Sistemul Informational Al Furnizorilor-NET
-
Upload
manea-georgiana -
Category
Documents
-
view
440 -
download
0
Transcript of Sistemul Informational Al Furnizorilor-NET
UNIVERSITATEA AL. I. CUZA, IAI FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR
Sistemul informaional al furnizorilor
COORDONATOR: Conf. Dr. Gabriela Meni
STUDENI:
1. Identificarea proiectului 1.1. Descrierea organizrii ntreprinderiiObiectul de activitaten prezent, activitile pe care le desfoara SC Butto SRL sunt activiti de comer intern (marochinrie, gablonuri), prestri servicii (repararea, recondiionarea i ntreinerea mainilor i utilajelor folosite n industria uoar), precum i activiti de import - export i distribuie de produse de curaenie, marca SANO. Firma este reprezentant zonal al marilor firme cu prestigiu internaional n industria uoar i anume Minerva Cehia, Garudan, Siruba
Date de identificare i scurt istoricSC. BUTTO, potrivit normelor legale n vigoare, se ncadreaz n categoria societilor mijlocii, forma de organizare a firmei fiind cea a unei societi cu rspundere limitat. A fost nmatriculat la Registrul Comerului n data de 28.05.1992, sub numrul de nmatriculare J22-1451-1992, cu numrul de nregistrare fiscal R1962275. Sediul social al societii este declarat n Iai, Str. Toma Cozma, nr.87. n ceea ce privete activitatea firmei SC Butto SRL Iai, ea i desfoar activitatea prin punctul de lucru deschis n localitatea Iai. Acesta este situat pe strada Piaa Voievozilor nr.16, parter. Tot n punctul de lucru din strada Piaa Voievozilor, Iai funcioneaz i birourile firmei.
Parteneri, concuren, cifra de afaceriPartenerii de afaceri i clienii si sunt nume sonore n domeniul confeciilor, marochinriei i a produselor de curenie SANO, precum Casa Wanda, Gold Revoli, Confecii Integrate Moldova, Iasitex, Prima Fashion, Moldova Tricotaje, Motexco, Europlast, Socom Arta de Gradul I, Cristian Invest, Niky Fashion, Iasiconf, Hi-Tex, Mercur Mary, CH Unirea (Hotel Unirea), Turism Moldova (Hotel Astoria i Traian), Unita Turism Holding (Hotel Moldova) etc., firme care acioneaza att pe piaa romneasc ct i pe piaa internaional.
2
Poziia ei favorabil de pe piaa este datorata i faptului c pe piaa ntmpin o concurena slab, att pe piaa din Iai ct i pe pieele nvecinate. n Iai, exist doar nca 2 firme care au un obiect de activitate asemntor, dar care att din punct de vedere al calitii ct i din punct de vedere al preurilor practicate sunt pe o poziie inferioar firmei Butto. SC Butto SRL Iai realizeaz n medie pe luna o cifra de afaceri de cca. 800 milioane lei, cifra care se datoreaz activitii de calitate pe care o desfoar.
Functiile intreprinderii si activitatile pe care le desfaoarIn cadrul societatii SC Butto SRL se intalnesc urmatoarele functii: financiar- contabila si comerciala. Prin functia financiar-contabila se asigura echilibrul financiar al societii, aceasta funcie este realizat de biroul financiar-contabil, care are drept ndatoriri: sortarea actelor contabile ale societii, verificarea formei documentelor, evidena zilnic a ncasarilor i plilor, nregistrarea cronologica n contabilitate a documentelor ce reflecta operatiunile firmei, calcularea impozitelor si taxelor si contributiilor, ntocmirea si depunerea lunara a declaratiilor privind impozitele si taxele, precum i evidena personalului privind salarizarea.. Funcia comercial const n activiti legate de aprovizionarea cu mrfuri i materiale necesare consumului intern al firmei, precum i informarea cu privire la oferta de produse a firmei i promovarea acesteia prin intermediul agenilor de vnzri, la nivel local. Acetia au n vedere extinderea canalelor de distribuie i dezvoltarea portofoliului de clieni.
Structura organizatoric a firmeiSC Butto SRL are o structur organizatoric funcional, personalul su avnd urmtoarele funcii n cadrul firmei: Administrator- Butunoi Liviu
Director tehnic- Gureanu Cristina Contabil- ugui Anamaria Gestionar- Busuioc Tereza
Vnztor- Dnil Cristina Agenti de vnzri- Brum Iulian, Dasclu Marius Mecanic de ntreinere- Cucu Gheorghe
3
n firm, ierarhia este urmtoarea:
Directorul tehnic i contabilul sunt subordonai administratorului; Gestionarul, vnztorul, agenii de vnzri i mecanicul sunt subordonai directoruluitehnic. n ceea ce priveste structura ierarhic a firmei aceasta cuprinde 5 nivele ierarhice :
nivelul 1 : AGA ; nivelul 2 : Administrator ; nivelul 3 : Director tehnic i contabil ; nivelul 4 : Gestionar, vnztor, ageni de vnzri i mecanic; nivelul 5 : depozit i magazin.
