Standard Operating Procedure Persiapan Monitoring dan Evaluasi

(MoNev)

PKM Kegiatan Universitas Indonesia 2012

Aturan Umum

Berkas yang harus dipersiapkan untuk proses MoNev antara lain :

1. Logbook

2. IKJP ( Indikator Keberhasilan Jangka Pendek )

3. Laporan Kemajuan

4. Slide presentasi

5. Proposal PKM

6. Produk / prototype

Seluruh berkas dalam bentuk soft copy harus sesuai dengan ketentuan berikut :

a. Margin (4 3 3 3)

b. Font : Times New Roman 12 spasi 1,5.

Aturan Khusus

1. Logbook

Logbook adalah buku harian kegiatan pelaksanaan PKM dengan rincian sebagai

berikut :

a. Buku tulis hard cover ukuran folio

b. Logbook ditulis manual menggunakan tulisan tangan dengan menggunakan pulpen

warna hitam

c. Halaman cover bertuliskan :

Jenis PKM

Tiga kata pertama judul PKM

Nama ketua

Universitas Indonesia

2012

Contoh :

d. Halaman I berisi :

Jenis PKM

Judul lengkap program

Nama ketua

Nama anggota 1 / NPM

Nama anggota 2 / NPM

Nama anggota 3 / NPM

Dst

Nama dosen pembimbing

Universitas Indonesia

Depok

2012

Contoh :

e. Halaman II dan seterusnya berisi tabel dengan deskripsi :

- Tabel berisi sembilan kolom dan jumlah baris yang tidak terbatas.

- Sembilan kolom terdiri atas :

No. Tanggal Kegiatan Pelaksana Tempat Hasil Pengeluaran Ttd

pembimbing

Foto

Keterangan :

No. : adalah nomor urut

Kegiatan : adalah deskripsi aktivitas yang dilakukan kelompok secara

rinci, termasuk alat dan bahan dan cara kerja.

Pelaksana : adalah anggota kelompok yang terlibat dalam kegiatan

(sesuaikan pembagian kegiatan dengan logis)

Tempat : lokasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium/nama desa)

Hasil : adalah output dari aktivitas yang dilakukan

Pengeluaran : jumlah dana yang dikeluarkan pada kegiatan tersebut

Ttd pembimbing : cukup jelas

Foto ( jika ada ) : ukuran dan jumlah disesuaikan (foto dicetak menggunakan

kertas HVS)

Tulisan pada gambar

Kegiatan : Wawancara dengan asisten deputi urusan kemitraan dan

jaringan usaha kementrian koperasi dan umkm

Pelaksana : Khaira Al Hafi dan Kartika Nurhayati

Tempat : Kementrian koperasi dan UMKM RI Jalan H.R..Rasuna Said

kav 3-5 kuningan Jakarta

Hasil :

Kebutuhan umkm di Indonesia secara umumdiklasifikasikan menjadi

Faktor Pengembangan Produk dan Bisnis : Suntikan Modal &

Faktor Pemasaran Produk (Marketing) : Sosialisasi Melalui Media

Nasional ataupun Internasional & Kejelasan Segmentasi

Faktor Value Delivery (Distribution) : Area Distribusi & Penguasaan

dan Kepemilikan Teknologi

Pengeluaran : Transportasi : Rp20.000 x 2 orang = Rp 40.000

Konsumsi : Rp10000 x 2 orang = Rp 20.000

Total = Rp 60.000

Tanda tangan dosen pembimbing

Foto Dokumentasi

f. Setiap pengeluaran harus melampirkan kwitansi dengan syarat sebagai berikut :

- Kwitansi diberikan penomoran sesuai nomor urut kegiatan dan ditulis di bagian

muka belakang

- Semua kwitansi dimasukkan dalam satu amplop

- Kwitansi diperbolehkan dalam bentuk cetak print (struk) atau tulis manual.

- Kwitansi dengan pengeluaran lebih dari atau sama dengan satu juta rupiah

menggunakan materai 6000 yang ditandatangani oleh penjual.

