyak 2 lembar), dan
d. Surat pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku di UMK.
Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan pada saat
registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti biaya pendaftaran,
biaya IPP, biaya SPG, dan biaya penyetraan mata kuliah/alih kredit
BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk dibuatkan
penyetaraan mata kuliah.
Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah dan membuat
transkip konversi mata kuliah.
Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi.
Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di fakultas/program studi.
Selesai
SELESAI
55
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR MUTASI ALIH JENJANG
1. Tujuan Prosdur
Prosedur mutasi masuk alih jenjang UMK bertujuan memberikan penjelasan
mengenai persyaratan, tata cara dan waktu registrasi mahasiswa sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Kendari.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tatacara registrasi yang melibatkan
Pimpinan Universitas, BAA, Bank/Biro Keuangan, Fakultas/Prodi dan Mahasiswa.
3. Standar
1. Setiap calon mahasiswa telah menyelesaikan program diplomanya (D2 atau
D3).
2. Waktu pengajuan permohonan masuk dilakukan paling lambat sebulan
sebelum proses perkuliahan di mulai di UMK.
3. Calon mahasiswa melengkapi berkas dengan:
a. Fotokopi ijazah program diploma (d2 atau D3) dan foto copy transkip
nilai yang telah dilegalisir.
b. Fotokopi ijazah SLTA yang dilegalisisr 1 rangkap,
c. Fotokopi KTP yang telah dilegalisir 1 lembar, dan
d. Fotokopi SK terakhir bagi PNS/karyawan yang telah dilegalisisr.
4. Definisi Istilah
Mutasi Alih Jenjang adalah masuknya calon mahasiswa dari program diploma yang
akan melanjutkan studi ke program S1 di Universitas Muhammadiyah kendari
5. Prosedur
1. Calon mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat permohonan alih
jenjang ke UMK yang ditujukan kepada Rektor UMK.
2. BAA melakukan verifikasi terhadap status calon mahasiswa pada PT asal.
3. PR I mengeluarkan surat persetujuan pindah berdasarkan persetujuan dari
program studi apabila calon mahasiswa tersebut benar-benar terdaftar pada PT
asal yang bersangkutan.
4. Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas permohonan pindah ke
BAA dengan menyertakan:
a. Pas foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2 X 3 cm,
masing-masing sebanyak 2 lembar).
b. Surat Pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku di UMK.
5. Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan pada saat
registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti biaya pendaftaran, biaya
IPP, biaya SPG, dan biaya penyetraan mata kuliah/alih kredit.
6. BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk dibuatkan
56
penyetaraan mata kuliah.
7. Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah dan membuat
transkip konversi mata kuliah.
8. Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi.
9. Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di fakultas/program studi.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SoP
PR I mengeluarkan Surat Persetujuan Alih Jenjang berdasarkan surat persetujuan
dari Program Studi, BAA menerima, mengumpulkan dan melakukan verifikasi
terhadap berkas permohonan, Biro Keuangan melayani pembayaran calon
mahasiswa, Program Studi membuat penyetaraan dan transkip konversi mata kuliah.
7. Bagan alur
MULAI mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat
permohonan alih jenjang ke UMK yang ditujukan kepada Rektor
UMK Memasukkan berkas ke BAA
Ya:
PR I mengeluarkan surat
persetujuan pindah
berdasarkan persetujuan
dari program studi
apabila calon mahasiswa
tersebut benar-benar
terdaftar pada PT asal
yang bersangkutan
Tidak:
BAA mengembalikan
berkas Calon Mahasiswa
Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas permohonan
pindah ke BAA dengan menyertakan:
a. Pas foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2
X 3 cm, masing-masing sebanyak 2 lembar).
b. Surat Pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku
di UMK.
BAA melakukan verifikasi terhadap status calon mahasiswa pada PT asal
Disetujui
Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan
pada saat registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku
seperti biaya pendaftaran, biaya IPP, biaya SPG, dan biaya
penyetraan mata kuliah/alih kredit.
BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk
dibuatkan penyetaraan mata kuliah
Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah
dan membuat transkip konversi mata kuliah
57
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Panduan Akademik
2. Dll.
Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi
Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di
fakultas/program studi
Selesai
58
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR MUTASI KELUAR UMK
1. Tujuan Prosedur
Prosedur mutasi keluar dari UMK bertujuan memberikan penjelasan
mengenai persyaratan, tata cara dan waktu registrasi mahasiswa sesuai
dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Kendari.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tatacara registrasi yang
melibatkan Pimpinan Universitas, BAA, Fakultas/Prodi dan Mahasiswa.
3. Standar
1. Mahasiswa memasukkan surat permohonan mutasi keluar yang telah
disetujui oleh Ketua Program Studi dan diketahui oleh Dekan.
2. Mahasiswa melengkapi berkas dengan:
a. Surat keterangan bebas administrasi dari keuangan
b. Surat keterangan bebas pinjaman dari perpustakaan
c. Surat keterangan bebas laboratorium (bagi program studi tertentu)
d. Fotokopi transkip nilai yang telah dilegalisisr
e. Kartu tanda mahasiswa (KTM) asli untuk pegembalian KTM
f. Surat keterangan kesediaan menerima mahasiswa integrasi dari
Perguruan Tinggi yang dituju.
4. Definisi Istilah
5. Prosedur
1. Mahasiswa mengajukan permohonan pindah ke PT lain sesuai dengan
formulir yang telah disediakan di Biro Adminstrasi Akademik UMK,
yang ditujukan kepada Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari
dengan mencantumkan alasan pindah dan telah mendapat persetujuan
dari Ketua Program Studi dan diketahui oleh Dekan Fakultas yang
bersangkutan dilengkapi dengan berkas yang dipersyaratkan dalam
mengajukan permohonan mutasi keluar UMK.
2. Pimpinan Universitas/Rektor memberikan surat persetujuan pindah (yang
disertai keterangan status akreditasi jurusan) ke Perguruan Tinggi yang
dituju, dengan dilampiri transkip akademik/nilai.
3. BAA mengeluarkan keterangan menonaktifkan status mahasiswa
59
tersebut.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SoP
PR I melalui BAA mengeluarkan Surat Keterangan Nonaktif Kuliah, BAA
menerima dan mengumpulkan berkas permohonan mutasi keluar
mahasiswa, Fakultas/Prodi menyetujui permohonan mutasi keluar dan
memperbaharui database jumlah mahasiswa.
