Sistema de Informações Gerenciais
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UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS UNIDADE DE CIÊNCIAS EXATAS E TECNOLÓGICAS
PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO UNIVERSITÁRIA
PROPOSTA DE FORMATAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS
PARA A UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOÍAS - UEG
ANÁPOLIS - GOIÁS
NOVEMBRO / 2004
ii
ALEXANDRE LUIZ DE CASTRO OVELAR CLEBER DOS SANTOS ALMEIDA JOSÉ ANTONIO NUNES MORAIS
PROPOSTA DE FORMATAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS
PARA A UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOÍAS - UEG
ANÁPOLIS - GOIÁS
NOVEMBRO / 2004
Monografia apresentada a Universidade Estadual de Goiás como parte dos requisitos para a obtenção do Titulo de Especialista em Gestão Universitária , elaborada sob a orientação da Profª. Msc. Maria Aparecida de Souza Melo.
iii
“Os computadores são incrivelmente rápidos, precisos e burros; os homens são incrivelmente lentos, imprecisos e brilhantes;
juntos, seu poder ultrapassa os limites da imaginação.”
Albert Einstein
iv
Dedicamos este trabalho aos nossos familiares pelo tempo que deles subtraímos para sua concretização.
v
Agradecemos em primeiro lugar a Deus, Senhor e Criador de todas as coisas. Também aos amigos e colegas que de alguma forma sempre colaboraram e nos incentivaram na realização deste trabalho. Ao Prof. Dr. Antônio Lázaro pelo apoio e incentivo Agradecemos em especial a Profª Maria Aparecida, nossa orientadora, pela atenção, incentivo e disposição com que sempre nos ajudou.
SUMÁRIO
Pensamento ......................................................................................................... iii
Dedicatória ........................................................................................................... iv
Agradecimento ..................................................................................................... v
Lista de Figuras.................................................................................................... 07
Lista de Siglas ...................................................................................................... 08
Resumo ................................................................................................................ 09
Abstract ................................................................................................................ 10
APRESENTAÇÃO.................................................................................................11
INTRODUÇÃO ......................................................................................................12
CAPITULO I...........................................................................................................14
1.1 - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS ........... ................................14 1.1.1 – O SURGIMENTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES..............................18 1.2 – GERENCIAMENTO DE DADOS E INFORMAÇÃO.......... ...........................19 1.3 - A ORGANIZAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES... ......................22
CAPITULO II..........................................................................................................26
2.1 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS INSTITUIÇÕES DE ENSINO SUPERIOR .............................................................26 2.2 – A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO NAS UNIVERSIDADES BRASILEIRAS ........................................ ..............................................................29
CAPITULO III.........................................................................................................33
3.1 – PROPOSTA DE FORMATAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA A UEG.................. ...................................33 3.1.1 – O ENSINO SUPERIOR NA AMERICA E NO BRASIL...............................33 3.1.2 – O PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUICIONAL – P.D.I...............38 3.1.3 - PROPOSTA DE SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA A UEG ...................................................................................................................44 3.1.3.1 SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS ADMINISTRATIVO...........52 3.1.3.2 - SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAS ACADÊMICO ..................59
CAPITULO IV ........................................................................................................65
4.1 DISCUSSÃO E CONCLUSÃO.......................... ..............................................65
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................68
RESUMO
No mundo globalizado e competitivo todas as instituições devem
estar preparadas para oferecerem produtos e serviços de qualidade e com
rapidez, e as instituições de ensino não fogem desta realidade.
O presente trabalho tem como objetivo apresentar uma proposta de
formatação de um sistema de informações gerenciais para a Universidade
Estadual de Goiás – UEG, delineado às diretrizes e metas estratégicas do
Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI.
Para alcançar o objetivo proposto, a metodologia empregada parte
de uma revisão bibliográfica sobre o uso do sistema de informações gerenciais
nas IES, sendo apresentada uma visão geral do que é um sistema de
informações gerenciais, seguido de uma análise da importância da gestão da
informação nas instituições de ensino superior e, também, a importância da
gestão de informação nas universidades brasileiras. Por fim, após apresentado
um apanhado geral do ensino superior na América desde 1538, e no Brasil da
colônia até se chegar à Universidade Estadual de Goiás-UEG, chega-se a um
modelo de sistema de Informações Gerenciais que atenda às peculiaridades da
Instituição.
Palavras-chaves: Instituições de Ensino Superior, Sistema de
Informações Gerenciais, Planos de desenvolvimento Institucional.
ABSTRACT
In the world globalize and competitive all the institutions should be
prepared for they offer products and quality services and quickly, and the
teaching institutions don't escape from this reality.
The present work has as objective to present a proposal of formatting
of a system of managerial information for the State University of Goiás - UEG,
delineated to the guidelines and strategic goals of the Plan of Institutional
Development - PDI.
To reach the proposed objective, the methodology maid it leaves of a
bibliographical revision on the use of the system of managerial information in
IES, being presented a general vision than it is a managerial system of
information, followed by an analysis of the importance of the administration of
the information in the higher education institutions and, also, the importance of
the administration of information in the Brazilian universities. Finally after having
presented a caught general of the higher education in America since 1538, and
in Brazil of the colony to arrive to the State University of Goiás-UEG, he/she/it
arrives to a model of system of Managerial Information that assists to the
peculiarities of the Institution.
Key words: Higher education institutions, System of Managerial Information,
Plan of Institutional development.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Fontes de informações gerenciais.................................................... 17
Figura 2 - A hierarquia dos dados. ................................................................... 20
Figura 3 - O processo de transformação de dados em informação.................. 21
Figura 4 - Os componentes de um sistema de informação. O feedback é
fundamento para o sucesso da operação do sistema. .............................. 24
Figura 5 - Elementos de avaliação da Arquitetura de Sistema da Informação. 48
Figura 6 - Sistema de Informações Gerenciais, UEG/FUEG............................ 51
LISTA DE SIGLAS
ANDIFES – Associação Nacional dos Dirigentes das Instituições Federais de
Ensino Superior
CNE – Conselho Nacional de Educação
FACEA – Faculdade de Ciências Econômicas de Anápolis
FUEG – Fundação Universidade Estadual de Goiás
IES – Instituições de Ensino Superior
PAIUB – Programa de Avaliação das Instituições Universitárias Brasileiras
PDI – Plano de Desenvolvimento Institucional
PDInfo – Plano Diretor de Informática
SAPIEnS – Sistema de Acompanhamento de Processos de Instituições de
Ensino Superior
SESu – Secretaria de Ensino Superior
SAD – Sistema de Apoio às Decisões
SIG – Sistema de Informações Gerenciais
SPT – Sistema de Processamento de Transações
UCG - Universidade Católica de Goiás
UEG – Universidade Estadual de Goiás
UFG – Universidade Federal de Goiás
UnB – Universidade de Brasília
UNIANA – Universidade Estadual de Anápolis
UNIR – Universidade Federal de Rondônia
APRESENTAÇÃO
Este trabalho é composto por quatro capítulos que procuram
demonstrar a importância da formatação de um sistema de informações
Gerenciais.
No capitulo I é tratado o sistema de informações gerenciais e seus
conceitos, seu histórico e sua forma de organização.
No Capitulo II é demonstrada a importância da gestão da informação
no ensino superior.
E no capitulo III, apresenta-se o histórico do Ensino Superior na
América Latina e no Brasil, o Plano de Desenvolvimento Institucional – P.D.I da
Universidade Estadual de Goiás – UEG, através do qual se pretende identificar
a metas e a proposta de formatar um sistema de informações gerenciais para a
Universidade.
Finalmente, no capitulo IV, a discussão do trabalho e algumas
sugestões para a implementação do sistema proposto, seguido da conclusão
do presente estudo.
INTRODUÇÃO
Neste milênio as informações tornaram-se de fundamental
importância para toda as organizações, uma vez que elas dão suporte à
tomada de decisão em todos os âmbitos de uma instituição. A partir desta
realidade é que se propôs um trabalho baseado em estudos da necessidade de
implantação de um sistema de informações gerenciais que atenda às
necessidades de gestão da informação para a Universidade Estadual de Goiás
– UEG, e é com este objetivo que se apresenta o presente trabalho.
Assim, este trabalho tem como objetivo conhecer as teorias sobre os
sistemas de informações gerenciais e a sua importância para as instituições de
ensino superior, bem como apresentar uma proposta de formatação de um
sistema de informações gerenciais para a Universidade Estadual de Goiás –
UEG.
Como objetivos específicos, definiu-se o levantamento sistemático
das informações sobre a importância de um sistema de informações gerenciais
e sua aplicabilidade às instituições educacionais. Também, levantou-se dados
e informações sobre a evolução da educação superior brasileiro até se chegar
à Universidade Estadual de Goiás - UEG, objeto da proposta deste trabalho.
A metodologia empregada constituiu-se de levantamentos
bibliográficos sobre temas ligados ao sistema de informações e sistemas de
informações gerenciais, identificando sua importância na gestão nas
instituições de ensino superior e, a partir disto, apresentou-se uma proposta de
formatação de um sistema de informações gerenciais para a Universidade
Estadual de Goiás – UEG. O sistema visa atender os aspectos estruturais da
instituição, buscando abranger todos os produtos e serviços ofertados,
agregando todos os processos atuais e futuros, levando em consideração as
metas e diretrizes estratégicas definidas no Plano de Desenvolvimento
Institucional - PDI.
Trata-se, portanto, de uma proposta que reflete o conhecimento dos
autores deste estudo, em face dos levantamentos realizados em documentos e
análises diversas obtidas junto às gerências de alguns setores da Instituição
UEG, o que espera-se, poderá contribuir, não só para a formação dos autores
desta proposta, mas também como ponto de partida para o desenvolvimento
efetivo de um Sistema de Informações Gerenciais para a UEG.
CAPITULO I
1.1 - SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS
Na atualidade, todas as instituições necessitam cada vez mais de
informações atualizadas para se sobreviverem no mercado. No entanto,
poucas delas as dispõem em tempo hábil e de forma adequada, em face de
que obter informação precisa e de forma rápida tem se tornado um grande
desafio para o nosso tempo. Uma saída para este problema tem sido a
sistematização ou implantação de um sistema de informação que pode ser
simples ou complexo. O sistema simples é aquele que contém poucos
elementos ou componentes e o complexo que contem muitos elementos e que
estejam altamente relacionados ou entrelaçados. A informação no mundo de
hoje se tornou um dos bens mais preciosos, sendo que alguns autores chegam
afirmar que a informação é tudo.
Segundo, Kotler, (1996, p. 486),
“as exigências crescentes por informações têm sido resolvidas, pelo
lado da oferta, pelas novas e impressionantes tecnologias da
informação. Nos últimos trinta anos testemunhamos uma verdadeira
revolução no controle da informação, com o aparecimento do
computador, da microfilmagem, das máquinas copiadoras e muitos
outros artefatos que provocaram uma verdadeira revolução no que diz
respeito à geração e controle das informações.”
No mundo globalizado, tanto no aspecto profissional quanto pessoal,
há troca de informações entre pessoas e sistemas, quase que
instantaneamente. Alguns autores mencionam a chamada “era da Informação”.
A realidade nos mostra este fato.
Mas segundo Smcsik e Polloni (2002, p.20),
“a Informação foi motivo do Gerador trifásico (ABB – J. Wenstronn –
1833, melhorado para o Gerador/ Transformador Powerformer em
1988), do telegrafo (1944), da câmera fotográfica de George Eastman
(1888), da lâmpada incandescente (GE – 1879), do rádio (1920), da
geladeira que refrigera por absorção (1925 – D-Fridge/Electrolux, que
evolui para com compressor), Televisão (1926, que evolui para a
cores e tela plana e em qualquer tamanho), Sabão em Pó (que
dispensa alvejante; 1926 – Protecter & Gamble; em 1961 lança nos
Estados Unidos a Fralda Descartável – no Brasil, em 91). Em 1969, a
ARPANET interliga Universidades nos Estados Unidos e a Concorde
faz o seu primeiro vôo. 1975, apresenta a primeira impressora a laser
IBM; no ano seguinte o Apple I é o primeiro PC disponível
comercialmente. Em 1979, o walkman da SONY, NSPNet encampa a
ARPANET em 1990 e o protocolo de hipertexto, base de WWW, é
criado em 1996. O DVD chega ao mercado dos Estados Unidos e do
Japão; 1998 indica o videogame da Sega, o Dreamcast de 128 bits;
em 99 é lançado o gravador DVD da Pioneer”.
.
Neste recurso, chamado “linha do tempo”, usado pelos autores, é
destacada a importância que a informação teve nos últimos dois séculos para a
vida humana. Grandes descobertas ocorreram em virtude de a informação ter
tido maior fluxo no mundo moderno. Grandes descobertas inusitadas, além dos
casos conhecidos como, por exemplo: Archimedes que descobriu a lei da
Física de que “dois corpos não podem ocupar o mesmo lugar no espaço”,
foram realizadas através de tomada de decisões. Para tanto, a informação, é
ferramenta, fundamental, para que o ato de Tomar Decisões que é
sumariamente importante para uma Instituição seja também seguro.
