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SISTEMA DE GESTION INTEGRADO Código MRP-SGI-MAN-002

MANUAL Versión 01

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (HSE) Fecha 31/01/2017

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TABLA DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................... 4

1.1. Andes Mainstream SpA ........................................................................................................................................... 4

2. OBJETIVOS DEL MANUAL .......................................................................................................................................... 4

3. ALCANCE DEL SGI ...................................................................................................................................................... 5

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ............................................................................................................................... 6

5. CONTEXTO Y LIDERAZGO .......................................................................................................................................... 7

5.1. Contexto de la Compañía ........................................................................................................................................ 7

5.1.1. Comprensión de la Compañía y de su contexto ............................................................................................. 7

5.1.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas .................................................. 7

5.1.3. Proyectos ........................................................................................................................................................ 7

5.1.3.1. Etapas de los Proyectos ............................................................................................................................ 8

5.1.4. Plan HSE .......................................................................................................................................................... 8

5.2. Política Integrada .................................................................................................................................................... 8

5.2.1. Liderazgo y compromiso ................................................................................................................................ 8

5.2.2. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización ........................................................................... 9

6. PLANIFICACIÓN ......................................................................................................................................................... 9

6.1. Identificación, Evaluación y Control de Aspectos Ambientales .............................................................................. 9

6.2. Identificación, Evaluación y Control de Peligros ................................................................................................... 10

6.3. Identificación y evaluación de cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos ........................................ 10

6.4. Objetivos HSE y la Planificación para Lograrlos .................................................................................................... 11

7. APOYO ..................................................................................................................................................................... 11

7.1. Recursos ................................................................................................................................................................ 11

7.2. Competencia y toma de conciencia ...................................................................................................................... 11

7.3. Comunicación, información y consulta ................................................................................................................. 12

7.4. Creación, actualización y control de Información documentada ......................................................................... 12

8. OPERACIÓN ............................................................................................................................................................. 13

8.1. Planificación y control operacional ....................................................................................................................... 13

8.2. Preparación y respuesta ante emergencias .......................................................................................................... 13

8.3. Gestión de contratistas ......................................................................................................................................... 13

8.4. Administración del Cambio ................................................................................................................................... 14

9. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ................................................................................................................................ 14

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño HSE ...................................................................... 14

9.2. Auditoría Interna ................................................................................................................................................... 14


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9.3. Revisión por la Dirección ....................................................................................................................................... 15

10. MEJORA ................................................................................................................................................................... 16

10.1. Incidentes, No Conformidades y Acciones Correctivas/Preventivas .............................................................. 16

10.2. Mejora Continua de Objetivos y Procesos ...................................................................................................... 16

11. REFERENCIAS ........................................................................................................................................................... 17

12. CONTROL DE VERSIÓN ............................................................................................................................................ 18

13. CONTROL DE REGISTROS......................................................................................................................................... 18

14. ANEXOS ................................................................................................................................................................... 19

14.1. Anexo 1: Procedimientos y estándares operativos ......................................................................................... 19


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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Andes Mainstream SpA

Andes Mainstream SpA (en adelante Mainstream Renewable Power Chile, Mainstream, MRP o Compañía), está comprometida en asegurar a su personal y a aquellos que trabajan en el nombre de ella, un lugar seguro para trabajar, y se esfuerza por lograr resultados positivos para el medio ambiente y la comunidad. Un Sistema de Gestión Integrado (SGI) de Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) orienta y proporciona los lineamientos para cumplir su visión de "ningún daño a cualquier persona en cualquier momento” y su compromiso con la sustentabilidad.

El presente Manual del Sistema de Gestión Integrado expone cómo la Compañía gestionará estos aspectos en su funcionamiento y en las diferentes etapas de sus proyectos, definiendo para ello, procesos y responsabilidades a objeto que todas las partes que interactúan en él sean conscientes de cómo participan en las materias de HSE.

Este Manual actúa como paragua para todos los Planes de Gestión de HSE que mantendrán los Proyectos y las empresas Contratistas/Subcontratistas, por lo que debe ser conocido por toda la línea de administración de cada uno de los Proyectos y Empresas.

Este Manual se irá actualizando en la medida de lo necesario, en particular cuando existan cambios en el marco regulatorio, existencia de incidentes graves y/o fatales y cualquier otro cambio que afecta la planificación y control de los procesos del Sistema de Gestión HSE.

2. OBJETIVOS DEL MANUAL

Contextualizar la Compañía y su entorno, a modo de comprender su organización y, las necesidades y expectativas

de las Partes Interesadas.

Identificar el alcance del SGI.

Demostrar el liderazgo y compromiso que posee la Compañía y la Gerencia General con respecto al SGI.

Identificar y controlar los posibles impactos ambientales que podrían generar las actividades de la Compañía sobre

componentes ambientales.

Identificar y controlar los riesgos a la seguridad y a la salud del personal propio y de las empresas contratistas que

laboran en la Compañía.