7. Bagan alur
mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat
permohonan alih jenjang ke UMK yang ditujukan kepada Rektor
UMK Memasukkan berkas ke BAA
MULAI
BAA melakukan verifikasi terhadap status calon mahasiswa pada PT asal
Disetujui
Tidak:
BAA mengembalikan
berkas Calon Mahasiswa
Ya:
PR I mengeluarkan surat
persetujuan pindah
berdasarkan persetujuan
dari program studi
apabila calon mahasiswa
tersebut benar-benar
terdaftar pada PT asal
yang bersangkutan
Calon mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas permohonan
pindah ke BAA dengan menyertakan:
c. Pas foto (hitam putih ukuran 3 X 4 cm, dan berwarna ukuran 2
X 3 cm, masing-masing sebanyak 2 lembar).
d. Surat Pernyataan bersedia mengikuti peraturan yang berlaku
di UMK.
Calon mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan
pada saat registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku
seperti biaya pendaftaran, biaya IPP, biaya SPG, dan biaya
penyetraan mata kuliah/alih kredit.
BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk
dibuatkan penyetaraan mata kuliah
Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah
dan membuat transkip konversi mata kuliah
Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi
60
7. Catatan
8. Dokumen terkait
Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di
fakultas/program studi
Selesai
61
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR INTEGRASI ANTAR FAKULTAS
1. Tujuan Prosdur
Prosedur Pindah Antar Fakultas/Prodi di UMK bertujuan memberikan
penjelasan mengenai persyaratan, tata cara dan waktu registrasi mahasiswa
sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah
Kendari.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tatacara registrasi yang
melibatkan Pimpinan Universitas, BAA, Fakultas/Prodi dan Mahasiswa.
3. Standar
1. Mahasiswa yang bersangkutan minimal telah menyelesaikan 2 (dua)
semester awal prodi asal.
2. Waktu pengajuan permohonan masuk dilakukan paling lambat sebulan
sebelum proses perkuliahan di mulai di UMK.
3. Mahasiswa melengkapi berkas dengan:
a. Fotokopi KTM 1 Lembar
b. Fotokopi bukti pembayaran dari Biro Keuangan yang telah
dilegalisir.
c. Fotokopi KHS/transkip nilai dari program studi yang telah
dilegalisir.
d. Pas foto hitam putih ukuran 3 X 4 cm sebanyak 1 lembar.
e. Pas foto berwarna ukuran 2 X 3 cm sebanyak 1 lembar.
4. Definisi Istilah
5. Prosedur
1. Mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat permohonan
pindah ke UMK yang telah diketahui oleh Ketua Program Studi dan
Dekan yang ditujukan kepada Rektor UMK.
2. PR I mengeluarkan surat persetujuan pindah ke fakultas/prodi yang
dituju.
3. BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk
dibuatkan penyetaraan mata kuliah.
4. Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah dan
membuat transkip konversi mata kuliah.
62
5. Seluruh berkas calon diserahkan di BAA untuk proses herregistrasi.
6. Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di fakultas/program studi.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
PR I mengeluarkan Surat Persetujuan Pindah ke fakultas/prodi berdasarkan
surat persetujuan dari Program Studi, BAA menerima, mengumpulkan dan
melakukan verifikasi terhadap berkas permohonan, Program Studi membuat
penyetaraan dan transkip konversi mata kuliah.
7. Bagan alur
MULAI mahasiswa memasukkan berkas ke BAA disertai surat
BAA melakukan verifikasi terhadap status mahasiswa
Disetujui
Tidak:
BAA mengembalikan
berkas Mahasiswa
Ya:
PR I mengeluarkan surat
persetujuan pindah
masuk berdasarkan
persetujuan dari program
studi
Mahasiswa melengkapi dan memasukkan berkas ke BAA untuk
diherregistrasi:
mahasiswa membayar seluruh biaya yang dipersyaratkan pada
saat registrasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti
biaya pendaftaran, biaya IPP, biaya SPG, dan biaya penyetraan
mata kuliah/alih kredit.
BAA menyerahkan berkas ke fakultas atau program studi untuk
dibuatkan penyetaraan mata kuliah
Fakultas/program studi melakukan penyetaraan mata kuliah
dan membuat transkip konversi mata kuliah
63
7. Catatan
8. Dokumen terkait
Mahasiswa melakukan transkasi mata kuliah di
fakultas/program studi
Selesai
64
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR IZIN AKTIF KEMBALI
1. Tujuan Prosdur
Prosedur izin aktif kembali bertujuan memberikan penjelasan mengenai
persyaratan, tata cara dan waktu izin aktif kembali setelah mahasiswa
melakukan cuti akademik sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
Universitas Muhammadiyah Kendari.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi tatacara izin aktif kembali yang
melibatkan Pimpinan Universitas, BAA, Biro Keuangan/Bank,
Fakultas/Prodi, Penasehat Akademik dan Mahasiswa.
3. Standar
1. Waktu pengajuan permohonan izin aktif kembali dilakukan sesuai jadwal
herregistrasi yang tercantum pada kalender akademik UMK dengan
mengajukan surat permohonan izin aktif kembali.
2. Mahasiswa membayar SPP semester berjalan dan biaya lain yang telah
ditetapkan pada Biro Keuangan UMK/Bank
3. Mahasiswa menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa yang masih berlaku dan
kuitansi pembayaran pada BAA pada saat mendaftar setelah cuti akademik
4. Mahasiswa menunjukkan KHS sebelumnya pada saat mengisi KRS
4. Definisi Istilah
Izin Aktif Kembali adalah mahasiswa yang memperoleh surat keterangan
untuk melakukan perkuliahan kembali setelah melakukan cuti akademik
5. Prosedur
1. Mahasiswa mengajukan surat permohonan aktif kembali melalui Dekan
Fakultas
2. Dekan Fakultas mengeluarkan surat keterangan aktif kembali yang
terbusannya disampaikan pada BAA, Biro Keuangan dan Ketua program
Studi
3. Mahasiswa melakukan pembayaran SPP semester berjalan dan biaya lain
pada Biro keuangan/Bank
4. Mahasiswa mendaftar pada BAA bagian registrasi untuk menerima tanda
65
bukti terdaftar sebagai mahasiswa UMK
5. Mahasiswa berkonsultasi dengan Penasehat Akademik dan mengisi Kartu
Rencana Studi
6. Mahasiswa mengikuti perkuliahan
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
BAA melalui Fakultas/Prodi menerima berkas permohonan cuti akademik
dan menerbitkan Surat Keterangan Cuti.
