Slik kartlegger du arbeidsprosessene _ 3-minutters guide
2
è JOBB MÅLRETTET Du oppnår ikke høyere inntjening, større fleksibilitet eller mer fornøyde kunder og medarbeidere ved å justere litt her og for- nye litt der. For å kunne realisere markante forbedringer i organisasjonen må du kjenne forretningsprosessene til bunns. KUNNSKAP BLIR STADIG VIKTIGERE Mange virksomheter har ikke tilstrekkelig oversikt over selve kjernen i virksomheten sin – nemlig forretningsprosessene. Kunnskap om kartlegging og modellering av forretningsprosesser blir derfor stadig viktigere etter hvert som kompleksitet og endringskrav øker. Manglende kontroll på forretningsproses- sene kan føre til ineffektiv produksjon og oppgaveløsning, svekket kvalitet og intern forvirring og frustrasjon. For å jobbe effek- tivt og målrettet må du ha oversikt over de oppgavene som finnes og hvordan de i praksis blir utført. HVORFOR KARTLEGGE PROSESSER? Det er mange gode grunner til at du bør kartlegge prosessene i din virksomhet. Noen eksempler på dette kan være at du vil effek- tivisere driften av virksomheten eller syn- liggjøre roller og ansvar. Gjennom proses- skartlegging finner man lett sammenhenger og relasjoner i virksomhetet, og man kan se hvilke systemer som støtter prosessene. Skal du utvikle et nytt it-system eller må tilfredstille pålagte krav til dokumentasjon, er prosesskartlegging et nyttig verktøy. Forbedringsinitiativer, som for eksempel Business Process Management, virksom- hetsarkitektur og tjenesteorientert arkitek- tur, er ofte årsaker til at man velger å prosesskartlegge. GJØR GODE FORBEREDELSER Før du begynner selve proseskartleggingen må du gjøre noen forberedende aktiviteter. Sterias huskeliste for dette kalles BEOG- GRAD, som står for Bakgrunn, Eierskap, Omfang, Granularitet, Ressurser, Alternative kartleggingsmetoder og Du som fasiliterer workshopen. Du må stille de riktige spørsmålene til de riktige personene. Avklar bakgrunnen for hvorfor dere setter i gang prosjektet og hva som skal kartlegges, men også hva som ikke skal være med i kartleggingen. Hvor dypt skal det graves? Hvor nøyaktig og detaljert skal prosessene beskrives? Dette er viktige spørsmål som må avklares før dere kan sette i gang. Neste skritt er å finne ut hvem som bør gjøre jobben, og ikke minst hvem som må involveres. Selv om det finnes beskrivelser av arbeidsprosessene er ikke det nok. Man må spørre de riktige menneskene for å få è Toppidrettsutøvere filmer og analyserer alt de gjør. De studerer seg selv, korrigerer feilene sine og blir enda bedre. Bedrifter må også vite hva de gjør – i hele organisasjonen og i detalj. Først da kan de selv studere, korrigere og bli bedre på det de driver med. Tema: Arbeidsprosesser è www.steria.no/guide Slik kartlegger du arbeidsprosessene _ – Når du kjenner arbeidsproses- sene dine har du grunnlaget for effektiv drift
-
Upload
steria-norway -
Category
Self Improvement
-
view
1.394 -
download
1
description
Ønsker du å kartlegge arbeidsprosessene og realisere markante forbedringer i din organisasjon? Denne guiden lærer deg mer om arbeidsprosesser og gir en rekke gode tips og råd for hvordan du skal lykkes med kartleggingsarbeidet.
Transcript of Slik kartlegger du arbeidsprosessene _ 3-minutters guide
è JOBB MÅLRETTETDu oppnår ikke høyere inntjening, størrefleksibilitet eller mer fornøyde kunder ogmedarbeidere ved å justere litt her og for-nye litt der. For å kunne realisere markanteforbedringer i organisasjonen må du kjenneforretningsprosessene til bunns.
