SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

ORGANIZACIÓN Y PLANTEAMIENTO DE PROBLEMATCA PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL – SIG.

Una de las necesidades a resolver dentro de toda empresa es el buen manejo de la información que se genera dentro de todo el proceso comercial o industrial, este tipo de información debe ser de forma oportuna, eficiente, organizada y totalmente confiable porque de aquí se desprenden todas y cada una de las soluciones posibles a nivel administrativo para tomar las decisiones pertinentes según sea el caso dentro de la organización.

El planteamiento de nuestro proyecto lo enfocamos en el manejo de ventas e inventarios de consumo masivo de un establecimiento comercial de víveres en general, en razón de que se debe conocer toda la información correspondiente de cada uno de los productos a comercializar desde su ingreso pasando por su proceso hasta su salida o destino final que es el cliente. En este proceso se ven involucrados los proveedor, empleados, jefes de área, administradores y gerencia enlazados bajo un solo sistema de información que les permita conocer los ingreso, salidas e inventarios por un lado y por el otro los costos de compra, márgenes de utilidad y rentabilidad del producto a comercializar.

Los SIG en este caso se ven reflejado bajo un sistema de inventarios controlados mediante la utilización de programas computarizados conectados con el área de compra e ingreso de productos y las salidas de inventarios en este caso las cajas registradores del establecimiento comercial como la principal medida de manejo controlado de información de los inventarios. En primera instancia se diseña un sistema cuantitativo verificable por el empleado del área a controlar en relación a la existencia de productos o faltantes dentro de la misma, lo que nos generaría una relación real y confiable de las existencias de inventarios, la cual se confrontaría con la información de las existencias en el programa de inventarios de productos individuales los cuales fueron ingresados con anterioridad en dichos programas una vez se culmine la compra del producto.

Este sistema nos brinda la oportunidad de poder establecer en gran mediada el flujo de inventarios que se genera dentro de la empresa, lo que nos facilita poder realizar las transacciones de compra y venta de los productos de manera controlada y con bajo de nivel de inventarios existentes en las bodegas, lo que nos generaría a su vez la disminución de costos de la empresa por un lado y un buen manejo de inventarios por el otro.

Identificación de los problemas y oportunidades

Una de las problemáticas detectadas dentro de la organización es el mal manejo de los inventarios y la rotación eficiente de los productos, ya que al no contar con una herramienta o mecanismo adecuado se puede llagar a incrementar los costos de manera innecesaria como también una mala proyección de lo que se quiere vender en un periodo determinado o los productos que se deben puntualizar para el incremento de dichas ventas. Teniendo como base que no se cuenta con un buen sistema de información que nos permita realizar mediciones periódicas o saber cual es el producto mas vendido dentro del establecimiento se plantea un sistema de inventario controlado involucrando a todos y cada uno de los elementos que intervienen dentro del proceso de compra y venta, tales como proveedores, recepción del producto, ingresos a bodegas, manipulación y surtido del producto hasta la salida como tal del almacén, todo esto bajo un sistema de información controlado el cual se basa en la adaptación de programas de inventario y rotación de productos que nos permitan hacerle el respectivo seguimiento y controlarlo a la vez interviniendo en este los operarios de sala de venta que son quienes realizan el conteo del producto a inventariar tanto en la sala de ventas como las existencias en los depósitos de almacenamientos con el fin de verificar que tanto se ha vendido del producto desde su ingreso al almacén pero verificando también los registros contemplados en la base de datos de las supuestas existencias y salidas del producto, esto con el fin de poder establecer cuando se ha vendido en un periodo determinado y cuando se debe comprar dentro del siguiente sin necesidad de incurrir en gastos o abastecimientos que estén por fuera de lo requerido.

Objetivos del sistema de información

El objetivo principal de este sistema de inventario controlado implementado es que nos permite evaluar la situación de un producto determinado como es su movimiento diario, semanal o mensual, los ingresos con sus respectivas fechas al sistema donde se alimenta la información que posteriormente necesitamos para poder emitir posteriormente por parte de la gerencia las decisiones correspondientes para el mejoramiento de los movimientos comerciales en dicho establecimiento, ya que los registros emitidos por el sistema nos proporcionan la información necesaria para la toma de decisiones dentro del proceso de manejo de inventario, rotación y venta de un producto. Este tipo de sistema de inventario controlado nos da la alternativa de poder evaluar cualquier producto en el momento que se desee con una información idónea, organizada y totalmente confiable a la hora de mostrar cualquier tipo de indicador a lo evaluado.

