SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI CALIDAD) INFORME...
Transcript of SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI CALIDAD) INFORME...
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 1 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
INFORME EJECUTIVO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN CALIDAD
(MECI-CALIDAD)
II SEMESTRE 2013
FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA BOGOTÁ D.C.,
FEBRERO 2014
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 2 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
TABLA DE CONTENIDO
1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS .................................................................................................... 3
1.1. CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS .................................................. 3
1.2. RESULTADOS AUDITORIAS INTERNAS DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. ................................................................................................................................... 4
1.3. AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES INSTITUCIONALES .................................... 5
1.4. DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS .............. 6
1.5. RESULTADOS AUDITORÍAS EDUCACIÓN ESPECIAL IISEMESTRE DE 2013 ........................ 6
1.6. DIFICULTADES PRESENTADAS ................................................................................................ 6
1.7. RESULTADO AUDITORÍAS MÉDICAS II SEMESTRE DE 2013 ................................................. 7
2. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO ........................................................................................ 9
3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS ............................................................................................. 10
3.1. Cumplimiento de los objetivos de Calidad ................................................................................. 10
3.2. Resultado Medición De Los Indicadores Por Proceso ............................................................... 15
3.3. Resultado de los indicadores operativos del plan de acción ...................................................... 16
4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ............................................... 17
4.1. Estado de las acciones correctivas ............................................................................................ 18
4.2. Estado de las Acciones preventivas o Plan de Manejo de Riesgos ........................................... 19
5. CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ..................................................................... 20
6. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN ........................... 21
7. POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD ........................................................................................ 21
8. NECESIDADES DE RECURSOS .................................................................................................. 21
9. OPORTUNIDADES DE MEJORA O CASOS DE ÉXITO ............................................................... 21
10. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA .............................................................................. 22
11. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN ........................................................................................................................................... 27
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 3 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
El presente informe ejecutivo contiene los diferentes elementos del Sistema Integral de Gestión que requieren ser revisados a nivel gerencial para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 5.6 de la norma y NTCGP 1000:2009. Esta Revisión por la Dirección, busca ante todo darle una mirada muy global y gerencial al resultado de la auditoria del SIG, evaluar el desempeño del sistema y tomar decisiones en los aspectos que hay que mejorar, en cumplimiento del procedimiento Revisión por la Dirección ESDESDIGPT02.
Los ítems que hacen parte de este informe son los requeridos de acuerdo al requisito 5.6.2
Información de entrada para la Revisión por la Dirección de la NTCGP 1000:2009 y del capítulo 3
Subsistema de Control de Evaluación del MECI 1000:2005.
Es importante destacar que el sistema está bien estructurado, los procesos bien identificados y de resaltar el compromiso y esfuerzo que está haciendo la entidad para el fortalecimiento y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión; igualmente se ha evidenciado la disposición y participación por todos los funcionarios en la aplicación de los documentos de los procesos.
1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS
Se presenta el análisis y resultados consolidados relacionados con las Auditorías Internas del Sistema Integral de Gestión, Seguimiento y Evaluación Independiente, Auditorías Médicas y de Educación Especial correspondientes al segundo semestre del año 2013, cuyo objetivo es evaluar y verificar el cumplimiento de las acciones implementadas, determinar su eficacia y efectuar el cierre de los hallazgos, reportados en las auditorias de Calidad y seguimiento y evaluación independiente y trazadas en los quince procesos del FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES a fin de asegurar la mejora continua.
1.1. CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS
Tabla 1 Ejecución plan de auditorias
TIPO No. AUDITORIAS PROGRAMADAS
No. AUDITORIAS EJECUTADAS
CUMPLIMIENTO
CALIDAD 15 15 100%
SEI 53 53 100%
SEGUIMIENTO 11 11 100%
Fuente: plan operativo SEI 2.013.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 4 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
Durante el II semestre de 2.013 se realizaron: 15 auditorías de Calidad, 53 auditorías de Evaluación Independiente, 10 auditorías de seguimiento a los planes institucionales las cuales estaban programadas y fueron ejecutadas al 100% en términos de oportunidad.
1.2. RESULTADOS AUDITORIAS INTERNAS DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.
Tabla 2 Consolidado de hallazgos resultado de las auditorias II semestre de 2013
No PROCESO
NO CONFORMIDADES REALES
(PMI)
%
NO CONFORMIDADES
POTENCIALES (PMR)
% TOTAL NO
CONFORMIDADES %
1 GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 6 17.6 7 17.9 13 17.8
2 ATENCION AL CIUDADANO 3 8.8 4 10.3 7 9.6
3 GESTIÓN DOCUMENTAL 3 8.8 4 10.3 7 9.6
4 GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
4 11.8 3 7.7 7 9.6
5 GESTIÓN DE BIENES TRANSFERIDOS 5 14.7 1 2.6 6 8.2
6 PRESTACIONES ECONOMICAS 3 8.8 3 7.7 6 8.2
7 ASISTENCIA JURÍDICA 2 5.9 2 5.1 4 5.5
8 MEDICIÓN Y MEJORA 1 2.9 3 7.7 4 5.5
9 GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
2 5.9 2 5.1 4 5.5
10 GESTIÓN DE SERVICIOS DE SALUD 1 2.9 2 5.1 3 4.1
11 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
1 2.9 2 5.1 3 4.1
12 GESTIÓN DE COBRO 1 2.9 2 5.1 3 4.1
13 GESTIÓN DE TICS 0 0 2 5.1 2 2.7
14 GESTIÓN TALENTO HUMANO 1 2.9 1 2.6 2 2.7
15 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1 2.9 1 2.6 2 2.7
TOTAL 34 100 39 100 73 100
Fuente: SEI, auditorias de Evaluación independiente.
La tabla No. 2, se presenta un consolidado de los hallazgos como resultado de las auditorías de Calidad y de Seguimiento y de Evaluación Independiente practicadas al funcionamiento del Sistema Integral de Gestión del FPS, acorde con los Programas Anuales de Auditorias aprobado para la presente vigencia; arrojando los siguientes resultados en el segundo semestre de 2013.
En total, se han practicado auditorías de Calidad y Evaluación Independiente a los quince (15) procesos que conformaban el mapa de procesos del FPS, ahora catorce (14), para una cobertura del 100%; sin embargo en la tabla No. 2 se presentan las No conformidades reales, No conformidades potenciales detectadas en las respectivas auditorías.
