Société MEDAC

Retour d’expérience

Société MEDAC

Mise en place de l’ERP Microsoft Dynamics Business Central SaaS

SOMMAIRE

La société MEDAC

Projet & Besoins

Mise en Œuvre

Limites

Evolutions souhaitées

En synthèse

Questions & Réponses

Responsable Pôle Finance :

Adeline VALTIN

Responsable Pôle Supply Chain :

Adeline LEBARGY

MEDAC

Filiale française d'un groupe pharmaceutique allemand indépendant fondé en1970 basé à Hambourg

Filiale française fondée en 2011, basée à Lyon 7ème

1.200 employés dans le monde dont 29 en France

2 usines en Europe (DE & CZ) et un pôle logistique de distribution (DE)

1 centre de distribution logistique en France externe (CSP) qui gère leStockage, le transport et la facturation vers les clients

MEDAC :

Acteur important du médicament générique en Europe.

Medac, le laboratoire autrement

Notre mission : "proposer des spécialités pharmaceutiques déjà existantes à des prixcompétitifs pour répondre aux besoins des professionnels de santé et pour optimiserla prise en charge des patients."

Spécialistes en médicaments dans les aires thérapeutiques suivantes :Oncologie, rhumatologie, hématologie & urologie.

Nos clients : les centres hospitaliers (privés & publics) & les officines via desgrossistes (notamment pour une de nos spécialités phare en rhumatologie).

CA 2021 : 77M€

En croissance continue depuis 2011.

MEDAC France :

Une croissance continue depuis 10 ans.

Projet & Besoins

Objectifs & Définition des besoins :

Dans un contexte de croissance, l’objectif était de s’équiper d’outil en interne afinde structurer et fiabiliser les processus liés à la gestion des fluxd’approvisionnement et des flux financiers.

Taille critique atteinte, difficulté à tout gérer avec le pack Office (Word & Excel)Projet décidé en novembre 2019 – Go Live fin février 2021

Activités concernées par la solution ERP Microsoft Dynamics Business Central :

Supply Chain

Finance

Mise en place en 2021, le choix d’installer la solution ERP Microsoft Dynamics Business Central (version SAAS) au sein de MEDAC s’est naturellement imposé.

Besoins organisationnels

Mieux gérer les flux d'informations issus de nos partenaires internes & externes

Besoin d'un outil de gestion pour gérer les nombreux flux d'informationsémanant de :

- MEDAC GMBH (maison mère) & autres fournisseurs hors groupe MEDAC : fluxphysique & financier d'achatFlux entrants : factures achats, annonce d'approvisionnementFlux sortant : commandes d'achat

- CSP (grossiste répartiteur prestataire logistique) : flux physique & financier devente, gestion de base de données produits, clients, des stocks avec traçabilité delots avec date de péremption.Flux entrants : annonce d'approvisionnementFlux sortants : ventes clients, état des stocks, mouvements de stocks, traçabilité

-MEDAC France : reporting financierFlux sortants : Valorisation des stocks mensuelle & annuelle, analyse cost unit,réalisé vs. budgété

Mise en place d'une interface sécurisée sous Microsoft AZURE pour leséchanges de données entre les données CSP & données BC

Mise en Œuvre

Supply Chain : Améliorer et fiabiliser les flux d'informations

Rappel : Le grossiste répartiteur CSP gère pour MEDAC le stockage et ladistribution vers les clients des produits MEDAC.

Objectifs :

• Avoir une vision plus précise sur les flux entrants & sortants de marchandisesau niveau quantité et au niveau financier

• Automatiser & sécuriser l’intégration des flux informatiques logistiques

• Être moins dépendant de notre prestataire et plus critique vis-à-vis de sesservices (développements payants)

Réduire notre dépendance à notre prestataire logistique

Mieux organiser & sécuriser les flux physiques & informatiques

Mise en Œuvre

Mise enŒuvre Projet Supply Chain : Suivi des Appro. / Ventes Clients

Solutions apportées par BC

o Bon de commande généréautomatiquement avec lesdonnées de base et envoyé semi-automatiquement au contactfournisseur enregistré (standard)

o Centralisation des données,possibilité de traitement(standard & interface échangespécifique)

o Annonce d'approvisionnementenvoyée automatiquement à CSPde BC vers interface informatiqueCSP (développement spécifique)

Avant BC

• Bon de commande achat sous Word

• Reporting journalier par mail avecfichier PDF & Excel sur ventes,réception achats

• Annonce d'approvisionnement parmail envoyé par MEDAC

Risques identifiés

Erreur de saisie sur les données (prix,quantité, date...)

Données éparses, non traitées Encombrement boîte mail

Absence équipe réceptiondonnées non traitées

Difficulté de prévoir l'activitéréception MEDAC chez CSP (capacité)



Mise en Œuvre

Mise enŒuvre Projet Supply Chain : Suivi Logistique / Traçabilité / Stock


o Mise à jour quotidienne desstocks en valeur en quantité etpar statut (standard)

o Suivi des numéros de lots & datede péremption dans BC (standard& spécifiques) de l'achat à lavente

o Module de commande de venteliée à une commande achat(standard)

o Module MRP permet de générerle besoin régulier en produit surbase des forecasts de vente (netient pas compte des dates depéremptions cf. Limites).

