Sistema de Gestión y Control del Consejo de Familia del Poder Judicial del Estado de Hidalgo.

Con el objeto de beneficiar a la sociedaddando cumplimiento al mandatoconstitucional de brindar justicia pronta yexpedita, es indispensable y necesaria laintervención de los Consejos de Familia enlos juicios de orden familiar, con el claropropósito de que las resoluciones emitidassean apegadas a estricto derecho, así comotambién, a las circunstancias particularesque tienen las familias hidalguenses que seven inmersas en una problemática conmotivo de sus desavenencias.

I. Antecedentes

El Consejo de Familia se encarga deauxiliar a los órganos jurisdiccionales enla impartición de justicia. Con base ensu conformación multidisciplinaria,instruye el criterio del Juez, para queéste, a su vez, tenga los elementos deconvicción necesarios para resolver lomás benéfico con relación a la familiaque se encuentra en conflicto.

Los artículos 361 y 362 de la Ley para laFamilia del Estado establecen lasfunciones que tiene este órganocolegiado

I. Antecedentes

Funciones generales del Consejo de Familia

Presidente de la Comisión de Planeación, Creación y Adscripción de Nuevos

Órganos

Coordinador de los Consejos de Familia

Presidente

Secretario

Médico Trabajador SocialAuxiliar

AdministrativoPsicólogo

Figura1. Organigrama Estructural del Consejo de Familia.

I. Antecedentes

Proceso general de intervención del Consejo de Familia

Cuando un órganojurisdiccional hasolicitado la intervenciónlegal al Consejo deFamilia en un juicio delorden familiar, éstellevará a cabo unaentrevista para conocerel problema que dioorigen a la desavenenciafamiliar, posteriormentese realizan lasentrevistas y lasvaloraciones que el Juezhaya ordenado realizar alos integrantes de lafamilia, aplicandopruebas y técnicasacordes a cada área,para que, de estamanera, se informe elestado psicológico ymédico de losintegrantes de la familiaque ha sido valorada yentrevistada.

De igual forma, este Cuerpo Colegiado lleva a cabo investigaciones de campo y/o estudiossocioeconómicos, realizados por el área de trabajo social, mismos que consisten en visitasdomiciliarias a cada una de las partes, a fin de informar respecto de las condiciones físicas yentorno social en las que vive la familia inmersa dentro de un juicio familiar.

Figura2. Antiguo proceso de intervención del Consejo de Familia.

I. Antecedentes

Regionalización del Consejo de Familia

REGIÓN CONSEJO DE FAMILIA DISTRITOS JUDICIALES A

LOS QUE BRINDA EL

SERVICIO

I CONSEJO DE FAMILIA DE

PACHUCA.

SALAS CIVILES Y

FAMILIARES, PACHUCA,

ATOTONILCO, ACTOPAN Y

TIZAYUCA.

II CONSEJO DE FAMILIA DE

TULANCINGO.

TULANCINGO, TENANGO Y

APAN.

III CONSEJO DE FAMILIA DE

TULA.

TULA, TEPEJI Y

MIXQUIAHUALA.

IV CONSEJO DE FAMILIA DE

IXMIQUILPAN.

IXMIQUILPAN, ZIMAPAN,

HUICHAPAN Y JACALA.

V CONSEJO DE FAMILIA DE

HUEJUTLA.

MOLANGO, ZACUALTIPAN

Y MEZTITLAN.

I. Antecedentes

Problemática

A la familia hidalguense inmersa en unadesavenencia familiar, en algunos casos se lebrindaba una atención poco oportuna por lainadecuada comunicación entre los órganosjurisdiccionales y el Consejo de Familia. Loanterior, en ciertas ocasiones, propiciaba unretraso en el desarrollo de los juicios de ordenfamiliar por la falta de inmediatez en laentrega de informes del Consejo de Familiahacia los órganos jurisdiccionales.

Los siguientes puntos son factores de laproblemática enunciada:

1. Entrega de notificaciones al Consejo deFamilia a destiempo o con términos porvencer.

2. Traslape de horas y fechas en la solicitudde intervenciones.

3. Alteración de la agenda de las diferentesáreas del Consejo de Familia anteintervenciones no notificadas con eldebido orden y la oportunidad máseficiente.

I. Antecedentes

Objetivos

Disminuir el tiempo promedio en el que se desarrolla un juicio de tipo familiar endonde tenga intervención el Consejo de Familia, al hacer más expedita einmediata la participación de éste.

Objetivos específicos

-Reducir el tiempo que se invierte para lograr la intervención del Consejo deFamilia.