En total se identificaron y comunicaron un total de 73 No Conformidades durante el segundo semestre así: Treinta y cuatro (34) hallazgos equivalentes al 34% correspondientes a No
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 5 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
conformidades reales así: 17 identificados por Auditorias de Calidad y 17 identificados en Auditorias de SEI.
Treinta y nueve (39) hallazgos equivalentes al 53% correspondiente a No conformidades Potenciales así: 34 identificados por Auditorias de Calidad y 5 identificados en Auditorias de SEI.
1.3. AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO A LOS PLANES INSTITUCIONALES
Durante el II semestre de 2.013 se realizaron un total de 11 seguimientos a planes institucionales en los cuales se pudo evidenciar la falta de compromiso en la ejecución de las acciones establecidas para cumplimiento.
Tabla 3 Auditorías de seguimiento a planes institucionales
SEGUIMIENTO A PLANES % DE CUMPLIMIENTO
AUDITORÍA SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (CGR, CALIDAD Y CONTROL INTERNO)
48%
AUDITORÍA SEGUIMIENTO PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 58%
MEDICIÓN A LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS A TRAVÉS DEL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN DEL SEGUNDO SEMESTRE DE 2013
82%
AUDITORÍA SEGUIMIENTO MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES ESTRATÉGICOS
90%
AUDITORÍA SEGUIMIENTO MATRIZ AGREGADA DE INDICADORES POR PROCESOS.
93%
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE FORTALECIMIENTO DEL SIG 47%
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
82%
TRAMITES GENERALES 48%
TRAMITES DE LA ENTIDAD 88%
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 6 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
1.4. DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS
Falta de coherencia en los informes de auditorías Vs. Lista de verificación y Relación de No Conformidades.
Desconocimiento de parte de algunos auditores en la metodología para la ejecución del ciclo de auditorías.
Disponibilidad de tiempo de parte de algunos auditores en la preparación y ejecución de la auditoria así como de parte de los auditados para atender al auditor.
Falta de oportunidad en la documentación de las acciones para las No Conformidades detectadas en las auditorias de Calidad y de Evaluación Independiente.
Incumplimiento en las acciones de mejora establecidas para cumplimiento en cada uno de los planes institucionales.
1.5. RESULTADOS AUDITORÍAS EDUCACIÓN ESPECIAL IISEMESTRE DE 2013
Durante el II semestre de 2013, se ejecutaron 10 auditorías para los meses de Noviembre y Diciembre a las instituciones en las ciudades de Cartagena, Barranquilla, Santa Marta y Bogotá, con el fin de constatar que los servicios prestados fueran los contratados y se cumplieran con eficiencia, efectividad eficacia y oportunidad a la población con discapacidad y concretar con los prestadores de los servicios médicos los parámetros de evaluación y el procedimiento para la realización de las evaluaciones de los beneficiarios del programa de educación especial para verificar su continuidad, ingreso o retiro para el año 2014. Estas Auditorías equivalen al 100% de las programadas para el semestre.
Teniendo en cuenta lo anterior, se procedió a verificar los requisitos esenciales de los institutos de acuerdo con el formato No. MIGPEGPEF001 FORMATO DE VERIFICACION DE REQUISITOS ESENCIALES - INSTITUTOS DE EDUCACION ESPECIAL.
Tabla 4 Auditorías de seguimiento a planes institucionales
VISITAS DE AUDITORIAS
PROGRAMADAS
VISITAS DE AUDITORIAS EJECUTADAS
% DE CUMPLIMIENTO
10 10 100%
1.6. DIFICULTADES PRESENTADAS
Santa Marta: En el centro de educación formal bet Shalom manifiestan los padres que rotan mucho los terapeutas , fonoaudiólogo y psicólogo específicamente y los resultados no son los esperados.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 7 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
Centro educativo oportunidad los espacios de las aulas de clase están reducidas debido a la nueva población que ha ingresado por parte de otras Entidades.
Barranquilla: Asociación de padres y amigos de niños excepcionales del atlántico APANEXDA Revisión para requisitos mínimos de habilitación en salud para prestar las terapias de rehabilitación. Ya que la tienen es de más de 4 años.
1.7. RESULTADO AUDITORÍAS MÉDICAS II SEMESTRE DE 2013
Durante el II semestre de 2013, se adelantaron 961 visitas de auditoría a las IPS incluidas en la red de prestadores a nivel nacional, a efectos de revisar los diferentes procesos de atención y determinar el cumplimiento de los parámetros de calidad establecidos en el Plan de Beneficios y Condiciones. Estas Auditorías equivalen al 100% de las programadas para el semestre.
Adicionalmente se realizaron 48 visitas de auditoria, que corresponden a un mayor número realizado en algunas localidades, debido a la necesidad de desplazarse a los puntos de atención de servicios de salud en forma adicional a lo establecido para evaluar y dar solución a dificultades en la prestación de los mismos
Tabla 5 Auditorías Médicas
VISITAS DE AUDITORIA REALIZADAS
VISITAS DE AUDITORIA
REALIZADAS
VISITAS DE AUDITORIA
PROGRAMADAS PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO
961 961 100%
RESULTADO EVALUACIÓN INDICADORES
TRIMESTRE No.
