Sitio de Colaboración CUO

Plataforma para administrar los contenidos de los

proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM

Universidad Veracruzana Coordinación Universitaria de Observatorios Metropolitanos

Manual de Usuario

Plataforma para administrar los contenidos de los proyectos de colaboración con las entidades de la Universidad Veracruzana y la CUOM

Contenido

1. Introducción ......................................................................................... 2

2. Acceso al Sitio de Colaboración Institucional ..................................... 2

2.1Ruta de Acceso ................................................................................... 2

3. Usuarios ............................................................................................... 3

3.1 Integrantes del sitio ............................................................................ 3

3.2 Visitantes del sitio .............................................................................. 3

3.3 Propietarios del sitio .......................................................................... 3

4. Principales tareas ................................................................................ 4

4.1 Compartir Documentos .................................................................... 4

4.2 Listas ................................................................................................... 5

4.2.1 Anuncios ...................................................................................... 5

4.2.2 Calendario ................................................................................... 6

4.2.3 Tareas .......................................................................................... 8

4.2.4 Vínculos ..................................................................................... 10

4.3 Discusiones....................................................................................... 11

4.4 Sitios ................................................................................................. 12

4.5 Personas y grupos ............................................................................ 12

5. Cerrar Sesión .......................................................................................... 13


2

1. Introducción

Este manual tiene como objetivo guiar paso a paso a los usuarios en

el uso del sitio de colaboración en la Plataforma Windows

SharePoint de Microsoft a través de internet, para la administración

y seguimiento de proyectos de la Coordinación Universitaria de

Observatorios Metropolitanos (CUOM) con las entidades

universitarias.

¿Qué es un Sitio de Colaboración SharePoint?

Gracias al apoyo recibido por parte de la Dirección General de

Tecnologías de la Información (DGTI), la CUOM dispone de un

sitio a través de Internet para la administración de contenidos y

seguimiento de los proyectos de colaboración con instituciones de

la Universidad veracruzana.

El sitio implementado con Microsoft ofrece un espacio central de

colaboración y almacenamiento de documentos, información e

ideas.

El sitio presenta las siguientes ventajas:

Coordinar proyectos, calendarios y programas.

Debatir ideas y revisar documentos o propuestas.

Compartir información y mantenerse en contacto con otras

personas.

La ventaja más importante que presenta es que los integrantes del

sitio pueden colaborar con sus propias ideas y contenido, así como

colaborar con ideas y contenido de otras personas, sin embargo es

sumamente importante conservar la integridad de la información y

no cancelar, modificar o editar archivos que correspondan a otro

usuario.

2. Acceso al Sitio de Colaboración Institucional

2.1Ruta de Acceso

Para acceder al Sitio se requiere tener una cuenta de correo

institucional proporcionada por la Universidad Veracruzana (la cual

será su login de usuario) y haber sido dado de alta por el

administrador de la CUOM.

En la ventana de acceso a Windows Internet Explorer ó su

navegador de preferencia, debe escribir la siguiente

dirección, http://colaboracion.uv.mx/Proyectos-cuom/

Se abrirá una ventana de conexión, donde debe teclear:

1. El dominio al que pertenece, seguido de su nombre de

usuario:

XALAPA (Región Xalapa)

VERACRUZ (Región Veracruz)

ORIZABA (Región Orizaba-Córdoba)

Sin acentos

http://colaboracion.uv.mx/Proyectos-cuom/


3

POZARICA (Región Poza Rica-Tuxpan)

COATZA (Región Coatzacoalcos-Minatitlán)

2. Contraseña.

Haga clic en Iniciar Sesión para ingresar al espacio central de trabajo

del sitio de colaboración.

3. Usuarios

Son todas aquellas personas que han sido dados de alta por el

Administrador de la CUOM y pueden accesar al sitio. Los usuarios

se dividen en tres grupos.

3.1 Integrantes del sitio

Como integrante del sitio puede ver, agregar, actualizar y eliminar

documentos y archivos del sitio.

Entre las tareas que podrá realizar serán las siguientes:

Compartir documentos con el grupo agregándolos a la

biblioteca de documentos.

Utilizar la lista de anuncios para exponer mensajes en la

página principal del sitio.

Utilizar el calendario para mantenerse informado de las

próximas reuniones, vencimientos y otros eventos

importantes.

Utilizar la lista de tareas para controlar el trabajo que el

grupo tiene que realizar.

Utilizar la lista de vínculos para consultar páginas web útiles

para los integrantes del grupo.