Definir e implementar procedimientos y estándares para prevenir y/o mitigar los potenciales impactos ambientales y

riesgos a la seguridad y salud ocupacional de trabajadores y colaboradores, bajo un estricto apego a la normativa

vigente y, las políticas ambientales, de seguridad y salud ocupacional.

Identificar condiciones de emergencias a modo de prevenir su ocurrencia o estar preparados para enfrentarlas, con

el menor riesgo al medio ambiente, a la seguridad y a la salud de los trabajadores.

Implementar un sistema de gestión que permita en su conjunto, eliminar, mitigar o controlar los riesgos y las

pérdidas al medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, dejando evidencia de su funcionamiento.


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3. ALCANCE DEL SGI

Es aplicable a las actividades que desarrolle la Compañía y las empresas contratistas y subcontratistas en nombre de la Compañía, ya sea en sus oficinas corporativas o en los proyectos, en las distintas etapas de estos. Asimismo, el alcance considera aquellas actividades que pueda influir y/o que estén dentro del área de influencia directa e indirecta de los proyectos.

El alcance del SGI considera todas las etapas de los proyectos, no obstante, dependiendo de la estrategia que considere Mainstream, en algunos casos, será el Titular del Proyecto y, en otros casos, será el responsable de la administración de la construcción y/o operación del proyecto. Dependiendo de la estrategia que se lleve adelante, podría cambiar el sistema de gestión que se aplique, dado que podrían haber proyectos en construcción y en operación que posean sus propios sistemas de gestión implementados. No obstante, los sistemas de gestión en esencia, se encuentras alineados unos con otros.


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4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Definición Significado

“Titular” Corresponde a la empresa propietaria del proyecto y responsable de los compromisos legales y ambientales del proyecto.

“Proyecto” Desarrollo, construcción, operación y abandono de centrales de generación eléctrica en base a Energías Renovables No Convencionales (ERNC), en particular, eólicas y/o solares. Pudiendo estar a cargo de Mainstream o de terceros, en cualquiera de sus etapas.

“Contratista/ Subcontratista”

Empresas responsables de la realización de alguna(s) actividad(es) en nombre de Mainstream.

“Parte interesada”

Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada (que se ha dado a conocer a Mainstream) por una decisión o actividad de Mainstream.

“SGI” Sistema de Gestión Integrado, el cual considera aspectos de la administración en temas de Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional.

“HSE” Siglas en inglés de Salud ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente.

“Área” Bloque funcional dentro de la estructura organizacional de Mainstream, que depende de la Gerencia General (primera línea), como, por ejemplo, Desarrollo, Construcción, Operación & Mantención, entre otras.

“Manual” Documento que describe los principales elementos del sistema de gestión integrado, sus interacciones y su estructura.

“Política” Una declaración formal, breve y de alto nivel que describe los lineamientos generales, objetivos y procedimientos aceptables para un determinado tema.


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5. CONTEXTO Y LIDERAZGO

5.1. Contexto de la Compañía

5.1.1. Comprensión de la Compañía y de su contexto

Andes Mainstream SpA, es una empresa irlandesa líder en energía renovable en Chile. Poseen una amplia cartera de proyectos con más de 2.000 megawatts en parques solares y eólicos desde Arica a Puerto Montt. Tiene uno de los portafolios de proyectos de energía renovable no convencional (ERNC) más amplios en el país.

El servicio consiste principalmente en diseñar, desarrollar, construir y operar proyectos eólicos y solares. Estando presente en cada una de las etapas, desde la identificación de los terrenos, hasta la operación del proyecto.

5.1.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Para la Compañía, es de vital importancia mantener una relación estable con sus trabajadores directos y con aquellos que trabajan en su nombre y, con todas aquellas personas e instituciones que son parte de los grupos de interés.

Sobre la base de este principio, el presente Manual de Gestión de Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) es el principal documento descriptor del Sistema de Gestión, el cuál será difundido a los trabajadores. A su vez, se indican los canales de comunicación en materias de HSE con las partes interesadas de los Proyectos, de manera de mantener procesos de comunicación fluidos y estables.

Respecto a las partes interesadas internas, para efectos del SGI, corresponden a las personas de la Compañía y de los contratistas.

Partes interesadas externas incluyen, pero no están limitadas a: organizaciones gubernamentales, propietarios de terrenos dentro del área de afectación directa e indirecta del proyecto, la comunidad local, inversionistas/instituciones financieras, Centro de Despacho Económico y el mercado eléctrico.

Las necesidades y expectativas de las comunidades, se identifican en el desarrollo de los estudios ambientales a través del medio humano, en los proyectos en desarrollo, en especial, permite precisar cada persona y/o comunidad que pueda estar siendo afectada, verse afectas o percibirse afectada en el desarrollo de las actividades del proyecto, identificar las necesidades y expectativas que se han convertido en compromisos y/o requisitos legales, producto del ingreso de cada proyecto al Sistema de Evaluación de Impacto Ambiental, de acuerdo a la legislación nacional.