MUNICIPIOS AUDITADOS
RESULTADO EVALUACIÓN
No. INDICADORES EVALUADOS
No. INDICADORES CALIFICACIÓN
ADECUADA
No. INDICADORES CALIFICACIÓN INADECUADA
% INDICADORES CALIFICACIÓN INADECUADA
III 51 841 675 166 19.74%
IV 39 676 549 127 18.79%
No se incluye información de la Regional Santander del IV trimestre de 2013, por incumplimiento en envío de información por parte del Médico Especialista, Dr. Benjamín Herrera Vesga.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 8 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
Tabla 6 Indicadores no cumplidos por ciudad
DATOS INDICADORES NO CUMPLIDOS POR CIUDAD
TRIMESTRE CIUDAD No. INDICADORES
CALIFICACION INADECUADA
% INDICADORES CALIFICACION INADECUADA
III TRIMESTRE
BARRANQUILLA
BUENAVENTURA 21 72,41%
ARMENIA 9 56,25%
CALI 15 62,50%
CARTAGO 8 47,06%
DAGUA 1 11,11%
BUGA 7 46,67%
MANIZALES 4 26,67%
PALMIRA 6 33,33%
PASTO 1 20,00%
PEREIRA 6 42,86%
POPAYAN 3 23,08%
TULUA 4 26,67%
YUMBO 2 25,00%
ZARZAL 6 40,00%
CARTAGENA 2 6,90%
MEDELLIN 2 7,41%
BELLO 2 13,33%
TUMACO 3 12,50%
BUCARAMANGA 16 55,17%
BARRANCABERMEJA 12 50,00%
SABANA DE TORRES 7 70,00%
PTO WILCHES 2 25,00%
SAN GIL 10 62,50%
GAMARRA 3 30,00%
AGUACHICA 7 29,17%
PAILITAS 2 20,00%
PELAYA 2 22,22%
TAMALAMEQUE 2 20,00%
IV TRIMESTRE
CARTAGENA 1 3,45%
MEDELLIN 2 7,14%
CARACOLI 1 11,11%
GIRARDOTA 1 9,09%
BUENAVENTURA 23 79,31%
BARRANQUILLA 2 6,90%
TUMACO 3 12,50%
ARMENIA 8 53,33%
CALI 13 54,17%
CARTAGO 9 52,94%
DAGUA 1 11,11%
BUGA 12 75,00%
MANIZALEZ 11 73,33%
PALMIRA 11 68,75%
PASTO 1 20,00%
PEREIRA 6 42,86%
POPAYAN 10 71,43%
TULUA 3 21,43%
YUMBO 2 22,22%
ZARZAL 7 50,00%
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 9 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
Tabla 7 planes de mejoramiento
PLANES DE MEJORAMIENTO
III TRIMESTRE
CIUDAD FECHA %
CUMPLIMIENTO OBERVACIONES
CALI NOVIEMBRE 18 DE 2013 5% OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE CALI
BUENAVENTURA OCTUBRE 18 DE 2013 7% OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE CALI Y TRASLADO AL PLAN DE MEJORAMIENTO DEL IV TRIMESTRE
TUMACO OCTUBRE 18 DE 2013 0% OFICIO INFORMANDO NO CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO POR LA CLINICA SANTIAGO DE CALI
BARRANQUILLA OCTUBRE 16 DE 2013 100%
CARTAGENA OCTUBRE 23 DE 2013 100%
MEDELLIN NO ENVIO ACTA PLAN DE
MEJORAMIENTO 0%
BUCARAMANGA ENVIO ACTA FIRMADA
SOLAMENTE POR EL MEDICO DEL FPS FCN
0%
Los planes de mejoramiento correspondientes al IV trimestre de 2013 están siendo definidos en la actualidad.
2. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO
En este ítem se presenta información relacionada con la percepción y retroalimentación del Usuario, para lo cual se adjunta el Anexo 1. Informe de Percepción de Usuarios elaborado por el Profesional VIII del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental, en el cual se consideran los siguientes aspectos:
A. Informe consolidado de quejas y reclamos recepcionadas y tramitadas en la Entidad, durante el segundo semestre del año 2013, presentando estadísticas de quejas y reclamos recepcionadas, resueltas y en trámite, así como los servicios con mayor número de quejas y reclamos recibidas por las Divisiones.
B. Informe de Satisfacción al Ciudadano, que incluye el consolidado de encuestas de satisfacción al usuario correspondiente al primer semestre del año 2013.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 10 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
Teniendo en cuenta el informe descrito en el anexo 1; sobre los puntos A y B se establece lo siguiente:
Durante el periodo informado, la Entidad recepcionó un total de Mil setecientas veintinueve (1729) QRS, de las cuales fueron resueltas dentro del mismo semestre mil cuatrocientas cincuenta y nueve (1459) y doscientas setenta (270) que quedaron sin resolver las cuales se encuentran distribuidas de la siguiente manera :
1077 QRS Directamente recibidas por la entidad 652 por medio del aplicativo de Sistema de Gestión QRS SUPERSALUD 894 Resueltas (FPS FNC) 565 Resueltas (SUPERSALUD) 183 Pendientes (FPS FNC) 87 pendientes (SUPER SALUD)
Durante el II Semestre se evidencia que aún persisten quejas y reclamos pendientes en todas las divisiones obteniendo un porcentaje del 16% del total de quejas y reclamos radicadas.
3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
3.1. Cumplimiento de los objetivos de Calidad
En este ítem se presentan los resultados del desempeño del Sistema Integral de Gestión MECI - Calidad, con base en el resultado de los indicadores estratégicos correspondiente al segundo semestre de la vigencia 2013. En la siguiente gráfica se describe el porcentaje de cumplimiento de cada uno de los seis (6) objetivos de calidad definidos para la entidad y u n a breve descripción del resultado de los mismos.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 11 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
Tabla 8 Cumplimiento Objetivos de Calidad
OBJETIVO DE
CALIDAD
INDICADORES
ASOCIADOSRESULTADO
RANGO
CAL%OBSERVACIONES
Cumplimiento
proceso de
compensación
100%
Cumplimiento
programa de
auditorías medicas
100%
Eficiencia en el trámite
de prestaciones
económicas –
Ferrocarriles
95%
Aplicación de
novedades de
nómina Ferrocarriles
100%
Oportunidad en la
atención de trámites96%
100%
La tendencia del indicador es estable con
respecto al resultado registrado en los últimos
periodos evaluados. Se mantiene en un 100%
de cumplimiento y un rango de calificación
satisfactorio. Durante el periodo se
programaron y se presentaron 26 procesos de
compensación y se realizaron 961 auditorías
médicas.
1. Garantizar y
optimizar la
prestación del servicio
de salud a todos los
usuarios a través de la
efectiva administración
de los mismos.
El indicador se ubicó en un rango de calificación
satisfactorio. El indicador relacionado con el
trámite de prestaciones económicas se reporto
con un cumplimiento del 95% y la aplicación de
novedades de nómina con un cumplimiento del
100% . Se destaca la oportunidad en el trámite
de 3571 Prestaciones Económicas y la
aplicación de 5714 novedades de nómina. De
otra parte, el indicador de “oportunidad en la
atención de trámites “se mantuvo en un 96% .