Stair (1998, p.05) acrescenta dizendo que “o valor da informação,
está diretamente ligado à maneira como ela ajuda os tomadores de decisões a
atingirem as metas da organização”.
As tomadas de decisões dentro de uma organização são algo
contínuo e que de modo algum devem parar, pois é desta forma que uma
organização garante a sua permanência no mercado. A competitividade, nos
dias de hoje, é uma realidade que, apesar de tudo, faz com que as
organizações inovem a todo instante em produtos e serviços oferecidos.
Portanto, não se tomando as decisões, de forma segura, tendo nas
informações bases reais de mercado e quais suas exigências, ou seja, o que a
organização deve fazer de modo a garantir seus produtos e serviços, esta não
atingirá suas metas e, por conseqüência, estará fora do mercado
Segundo Stair (1998, p. 41),
“o compromisso da Organização com suas metas, tais como
aperfeiçoamento contínuo, pode ser suportado pelo uso estratégico
dos sistemas de informações. O aperfeiçoamento contínuo envolve
o constante aperfeiçoamento e modificações dos produtos e serviços
para continuarem competitivos e manterem uma forte base de
clientes”.
A informação no mundo atual se tornou tão necessária para auxiliar
os gestores no processo de tomada de decisão que, muitas vezes, uma
informação um tanto quanto imprecisa em tempo hábil e oportuna pode ser
bem mais valiosa do que esta mesma informação segura mas porém tardia.
Segundo Beuren (2000, p. 66), “a informação estratégica não requer a precisão
da informação contábil tradicional, podendo esta, na maior parte das vezes, ser
contraproducente. Neste sentido, informação semiconfusa (não estruturada,
imprecisa) pode ser paradoxalmente, muito útil.”
Logo mais no item 1.2 será discorrido sobre como as informações
devem ser organizadas e gerenciadas.
O principal motivo para a criação de um sistema de informações
gerencial – SIG em uma organização é para que esta possa atingir da forma
que foi planejada as suas metas, definidas em seu planejamento estratégico,
sendo que ele deve fornecer aos administradores da instituição informações
úteis, para obter-se um feedback para as diversas operações que a instituição
realiza em seu dia-dia. Segundo Stair (1998, p. 208), “a finalidade principal de
um SIG é ajudar uma organização a atingir suas metas, fornecendo uma visão
das operações regulares da empresa, de modo que possam controlar,
organizar e planejar mais eficaz e eficientemente.”
A figura 1, apresentada em seguida, mostra as fontes de dados
internas e externas, as informações recebidas informalmente das fontes
internas e externas, relatórios escritos dos SPT´s1, sistemas manuais e fontes
externas, o SIG, Sistema de apoio às decisões, Sistemas de apoio a
executivos, sistemas especialistas, que será discorrido mais adiante, relatórios,
e o administrador. De acordo com Stair (1998), o SIG é apenas uma das
diversas fontes de apoio à tomada de decisão.
Fonte: (STAIR, 1998, p. 209)
Figura 1 - Fontes de informações gerenciais.
Para Stair (1998), o sistema de apoio à tomada de decisão – SAD é
um grupo organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e
dispositivos usados para o apoio à tomada de decisões, referentes a um
problema específico.
1 SPT´s é sistema de processamento de transações.
Externas
Internas Informações recebidas informalmente das fontes internas e externas
Relatórios escritos dos SPT´s sistemas manuais e fontes externas
SIG
Sistema de apoio às decisões Sistema de apoio a executivos Sistemas especialistas
Relatório
Administrador
Relatório
Fontes de dados
1.1.1 – O SURGIMENTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES
O Sistema de informações não é uma criação recente, vez que já
existe há aproximadamente 40 anos e surgiu da necessidade das organizações
de se ter relatórios gerenciais ou relatórios programados. Estes ajudavam os
administradores a executarem as tarefas a eles pertinentes, se não uma das
finalidades dos mesmos seria a possibilidade de se realizar previsões, por
exemplo, sobre os custos de uma folha de pagamento.
Segundo Stair (1998, p. 15 -16),
“os sistemas de informações gerenciais – (MIS – Management
Informations Systems), começaram a ser desenvolvidos na década de
60, e são caracterizados pelo uso de sistemas de informação para
produzir relatórios gerenciais. (...) Outros tipos de relatórios também
foram desenvolvidos durante os primeiros estágios dos sistemas de
informações gerenciais. Os relatórios de demanda foram
desenvolvidos para dar aos tomadores de decisões certas
informações mediante solicitação. (...) Os relatórios de exceção
descrevem situações incomuns ou críticas (...)”.
Após a era dos relatórios gerenciais, veio a era do Sistema de Apoio
a Decisão, surgido nas décadas de 70 e 80, em face da expansão dos
computadores que já eram mais abundantes e custavam menos. Nesta época,
na maioria das empresas, em todos os níveis hierárquicos, os operadores
dispunham de computadores e podiam usufruir das informações em todo
momento. Isto veio desonerar a estrutura da empresa, “enxugando-a”, por não
haver mais a necessidade de um Departamento de Informação para difundi-la
na respectiva organização.
Segundo Stair (1998, p. 16),
“nas décadas de 70 e 80, grandes aperfeiçoamentos na tecnologia
resultaram em sistema da informação que custavam menos e eram
mais poderosos. Pessoas de todos os níveis das empresas passaram
a usar microcomputadores para fazer um variedade de tarefas; elas
não dependiam mais do departamento de sistema de informação para
todas as suas necessidades neste campo. Durante este período, foi
reconhecido que os sistemas de computador podiam dar apoio às
atividades adicionais de tomada de decisão. Um sistema de apoio à
decisão (DSS – decision support sytem) dá apoio e assistência em
todos os aspectos da tomada de decisões sobre um problema
especifico”.
A partir da década de 80, algumas empresas passaram a usar
sistemas especialistas que eram baseados na Inteligência Artificial (A.I.), onde
os sistemas de computadores apresentam as características da inteligência
humana. O sistema especialista que integra o campo da inteligência artificial é
um sistema de informação que pode chegar a conclusões e a fazer sugestões,
igual a um profissional especialista.
Segundo Stair (1998, p. 38), “um sistema de informações gerenciais
(SIG) é o agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, bancos de
dados e dispositivos usados para oferecer informações de rotina aos
administradores e tomadores de decisões.” Ele acrescenta, ainda, que as
informações que uma organização possui podem ser equiparadas ao seu
capital.
1.2 – GERENCIAMENTO DE DADOS E INFORMAÇÃO
Uma organização não seria capaz de efetuar a maioria de suas
atividades sem dados e sem a capacidade de processá-los. Em geral, uma
instituição não poderia exercer as suas atividades normais sem dispor de
dados, como, por exemplo, pagar empregados e clientes, emitir documentos
em geral. Segundo Stair (1998, p. 106), “para que os dados sejam
transformados em informação útil, eles devem primeiramente ser organizados
de forma significativa”.
Geralmente os dados são organizados de forma hierarquizada,
começando pela menor parte (bit) e vai aumentando sua hierarquia até se
chegar ao chamado banco de dados. Na escala, os dados em um sistema de
computador são organizados da seguinte maneira: bit´s, que é menor parte de
um dado, byte, sendo que um byte corresponde a 8 bit´s; e cada byte é igual a
um caracter.
Os bancos de dados em geral estão dispostos conforme
apresentado na figura 2, sendo que se inicia pelo caracter, passando pelo
campo, registro, arquivo até chegar ao nível do chamado banco de dados, que
em geral é bem mais complexo.
Fonte: (STAIR, 1998, p. 106)
Figura 2 - A hierarquia dos dados.
As informações são representadas por dados dos mais variados
tipos e de importâncias. As informações servem de base e muitas vezes são o
apoio à tomada de decisões dentro de uma organização, sendo que tais
decisões são as responsáveis por garantir ou não a permanência da
organização no mercado competitivo dos dias atuais.
No entanto, em todas as organizações existem Dados aos milhares
e muitas vezes existem poucas Informações . E o motivo principal disto está na
Banco de dados
Arquivos
Registros
Campos
Caracteres (bytes)
falta do tratamento adequado destes dados, de modo a classificá-los e
organizá-los. Para que os dados existentes possam se tornar informação, faz-
se necessário juntá-los de forma que eles adquiram valor , além do que
representam individualmente. O processo de transformar dados em
informações consiste na sua organização, de forma que eles possam fazer
sentido e tornem informação. Assim, ao serem organizados, transformam-se
em informação. Um exemplo simples disso seria uma escada de madeira que
poderia ser tida como a informação, em face da união de pedaços de madeira
e pregos que, neste caso, são tidos como os dados de entrada, conforme
apresentado na figura 3 a seguir:
Fonte: (STAIR, 1998, p. 05)
Figura 3 - O processo de transformação de dados em informação.
De acordo com o exemplo infracitado, ao considerar uma escada de
madeira como sendo uma Informação, é importante realizar a decomposição
dos dados que a compõem. Assim, a escada de madeira, obviamente, contém
pedaços de madeira e pregos que são seus dados de entrada. O
processamento está na junção da madeira com o prego, através do trabalho de
alguém, e a saída é a escada de madeira pronta para uso. Para a formação de
qualquer informação o procedimento é o mesmo, entra-se (entrada) com os
dados, processa-se dados (processamento) e obtém-se (saída) a informação.
Entretanto é bom ressaltar que este é um exemplo muito simples ou rudimentar
e que serve apenas para exemplificar este processo.
Segundo Stair (1998, p. 04),
“dados são fatos em sua forma primária, como por exemplo o nome
de um empregado e o número de horas trabalhadas em uma semana,
números de peças em estoque, ou pedidos de vendas. (...)
Informação é um conjunto de dados organizados de tal forma que
adquirem valor adicional além do valor do fato em si.”
DADOS
O processo de transformação
Informação
1.3 - A ORGANIZAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES
Os executivos modernos dependem cada vez mais de fluxo
abundante de informações para poderem tomar suas decisões. Entretanto,
nem todas as instituições trabalham com um grau elevado ou exigido de
informações, principalmente as que podem ocasionar bases para tomadas de
Decisões. Na maioria das instituições, o fluxo adequado ou não das
informações pode afetar sobremaneira sua administração.
Um sistema consiste em entrada, processamento e saída. E como
exemplo de um sistema, pode se citar a confecção de um bolo, onde os
componentes ou elementos são a farinha, ovos, açúcar, leite e manteiga,
dentre outros. A energia, o tempo, técnica e conhecimento são os
componentes de entrada que por sua vez fazem indispensáveis para
combinar os ingredientes. O conhecimento para interpretar uma receita e
definir a proporção de cada ingrediente e a técnica é a habilidade para seguir
as instruções de uma receita. O processamento consiste, primeiramente, em
dosar os ingrediente em uma vasilha de forma correta para que se tenha uma
mistura correta e consistente por um determinando periodo de tempo e depois,
também, por certo tempo levá-lo ao forno para assá-lo a uma temperatura
adequada. A saída é o bolo pronto que, após servido, possibilitará a avaliação
de todo o processo utilizado na sua preparação.
Os sistemas podem ser simples ou complexos, abertos ou fechados.
Hospitais, bancos, empresas de transportes coletivos, mercados varejistas e
atacadistas, empresas de telefonia todos podem ser vistos como sistemas.
Estes são sistemas complexos e abertos, porque interagem, diretamente, o
tempo todo com seu meio ambiente.
Segundo Stair (1998, p. 06; p. 07; p. 08),
“os sistemas têm entradas, mecanismos de processamento, saídas e
feedback.(...) Os sistemas podem ser relativamente simples, tal como
o processo de assar um bolo ou mais complexos.(...) Os elementos
do sistema podem incluir maquinaria, empregados, gerenciamentos e
coisas do gênero.(...) A forma na qual os elementos do sistema estão
ser organizados ou arranjados é chamada configuração .(...) Eles
podem ser simples ou complexos, abertos ou fechados.(...) Um
sistema aberto interage com seu meio ambiente.(...) Um sistema
fechado é o oposto do aberto”.
A performance de um sistema pode ser ou não eficientes e eficazes,
isto dependendo do seu planejamento ou da maneira com a qual ele fora
criado. Ela pode ser medida pela relação entre o que foi produzido face ao que
fora consumido e pode promover uma avaliação que pode variar de 0 a 100%.
Segundo Stair (1998, p. 09),
“há inúmeras formas de medir a performance de um sistema. A
eficiência é a medida do que é produzido dividido pelo que é
consumido. Ela pode ter um alcance de 0 a 100%”.
Um exemplo prático disto é o sistema de contabilidade interna que é
um dos sistemas mais antigos e básicos de uma instituição, por nele estarem
inserido os registros de pedidos, das vendas, das contas a apagar e a receber,
o montante do estoque, que trabalha no ciclo pedido-despacho-faturamento.