KUNNSKAP BLIR STADIG VIKTIGEREMange virksomheter har ikke tilstrekkeligoversikt over selve kjernen i virksomhetensin – nemlig forretningsprosessene.Kunnskap om kartlegging og modelleringav forretningsprosesser blir derfor stadigviktigere etter hvert som kompleksitet ogendringskrav øker.
Manglende kontroll på forretningsproses-sene kan føre til ineffektiv produksjon ogoppgaveløsning, svekket kvalitet og internforvirring og frustrasjon. For å jobbe effek-tivt og målrettet må du ha oversikt overde oppgavene som finnes og hvordan de ipraksis blir utført.
HVORFOR KARTLEGGE PROSESSER?Det er mange gode grunner til at du børkartlegge prosessene i din virksomhet. Noeneksempler på dette kan være at du vil effek-tivisere driften av virksomheten eller syn-liggjøre roller og ansvar. Gjennom proses-skartlegging finner man lett sammenhengerog relasjoner i virksomhetet, og man kan sehvilke systemer som støtter prosessene.
Skal du utvikle et nytt it-system eller måtilfredstille pålagte krav til dokumentasjon,er prosesskartlegging et nyttig verktøy.Forbedringsinitiativer, som for eksempelBusiness Process Management, virksom-hetsarkitektur og tjenesteorientert arkitek-tur, er ofte årsaker til at man velger å prosesskartlegge.
GJØR GODE FORBEREDELSER Før du begynner selve proseskartleggingenmå du gjøre noen forberedende aktiviteter.Sterias huskeliste for dette kalles BEOG-GRAD, som står for Bakgrunn, Eierskap,
Omfang, Granularitet, Ressurser, Alternativekartleggingsmetoder og Du som fasilitererworkshopen.
Du må stille de riktige spørsmålene til deriktige personene. Avklar bakgrunnen forhvorfor dere setter i gang prosjektet oghva som skal kartlegges, men også hvasom ikke skal være med i kartleggingen.Hvor dypt skal det graves? Hvor nøyaktigog detaljert skal prosessene beskrives?Dette er viktige spørsmål som må avklaresfør dere kan sette i gang.
Neste skritt er å finne ut hvem som børgjøre jobben, og ikke minst hvem som måinvolveres. Selv om det finnes beskrivelserav arbeidsprosessene er ikke det nok. Manmå spørre de riktige menneskene for å få
è
Toppidrettsutøvere filmer og analyserer alt de gjør. De studerer seg selv, korrigerer feilenesine og blir enda bedre. Bedrifter må også vite hva de gjør – i hele organisasjonen og idetalj. Først da kan de selv studere, korrigere og bli bedre på det de driver med.
Tema: Arbeidsprosesserè www.steria.no/guide
Slik kartlegger du arbeidsprosessene_
– Når du kjenner arbeidsproses-sene dine har du grunnlaget foreffektiv drift
klarhet i hvordan oppgaver egentlig utfø-res. Forskjellene fra teori til praksis kanvære store. Hold arbeidsmøter og la deriktige menneskene delta.
HVA MÅ DU SE ETTER?Når du kartlegger en prosess er det fleremomenter som er avgjørende. Hva er detfor eksempel som trigger en prosess?Hvem utfører den og hva er resultatet?Hvilke oppgaver må gjennomføres for ålevere sluttresultatet? Se på resultat i for-hold til hva prosessen er ment å levere. Erdet avvik?
Finn ut hva som skjer når en gitt hendelseintreffer: Hvilke valg tas og i hvilken ret-ning går prosessen avhengig av disse val-gene? Se også på hvilke eventuelle it-systemer som benyttes eller som kanpåvirke prosessen, samt hvilke leverandø-rer og parntere som blir berørt.