4
AGA
ADMINISTRATOR
DIRECTOR TEHNIC
BIROUL FINANCIARCONTABIL
GESTIONAR
VNZTOR
AGENI DE VNZRI
MECANIC
DEPOZIT
MAGAZIN
STRUCTURA ORGANIZATORIC A FIRMEI SC BUTTO SRL
5
1.2. Prezentarea principalelor resurse informatice existente1.2.1. Resursele hardwaren unitate exist dou calculatoare, legate n reea, folosind o aplicaie comun, mai mare, cu mai multe module. Conectarea calculatoarelor n reea este realizat cu cablu UTP. Un calculator se afl n biroul contabilitate, iar cel de-al doilea la gestionar. Calculatoarele folosesc procesoare de tip Intel Celeron i IBM structurate astfel: Intel Celeron D326 cu 2.56 GHz, 256 Mb DDR400, HDD 80GB, CDRW, monitor 17 20 IBM cu 650 MHz, 128 MB RAM, HDD 6,4 GB, monitor 15;
n firm sunt utilizate imprimante matriciale att la biroul contabilitate, ct i la gestionar. Imprimantele matriciale realizeaz tiprirea NLQ (Near-Letter-Quality), prin repetarea imprimrii aceleai linii. Ele sunt preferate de unitate datorit raportului pre/performane foarte bun i a faptului c asigur tiprirea n mai multe exemplare.
1.2.2. Resurse softwareSistemele de operare ntlnite sunt Windows 98 i Windows XP Professional. Ca utilitare regsim aplicaii de tip Office, Microsoft Office 2003, Norton AntiVirus 2004 i Kaspersky Anti-virus sunt antiviruii folosii n aplicaiile de gestionare a fiierelor i directoarelor. Aceste aplicaii sunt realizate n regim propriu, cu excepia aplicaiei WINMENTOR, care este achiziionat din exterior cu licen. WinMENTOR cuprinde instrumente integrate pentru stocarea, analiza si raportarea rapida a informaiilor permitnd accesul rapid la informaiile contabile si de gestiune. Firma deine varianta "Standard" a pachetului WinMENTOR, care ofer posibilitatea evidenierii stocurilor att valoric ct i cantitativ. Alte aplicaii sunt programele pentru declaraii fiscale, OPFV; declaraiile privind impozitul reinut pe veniturile cu regim de reinere la surs, pe beneficiari de venit; declaraii fiscale pentru CAS, pentru ITM i pentru omaj i aplicaii XL pentru calcularea salariilor. Winmentor cuprinde dou ferestre: Liste i Date. n Date se introduc informaiile i datele de orice fel i se prelucreaz, iar n Liste obinem rapoartele i listele acestor prelucrri. Modulele principale ale aplicaiei sunt: Mentor i Service. n Date, modulul mentor exist urmtoarele submeniuri: unelte, stocuri, micri, trezorerie, parteneri, contabile, diverse, tiprire i aranjare. Urmeaz modulul Service cu submeniurile sale: unelte, operare, pli/
6
ncasri, diverse, tiprire i aranjare. n Liste, exist aceleai module, dar cu alte submeniuri ce efectuez alte operaiuni. Mentorul conine: diverse, nomenclatoare, intrri, interne, ieiri, imobilizri, trezorerie, contabile; Service-ul are ca submeniuri: diverse, iniializare, recuperare, avarie, nchidere, fuzionri i conversie, iar meniul. Cele mai folosite aplicaii ale acestor meniuri i submeniuri sunt: interne, intrri, ieiri, imobilizri, trezorerie i contabile.
1.2.3. Resurse umaneFirma Sc Butto Srl, nu are un compartiment distinct n ceea ce privete IT-ul, contabilul ocupndu-se de administrarea reelei.
1.3.