5.1.3. Proyectos

Se desarrollan los proyectos a través del Estándar de Desarrollo Global de Proyectos®, asegurando que los más altos estándares de desarrollo y eficiencia se mantengan de forma constante. Dicho estándar es valorado en todas las normas internacionales establecidas para el desarrollo y, la trayectoria de la Compañía, es una prueba de su eficacia.

La Compañía ha desarrollado el procedimiento Gestión HSE de Proyectos [1] que describe detalladamente cada una de las etapas de un proyecto y establece las actividades, tareas y responsabilidad en temas HSE de cada una de las áreas involucradas.


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5.1.3.1. Etapas de los Proyectos Existen cuatro etapas en el desarrollo de un típico proyecto eólico y/o solar. Para cada una, las escalas de tiempo se estiman en relación a la experiencia en el desarrollo previo y, donde sea posible, se toman en cuenta los esquemas de trabajo e infraestructuras para el desarrollo de energías renovables.

Etapa 1 (Desarrollo): Incluye la factibilidad del proyecto, que implica llevar a cabo un ejercicio de selección de sitio para identificar las mejores áreas para la instalación de un parque eólico o solar. Se utiliza una metodología comprobada para rastrear los mejores terrenos utilizando un sofisticado software cartográfico. Sitios individuales son evaluados mediante una combinación de análisis de gabinete y visitas a terreno. Además, contiene una variedad de acciones e hitos que se deben realizar, que incluyen, acuerdos territoriales, medición in situ del viento o radiación, la evaluación de impacto medioambiental, la obtención de la calificación ambiental y social favorable para construir y operar, acceso a redes eléctricas, otros permisos y aceptación del proyecto y eventual cierre financiero.

Etapa 2 (Construcción): Obtenido el permiso ambiental, la aprobación del proyecto y el cierre financiero, la construcción puede tomar de 8 a 24 meses, dependiendo del tamaño del proyecto y si considera la construcción de acceso a caminos, la instalación de cables subterráneos, construcción de subestaciones, y la instalación de turbinas o paneles solares.

Etapa 3 (Operación): Una vez que la puesta en marcha haya terminado, el parque solar o eólico comenzará a generar electricidad durante su vida útil, que va desde los 20 a los 35 años.

Etapa 4 (Abandono): Corresponde a desmantelar las instalaciones existentes, y volver en lo posible, el terreno a su estado original.

5.1.4. Plan HSE

Cada proyecto diseñará e implementará un Plan HSE desde la etapa de desarrollo, el cual contendrá el Sistema de Gestión HSE en el proyecto, es decir, los documentos que apliquen del Sistema de Gestión de la Compañía y, detallará los documentos específicos para ese proyecto en particular. Además, se mencionará el manejo de sus emergencias, aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos, entre otros temas.

5.2. Política Integrada

Andes Mainstream SpA, está comprometida con los más altos estándares ambientales, de seguridad y salud ocupacional. La Compañía cree que un enfoque proactivo para el medio ambiente, la salud y la seguridad es una parte esencial en el desarrollo, construcción y operación de un negocio de energía renovable sustentable y exitosa.

La Compañía se compromete a que el negocio se llevará a cabo de manera sustentable, con un estricto apego a la legislación aplicable y a su Política Integrada de Gestión Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional (HSE) [2].

5.2.1. Liderazgo y compromiso

Para demostrar liderazgo y compromiso, se han definido responsabilidades específicas relacionadas con el Sistema de Gestión Integrado, en la que la Alta Dirección (Gerencia General) se ha involucrado y, en algunos casos ha delegado responsabilidad y autoridad, para la consecución de los objetivos de este Manual y del SGI (Figura 1).


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Figura 2. Organigrama funcional de Mainstream.

5.2.2. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

La Tabla 2 muestra un resumen de los roles, responsabilidades y autoridades.

Tabla 2. Roles, responsabilidades y autoridades

6. PLANIFICACIÓN

6.1. Identificación, Evaluación y Control de Aspectos Ambientales

A través del Procedimiento de Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales (IAEIA) [3], se encuentra establecida la forma cómo se identifican los aspectos y cómo se evalúan los impactos ambientales, con la finalidad de determinar aquellos impactos de mayor significancia, lo que queda plasmado en la Matriz IAEIA [4]. Esto permite conocer aquellos aspectos ambientales que deben ser gestionados mediante la planificación de acciones, que permitirán disminuir o eliminar el aspecto, mitigando o evitando el riesgo del impacto ambiental. Estas acciones, denominadas “control” se incorporan en la Matriz IAEIA [4], la cual es revisada periódicamente evaluando la efectividad de las medidas e identificando aspectos que no estén siendo abordados adecuadamente.

Las empresas contratistas y subcontratistas deben gestionar adecuadamente sus aspectos ambientales significativos, para esto deben mantener la Matriz IAEIA [4] con sus aspectos e impactos ambientales actualizada, ya sea a través del

Gerente General

Andes Mainstream SpA

Gerencia

Desarrollo

Gerencia Construcción

Gerencia

O&M

Gerencia Comercial

Gerencia Nuevos Negocios

Gerencia Finanzas

Gerencia

HSEGerencia AACC

Gerencia

Legal

Responsable Rol Autoridad para:

Gerente General

Revisar el Sistema de Gestión

Asignar recursos para la implementación y cumplimiento del Sistema de Gestión.

