Sistema de Gestión DocumentaI, elaborado por: Eliana Mejía Gallego g3
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La importancia que tiene el siguiente trabajo es aprender cómo están manejando las unidades de correspondencia en las distintas entidades y la importancia que le están dando al Acuerdo 060 de 2001 y Decreto 2609 de 2012
También el empalme que le están realizando a los documentos desde el nacimiento, distribución y almacenamiento en los programas de gestión documental que tienen establecidos en cada una de las entidades.
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La importancia de realizar este trabajo, es poderdesarrollar en los estudiantes el tema visto en launidad de gestión documental II.
Lo anterior lo podemos lograr mediante la visitaa unidades de correspondencia de variasentidades para saber cuál es manejo y laimportancia que estas tienen para el manejo delas comunicaciones.
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OBJETIVOGENERAL Aprender cuales son los beneficios que trae el contar
con una unidad de correspondencia sofisticada y ajustada a las necesidades de una entidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS Conocer que software manejan Aprender cual es el manejo que le dan a las unidades
de correspondencia Identificar sus fortalezas.
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Es un aplicativo (software) que tiene
como objetivo administrar la parte
documental brindando mejoras para la
preservación de los documentos electrónicos..
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-Función del
modelo
-Visión del
proyecto
Material
informático
(hardware
software)
-Asistencia
profesional
- Consultores
-Reglas de
acceso
-Reglas de
conservación y
disposición
-
-Desarrollo
metadatos
-Requisitos de
documentos
que deben ser
apreciados
DD
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Ordenar la documentación física y electrónica abarcando
los metadatos por medio de cuadros de
clasificación documental
Implementar un periodo de conservación-eliminación de los
documentos electrónicos aplicando la TRD y TVD
Efectuar faces de eliminación en lo
estipulado a las tablas de retención y
valoración documental.
Proteger la legitimidad de la documentación
archivada en los diferentes metadatos
implementando su ciclo vital .
Suministrar la información al personal
tanto interno como externo cuando estos
sean notificados. A través de los diferentes
sistemas de información.
Resguardar la información
independientemente en el soporte que este se encuentre enfatizando en las agrupaciones
documentales-series-sub series
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Características Explicación
-La implementación del
sistema de gestión
documental debe ayudar al
tramite de la información,
según los procesos de dicha
entidad.
El procedimiento debe cumplirse
avalando los requisitos de la
entidad.
-El sistema de GD debe
sostener la información en un
ambiente adecuado
-Establecer habilidad de dos o
mas sistemas para
intercambiar información.
-Deberá garantizar la calidad,
rectitud, accesibilidad y
asimilación clara de los
documentos electrónicos
Establecer un entorno apropiado
para el desarrollo de las
actividades laborales,
asegurando la información de los
datos almacenados.
-El profesional deberá gestionar
e implementar programas para la
recopilación de la información
para ser tramitada- almacenada .
--Exigir estricto dominio en la
información gestionada y
tramitada evitando el acceso al
aplicativo de funcionarios que
quieran sabotear dicha
información
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La entidad visitada fue SERVICIO DE POSTALES NACIONALES
S.A 4-72
¿ Qué software es?
En la entidad se encuentra implementado el aplicativo ZAFFIRO, el
cual provee un ambiente centralizado altamente escalable de
arquitectura abierta 100% WEB-BASE.
¿ En cuanto a niveles de seguridad que ventajas tiene?
Provee el acceso controlado a los documentos
¿ Qué desventajas tiene?
Me parece que es un software completo.
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¿Es utilizado es su totalidad?Actualmente se utilizan los módulos de administración delas comunicaciones oficiales en cumplimiento del acuerdo060 de 2001, Zaffiro RMS: administración documental yZaffiro DMS ( digitalización , indización y visualización delos documentos.
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Se han generado mayores controles encuanto a la administración y custodia de lainformación, adicionalmente a través de esteaplicativo se garantiza la trazabilidad de lascomunicaciones oficiales emitiendo respuestaen el menor tiempo posible.
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La implementación del aplicativo contribuye ala disminución en los tiempos de búsqueda yrecuperación de la información,adicionalmente garantiza la fiabilidad de lainformación suministrada a los usuarios,puesto que este permite la visualización deimágenes y el seguimiento del documentopara determinar en que estado de flujo seencuentra.
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Al elaborar este trabajo nos deja un granaprendizaje para nutrirnos de conocimientoscomo futuros profesionales de la ciencia de lainformación y la documentación,bibliotecología y archivística ya que podemosbrindar en las entidades tanto oficiales comoprivadas la importancia de la implementaciónde un sistema de gestión documental, querequieran el concurso de nuestrosconocimientos.