Proiecte informaticen vederea dezvoltrii sistemului informatic firma i propune s realizeze urmtoarele proiecte: Achiziionarea programului Legis, care este o colecie de date de specialitate care cuprinde
toate reglementrile din ara noastr. Aceast baz de date este actualizat sptmnal, iar specialitii firmei sunt la curent cu toate noutile. LEGIS este achiziionat din exterior i cuprinde legi, decrete, circulare, hotrri, ordine, norme, regulamente, instruciuni, constituii, coduri (CODUL PENAL, DE PROCEDURA PENALA, CODUL CIVIL, DE PROCEDURA CIVILA, CODUL COMERCIAL, CODUL FAMILIEI, etc), etc., mai exact toate tipurile de acte oficiale din perioada menionat, emise de Guvern, Parlament, Presedinie, Banca Naional, Ministerul Finanelor, Comisia Valorilor Mobiliare, Ministere etc. care pot fi accesate uor i rapid. Printre avantajele acestei aplicaii se numr posibilitatea configurrii modului de realizare a nregistrrilor contabile astfel nct acestea s fie conforme cu activitatea specific a firmei. De asemenea, nu este necesar o conexiune fizic ntre calculatoarele firmei. Pachetul de programe permite introducerea datelor n fiecare compartiment i apoi transferul pe un calculator central (aflat la sediul firmei, la serviciul de contabilitate). Datele transferate sunt cuplate logic, dup cuplare avnd aceleai proprieti ca i cele introduse pe calculatorul central. Crearea unui sistem informatic on-line privind vnzrile de produse de curenie SANO, avnd ca avantaje reducerea cheltuielilor de personal; creterea vnzrilor i a profitului (atragerea de noi clieni); creterea eficienei operaiilor (pierderile de timp sunt reduse, la fel pierderile din transport sau depozitare); dezvoltarea imaginii de firm.7
2. Initierea proiectului de dezvoltare a sistemului informational alesSistemele informaionale identificate n cadrul societii Butto sunt: Sistemul informaional de eviden a mijloacelor fixe; Sistemul informaional al mrfurilor; Sistemul informaional al clientilor; Sistemul informaional al furnizorilor; Sistemul informaional al trezoreriei; Sistemul informaional al contabilitii generale; Sistemul informaional personal- salarizare.
2.1. Identificarea principalelor sisteme informaionale financiar-contabile din organizaieSistemul informaional de eviden a mijloacelor fixe n cadrul sistemului informaional al mijloacelor fixe se efectueaz o serie de operaiuni dintre care cele mai importante sunt: recepia mijloacelor fixe i gruparea acestora pe categorii, darea n folosin, stabilirea plusurilor i minusurilor n urma inventarierii patrimoniului, stabilirea duratei de uitlizare, calculul amortizrii pe baza planului de amortizare, ieirea din gestiune. Documente de intrare: proces verbal de recepie; proces verbal de punere n funciune; bon de micare a mijloacelor fixe; proces verbal de scoatere din funciune; plan de amortizare; nomenclator mijloace fixe. Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al mijloacelor fixe sunt: balana lunar analitic i sintetic a mijloacelor fixe; centralizatorul list de inventariere; fia analitic a mijloacelor fixe, raportul mijloacelor fixe. Sistemul informaional al mrfurilor n cadrul sistemului informaional al mrfurilor se ine evidena acestora prin intermediul urmtoarelor operaiuni: recepia mrfurilor pe baz de NIR, stabilirea plusurilor i minusurilor n urma inventarierii, distribuirea mrfurilor direct din depozit sau indirect prin magazinul de desfacere al firmei, existent n punctul de funcionare al biroului firmei, primirea de rebuturi de la clieni, scoaterea din gestiune. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: avizul de nsoire a mrfii; factura; nota de recepie i constatare de diferene, lista de inventariere; bonuri de transfer, borderou de achiziii.8
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al mrfurilor sunt : comanda aprovizionare; raportul de gestiune; fi de magazie. Sistemul informaional al clienilor Gestionarea tuturor operaiilor de vnzare se face n cadrul sistemului informaional al clienilor. De asemenea se ine evidena clienilor prin ntocmirea rapoartelor ce conin: fie clieni, fie de ncasare, compensri acordate, discount-uri. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contract de vnzare-cumprare; dispoziie de livrare; situaia facturilor nencasate Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al clientilor sunt: factur fiscal; jurnal de vnzri; nomenclatorul clienilor, facturi de ntocmit, comand
Sistemul informaional al furnizorilor n cadrul sistemului informaional al furnizorilor se gestioneaz toate operaiile de achiziionare. De asemenea se ine evidena furnizorilor prin ntocmirea rapoartelor ce conin fie furnizori, fie de plat, compensri primite, discount-uri, rabaturi primite. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: contractul de vnzare-cumprare; aviz de nsoire a mrfii; factura fiscal, necesar materiale, proces vebal modificat privind compensarile Documentele i rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al furnizorilor sunt: comand; jurnal pentru cumprri; centralizator contracte de vnzarecumprare; nomenclator furnizori; ordinul de compensare, not de recepie i constatare diferene, proces vebal privind compensarile.