7. Bagan alur
8. Catatan
9. Dokumen terkait
1. Panduan Akademik
2. Dll
Selesai
MULAI Mahasiswa mengajukan surat permohonan izin aktif kembali
kepada Dekan Fakultas
Mahasiswa melakukan pembayaran SPP semester berjalan dan
biaya lain pada Biro Keuangan/Bank
Dekan Fakultas mengeluarkan surat keterangan aktif kembali
yang tembusannya disampaikan kepada BAA, Biro Keuangan
dan Ketua Program Studi
Mahasiswa mendaftar pada BAA bagian registrasi untuk
menerima tanda bukti terdaftar sebagai mahasiswa UMK
dengan melampirkan kuitansi pembayaran dan KTM yang masih
berlaku
Mahasiswa berkonsultasi dengan Penasehat Akademik dan
mengisi KRS dengan menunjukkan KHS semester sebelumnya
Mahasiswa mengikuti perkuliahan
66
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PEMANGGILAN MAHASISWA DAN PERPANJANGAN
MASA STUDI MAHASISWA
1. Tujuan Prosedur
Mengajukan perpanjangan masa studi bagi mahasiswa yang akan berakhir batas masa
studinya.
2. Luas Lingkup Prosedur
dan Pnggunaannya
Prosedur ini meliputi pemanggilan mahasiswa yang akan berakhir batas
masa studi maksimum, konsultasi, pembuatan surat pernyataan,
pembuatan surat pengunduran diri, pengajuan permohonan perpanjangan
masa studi.
3. Standar
Mahasiswa belum melewati batas studi maksimal 7 tahun
4. Definisi Istilah
1. Batas masa studi : Batas waktu tempuh studi mahasiswa
- Program studi S1 : 4 tahun (standar), 7 tahun (maksimum)
- Program studi D3: 3 tahun (standar), 5 tahun (maksimum)
2. Kurikulum : Daftar pedoman mata kuliah yang diberkan pada suatu program studi.
3. Mahasiswa aktif : Mahasiswa yang mengisi KRS (mengambil mata kuliah, PI dan aktif
saja) pada semester yang bersangkutan.
4. Mahasiswa tidak aktif : mahasiswa yang tidak mengisi KRS pada semester yang
bersangkutan.
5. Mahasiswa Non-kelas : Mahasiswa yang sudah melebihi batas waktu standar
penyelesaian studi/sudah tidak tergabung dalam kelas regular.
5. Prosedur .
1. Pengecekan data akademik mahasiswa untuk mengidentifikasi mahasiswa yang akan
berakhir masa studinya.
2. Menentukan standar IPK, IP Utama, dan jumlah mata kuliah yang telah ditempuh,
kemudian mengelompokkan mahasiswa kedalam beberapa kelompok, yaitu :
- Kelompok I : Mahasiswa yang akan melanjutkan kuliah
- Kelopok II : Mahasiswa yang masih bisa dipertimbangkan untuk dapat melanjutkan
kuliah.
- Kelompok III : Mahasiswa yang sudah tidak bisa melanjutkan kuliah
3. Pembuatan Surat Panggilan.
4. Pengiriman Surat Panggilan ke alamat masing-masing lewat pos
5. Mahasiswa yang sudah menerima Surat Panggilan datang ke Jurusan sesuai waku yang
telah di tentukan.
6. Jurusan memberikan konsultasi akademik kepada mahasiswa yang menghadap sesuai
dengan kondisi kelompok masing-masing.
7. Untuk mahasiswa kelompok I dan II yang ingin melanjutkan kuliah, diharuskan
membuat surat pernyataan (format dari Jurusan) diatas kertas bermeterai yang berisi
pernyataan kesanggupan untuk menyelesaikan kuliah sesuai batas waktu yang telah
67
ditentukan berikut sanksinya. Sedangkan bagi mahasiswa kelompok I dan II yang tidak
ingin melanjutkan kuliah, diharuskan membuat surat pengunduran diri.
8. Mahasiswa Kelompok III diharuskan membuat surat pengunduran diri (format dari
Jurusan) yang akan dipergunakan untuk pengurusan administrasi akademik mahasiswa
yang bersangkutan ke bagian Keuangan dan Bagian Transkrip. Mahasiswa akan
mendapatkan Surat keterangan Pernah Kuliah dan Rangkuman Nilai dari Bagian terkait
9. Membuat Surat Permohonan Pengajuan perpanjangan masa studi ke Universitas,
berdasarkan data mahasiswa yang telah membuat surat pernyataan kesanggupan
melanjutkan kuliah. Nama-nama mahasiswa yang diajukan akan tercantum dalam Buku
Daftar Mahasiswa yang mendapatkan SK perpanjangan masa studi dari Rektor.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Rektor melalui BAA mengeluarkan SK perpanjangan masa studi, Program Studi melakukan
pengecekan, pengidentifikasian, pemanggilan serta melakukan layanan konsultasi bagi
mahasiswa yang hampir habis masa studinya, merbitkan transkip nilai dan Surat Keterangan
Pernah Kuliah, Biro Keuangan melayani pembayaran mahasiswa.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Data Akademik mahasiswa
2. Batas masa studi mahasiswa
3. Kurikulum yang berlaku
4. Status akademik mahasiswa (non-kelas dan aktif/tidak aktif).
M U L A I
Pengecekan data
mahasiswa
Penentuan standar
pemanggilan
Pembuatan dan pengiriman
surat penggilan melalui Pos
Konsultasi
Mahasiswa
Solusi menurut
kelompok pemanggilan
Lanjut
Kuliah?
Pembuatan Surat
Pengunduran Diri Pembuatan Surat
Pernyataan
Melanjutkan Kuliah
Permohonan
Pengajuan
perpanjangan masa
Studi
Pengurusan
administrasi akademik
ke Bag. Keuangan &
Bag. Transkrip
Buku SK
Perpanjangan Masa
Studi
Surat Ket. Pernah
kuliah dan
rangkuman nilai
SELESAI
T Y
68
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PINDAH WAKTU KULIAH
1. Tujuan Prosdur
Prosedur pindah waktu kuliah bertujuan untuk menjelaskan proses
pengurusan permohonan pindah waktu kuliah
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Prosedur pindah waktu kuliah meliputi penyajian informasi tentang tata
cara, syarat-syarat serta waktu pengajuan permohonan pindah waktu kuliah
3. Standar
1. Permohonan pindah waktu kuliah harus diajukan selambat-lambatnya
satu bulan sebelum perkuliahan.