Vale lembrar que os sistemas de contabilidade trabalham com fatos passados,
como as vendas, as compras, dentre outras, e muitas instituições só dispõem
destes registros para fazerem suas previsões futuras e embasam somente
nestas informações para tomarem suas decisões.
Segundo Stair (1998, p. 11),
“(...) um sistema de informação (SI) é uma série de elementos ou
componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e
armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações
e fornecem um mecanismo de feedback.”
A figura 4, a seguir, apresenta os componentes de um sistema de
informação e agrega o fator feedback mostrando a importância de se avaliar
constantemente o processo e realizar as correções, sejam elas quaisquer.
Fonte: (STAIR, 1998, p. 11)
Figura 4 - Os componentes de um sistema de informaç ão. O feedback é fundamental para o sucesso da operação do sistema.
Para um tratamento adequado das informações nas organizações,
no mundo contemporâneo, no que tange à dinâmica, volume e velocidade com
que estas se processam, é indispensável o uso de computadores. O
computador é um equipamento que funciona como um sistema, com entradas
de dados, processamento e saídas, que apesar de ser restrito quanto à
imensidão de informações, ainda podem ser bastante úteis para tal função.
Segndo Stair (1998, p. 50),
“um sistema de computador é um subsistema especial de um sistema
de informação global de uma organização. Ele é a reunião integrada
de dispositivos físicos, posicionados em volta de pelo menos um
mecanismo de processamento utilizando eletrônica digital, que é
usado para fazer a entrada, processamento, armazenamento e saída
de dados e de informação”.
Apesar do benefício trazido ao mundo pela implantação de sistemas
computadorizados, percebe-se, no entanto, que as adaptações não são tão
simples pois esbarram em empecilho de ordem técnica, cultural e social. Para
tanto, no desenvolvimento de um sistema que venha a ser adequado, deve-se
obedecer os critérios de Eficiência, Efetividade, Custo, Controle e
Complexidade. Ao se implantar um Sistema de Informação Computadorizado
não deve ser levando em conta somente a velocidade com que os dados são
processados (eficiência e efetividade), mas também quanto se gastou na
implantação (custo), qual a confiabilidade deste novo sistema e quem serão os
envolvidos no processo (complexidade).
Entrada Processamento Saída
Feedback
Stair (1998, p. 50), aborda este questão afirmado que,
“entretanto, reunir um sistema de computador completo, é mais
abrangente do que apenas conectar os dispositivos do computador.
(...) Por exemplo, na construção de um carro, os fabricantes tentam
evitar a instalação de uma transmissão incapaz de levar a potência
total do motor até as rodas. (...) A seleção de uma transmissão para
um carro de corrida, então, exige não apenas a consideração de
quanto de potência total do motor pode ser levado até as rodas
(efeciencia e efetividade), mas também quanto custam a transmissão
(custo), a sua confiabilidade (controle) e quantas marchas ele tem
(complexidade)”.
Deste modo, os subsistemas de computador são escolhidos para dar
apoio aos sistemas de informações de maneira eficaz e eficiente, de modo que
este atinja seus objetivos. O objetivo de uso dos computadores não se constitui
somente a da velocidade, mas, também, o de armazenamento e
aproveitamenteo dos dados processados. A organização dos subsistemas de
uma organização em um sistema único que é o sistema de informações
gerenciais pode receber várias denominações, dependendo da forma com cada
instituição define suas metas institucionais.
Após ter discorrido sobre o sistema de informações gerenciais e
abordado a importância da gestão das informações para a manutenção das
empresas no mercado em que atuam, importante se faz abordar a questão da
gerência das informações nas instituições de ensino superior que é o foco
deste estudo.
CAPITULO II
2.1 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS INSTI TUIÇÕES
DE ENSINO SUPERIOR
No mundo atual, com uma forte concorrência e economia
globalizada, necessário se faz uma busca constante do aperfeiçoamento dos
serviços ou produtos ofertados pelas instituições de ensino, sendo que a
necessidade de informações e o tratamento como fonte de gerenciamento
torna-se fator decisivo de permanência e de crescimento no mercado em que
atuam. Constituem o tom deste século conceitos como: flexibilidade,
criatividade, parceria, qualidade total, planejamento estratégico e marketing,
dentre outros. Há necessidade de repensar as instituições, neste contexto, de
novos conceitos gerenciais para se abrir novos horizontes, sendo que se deve
olhar mais para fora do que para dentro dessas instituições. Faz-se necessária
uma melhor reordenação interna e externa para uma boa adaptação ao
ambiente. Exige-se um novo conceito gerencial na forma de se gerir os
negócios, para alcançar a eficiência e a eficácia no processo administrativo em
geral das instituições de ensino.
Para a maior parte dos membros do corpo de uma instituição de
ensino ela nunca está completa e eles estão quase sempre insatisfeitos com a
sua forma de funcionamento, organização, linha de atuação, aspectos e várias
outras coisas, ou seja, para a maioria deles a instituição sempre precisa de
algo mais. Segundo Silva JR, (2000, p. 77), “é próprio do pensar acadêmico
enxergar como algo incompleto, que sempre exigirá um aperfeiçoamento.”
Silva JR (2000) acrescenta que os produtos das universidades são:
graduação e pós-graduação, com a formação da mão-de-obra qualificada e a
satisfação do usuário quanto às suas necessidades culturais. A partir daí pode-
se estabelecer indicadores gerenciais, para servir de base para a confecção de
um modelo de informações estratégicas para a universidade, onde o produto
formal é a instrução ou educação.
De acordo com Silva JR (2000, apud AMARAL), as universidades
brasileiras passam por momentos críticos decorrentes da reforma universitária
de 1968. Momentos marcados pela burocracia em toda sua estrutura, desde a
questão de processos administrativos, o excesso de instâncias nas decisões, o
corporativismo existente nas unidades, a desarticulação entre a graduação e a
pós-graduação, enfim, as universidades brasileiras em geral apresentam
estruturas rígidas tendo pouca flexibilidade. Então para acompanhar as
exigências e evolução da sociedade se faz latente mudar para uma estrutura
mais elástica, visando atender os anseio da sociedade que a cerca. Para sanar
esses problemas, a universidade deveria apresentar uma estrutura maleável,
redução de níveis hierárquicos e com maior descentralização; isso a tornaria
mais enxuta e por conseguinte suas decisões seriam mais ágeis, além de uma
interdisciplinaridade maior entre as áreas. Há exigência de mudança para uma
estrutura mais flexível, pois a gestão moderna necessita cada vez mais de uma
estrutura dinâmica e eficiente para que a instituição possa atingir a sua missão
e alcançar sua visão.
Segundo Silva JR, (2000, apud SGUISSARDI), a avaliação da
universidade é importante e se faz necessária e urgente, mas é preciso saber
de qual tipo se trata esta avaliação. Deve-se analisar as críticas das propostas
de avaliação e estabelecer parâmetros.
Para Silva JR (apud DRUCKER, 2000), o modelo atual de universidade
está em extinção. Segundo ele, por exemplo, a atual estrutura física deve estar
superada em alguns anos, os custos devem aumentar, já que hoje em dia já
existem aulas virtuais, ou seja, que são dadas via satélite. Silva JR (apud
AULER, 2000, p. 81), afirma que “as faculdades deveriam ter a preocupação de
ser como as empresas. À medida em que o produto delas é o ensino, deveriam
preocupar-se com a qualificação dos alunos.” Isso demonstra que as
universidades deverão apresentar um delineamento organizacional de estrutura
virtual.
Silva JR (apud HUBER, 2000), acrescenta que as universidades devem
adotar princípios de marketing e implementar a análise de custo-benefício para
a política de preços a ser seguida por ela. Isso as iguala às empresas.
SILVA JR (2000) diz que em 1993 a Associação Nacional de Instituições
Federais de Ensino Superior – ANDIFES institucionalizou o Programa de
Avaliação Institucional das Universidades Brasileiras – PAIUB, com o objetivo
de fornecer apoio técnico e financeiro aos processos de avaliação nas
instituições de ensino superior. Isso se deve ao fato de a associação
reconhecer a necessidade de incentivar, orientar e estabelecer critérios
comuns para a avaliação do ensino superior. Com a criação do PAIUB, alguns
avanços importantes foram registrados:
� a criação de um Comitê Assessor, responsável pela análise, segundo
critérios de qualidade técnica e de interesse para uma posterior
avaliação global;
� a identificação de um conjunto de variáveis e indicadores para subsidiar
os processos de avaliação;
� o estabelecimento de orientações metodológicas para subsidiar a
elaboração e execução dos projetos de avaliação a serem
desenvolvidos.
Os indicadores analisam os aspectos em relação ao corpo docente
às atividades de pesquisa, à produção docente, à estrutura curricular e em
relação do corpo discente.
De uma forma geral, é necessário que as universidades brasileiras
adotem uma visão de negócio competitivo, diferente da postura atual. E, como
forma de monitoramento, uma estrutura de informações que possibilite o
gerenciamento estratégico.
2.2 – A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO NAS UNIVERSIDADES BRA SILEIRAS
Ao longo dos séculos, ao que tudo indica, as universidades foram
estruturadas para mudar muito lentamente. O caminho da humanidade passa
pela universidade e esta poderá assustar consigo mesma e terá que promover
transformações para ser mais ágil e flexível para uma atuação mais incisiva,
para apresentar soluções e superar o susto e a perplexidade deste milênio. As
constantes mudanças porque vêm passando o mundo moderno exigem que
todas as instituições façam adaptações cada vez mais rápidas em todos os
sentido para manter-se no mercado tão competitivo. Não é mais aceitável um
processo decisório demorado, com estruturas arcaicas e um longo jogo de
poder.
Em geral as universidades possuem objetivos complexos, empregam
tecnologias também complexas e adotam estrutura múltipla para viabilizar o
seu funcionamento e atingir seus objetivos estratégicos.
Silva JR (2000), em sua tese de mestrado, ressalta que se tem
percebido alguns problemas de integração no ambiente universitário, tais
como: a rivalidade entre o corpo docente e o técnico-administrativo que é
gerado, em geral, por tratamento diferenciado e por falta de comunicação e
informação. Existe também um forte corporativismo dos grupos internos, em
virtude da forma eletiva dos cargos de gerência e chefia. Também, o ambiente
universitário é onde se forma um verdadeiro feudo, com alguns membros
chegando a se proteger mutuamente. O corporativismo pode se transformar em
fator de integração, como também pode gerar conflito entre os grupos.
A universidade, em face da revolução tecnológica, deve ser
comparada a qualquer organização no mundo atual. Como um centro crítico
por natureza, ela jamais será uma usuária condicional das conveniências da
tecnologia. Uma gestão moderna exige que se utilize a tecnologia.
Em se falando de gestão é necessário distinguir o que é
administração e o que é burocracia nas universidades públicas. Existe a
administração pública com tendência a confundir procedimentos gerenciais e
procedimentos autoritários, burocráticos e inibidor de atender os justos anseios
sociais. A gestão é na verdade o meio de para atingir os objetivos, visão e
metas.
A avaliação, em particular, deve integrar todos os fluxos da
administração universitária, não só do ponto de vista financeiro, como também
em termos de ensino-pesquisa-extensão e verificar se o que foi planejado
nesse item foi cumprido. O processo gerencial é a verificação de como projetos
e iniciativas de várias áreas foram corretamente planejadas, estruturadas,
executadas e avaliadas.
Deve-se valorizar a cultura dos fluxos em substituição à dos
processos. Nesta, cada problema, iniciativa ou projeto constitui um processo,
que por sua vez demanda tempo para ser resolvido, implicando num ritual que
envolve pareceres, análises, percepções, tudo seguindo uma cronologia, até
que tudo se solucione ou não. Essa é a chamada cultura dos processos. Por
outro lado, a cultura dos fluxos, cabe à instituição priorizar os grandes fluxos
que determinam seu futuro sem prejuízo da documentação necessária.
Segundo Silva JR (apud Marcovitch 2000, p. 88), “a cultura dos fluxos implica
um olhar mais abrangente dos procedimentos decisórios, onde cabe à
instituição, sem prejuízo dos documentos formais que transitam de área para
área, priorizar os grandes fluxos que determinam o seu futuro.”
Na gestão universitária, essa cultura de fluxos prioriza os resultados,
onde os resultados obtidos no exercício anterior são analisados, como exemplo
o número de alunos formados, teses defendidas, para planejar o que será
executado no futuro. Nessa cultura, a fim de se atingir um cenário mais
completo do futuro, deve-se partir dos resultados.
É importante que as universidades incorporem periodicamente, ou a
cada ano, medidas que venham gerir os parcos recursos de que elas dispõem,
promovendo assim uma “revolução” visando melhorar a qualidade dos serviços
prestados. Mas, para isso, deve-se renovar a cultura que hoje existe que é a de
destruir tudo que já foi elaborado por conta de não se conseguir permanecer no
poder. Independente do processo sucessório, o que for avaliado de forma
positiva numa gestão deve dar continuidade na gestão seguinte, aí começa a
renovação.