Sistemul informaional al trezoreriei Sistemul informaional al trezoreriei asigur evidena ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc, precum i situaia datoriilor i a creanelor unitii. Sistemul trezoreriei preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilor. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: fil C.E.C.; chitan; dispoziie de ncasare/ plat; stat de salarii; lista avans; lista contribuii; extras de cont; bilet la ordin. Documentele i rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al trezoreriei sunt: ordin de plat; list facturi pltite; situaia facturilor nencasate; jurnal privind decontrile n numerar cu furnizorii, balanta analitica si fisa analitica
9
Sistemul informaional al contabilitii generale Sistemul informaional al contabilitii preia datele introduse n toate celelalte sisteme informaionale. Scopul acestui sistem este de a ajuta la centralizarea tuturor tranzaciilor financiar- contabile ale unitii, de a sintetiza modificrile de active, obligaiile i venitul net al firmei prin ntocmirea jurnalelor, rapoartelor i situaiilor financiare. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: notele contabile; jurnal de cumprri/vnzri. Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al contabilitii generale sunt: declaraie privind obligaiile de plat la bugetul general consolidat;fis de cont; balana de verificare; bilanul; contul de profit i pierdere; registrul jurnal Sistemul informaional personal- salarizare Sistemul salarizare preia datele despre angajai, concediile de odihn, precum i pontajele pentru calculul salariilor. n cadrul sistemului informaional personal-salarizare se efectueaz urmtoarele operaiuni: iniializarea salariilor pentru luna curent, nregistrare avans chenzinal, preluarea pontajelor lunii, a sanciunilor, a concediilor, a sporurilor, calculul concediilor medicale sau de odihn, a deducerilor personale, nregistrarea statelor de salarii, nregistrarea declaraiilor lunare la bugetul de stat, la bugetul asigurrilor sociale de stat, la bugetul asigurrilor pentru omaj, nregistrarea fielor fiscale, precum i evidena tuturor angajailor i funciile acestora, fia postului. Documentele de intrare pentru acest sistem sunt: fia de pontaj; lista cu reinerile; contractul de munc; grila privind deducerile personale; nomenclator personal; pontaj avans i pontaj lichidare. Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al salarizrii sunt: stat de salarii; list de avans chenzinal; fie fiscal 1 i 2;
2.2. Definirea ariei de ntindere a sistemului informaional al furnizorilorUnitatea are doua gestiuni: gestiune valoric a mainilor i a pieselor de schimb gestiune cantitativ a produselor de curaenie SANO
2.2.1 Componentele organizatorice ce au responsabiliti n sistemul informaional al furnizorilor Directorul tehnic :
10
Semneaz contractele cu furnizorii de mrfuri, de materiale pentru consum propriu, dar i de Menine relaiile de bun colaborare cu furnizorii firmei: Preia comenzile de mrfuri i materiale necesare consumului propriu i transmite comenzile Rspunde de participarea firmei la Trguri i Expoziii, n vederea mbuntirii relaiilor cu Primete ofertele de produse de la furnizori.
mijloace fixe.