2. Permohonan pindah waktu kuliah hanya diajukan satu kali selama masa
studi.
4. Definisi Istilah
Pindah Waktu Kuliah adalah pindah dari kelas pagi ke kelas sore atau
sebaliknya. Permohonan pindah waktu kuliah selambat-lambatnya diajukan
satu bulan sebelum perkuliahan dimulai dan hanya dapat diproses jika
memang tersedia kelas yang memungkinkan.
5. Prosedur
1. Mahasiswa mengambil dan mengisi formulir permohonan pindah kelas
yang disediakan di Program Studi
2. Formulir yang telah diisi dan ditandatangani mahasiswa dikembalikan ke
Program Studi dengan melampirkan :
a. Satu lembar pas photo ukuran 2 x 3
b. Surat Keterangan Bekerja dari tempat bekerja (bagi mahasiswa
yang mengajukan permohonan pindah ke kelas sore)
c. Foto copy bukti pembayaran uang kuliah untuk semester yang akan
diikuti
d. Surat persetujuan dari orang tua/wali
3. Apabila permohonan disetujui, mahasiswa akan ditempatkan di kelas baru
dan menerima Surat Keterangan Pindah Kelas
6. Klasifikasi Pejabat/
Program Studi menyediakan formulir permohonan pindah kelas, menerima,
69
Petugas yang
menjalankan SOP
mengumpulkan dan memproses berkas permohonan mahasiswa.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Peraturan Akademik UMK
M U L A I Mahasiswa
mengambil dan
mengisi formulir
Mahasiswa
mengembalikan
formulir di Program
Studi
Disetujui
S E L E S A I
YA
TIDAK
Mahasiswa
mendapatkan
Surat Keterangan
Pindah Kelas
70
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR CUTI AKADEMIK
1. Tujuan Prosdur
Prosedur cuti akademik bertujuan memberikan penjelasan mengenai
persyaratan, tata cara dan waktu herregistrasi mahasiswa sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah Kendari.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
SOP registrasi dan herregistrasi ini meliputi
1. Tata cara dan persyaratan registrasi dan herregistrasi mahasiswa
2. Unit organisasi yang terlibat dalam penyusunan rencana studi mahasiswa
3. Standar
1. Mahasiswa berstatus sebagai mahasiswa aktif.
2. Telah aktif kuliah minimal satu tahun akademik atau dua semester.
3. Lama cuti minimal 1 (satu) semester dan maksimal 2 (dua) semester.
4. Waktu pengajuan permohonan masuk dilakukan paling lambat sebulan
sebelum proses perkuliahan di mulai di UMK.
5. Cuti akademik dapat diberikan pada mahasiswa dengan alasan :
a. Kesehatan yang dibuktikan dengan surat keterangan dokter.
b. Kesulitan ekonomi yang dibuktikan dengan surat pernyataan dari
orang tua atau wali mahasiswa yang bersangkutan.
c. Alasan lain yang releven yang dibuktikan dengan surat keterangan
atau surat rekomendasi dari pejabat yang berwenang.
6. Mahasiswa melengkapi berkas dengan:
a. Surat keterangan dokter (bagi yang alasan cutinya berkaitan dengan
masalah ikesehatan)
b. Surat pernyataan dari orang tua atau wali mahasiswa yang
bersangkutan (bagi yang alasan cutinya berkaitan dengan masalah
kesulitan ekonomi)
c. Surat keterangan atau rekomendasi dari pejabat yang berwenang (bagi
yang alasan cutinya berkaitan dengan alasan lain yang penting dan
mendesak).
d. Fotokopi kartu tanda mahasiswa (KTM)
e. Surat keterangan bebas pinjaman perpustakaan
f. Surat keterangan bebas laboratorium (bagi program studi tertentu)
g. Surat keterangan bebas administrasi keuangan (IPP dan SPG) dari biro
keuangan
71
h. Kuitansi pembayaran IPP
i. KHS yang ditandatangani oleh Ketua Program Studi
4. Definisi Istilah
Cuti akademik adalah mahasiswa yang oleh sesuatu sebab sehingga
terpaksa berhenti sementara pada kegiatan akademik
5. Prosedur
1. Izin Cuti Akademik
a. Surat permohonan izin cuti akademik diajukan sebelum perkuliahan dimulai
dengan mengisi formulir yang telah disediakan fakultas yang memuat alasan
cuti, yang ditujukan kepada Dekan fakultas yang bersangkutan dan diketahui
oleh penasehat akademik, serta disetujui oleh ketua program studi dan
tembusannya disampaikan kepada Rektor melalui BAA.
b. Melampirkan bukti-bukti atau keterangan sesuai dengan persyaratan cuti
akademik.
2. Izin Perpanjangan Cuti
a. Perpanjangan cuti akademik harus menyertakan kembali
permohonan cuti dari fakultas
b. Perpanjangan cuti akademik diajukan pada awal semester yaitu pada
masa herregistrasi mahasiswa sesuai dengan kalender akademik.
3. Izin Aktif Kembali
a. Permohonan aktif kembali diajukan sesuai dengan jadwal
herregistrasi yang tercantum dalam kalender akademik
b. Mahasiswa mengajukan Surat Permohonan Aktif Kembali melalui
Dekan fakultas kepada BAA.
c. BAA mengeluarkan Surat Aktif Kembali.
d. Mahasiswa melakukan penawaran mata kuliah di prodi/fakultas.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
BAA melalui Fakultas/Prodi menerima berkas permohonan cuti akademik
dan menerbitkan Surat Keterangan Cuti.
7. Bagan alur
8. Catatan
9. Dokumen terkait
72
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PENETAPAN MATA KULIAH BARU
1. Tujuan Prosedur
Prosedur penetapan mata kuliah baru bertujuan mewujudkan tertibnya
mekanisme penetapan mata kuliah baru mulai dari pengusulan sampai
penetapan, terkoordinasinya satuan kerja dan personil yang terlibat dalam
penetapan mata kuliah baru yang sinergi dengan pengendalian desain
kurikulum serta terkendalinya penetapan mata kuliah baru dengan peraturan
yang berlaku dan tujuan pendidikan yang ditetapkan dalam kurikulum
program studi.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi pengusulan mata kuliah baru
dengan memperhatikan analisis kebutuhan dan desain kurikulum, evaluasi
usulan, tinjauan verifikasi dan penetapan mata kuliah baru pada lokakarya
kurikulum dan pengesahan mata kuliah baru.