Avant BC

• Stock mis à jour mensuellement

• Traçabilité des lots visiblesuniquement via les fichiers CSP

• Gestion manuelle sous WORD descommandes de type livraison directe

• Fichier Excel d'approvisionnementpour calculer forecasts, couverturede stock

Risques identifiés

Manque de réactivité sur lacouverture de stock, manque devisibilité sur le statut du stock (nonconforme, en quarantaine...)

Dépendance vis-à-vis du système denotre prestataire

Manuellement compliqué, risqued'oubli de transmettre les factures

Risque d'erreur, fichier nonconsultable en simultané



Mise en Œuvre

Mise enŒuvre Projet Supply Chain : Optimisations & Contrôles


o Flux de réception automatisé viaBC (spécifique)

o Sécurisation des échanges dedonnées via Microsoft Azure

o Travail en temps réel sur lesmêmes données possibles,disponibilité partout (entélétravail) de BC en full SAAS

o Fluidité du processus

Commande achat > Réceptionmarchandises > Factures achats

o Factures attachées en PDF à lacommande achat (standard)

Avant BC

• Re-saisie des données de réceptionsd'un fichier Excel sur un autre fichierExcel

• Echange des fichiers de clôturemensuels via un serveur FTP (nonsécurisé)

• Pas de travail en temps réel sur lesmêmes fichiers Excel

• Commande achat déconnectée de lafacture d'achat

Risques identifiés

à Risque d'erreur

à Aucune sécurité des données(protocole libre)

à Perte de temps

à Risque de ne pas identifier lepaiement à faire



Synthèse des Flux et Processus

Commandes

Clients

Expéditions

Référentiel :

Articles / Clients

Facturation

Clients

Suivi

Règlements

Clients

Engagement des

réceptions

Référentiel :

Articles / Fournisseurs

Réceptions &

Contrôles

Validation

Appro &

Entrepôts

Commandes

Fournisseurs

Business Central

Référentiel :

Articles / Clients /

Fournisseurs

Suivi des

Réceptions

Annonce des

Appro.

Factures Clients

& Déstockage

Intégration

Règlements

Interface Azure

Storage / FTP CSP

Flux Référentiel

Flux Ventes

Flux Achats

Flux Stock

Conciliation du Stock :

Traçabilité Lots / Qualité

Mise en Œuvre

Finance : Internalisation de la comptabilité

Rappel : La comptabilité était externalisée auprès d’un cabinet comptable.L’accès aux données comptables ne pouvait se faire sans une demande auprès dela comptable en charge de notre dossier. Pour répondre à la croissance del’entreprise, un poste de contrôleur financier a été créé.

Objectif :• Se doter de notre propre outil comptable• Automatiser l’intégration des flux logistiques, ventes et encaissements en

comptabilité• Permettre des analyses financières

Missions : Le contrôleur financier est en charge de la supervision et du contrôledes clôtures comptables mais également des analyses et du suivis des indicateursfinanciers.

Gagner en autonomie

Sécuriser les flux

Mettre en place des analyses financières

Mise en Œuvre

Mise enŒuvre Projet :

Gagner en autonomie

Sécuriser les flux



o Accès aux écritures comptablesen temps réel

o Autonomie dans la gestion desrelations fournisseurs

o Meilleure connaissance des fluxfinanciers auparavant gérés parune seule personne externe

o Intégration automatique desstocks dans la comptabilité

o Vision en temps « réel » desquantités en stock et de la valeurde stocks

Avant BC

• Comptabilité à jour disponiblemensuellement sous format comptede résultat / bilan (pas de détail desécritures)

• Intégration des ventes 1 fois par mois• Intégration des encaissements 1 fois

par mois sans lettrage des comptesclients (lettrage réalisé lors de laclôture comptable)

• Pas de visibilité sur les écrituresfournisseurs ouvertes

• Saisie des stocks manuellement sur labase du fichier de Plan directeur deproduction : outil de planification quine prend en compte que les stocksdisponibles à la vente

Risques identifiés

Impossibilité de contrôle des écritures Dépendance de la société aux

prestataires compta et logistique Risque de retard de paiement des

fournisseurs

Risque de non exhaustivité des stocks Risque d’erreur de valorisation des

stocks car fichier complétémanuellement

Risque de ne pas prendre en compteune potentielle dévalorisation desstocks

Mise en Œuvre



o Alerte lors de la comptabilisationd’un potentiel doublon de facture(standard)

o Génération d’un fichier depaiement directement depuis BCavec proposition de virementspour les factures ouvertes puisintégration directe encomptabilité (standard)

o Extractions disponibles dans l’ERPpermettant d’élaborer un tableaude suivi de flux de trésorerieo Détail des commandes

d’achato Echéancier clientso Echéancier fournisseurs

Avant BC

• Système comptable qui ne prenaitpas en compte les numéros deréférence de facture fournisseur