la furnizori;
furnizorii;
Biroul contabilitate:
Primirea de la vnztor a facturilor privind materialele, mrfurile i mijloacele fixe Verific corectitudinea ntocmirii documentelor primite de la furnizori; Verific discount-urile de pe facturi, acolo unde este cazul; Realizarea viramentelor ctre conturile bancare ale furnizorilor; Realizarea plilor prin casierie; Realizarea de compensri cu furnizorii; Transmite diverse rapoarte privind, spre exemplu vnzrile dintr-o lun;
spre a fi prelucrate;
Gestionarul:
Primete i verific marfa de la furnizori i rspunde de aezarea acesteia n depozite; ntocmete lista cu produsele deteriorate pe care o transmite directorului tehnic spre a
fi returnate furnizorilor;
Primete i semneaz facturile de la furnizori; Verific marfa conform facturii;
11
Director tehnic
com anda centralizatorcontracte
PVprivindcom pensarile necesarm ateriale PVm odificatprivindcom pensarile
0
factura necesar-m ateriale
necesar-m ateriale
Gestionar
Depozit
SIF
aviz-de-insotire-a-m arfii
contract
NRCD
jurnalcum parari
necesarm ateriale
ordin-decom pensare
nom enclatorfurnizori
Biroul financiar-contabil
12
13
2.2.2 Clasele de operaii economice reflectate n sistemul furnizorilorPrincipalele clase de operaii economice reflectate n acest sistem sunt:
ntocmirea planului sptmnal de aprovizionare n baza necesarelor primite de la depozit urmrete i nregistreaz avizele i facturile; asigur efectuarea corect i la timp a nregistrrilor contabile privind contabilitatea prelucrarea datelor de pe facturi prelucrarea si centralizarea necesarelor de materiale lansarea comenzilor tine evidenta contractelor cu furnizorii
i o trimite spre aprobare conducerii;
operaiunilor de achiziie a mrfurilor de la furnizori
14
3. Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor3.1 Descrierea iesirilor
Denumire ieire
Structura ieirii Date de identificare(C,40) Nr.crt(N,3) Data doc(D,10) Tip doc(C,2) Nr.doc(N,7) Partener(C,40) Total val cu TVA(N,8) Cumprri scutite de TVA(N,7) Baz impozitare(N,7) Val TVA(N,7) Nr.doc(N,7) Data(D,10) Nr.fact(N,7) Den.furnizor(C,40 )
Documentul/ documentele pe baza cruia se obine
Loc stocare (tabele ale bd, fiiere sau dosare) de unde se obin datele
Tipul ieirii i momentul obinerii
Destinaia ieirii, nr. exemplare
Proces prelucrare din care se obine
Observaii
Jurnal cumprri
Facturi, chitane, bonuri fiscale
Winmentor, jurnal cumprri
Raport programat, la sfritul lunii
Biroul fin-ctb
Introducere facturi
Not de recepie i constatare diferene
Factura
Winmentor, Intrri, Facturi, receptie
Act
Biroul fin-ctb
Introducere facturi
15
Adresa furnizor(C,15) Nr.curent(N,2) Denumire bunuri recepionate(C,45) U.M(C,5) Cantitate(N,5) Pre la recepie(N,7) Adaos comercial unitar(N,7) Adaos comercial total(N,7) Pre unitar+adaos comercial(N,8) TVA unitar(N,7) TVA total(N,7) Valoarea la pre de vnzare unitar inclusiv TVA(N,8) Valoarea la pre de vnzare total inclusiv TVA(N,8) Nume i prenumecomisie de recepie(C,30) Semntura Data(D,10) Centralizator contracte vnzarecumprare Nr.contract(N,7) Dat contr(D,10) Denumire furn(C,40) Obiect Contract, facturi Dosar contracte Neplanificat Directorul tehnic,1 exemplar Evidena contractelor cu furnizorii Se ine manual
16
Nomenclator furnizori
contract(C,150) Termen de livrare(C,10) Modaliti de plat(C,10) Denumire furn. (C,40) Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Numr doc.(N,7) Data(D,10) Suma(N,7) Date agent ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Numrul borderoului(N,7) Data(D,10) Nr.fact.(N,7) Data fact.(D,10) Valoare fact.(N,7) Valoare compensat(N,7) Total(N,7)
Facturi, avize
Winmentor, Nomenclatoare, Partener, Nomenclator
Programat, la sfritul lunii
Biroul financiarcontabil,1 exemplar
Introducere facturi
Facturi, proces Dosar compensari verbal compensare
Programat, la sfritul lunii
Biroul financiarcontabil,1 exemplar
Introducere facturi
Ordin de compensare
17
Comanda
Proces vebal privind compensarile
Denumire furn(C,12) Nume distribuitor(C,12) Data comenzii(D,10) Nr.comenzii(N,4) Nr.crt.(N,3) Cod prod.(N,20) Denumire prod. (C,40) U.M.(C,5) Cantitate(N,5) Termen de livrare(C,10) Numr doc.(N,7) Data(D,10) Suma(N,7) Date agent ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Data(D,10) Nr.fact.(N,7) Data fact.(D,10) Valoare fact.(N,7) Valoare compensat(N,7) Total(N,7)