A tomada de decisões nas universidades é um processo moroso
dificultando, com isso, a gestão das mesmas.
A preocupação das universidades com a qualidade dos serviços
prestados tem sido cada vez maior; isso posto que os órgãos de fomento e
financiamento, responsáveis pela alocação de recursos, exigem maior
aperfeiçoamento do quadro de servidores com o objetivo de melhor atenderem
a comunidade. Para tanto, as universidades já começam a empreender
processos de melhoria da qualidade apesar de que, muitas delas, ainda
estejam concentrados na avaliação de estruturas e não na de processos e
resultados, e não possuírem uma divisão para esse fim.
Silva JR (SGUISSARDI, 2000, p. 90), que “a avaliação é um processo de
indagação, de comparação, de obtenção de informação que permite a emissão
de juízos e contribui para a tomada de decisões”.
Quando se estuda a tomada de decisões numa organização, leva-se
em conta o auxilio de indicadores gerenciais, em especial o de desempenho,
que segundo Silva JR (apud FITZ-GIBON, 2000, p. 91), ao citar é “um item de
informação, coletado a intervalos regulares, a fim de monitorar o desempenho
do sistema”. Estes, por sua vez, ao medir o desempenho de instituições
educacionais, nem podem ser considerados objetivos ou sem erros, pois estas
tem uma complexidade tamanha e difícil de ser mensurada. Para Silva JR
(2000, p. 91), os “indicadores de desempenho implicam num marco de
referência, como um padrão, um objetivo, uma avaliação ou uma comparação e
são relativos ao invés de absolutos como no primeiro caso”.
Quando se instituiu no Brasil o PAIUB em 1993 (Brasil/MEC, 1994),
foram adotados alguns indicadores considerados básicos para se construir uma
metodologia comum de avaliação global no âmbito de cada IES e no sistema
como um todo por outras informações substanciais.
No próximo capitulo será apresentado à proposta de formatação de
um sistema de informações gerencias, para a Universidade Estadual de Goiás-
UEG, sendo que objetivo deste trabalho é a demonstrar a referida proposta.
CAPITULO III
3.1 – PROPOSTA DE FORMATAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFOR MAÇÕES
GERENCIAIS PARA A UEG
Anteriormente à apresentação da proposta deste trabalho, necessária se
faz situar a UEG no contexto das instituições de ensino superior brasileira, bem
como fazer uma interligação da proposta ora apresentada às definições
contidas no Plano de Desenvolvimento Institucional – P.D.I, motivo pelo qual
serão discorrido os itens 3.1.1 – O Ensino Superior na América e no Brasil e
3.1.2 – O Plano de Desenvolvimento Institucional – P.D.I e 3.1.3 Proposta de
Sistema de Informações Gerenciais para a UEG.
3.1.1 – O ENSINO SUPERIOR NA AMERICA E NO BRASIL
O ensino superior na América Latina surgiu primeiramente na colônia
Espanhola, vez que os Espanhóis se preocuparam bem mais cedo em criar
instituições de ensino superior em suas colônias, sendo criada em 1538 a
primeira universidade no continente americano. Posteriormente, outras
universidades foram criadas no México, Peru, Chile e Argentina.
O ensino superior na América teve inicio na quarta década do século
XVI, sendo que em 1538 surgiu a primeira universidade em São Domingo na
ilha onde Colombo teve o primeiro contato com o novo mundo e em 1553 foi
inaugurada a universidade do México, a Segunda universidade Americana. A
Universidade do México contava com as três faculdades usuais das
universidades espanholas (Filosofia, Cânones/Direito, Teologia) e mais tarde a
de Medicina, atuando com os mesmos privilégios da famosa Universidade de
Salamanca. Depois, surgiram as Universidades de São Marcos (Peru), de São
Felipe (Chile), Córdoba (Argentina) e outras, ao passo que por ocasião da
independência brasileira já havia cerca de 26 ou 27 universidades na América
Espanhola.
Segundo Cunha (1986, p. 11), “nas colônias espanholas na América, a
universidade não foi uma instituição estranha. Na quarta década do século XVI
foi fundada a primeira universidade no continente americano.”
O sistema educacional brasileiro teve início quando os padres da
Companhia de Jesus chegaram ao Brasil, em 1549, junto com o Governador
Geral Tomé de Sousa. A missão da companhia era de cumprir mandato real de
conversão dos índios e dar apoio religioso aos colonos. Ao se instalarem na
colônia, os jesuítas fundaram o primeiro colégio na Bahia, em 1550, e este
começou a funcionar em 1553 com o curso de Humanidades.
Os Colégios Jesuítas no Brasil ofereciam o curso elementar, cursos
de Humanidades, de Artes e Teologia, com os curso de Teologia conferindo
aos seus concluintes grau de doutor e tendo duração de quatro anos, sendo
oferecido em colégios e seminários.
Com o crescimento da população colonial proprietária, desde o
descobrimento e o desenvolvimento da vida urbana, onde se concentrava o
sistema administrativo e as atividades comerciais, com produtos importados e
locais, aumentou-se também o desejo pela melhoria da instrução.
O sistema colonial de ensino findou com a reforma pombalina, feita
em Portugal em meados do século XVIII pelo Marquês de Pombal, ministro do
Rei Dom José Primeiro. Em 1759, os jesuítas foram expulso de todo o império
lusitano, desmantelando assim, o sistema de ensino no Brasil.
Desde a expulsão dos jesuítas, para dar continuidade ao ensino, foi
implantada uma solução paliativa: criação de aulas avulsas, as chamadas
Aulas Régias. Também foi criado um imposto colonial para financiar estas
aulas, treze anos após a sua criação. Essas aulas foram criadas para suprir o
ensino existente nos extintos colégios jesuítas.
Com a chegada da Família Real portuguesa, em 1808, teve inicio
uma nova fase na educação brasileira, pois daí surgiu a necessidade de
formação de burocratas e profissionais liberais. A partir de então, criou-se a
Academia Militar Real e a Academia de Marinha no Rio de Janeiro, em 1808. O
motivo principal para a mudança no ensino foi de formar aqui pessoas para
atenderem as necessidades do Estado, uma vez que ele necessitava de
profissionais especializados, para trabalhar nas repartições públicas. Em
seguida foram criados os cursos de Medicina, Cirurgia e o de Matemática,
sendo estes destinados aos militares e posteriormente, foram criados outros
cursos como Agronomia, Química, Desenho Técnico, Economia, Arquitetura e
também curso de Direito destinados ao demais integrantes da população.
Xavier sustentam que o ensino pouco mudara.
Segundo Xavier et. at. (1994, p. 66),
“na verdade, um fenômeno parece ter determinado os rumos e
configurado o perfil do ensino público brasileiro, desde a
Independência. Foi a busca insistente e persistente da formação
escolar superior, como ascensão social, por todos os segmentos da
população que a ele vislumbrassem possibilidade de acesso. Isto viria
à tona como uma séria questão político-social, no final do Império”
Até a criação do Colégio Dom Pedro II, no Rio de Janeiro, em
1837/1838, o ensino secundário era ministrado através de aulas avulsas,
quando a partir de então os primeiro currículos de ensino foram uniformizados.
O acesso ao ensino superior durante o Império era controlado pelos
chamados exames preparatórios, os quais aferiam os conhecimentos básicos
para cada curso. No entanto, quem estudava no Colégio Dom Pedro II era
dispensado desses exames. Registra-se, também, a existência de outra forma
de controle que era o monopólio do governo imperial na concessão dos
diplomas nesse período.
Nesta época já existiam cursos superiores privados no Brasil, sendo
que a concessão de diploma destes cursos era feita através de exames de
equivalência, ou seja, provas através das quais avaliava-se o resultado da
formação obtida nestes estabelecimentos de ensino, já que os cursos
superiores estatais gozavam de validade jurídica nacional.
Nota-se que o ensino superior no Brasil sempre teve caráter elitista,
ou seja, não era ministrado a toda a população, pois somente os colonos,
militares, burocratas em geral e seus filhos tinham acesso à educação, sendo
que os demais e seus descendentes não tinham acesso a este tipo de ensino.
Segundo Xavier et. al. (1994, p. 76), “a extrema limitação das
oportunidades de ascensão social, típica da sociedade brasileira do período,
não tardou a represar a demanda social de ensino superior. Isto pressionaria
para que, no Segundo Reinado, se iniciasse um processo de facilitação do
acesso a esse ensino distintivo das elites.”
A partir de 1891 até 1910, já existia no Brasil cerca de 27 Escolas de
ensino superior, situadas em diversos estados e cidades do Brasil, como
exemplo, a Faculdade Livre de Direito da Bahia, a Faculdade de Direito de
Goiás, estas criadas em 1891, a Faculdade de Odontologia de Porto Alegre,
em 1898, a Escola de Farmácia Odontologia e Obstetrícia de São Paulo, em
1905, e a Escola Politécnica de São Paulo, em 1900, entre outras.
Em 1920, foi criada a Universidade do Rio de Janeiro, que mais tarde
passou a se chamar Universidade do Brasil e também, a Universidade de
Minas Gerais (1927), a Escola de Engenharia de Porto Alegre (1932) que
também passou a se chamar Universidade de Porto Alegre. Finalmente, em
1934, foi criada a Universidade de São Paulo.
Em Goiás, em 1958 foi criada a Sociedade Goiana de Cultura,
entidade destinada a organizar e manter a Universidade Católica de Goiás
fundada em 1959 e que foi a primeira instituição universitária do Brasil Central.
Outro marco importante data de 14 de dezembro de1960, quando se
criou a Universidade Federal de Goiás – UFG, através da junção das
Faculdades de Direito, Faculdade de Farmácia e Odontologia, Escola de
Engenharia, Conservatório de Música e Faculdade de Medicina.
A Universidade de Brasília - UnB criada em 21 de abril de 1962, a
partir da sanção pelo Governo João Goulart, em 15 de dezembro de 1961, da
lei que autorizava o Poder Executivo a instituir a Fundação Universidade de
Brasília - FUB, que é a mantenedora da Universidade.
A UEG nasceu da transformação da Universidade Estadual de
Anápolis - (UNIANA), instituição esta que surgiu em 1961, como Faculdade de
Educação e Ciências Econômicas de Anápolis, e que, em 1990, passou a se
chamar Universidade Estadual de Anápolis-UNIANA. Além da UNIANA,
também outras 27 Instituições de Ensino Superior (IES) isoladas, espalhadas
pelo Estado foram incorporadas à UEG, sendo todas estas Instituições eram
mantidas pelo erário público estadual. Assim, a Lei Estadual no 13.456, de 16
de abril de 1999, que criou a UEG vinculando-a estrutural e organicamente à
Secretaria Estadual de Educação, sendo, posteriormente, através do Decreto
no 5.158, de 29/12/1999, vinculada à Secretaria de Ciência e Tecnologia de
Goiás. A UEG foi organizada, como uma universidade multicampi, tendo como
sede central o campus da antiga UNIANA Universidade Estadual de Anápolis.
O teor do Artigo 2º da mencionada Lei Estadual, ao transformar a UNIANA na
Universidade Estadual de Goiás, com sede em Anápolis, procedeu também à
transformação da Fundação Universidade Estadual de Anápolis na Fundação
Universidade Estadual de Goiás, bem como transformando em unidades
administrativas da UEG as seguintes autarquias: Escola Superior de Educação
Física de Goiás (1962)2; Faculdade de Filosofia Cora Coralina (1968);
Faculdade de Educação, Ciências e Letras de Goianésia, Faculdade de
Educação, Ciências e Letras de Iporá, Faculdade de Educação, Ciências e
Letras Ilmosa Saad Fayad de Formosa, Faculdade de Educação, Ciências e
Letras de Morrinhos, Faculdade de Educação, Ciências e Letras de Luziânia,
todas estas criadas em 1985; Faculdade de Educação, Ciências e Letras de
Itapuranga, Faculdade de Educação, Ciências e Letras de Santa Helena de
Goiás, Faculdade de Educação, Ciências e Letras de Quirinópolis, Faculdade 2 O ano entre parênteses refere-se a criação da instituição/autarquia.
de Educação, Ciências e Letras de Jussara, criadas em 1986; Faculdade de
Educação, Ciências e Letras de Crixás (1989); Faculdade de Agronomia e
Zootecnia de Sanclerlândia (1990); Faculdade de Ciências Agrárias do Vale de
São Patrício, Faculdade de Ciências Agrárias, Biológicas e Letras e Silvânia,
criadas em (1993); Faculdade Estadual Celso Inocêncio de Oliveira de Pires do
Rio, Faculdade Estadual Rio das Pedras de Itaberaí, Faculdade de Educação,
Ciências e Letras de Uruaçu, Faculdade de Ciências Agrárias de Ipameri,
criadas em 1994; Faculdade de Ciências Humanas e Exatas de Jaraguá
(1996); Faculdade de Educação, Ciências e Letras de São Luís de Montes
Belos (1998); Faculdade de Zootecnia e Enfermagem de Inhumas, Faculdade
de Educação, Agronomia e Veterinária de São Miguel do Araguaia, Faculdade
Dom Alano Maria Du Noday, criadas em 1999; e por fim a Faculdade de
Educação, Ciências e Letras de Posse; criada em 2000.