3. Standar
1. Mata kuliah baru diusulkan oleh dosen/tim dosen kepada Ketua Program
Studi,
2. Usulan mata kuliah harus dilengkapi dengan hasil analisis/pengkajian
berdasarkan kebutuhan lembaga pemerintah/swasta dan kebutuhan
masyarakat/pengguna lulusan, peningkatan mutu lulusan serta
kompetensi lulusan yang sesuai dengan tujuan pendidikan.
4. Definisi Istilah
Penetapan Mata Kuliah Baru adalah suatu proses dari pengendalian desain
kurikulum dengan menyiapkan rencana desain mata kuliah baru yang
merupakan pengintegrasian dua atau lebih mata kuliah yang sudah ada
sehingga membentuk satu kesatuan yang sistematik dalam memperkuat
kelompok ilmu tertentu.
5. Prosedur
1. Mata kuliah baru diusulkan oleh dosen/tim dosen yang dilengkapi
dengan hasil analisis/pengkajian kepada Ketua Program Studi,
2. Hasil survey dianalisis, jika positif maka diteruskan ke tahap evaluasi,
73
jika tidak maka dikembalikan lagi ke pengusul,
3. Usulan mata kuliah baru yang diterima diserahkan kepada Pokja
Pendidikan untuk dievaluasi,
4. Jika hasil evaluasi layak untuk diproses lebih lanjut maka rancangan
GBPP mata kuliah akan ditinjau dan diverifikasi dalam lokakarya
kurikulum program studi, jika tidak layak maka pokja pendidikan
melalui Ketua Program Studi mengembalikan dokumen usulan ke
pengusul,
5. Usulan mata kuliah baru serta rancangan GBPP ditinjau dan
diverifikasi sinergi dengan pengendalian desain kurikulum,
6. Usulan mata kuliah beserta GBPP ditetapkan menjadi mata kuliah
baru dalam kurikulum program studi
7. Implementasi mata kuliah.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Dosen/tim dosen memasukkan usulan mata kuliah baru, Ketua Program
Studi menganalisis usulan mata kuliah baru, Pokja Pendidikan mengevaluasi
usulan mata kuliah baru.
7. Bagan alur
Dosen/Tim Dosen mengusulkan mata kuliah baru kepada Ketua
Program Studi untuk dianalisis
MULAI
Positif
Tidak:
Ketua Program Studi
mengembalikan usulan
mata kuliah baru kepada
dosen/tim dosen
Ya:
Diteruskan ke tahap
evaluasi oleh Pokja
Pendidikan
Ya :
Rancangan GBPP mata kuliah ditinjau dan
diverifikasi dalam lokakarya kurikulum
program studi
Usulan mata kuliah baru serta rancangan GBPP ditinjau dan diverifikasi sinergi dengan
pengendalian desain kurikulum
Layak
Layak
Tidak:
Pokja Pendidikan melalui Ketua
Program Studi mengembalikan
dokumen usulan kepada pengusul
74
8. Catatan
9. Dokumen terkait
1. Panduan Akademik
2. Dll.
Implementasi mata kuliah
Selesai
Ya:
Ditetapkan menjadi mata
kuliah baru dalam kurikulum
program studi
Tidak:
usulan mata kuliah baru serta
rancangan GBPP dikembalikan
kepada pengusul
75
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR
PENGHAPUSAN DAN PERUBAHAN MATA KULIAH
1. Tujuan Prosedur
Prosedur usulan penghapusan dan perubahan mata kuliah bertujuan
menerangkan pelaksanaan tinjauan usulan penghapusan dan perubahan mata
kuliah untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, kelangsungan dan
aktivitas.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi pelaksanaan tinjauan usulan
penghapusan dan perubahan mata kuliah untuk memastikan kesesuaian,
kecukupan, kelangsungan dan efektivitasnya.
3. Standar
1. Usulan mata kuliah harus dilengkapi dengan hasil analisis/pengkajian
berdasarkan adanya indikasi perubahan dalam pengembangan IPTEK,
kebutuhan masyarakat/pengguna lulusan, peningkatan mutu lulusan,
kompetensi lulusan yang sesuai dengan tujuan pendidikan serta
kompetensi antar lembaga pendidikan yang semakin bersaing.
2. Ketua Program Studi, perwakilan Lembaga Jaminan Mutu dan Staf
Pengajar pengusul penghapusan dan perubahan mata kuliah wajib
menghadiri rapat pembahasan usulan penghapusan dan perubahan mata
kuliah ditingkat program studi.
4. Definisi Istilah
Usulan Penghapusan dan Perubahan Mata kuliah adalah suatu usulan
penghapusan atau perubahan mata kuliah yang tidak lagi atau tidak relevan
lagi dalam kurikulum yang digunakan saat ini.
5. Prosedur
1. Staf pengajar mengusulkan usulan penghapusan dan perubahan mata
kuliah secara tertulis disertai dengan GBPP.
2. Dilakukan survey dengan menggunakan kuisioner untuk mengetahui
tingkat kebutuhan dari berbagai pihak terhadap mata kuliah baru
76
yang akan di P3 (usulan, penghapusan dan perubahan mata ajaran).
3. Hasil survey dianalisis, bila hasilnya positif diteruskan pada tahap
evaluasi, dan bila hasil evaluasi dinyatakan layak maka dilanjutkan
ke tingkat program studi untuk dirapatkan.
4. Mata kuliah tersebut diajukan untuk disetujui oleh Dekan bila rapat
pembahasan di program studi menyetujui usulan penghapusan dan
perubahan mata kuliah baru.
5. Mata kuliah baru tersebut disahkan oleh Dekan untuk tahun ajaran
baru berikutnya.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Staf Pengajar memasukkan usulan penghapusan dan perubahan mata kuliah,
Ketua Program Studi mengevaluasi hasil survey usulan penghapusan dan
perubahan mata kuliah, Dekan Fakultas mengesahkan usulan penghapusan
dan perubahan mata kuliah.