Aprobar presupuesto.

Gerencia HSE

Mantener vigente el Sistema de Gestión.

Establecer, mantener, implementar y mejorar el Sistema de Gestión.

Definir recursos para el funcionamiento del Sistema de Gestión.

Usar recursos para el efectivo funcionamiento del Sistema de Gestión.

Exigir el cumplimiento del Sistema de Gestión.

Gerentes de Área

Velar por el cumplimiento del Sistema de Gestión Ambiental.

Exigir el cumplimiento del Sistema de Gestión dentro su ámbito de acción.


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procedimiento del contratista, si posee un sistema de gestión certificados o, con el procedimiento que ha definido la Compañía.

6.2. Identificación, Evaluación y Control de Peligros

Mediante el procedimiento de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (IPER) [5], se define la forma como la Compañía logra realizar la identificación de peligros y la evaluación de los riesgos a los trabajadores, con la finalidad de determinar aquellos riesgos que puedan ser intolerables para la Compañía, lo que queda plasmado en la Matriz IPER [6]. Esto permite conocer los peligros que deben ser gestionados, teniendo en consideración la Jerarquía de Controles.

En la Matriz IPER [6], se incluye la planificación de acciones y las acciones que permiten disminuir o eliminar el peligro y, con ello, mitigar o evitar el riesgo. Estas acciones son revisadas periódicamente evaluando su efectividad e identificando peligros que no estén siendo abordados adecuadamente.

Las empresas contratistas y subcontratistas deben gestionar adecuadamente sus riesgos que puedan ser evaluados como intolerables, para esto se incluyen en la Matriz IPER [6] con sus peligros y riesgos actualizados, ya sea a través del procedimiento del contratista, si posee un sistema de gestión certificado o, con el procedimiento de la Compañía.

En la designación de los controles se privilegiará la aplicación de la Jerarquía de Controles, de modo de asegurar la efectiva eliminación, reducción o mitigación de los riesgos. Dicha Jerarquía de Controles se muestra en la Figura 2.

1. Eliminación;

2. Sustitución; 3. Controles de ingeniería;

4. Señalización/advertencias y/o controles administrativos; 5. Equipos de Protección Personal (EPP).

Figura 2. Jerarquía de controles.

6.3. Identificación y evaluación de cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos

En el procedimiento de Identificación de Requisitos Legales y su Cumplimiento (IRL) [7], se establece la forma como la Compañía identifica los requisitos legales en materias de Medio Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional y otros requisitos que la Compañía haya adherido y, que son aplicables a sus procesos, actividades y/o servicios.

Se han desarrollado Matrices de Identificación de Requisitos Legales (IRL) [8] y, planes que permiten verificar los requisitos y asegurar el continuo cumplimiento a través de planes de acción frente a posibles desviaciones, corresponde al plan de cumplimiento Legal.

Del mismo modo, se asegura el continuo cumplimiento de los compromisos de las RCA’s de cada Parque Eólico o Solar, se desarrollan las Matrices de Compromisos de la RCA [9] y la Matriz de Permisos [10], para cada Proyecto.


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6.4. Objetivos HSE y la Planificación para Lograrlos

Los objetivos definidos por la Gerencia General de Andes Mainstream SpA son los siguientes:

1. Resguardar la salud e integridad física de los trabajadores que desempeñan labores para la Compañía. 2. Ser responsables con el medio ambiente y la comunidad. 3. Cumplir con el marco regulatorio de HSE.

Para cada uno de estos objetivos se han definido metas, indicadores y planes que se documentan en el Programa de Objetivos, Metas y Planes [11]. Posteriormente, se efectúa el seguimiento en el mismo Programa, de modo de asegurar continuamente el cumplimiento.

Los objetivos son definidos y establecidos, de acuerdo al formato indicado en la Tabla 3.

Tabla 3. Formato de Programa de Objetivos, Metas y Planes

OBJETIVOS DEL SGI: MEDIO AMBIENTE/SALUD Y SEGURIDAD

OBJETIVO ESTABLECIDO

META INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (1)

RESULTADO INDICADOR PERIODO

ANTERIOR

FRECUENCIA DE CONTROL

PLAZO PREVISTO DE CUMPLIMIENTO RESPONSABLE

INICIO FIN

7. APOYO

7.1. Recursos

Para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión Integrado HSE, la Compañía ha dispuesto los recursos necesarios y, así, llevar el SGI de manera eficaz durante todas las fases de los proyectos. Para esto, se tiene claridad acerca de los recursos requeridos, los recursos existentes, los límites internos y, lo que será necesario obtener de proveedores externos. Dentro del alcance de la organización, la Gerencia General es la responsable de proveer todos los recursos necesarios para demostrar liderazgo y compromisos y, asegurar que todos los recursos para el SGI estén disponibles, entre los que se encuentran:

1. Capital humano necesario;

2. Infraestructura apropiada y necesaria;

3. Sistemas y procesos que permitan el control efectivo de los Aspectos Ambiente Significativos;

4. Sistemas y procesos para asegurar la Seguridad y la Salud Ocupacional de los trabajadores; y

5. Recursos para efectuar de seguimiento, la medición del desempeño HSE y, aplicar las mejoras que sean necesarias.

7.2. Competencia y toma de conciencia

Para lograr un buen desarrollo y calidad de trabajo por parte de los trabajadores, supervisores y contratistas, existe un proceso de definición de competencias requeridas, el cual se precisa y se basa en los criterios de la Compañía y requerimientos legales definidos en el Procedimiento de Competencias y Capacitación [12], en donde es posible identificar las competencias para los cargos que desarrollan actividades, obras y servicios con relevancia HSE. Esto permite asegurar que los trabajadores van a contar con idoneidad y conciencia necesaria para desarrollar sus labores, en especial, en temas HSE, legales y los requerimientos del SGI. El objetivo de contar con personal que les permita empoderarse de su rol, responsabilidad y autoridad en las funciones que desarrolla, contribuyendo a la efectividad y eficiencia del SGI.


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Las competencias por cargo quedan plasmadas en el registro Matriz de Identificación de Competencias [13]. Aquí se identifican los cargos que tienen relevancia en los temas HSE y/o que poseen Responsabilidad Roles y Autoridades definidas dentro del SGI. Corresponde a las competencias “ideales” y/o “deseables” por Cargo y/o Rol, no obstante, pueden existir excepciones que serán debidamente fundamentadas.

La Matriz de Detección de Necesidades de Capacitación [14], permite identificar las brechas en la competencia de los trabajadores propios y efectuar el seguimiento. Con esta información se desarrolla el Programa de Competencias y Capacitación [15] donde se planifica las actividades de capacitaciones para un periodo anual.

La Gerencia HSE, se encargará de gestionar el Programa Capacitación de la Compañía y supervisará que se mantenga la información documentada en el Registro y Evaluación de Competencias y Capacitación [16].

Al ingreso de un trabajador a la Compañía y/o a las empresas Contratistas/Subcontratistas, deben recibir una charla de Inducción que considera tanto temas del proyecto, como el Derecho a Saber (DAS) y los temas del SGI de la Compañía.

7.3. Comunicación, información y consulta

La Compañía ha establecido los mecanismos que permiten asegurar una efectiva comunicación de los temas HSE, tanto dentro de un proyecto como a las partes interesadas externas. Para ambos tipos de comunicación, se establece quién debe comunicar, a quién debe dirigirse, los medios a utilizar, cuándo es oportuno realizar el comunicado, requisitos legales a considerar y, la importancia de asegurarse que la información HSE comunicada sea coherente con la información generada dentro del Sistema de Gestión Integrado. Estas definiciones están plasmadas en el procedimiento Comunicación, Información y Consulta [17].

Todas las comunicaciones realizadas o recibidas en nombre de un proyecto, deben llevarse a cabo de manera rápida y transparente para facilitar el proceso de comunicación mutua y debe ser comunicada a todos los actores involucrados e interesados.

La recepción de información/consulta o, entrega de información en relación con temas HSE del SGI de un proyecto, se utiliza el Registro de Gestión y Control de Comunicaciones [18].

7.4. Creación, actualización y control de Información documentada

Para un funcionamiento eficaz dentro del SGI, la organización determina que la información documentada es clasificada según se muestra en la Figura 3.

Figura 3. Estructura jerárquica de documentos del IMS.

Políticas

Manual IMS

Plan

Procedimiento/Programa

Instructivo/Estándar

Registros


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Las distintas formas de información documentada deben seguir una cierta estructura de creación, actualización y control la cual se encuentra detallada en el procedimiento de Creación, Actualización y Control de Información Documentada [19], donde se define y se detalla la información que será relevante para estos distintos tipos de documentos, tal como las personas a cargo de cada etapa, requisitos para que sean considerados como documentos controlados válidos, codificación, formato de los documentos, frecuencia de revisión, entre otros aspectos importantes para mantener un orden y estructura que lleven a una gestión eficaz de los distintos documentos.

Todos los documentos del SGI quedan registrados en el Listado de Documentos del SGI [20].

8. OPERACIÓN

8.1. Planificación y control operacional

Procedimientos y estándares de control operacional son desarrollados con el objetivo de eliminar, mitigar y/o controlar los aspectos ambientales significativos y, los peligros con un riesgo residual intolerable. Así también, con el objetivo de dar cumplimiento a los criterios de salud, seguridad y medioambiente establecidos por la Compañía.

Los procedimientos y los estándares operacionales, se encuentran listados y descritos en el Anexo 1 del presente Manual. Todos los estándares tienen una lista de chequeo para ser utilizada en la verificación de la aplicación del estándar, los estándares de seguridad y salud ocupacional tienen un registro de evaluación, el cual debe ser aplicado a cada trabajador antes que desempeñe el trabajo asignado.