Segundo o Plano Diretor de Informática da Fundação Universidade
Estadual de Goiás (FUEG, 2004, p. 07),
“dessas 28 Autarquias, 12 já se encontravam credenciadas com 39
cursos, dos quais 29 estavam reconhecidos e 10 autorizados pela
autoridade competente, sendo acrescidos mais 11 cursos originários
da antiga UNIANA, todos reconhecidos. Ressalta-se, no entanto,
que, das 28 instituições incorporadas à UEG pela Lei nº 13.456,
somente 13 encontravam-se em funcionamento pleno, ou seja, com
cursos regularmente ofertados mediante processo seletivo.”
A Universidade Estadual de Goiás-UEG, conta hoje com 31 unidades
administrativas espalhadas pelo Estado e 21 pólos, contando com mais de 40
mil alunos matriculados nos mais de 100 cursos existentes em todas as
unidades administrativas. Vale ressaltar que a Faculdade de Direito de Itapaci
nunca saiu do papel, entretanto, todas as demais e que foram transformadas
em Unidades Universitárias da UEG estão em pleno funcionamento.
3.1.2 – O PLANO DE DESENVOLVIMENTO INSTITUICIONAL – P.D.I
Assim como ocorre nas organizações privadas e nas consideradas
sem fins lucrativos, faz-se necessário também às instituições públicas a
elaboração de diretrizes que possam orientar o rumo que estas devem seguir a
fim de atingirem os seus objetivos. Em especial, as instituições educacionais
não podem deixar de ser incluídas nesse grupo. Toda organização seja ela
pública ou privada necessita de planejamento estratégico, tático e operacional
para que seus objetivos e metas sejam atingidos com eficiência e eficácia.
Às instituições de ensino superior (IES), por força da legislação
vigente, é exigida a elaboração de um planejamento estratégico denominado
Plano de Desenvolvimento Institucional - PDI, um documento que estabelece
todas as estratégias, diretrizes, a serem adotadas por estas instituições para
que os seus objetivos sejam alcançados.
Segundo o PDI da Universidade Federal de Rondônia 2004-2012
(UNIR, 2003, p. 2)
“considerando que as IES representam a condução das políticas de
educação voltadas para o ensino superior, pesquisa e extensão, e que
tal condução se define por uma estrutura formal, a concepção de
gestão do bem público neste trabalho adotada tem como principio
conduzir cidadãos e agentes públicos ao exercício prático de uma
administração pública participativa, transparente, orientada para
resultados e preparada para responder às demandas.”
O plano de desenvolvimento institucional de uma universidade,
acima de tudo, deve refletir a situação em que ela se encontra na atualidade,
no que diz respeito às suas deficiências tanto no aspecto estrutural e
organizacional quanto ao aspecto cultural ambiental e acadêmico. Além disso,
deve-se almejar soluções para estes problemas, através de estratégias a
serem elaboradas para esse fim. Quando de sua elaboração, devem ser
considerados como princípios a clareza, objetividade, coerência e factibilidade.
O PDI deve identificar a instituição e deve conter a sua filosofia de
trabalho, a missão a que se propõe, as diretrizes pedagógicas que orientam
suas ações, a sua estrutura organizacional e as atividades acadêmicas que
desenvolve e/ou que pretende desenvolver de acordo com o Sistema de
Acompanhamento de Processos das Instituições de Ensino Superior –
SAPIEnS/MEC.
Ainda de acordo com o SAPIEnS/MEC,( BRASIL, 2004)
“o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI – consiste num documento em que se definem a missão da instituição de ensino superior e as estratégias para atingir suas metas e objetivos. Abrangendo um período de cinco anos, deverá contemplar o cronograma e a metodologia de implementação dos objetivos, metas e ações do Plano da IES, observando a coerência e a articulação entre as diversas ações, a manutenção de padrões de qualidade e, quando pertinente, o orçamento. Deverá apresentar, ainda, um quadro-resumo contendo a relação dos principais indicadores de desempenho, que possibilite comparar, para cada um, a situação atual e futura (após a vigência do PDI).”
3.1.2.1 - EMBASAMENTO LEGAL
Através do Decreto Federal 3860/2001, o Ministério da Educação
estabeleceu novas diretrizes para a Secretaria de Educação Superior – SESu,
do Conselho Nacional de Educação – CNE e do Instituto Nacional de Estudos e
Pesquisa Educacionais – INEP, com o objetivo de garantir a eficiência e
eficácia do trabalho já realizado de acordo com os dispositivos da LDB, Lei de
Diretrizes e Bases da Educação Lei nº 9394/1996.
O P.D.I. é uma exigência do MEC e faz parte dos documentos
exigidos por lei para que a instituição de ensino superior seja credenciada,
autorizada ou esteja em fase de renovação de qualquer parte desses
processos. A Resolução n° 10/2002 do Conselho Nacional de E ducação, que o
considera o PDI como um compromisso entre a entidade mantenedora e a que
está sendo mantida por ela. Essa mesma Resolução define ainda que poderá
ser exigida no caso de uma supervisão realizada pelo SESu/MEC.
O Decreto Federal 3860/2001 estabelece, entre outras, a
obrigatoriedade de se avaliar programas, cursos e instituições de ensino
superior, sendo que estas últimas serão realizadas pelo INEP, compreendendo
a avaliação de indicadores de desempenho do sistema nacional de ensino
superior, a avaliação institucional de desempenho individual das IES e a
avaliação dos cursos superiores de acordo com o exame nacional de cursos, o
Provão. Quando se avalia individualmente as IES, leva-se em consideração o
Plano de Desenvolvimento Institucional.
Caso a universidade pretenda criar cursos fora de sua sede, será
exigido da instituição o Plano de Desenvolvimento Institucional e o
planejamento acadêmico dos cursos fora dela, incluindo projetos de expansão
e melhoria desses cursos dentro do prazo de cinco anos instituído pelo P.D.I.,
em cumprimento ao estabelecido na Portaria 1466/2001, do MEC.
3.1.2.2 DIMENSÕES DO P.D.I.
O Plano de Desenvolvimento Institucional das instituições de ensino
superior devem ser considerados em três níveis de hierarquia que são suas
dimensões, categorias de análise e indicadores. As dimensões por sua vez
também são divididas em três níveis – a dimensão organização institucional e
pedagógica; do corpo docente; e instalações.
Quanto à dimensão “organização institucional”, é enfocado o projeto
global da IES, a missão e as ações institucionais propostas e a gestão
acadêmico-administrativa, que fazem parte do Plano de Desenvolvimento
Institucional, além do projeto pedagógico dos cursos e a avaliação institucional.
Na dimensão “organização didático-pedagógica”, que também faz
parte da primeira, as três categorias de análise buscam avaliar a administração
acadêmica do curso, a proposta do curso em si, as atividades acadêmicas
articuladas ao ensino de graduação. Importante é também o projeto de auto-
avaliação.
Na dimensão “corpo docente”, as três categorias de análise
procuram avaliar os docentes em si (sua formação e qualificação profissional),
as condições de trabalho e de capacitação que a IES lhes oferece e sua
atuação ou desempenho na gestão acadêmica, no ensino e nas demais
atividades acadêmicas da instituição – a pesquisa, a pós-graduação e a
extensão.
E na dimensão “instalações”, as três categorias de análise procuram
avaliar as instalações gerais da IES, a biblioteca e as instalações especiais,
próprias ou específicas do conjunto de cursos. Embora a biblioteca seja um
indicador das instalações gerais, está aqui destacada para que se permita
analisá-la e, posteriormente, avaliá-la em separado, dada a sua importância na
avaliação da qualidade de qualquer instituição de ensino superior.
Essas são orientações do SAPIEnS quando da elaboração do P.D.I
das universidades.
3.1.2.3 - MISSÃO E VISÃO INSTITUCIONAL
Considerando que produzir o saber deve atender ao interesses
fundamentais da sociedade e ao bem comum, a UEG vem desenvolvendo suas
ações neste campo, ou seja, preparando-se para a sociedade do futuro,
através da formação de profissionais para satisfação de seus interesses.
Constitui-se neste propósito a missão institucional da UEG, qual seja:
“Produzir e sociabilizar o conhecimento cientifico e o saber, desenvolver
a cultura e a formação integral de profissionais e indivíduos capazes de
inserirem-se criticamente na sociedade, e promoverem a transformação da
realidade socioeconômica do Estado de Goiás e do Brasil.“(UEG, 2004, p.26
vol. I)
A visão é o principio que orienta sobre o futuro da instituição e é
baseado na ideologia essencial e futuro imaginado. “A Universidade Estadual
de Goiás será uma instituição de referência nacional, pela sua consolidação
como universidade pública de excelência e pela sua grande importância como
instrumento de transformação socioeconômica do Estado de Goiás e do Brasil.”
(UEG, 2004, p. 27, vol. I)
Baseados na missão, visão, nos valores e propósitos essenciais, nas
diretrizes estratégicas e nos objetivos e metas específicos, quando da
elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional da UEG, definiu-se as
macro-açoes para o PPA – Plano Pluri-Anual e o orçamento democrático da
universidade. Essas macro-açoes foram definidas, como foi supracitado, em
reuniões realizadas entre a administração universitária, ou seja a Reitoria, e as
demais unidades, a partir do entendimento, por parte dos gestores da
universidade, da necessidade de se intensificar o planejamento na mesma.
Servem de premissa ainda para o planejamento operacionais das unidades e
da administração central.
O PPA – Plano Plurianual – consiste no planejamento de ações que
o Governo do Estado estabelece para o desenvolvimento do Estado. Dentro
deste plano, foi incluído o programa “Universidade Participativa” constituído de
estratégias para universidade para o período 2004-2007. Dentro deste plano,
foram definidas ações que permitindo manter a UEG como uma instituição que
visa assegurar a qualidade do ensino superior e a partir daí vincular o
orçamento a metas do ensino, pesquisa e extensão.
O Orçamento Geral do Estado de Goiás destina 3% (três por cento)
para o ensino superior e ciência tecnologia, a partir da Emenda Constitucional
número 33/2003. Em face de a UEG esta Vinculada à Secretaria de Estado de
Ciência e Tecnologia, definiu-se internamento que deste percentual, 2% (dois
por cento) ficou destinado a UEG. Assim, a partir de 2003 o Orçamento da
Instituição é elaborado tomando como base este patamar orçamentário.
Anualmente, a UEG, FUEG, Órgãos e Unidades, definem suas prioridades,
revisam suas metas e elaboram, de forma participativa, o orçamento para o
ano de forma participativa somente, focando as diretrizes estratégias do PDI e
as macro-ações do PPA.
3.1.3 - PROPOSTA DE SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIA IS PARA A
UEG
Consultando o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI da
Universidade Estadual de Goiás - UEG, e também o Plano Diretor de
Informática da FUEG, encontrou-se algumas diretrizes, que estão diretamente
atreladas à melhoria dos sistemas de informações gerenciais da Universidade,
e que estão diretamente ligados à proposta deste trabalho. Assim, procurou-se
destacar em seqüências, as diretrizes identificadas e as ações estratégicas já
definidas pela UEG no seu PDI.