Necesar de materiale, contract
Dosar comenzi
Act
Directorul tehnic,1 exemplar
Generare comenzi
Facturi
Dosar compensari
Programat, la sfritul lunii
Directorul tehnic,1 exemplar
Introducere facturi
18
3.2 Descrierea prelucrarilorDescrierea succint a operaiunilor de prelucrare Intrri n proces Ieiri din proces Locuri de stocare Formulele sau relaiile de calcul
Proces
Observaii
Introducere facturi
- se introduc datele despre furnizori, dupa care se face actualizarea datelor atunci cnd este cazul si se obine nomenclatorul furnizorilor - obinerea NRCD-urilor - compensare sume datorate
Winmentor, n meniul Intrri, Facturi Jurnal Winmentor cumprri Intrri, Avize Facturi Not de recepie Dosar Aviz de i constatare compensari insotire a diferene Winmentor, marfii Nomenclator Nomenclatoare, Proces vebal furnizori Partener, modificat Ordin de Nomenclator privind compensare Winmentor, compensaril Proces vebal Intrri, Facturi, e privind Receptie compensarile Winmentor, jurnal cumprri Centralizator contract vnzarecumprare
- Cant*pre unitar= valoare fr TVA - Valoare fr TVA*19%= valoare TVA - Total valoare fr TVA+ total valoare TVA= total factur - adaos comercial= (pre de vnzarevaloare TVA)- pre de intrare
Evidena contractelor cu furnizorii
- modificare date contract furnizor -centralizare contracte
Contract vnzarecumprare
Dosarul cu contracte
Se tin manual
19
Generarea comenzilor
-stabilire necesar materiale - lansare comenzi
Necesar materiale
Comanda
Dosar comenzi
3.3 Descrierea intrarilorDenumire intrare Emitent Nr. exemplare Sursa de intrare n sistem Loc arhivare4 Structur Date preluate Loc stocare Proces Observaii
Factur fiscal
Furnizor
1
Gestionar Biroul Denumire financiar- furnizor(C,40) contabil Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Denumire cumprtor(C,12) Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24)20
Denumire furnizor(C,40) Contul(C,24) Banca(C,20) Nr. Fact(N,7) Data(D,10) Nr.crt (N,2) Denumire produs(C,45) Unitate de msur(C,5) Cantitate(N,5) Pre unitar(N,7) Valoare(N,8) Valoare TVA(N,6) Valoare total fr TVA(N,8) Valoare total TVA(N,6) Valoare
Winmentor, Introducere n meniul facturi Intrri, Facturi
discount
Banca(C,20) Cota TVA(C,3) Nr. Fact(N,7) Data(D,10) Nr.aviz de nsoire a mrfii(N,7) Nr.crt (N,2) Denumire produs(C,45) U.M.(C,5) Cantitate(N,5) Pre unitar(N,7) Valoare(N,8) Valoare TVA(N,6) Valoare total fr TVA(N,8) Valoare total TVA(N,6) Valoare total(N,9) Nume delegat(C,30) Serie carte de identitate(C,2) Numr carte de identitate(N,6) Mijloc de transport(C,15) Numr(C,9) Data(D,10) Ora(T,5) Semntura i tampila21
total(N,9)
Contract Vnzarecumprare
Biroul financiarcontabil
1
Contabil
Aviz de nsoire a mrfii
Furnizor
1
Biroul Nr.contract(N,7) financiar- Dat contr(D,10) contabil Denumire furn(C,40) Denumire benef(C,40) Obiect contract(C,150) Termen de livrare(C,10) Modaliti de plat(C,10) Gestionar Biroul Denumire financiar- furnizor(C,40) contabil Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7) Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Denumire cumprtor(C,12) Nr.de nmatriculare n reg. comerului(C,13) Codul fiscal(C,7)22
Nr.contract(N,7) Dat contr(D,10) Denumire furn(C,40) Obiect contract(C,150) Termen de livrare(C,10) Modaliti de plat(C,10) Denumire furnizor(C,40) Nr. Fact(N,7) Data(D,10) Valoare total(N,9)
Dosarul cu contracte
Evidena contractelor cu furnizorii
Winmentor Intrri, Avize
Introducere facturi
Sediul(C,60) Judeul(C,20) Contul(C,24) Banca(C,20) Data(D,10) Nr.aviz de nsoire a mrfii(N,7) Nr.crt (N,2) Denumire produs(C,45) U.M.(C,5) Cantitate(N,5) Pre unitar(N,7) Valoare(N,8) Valoare total(N,9) Nume delegat(C,30) Serie carte de identitate(C,2) Numr carte de identitate(N,6) Mijloc de transport(C,15) Numr(C,9) Data(D,10) Ora(T,5) Semntura i tampila
23
Necesar materiale
Proces vebal modificat privind compensarile
Gestionar, 1 Biroul financiar contabil, Depozit, Director tehnic Furnizor 1
-
-
-
-
Generarea comenzilor