Todos los procesos contratados de forma externa, serán controlados de acuerdo con los documentos antes mencionados. Es responsabilidad de las empresas contratistas, en la elaboración de sus propios procedimientos, considerar los estándares ya definidos por la Compañía, en caso de no existir un estándar para la actividad a desarrollar, se debe tomar como base las Matrices IAEIA y/o IPER [4] [6], según corresponda. La Compañía debe tomar conocimiento de estos procedimientos.

8.2. Preparación y respuesta ante emergencias

A través del procedimiento de Preparación y Respuesta ante Emergencias [21], se ha establecido una metodología para identificar, evaluar y enfrentar situaciones de emergencia, las cuales pueden afectar a personas, dañar la propiedad y/o al medio ambiente, aquellas situaciones que tengan consecuencias medioambientales pueden ser obtenidas de la Matriz IAEIA [4] y, las emergencias que puedan afectar a los trabajadores, pueden ser obtenidas de la Matriz IPER [6].

Se define para cada tipo de emergencias ya identificadas y evaluadas, las medidas de prevención y medidas de respuesta, considerando además, planes de emergencia, realización de capacitación, entrenamiento, simulacros y ejercicios que permitan probar periódicamente la eficacia de estas medidas.

Por otro lado, se ha definido un protocolo de actuación y comunicaciones frente a situaciones de emergencias en el Plan de Gestión de Crisis [22], que forma parte de las medidas de respuesta ante una emergencia.

8.3. Gestión de contratistas

Como una forma de identificar riesgos relacionados con la externalización de actividades y/o servicios, se desarrolla un procedimiento de Gestión y Acreditación de Contratos [23], que permite identificar, en forma preliminar los riesgos legales y de HSE frente a estos procesos de externalización. Así también, este procedimiento permite establecer los lineamientos básicos que se deben cumplir en la elaboración de contratos y la administración de éstos, de modo de identificar, evaluar, documentar y administrar los riesgos HSE, así prevenir y reducir pérdidas y, al mismo tiempo,


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mejorar el desempeño HSE. Junto con esto, el procedimiento establece las condiciones con las que deben contar todas las personas y equipos para desarrollar actividades en nombre de Mainstream.

La incorporación del Reglamento Especial para Empresas Contratistas y Subcontratistas [24], permite garantizar a los trabajadores las condiciones de higiene y seguridad adecuadas, estableciendo los mecanismos necesarios para cautelar su cumplimiento. Este Reglamento es entregado a todas las empresas contratistas para su toma de conocimiento e implementación durante la ejecución de trabajos en nombre de Mainstream.

8.4. Administración del Cambio

En el procedimiento de Administración de Cambio [25] se establece la metodología usada por la Compañía para identificar, evaluar, administrar y documentar los riesgos HSE relacionados con cambios en los procesos, actividades y/u organización, de modo de prevenir y reducir riesgos y, al mismo tiempo, mejorar el desempeño HSE. Esta metodología proporciona una guía para la correcta documentación requerida en cada caso, además, busca la integración del manejo del riesgo en cada proyecto para asegurar que en la base del día a día, tanto las decisiones estratégicas como operacionales estén basadas en el riesgo y, asegurar que se consideren las amenazas y/o externalidades que pudieran afectar la seguridad de las personas, seguridad de las instalaciones, impactos al ambiente y, también, los cambios pudieran producir efectos en los costos, plazos y/o calidad de un proyecto.

Se entenderá como “cambio”, cualquier modificación, actualización, incorporación o eliminación, de las condiciones de operación y/o del SGI, las cuales resultan en nuevas condiciones de operación o sistemas, diferentes a los actuales. Pueden ser de naturaleza física, operacional, organizacional, sistemas informáticos, materiales, reglamentación y procedimientos y de requisitos legales.

Todo cambio que se desee realizar, debe aplicarse el registro de Aplicabilidad de Administración de Cambio [26] antes de ser solicitado formalmente, así determinar si procede el cumplimiento del procedimiento para el cambio propuesto. De ser así, el solicitante deberá completar el formulario específico al cambio, en el Registro Solicitud de Cambio [27].

9. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño HSE

Se reconoce la necesidad de dar seguimiento a todos los controles mencionados en este Manual mediante mediciones, evaluaciones y análisis frecuentes. Los métodos de seguimiento se desarrollan por medio de evaluación en terreno donde la lista de chequeo será la principal herramienta de trabajo.

Los criterios para evaluar el desempeño ambiental, los indicadores apropiados y cuándo se debe llevar a cabo el seguimiento, están definidos en el procedimiento Monitoreo, Medición y Evaluación de Cumplimiento [28] que define variables, responsables y tiempos de realización, proceso que queda evidenciado en el registro Plan de Monitoreo [29].