2. IKJP (Indikator Keberhasilan Jangka Pendek)

Adalah logbook dalam bentuk hard copy yang lebih sederhana (diketik dalam

format .doc, sesuai aturan umum dan diprint).

IKJP berisi :

- Tabel berisi enam kolom dan jumlah baris yang tidak terbatas.

- Enam kolom terdiri atas :

NO TANGGAL PELAKSANA KEGIATAN Target luaran HASIL TEMPAT

1. 18 Januari

2012

Budi Mempelajari

referensi

Menyelesaikan

tiga literatur

70%

target

terpenuhi

(2

literatur)

perpustakaan

Dst.....

Keterangan :

No. : adalah nomor urut

Kegiatan : adalah deskripsi ringkas aktivitas yang dilakukan kelompok.

Pelaksana : adalah anggota kelompok yang terlibat dalam kegiatan

(sesuaikan pembagian kegiatan dengan logis)

Tempat : lokasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium/nama desa)

Target luaran : adalah rencana hasil yang ingin dicapai

Hasil : adalah output dari aktivitas yang dilakukan (presentase

ketercapaian target luaran)

Ttd pembimbing : cukup jelas

3. Laporan kemajuan

Laporan kemajuan dibuat dalam bentuk hard copy (diketik dalam format .doc,

sesuai aturan umum dan diprint). Laporan Kemajuan dibuat maksimum 10

(sepuluh) halaman.

Struktur dasar laporan kemajuan adalah sebagai berikut:

Target Luaran

Merupakan target dari kegiatan yang ingin dicapai atau diharapkan, contoh:

Metode

o Merupakan penjelasan mengenai metode yang digunakan, mulai dari jenis

metode pendekatan pemecahan masalah yang digunakan, batasan, tempat

berlangsungnya kegiatan hingga tahapan-tahapan kegiatan yang telah

dilakukan.

Kemajuan Pekerjaan (sampai saat pemantauan dan evaluasi dilakukan)

o Merupakan estimasi kemajuan pekerjaan dalam persentase berdasarkan

bobot pekerjaan yang telah dilakukan dari bobot total seluruh kegiatan.

Diusahakan kemajuan pekerjaan saat MonEv mencapai >90% jikapun tidak

memungkinkan persentase harus sesuai dengan timeline rencana.

Ketercapaian Target Luaran (dinilai berdasar LogBook dan IKJP)

Permasalahan dan Penyelesaiannya

a) Administratif

Contoh: Kendala yang sering terjadi adalah lambatnya pembuatan surat

pengantar dari kampus ke instansi lain. Untuk mengatasi hal tersebut rencanakan

kunjungan ke instansi dalam jangka waktu ke depan lalu buat surat dalam satu hari

untuk banyak kegiatan yang membutuhkan surat pengantar kampus.

b) Teknis

Contoh: Limbah penambangan emas (tailing) PT. ANTAM Pongkor memiliki

tekstur yang sangat halus menyerupai semen sehingga dalam pengujian analisa

ayak, tidak sesuai dengan zona manapun pada peraturan. Untuk mengatasi hal

tersebut tanpa mengurangi jumlah varian, persentase tailing dalam varian beton di

turunkan menjadi 0%, 10%, 20% dan 30% dengan pertimbangan teksturnya yang

halus sehingga diprakirakan ada persentase optimum penggunaan tailing pada

beton di bawah 30%.

Jumlah cetakan beton 10 x 10 x 50 cm yang tersedia di Laboratorium Uji

Bahan Jurusan Teknik Sipil, Politeknik Negeri Jakarta tidak mencukupi kebutuhan

apabila dalam satu hari dilakukan pengadukan beton untuk 2 varian. Untuk

mengatasi hal tersebut khusus pengujian kuat tarik lentur, jumlah benda ujinya

dikurangi satu sehingga pengulangan eksperimen hanya sebanyak 2 kali untuk tiap

jenis pengujian kuat tarik lentur.

c) Organisasi Pelaksana

Contoh: Jadwal perkuliahan yang padat serta perbedaan waktu luang antar

anggota menjadi kendala dalam rangkaian kegiatan penelitian ini. Untuk mengatasi

hal tersebut informasi mengenai jadwal tiap anggota dikumpulkan untuk nantinya

di cari waktu mana yang dirasakan tidak mengorbankan waktu perkuliahan

sehingga perkuliahan dan penelitian dapat terlaksana beriringan.