97%
2. Garantizar de forma
oportuna el
reconocimiento y
pago de prestaciones
económicas de
acuerdo al marco
legal
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 12 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
OBJETIVO DE
CALIDAD
INDICADORES
ASOCIADOSRESULTADO
RANGO
CAL%OBSERVACIONES
Revisión del Sistema
Integral de Gestión100%
Indicie de satisfacción
del usuario post –
trámite
100%
Índice de satisfacción
atención presencial93%
Oportunidad en la
atención de trámites,
quejas y reclamos
100%
Atención de
solicitudes de
mejoramiento de
ambiente de Trabajo
62%
Liquidación de
contratos100%
Cumplimiento plan de
capacitación100%
Planeación, ejecución
y evaluación del plan
de Bienestar Social
100%
Planeación, ejecución
y evaluación del plan
de Salud Ocupacional
100%
Porcentaje de cartera
vencida100%
Gestión de cobro
persuasivo100%
Seguimiento acciones
judiciales100%
Eficacia de las
acciones correctivas90%
Eficacia de las
acciones preventivas88%
Porcentaje de
cumplimiento del plan
de mejoramiento
50%
Nivel de cumplimiento
del plan de manejo de
riesgos
68%
Desempeño del
Sistema Integral de
Gestión
90%
Durante el segundo semestre de la vigencia
2013, la calificación de este objetivo de calidad
mostró un aumento pasando del 75% -durante
el primer semestre de 2013, al 91% para el
segundo semestre de 2013.
3. Ser modelo de
gestión pública en el
sector social.
91%
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 13 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
OBJETIVO DE
CALIDAD
INDICADORES
ASOCIADOSRESULTADO
RANGO
CAL%OBSERVACIONES
Seguimiento a la
administración de
archivos de gestión
100%
Porcentaje archivo
digitalizado0%
Oportunidad en la
transferencia primaria
de documentos
94%
Suministro de soporte
técnico100%
Comercialización de
Bienes Transferidos0%
Mantenimiento
preventivo100%
Protección de bienes
muebles100%
Modificaciones al plan
de compras100%
Ejecución
Presupuestal de
Gastos de
Funcionamiento
98%
Ejecución
Presupuesto de
Ingreso
94%
Gestión de
cotizaciones96%
Transparencia en la
contratación100%
Eficiencia en el
reporte de Informes
Institucionales
100%
6. Fortalecer los
mecanismos de
comunicación
organizacional e
informativa para
proyectar los
resultados de la
gestión de la entidad
100%
El cumplimiento de este objetivo se situó en un
100% manteniéndose con respecto al 100%
registrado durante el primer semestre 2013.
5. Fortalecimiento a la
adecuada
administración de los
bienes de la Entidad
y la óptima gestión
de los recursos.
El porcentaje de cumplimiento, con
respecto al primer semestre de 2013, pasando
del 94% al 84% . Este resultado se explica
porque no se ah tenido avance en la
comercialización de bienes ya que este
indicador aplica para el reporte del segundo
semestre de la vigencia 2013.
84%
74%
El objetivo alcanzó una calificación del 74% ,
mostrando una tendencia un poco favorable al
pasar del 68% en el segundo semestre de
2012, al 74% en el primer semestre de 2013.
4. Mantener un
sistema de
información en línea
confiable para todos
los usuarios del FPS.
Que permita una
retroalimentación
constante con
nuestros usuarios.
Fuente: Matriz agregada de indicadores estratégicos –Segundo semestre de 2013
En general los indicadores estratégicos alcanzaron un nivel de cumplimiento del 91% situándose en un
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 14 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
rango aceptable.
A continuación se presenta la representación gráfica del cumplimiento de los objetivos de calidad o estratégicos del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD):
Gráfica 1 Cumplimiento Objetivos de Calidad
Fuente: Matriz agregada de indicadores estratégicos OPS – segundo semestre de 2013
CONCLUSIONES
1. Promediando los 37 indicadores e s t r a t é g i c o s reportados p a r a el periodo evaluado, se obtuvo un desempeño del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD), del 91%. Comparando este resultado con el obtenido durante el primer semestre de 2013 (90%), se observa que el sistema viene registrando un comportamiento ascendente, aunque no muy significativo lo anterior demuestra, que algunos responsables de proceso han asumido su compromiso con la implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad y que debemos tener más compromiso para que el mejoramiento se evidencie de manera más significativa. 2. Un aspecto importante para destacar es que los indicadores asociados a los procesos misionales continúan registrando una calificación satisfactoria, como son el cumplimiento del proceso de compensación con el 100% del cumplimiento y Eficiencia en el trámite de prestaciones económicas al 95%, evidencia el cumplimiento de la misión de la entidad.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 15 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
3.2. Resultado Medición De Los Indicadores Por Proceso
Los indicadores por proceso evalúan el grado de cumplimiento del objetivo del proceso y su capacidad para alcanzar los resultados de gestión planificados para el periodo. A continuación se presenta un análisis de los resultados obtenidos por cada uno de los 15 procesos, durante el segundo semestre de la vigencia 2013.
Gráfica 2 Desempeño de los procesos
Fuente: Matriz agregada de indicadores por proceso – segundo semestre de 2013
Conclusiones:
Durante el segundo semestre de 2013, el balance de la gestión, mostró una tendencia favorable para los siguientes procesos: Direccionamiento Estratégico, Atención al Ciudadano, Gestión Documental, Gestión de TIC’S, Medición y Mejora, Gestión Compras y Contratación, Talento Humano, Gestión Recursos Financieros, Gestión de Cobro, Gestión Servicios de Salud, Prestaciones Económicas, Asistencia Jurídica y Seguimiento y Evaluación Independiente quienes mostraron un grado de cumplimiento entre el 75 y el 100% alcanzando un rango aceptable y satisfactorio y representando el 87% de los procesos de la entidad que en su mayoría aumentaron su grado de cumplimiento.
Por otra parte los procesos que evidencian poco cumplimiento de sus objetivos son los procesos de Gestión Bienes Transferidos y Servicios Administrativos los cuales se encuentran en un porcentaje de 0% y el 60% alcanzando un rango insatisfactorio y mínimo respectivamente.