Na “Diretriz 2 - Estrutura e gestão acadêmica democrática e
moderna, com Unidades Universitárias integradas e cultura institucional
consolidada”, dentro das Ações estratégicas, encontra-se delineada a seguinte
ação: “Implantar programa de modernização administrativa, visando à
racionalização de processos e métodos de gestão, criando procedimentos
comuns a todas as Unidades Universitárias” (UEG, 2004, p.139, vol. I);
Para a “Diretriz 4: Excelência na qualidade do ensino da
graduação”, foi definido como objetivos: “Instituir processos de avaliação que
objetivem o desenvolvimento e a melhoria contínua da qualidade do ensino da
graduação.” Como ações estratégicas, identificou-se: “Informatizar os
processos acadêmicos e administrativos da UEG e suas Unidades
Universitárias” (UEG, 2004, p.141, vol. I);
Na “Diretriz 5: Desenvolvimento da Ciência, Tecnologia e Inovação”,
definiu-se como objetivos: “Ampliar e modernizar a infra-estrutura de pesquisa
da Universidade Estadual de Goiás, priorizando a pesquisa cooperativa e em
rede, com enfoque regional, interdisciplinar e interinstitucional, e que contribua
para o avanço do conhecimento e para o desenvolvimento harmônico e
sustentável de Goiás” (UEG, 2004, p.142, vol. I);
A “Diretriz 6: Extensão e Cultura como instrumento de inclusão
social e de construção da cidadania plena”, traz como ações estratégicas:
“Ampliar a interação da Universidade com a sociedade, especialmente por
meio da divulgação dos programas, projetos e serviços prestados em todo o
Estado” (UEG, 2004, p.143, vol. I);
Atrelado à “Diretriz 7: Valorização e qualificação dos profissionais da
Universidade Estadual de Goiás”, definiu-se como objetivo o de: “Implementar
uma política permanente de capacitação dos profissionais da UEG” (UEG,
2004, p.144, vol. I);
Por fim, a “Diretriz 10: Melhoria contínua da infra-estrutura da
Universidade”, enumera as seguintes ações estratégicas: “Estabelecer política
de aquisição de equipamentos e computadores a serem colocados à
disposição de professores, servidores e alunos; Elaborar e executar plano de
desenvolvimento de informática, abrangendo o segmento acadêmico-
administrativo da Universidade que atenda, no mínimo, às necessidades
prioritárias: Internet e Intranet, pesquisa e laboratórios de informática com infra-
estrutura própria” (UEG, 2004, p. 147, vol. I);
Vale ressaltar que existem outras diretrizes dentro do PDI-UEG,
sendo que aquelas que estão diretamente ligadas à informatização e a
implementação de sistema voltado para a gestão das informações são as
demonstradas anteriormente.
Já dentro Plano Diretor de Informática da Fundação Universidade
Estadual de Goiás – FUEG, (FUEG, 2004, p.15-16, p. 18-19) na Diretriz que
fala de Desenvolvimento da Tecnologia da Informação, encontra-se definido
como objetivos os a seguir descritos:
a) Priorizar soluções, programas e serviços baseados em
software livre que promovam a otimização de recursos e
investimentos em tecnologia da informação;
b) Priorizar a plataforma Web no desenvolvimento de sistemas e
interfaces de usuários;
c) Priorizar o desenvolvimento de sistemas pela própria UEG;
d) Adotar padrões abertos no desenvolvimento de tecnologia da
informação e comunicação e o desenvolvimento
multiplataforma de serviços e aplicativos;
e) Adotar política de aquisição de Hardware priorizando a
compatibilidade com plataformas livres;
f) Garantir a livre distribuição dos sistemas em software livre de
forma colaborativa e voluntária;
g) Fortalecer e compartilhar as ações existentes de software
livre dentro e fora da UEG;
h) Promover capacitação/formação de servidores da UEG para
utilização dos recursos de Tecnologia da Informação;
i) Adotar a tecnologia de Portal Corporativo na UEG para a
divulgação do conhecimento, prestação de serviços e
Informações;
j) Construir e implantar tecnologia de intranet na UEG;
k) Promover a modernização administrativa, visando à
racionalização de processos e métodos de gestão,
criando procedimentos comuns a todas as Unidades
Universitárias;
l) Implantar a rede corporativa da UEG;
m) Implantar Sistema Administrativo de Gestão Unificada;
n) Produzir e socializar o conhecimento cientifico adotando
Tecnologia da Informação como instrumento, propiciando o
desenvolvimento sócio-econômico para o pleno exercício da
cidadania;
o) Implantar Sistema Administrativo de Gestão Unificada na
busca de racionalização de processos e métodos da gestão,
criando procedimentos comum a todas as Unidades
Universitárias;
p) Implantar Sistema de Gestão Acadêmico na busca de
racionalização de processos e métodos da gestão, criando
procedimentos comum a todas as Unidades Universitárias;
q) A orientação de compatibilização das informações partirá do
princípio do uso de recursos padronizados de software, casos
onde surja uma necessidade de outras soluções as quais não
se encontram definidas no presente PDI, caberá ao corpo
técnico defini-las, compatíveis com a arquitetura adotada.
Como se observa tanto no Plano de Desenvolvimento Institucional da
UEG, como no Plano Diretor de Informática, derivado de um desdobramento do
PDI, há previsão de implementação de um sistema de Gestão de forma a
integrar os sistemas da UEG. O Plano Diretor de Informática da Fundação
Universidade Estadual de Goiás – FUEG, mantenedora daquela, descreve em
detalhes uma proposta preliminar de como seria a implementação de vários
sistemas e dentre eles o Sistema Administrativo de Gestão Unificada, o que
vem ao encontro da proposta de formatação de um Sistema de Informações
Gerenciais para a FUEG e UEG, o que será tratado a seguir, neste trabalho.
Na Figura 5 apresentada a seguir, demonstra-se a arquitetura de um
sistema de informação, enfocando os macro-processos e subprocessos,
produtos, indicadores, gestão do negócio, infra-estrutura, dados, gestão da
informação, aspectos organizacionais, entre outros, sendo que estes são
extremamente relevantes quando se tem em mente a criação de um sistema de
informação, mesmo devendo ser seguido para o sistema de informações
Gerenciais.
Fonte: (SILVA JR, 2000, p. 145)
Figura 5 - Elementos de avaliação da Arquitetura de Sistema da Informação.
A Universidade Estadual de Goiás está atualmente presente em 52
municípios goianos através de 31 unidades universitárias e de 21 pólos de
formação de professores. Além disso, ela conta com mais de 40 mil estudantes
matriculados em mais de 100 cursos. Assim, o tamanho desta instituição aliado
à necessidade de integração das informações, visto que, muitas vezes, as
informações não estão disponíveis aos que necessitam delas, como exemplo
saber quantos alunos fizeram matriculas ontem em toda a UEG, isto faz com
que se pense em um sistema integrado que possibilite ter acesso a estas
informações em tempo real. Esta complexidade e outros fatores relevantes já
descritos neste trabalho vêm justificar a urgência em si implantar um sistema
eficiente para atender às necessidades da UEG. Pensando nisto é que se
ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO
Produtos Indicadores
Macro -Processos PROCESSOS/SUBPROCESSOS
Gestão dos Negócios
Parâmetros de mensuração Situação Atual X Situação Esperada
- INFRAESTRUTURA: hardware, software, procedimentos, outros. - DADOS: disponíveis no sistema - GESTÃO DA INFORMAÇÃO : forma de apresentação, tempo oportunidades analises, outros
- ASPECTOS ORGANIZACIONAIS
propõe a formatação de um Sistema de Informações Gerenciais que possa
subsidiar a UEG na implantação de um sistema de comunicações de dados e
informações que permita melhorar os processos de tomada de decisão.
Pelos levantamentos realizados para este estudo, verificou-se que
apesar da expansão acelerada vivenciada pela UEG, a universidade não
dispõe de um sistema de informações seguro e conciso, um sistema de
informações adequado que possibilite um melhor gerenciamento das milhares
de informações que são produzidas e tratadas diariamente. Sendo assim, as
informações que são colhidas em cada unidade se apresentam de forma
diferenciada, ou seja, cada unidade administra as informações que possui
independentemente de outras e as envia à administração central de um modo,
de certa forma, ainda não padronizado. Observa-se, no entanto, um esforço
muito grande da administração superior para consolidar e tratar todas essas
informações, transformando-as em relatórios de gestão que possam subsidiar a
tomada de decisão e o acompanhamento e avaliação das ações da
universidade. Este trabalho teve como objetivo apresentar uma proposta de
formatação de um sistema de informações gerenciais para a UEG de modo a
mostrar à Instituição os benefícios que este sistema pode trazer aos gestores
das diversas Unidades e Pólos, além da Administração Superior e os órgãos
governamentais aos quais encontra-se subordinados.
Como parte integrante do sistema SIG-UEG/FUEG3, deverá ser
criado um subsistema para cadastros, manutenção e relatório com o objetivo
de permitir a inclusão, como por exemplo, de indicadores de desempenho,
dados para comparação etc. Salienta-se, ainda a necessidade de integração
entre os subsistemas administrativos e acadêmicos.
O subsistema manutenção do SIG-UEG/FUEG tem como finalidade
atualizar, alterar ou modificar os dados, para permitir que as informações
sejam constantemente atualizadas, bem como fazer as correções de possíveis
erros nos seus cadastramentos.
3 Sistema de informações gerenciais da Universidade Estadual de Goiás - FUEG e da Fundação Universidade Estadual de Goiás - UEG.
O subsistema de relatório tem como função a impressão e
visualização de relatório em todos os níveis do sistema, de acordo com a
necessidade de cada setor envolvido, sendo que todos os subsistemas
deverão possuir cadastros, manutenção e relatório.
A proposta de um Sistema Informações Gerenciais para a UEG tem
como formatação básica a apresentada na Figura 6, a seguir, onde se definiu
dois macro-sistemas constituídos do Sistema Administrativo e do Sistema
Acadêmico. Para cada um desses sistemas, criou-se, com base na realidade
da UEG, subsistemas que englobem as diversas atividades desenvolvidas na
Instituição, cujo detalhamento de cada um encontra-se dispostas em
seqüência. Ressalta-se, aqui, que para todos os sistemas e subsistemas
devem existir as funções de entrada de dados, processamento das
informações e saídas, bem como a utilização dos sistemas de forma a
possibilitar o cruzamento de dados para se chegar a informações que
possibilitem o gerenciamento da Instituição através das informações obtidas.
Figura 6 - Sistema de Informações Gerenciais, UEG/FUEG.
3.1.3.1 SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS ADMINISTR ATIVO
O Sistemas Informações Gerenciais Administrativo é composto
basicamente dos seguintes subsistemas: de informações gerenciais financeiro, de
marketing, de recursos humanos, de contabilidade e sistema de serviços.
a) Sistema de Informações Gerenciais Financeiro: trata-se do
sistema que irá armazenar e fornecer informações de natureza financeira a todos
os administradores, através da análise das atividades históricas e atuais,
projetarão as necessidades futuras, do controle, monitoramento e uso dos
recursos através do tempo. O Sistema de informações gerenciais financeiro
deverá conter, ainda, o sistema de processamento de transações - SPT, onde são
colhidas todas as informações financeiras e todas as aplicações do
processamento de transações como contas a pagar e a receber, folha de
pagamento, contabilidade geral, controle de estoque, processamento de pedidos.
Também é este sistema que demonstrará os valores pagos pela Instituição aos
fornecedores, a quantia devida por clientes, dados contábeis detalhados.
As informações externas, a respeito da concorrência, podem ser de
fundamental para a tomada de decisões financeiras. Assim, os relatórios e
balanços financeiros anuais ou periódicos dos concorrentes poderão ser
incorporados ao sistema de informações gerenciais para se obter unidades ou
bases de medidas para comparação, assim como os órgãos governamentais
fornecem também informações importantes financeiras e econômicas como índice
de preços ao consumidor, indicadores econômicos, inflação dentre outros.
Ressalta-se que estes dados podem fazer parte tanto de um item componente do
sistema financeiro quanto do sistema de marketing.
Um Subsistema Financeiro tem, sem dúvidas, muita importância para
as organizações, principalmente no que diz respeito às informações das origens e
aplicações dos recursos, provenientes das atividades normais da maioria delas.
Trata-se portanto, de um subsistema do SIG que funciona como uma espécie de
sistema acessório deste e que por sua vez tem a finalidade de transmitir
informações aos administradores financeiros, auxiliando-os na tomada de
decisões quanto às questões relativas a recursos e suas respectivas aplicações.
Serve, também, como instrumento da área financeira, para que esta possa
realizar análises financeiras, de modo a propiciar condições de projetar-se o
futuro financeiro da Instituição. Além desses atributos, as informações geradas
por este sistema possibilitará monitorar e a controlar a aplicação adequada dos
recursos e a priorização das ações institucionais.
Atrelado ao Sistema de Informações Gerenciais Financeiro estão os
subsistemas de previsão financeira, de auditoria e gerenciamento do uso de
recursos, cujo detalhamento sucinto é apresentado a seguir:
− Subsistema de Previsão Financeira: Trata-se do sistema que possibilita
realizar previsões de receitas e despesas baseado no orçamento anual,
como também em um determinado período de tempo, sobre o crescimento
futuro da receitas e das despesas, por exemplo, traçar as expectativas de
faturamento e custos. Também permite simular um resultado ideal,
baseado no Plano Desenvolvimento Institucional da UEG, que é um plano
plurianual, com diretriz e metas a serem alcançadas por período de tempo
definido;
− Subsistema de Auditoria: envolve a análise financeira e orçamentária, bem
como controle e orientação de todas as receitas e despesas realizadas da
instituição, podendo ser determinada através de exames de balanços e
relatórios financeiros, assim como de processos de pagamentos
produzidos pelo sistema financeiro. Este subsistema deve também conter
cadastros, manutenção e emissão de relatórios, tanto em nível do
subsistema como em nível do sig-geral;
− Subsistema Gerenciamento de Uso de Recursos: possibilitará o
gerenciamento das entradas e saídas de recursos, comparando com a
previsão financeira, bem como, fazendo a combinação com outros
subsistemas do SIG, para que seja possível gerar relatórios globais e
específicos, como por exemplo fluxo de caixa, boletim financeiro, dentre
outros.
b) Sistema de Informações de Marketing – trata-se do sistema que
agrega todas as informações e atividades de planejamento da Instituição. A
adoção da nomenclatura marketing se deve ao fato de que aquela instituição que
desenvolve as suas ações focadas no atendimento às necessidades do mercado
em que atua adotam o conceito de marketing. Pelos estudos realizados em
relação à atuação da UEG, observa-se claramente que esta possui um foco
bastante atuante nas atividades que atendam às reais demandas do povo goiano.