Sulitnya berdiskusi antar anggota maupun dengan pembimbing karena jarak

yang jauh serta sempitnya waktu luang dapat diatasi dengan melakukan diskusi

melalui SMS, e-mail ataupun jejaring sosial.

d) Keuangan

Contoh: Dana belum turun sedangkan kegiatan sudah harus mulai dilakukan.

Untuk mengatasi hal tersebut, dana talangan pribadi anggota digunakan hingga

dana turun.

e) Lain-lain

Penggunaan Biaya

Berisi rincian biaya yang digunakan hingga MonEv seperti biaya peralatan dan

bahan, akomodasi, transportasi, konsumsi dan lain-lain.

Laporan Keuangan: besaran dana di pemasukan = pengeluaran

Dokumentasi Kegiatan

Berisikan dokumentasi selama kegiatan dan diberikan keterangan gambar. Jumlah

gambar tidak ditentukan, namun tetap mengingat bahwa halaman maksimum

laporan kemajuan adalah 10 lembar.

4. Slide Presentasi

Presentasi merupakan ajang tim untuk menjelaskan secara utuh progress kegiatan

PKM yang telah dilaksanakan sejak pengumuman PKM didanai hingga waktu

monitoring dan evaluasi.

a. Waktu presentasi 15 menit dan waktu tanya jawab 15 menit. Namun

realisasinya di monev kurang lebih hanya berlangsung selama + 10 menit

dengan waktu tanya jawab dengan juri monev selama + 5 menit.

b. Isi presentasi menjelaskan hal-hal yang dilaporkan pada laporan kemajuan,

yakni:

1. Target Luaran

2. Metode

3. Kemajuan Pekerjaan (sampai saat pemantauan dan evaluasi dilakukan)

4. Ketercapaian Target Luaran (dinilai berdasar LogBook dan IKJP)

5. Permasalahan dan Penyelesaiannya

a) Administratif

b) Teknis

c) Organisasi Pelaksana

d) Keuangan

e) Lain-lain

6. Penggunaan Biaya

7. Dokumentasi Kegiatan

c. Penting!

o Tekankan bahwa progress kegiatan telah mencapai 90%.

- PKM T dan KC harus sudah ada diuci cobakan - PKM K produk harus sudah terjual dan mendapat keuntungan - PKM M harus sudah melakukan pengabdian dan mendapat feedback,

dokumentasi, dll - PKM P harus sudah jalan dan menghasilkan produk sesuai yang tertulis dalam

luaran

o Kegiatan ini memiliki keunikan dan kebermanfaatan lebih dibandingkan

dengan kegiatan yang mungkin sebelumnya telah dilaksanakan pihak

lain.

o Presentasi (slide) dibuat semenarik mungkin (rekomendasi

menggunakan flash / prezi),boleh menggunakan sound dan video proyek

o Hindari istilah yang terlalu rumit karena juri belum tentu sebidang

dengan kita

o Tekankan bahwa biaya untuk penelitian masih bisa dijangkau dan

menggunakan hal sederhana serta mudah diaplikasikan

o Jika memungkinkan membuat Testimoni tanggapan pihak luar, berupa

foto / video terhadap proyek kita

5. Proposal PKM yang telah disusun sebelumnya pada tahap

pengajuan proposal

6. Produk

Sangat dianjurkan untuk dibawa dan ditunjukkan langsung pada juri monev.

Faktor-Faktor Penyebab Kegagalan MoNev yang harus

diwaspadai

• Juri yang heterogen : Upayakan penggunaan bahasa yang sederhana

• Produk belum jadi

• Dana tidak dipergunakan secara maksimal

• Tingkat ketercapaian kurang dari 90 %

• log book Format, isi, administratif, dsb

• Presentasi kurang menarik