En cuanto a la confiabilidad de la información reportada por los responsables de proceso, se siguen presentando inconsistencias relacionadas con la veracidad de la información reportada. En algunos casos se observó que al momento de realizar la verificación los datos reportados no coinciden con los evidenciados. De otra parte se evidenció que los encargados de realizar el reporte no interpretan adecuadamente las variables del indicador y se registra información equivocada.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 16 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
Como aspecto positivo se ha mejorado la oportunidad en el reporte de los indicadores, de conformidad con los fechas establecidas por la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
3.3. Resultado de los indicadores operativos del plan de acción
El Plan de Acción de la Entidad, para el II semestre del 2013 mostró un cumplimiento del 84%, ubicándose dentro de un rango de calificación “Aceptable”; correspondiente a la ejecución de 180 productos programados; el desempeño de la mayoría de los Procesos obtuvo una calificación entre 72% y 100%.
Gráfica 3 Desempeño de los procesos
Sin embargo, se exceptúan los siguientes procesos:
1. Gestión Bienes Transferidos: obtuvo un porcentaje del 52%, para un rango de calificación mínimo, debido al incumplimiento de las siguientes actividades:
Realizar la evaluación del desempeño laboral de los servidores de carrera administrativa, del nivel asesor y directivo, en periodos de prueba según metodología y plazos establecidos en las normas internas y externas. Se evidenció la presentación extemporánea de la EDL. Nivel de Cumplimiento Insatisfactorio 0%.
Actualizar la documentación del sistema integral de gestión generada por el al proceso, susceptible de modificaciones (procedimientos, guías, instructivos, formatos). El procedimiento Arrendamiento de Inmuebles, Negociación y Legalizaciones, se encuentra en la oficina de Planeación y Sistemas en etapa de revisión técnica. En cuanto al procedimiento Seguimiento a
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%72% 90%81%
100%93%75%
90% 96%75%
92% 82% 80%91% 88%
52%
PLAN DE ACCIÓN II SEMESTRE 2013
Insatisfactorio<50 Mínimo >=50 ; <70 Aceptable >=70 ; <95 Satisfactorio >=95 ; <=100
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 17 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
Contratos de Arrendamiento, éste se incluyó dentro del manual de interventoría que aún no ha sido aprobado. Nivel de cumplimiento de 0%, Insatisfactorio.
Gráfica 4 Desempeño de los procesos II semestre 2012
El plan de acción del año 2013, con respecto al II semestre de 2012, se mantiene constante ubicándose en un rango de calificación aceptable, con la inclusión de la actividad de “Realizar la evaluación del desempeño laboral de los servidores de carrera administrativa, del nivel asesor y directivo, en periodos de prueba según metodología y plazos establecidos en las normas internas y externas” se ve reflejado en el resultado el impacto de ésta actividad, en razón de que algunos procesos no cumplieron con la oportunidad.
4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
La información presentada a continuación muestra el estado de las acciones correctivas y preventivas del Sistema Integral de Gestión MECI - CALIDAD, con corte a Diciembre 31 de 2013. Para la administración de las acciones correctivas se cuenta con el plan de mejoramiento institucional, como herramienta de control, que consolida las no conformidades (reales) identificadas a los 15 procesos; Por su parte, el plan de manejo de riesgos consolida las acciones de tipo preventivo implementadas para subsanar las no conformidades potenciales identificadas al sistema.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 18 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
4.1. Estado de las acciones correctivas
Como resumen del seguimiento efectuado al plan de mejoramiento institucional con corte a diciembre 31 de 2013, se presenta el siguiente cuadro:
Tabla 9 Estado de las acciones correctivas
ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
PROCESO NO
CONFORMIDADES R
ACCIONES C
METAS A P SI T C %
CUMPLIMIENTO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
7 10 10 6 3 3 4 4 66%
ATENCION AL CIUDADANO 17 21 23 10 5 5 13 13 70%
GESTION SERVICIOS DE SALUD
4 3 3 3 1 2 0 0 29%
GESTION PRESTACIONES ECONOMICAS
8 10 9 5 5 0 4 4 76%
GESTION BIENES TRANSFERIDOS
15 21 27 23 2 21 4 4 28%
GESTION SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
12 20 21 17 8 9 4 4 39%
TALENTO HUMANO 4 3 3 0 0 0 4 C 100%
COMPRAS Y CONTRATACION
6 11 14 10 4 6 4 4 56%
GESTION RECURSOS FINANIEROS
20 33 37 26 12 14 10 10 42%
GESTION DE COBRO 6 8 8 0 0 0 8 8 100%
ASISTENCIA JURIDICA 2 3 3 1 1 0 2 2 93%
GESTION DOCUMENTAL 13 19 22 7 2 5 15 15 82%
GESTION TICS 4 5 5 2 2 0 3 3 84%
MEDICION Y MEJORA 3 3 3 1 0 1 2 2 67%
SEGUIMIENTO Y EVALUACION I
5 7 11 5 0 5 6 5 55%
TOTAL 126 177 199 116 45 71 83 78 66% Fuente: Plan de mejoramiento institucional - Oficina Asesora de Planeación y Sistemas
El plan de mejoramiento institucional es una herramienta de gestión que permite cuantificar el número de “No conformidades reales” identificados a los procesos de la entidad, producto de las auditorías internas de calidad, las auditorias de evaluación independiente, las auditorias integrales de la CGR y las auditorias de tercera parte (ente certificador).
De acuerdo a la tabla anterior el estado del plan de Mejoramiento Institucional con corte a Diciembre 31 de 2013, cuenta con 126 no conformidades identificadas y documentadas, de las cuales 21 no conformidades reales fueron identificadas y documentadas durante el segundo semestre del 2013 de un total de 34 no conformidades identificadas durante las auditorias programadas para el segundo
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 19 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
semestre del 2013 de las cuales quedaron sin documentar 13, y las 92 No conformidades reales restantes venían de auditorías anteriores y que aún no han sido cerradas.
Para las 126 no conformidades identificadas y documentadas en el plan de Mejoramiento Institucional con corte a 31 de diciembre del 2013 se planearon alcanzar 199 metas, de las cuales se lograron alcanzar 83 siendo un 45% del total y mostrando una eficacia 78 de ellas y 5 fueron redefinidas para ejecutarlas en el próximo semestre, las 116 restantes a corte 31 de diciembre quedaron abiertas debido a que algunas no inician y otras aún están en proceso siendo el 55% del total de las metas planeadas.