Assim sendo, o Sistema de Informações de Marketing deve englobar os
subsistemas de Pesquisa, Planejamento e Orçamento, desenvolvimento de
produtos/serviços, comunicação e avaliação institucional.
− Subsistema de Pesquisa: o subsistema de pesquisa de marketing deverá
ser responsável por pesquisas, questionários e estudos-piloto, objetivando
realizar estudos formais de mercado e da preferência e necessidades dos
clientes (alunos e sociedade), sendo que esta pesquisa deve encontrar as
preferências do cliente em relação ao que ele deseja em termos de
produtos e serviços. É também neste bloco que estarão registrados e
sistematizados todas as informações e coletas de dados realizadas quando
dos processos seletivos e outros como o censo universitário;
− Subsistema de Desenvolvimento de Produtos/Serviços – o
desenvolvimento de produtos/serviços em geral envolve a conversão de
matérias-primas em serviços e produtos. Este subsistema objetiva
sistematizar e registrar todos os produtos e serviços novos a serem
ofertados pela instituição em toda a sua área de atuação: ensino, pesquisa,
pós-graduação, extensão e gestão. Assim, este subsistema abarcará por
exemplo, os projetos de graduação a serem implementados, dentro de uma
formatação que obedeceu a tramitação interna da instituição e a legislação
que regulamenta o assunto. Desta feita, a partir dos estudos realizados é
que se procede à realização dos projetos dos programas e serem ofertados
pela UEG;
− Subsistema de Planejamento e Orçamento: o sistema de planejamento
deverá permitir o acompanhamento do orçamento geral da instituição,
assim, como sistematizar o planejamento global para a instituição em todos
os níveis organizacionais. Este sistema é de fundamental importância para
a instituição, pois o planejamento é uma tarefa que deve merecer atenção
especial em qualquer organização e na universidade não deverá ser
diferente. Quanto ao orçamento, conforme especificado anteriormente, vale
ressaltar que ele deverá interagir diretamente com sistema financeiro da
instituição e com o PPA – Plano Plurianual do Governo Estadual, pois em
uma instituição pública a base para gastos é orçamento anual. Neste
sistema deve ser também agregado o de planejamento de distribuição,
promoção e da propaganda a ser adotada para cada ação estratégica ou
operacional desenvolvida no planejamento;
− Subsistema de Comunicação – este sistema é o responsável pela
comunicação interna/externa da instituição, devendo interagir tanto com o
acadêmico, bem como o administrativo, de forma a garantir que todas as
ações institucionais sejam plenamente comunicadas aos clientes internos e
externos, quando for o caso;
− Subsistema de Avaliação Institucional – o sistema de avaliação institucional
pode ser definido como um dos mais importantes para a Universidade, vez
que possibilitará, a partir dos diversos instrumentos de avaliação interna e
externa, averiguar e comparar o desempenho da Instituição. Além dos
resultados dos programas de avaliação institucional, deverá abarcar um
sistema de indicadores que interaja com todos os demais sistemas e
possa, de acordo com as necessidades da instituição, fornecer índices de
desempenho setoriais, bem como a sua evolução periódica.
c) Sistema de Recursos Humanos - deve tratar todas as atividades
relacionadas aos servidores (docentes, técnico-administrativos, dirigentes e
outros indivíduos colaboradores da organização). Sua função principal está
relacionada a todas as áreas financeiras da organização e se reveste de papel
fundamental no sucesso da Instituição. Vinculado a este sistema estão os
subsistemas de planejamento de recursos humanos, de recrutamento e seleção
de recursos humanos, programação e lotação dos recursos humanos,
desenvolvimento de recursos humanos e benefícios;
− Subsistema de Planejamento de Recursos Humanos – trata-se do primeiro
subsistema de RH e que permite o planejamento, bem como a
determinação da quantidade necessária e eficaz de pessoal para
realização das atividades da Instituição, permitindo alocar as pessoas nos
cargos e funções da maneira mais adequada e produtiva possível, como
também fazer previsões de demandas futuras de todas áreas ensino,
pesquisa, extensão e gestão;
− Subsistema de Recrutamento e Seleção de Pessoal – este sistema deve,
baseado no plano estratégico, agregar os dados atinentes aos processos
seletivos da instituição, sejam eles por meio de concursos públicos,
conforme determina a legislação, ou por meio de contrato temporário para
suprimento de vagas existentes até que ser realize o correspondente
concurso público. Desta forma, deve-se elaborar o perfil do profissional que
a instituição precisa, definir os critérios técnicos e habilidades necessárias
ao profissional a ser selecionado e, a partir daí, solicitar ao órgão
competente do Estado, a abertura do concurso. Ele deve revelar aos
gestores a pertinência e época necessária para a realização de um
processo de seleção de recursos humanos, o local onde cada selecionado
será lotado e a atribuições e competências assumidas por este profissional;
− Subsistema de Programação e Lotação de Trabalho – esse subsistema de
RH é responsável por fazer a programação da lotação de pessoal nas
diversas Unidades Pólos, Órgãos e Programas desenvolvidos pela
Instituição mais adequada, sendo esta uma tarefa muito simples ou
extremamente complexa, em face da capilaridade da UEG. Pode ser
simples como o planejamento das tarefas de cada um ou planejamento de
todas a tarefas em conjunto o que é o ideal então esta tarefa é muito
complexa. Deve estar atrelado ao regime de trabalho de cada servidor, em
face das necessidades da área em que for lotado;
− Subsistema de Desenvolvimento de Recursos Humanos: ele é o
responsável por planejar o desenvolvimento de RH, para qualificação e
requalificação dos profissionais, bem como sugerir e fazer a atualização
dos conhecimentos nas diversas áreas que a universidade atua. O
desenvolvimento de RH constituirá da operacionalização do PGCD – Plano
Geral de Capacitação Docente e PGCT – Plano Geral de Capacitação
Técnico-Administrativo, além de agregar as normas e práticas pertinentes
aos processos de participação em congressos e outros eventos atrelados
ao desenvolvimento dos recursos humanos da organização;
− Subsistema de Benefícios: agrega todos os benefícios ofertados pela
instituição aos seus servidores, como licença, afastamentos, saúde,
transporte, alimentação, diárias, ajuda de custos, aposentadoria e outros.
Este sistema deve estar integrado de forma que garanta a agilidade de
todos os processos atrelados aos benefícios aos quais o servidor tenha
direito, podendo inclusive realizar a programação de concessão de cada
benefício, observada a legislação em vigor.
d) Sistema de Informações de Contabilidade - é responsável por
executar importantes tarefas para organização e fornecer informações contábeis
diversas sobre a: folha de pagamento, aplicações financeiras, contas a pagar e a
receber, dentre várias outras. As informações desse sistema, em geral, são
utilizadas por vários outros sistemas, devendo fornecer relatórios contábeis,
elaborar balanços e demonstrações de resultados, dentre outras.
O sistema de informações gerenciais de contabilidade da UEG/FUEG
não deve ser muito diferente dos demais, a não ser pelo fato do sistema da
universidade fazer parte da contabilidade geral do Estado de Goiás. Assim, para
desenvolver um sistema de informações gerenciais de contabilidade,
obrigatoriamente terá que levar em conta o Sistema Geral do Estado. Baseado
nisto, o sistema informações gerenciais de contabilidade, deve importar todos os
dados do sistema estadual, para este sistema permitir que se introduzam outros
dados a ele de forma a possibilitar a elaboração de relatórios de informações
gerenciais. O sistema de contabilidade geral do Estado trabalha em conjunto com
o sistemas orçamentário/financeiro, sendo que algumas operações são feitas
dentro do sistema orçamentário/financeiro, como contabilizar ordem de
pagamento, e outros ajustes contábeis.
O Sistema de informações gerenciais de contabilidade agregará, ainda,
além do subsistema de contabilidade, os subsistemas patrimonial e de
infraestrutura.
− Subsistema Patrimonial - um dos subsistemas muito importante dentro do
contábil é o sistema patrimonial que permitirá o controle de todo o
patrimônio da instituição. Como em todas as organizações, este é um dos
subsistemas mais utilizados, sendo que na UEG não existe, até então, um
controle centralizado em tempo real destas informações. Pelo fato da UEG
ser multicampi e ter sido criada da incorporação de diversas faculdades
isoladas, ainda há uma dificuldade em agregar todo o patrimônio das
antigas Faculdades Isoladas em um banco de dados único e que possa
fornecer informações financeiras do patrimônio que possui;
− Subsistema de infraestrutura – este subsistema permite o registro de todos
os dados infraestruturais da instituição, por órgão, Unidade e Pólo, vez que
para as instituições de ensino este é um dos aspectos essenciais para a
oferta de cursos e programas. Assim, o sistema permitirá obter o mapa de
cada infraestrutura da UEG, de forma que possibilitará, por exemplo, saber
quantas salas de aulas tem uma unidade, o tamanho das salas,
localização, condições físicas (construção, iluminação, ventilação, acesso
para portadores de necessidades especiais etc) e equipamentos e
mobiliário disponíveis e condições de uso;
e) Sistema de Serviços – o sistema de serviços visa agrupar todos os serviços de forma de
organizada para permitir um controle adequado de todos eles, sendo composto de sistema
de protocolo, sistema de transporte, sistema de aquisição e limpeza, conservação e
vigilância.
− Subsistema de Cadastro – este subsistema deverá permitir a inclusão
dados e informações em todos os subsistemas deste sistema.
− Subsistema de Protocolo - Esse subsistema tem como finalidade registrar a
movimentação dos processos na instituição. É um sistema que realiza a
formalização dos processos e que interage com todos os setores da
instituição. Trata-se de uma fundamental ferramenta do Sistema de
Informações Gerenciais, e é por onde passam praticamente todas as
informações relevantes da instituição;
− Subsistema de Transporte – este deverá controlar o transporte e a
movimentação dentro da instituição, bem como elaborar as melhores rotas
a serem seguidas nas viagens de trabalho, assim como cuidar para que os
veículos estejam em perfeito estado, bem como providenciar todas as
ordens de tráfegos;
− Subsistema de Aquisições – ele deverá permitir o planejamento, controle
das aquisições de todas as espécies, tanto de material ou produto que
existem, para não permitindo assim, que se falte material em qual setor
da instituição;
− Subsistema de Limpeza, Conservação e Vigilância – deverá possibilitar o
controle de todos os processos da área do que se pode denominar
serviços gerais. Englobará também os contratos de terceiros para
execução e controle. Deve possibilitar a emissão de ordens de serviços de
reparos ou conservação, dentre outros atrelados aos serviços gerais.
3.1.3.2 - SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAS ACADÊMIC O
O sistema de Informações Gerenciais Acadêmico objetiva agregar
todos os dados acadêmicos da instituição e está subdividido em, sistema de
secretaria, sistema de registro de diplomas e certificados, sistema de bibliotecas
e sistemas de laboratórios.
Assim como os demais subsistemas de informações gerenciais
vinculados ao sistema acadêmico, este sistema deve interligar todas unidades e
pólos da UEG, formando um sistema único de controle de acesso às informações.
a) Sistema de Secretaria - este sistema deverá conter o cadastro de
alunos, professores, cursos, disciplinas, por curso como, também registro de
notas e frequências dos alunos, aulas ministradas pelos professores, dentre
outros. Deverá identificar a situação de cada estudante universitário em cada
unidade, sejam estes advindos do processo seletivo, transferências ou outro meio
de ingresso na instituição. Este sistema possibilitará a realização de todos os
procedimentos de atendimentos aos alunos existentes, como a emissão de
declarações, a entrada de processos de revisão de provas, a emissão de matriz
curricular, calendário das aulas etc.