Determinación de requerimientos de información

Teniendo claro como es el manejo y la dinámica de la implementación de un sistema de inventario controlado de un producto podemos determinar que tanta rotación puede llegar a tener un producto dentro del almacén, reflejado este mediante la venta continuo del mismo y observándolo mediante seguimiento continuo y controlado en un periodo determinado mediante inventarios físicos cíclicos y cruzando la información con las salidas en el sistema, los integrantes del proceso de información juegan un papel sumamente importante ya que la información inicial parte de ellos por tales motivos esta debe ser organizada, eficiente, puntual y totalmente confiable para poder proceder ante cualquier eventualidad dentro del manejo de inventarios, ya que una mala toma de inventarios afectaría directamente la toma de decisiones de la gerencia ya que la información no es la correcta y se puede llegar a incurrir en un mal manejo de los inventarios incurriendo así en sobrecostos empresariales.

Análisis del sistema de información gerencial recomendado.

Contando con la información requerida se procede a evaluarla y analizarla con el fin de poder tomar las decisiones pertinentes en cada caso en particular arrojado por la base de datos y transversal con la información aportada por los empleados, si hay inconvenientes dentro del proceso con la información suministrada se tomaran los correctivos necesarios y mediante la implementación de seguimiento en periodos previamente establecidos para establecer las posibles circunstancias anómalas y así poder tomar la decisión mas acertada para el mejoramiento y proyección comercial. Esta información deberá contar con todos y cada una de las entradas en primera instancia y salidas del producto establecidas con sus respectivas fechas tanto de ingreso como la salida, ya que los tiempos nos dan la información necesaria de cómo y cuando esta rotando un producto en tiempo real.

Diseño del sistema de información recomendado

Este tipo de diseño de sistema de información controlado se implementa básicamente para el conocimiento de los niveles de rotación de un producto, iniciado una vez se ingrese al sistema las cantidades adquiridas mediante una compra a un proveedor cualesquiera mostrando de forma inmediata su existencia en el almacén, una vez se tenga alguna salida el sistema se actualizara de forma inmediata mostrando a su vez una información real y totalmente confiable la cual se podrá obtener en el momento deseado, ya que esta se podrá dar en los periodos deseados o con los márgenes o fechas de corte requeridos, como

también realizar una proyección de cuando se podrá adquirir mediante una compra directa según la información registrada en el sistema para los siguientes periodos requeridos y proyectándose la venta futura.

Los diseños y mantenimientos del software serán netamente proporcionados por las personas idóneas en el tema pero basadas en la información que debe contener y solicitadas por la empresa para así contar con la información gerencial querida para tomar las decisiones, una vez realizado este tipo de sistema se implementa en la base de datos organizacional para que esta información sea manipulada solo por el personal permitido ya que esta información es netamente confidencial y la divulgación del mismo generaría desconfianza a la gerencia y todo el personal involucrado, por tales motivos las pruebas técnicas son sin duda alguna indispensables antes de poner en marcha cualquier tipo de sistema de información.

Dentro de planteamiento contemplado para el buen manejo de la información gerencial se plantea el seguimiento a un producto determinado registrando inicialmente las fechas de ingresos, las cantidades y las salidas del producto mostrando las ventas existentes en los periodos requeridos por la gerencia y observando la importancia del producto mediante su rotación.

1. Producto:

Los productos en los cuales basamos nuestra información son la Crema Dental Colgate Total 12, comparada con la Crema Dental Tradicional de Colgate ambas de 75 ml, se realizara el seguimiento en ventas a dichos productos, con el fin de establecer su rotación dentro del mercado en un periodo de cuatro (4) semanas.

2. Fechas de ingreso:

La Crema Dental Colgate Total 12 y la Crema Dental Tradicional de Colgate registran la siguiente fecha y cantidades de ingreso.La Crema Dental Colgate Total 12: Enero 02 de 2015Cantidad: 500 unds.Crema Dental Tradicional de Colgate: Enero 02 de 2015.Cantidad: 500 unds.

3. Rotación del producto:

Primer día de ventas:La Crema Dental Colgate Total 12: 17 undsLa Crema Dental Tradicional de Colgate: 8 unds

Primera semana:La Crema Dental Colgate Total 12: 128 undsLa Crema Dental Tradicional de Colgate: 40 unds

Segunda semana:La Crema Dental Colgate Total 12: 132 undsLa Crema Dental Tradicional de Colgate: 62 unds

Tercera semana:La Crema Dental Colgate Total 12: 120 undsLa Crema Dental Tradicional de Colgate: 68 unds

Cuarta semana:La Crema Dental Colgate Total 12: 103 unds restantes.La Crema Dental Tradicional de Colgate: 48 unds.Venta registrada de los productos en el sistema:

La Crema Dental Colgate Total 12: 500 unds La Crema Dental Tradicional de Colgate: 226 unds

Esta información nos refleja la rotación de cada producto en el mercado donde se registran las ventas de cada uno y sus respectivas existencias dentro del sistema de inventarios. Lo que nos indica que la Crema Dental Colgate Total tuvo una muy buena rotación en comparación con la Crema Dental Tradicional de Colgate, ya al finalizar la cuarta semana esta no contaba con la suficientes

existencias para la venta lo que implica un mayor suministro dentro de sus inventarios para la venta, por otro lado la Crema dental Colgate tradicional no logro venderse en su totalidad por el contrario arrojo una venta por debajo del 50% en ventas, lo que implica una reducción porcentual en el suministro del mismo.