En resumen el Plan de Mejoramiento Institucional mostro un grado de cumplimiento frente a lo planeado del 66%.
4.2. Estado de las Acciones preventivas o Plan de Manejo de Riesgos
A continuación se presenta el plan de manejo de riesgos del FPS para el segundo semestre de 2013 como producto de la implementación de las acciones preventivas, el seguimiento o autoevaluación adelantada por cada proceso y la verificación o monitoreo por parte del proceso de Seguimiento y Evaluación Independiente.
Tabla 10 Estado de las acciones preventivas
PROCESO No de Riesgo en el Plan de
Manejo
Acciones Preventivas
Abiertas (SI, P)
Cerradas (100%)
Acciones Preventivas
vencidas
Cumplimiento Total del Plan
Direccionamiento Estratégico 9 10 4 5 8 77%
Gestión de Tic's 8 8 6 2 6 55%
Medición y Mejora 14 14 10 4 11 51%
Seguimiento y Evaluación Independiente 2 2 1 1 0 100%
Gestión de Talento Humano 3 3 1 2 1 100%
Gestión Documental 6 7 4 1 4 60%
Atención al Ciudadano 11 11 3 8 8 100%
Gestión Servicios de Salud 7 7 2 5 7 71%
Gestión de Cobro 12 12 3 9 10 90%
Gestión de Recursos Financieros
11 11 5 6 9 83%
Asistencia Jurídica 4 4 0 4 3 100%
Gestión de Servicios Administrativos 10 10 10 0 10 26%
Gestión de Bienes Transferidos
1 1 1 0 0 0%
Gestión Prestaciones Económicas
6 6 4 2 5 69%
Gestión de Compras y Contratación
4 4 1 3 3 100%
TOTAL 108 110 55 52 85 72,13%
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 20 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
El plan de manejo de riesgos es una herramienta de gestión que permite cuantificar el número de “No conformidades potenciales” identificados a los procesos de la entidad, producto de las auditorías internas de calidad, las auditorias de evaluación independiente, las auditorias integrales de la CGR y las auditorias de tercera parte (ente certificador).
De acuerdo al estado del plan de manejo de riesgos con corte a diciembre 31 de 2013, se identificaron un total 39 No conformidades potenciales. Los hallazgos identificados durante el periodo provienen de Auditorías de control interno y Auditorías Internas de Calidad
De las 110 acciones preventivas existentes en el plan de manejo de riesgos, 52 se cerraron durante el periodo y 55 continúan abiertas. El cumplimiento del p lan de manejo de riesgos para el periodo en evaluación se sitúo en 72.13%
Producto del seguimiento realizado durante el segundo semestre del 2013 se evidencia lo siguiente:
1. Se identificaron 39 nuevos hallazgos.
2. Se dejaron sin documentar 15 hallazgos.
5. CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
En cumplimiento del procedimiento PEMYMOPSPT08 “Control de servicio no conforme”, a continuación se presentan los resultados de la identificación y control de los servicios no conformes identificados durante el segundo semestre de la vigencia 2013.
Tabla 11 Producto no conforme
PROCESO SERVICIO NO CONFORME TRATAMIENTO OCURRENCIA
GESTIÓN DOCUMENTAL
La Dirección registrada en el programa de correspondencia
“Orfeo” no coincide con la indicada por el usuario
Se realizó corrección de la dirección en el programa de correspondencia Orfeo.
16
Los datos del municipio y/o departamento registrado en el
programa Orfeo no coinciden con los informados por el usuario en la
solicitud
Se realizó corrección de los datos del municipio o departamento en el
programa de correspondencia Orfeo.
6
TOTAL DE SERVICIOS NO CONFORMES DEL FPS 22
Los anteriores servicios no conformes fueron reportados por el proceso Gestión de Prestaciones Económicas. El responsable de realizar el manejo y tratamiento al producto y/o servicio no conforme es Gestión Documental.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 21 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
El producto o servicio no conforme que más se está presentando es el de error en las direcciones, municipios y departamentos, éste se presenta en el proceso de gestión documental; lo cual se está presentado por la desactualización de la base de datos del programa de gestión documental ORFEO y la no verificación de los documentos radicados.
6. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
Teniendo en cuenta posibles cambios de orden jurídico, social, económico, político o administrativo que pueda afectar la integridad del SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN MECI-CALIDAD, se identifican los siguientes:
Incumplimiento a los diferentes planes de la Entidad, así como la desactualización de los procedimientos generando aumento en el número de no conformidades reales de la Entidad.
La entrada en vigencia de los Decretos 2842 y 2796 de 2013 por los cuales se realiza la asunción de la función pensional de la Caja de Crédito Agrario Industrial y Minero y del Instituto de la Reforma Agraria Incora por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP).
7. POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD
Realizada la revisión de la Política y los Objetivos de Calidad, por parte de los integrantes del Comité de
Dirección se toma la decisión de realizar una revisión de los elementos del direccionamiento estratégico
durante el primer semestre de 2014 para realizar los ajustes pertinentes.
8. NECESIDADES DE RECURSOS
Se requieren recursos para realizar actividades encaminadas a estimular y fomentar la aplicación de los conceptos del Sistema de Gestión de la Calidad para cada uno de los funcionarios del FPS.
9. OPORTUNIDADES DE MEJORA O CASOS DE ÉXITO
Se realizó la capacitación de Auditores de Calidad a un grupo de 20 funcionarios, del 27 de septiembre al 10 de octubre de 2013, fueron certificados 14 por la firma SGS Certification; los cuales serán apoyo al sistema de Gestión de Calidad en la ejecución de los ciclos de auditorías de Calidad.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 22 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
10. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Como parte del análisis del desempeño de los procesos, se establecen acciones de mejora para todos los indicadores (plan de acción, estratégicos y por proceso) que no cumplieron con el nivel satisfactorio, las cuales se indican a continuación:
Tabla 12 Recomendaciones para la mejora
No. PROCESO RECOMENDACIÓN
1 Direccionamiento Estratégico
Realizar nuevamente los estudios previos para hacer la publicación de contratación del Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA).
Indagar sobre el tratamiento que le daban al procedimiento AUTORREGULACIÓN Y GESTION ETICA EN EL FPS ESDESDIGPT03, y darle cumplimiento.