Para facilitar o cadastro e manutenção do sistema acadêmico, propõe-
se a agregação de quatro subsistemas específicos incorporados ao sistema de
secretaria, a saber:
− Subsistema Módulo de Alunos – em princípio, este subsistema deve
abranger o cadastro de todos os estudantes que tenham sido aprovados no
vestibular, sejam em cursos semestrais ou anuais, e que venham a efetuar
matrícula na universidade em todos os segmentos de ensino: graduação
regular, seqüenciais, parcelada e pós-graduação. Neste caso, deve-se
importar os dados do arquivo com os dados dos aprovados no vestibular e
seus respectivos dados pessoais, de forma a minimizar o trabalho de
entrada de dados quando da efetivação da referida matricula. Este
cadastro deve incluir os dados pessoais do candidato aprovado, tais como
nome, endereço, o curso no qual ele foi aprovado, bem como o registro de
todas notas destes, obtidos das avaliações realizadas. Outro aspecto a ser
considerado neste subsistema é a possibilidade de controles de evasão e
repetência por curso, unidade e global da instituição;
− Subsistema Módulo de Professores: este sistema de cadastro deve conter
todas as informações pessoais e acadêmicas de forma a permitir que se
saiba em quais as unidades e pólos os cursos o professor ministra aulas
em quais são as possíveis áreas de atuação deste profissional, bem como,
permitir que se saiba qual é a carga horária semanal, mensal e ano deste,
por curso e no geral como a quantidade de aulas ministradas e a ministrar
na semana, mês e ano ou semestre. Trata-se de um subsistema que tem
interação estreita com o sistema de recursos humanos, vez que somente
após o cadastramento neste último é que se terá possibilidade de cadastrar
o docente nos cursos e disciplinas.
− Subsistema Módulo de Disciplina e Cursos – permitir que se cadastro todas
as disciplinas dos cursos e respectivos cursos ofertados, de forma que se
possibilite cruzar a informações para gerar relatórios diversos que
envolvam este tipo informações. O cadastro de disciplina e cursos engloba
todos os segmentos de ensino: graduação, seqüencial, parcelada e pós-
graduação.
− Subsistema de Manutenção – este sistema deverá ser capaz de emitir
relatórios comparativos, bem como emitir boletos para pagamento de
pequenas taxas de serviços, como matricula e solicitações de declarações,
bem como gerenciais de todos os serviços ligados à secretaria;
− Subsistema Módulo de Controle de Egresso – este sistema permitirá a
transferência de todos os alunos concluintes de cursos e programas da
universidade, com vistas a seu acompanhamento e oferta de novos
programas.
b) Sistemas de Registro e Diplomas e Certificados – esse sistema
deverá ser específico, em face do nível de segurança e de controles exigidos para
este setor. Assim, a partir dos dados dos alunos concluintes dos cursos, de todos
os segmentos da instituição, poderão ser emitidos os diplomas e os certificados
de conclusão de cursos, a partir dos procedimentos legais a serem obedecidos
para cada situação;
c) Sistemas de Bibliotecas – o sistema de informações da biblioteca
deve abranger toda a universidade de forma a integrar todas as bibliotecas
existentes nas diferentes unidades e pólos. O sistema pode funcionar em parceria
com o SIBRE - Sistema Integrado de Bibliotecas Regionais de forma que todos
terão acesso ao acervo e materiais bibliográficos, como também a toda rede
acadêmica, ou seja, a todos os usuários serão permitidos acessos às pesquisas,
empréstimos, por meio de um sistema único e que seja aplicado em toda
universidade. Para melhor organização deste sistema, definiu-se os seguintes
subsistemas: de empréstimo de títulos, de manutenção de acervo e de
informações de biblioteca.
− Subsistema Módulo de Acervo - todas a aquisições devem ser registradas
e catalogadas, incluindo livros, periódicos, fitas de vídeo, cd-roms, enfim
todo material que venha a ser utilizado para consultas, devoluções, ou
seja, os serviços inerentes a qualquer biblioteca;
− Subsistema de Empréstimo de Títulos – este sistema merece uma atenção
especial, pois é nele que se registra toda a circulação dos títulos o que
permitirá formar estatística de quais são os títulos solicitados por
empréstimo, semanal, mensalmente, possibilitando analisar quais sofrem
maior rotatividade e também, possibilita identificar os estudantes
inadimplentes com a biblioteca, seja por não devolução de materiais
bibliográficos na data prevista, ou pelo simples pagamento de multas
advindas desse atraso. O sistema deve acessar o cadastro de todos os
estudantes matriculados na instituição, graduandos, pós-graduandos, e de
outros cursos mantidos por ela, a data em que foi efetuada a matrícula,
dados pessoais: nome, endereço, telefones. Este sistema deverá abranger
todos os usuários da biblioteca, ou seja, professores e servidores técnico-
administrativos;
− Subsistema de Manutenção de Acervo - ele deve permitir a atualização de
titulo e valores de forma automática, permitindo que nenhum título fique
sem o devido registro de forma correta. Quando se fala em manutenção,
refere-se à maneira como essas informações serão disponibilizadas e
sofrerão atualização. Neste caso, como já foi mencionado quanto ao
cadastro de usuários, o sistema deverá permitir um acompanhamento
sistemático aos usuários de forma que aqueles que deixarem de fazer
parte da instituição sejam imediatamente reparados para controles do
sistema de bibliotecas. Deverá conter um sistema único de cadastro dos
títulos (acervos e periódicos), de forma que cada biblioteca descentralizada
não necessite entrar com dados que já existam em outra biblioteca da
UEG;
− Subsistema de Informações de Biblioteca - deve estar interligado a todos
os outros sistemas acadêmicos, pois a condição de usuário da biblioteca
poderá influenciar nas decisões a serem tomadas pela secretaria ou ainda
pela direção; e mesmo pelo setor de registro de diploma. Isso porque, por
exemplo, um usuário em débito com a biblioteca, não poderá efetuar sua
matrícula nos períodos subseqüentes, ou mesmo solicitar transferência, ou
ainda, se já tiver concluído o curso, não poderá requerer o diploma de
graduação. Este sistema permitirá o controle geral de todos os serviços da
biblioteca, de forma centralizada e setorizada;
− Subsistema de Relatórios – É imprescindível a elaboração destes para que
os gestores venham a tomar decisões e medidas com base nos resultados
obtidos, como, por exemplo, sobre as aquisições de materiais do acervo e
período ou de estatísticas de uso e outros indicadores deste setor.
d) Sistemas de Laboratórios – Sistemas de Laboratórios – este
sistema visa quais laboratórios existentes na Instituição e dar a visão da infra-
estrutura dos mesmos e da demanda por novos laboratórios, bem como,
equipamentos e materiais de consumo necessário para o seu funcionamento.
Além de permitir saber quais cursos possuem ou não laboratório, afim de que se
possa ter um diagnóstico geral e especifico da cada um, tanto na unidade
universitária como na UEG como um todo, permitirá subsidiar na elaboração de
projetos a criação de novos cursos que dependam de laboratório ou de sua
criação. O objetivo deste sistema é mapear todas os laboratórios pertencentes à
universidade, vinculando-os aos cursos a que estão ligados, a fim de demonstrar
de forma clara e precisa a situação real destes. Para maior facilidade de controle
deste sistema, definiu-se que o sistema de laboratório possui, além do sistema de
manutenção e relatórios, sistema de cadastro, constituído de:
− Subsistema de Cadastro de Laboratórios – constitui-se do cadastramento
de todos os laboratórios necessários à execução de um projeto de curso
oferta do pela instituição. Assim, ele estará vinculado à matriz e ao projeto
de cada curso, de forma que possibilite identificar quais os cursos possuem
ou não laboratórios e as condições pedagógicas de uso de cada um. O
sistema informará todos os dados de infraestrutura dos laboratórios, cursos
vinculados, programação das aulas (taxas de utilização), capacidade,
equipamentos e materiais necessários e disponíveis. Este sistema
possibilitará aos coordenadores de laboratórios obter todos os controles
possíveis e que subsidiarão nas suas tomadas de decisão, como:
agendamento de aulas, aquisição de equipamentos e materiais, número de
alunos que podem ser atendidos por aula, entre outros.
O sistema de informações gerenciais aqui proposto buscou agregar a
realidade da instituição UEG e não se constitui de uma proposta fechada e
concluída, vez que carecerá de estudo mais aprofundado de todos os setores
envolvidos, a partir do conhecimento cultural de que todos possuem. O objetivo
deste estudo foi, a importância de um sistema de informações gerenciais para
uma organização, verificar se a UEG já possui este sistema e, a partir da
identificação da inexistência, propor um sistema que possua uma configuração
visualizada pelos autores desta proposta ao concluir a descrição da proposta,
pode-se, agora, partir para as discussões e conclusões deste trabalho, o que será
apresentado no último capitulo, a seguir.
CAPITULO IV 4.1 DISCUSSÃO E CONCLUSÃO
Este trabalho teve como finalidade demonstrar a importância de um
sistema de informações gerenciais para as organizações em face da
necessidade e importância deste instrumento na gestão dos negócios no mundo
globalizado e competitivo e, a partir daí, elaborar uma proposta de um sistema
que atendesse às necessidades da instituição Universidade Estadual de Goiás -
UEG.
A partir daí buscou-se identificar a importância da gestão das
informações para as instituições de ensino superior - IES, sendo, também,
abordados e discutidos do ponto de vista estrutural seus programas de gestão,
produtos, bem como o relacionamento que se dá entre os docentes e técnico-
administrativos. Abordou-se, ainda, o programa da avaliação institucional das
universidades brasileiras – PAIUB, criado pela ANDIFES – Associação Nacional
dos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior, em face da
importância que dever ser atribuída ao processo de avaliação institucional das
IES.
Foi realizado um levantamento sobre a evolução do ensino superior no
Brasil, salientando a criação dos cursos de graduação e das instituições isoladas,
bem como o seu desenvolvimento. Nesta contextualização, a Universidade
Estadual de Goiás – UEG surge da fusão de diversas faculdades Isoladas no
interior do Estado, com a sua estruturação sendo construída coletivamente e
como instrumento basilar o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI e tendo
como finalidade a consolidação das diretrizes, objetivos e metas, estratégicas a
serem implementadas em curto, médio e longo prazos.
A partir do conhecimento da realidade da UEG e da importância de um
sistema de informações gerenciais para a gestão de qualquer organização,
propôs-se um sistema de informações gerenciais que é dividido em dois grandes
sistemas, o sistema de informações gerenciais administrativo que engloba cinco
subsistemas e o sistema de informações gerenciais acadêmico que também
abarca outros quatro subsistemas, todos interligados.
Ressalta-se que a formatação de um sistema de informações gerenciais
não é uma tarefa fácil, pois em primeiro instante tem que se observar a
organização como um todo, a sua forma de gestão, a forma pela qual ela toma
suas decisões, bem como procurar estudar qual o melhor sistema se adapta à
instituição.
A proposta elaborada levou em consideração o fato de que a
Universidade Estadual de Goiás possui um portal na internet o qual poderá ser
adotado como sistema de interação com o sistema de informações gerenciais -
SIG, pois a rede mundial de computadores tornou-se o meio de comunicação
mais utilizado no mundo atual, devido a sua facilidade de acesso, o que torna-se
importante em face da capilaridade da UEG. Dessa forma, considerando este
meio de informação, alguns serviços poderão ser disponibilizados, à clientela
(alunos, docentes, servidores e comunidade em geral), entre os quais permitir o
acesso aos dirigentes pela rede de todo o sistema de informações gerenciais a
partir de qualquer local onde exista um computador conectado à internet.
A construção, bem como a implementação de um SIG, pode ser
realizada em qualquer linguagem de forma integrada, recomendando-se a
utilização de software livre, visando a redução de custos, ao critério da instituição.
Vale lembrar que para a criação, desenvolvimento e a implementação eficaz de
qualquer sistema faz-se necessário que todos os integrantes da instituição
possam utilizar deste sistema, sendo de fundamental importância uma mudança
de cultura organizacional. A implantação de um sistema de informações
gerenciais sem que haja esta mudança cultural poderá redundar em boicote dos
usuários e dificultar o atingimento das metas proposta. A fim de se evitar a
resistência à sua implantação é essencial o envolvimento de todos os setores da
instituição e que se institua programas de treinamento de todos os envolvidos.
Assim sendo, todos os membros da instituição devem estar bem informados a
respeito do que veja o sistema e suas vantagens e desvantagens. Afinal a função
principal do SIG é a melhoria da qualidade dos serviços desenvolvidos pela
instituição, bem como possibilitar a tomada de decisão gerencial a partir de dados
e informações corretas e atualizadas.
Pelos estudos realizados pode-se concluir que um sistema de
informações gerenciais – SIG, voltado para a gestão, é de fundamental
importância para qualquer instituição que procure trabalhar de forma integrada e
organizada, querendo oferecer o melhor serviço a todos os clientes tanto internos
como externos. Uma gestão moderna requer recursos da tecnologia da
informação e um sistema de informações gerenciais tem como objetivo a
integração da instituição fazendo com que ela interaja com os demais organismos
a ela vinculados, através de informações de forma rápida e eficaz.
Não se pretendeu aqui esgotar a discussão sobre a importância de um
sistema de informações gerenciais para uma instituição de ensino superior, no
entanto, espera-se que a contribuição deste estudo possa a se constituir de ponto
de partida para uma discussão ampla sobre a implantação de um sistema de
informações gerenciais para a UEG ou para outra instituição de ensino superior.
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