7. Bagan alur
8. Catatan
9. Dokumen terkait
1. Panduan Akademik
2. Dll.
Staf Pengajar memasukkan usulan penghapusan dan perubahan
mata kuliah secara tertulis disertai GBPP
MULAI
Positif
Tidak:
Berkas usulan dikembalikan
kepada pengusul
Ya:
Diteruskan ke tahap
evaluasi
Evaluasi dilanjutkan ke tingkat Program Studi untuk dirapatkan
dalam rapat pembahasan, yang selanjutnya diajukan untuk
disetujui oleh Dekan Fakultas
Usulan penghapusan dan perubahan mata kuliah disahkan oleh
Dekan Fakultas untuk tahun ajaran baru berikutnya
Selesai
Layak
Dilakukan survei dengan menggunakan kuisioner, yang hasilnya
dianalisis
77
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR
PENGALOKASIAN RUANGAN PERKULIAHAN
1. Tujuan Prosdur
Prosedur pengalokasian ruangan kelas bertujuan untuk memastikan seluruh
transaksi perkuliahan dapat terfasilitasi dengan baik di Universitas
Muhammadiyah Kendari
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Prosedur pengalokasian ruang kelas meliputi pengumpulan jadwal dari tiap
prodi, pendistribusian ruangan berdasarkan jumlah siswa dan waktu.
Tanggung jawab, Prodi, Biro Administrasi Akademik, dan PR 1.
3. Standar
1. Semua jadwal yang masuk harus ditandatangani oleh Kaprodi dan
Dekan.
2. Semua jadwal yang masuk wajib mencantumkan waktu perkuliahan dan
jumlah siswa masing-masing kelas.
4. Definisi Istilah
Ruang kelas adalah ruang yang dipakai dalam proses perkuliahan
5. Prosedur
1. BAA, atas nama PR I mengirim surat kepada setiap prodi agar
memasukkan jadwal lengkap dengan nama dosen, jumlah siswa, dan
waktu perkuliahan dalam tenggat waktu yang telah diberikan oleh BAA.
2. Prodi memasukkan jadwal kepada BAA tidak lebih dari tenggat waktu
yang disediakan.
3. BAA mendistribusikan ruangan kepada setiap prodi dengan
mempertimbangkan permintaan waktu kuliah, dan jumlah siswa dalam
batas waktu yang telah ditetapkan.
4. BAA mengembalikan jadwal kepada masing-masing prodi lengkap
dengan penempatan ruangan.
78
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SoP
BAA mengumpulkan jadwal dari setiap prodi, mendistribusiakan ruangan,
dan mengembalikan jadwal ke setiap prodi. Prodi meyusun jadwal dan
menetapkan nama dosen yang mengampu mata kuliah.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
1. Jadwal Perkuliahan
2. SK Mengajar Dosen
Selesai
BAA, atas nama PR I mengirim surat kepada setiap prodi agar memasukkan
jadwal lengkap dengan nama dosen, jumlah siswa, dan waktu perkuliahan
dalam tenggat waktu yang telah diberikan oleh BAA.
Prodi memasukkan jadwal kepada BAA tidak lebih dari tenggat waktu yang
disediakan
BAA mendistribusikan ruangan kepada setiap prodi dengan
mempertimbangkan permintaan waktu kuliah, dan jumlah siswa dalam batas
waktu yang telah ditetapkan
BAA mengembalikan jadwal kepada masing-masing prodi lengkap dengan
penempatan ruangan
Mulai
79
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN PROGRAM STUDI
1. Tujuan Prosedur
Prosedur pembukaan dan penutupan Program Studi bertujuan mewujudkan
tertibnya mekanisme pembukaan dan penutupan Program Studi mulai dari
pengusulan sampai pengesahan, terkoordinasinya satuan kerja dan personil
yang terlibat dalam pembukaan dan penutupan Program Studi baru yang
sinergi dengan pengendalian desain kurikulum serta terkendalinya
pembukaan dan penutupan Program Studi dengan peraturan yang berlaku
dan tujuan pendidikan yang ditetapkan dalam kurikulum UMK.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi pengusulan pembukaan dan
penutupan Program Studi dengan mempertimbangkan kebutuhan akan
kompetensi tertentu, kelompok ilmu, ketersediaan sumberdaya manusia dan
seumberdaya lainnya, kebutuhan masyarakat, dinamika kebutuhan
pembangunan dan program akademik yang diselenggarakan UMK untuk
mencapai visi dan misinya.
3. Standar
1. Setiap jurusan pada suatu fakultas dapat mengusulkan pembukaan
Program Studi baru dengan melengkapi Studi Kelayakan akademik
dan Administratif yang merujuk pada SK Dirjen Dikti
108/Dikti/Kep/2001 tentang pembukaan Program Studi/Jurusan.
2. Pengusulan pembentukan dan penutupan Program Studi
mempertimbangkan kriteria dan indikator sebagai berikut :
a. Mempunyai kelompok ilmu dan platform keahlian yang jelas, dengan
indikator :
Memiliki kelompok ilmu yang mendasari ruang lingkup yang jelas
Mempunyai tingkat keunikan/kekhasan
Dikenal secara luas
b. Memiliki kelompok dosen pengampu dengan kompetensi dan
sumberdaya yang layak kelola dan mampu berkembang sejalan
dengan perkembangan ilmu pengetahuan dalam skala global, dengan
indikator :
80
Memiliki staf pengajar yang memadai
Memiliki staf pengajar dengan keahlian/keilmuan/kompetensi yang
sesuai dengan kompetensi Program Studi
Memiliki tenaga penunjang yang cukup
Memiliki sarana penunjang yang memadai
c. Mempunyai prospek kesesuaian dengan tuntutan pembangunan
nasional dan perkembangan masyarakat, baik nasional maupun
internasional, dengan indikator :
Menghasilkan lulusan yang mempunyai daya saing di masyarakat
dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat
Mampu menghasilkan produk (selain lulusan) bagi masyarakat
Mampu menyelenggarakan kegiatan kerjasama profesional (baik
nasional maupun internasional) dan pemberdayaan masyarakat
sesuai kompetensi Program Studi
Mampu memberikan kontribusi dalam pembangunan nasional
sesuai dengan kompetensi Program Studi
Memiliki attractiveness yang tinggi
d. Memiliki kelompok dosen yang berkualitas sesuai dengan
kompetensinya dan mampu memberikan kontribusi pada
perkembangan IPTEKS, dengan indikator :
Mampu menghasilkan publikasi ilmiah yang dimuat dalam jurnal
nasional maupun internasional
Memiliki peran dalam forum ilmu pengetahuan baik dalam skala
nasional maupun global
Memiliki peran dalam mencerdaskan kehidupan bangsa lewat
buku-buku ilmiah/artikel populer
Mampu menghasilkan produk-produk inovatif
e. Mampu menyelenggarakan program pendidikan sesuai dengan
pengelompokan kurikulum yang dirancang untuk menghasilkan
kompetensi tertentu, dengan indikator :
Memiliki kurikulum yang menghasilkan kompetensi mayor yang
distinct, sesuai dengan Program Studi minimum pada salah satu
strata
Memiliki sumberdaya (fisik/non fisik) yang memadai
4. Definisi Istilah
Pembentukan dan Penutupan Program Studi adalah suatu proses
pembentukan dan penutupan unsur pelaksana kegiatan akademik pada
fakultas yang melaksanakan pendidikan akademik, profesi dan/atau vokasi
dalam satu dan/atau seperangkat cabang ilmu teknologi dan/atau seni.