3.2 Visitantes del sitio

Como visitante sólo tiene acceso al sitio para lectura y revisión de

documentos del grupo, pero no puede agregar ni modificar los

documentos que ahí se manejan.

3.3 Propietarios del sitio

Esta cuenta corresponde a él o los Administradores del Sitio.

Diagonal \ Invertida

Página principal del Sitio de

Colaboración.

Inicio


4

4. Principales tareas

El sitio de colaboración comprende de un menú en

la parte izquierda con las principales tareas que los

usuarios pueden realizar.

A continuación se describe cada una de ellas:

4.1 Compartir Documentos

Para compartir un documento con el grupo

vaya al menú de la izquierda y en la parte

superior elija Documentos compartidos.

Se abrirá un espacio destinado al almacenamiento de archivos.

a) Para crear una carpeta nueva dé clic en la pestaña superior

Nuevo y seleccione la opción Nueva carpeta.

b) Para crear un documento nuevo dé clic en la pestaña

superior Nuevo y seleccione la opción Nuevo

documento.

a) Para cargar un archivo a la biblioteca de documentos dé clic

en la pestaña superior Cargar y seleccione la opción

Cargar documento.

Se abrirá una ventana emergente donde debe buscar su documento

para cargarlo al sitio.

Espacio para compartir

carpetas y documentos


5

Cada archivo que cargue a la biblioteca aparecerá en forma de lista

con su fecha de actualización y el nombre de la persona que lo

modifica.

4.2 Listas

Una lista es una colección de información que se comparte con los

miembros del grupo y abarca Anuncios, Calendario, Tareas y

Vínculos. Para poder hacer uso de estos elementos vaya al menú y

elija la opción Listas.

4.2.1 Anuncios

Utilice esta opción para compartir noticias y proporcionar avisos a

los integrantes del grupo. Los anuncios admiten el formato

mejorado con imágenes, hipervínculos y texto con formato.

Para elegir la opción Anuncios vaya a la parte central del sitio y

presione el cursor en la opción Agregar nuevo anuncio.

Otra opción es ir al menú Listas y seleccionar la opción Anuncios.

Para crear un nuevo anuncio siga los siguientes pasos:

1. Dé clic en la pestaña Nuevo y elija la opción Nuevo

elemento.

Busque la ruta donde se

encuentra guardado el

documento.

Documentos subidos al sitio.


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2. Escriba el Título y contenido del anuncio que desea

compartir.

3. Adjunte un archivo si necesita difundir algún comunicado u

oficio de fuente externa.

4. Si desea que el anuncio tenga un periodo para difusión,

seleccione una fecha de Caducidad.

5. Presione el botón Aceptar para guardar el anuncio.

Puede modificar o eliminar el anuncio con una simple selección de

éste.

Cada vez que ingrese al sitio puede ver en el espacio central la lista

de anuncios que van creando los integrantes del grupo.

4.2.2 Calendario

Este apartado le permite agendar reuniones u otros eventos

importantes.

Para hacer uso del calendario vaya a la parte central del sitio y elija

la opción Agregar nuevo evento.

Espacio para visualizar los anuncios, así

como su fecha de modificación.

Anuncios del grupo


7

Otra opción es ir al menú y en el apartado Listas seleccionar la

opción Calendario.

Para agendar un evento en el calendario siga los siguientes pasos:

1. Dé clic en la pestaña Nuevo y elija la opción Nuevo

elemento.

2. Escriba el título del evento, la ubicación, la hora de inicio y

de finalización, además de una breve descripción.

3. Adjunte un archivo si el evento cuenta con un programa.

4. Presione el botón Aceptar para guardar el evento.

Puede visualizar los eventos agendados en la página principal cada

vez que ingrese al sitio.

Lista de eventos


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También puede recibir alertas cuando algún integrante del grupo

haya realizado modificaciones al evento, estas alertas le llegarán a su

correo electrónico si así lo dispone.

Para ello elija la opción Enviarme alertas y seleccione una

condición de alerta.

4.2.3 Tareas

En este apartado se pueden programar tareas que forman parte del

proyecto y dar seguimiento a otros pendientes del grupo.

Después de crear una lista de tareas, se puede asignar recursos a las

tareas y actualizar el progreso de éstas.

Para elegir la opción Tarea vaya al menú y en Listas elija la opción

Tareas.

Siga los siguientes pasos para crear una tarea nueva:

1. Haga clic en la pestaña Nuevo y elija la opción Nuevo

Elemento.