4. Cuadros comparativos:

PRIMER DIA SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4

17

128 132120

103

8

40

6268

48

CUADRO COMPARATIVO DE VENTASCOLGATE TOTAL COLGATE TARDICIONAL

COLGATE TOTALCOLGATE

TRADICIONALCOLGATE TOTAL VS

COLGATE TRADICIONALPERIODO UNDS VENDIDAS UNDS VENDIDAS DIFERENCIA EN VENTAS

PRIMER DIA 17 8 9SEMANA 1 128 40 88SEMANA 2 132 62 70SEMANA 3 120 68 52SEMANA 4 103 48 55

PRIMER DIA SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 40%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

COLGATE TOTALCOLGATE TRADICIONALVENTA TOTAL/DIA

PARTICIPACION PORCENTUAL DE VENTA

COLGATE

TOTALCOLGATE

TRADICIONAL

PERIODOUNDS % UNDS %

VENTA TOTAL

PRIMER DIA 17 68% 8 32% 25SEMANA 1 128 76% 40 24% 168SEMANA 2 132 68% 62 32% 194SEMANA 3 120 64% 68 36% 188SEMANA 4 103 68% 48 32% 151

PRIMER DIA SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 40

100

200

300

400

500

600

COLGATE TOTALCOLGATE TRADICIONAL

VENTA ACUMULADA DEL PRODUCTO COLGATE TOTAL COLGATE TRADICIONAL

PERIODO UNDS VENDIDAS ACUMULAD

O DE VENTA

UNDS VENDIDAS ACUMULADO

DE VENTAVENTA TOTAL

PRIMER DIA 17 17 8 8 25SEMANA 1 128 145 40 48 193SEMANA 2 132 277 62 110 387SEMANA 3 120 397 68 178 575SEMANA 4 103 500 48 226 726

COLGATE TOTAL

COLGATE TRADICIONAL

0 20 40 60 80 100 120 140

PROMEDIO SEMANAL

PROMEDIO SEMANAL

VENTA PROMEDIO DE LOS PRODUCTOS SEMANAL

PRODUCTOSEMANA

1SEMANA

2SEMANA

3SEMANA

4 PROMEDIO DE VENTACOLGATE TOTAL 128 132 120 103 121COLGATE TRADICIONAL 40 62 68 48 55

El sistema de información de inventario controlado nos muestra que tanta rotación tiene un producto en un periodo determina, cuanto es su venta en comparación con el otro, el porcentaje que predomina ante la venta total del producto, la acumulación de la venta registrada en los periodos, como también el promedio de venta semanal de los mismos, información de vital importancia por la apreciación que registra y que sirve de base fundamental para la toma de decisiones, para la aplicación de correctivos y para establecer las estrategias necesarias para el mejoramiento y logro de objetivos.

INTEGRANTES:

JESIT ARGOTA BARRERA

IVAN GAMARRA REGALAO

NORVERTO OLIVO

KARINA MENDOZA BARRIOS

DOUGLAS DAZA

YARIBEL PATRICIA REDONDO

OBJETIVOS

Proporcionar o comercializar adecuadamente los productos necesarios para la actividad comercial de la empresa, colocándolos a disposición de los clientes en el momento indicado para así evitar el desabastecimiento de productos o aumentos de costos en el mal manejo de los mismos evitando asi las posibles perdidas en sus ventas, en razón de satisfacer correctamente las necesidades reales de sus clientes y con el menor desgaste posible de sus empleados como también de la empresa, las cuales debe permanecer constantemente actualizadas y adaptándose a los cambios en el proceso de venta. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada, vigilada y con seguimientos periódicos con el fin de lograr las metas establecidas por la empresa.

INTRODUCCION

El pilar de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios;  dado esto es de suma importancia el manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo registrable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente de los bienes que posee para comercializar, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.

Los inventarios y las ventas de un producto desde le punto de vista financiero se refleja mediante un manejo adecuado de los mismos, mientras menos cantidades mejor o cantidades oportunas, mejor el manejo de ventas y menor los costos de operación.

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