9.2. Auditoría Interna

El proceso de Auditoría está descrito en el procedimiento de Auditoría Interna [30], en él se describe cómo llevar a cabo auditorías internas dentro del SGI, centrándose en:

• Aplicación de los procedimientos y prácticas determinados en el SGI; • Aplicación de los requisitos de gestión y presentación de informes a Autoridades; • Inspección en terreno de los estándares HSE;


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• Revisión de los controles críticos de aspectos ambientales significativos, riesgos intolerables, gestión del Contratista, respuesta ante emergencias, manejo de sustancias peligrosas, manejo de incidentes e investigación, etc.;

• Métodos para la identificación de peligros y control de riesgos; • Revisión y control de documentos; • Notificación y cierre de incidentes; • Otros ámbitos relevantes del SGI.

9.3. Revisión por la Dirección

La Revisión por la Dirección es una actividad documentada que permite determinar en base a la evaluación del desempeño de SGI, oportunidades de mejora y medidas de manera que, el SGI siga siendo adecuado y eficaz para la consecución de los objetivos HSE, para prevenir y detectar riesgos a la Compañía y los proyectos. Esta actividad se lleva a cabo en forma planificada y en periodos anuales por la Gerencia General.

Para la revisión por la Dirección, el Gerente HSE, debe preparar una Presentación de Revisión por la Gerencia con los resultados de los temas más relevantes del SGI, esto son al menos, los siguientes:

Estado de las acciones y acuerdos de las Revisiones por la Dirección previa (si las hubiere).

Cambios en: o Consideraciones internas y externas relacionadas con el SGI en un proyecto y/o la Compañía. o Necesidades y expectativas de partes interesadas (incluidos trabajadores y contratistas). o Requisitos legales y otros compromisos. o Aspectos ambientales significativos. o Riesgos a la seguridad y salud de los trabajadores intolerables. o Riesgos y oportunidades.

Grado en el que se han logrado los Objetivos y Metas HSE.

Resultados en el desempeño del SGI en: o Monitoreo, medición y seguimiento de variables HSE y procesos del SGI. o No conformidades, incidentes, acciones preventivas y correctivas. o Cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos. o Resultados de auditorías

Adecuaciones de recursos.

Comunicaciones con partes interesadas (internas y externas).

Oportunidades de mejora en Objetivos y Procesos del SGI.

Como resultado de éste proceso de revisión, se documenta en una minuta denominada Acta Revisión de la Gerencia, que contendrá al menos, los siguientes antecedentes:

Nombres y cargos de los participantes.

Conclusiones, adecuaciones y cambios propuestos al SGI.

Acuerdos y acciones.


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10. MEJORA

10.1. Incidentes, No Conformidades y Acciones Correctivas/Preventivas

En el desarrollo de las distintas actividades los trabajadores estarán expuestos a incidentes, potenciales incidentes o incumplimiento de alguna norma o requisito, lo que se llama una No Conformidad. Ante estas situaciones y para velar por una mejora continua, se toman medidas preventivas o correctivas según corresponda.

Para esto, se ha diseñado el Procedimiento de Incidentes, No Conformidades y Acciones Correctivas [31], en el cual se establece una metodología para abordar esta situación y, se explican detalladamente los conceptos mencionados. Además, la forma de efectuar el análisis de causa raíz, explicando detalladamente el uso y la composición de dos informes relevantes y, así, mejorar la gestión HSE. Estos son:

• Informe de investigación de Incidentes.

• Informe de investigación de No Conformidades.

10.2. Mejora Continua de Objetivos y Procesos

El proceso de mejora continua permite evaluar y mejorar permanentemente el SGI, que éste sea conveniente, adecuado y eficaz en la consecución de los Objetivos del SGI en materia de HSE y, en mejorar constantemente el desempeño del SGI.

En este sentido, en la Revisión por la Dirección se ha determinado que se evalué como un punto más la Mejora, dejando documentada esta evaluación.

Por otro lado, como parte del SGI, los Procedimientos, Planes, Estándares y, los demás documentos del SGI, están siendo periódicamente revisados para asegurar que sean adecuados y convenientes a la naturaleza y dinamismo de los proyectos. En caso de no serlos, se revisan a adecúan generando nuevas versiones.


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11. REFERENCIAS

[1] MRP-HSE-PRD-016 Gestión HSE de Proyectos.

[2] MRP-HSE-POL-001 Política Intergrada de Gestión Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional (HSE)

[3] MRP-MA-PRD-005 Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales

[4] MRP-MA-PRD-005.01 Matriz de Identificación de Apectos y Evaluación de Impactos Ambiental (IAEIA)

[5] MRP-SSO-REG-006 Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (IPER)

[6] MRP-SSO-PRD-006.01 Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (IPER)

[7] MRP-SGI-PRD-007 Identificación de Requisitos Legales (IRL) y su Cumplimiento.

[8] MRP-SGI-REG-007.01 Matriz de Identificación de Requisitos Legales (IRL)

[9] MRP-SGI-REG-007.02 Matriz de Compromisos

[10]

[11]

MRP-SGI-REG-007.03 Matriz de Permisos

MRP-HSE-PRO-003 Programa de Objetivos, Metas y Planes

[12] MRP-SGI-PRD-008 Procedimiento de Competencias y Capacitación

[13] MRP-SGI-REG-008.01 Matriz de Identificación de Competencias

[14] MRP-SGI-REG-008.02 Matriz de Detección de Necesidades de Capacitación

[15]

[16]

[17]

MRP-SGI-REG-008.03 Programa de Competencia y Capacitación.