Nu se arhiveaza, se transmit verbal
Director tehnic
Biroul Numr doc.(N,7) financiar- Data(D,10) contabil Suma(N,7) Date agent ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Valoare compensat(N,7)
Suma(N,7) Dosar Date agent compensari ec.iniiator(C,60) Date agent ec.destinatar(C,60) Valoare compensat(N,7)
Introducere facturi
24
4. Descrierea detaliata a sistemului informational al furnizorilor 4.1. Diagrama descompunerii functionale
25
Sistemul informationa l a l furnizorilor
Introducere facturi
Evidenta contractelor cu furnizorii
Genera rea comenzilor
Introducere date furnizori
Obtinerea NRCDurilor
Co mpensare sume datorate
Modificarea conditii contracte
Centralizare co ntracte
Stabilire necesar materiale
Efectuare comanda
Generare rapoarte
Actualizare BD furnizori existenta
Transmiterea PV furnizorului
Into cmirea ordinului de compensare
4.1. Diagrama fluxurilor de date Diagrama de context26
Dir ctorte e hnic
co a d mn a cna a r e tr liz tocna o tr cte
PVpivin r d co p n aile me s r
n ce ae sr m teia a r le PVm d to ifica piv d r in c m e saile o pn r
0
fa tua c r n ce a- a ria e s rm te le
n ce a-m te le e s r a ria
G estionar
De pozit
SIF
a iz ein o -am r v -d - s tire - afii
co tr ct na
N C R D
jun lra c m aai u prr
n ce ae sr m teia a r le
od - e r ind co p n r m e sae
n m n la ro e c to fun oi r iz r
B iroul financ iar-c ontabil
Diagrama de nivel 027
Winm entor Intrari facturi receptie dateexistenteNRCD Winmentor Intrari avize da te-noi-avize da -existentete avize date noiNRCD1
date existentecum parari
Winm entor jurnal cum parari
Winm entor Nomenclatoare parteneri nom enclator date -noi-furnizo ri da te-existente-furnizori
da oi-cum rari te-n pa
jurnal-cum parari no encla r-furnizori m to
Introducere facturidate-e xistente-facturi Winmwntor Intrari facturi aviz-deinsotirea-m arfii factura date-n oifacturi PV-privindco pensarile m da te-noico pen m sari da teexistenteco pensari m
NRCD ordin-de -com pensa re
Biroul financiarcontabil
Gestionar
PV-m odificat-privind-com pensarile
Director tehnicco and m a
ne cesarm ateriale
Director tehnic
ne cesar-m ateriale3
Dosar compensari
GestionarDosar com enzi dateexistentefacturi centra tor-contracte liza da -existentete co cte ntra date -noicontra cte co ct ntra Dosar contracte
date-existente-com enzi da oi-com zi te-n en
Generarea comenzilor
Director tehnic
ne cesar-m ateriale date-e xistente-co ntracte
2
Biroul financiarcontabil
ne cesarm ateriale
Evidenta contractelor cu furnizorii
Biroul financiarcontabil
Depozit
Diagrame de nivel 128
Winmentor Intrari avize da tedateexistentenoi-avize avize1.1
factura aviz-de-insotire-a-m arfii date-noi-facturi date-existente-facturi
Gestionar
Introducere date furnizori
Winmwntor Intrari facturi
jurnal-cum parari datenoifurnizori dateexistentefurnizori dateexistentecum parari date-noicum parari
date-existente-facturi
nom encla tor-furnizori
Winm entor Nom enclatoare parteneri nom enclator
Winm entor jurnal cum parari
B iroul financiarcontabildate-existen te-facturi
NRCD1.3
Director tehnicPV-privindcom pensarile PV-m odificat-privindcom pensarile date-noicom pensari date-existentecom pensari Winm entor Intrari facturi receptie1.2
date-existente-NRCD date-noi-NRCD
Obtinerea NRCD-urilor
Dosar com pensari
Com pensare sum datorate eordin-de-co pensare m
B iroul financiarcontabil
29
W inmwntor Intra ri fac turi dateexistentefacturi2. 1
Biroul financiarcontabilcontract2.2
Modificarea conditii contractecentralizator-contracte
Centralizare contracte Director tehnic
datenoicontracte date-existente-contracte
Dos a r contra cte
30
G io a est n r
D o ep zit
n ce r e sam teia a r le n ce rm teia e sa- a r le
D osar contr acte
d tee a - xiste te n co tr cte na3 .2
3.1
d tee a - xiste te m n n -co e zi
Eect a f u re co a d mn a
Sa iliren tb ecesa r mt le aeria
d ten i- m n a - o co e zi
D osar com enzi
n ce r e sam teia a r le
n ce r- a r le e sa m teia
co a d mn a
D o irect r t n eh ic
B u iro l f a cia in n rco t b na il
31
Diagrame de nivel 2
B iroul financiarcontabilW entor inm jurnal cum parari d te a e xiste te n cu p ra m a ri d te a n io fu izo rn ri d te a n io cu p ra m a ri W w inm ntor Intrari facturi ju a m a ri rn l-cu p ra
