Správa dokumentů
-
Upload
martin-humpolec -
Category
Documents
-
view
1.383 -
download
4
description
Transcript of Správa dokumentů
![Page 1: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/1.jpg)
Správa dokumentů… systém pro tvorbu, organizaci, zpřístupnění a zabezpečení
dokumentů…...
Martin HumpolecVedoucí vývoje Lotus
Praha, 19. 1. 2005
![Page 2: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/2.jpg)
Co
• Papírové dokumenty• Emaily• Faxy• Směrnice• Řídící dokumenty (ISO)• Manuály• Faktury• Objednávky• Žádosti o dovolenou• Služební cesty• Interní žádanky• Podatelna
![Page 3: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/3.jpg)
Kde
• Síťové disky
• Lokální disky
• Papír, skříně, šanony
• Diskety, CD
![Page 4: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/4.jpg)
Proč ne!
• Duplikace dokumentů, práce
• Zatížení komunikačních cest (email)
• Neexistence jednotné „firemní paměti“
• Nemožnost snadného a efektivního vyhledávání
• Možnost ztráty dat
![Page 5: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/5.jpg)
Požadavky na systém
• Ukládání a archivování• Dostupnost• Hierarchická organizace• Vyhledávání• Integrace s kancelářským
systémem
• Řízení přístupu• Řízení verzí – schvalování• Kategorizace, profily• Rozšiřitelnost• Integrace s dalšími
systémy• Možnost práce offline• Možnost různých přístupů• Monitorování přístupu
![Page 6: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/6.jpg)
Vývoj
Filesystém
Vlastní LN aplikace
Jednoduché DMS(PDM, SPPS)
Plné DMS(Document Manager)
Plné DMS + Workflow(Document Manager)
Správa znalostí
![Page 7: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/7.jpg)
IBM Lotus Domino Document Manager
• Nadstavba Lotus Notes• Provázání s Windows, MS Office, Lotus Notes• Řízení přístupů• Hierarchická struktura• Verzování• Schvalování• Workflow• Profily dokumentů• Replikace• Rozšiřitelnost• Podpora práce offline• Prověřeno časem
![Page 8: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/8.jpg)
Definice struktury
• Definice hierarchické struktury (Budova, Místnost, Skříň, Police, Šanon)
• Omezení přístupu do určitých oblastí• Omezení povolených typů dokumentů• Nastavení oběhů• Nastavení vyhledávání
![Page 9: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/9.jpg)
Profily dokumentů
• Definované profily dokumentů
• Možnost určení popisných položek dokumentů
• Různé typy položek• Možnost označení položky
jako povinné• Využití při vyhledávání
![Page 10: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/10.jpg)
Proces publikace dokumentu
2.0
Publish
ČtenářiČtenáři AutořiAutoři SoučasnýSoučasný autorautor
(pracovní kopie)
Check Out
1.0
Check In
1.1
ApproveApprove
![Page 11: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/11.jpg)
Možnosti přístupu
![Page 12: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/12.jpg)
Lotus Workflow
• Nadstavba Lotus Notes• Rozšíření (nejen) DMS o další procesy• Organizační struktura společnosti• Správa veškerých procesů• Zkrácení doby trvání procesů o 50 – 75%• Možnost „uživatelské“ změny procesů• Zrychlení doby vývoje až o 85%• Možnost monitorování procesů a vyhodnocování
slabých míst• Centrální správa procesů s bezpečným přístupem
a jejich verzováním
![Page 13: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/13.jpg)
Proč Lotus Workflow?• Procesy
– Time management pro kontrolu doby trvání
– Plné sledování průběhu procesu nejen pro účely auditu
– Grafické navrhování procesů
• Lidé– Plná kontrola nad informacemi
dostupnými v daný čas– Organizační struktura – správní
lidé na správných místech– Job viewer pro informaci o
průběhu procesu
• Aplikace– Nadstavba Lotus Notes– Znovupoužitelné komponenty
Information Information ObjectsObjectsDocuments, Documents, ApplicationsApplications
Business Business ProcessesProcessesWork Routing Work Routing
RulesRules
PeoplePeopleOrganization Structure Organization Structure
and Rolesand Roles
![Page 14: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/14.jpg)
Lotus Workflow Architect
• Definice procesu „procesářem“ (bez zásahu vývojáře)
• Přiřazení rolí z databáze Organizační struktura
• Možnost verzování• Automatická kontrola
procesu
![Page 15: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/15.jpg)
Lotus Workflow Engine
• Automatické vyrozumění správných uživatelů ve správný čas
• Možnost úprav formuláře pro zadávání dat
• Zamknutí dokumentů při práci
• Omezení přístupu
• Hlídání časů
![Page 16: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/16.jpg)
Lotus Workflow Viewer
• Možnost vyvolání v kterémkoliv kroku procesu
• Grafické znázornění průběhu procesu, včetně uvedení jmen a časů
![Page 17: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/17.jpg)
Na co si dá pozor při implementaci
• Jasně definovat cíle, přínosy• Nebát se postupného zavádění po oblastech• Zvolit vhodnou technologickou platformu s
ohledem na integraci se stávající infrastrukturou• Nejdůležitější etapy projektu
– Analýza, návrh řešení (včetně procesního zajištění)– Školení, informování uživatelů
• Důležitá je podpora vedení
![Page 18: Správa dokumentů](https://reader035.fdocument.pub/reader035/viewer/2022062419/5582f06dd8b42a2c168b49ce/html5/thumbnails/18.jpg)
Příklady projektů• Digitální archiv – S Morava Leasing
– Komplexní pokrytí digitalizace, zpřístupnění a elektronické archivování smluv a souvisejících dokumentů
• Centrální registr dat – Státní tiskárna cenin– Striktně hierarchicky organizované úložiště dokumentů
organizace. Důraz na bezpečnost.• Centrální podatelna – SČE
– Centrální vstup a výstup dokumentů společnosti– Napojení na digitalizaci, archivaci a zpracování
• Správa dokumentů – PRE– Portálové řešení pro řešení zpřístupnění firemních i
týmových oficiálních i pracovních dokumentů. Podpora ISO