SISTEM FAIL

PENGENALAN

• Satu proses penyimpanan sgala rekod dan

maklumat yang berkaitan dengan persatuan

• Catatan berkaitan aktiviti yang diadakan

dalam persatuan sesebuah sekolah

• Proses seperti mengklasifikasi , menyusun,

menyimpan fail fail bagi memudahkan

pengurusannya apabila diperlukan.

TUJUAN SISTEM FAIL

• Memudahkan sesuatu rekod dicari tanpa

membuang masa

• Memastikan maklumat dan rekod tidak

hilang

• Membolehkan maklumat dan rekod mudah

disediakan dan disimpan

CIRI-CIRI SISTEMATIK FAIL

• Dokumen mudah dicari & diperolehi dengan cepat.

• Sistem fail tidak kompleks, mudah dikendali /

difahami / tidak mengelirukan

• Perlu disesuaikan dgn keperluan organisasi

• Boleh diubahsuai jika perlu : membesarkan /

mengecilkan

• Melibatkan kos yang paling minimum

• Dokumen yang difailkan perlu mendapat

perlindungan keselamatan daripada

kebakaran, kekotoran, bencana alam &

kebocoran rahsia organisasi

• Menggunakan ruang yang paling minimum

KLASIFIKASI FAIL• Fail Biasa : warna putih dan berkulit

tebal untuk menyimpan surat biasa

• Fail Terhad : warna kuning dan kegunaan terhad bagi orang tertentu . Rahsia besar.

• Fail Sulit : warna hijau dan dilabel ‘SULIT’. Disimpan secara kawal.

• Fail Rahsia : Merah jambu. Berlabel RAHSIA. Kawalan rapi. Rahsia di peringkat atasan.

PENYUSUSNAN FAILPENYUSUN

AN FAIL

TAHAP KETIGA

(PERKARA)

TAHAP KEDUA

(SUBTAJUK)

TAHAP PERTAMA

(TAJUK UTAMA)

CONTOH :TAHAP PERTAMA (TAJUK UTAMA)

01 Asrama

02 Audit

03 Hal-ehwal Murid

04 Kemudahan Infrastruktur

05 Kewangan dan Akaun

06 Kokurikulum

07 Kurikulum

08 Pentadbiran Am Sekolah

09 Perhubungan Masyarakat

10 Perjawatan Perkhidmatan Kakitangan

TAHAP KEDUA (SUBTAJUK) :CONTOHNYA SUBTAJUK : KOKURIKULUM

06/01 Hari Ucapan

06/02 Kelab, Sukan, dan Kebajikan Sekolah

06/03 Keceriaan Sekolah

06/04 Koperasi Sekolah

06/05 Majalah Sekolah

06/06 Pameran dan Pertandingan

06/07 Pelbagai

06/08 Persatuan Berasaskan Akademik

06/09 Persatuan Berasaskan Hobi/ Minat

06/10 Sukan dan Permainan

06/11 SLAD

06/12 Unit Pakaian Seragam

TAHAP KETIGA (PERKARA)CONTOHNYA : SUBTAJUK KOKURIKULUM06/12/01 Bridge

06/12/02 Pandu Puteri

06/12/03 Persatuan Bulan Sabit Merah

06/12/04 Pengakap

06/12/05 Puteri Islam

06/12/06 Kadet Bomba

06/12/07 Kadet Polis

06/12/08 Kadet Tentera Bersatu

06/12/09 Kadet Remaja Sekolah

06/12/10 St.John Ambulans

• Bilangan surat yang dicatat mengikut nombor

berpandukan tarikh.

• Kurungan di bahagian belakang Tajuk, Sub-tajuk

dan perkara mencatatkan bilangan surat berkenaan.

• Contoh : 06/12/07 (12)

• 06 - Tajuk : Kokurikulum 12 - Sub-Tajuk : Unit Pakaian Seragam 07- Perkara : Kadet Polis (12) - Bilangan surat yang ke-12

KOD SISTEM FAIL

• Rujukan Kami / Rujukan Tuan

Rk : Kod Fail Pengirim

Rt : Kod Fail Bagi Pihak Yang Berkaitan

Jika Ada

• Di sekolah oleh kerana sistem fail sedikit maka ia boleh disusun mengikut objek. Berikut adalah contoh kod tajuk bagi sesebuah persatuan.

• 01 Aktiviti Mingguan /Lawatan /Perkhemahan• 02 Belanjawan• 03 Ceramah• 04 Maklumat Ahli• 05 Minit Mesyuarat• 06 Perlembagaan Persatuan

• 07 Rancangan Tahunan• 08 Senarai Guru Berkhidmat• 09 Struktur Organisasi • 10 Surat Menyurat Dari Pengetua/ Antara Sekolah /

JPN.

SAMPUL KECIL

• Fail sementara sebelum dokumen

dimasukkan atau diasingkan ke fail sudah

diguna dan dimasukkan ke dalam fail besar.

• Fail ini tidak aktif.

PENUTUPAN FAIL• Fail akan ditutup apabila fail mencapai 100 atau

terlalu tebal .

• Jilid I akan dicatat pada nombor rujukannya dan

fail baru dengan Jilid II akan dibuka.

• No rujukan lama masih diguna, cuma bilangan

kandungan dimulakan dengan nombor baru (1).

• Contoh : 06/06/12/ Jld II (1)

JENIS FAIL

1) FAIL “HOUSEKEEPING” Diwujudkan untuk melaksankan dan melicinkan

pentadbiran.

Rekod-rekod mengenai pentadbiran.

Lima kategori utama seperti berikut:

Pentadbiran Am

Bangunan dan Harta

Kelengkapan dan Bekalan

Kewangan

Perkhidmatan dan Personel

2) FAIL “FUNCTIONAL” Diwujudkan dan digunakan oleh Bahagian Operasi

untuk menjalankan kerja harian yang berkaitan dengan

aktiviti mereka.

Perkara berkaitan dengan urusan kerja aktiviti harian

yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan

mesin, jeti, kerja penyelenggaraan yang dilakukan

setiap tahun(routine), kebombaan, keselamatan.

KOMUNIKASI RASMI MELALUI MEDIA

ELEKTRONIK

KELEBIHAN MENGGUNAKAN E-MEL

E-mel sangat mudah dan cepat sampai.E-mel tidak perlu respons spontan seperti telefon.Si penerima e-mel boleh melalukan tugas-tugas biasa

tanpa diganggu oleh e-mel.Membolehkan komunikasi secara bertulis dilakukan.E-mel boleh dihantar kepada banyak penerima.

Sesi penggunaan e-mel

i. Melancarkan perisian e-mel, jika terdapat e-mel baharu, ia akan memaklumkan kepada anda.

ii. Pilih e-mel yang hendak dibaca dalam peti e-mel.iii. Balas kepada penghantar atau kirim mesej orang

lain.iv. Simpan mesej untuk kegunaan masa hadapan.v. Karang e-mel baru.vi. Kirim e-mel.vii. Hapuskan e-mel yang lama.viii.Tamat perisian e-mel.

LAMAN-LAMAN E-MEL YANG BIASA DIGUNAKAN IALAH :

i. YAHOO.COMii. GOOGLE MAIL (GMAIL)iii. HOTMAILiv. ROCKETMAIL

SEKIAN, TERIMA KASIH