2. Escriba el Título de la Tarea.

3. Elija la prioridad: Alta, Normal o Baja.

4. Elija el estado: No iniciada, En curso, Completada, Avanzada,

A la espera de otra persona.


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5. Asigne un porcentaje al avance de la Tarea.

6. Escriba el correo electrónico de la persona a quién se le ha

asignado la tarea.

7. De una breve descripción de lo que incluye la Tarea.

8. Ponga fecha de inicio y término de cumplimiento de la

Tarea.

9. Presione el botón Aceptar para guardar cambios.

En el apartado destinado a Tareas podrá visualizar la tarea, la

persona a quién está asignada, la prioridad y fecha de vencimiento.

Después de crear tareas y asignarlas a integrantes de proyecto,

puede elegir recibir alertas de correo electrónico notificándole de

los cambios a los elementos de las Tareas. Los integrantes también

pueden crear sus propias alertas para recibir notificación de correo

electrónico de los cambios a otros elementos con interés para

ellos. Para esto realice lo siguiente:

1. En el menú Acciones, haga clic en Enviarme alertas.

2. En la sección Título de la alerta, escriba un nombre para

la alerta.

3. En la sección Enviar alertas a, el nombre se incluye de

forma predeterminada en el cuadro Usuarios. Puede enviar alertas a otros miembros si agrega sus nombres al cuadro

Usuarios, separados por un punto y coma (;).

4. En la sección Cambiar tipo, seleccione el tipo de cambios

de los que desea que se le avise.

5. En la sección Enviar alertas sobre estos cambios,

seleccione un filtro para recibir los cambios en función de

los criterios descritos.

6. En la sección Cuándo enviar alertas, seleccione con qué

frecuencia desea recibir las alertas.


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7. Haga clic en Aceptar, para guardar los cambios.

Para editar elementos de las tareas de un proyecto:

1. Coloque el cursor en la tarea, haga clic en la flecha y, a

continuación, haga clic en Editar elemento.

2. Realice los cambios que desee.

3. Haga clic en Aceptar.

Para eliminar un elemento, coloque el cursor en la tarea, haga clic

en la flecha y, a continuación, haga clic en Eliminar elemento.

4.2.4 Vínculos

En este apartado puede compartir ligas de Internet que sean útiles

para los integrantes del grupo.

Para seleccionar la opción vínculo, vaya al menú y elija del apartado

Listas, la opción Vínculos.

Para cargar un vínculo nuevo siga los siguientes pasos:

5. Haga clic en la pestaña Nuevo y elija la opción Nuevo

elemento para crear un elemento suelto o bien elija

Nueva carpeta para crear una nueva carpeta e incluir

vínculos dentro.

6. En la sección Dirección URL, escriba la dirección web del

sitio y, a continuación, escriba una descripción del vínculo.

7. Escriba una nota con respecto a la información que guarda el

vínculo.


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8. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios.

Podrá ver todos los vínculos compartidos por el grupo en el

espacio asignado a Vínculos.

4.3 Discusiones

En este apartado los integrantes del grupo pueden mantener

comunicación y tratar temas de los proyectos.

Para crear una discusión, vaya al menú y elija la opción

Discusiones.

1. Dé clic a la pestaña Nuevo y elija Discusión.

2. Escriba el nombre del Asunto y detalle el motivo de la

discusión.

Lista de vínculos compartidos


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3. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios.

Podrá ver los comentarios de los integrantes del grupo, en el

apartado destinado a Discusión del grupo.

4.4 Sitios

Los sitios nos sirven para dividir el contenido del sitio principal en

otros sitios que puedan ser administrados por separado. Cada

proyecto puede tener su propio sitio. Se podrá tener acceso a éstos

siempre y cuando tenga permisos por parte del Administrador de la

CUOM.

4.5 Personas y grupos

En este apartado podrá identificar quiénes están compartiendo

información dentro del grupo.

Para esto vaya al apartado Personas y grupos del menú principal.

Aparecerán los grupos clasificados de acuerdo a su nivel de

intervención en el proyecto: Integrantes, Visitantes, Propietarios.

Por último, al elegir cualquiera de los grupos, aparecerá la lista de

personas que se encuentran dentro de la clasificación.

Podrá enviar mensajes de correo electrónico a cualquier integrante

de la lista con el sólo hecho de ingresar a su Nombre.

Lista de personas que

forman parte de la

clasificación Integrantes del

sitio.


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5. Cerrar Sesión

a) Si desea cerrar su sesión sólo ubique su nombre de usuario al

lado derecho superior y de clic.

b) Elija la opción Cerrar sesión.

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