-Facilitar a los funcionarios judiciales el acceso a una agenda ordenada yeficiente del Consejo de Familia.

-Notificar al Consejo de Familia electrónicamente.

-Eficientar las labores del Consejo de Familia al distribuir más convenientementelas cargas de trabajo.

Objetivo general

2. Impacto

El Sistema de Control y Gestión del Consejode Familia es derivado del Programa deSistematización de Procesos, incluido en elprograma para el FortalecimientoInstitucional del Poder judicial del Estado deHidalgo, con lo cual se da continuidad a lasacciones por aplicar las tecnologías de lainformación a los procesos jurisdiccionales yadministrativos, con la finalidad de eficientarlos servicios a los justiciables.

Este Sistema surge de la necesidad de contarcon una herramienta que permitieraorganizar y controlar las actividades quedicho órgano desarrolla. Lo anterior, con lafinalidad de atender adecuadamente y conprontitud a las personas inmersas en unadesavenencia de tipo familiar.

El aplicativo es operado actualmente en elconsejo de familia distrito judicial de Pachucapor 9 funcionarios, así como por 15 en cadauno de los juzgados familiares.

La prospectiva para este año es la integraciónde los consejos de familia de las restantescuatro regiones, lo que representa un total 96usuarios más, haciendo un total de 120.

Para la mejora del proceso deactividades de los Juzgados queconocen de la materia familiar y delConsejo de familia, la dePlaneación, Creación y Adscripciónde Nuevos Órganos del Consejo dela Judicatura, instruyó laconformación de un equipo detrabajo multidisciplinario integradopor servidores públicos de laCoordinación de Planeación yProgramas, el Consejo de Familia, laVisitaduría Judicial y la Dirección deModernización y Sistemas. Elresultado de estos trabajos es elSistema de Gestión y Control delConsejo de Familia.

En el diseño de esta herramientaparticiparon los funcionarios delConsejo de Familia aportando loselementos y requerimientosfuncionales necesarios para eldiseño del aplicativo. Por su parte,la Visitaduría Civil y Familiar aportólos elementos necesarios para lacapacitación e integraciónoperacional de los funcionarios delos órganos jurisdiccionales delorden familiar.

La Dirección de Modernización ySistemas integró los elementoshumano – tecnológicos y decapacitación necesarios para eldiseño, desarrollo eimplementación de dichoaplicativo. Por último, laCoordinación de Planeación yProgramas se encargó delmonitoreo del desarrollo de lasactividades en tiempo y forma,vigilando en todo momento elcumplimiento de las actividades ymetas del programa de trabajo.

2. Impacto

Mejora del Proceso

Juzgados

Consejo de

Familia

Solicita suIntervencióny notifica

Practica las intervencionese informa al juzgador.

2. Impacto

Beneficios

1. Reducción de tiempo en el proceso denotificación al Consejo de Familia porparte de los juzgados, con lo que almomento de que el juez aprueba losacuerdos dicha instancia conoce delasunto en el que tendrá intervención.

2. El Consejo de Familia puede ahorarecepcionar las notificaciones de losjuzgados foráneos por lo que no esnecesario que el personal del Consejode Familia de cada sede se desplace alos diferentes juzgados a notificarse,ahorrando con ello tiempo, recursoseconómicos y consumo de combustiblepara tales fines.

3. Esta práctica es del alcance de todoslos consejos de familia constituidos enel Estado de Hidalgo en sus diferentesRegiones.

2. Impacto

Beneficios

4. Los juzgadores pueden programar yreservar las intervenciones del Consejo deFamilia haciendo uso de una agendaelectrónica, por lo que conocen de lasfechas y horarios disponibles para talesfines. Con ello se evita el rechazo deaquellas que hayan sido mal programadas,y con ello la pérdida de tiempo en elprocedimiento.

5. Los presidentes de los 5 Consejos deFamilia podrán conocer de lasintervenciones pendientes de suscolaboradores, ya que desde un panelde control conocerán dicha información.Lo anterior les permitirá tomar lasmedidas que consideren pertinentes.

6. Los funcionarios de los Consejos deFamilia conocen en pantalla el trabajoque tienen por realizar en las diferentesfechas, lo que les permite la mejorprogramación de sus actividades.

2. Impacto

Beneficios

7. Importante ahorro de papel porconcepto de impresión de informes delas diferentes áreas del consejo deFamilia al área de presidencia, así comoel desuso de libros de gobierno ytarjetas de registro.