Revisar de manera oportuna los documentos del proceso, para seguir con los trámites pertinentes.
Actualizar oportunamente la documentación requerida del proceso.
Aprobar ante el comité GEL y el comité equipo operativo MECI – CALIDAD, los productos (Resolución para la adopción de buenas prácticas, Política de Cero Papel, Plan de Eficiencia Administrativa ) para la Implementación De Eficiencia Administrativa Y La Política Cero Papel.
Realizar el acta de Revisión por la Dirección de forma oportuna, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en el procedimiento REVISION POR LA DIRECCION (ESDESDIGPT02).
Dejar constancia de los documentos que son aprobados por comité, y recoger las firmas de forma oportuna.
Realizar el seguimiento a los Planes eficazmente, teniendo en cuenta los tiempos establecidos en los procedimientos correspondientes de cada Plan.
2 Gestión de Tic's
Actualizar el Procedimiento de APGTSOPSPT01 PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET), en donde se establezcan los tiempos de publicación.
Elaborar un cronograma de entrega de los equipos nuevos y las rotaciones.
Actualizar los documentos de apoyo del proceso en términos de oportunidad.
3 Medición y
Mejora
Solicitar reunión del equipo operativo Mecí – Calidad para definir el contenido y la realización del informe del Análisis del Mapa de Riesgos.
Retomar los procedimientos que se empezaron a modificar la vigencia pasada para actualizarlos, aprobarlos mediante comité, socializarlos y darles pleno cumplimiento.
Realizar la revisión, ajustes y redefinición de los indicadores de gestión y levantar sus respectivas hojas de vidas mediante la metodología de la Guía para la formulación y administración de indicadores PEMYMOPSGS01 con el fin de medir de manera eficiente la gestión de la entidad y poder tomar decisiones.
Llevar a aprobación la matriz DOFA mediante el comité operativo MECI –CALIDA con el fin de tener identificadas las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la entidad y poder planear estrategias para la mejora.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 23 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
No. PROCESO RECOMENDACIÓN
4 Seguimiento y
Evaluación Independiente
Presentar durante el primer trimestre de 2013 los procedimientos PESEIGCIPT05 INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO, PESEIGCIPT06 PARA LA REALIZACIÓN DE LOS INFORMES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE, PESEIGCIPT29 ELABORACIÓN INFORME EJECUTIVO ANUAL DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO para su respectiva aprobación y adopción al Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD.
Redefinir los Indicadores del proceso Seguimiento y Evaluación Independiente.
5 Talento Humano
Una vez la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas adopte la nueva metodología para la Formulación de Indicadores, revisar con la asesoría de ellos, los Indicadores por Proceso y Estratégicos de nuestro proceso y solicitar su actualización a que haya lugar.
Controlar la aplicación del procedimiento de Copias de Seguridad por parte de los funcionarios y trabajadores del Proceso Gestión de Talento Humano, a fin de evitar desgaste administrativo y sobrecargas de trabajo.
Solicitar a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas que las actividades relacionadas con fijación y evaluación de los compromisos laborales de los funcionarios de planta y de los Directivos de la entidad a través de Acuerdos de Gestión, sean incluidos en los planes de acción de los procesos que lideran los funcionarios y/o trabajadores directamente responsables.
6 Gestión
Documental
Asignación de equipos de cómputo y escaneo para digitalizarlas unidades documentales del archivo central con el fin de crear espacio para archivar nuevos documentos que se reciben en gestión documental por parte de todos los procesos y divisiones del Fondo Pasivo Social.
Generar una cultura del buen uso del programa ORFEO, con el objetivo de aprovechar al máximo las herramientas que este nos ofrece para que sean aplicadas al buen manejo de la información institucional.
Actualizar toda la documentación que permita mantener actualizado el sistema de calidad de la Entidad y que el proceso mejore su eficacia
Realizar el acta de socialización del procedimiento APGDOSGEPT08 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA, APGDOSGEPT07 NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, con el fin de dar a conocer a todos los funcionarios de Secretaría General los cambios y actualizaciones de este procedimiento
7 Atención al Ciudadano
Realizar los ajuste del procedimiento MIAAUGUDPT05 Administración de los mecanismos de participación Ciudadana y Guía de Participación Ciudadana para estos sean aprobados mediante acto administrativo.
Socializar la Guía de Orientación y Formación al ciudadano para continuar con las actividades con el plan GEL.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 24 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
No. PROCESO RECOMENDACIÓN
8 Servicios de
Salud
Para el caso de la actividad REALIZAR REVISION DE LOS PROCEDIMIENTOS POR PARTE DEL SUBDIRECTOR DE PRESTACIONES SOCIALES, se estableció como acción de mejora que se procederá a dar cumplimiento a la misma en el I semestre de 2014
Para el hallazgo correspondiente a REVISAR Y ACTUALIZAR LOS INDICADORES DEL PROCESO no se documentó el hallazgo por dificultades de tiempo de los funcionarios a cargo en el proceso y posteriormente por incapacidad del funcionario encargado de Planeación y Sistemas. La documentación del hallazgo se realizó en el mes de febrero de 2014.
ACTUALIZAR PROCEDIMIENTO TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD que se encuentra en el antiguo SIP: La Subdirección de Prestaciones Sociales debe realizar los trámites para aprobación del procedimiento TUTELAS POR SERVICIOS DE SALUD
9 Gestión de
Cobro
Como resultado de la autoevaluación semestral las oportunidades de mejora para el proceso fueron aplicadas, resultando un nivel de cumplimiento del: Plan de Acción, Indicadores por Proceso, Indicadores Estratégico, Plan de Manejo de Riesgo, Plan de Mejoramiento, Plan de Fortalecimiento del SIG, superior al 95%.
10 Recursos
Financieros
Establecer plan de contingencias para armonizar los procedimientos faltantes a la implementación y normatividad del sistema de información financiera, estableciendo nuevamente responsables y definiendo dentro de los compromisos laborales de cada funcionario este componente susceptible de calificación.
Cada responsable de actualizar un procedimiento debe tener especial cuidado en establecer las listas de chequeo si son necesarias, así mismo el compromiso de que los procedimientos aprobados y adoptados sean socializados oportunamente.
Designar en cada Grupo de Trabajo el responsable para el cumplimiento en la documentación de las Acciones Preventivas y/o Correctivas.