• Fichier de virement généré à partird’une macro Excel

• Pas de suivi de trésorerie

Risques identifiés

Risque de double paiement

Risque d’erreur accru et perte detemps liée à la re-saisie de l’ensembledes écritures bancaires encomptabilité

Flux d’approvisionnement de plus enplus important exigeant une visionplus précise des flux de trésorerie

Gagner en autonomie

Sécuriser les flux


Mise en Œuvre



o Axe analytique permettant defaire des analyses croisées. Parexemple : nous avons choisi enAxe 1 les produits et en Axe 2 lesdépartements afin de pouvoirégalement mettre en place unsuivi budgétaire par département(standard)

o Possibilité d’utiliser la fonction« Budget » de BC (standard)

o Possibilité de générerautomatiquement une feuillerécapitulant l’ensemble desinformations nécessaires àtransmettre à Pro douane (pasencore d’automatisation cf.Limites)

Avant BC

• Reporting groupe : P&L par produitréalisé par la comptable externe

• Déclaration d’échange de biens faitemanuellement

Risques identifiés

Risque de mauvaise affectation desdépenses car méconnaissance desproduits et des postes de chacun

Risque d’erreur car toutes lesinformations n’étaient pas au mêmeendroit (pas de base article, pas debase fournisseur)

Saisie manuelle risque d'erreur

Gagner en autonomie

Sécuriser les flux


Limites

Supply chain :

Consultation globale des stocks(par quantité, n° lot, magasins)

• Peu intuitif (5 écrans pour y accéder via la feuille d'inventaire)• La donnée "date de péremption" n'y figure pas en standard (besoin d'un développement spécifique - en cours)

Gestion des dates de péremption

• Les champs disponibles pour cette donnée prévus en standard ne sont pas très accessibles.

Apprentissage des paramètres du MRP

• Un certain temps est nécessaire pour bien comprendre les différents paramètres d'approvisionnement (Point de stocketc...) et leurs conséquences sur les propositions de commande du système.



Limites

Finance :

Axes analytiques

• La modification des axes analytiques est possible mais fastidieuse.

Lettrage des comptes généraux

• Le lettrage des comptes généraux est possible mais peu intuitif.• Le lettrage des comptes de TVA est très long.

Déclaration d’échange de biens

• Fichier DTI+ d'échange automatisé avec les douanes développé par Microsoft France pas encore opérationnel à ce jourmalgré plusieurs modifications effectuées par Microsoft. (prévu Octobre 2021)

Fichier des écritures comptables

• Il est possible de valider des écritures comptables sans description. Cela va donc faire ressortir des anomalies dans lecontrôle du FEC.

Formations

• Les supports de formation sont à réaliser en interne. Nous nous sommes appuyés sur notre connaissance de l’outildéveloppé lors de sa mise en place mais également la FAQ Microsoft.

Gagner en autonomie

Sécuriser les flux



Supply Chain : Plus d'analyse via Power BI

Mise en place de KPIs Supply Chain

• Nous souhaiterions utiliser Power BI afin de générer des KPIs Supply Chain (OTIF, Fiabilité des prévisions de ventes...)pour mieux challenger nos fournisseurs et piloter notre activité interne.

Améliorer la gestion des stocks

• Mise en place d'un outil supplémentaire de gestion des stocks plus visuel en tenant compte de la date de péremptiondes produits.

Améliorer notre processus de prévisions des ventes

• Travailler sur l'intégration des appels d'offres clients (activité sous-traitée par CSP) afin de mieux anticiper les besoins dumarché.

• Croiser les données de ventes du canal grossistes et les comparer avec les sorties ventes de notre prestataire logistiqueCSP.




Finance :

Etat préparatoire à la déclaration de TVA

• Nous souhaiterions optimiser l’utilisation de cet état mais cela nécessite un accompagnement et une formation quenous n’avons pas eu lors de la mise en place de l’outil.

Module immobilisation

• Il est possible d’automatiser les écritures de dotations aux amortissements. Cela nécessite également unaccompagnement et une formation complémentaire.

Utilisation des workflows

• Nous souhaiterions implémenter les workflows standard de BC. Par exemple : approbation fiche article, validation defiche fournisseur (n’existe pas dans BC – pas de notification si une fiche fournisseur est modifiée), approbation feuille decomptabilité, approbation factures ventes.

Mise en place OCR

• Nous envisageons de mettre en place un outil d’OCR directement intégré dans l’ERP afin de réduire le temps de saisiemais également de digitaliser notre circuit d’approbation des factures.

Analyse via Power BI

• Nous souhaiterions également utiliser Power BI afin de générer des tableaux de bord automatisés.

Gagner en autonomie

Sécuriser les flux


Synthèse Projet

En synthèse :

• Outil rapide à implémenter : novembre 2019 / Go live Février 2021

• Outil dans un univers Microsoft connu de tous (extractions Excel faciles)

• BC Full SAAS sécurisé et accessible partout (notamment avec ledéveloppement du télétravail, pas besoin de VPN ou de réseau local)

• Connectivité plus facile avec d'autres produits Microsoft complémentairesà l'offre BC (Power BI, Continia OCR) => en cours...

Questions & Réponses

A SMART COMPANY

MERCI !

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