W entor inm Nom enclatoare parteneri nom enclator d te xiste te a -e n fu izo rn ri
n m n to rn ri o e cla r-fu izo d te xiste te ctu a -e n -fa ri W entor inm Intrari avize d te xiste te vize a -e n -a d te o ctu a -n i-fa ri
1 .1 .1
Generare rapoarte
d te o vize a -n i-a
1.1 .2
Actualizare B D furnizori existenta
a viz-d - so -a a ein tire -m rfii fa ra ctu
Gestionar
32
W inmwntor Intrari facturi dateexistentefacturi
Biro u l f in a n cia rco n ta b il
ordin-de-compensare1.2.1
Tra n smit erea PV f u rn izo ru lu i
date-noi-compensari Dos ar compens ari date-existente-compensari1.2.2
In t o cmirea o rd in u lu i d e co mp en sa reP V -privind-compensarile
P V -modificat-privind-compensarile
D irect o r t eh n ic
33
5. Culegerea informatiilor pentru modelarea conceptuala a datelor 5.1 Construirea matricei CRUDPROCESE Dosar comenzi Introducere date furnizori Compensare sume datorate Obtinerea NRCD-urilor Modificare conditii contracte Centralizare contracte Stabilire necesar materiale Efectuare comanda Dosar compensari Dosar contracte LOCURI DE STOCARE Winmentor Winmentor Intrari Facturi Intrari Facturi Receptie CRU CRU R R CU R CU R R R CRU Winmentor Intrari Avize CRU Winmentor Jurnal Cumparari CRU Winmentor Nomenclatoare Parteneri Nomenclator CRU
34
5.2 Identificarea entitatilor de date si a cardinalitatilor dintre ele Raport 1:1
Unei facturi fiscale ii corespunde o nota de intrare receptie si constatare de diferente; Fiecarui act si document cu regim special din firma ii corespunde un singur numar de inregistrare si o singura data O factura ii corespunde unui singur furnizor Un contract la mai multi furnizori
Raport 1:M
Unui jurnal de cumparari ii corespund mai multe facturi Unui ordin de compensare ii corespund mai multe facturi Unei comenzi ii corespund mai multe necesare de materiale Unui centralizator de contracte ii corespund mai multe contracte Un nomenclator al furnizorilor cuprinde mai multi furnizori Unui furnizor ii corespund mai multe facturi
Raport M:N
O factura contine mai multe produse, un produs se gaseste pe mai multe facturi
6. Determinarea cerintelor informationale pentru noul sistem 6.1 Cerinte functionale Platile facturilor la utilitati se fac intarziat intotdeauna si firma sufera penalizari, de aceea ne-am gandit sa implementam o aplicatie, un fel de program care sa stocheze datele cu scadenta facturilor si sa ne atentioneze de fiecare data cand se apropie scadenta uneia dintre ele O alta rezolvare ar fi, pur si simplu insarcinarea unei persoane deja existente in firma, cu plata furnizorilor de utilitati, cineva care sa fie responsabil cu aceste plati, o persoana care poate fi trasa la raspundere cand se mai intampla ca firma sa primeasca penalitati pentru intarzieri la plata facturilor Necesarele de materiale care vin din partea entitatilor( director tehnic, depozit, birou financiar- contabil, gestionar) se transmit verbal, de aceea se intampina problema ca dupa centralizare, daca nu sa notat separat necesarul fiecarei entitati, la sosirea comenzii, sa nu se stie care e cantitatea din fiecare produs ce corespunde la fiecare in parte. Solutia este deschiderea unui dosar in care sa se pastreze necesarele, macar pana la venirea comenzii pentru a stii ce produs si in ce cantitate, este de repartizat la fiecare entitate.
6.2 Cerinte nefunctionale Memoria folosita de calculatoare este prea mica, ceea ce reduce viteza de lucru, mai ales calculatorul de la biroul contabilitate, care foloseste aplicatia Winmentor, aplicatie care necesita foarte multe resurse. Solutia ar fi achizitionarea de noi componente hardware sau adaugarea de memorie RAM la cele deja existente. Timpul de raspuns pentru obtinerea unei informatii este prea mare la biroul contabilitate, problema fiind singurul contabil, care are responsabilitati extracurriculare si nu mai are timp sa se ocupe de problemele strict legate de biroul financiar- contabil. Rezolvarea este angajarea unei noi persoane, care sa preia responsabilitatile in plus ale contabilului.
36