Corregir el incumplimiento remitiendo a Talento Humano la calificación y concertación de objetivos del Funcionario Sergio Martínez.
Para la ejecución de ingresos que reporta un grado de avance del 94% con corte al 30 de noviembre de 2013, el cierre de la vigencia fiscal 2013 el Ministerio de Hacienda otorga tiempo límite de reporte hasta el 20 de enero del año siguiente, por consiguiente no se alcanzó a reportar la ejecución del mes de diciembre dentro del indicador debido a la fecha la Oficina de Planeación y Sistemas estableció para el reporte, por tanto como acción de mejora se debe redefinir la fecha de corte para el reporte de este indicador y revisar todos los indicadores del proceso y estratégicos con el fin de establecer de manera eficaz indicadores que revelen la gestión del proceso
Establecer acta de compromiso con los responsables de realizar conciliación contable con los distintos procesos, estableciendo cronograma y seguimiento al mismo, para lograr tanto la conciliación entre proceso y como consecuencia obtener la depuración contable.
Presentar las diferentes partidas que se encuentran registradas en las cuentas contables y que deben ser objeto de saneamiento contable para que sean estudiadas por el Subdirector Financiero para luego ser remitida al comité de sostenibilidad.
Intensificar las reuniones del Comité de Sostenibilidad Financiera, presentándole periódicamente registros contables debidamente documentados, que requieran ser revisados y analizados por el Comité, con el fin de logar la depuración al 100% de la totalidad de los saldos contables.
Mantener actualizada de manera adecuada la Matriz Primaria y Secundaria de Gestión Recursos Financieros, de acuerdo con el procedimiento.
Para el incumplimiento a las acciones trazadas para la conciliación de saldos con entidades liquidadas para la comercialización de bienes muebles e inmuebles (CUENTA FERROVÍAS), el Coordinador del GIT de Contabilidad, convocará a los procesos que interactúan con esta cuenta ( Secretaría General – Oficina Asesora Jurídica - Servicios Administrativos ) y revisar nuevamente las acciones a seguir.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 25 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
No. PROCESO RECOMENDACIÓN
11 Asistencia Jurídica
Identificar los procesos que esta por fuera de la página del Sistema Único de Información Litigiosa del Estado Colombiano y solicitar mediante oficio a los apoderados externos, las dificultades presentadas que impidieron el registro del 100% de los procesos judiciales en el LITIGOB.
Cumplir con las fechas establecidas en la matriz primaria y secundaria para presentar los informes.
12 Servicios
Administrativos
Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas)
Actualizar la documentación del sistema integral de gestión
Vender los elementos inservibles y destruir bienes o incinerados.
Avaluar los bienes para dar de baja y a si se puede determinar cuáles bienes son para la venta o para destruirlos o incinerarlos
Actualizar el procedimiento APGBTGADPT03 "
Solicitar capacitación para la elaboración de las hojas de vida de los indicadores del proceso y someterlas a aprobación
Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central
Socializar los procedimientos una vez sea aprobado.
Realizar el respectivo mantenimiento del archivo central
Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso.
Realizar en su totalidad los planes de mejoramiento individual.
13 Bienes
Transferidos
Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones preventivas y acciones correctivas).
Actualizar la documentación del sistema integral de gestión
Socializar los procedimientos una vez sean aprobados
Reunirse semanalmente con el Ministerio de Transporte
Terminar las metas del Plan de mejoramiento de las que se encuentren sin iniciar y en proceso.
Comercializar bienes inmuebles y muebles
Realizar visitas físicas de los bienes inmuebles para determinar los ocupantes
Iniciar acciones de recuperación los bienes inmuebles
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 26 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
No. PROCESO RECOMENDACIÓN
14 Prestaciones Económicas
Documentar oportunamente las acciones de mejora (acciones correctivas y acciones preventivas)
Actualizar los procedimientos que aún se encuentran en el antiguo SIP
Igualmente, se establecerá cronograma que permita realizar la actualización de los procedimientos existentes en el SIP, para efectos de dar cumplimiento a las diferentes peticiones bajo la nueva normatividad del Código de Procedimiento Administrativo
Realizar ejercicio de socialización de los procedimientos actualizados y aprobados mediante acto administrativo, una vez quede aprobado este último procedimiento
Organizar, clasificar y conservar oportunamente las unidades documentales del archivo de gestión teniendo en cuenta las fechas establecidas
15 Compras y Contratación
Cumplir con lo ordenado en el Decreto 1510 del 17 de julio de 2013. Con la finalización del Manual de contratación, Manuel de interventoría y todos los procedimientos del proceso. Aprobados mediante acto administrativo por parte del comité de Coordinación del Sistema del Control Interno de calidad.
Realizar los ajustes a la matriz primaria y secundaria para dar cumplimiento al plan de mejoramiento.
Proyectar circular a los supervisores designados, en evaluar los contratos celebrados durante el 2013, para dar cumplimiento al numeral 7.4.1 de la Norma NTCGP 100:2009.
Fuente: Informes de desempeño de todos los procesos FPS
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD) INFORME EJECUTIVO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN (MECI – CALIDAD)
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: ESDESDIGFO11 FECHA DE VIGENCIA: 06 DE AGOSTO DE 2008 Página 27 de 27
Este documento es propiedad de El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. Prohibida su reproducción por
cualquier medio, sin previa autorización.
11. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN
Revisados los compromisos del acta 015 de la Revisión Gerencial del Sistema Integral de Gestión, bajo los lineamientos de la Norma NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005, se observó que fueron debidamente documentados por los procesos dentro del plan de fortalecimiento del SIG quedando los siguientes resultados a 31 de diciembre de 2013.
El proceso de Atención al Ciudadano cumplió al 100% 4 de las actividades documentadas y tiene pendiente realizar la actualización del formato de petición, quejas, reclamos y sugerencias código MIAAUOAUFO12, esta actividad quedó con un avance el 0% al corte.
El proceso de Medición y mejora dio cumplimiento en un 60% a la actividad, ya que realizó la actividad de capacitar a los procesos que intervienen en producto no conforme y se encuentra pendiente la aprobación del procedimiento.
Consolidó: Aída Isabel Salazar Tinoco Revisó: Mauricio Alejandro Villaneda Jiménez