MRP-SGI-REG-008.04 Registro y Evaluación de Competencias y Capacitación.

MRP-SGI-PRD-009 Comunicación, Información y Consulta.

[18] MRP-SGI-REG-009.01 Registro de Gestión y Control de Comunicaciones internas y externas.

[19] MRP-SGI-PRD-004 Creación, Actualización y Control de Información Documentada.

[20] MRP-SGI-REG-004.01 Listado de Documentos del SGI.

[21] MRP-HSE-PRD-010 Preparación y Respuesta ante Emergencias

[22] MRP-SGI-PLN-055 Plan de Gestión de Crisis.

[23] MRP-SGI-PRD-013 Gestión y Acreditación de Contratos.

[24] MRP-SGI-RGL-054 Reglamento Especial para empresas Contratistas y Subcontratistas.

[25] MRP-SGI-PRD-012 Administración del Cambio.

[26] MRP-SGI-REG-012.01 Aplicabilidad de Administración de Cambio.


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[27] MRP-SGI-REG-012.02 Solicitud de Cambio.

[28] MRP-SGI-PRD-011 Monitoreo, Medición y Evaluación de Cumplimiento.

[29] MRP-SGI-REG-011.01 Plan de Monitoreo.

[30] MRP-SGI-PRD-014 Auditoría Interna

[31] MRP-SGI-PRD-015 Incidentes, No Conformidades y Acciones Correctivas

12. CONTROL DE VERSIÓN

Este manual, o cualquiera de sus modificaciones, entrará en vigor 10 días desde la fecha de aprobación.

Versión Fecha Aprobación Modificaciones

01 Versión Inicial

13. CONTROL DE REGISTROS

Nombre Código Tiempo de

almacenamiento Lugar de

conservación Eliminación Recuperación

Presentación de Revisión por la Gerencia

MRP-SGI-REG-002.1 Dataroom Digital

Servidor espejo, Dataroom

Acta Revisión por la Gerencia

MRP-SGI-REG-002.2 Dataroom Digital

Servidor espejo, Dataroom


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14. ANEXOS

14.1. Anexo 1: Procedimientos y estándares operativos

Ítem Código Nombre

1 MRP-MA-STD-017 Intervención de Terrenos

2 MRP-MA-STD-018 Prevención, Contención de Derrames y Mantención de Equipos

3 MRP-MA-STD-019 Gestión de Residuos

4 MRP-MA-STD-020 Suelo, Flora, Fauna y Vegetación

5 MRP-MA-STD-021 Arqueología

6 MRP-MA-STD-022 Control de Emisiones Atmosféricas

7 MRP-MA-STD-023 Gestión de Permisos y Autorizaciones

8 MRP-MA-STD-024 Gestión de Productos Químicos y Sustancias Peligrosas

9 MRP-MA-STD-025 Gestión de residuos líquidos y Calidad de Agua

10 MRP-MA-STD-026 Atención y Recepción de Fiscalizadores y Autoridades

11 MRP-SSO-STD-027 Control de ruido

12 MRP-SSO-STD-028 Equipos Móviles

13 MRP-SSO-STD-029 Elementos y Maniobras de Izaje

14 MRP-SSO-STD-030 Trabajos en Altura Física

15 MRP-SSO-STD-031 Trabajos de Espacios Confinados

19 MRP-SSO-STD-032 Aislamiento y Bloqueo de Equipos

20 MRP-SSO-STD-033 Protección de Máquinas y Equipos

21 MRP-SSO-STD-034 Permiso de Trabajo

22 MRP-SSO-STD-035 Trabajo en Caliente

23 MRP-SSO-STD-036 Trabajo de Perforación

24 MRP-SSO-STD-037 Riesgos de

25 MRP-SSO-STD-038 Excavaciones

26 MRP-SSO-STD-039 Movimiento de Tierra

27 MRP-SSO-STD-040 Enfierradura

28 MRP-SSO-STD-041 Hormigonado de Construcción

29 MRP-SSO-STD-042 Primeros Auxilios

30 MRP-SSO-STD-043 Equipo de Protección Personal

31 MRP-SSO-STD-044 Equipo Radiactivo

32 MRP-SSO-STD-045 Orden y limpieza

33 MRP-SSO-STD-046 Iluminación

34 MRP-SSO-STD-047 Gestión de Reportes

35 MRP-SSO-STD-048 Cabalgata

36 MRP-SSO-STD-049 Traslado en Embarcación

37 MRP-SSO-STD-050 Exposición a Radiación UV


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38 MRP-SSO-STD-051 Contacto con Vectores

39 MRP-SSO-STD-052 Traslado Aéreo

40 MRP-SSO-STD-053 Traslado por Huellas y Senderos

41 MRP-SSO-STD-058 Conducción

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