Et siste viktig punkt er å identifisere hvagjennomføringstiden og gjennomførings-frekvensen for prosessen er, og hvordankartleggingsarbeidet kvalitetssikres.
HVA BØR DU SITTE IGJEN MED?Under kartleggingen er det avgjørende åfå oversikt over styrker og svakheter. Herkan man finne ut hva som fungerer godt oghvor det er klare effektiviseringsmuligheter.
Sørg for at eventuelle uklare roller bliravdekket og hvilke rutiner rollene arbeideretter. Vet ikke folk hva de skal gjøre, er detvanskelig å få gode resultater og målrettetarbeid.
Se videre på hvordan informasjonsflytengår og om informasjonen blir tolket uliktav ulike mottakere. Finnes det flaskehalser?Er det mye dobbeltarbeid?
Arbeidsprosessene er ofte knyttet til it-systemer. Når du kartlegger arbeidsproses-sen kan du derfor også få oversikt overhvilke systemer som er involvert, hvordande påvirker prosessen, samt hvilke leveran-dører og partnere som er berørt.
5 TOMMELFINGER-REGLER
FINN KUNNSKAPEN DER DEN EROfte sitter kunnskapen om forretningspro-sessene i hodene til medarbeiderne, ellerden støver ned i en skuff i en eller annenplan som ingen har lest i på en stund.Sørg for at denne kunnskapen overføres tilen modell, slik at den kan utnyttes tilbeste for bedriften. Modellen må være for-ståelig både for forretnings- og it-folk.
TING HENGER SAMMENTa hensyn til hele prosessbildet og virk-somhetsmålene. En forretningsprosessspenner ofte over flere avdelinger som harhver sin funksjon. Det er derfor ikke nok åse kun på én funksjon, men alle samlet.Målet med, og resultatet av, prosessen måsees ut i fra virksomhetens mål – ikkeavdelingens mål.
SE HELHETENForretningsprosesser og informasjonssyste-mer må behandles som en helhet. Når dumodellerer nye prosesser, må du ta hensyntil de mulighetene informasjonsteknologiengir. Hvis ikke kan du risikere at informasjons-systemene hindrer prosessene i stedet forå støtte dem.
VÆR FORSIKTIG MED DETALJENEBruke tilgjengelige ressurser på en hensikts-messig måte. Ikke benytt for mye ressurserpå detaljer. Da kan modellene bli uover-siktlige og uhåndterlige, og prosessarbei-det kan få et dårlig omdømme fordi detaldri blir ferdig.
TILPASS VERKTØYET TIL MÅLGRUPPENI kartleggingsarbeidet må du tenke på atulike målgrupper krever ulik fremgangs-måte, blant annet avhengig av hvilke tek-nikker som passer best til formålet medprosesskartlegging. Du kan gjøre alt fra å
kartlegge på brunpapir og gule lapper til åmodellere rett inn i et dataverktøy. Du kanogså benytte konkrete brukerhistorier ogcaser.
Oversikt og kontroll over bedriftens arbeidsprosesser er grunnsteinen i altendringsarbeid. Mange synes at dette er vanskelig å håndtere. Ikke minst pågrunn av det store behovet for en systematisk tilnærming til oppgaven.
© 2009 Steria AS. Versjon: 2009-03-05
Øystein Vikingsen FauskeLeder for virksomhetsarkitektur, BPM ogSOA. Tlf: 924 61 952 / [email protected]
Steria ASBiskop Gunnerus’ gate 14APostboks 2, N-0051 OSLO
è Gå inn på www.steria.no/guide og få tilgang til et helt bibliotek med gratis 3-minutters guider.
Kontak
t_
– Beskrivelser av arbeidsproses-sene er ikke nok. Spør dem somutfører oppgavene for å finne uthvordan virkeligheten egentligser ut.
– Altfor detaljerte modeller eruhåndterlige og prosjektet fåretter hvert dårlig omdømme fordidet aldri blir ferdig.
