Stammdatenmanagement und Dokumentation mit ......Klinikum Mutterhaus der Borromäerinnen gGmbH...
Transcript of Stammdatenmanagement und Dokumentation mit ......Klinikum Mutterhaus der Borromäerinnen gGmbH...
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Stammdatenmanagement und
Dokumentation mit MUSEmobile
im OP
Agenda:
Kurzvorstellung Klinikum Mutterhaus der
Borromäerinnen gGmbH
Problemstellung/Ausgangssituation und rechtliche
Rahmenbedingungen
Alternativen zur möglichen Problemlösung
Projektumsetzung mit MUSEmobile
Entstandene Probleme und deren Lösung
Fragen
Klinikum Mutterhaus
der Borromäerinnen gGmbH
Kennzahlen:
Insgesamt 1054 Betten an 3 Standorten
~2500 Mitarbeiter
19 Hauptfachabteilungen
ca. 38.000 stationäre und 86.000 ambulante Patienten
OP-Bereich mit 14 Sälen und separatem ambulantem OP
17.000 OP´s pro Jahr
Gesamtvolumen Implantate im OP: ca. 2,5 Mio. € pro Jahr.
Gesamtbewertungsrelationen: ca. 35.500 pro Jahr
Geburten: ca. 2600 pro Jahr
Umsatz: ca. 160 Mio. € pro Jahr
Struktur
Einkauf / Lager
Der Einkauf ist organisatorisch dem Geschäftsbereich Zentrale
Dienste zugeordnet. Diesem gehören die folgenden Bereiche an:
Einkauf (inkl. Versicherungs- und Vertragswesen)
Zentrallager
Logistik (Ver- und Entsorgung)
Küche + Cafeteria
Technik inkl. Projektsteuerung und Bauwesen
Hauswirtschaft mit Bettenzentrale
Fuhrpark
Im Einkauf sind insgesamt 5,5 VK, im Zentrallager 8,5 VK + Azubi
beschäftigt. Das Zentrallager beliefert ca. 60 Stationen und
Abteilungen in Vollversorgung.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Änderung der MPBetreibV ab 01.10.2015 (§10)
Betrifft alle aktiven Implantate sowie Herzklappen, nicht
resorbierbare Gefäßprothesen und –stützen, Hüft- und
Kniegelenke sowie Spine- und Brustimplantate.
Dokumentiert werden muss:
Ref-Nummer
LOT-Nummer
Bezeichnung des Produktes
Hersteller
Behandelnder Arzt
Patientendaten
Datum der Implantation
Name der Einrichtung die die Implantation durchgeführt hat
Die Dokumentation muss im Bedarfsfall innerhalb von 3 Werktagen
zu ermitteln sein.
Ausgangssituation
Alle vorgenannten Produkte werden manuell per
Klebezettel in mehreren Implantatebüchern dokumentiert
und archiviert.
Wenn der Patient bekannt ist, kann das implantierte
Produkte relativ schnell identifiziert werden.
Bei einem Produktrückruf seitens der Industrie ist diese
Identifikation nicht ohne weiteres möglich, da hier der
Patient nicht bekannt ist, und somit theoretisch alle
Implantatebücher manuell durchsucht werden müssten.
Keine Kostenträgerrechnung
Alternativen zur Problemlösung
Weiterführen des Implantatebuches, mit der
Konsequenz, dass ggf. notwendige Informationen nicht
innerhalb von 3 Werktagen ermittelt werden können.
Einführen eines Scannersystems, mit dem die Artikel bei
der OP dem Patienten direkt zugeordnet werden
können.
Projektumsetzung mit MUSEmobile Präsentation des Systems durch Aescudata vor Ort
Abstimmen der internen Prozesse im OP
Festlegen der Anzahl der Scanner (Hauptkostenblock)
Klärung der technischen Infrastruktur (WLAN oder
Dockingstation) mit der IT-Abteilung
Nach Auftragserteilung erfolgte Lieferung, Installation
und Customizing der Scanner durch Aescudata
Import der Barcodestammdaten nach AMOR3 mit Hilfe
von Medical Columbus
Schulung der OP-Mitarbeiter
Testphase von einem Monat ab 12.2015
Echtbetrieb ab 01.01.2016
Problemstellung: Um die Artikel scannen zu können, ist
es zwingend notwendig, dass die jeweiligen
Barcodestammdaten (GTIN, EAN, HIBC) in AMOR3
hinterlegt werden.
Da eine manuelle Eingabe für alle Artikel nur theoretisch
möglich ist, hat sich das Klinikum Mutterhaus für den
Dienstleister Medical Columbus entschieden.
Über eine Schnittstelle werden die entsprechenden
Barcodestammdaten zur Verfügung gestellt und direkt in
die jeweiligen Artikelstammsätze importiert.
Import der Barcodestammdaten
Vorgehensweise Barcodeimport
- Aktive Implantate
- Herzklappen
- nicht resorbierbare Gefäßprothesen
und –stützen,
- Hüft- und Kniegelenke
- Spine- und Brustimplantate.
Prozess MUSEmobile im OP Sämtliche Artikelstammdaten (inkl. Barcodes) werden
über die Standardschnittstelle täglich an die MUSE
übertragen.
Die Scanner werden zu festgelegten Intervallen mit
diesen Artikeldaten gespeist.
Anschließend können die Mitarbeiter der OP-Pflege die
entsprechenden Artikel per Scanner erfassen.
Erfasste Artikel landen automatisch im Warenkorb der
MUSE und können dort über den Einkauf nachbestellt
werden.
Über eine weitere Schnittstelle werden die gescannten
Daten in das KIS übertragen.
MUSEmobile
Weitere Einsatzmöglichkeiten
MUSEmobile
Die Scanner sind auch für die Versorgungsassistenten
nutzbar.
Scannergestützte Kostenstelleninventuren können
durchgeführt werden.
Update der Scanner: Bei fehlgeschlagenem Artikelupdate
funktionieren die Scanner bis zum nächsten erfolgreichen
Update nicht mehr.
Lösung: Kein Update zu festen Zeiten, sondern zeitversetzt für
alle Geräte.
Fehlende Barcodeinformationen bei Medical Columbus. Nicht alle
Lieferanten liefern die Stammdaten zu MC.
(Teil)-Lösung: „Der Kunde“ fragt aktiv bei den entsprechenden
Lieferanten an.
Implantatepass. In MUSEmobile muss der behandelnde Arzt
manuell ausgewählt werden. Bei einer Vielzahl von Ärzten ist dies
nicht praktikabel.
Lösung: Noch offen. Derzeit wird der Pass dezentral in den CA-
Sekretariaten ausgestellt.
Nicht alle Artikel sind zum Zeitpunkt des Scannens in AMOR3
vorhanden und können somit nicht gescannt werden. (Leihsets)
Lösung: keine
Häufiges Anmelden mit den MUSE-Login-Daten der einzelnen OP
Mitarbeiter ist an den Scannern aufgrund der kleinen Touch-Tastatur
mühselig.
Lösung: Es ist angedacht diese Anmeldung über einen
persönlichen Login-Barcode zu tätigen den jeder Mitarbeiter bei
sich trägt.
Fehlende Kostenartenübermittlung durch MUSEMobile in das
KIS.
Lösung: Es wird derzeit geprüft diese Informationen über das
Data Warehouse zu erhalten.
Erfasste Implantate in der MUSE
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