5. Prosedur
1. Pembukaan Program Studi
a. Ketua Jurusan mengajukan usulan pembukaan Program Studi baru
kepada Dekan Fakultas
b. Dekan melanjutkan pengajuan usulan tersebut kepada Senat Fakultas
untuk dinilai
c. Dekan melanjutkan pengajuan usulan tersebut secara resmi kepada
Rektor melalui BAA untuk diteruskan ke Senat Universitas, bila
usulan tersebut disetujui oleh Senat Fakultas
d. Senat Universitas melakukan penilaian terhadap kelayakan usulan
81
dengan penilaian dokumen dan kunjungan lapangan, dan apabila
diperlukan dapat melakukan dengar pendapat dengan badan-badan
terkait
e. Senat Universitas memberikan rekomendasi pembukaan Program
Studi baru kepada Rektor untuk meneruskan usulan ke Dikti guna
memperoleh izin dari Dikti, bila usulan tersebut diterima oleh Senat
Universitas, dan bila usulan tersebut ditolak, maka rektor dapat
mengajukan kembali usulan dengan menempuh seluruh prosedur yang
berlaku
f. Dekan bertanggungjawab kepada Rektor tentang penyelenggaraan
program Studi baru tersebut
g. Mahasiswa melakukan registrasi sebagai mahasiswa baru pada
Program Studi baru tersebut dan melakukan pembayaran SPP untuk
semester pertama
h. Mahasiswa mengambil Kartu Tanda Mahasiswa
2. Penutupan Program Studi
a. Dekan mengajukan usulan penutupan Program Studi kepada Rektor
melalui BAA dengan memperhatikan pertimbangan Senat Fakultas
dan Jurusan yang menaungi Program Studi yang akan ditutup
b. Rektor meneruskan usulan penutupan Program Studi ke Senat
Universitas untuk dinilai
c. Senat Universitas melakukan penilaian terhadap kelayakan usulan
dengan penilaian dokumen dan kunjungan lapangan dan apabila
diperlukan dapat melakukan dengar pendapat dengan badan-badan
terkait
d. Senat Universitas memberikan rekomendasi penutupan Program Studi
kepada Rektor untuk diteruskan ke Dikti, bila usulan tersebut diterima
oleh Senat Universitas, dan bila usulan tersebut ditolak, maka rektor
dapat mengajukan kembali usulan dengan menempuh seluruh
prosedur yang berlaku
e. Dekan bertanggungjawab menjamin kelancaran proses penutupan
Program Studi dan mencegah terjadinya gejolak yang dapat
mengganggu penyelenggaraan Fakultas
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SOP
Ketua Jurusan suatu Fakultas memasukkan usulan Program Studi baru,
Dekan mengajukan usulan pembukaan dan penutup Program Studi, Senat
Fakultas melakukan penilaian terhadap usulan pembukaan dan penutup
Program Studi, BAA menerima usulan pembukaan dan penutup Program
Studi, Senat Universitas melakukan penilaian terhadap usulan pembukaan
dan penutup Program Studi untuk direkomendasikan ke Dikti, Rektor
meneruskan usulan pembukaan dan penutup Program Studi ke Senat
Universitas dan Dikti.
82
7. Bagan alur
1. Pembukaan Program Studi
Ketua Jurusan mengajukan usulan pembukaan Program Studi
baru kepada Dekan Fakultas
MULAI
Dekan melanjutkan pengajuan usulan tersebut kepada Senat
Fakultas
Disetujui
Dekan melanjutkan pengajuan usulan tersebut secara resmi
kepada Rektor melalui BAA untuk diteruskan ke Senat
Universitas
Senat Universitas melakukan penilaian terhadap kelayakan
usulan dengan penilaian dokumen dan kunjungan lapangan, dan
apabila diperlukan dapat melakukan dengar pendapat dengan
badan-badan terkait
Disetujui
Tidak :
Rektor dapat mengajukan
kembali usulan tersebut
dengan menempuh seluruh
prosedur yang berlaku
Ya :