8. La información estadística del Consejode Familia se generará en automático, apartir del registro cotidiano delquehacer del Consejo de Familia. 9. Los justiciables podrán asistir a

sus valoraciones y entrevistas con laplena convicción de que seránatendidos en el día y hora que se hapactado desde el juzgado. Por loanterior, el Consejo de Familiacontará con los elementosnecesarios para realizar su funcióncon el fin de obtener los elementosque ayuden al juez a ampliar sucriterio.

10. Toda persona que se encuentre inmersa en una desavenencia familiar que seamateria de un juicio familiar podrá ser valorada por el Consejo de Familia en la fecha yhora programada, lo que permitirá el desarrollo de los juicios del orden familiar en unmenor tiempo.

3. Clientes

Datos estadísticos

Notificaciones Atendidas Durante 2009 en la región de Pachuca: 9,150

Personas Atendidas: 2,824

Tiempo para la organización de la agenda de intervenciones : 0 Minutos. Antes 2 Horas.Notificaciones automáticas sin necesidad de la intervención del actuario enviadas través del sistema: 1034Tiempo para la notificación una vez aprobado el acuerdo: 2 Segundos. (Antes hasta 3 días)Menores atendidos : 866Adultos atendidos: 1814Solicitudes asignadas: 650Pendientes por realizar: 152

4. Impacto en los Empleados

Involucramiento del personal

Para el desarrollo de este aplicativo fuefundamental la participación de todos ycada uno de los funcionarios del Consejode Familia, así como de los juzgados delramo familiar, ya que ellos aportaron loselementos necesarios para el registro yconsulta de la información. Así mismo, elequipo de desarrollo de sistemas se dioa la tarea del diseño y desarrollo dedicho aplicativo plasmando en unsistema informático las necesidades yrequerimientos de los usuarios, así comotambién a las actividades decapacitación y soporte en sitio.

La Visitaduría Judicial se encargó enconjunto con la Presidencia del Consejode Familia de coordinar las actividadesde capacitación en sus áreas deinfluencia.

4. Impacto en los Empleados

Beneficios al personal

Los beneficios para los funcionariosjudiciales se resumen en lossiguientes puntos:

Juzgados Familiares

-Ahorro de tiempo en la asignaciónde fechas y horarios de intervenciónal consejo de familia.-Acceso a la agenda electrónica.-No es necesario el traslado de losactuarios al Consejo de Familia paraefectos de la notificación.-Reducción en el tiempo deadministración y gestión de unprocedimiento de desavenenciafamiliar.

Consejo de Familia y sus diversasáreas-Ahorro de tiempo y erogación derecursos económicos pordesplazamiento y llamadastelefónicas para la notificación en losjuzgados foráneos.- Generación de reportesestadísticos en automático.-Eliminación de las anotacionesmanuales en libros de registro.-Pleno conocimiento de lasactividades pendientes por realizar.

-Ahorro de papel por la emisión deinformes de las distintas áreas a lapresidencia del consejo de familia.-Generación de carátulas de expedientesdesde la propia aplicación.-Uso de plantillas para la emisión dedocumentos, lo que significa que estaactividad se desarrolla en un menortiempo.- Acceso los expedientes electrónicos de losjuicios, por lo que ya no es necesariopresentarse en los juzgados para la consultadel expediente físicamente.

5. Mejora del Proceso

Proceso antes de la implementación

5. Mejora del Proceso

Proceso después de la implementación

Después de la implementación

-Se simplificó el proceso prescindiendo la intervención del actuario, lo que permite notificar al Consejo de Familia al momento de firmar el acuerdo y no 3 días después de ello como en el proceso antiguo.

-Se evita el desplazamiento a juzgados foráneos para efectos de notificarse.-Mejor planeación de las actividades a desarrollar por parte de los funcionarios del Consejo de Familia, al tener conocimiento de los pendientes por realizar.-Se elimina la impresión de informes y con ello el uso de papel hasta en un 80%.-Se elimina el uso de libros de registro y el uso de formatos manuales.

Por todo lo anterior, esterediseño y sistematizacióndel proceso permiteatender con mayoroportunidad a las familiashidalguenses, permitiendoque las entrevistas yvaloraciones practicadasaporten los elementos decalidad para ampliar elcriterio de los Jueces en laemisión de resoluciones.

5. Mejora del Proceso

Proceso después de la implementación en los juzgados foráneos

Después de la implementación en los juzgados foráneos.

-Se evita el desplazamiento a juzgados foráneos para efectos de notificarse.

-Ahorro de recursos económicos al Consejo de Familia por concepto de tiempo, traslados y llamadas telefónicas para conocer si existen intervenciones por realizar.

-Mejor planeación de las actividades a desarrollar por parte de los funcionarios del Consejo de Familia, al tener conocimiento de los pendientes por realizar.