Senat Universitas memberikan
rekomendasi pembukaan
Program Studi baru kepada
Rektor
Rektor meneruskan usulan ke Dikti guna memperoleh izin dari
Dikti
Dekan bertanggungjawab kepada rektor tentang
penyelenggaraan Program Studi baru tersebut
Mahasiswa melakukan registrasi dan pembayaran SPP untuk
semester pertama serta mengambil KTM pada Program Studi
baru tersebut
Selesai
83
7. Bagan alur
2. Penutupan Program Studi
8. Catatan
9. Dokumen terkait
1. Panduan Akademik
2. Dll.
Dekan Fakultas mengajukan usulan penutupan Program Studi
kepada Rektor melalui BAA dengan memperhatikan
pertimbangan Senat Fakultas dan Jurusan yang menaungi
Program Studi yang akan ditutup
MULAI
Rektor meneruskan usulan penutupan Program Studi ke Senat
Universitas untuk dinilai
Senat Universitas melakukan penilaian terhadap kelayakan
usulan dengan penilaian dokumen dan kunjungan lapangan, dan
apabila diperlukan dapat melakukan dengar pendapat dengan
badan-badan terkait
Disetujui
Tidak :
Rektor dapat mengajukan
kembali usulan tersebut
dengan menempuh seluruh
prosedur yang berlaku
Ya :
Senat Universitas memberikan
rekomendasi penutupan
Program Studi kepada Rektor
Rektor meneruskan usulan ke Dikti guna memperoleh izin dari
Dikti
Dekan bertanggungjawab menjamin kelancaran proses
penutupan Program Studi dan mencegah terjadinya gejolak
yang dapat mengganggu penyelenggaraan Fakultas
Selesai
84
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR
VERIFIKASI BEBAN MENGAJAR DOSEN TIAP SEMESTER
1. Tujuan Prosdur
Prosedur verifikasi beban mengajar dosen tiap semester bertujuan untuk
memastikan bahwa pemanfaatan kinerja dosen dapat terbagi secara merata
dan pemanfaatan dosen tetap dapat dimaksimalkan.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Prosedur verifikasi meliputi pengumpulan jadwal dari tiap program studi
lengkap dengan nama dosen pengampu mata kuliah yang telah diketahui
Dekan, verifikasi nama-nama dosen oleh PR I. Tanggung jawab Prodi,
Dekan, Biro Administrasi Akademik, dan PR I.
3. Standar
1. Dosen tetap mengampu minimal 12 SKS.
2. Setiap dosen mengampu mata kuliah yang sesuai dengan bidang
ilmunya masing-masing.
4. Definisi Istilah
Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuan dengan tugas utama
mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu
pengetahuan, teknologi dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat. Dosen terdiri dari dosen tetap dan dosen
tidak tetap
5. Prosedur
1. BAA, atas nama PR I mengirim surat kepada setiap prodi agar
memasukkan jadwal lengkap dengan nama dosen dalam tenggat waktu
yang telah diberikan oleh BAA.
2. Prodi memasukkan jadwal dan nama dosen pengampu mata kuliah
kepada BAA tidak lebih dari tenggat waktu yang disediakan.
3. BAA bersama dengan PR I melakukan verifikasi pembagian beban
mengajar dosen dengan memperhatikan pemanfaatan tenaga dosen tetap
secara maksimal dan kesesuaian anta mata kuliah yang diampu dengan
85
bidang ilmu dosen.
4. BAA mengembalikan jadwal dan nama-nama dosen pengampu mata
kuliah yang telah diverifikasi oleh PR I kepada masing-masing prodi.
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
menjalankan SoP
PR I melakukan verifikasi jadwal dan pembagian beban mengajar dosen,
BAA mengumpulkan, membantu PR I dalam melakukan verifikasi, dan
mengembalikan jadwal beserta nama dosen pengampu mata kuliah kepada
masing-masing Prodi, Prodi menyusun jadwal dan menetapkan nama dosen
pengampu mata kuliah.
7. Bagan alur
7. Catatan
8. Dokumen terkait
SK Mengajar Dosen
Mulai
BAA, atas nama PR I mengirim surat kepada setiap prodi agar memasukkan
jadwal lengkap dengan nama dosen dalam tenggat waktu yang telah
diberikan oleh BAA.
Prodi memasukkan jadwal dan nama dosen pengampu mata kuliah kepada
BAA tidak lebih dari tenggat waktu yang disediakan.
BAA bersama dengan PR I melakukan verifikasi pembagian beban
mengajar dosen dengan memperhatikan pemanfaatan tenaga dosen tetap
secara maksimal dan kesesuaian anta mata kuliah yang diampu dengan
bidang ilmu dosen.
BAA mengembalikan jadwal dan nama-nama dosen pengampu mata kuliah
yang telah diverifikasi oleh PR I kepada masing-masing prodi
Selesai
86
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
KENDARI
Nomor SOP :
Tanggal ditetapkan:
PROSEDUR SPMI
Tanggal Revisi:
Halaman:
PROSEDUR STANDAR AKREDITASI PROGRAM STUDI SARJANA
1. Tujuan Prosedur
Prosedur standar akreditasi Program Studi Sarjana bertujuan menjelaskan
tata cara dan proses pengajuan akreditasi Program Studi di UMK.
2. Luas Lingkup
Prosedur dan
Pnggunaannya
Ruang lingkup dalam prosedur ini meliputi serangkaian kegiatan dalam
konteks akreditasi mulai dari pengumpulan data, penyusunan evaluasi diri,
menata dokumen serta administrasi program studi, pengisian borang daftar
isian akreditasi, hingga pendampingan tim validasi BAN PT.
3. Standar
Prosedur pelaksanaan Akreditasi Program Studi mengacu Buku II Standar
dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana
4. Definisi Istilah
Akreditasi Program Studi Sarjana adalah salah satu bentuk penilaian
(evaluasi) mutu dan kelayakan institusi perguruan tinggi atau program studi
yang dilakukan oleh organisasi atau badan mandiri di luar perguruan tinggi.
5. Prosedur
1. Tahap Persiapan :
a. Program Studi menetapkan tim penyusun akreditasi
b. Pendistribusian tugas pada tim akreditasi
c. Pembuatan TOR dan rincian anggaran biaya (RAB)
d. Pengumpulan data yang berkaitan dengan Program Studi
2. Tahap Pelaksanaan :
a. Penyusunan Evaluasi Diri dan pengisian borang akreditasi serta
data penunjang lainnya
b. Sinkronisasi berbagai bentuk dokumen dalam laporan akhir
c. Penggandaan laporan akhir dokumen akreditasi
d. Penyerahan dokumen akreditasi ke BAN PT
e. Persiapan kunjungan atau visitasi
f. Pendampingan tim visitasi
6. Klasifikasi Pejabat/
Petugas yang
Ketua Program Studi menetapkan tim penyusun akreditasi
87
menjalankan SOP
7. Bagan alur
8. Catatan
9. Dokumen terkait
1. Panduan Akademik
2. Dll.
Program Studi menetapkan tim penyusun akreditasi
MULAI
Pendistribusian tugas pada tim akreditasi
Pengumpulan data yang berkaitan dengan program Studi
Sinkronisasi berbagai bentuk dokumen dalam laporan akhir
Pendampingan tim visitasi
Selesai
Pembuatan Tor dan rincian anggaran biaya (RAB)
Penyusunan Evaluasi Diri dan pengisian borang akreditasi serta
data penunjang lainnya
Penggandaan laporan akhir dokumen akreditasi
Penyerahan dokumen akreditasi ke BAN PT
Persiapan kunjungan atau visitasi