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SIPEF – MANUAL DO USUÁRIO Instalação e Uso
GAAP 07/04/2013
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Manual Usuário
Sumário Instalação ...................................................................................................................................... 3
Requisitos de Hardware ............................................................................................................ 3
Hardware ................................................................................................................................... 3
Requisitos de Software ............................................................................................................. 3
Pré-requisitos: ........................................................................................................................... 4
Microsoft .Net Framework 4.5 .................................................................................................. 5
Crystal Reports RunTime: .......................................................................................................... 9
Microsoft Access Runtime: ...................................................................................................... 15
Banco de Dados ....................................................................................................................... 17
Instalando e configurando o banco de dados: ........................................................................ 17
Instalação SIPEF ........................................................................................................................... 26
Primeiro acesso ....................................................................................................................... 30
Licença de uso ......................................................................................................................... 32
Cadastro da Prestação de Contas............................................................................................ 35
Cadastro de Contas Financeiras .............................................................................................. 38
Cadastro de Lançamentos ....................................................................................................... 39
Cadastro de Contrato de Fornecedores .................................................................................. 42
Cadastro de Folha de Pagamento ........................................................................................... 43
Cadastro de Encargos Folha Pagamentos ............................................................................... 44
Cadastro de Aquisições Bens Móveis ...................................................................................... 45
Cadastro de Bens Móveis Cedidos .......................................................................................... 46
Cadastro de Balancete ............................................................................................................ 47
Cadastro de DRE ...................................................................................................................... 48
Cadastro de Balanço Patrimonial ............................................................................................ 49
Relatórios .................................................................................................................................... 50
Transmissão do arquivo .............................................................................................................. 51
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Manual Usuário
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Manual Usuário
INSTALAÇÃO
Requisitos de Hardware
Requisitos mínimos
Hardware
• microcomputador PC ou compatível;
• velocidade (clock interno) de 1.6 Ghz;
• memória RAM de 1 GB;
• espaço disponível em disco rígido de 20 GB;
• monitor VGA, configuração 800 x 600 pixels e, no mínimo, 256 cores, e fontes
pequenas;
• placa de vídeo com 32 MB de memória;
• mouse serial padrão;
Requisitos de Software
Certifique-se que as versões do sistema operacional tenham os pacotes de serviços
instalados, ou seja, o sistema operacional deve estar atualizado. Exemplo: Windows 7 com
Service Pack 1:
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Manual Usuário
Pré-requisitos:
Microsoft Windows 7 versão Superior (As versões Server também serão compatíveis a
partir da versão Server 2008).
Microsoft .Net Framework 4.5
Crystal Reports Runtime 13
Microsoft Access Runtime 2007
Antes da instalação do SIPEF, faça o download dos pré-requisitos no portal
www.gaap.apphp.com.
.Net Framework 4.5:
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Manual Usuário
Instalação
Microsoft .Net Framework 4.5
Na sessão Pré-requisitos, faça o download do Microsoft .Net Framework 4.5 ou acesse
o link http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=30653.
No site, clique no botão Download com mostra a imagem abaixo:
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Manual Usuário
Feito o download, execute o arquivo dotNetFx45_Full_setup.exe:
Após isso é iniciado o instalador do programa:
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Manual Usuário
Aceite os termos contratuais e clique em Instalar:
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Manual Usuário
Após clicar em Instalar, o sistema fará o download dos arquivos necessários e então
instalará efetivamente o software:
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Manual Usuário
Crystal Reports RunTime:
Ainda na sessão pré-requisitos, baixe e instale o runtime do SAP Crystal reports através
do link Crystal Reports (Plugin).
Feito o download, descompacte o arquivo CRforVS_redist_install_32bit_13_0_4.zip,
acesse a pasta descompactada caso o descompactador a crie e execute o arquivo
CRRuntime_32bit_13_0_4.msi, feito isso, é apresentada a tela abaixo:
Clique no botão Next e marque a opção I accept the licence Agreement:
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Manual Usuário
Clique em Next novamente para ver a tela Start Instalation e clique em Next logo em
seguida para iniciar a instalação:
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Manual Usuário
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Manual Usuário
E por último clique no botão Finish para fechar o instalador:
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Manual Usuário
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Manual Usuário
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Manual Usuário
Microsoft Access Runtime:
E, mais uma vez, baixe o Microsoft Access Runtime no link Engine Office ou acesse o
link http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=4438.
Clique no botão Download, após o término, execute o arquivo AccessRuntim.exe.
Marque a opção Click here to accept the Microsoft Software License Terms e em seguida
clique no botão Continue para prosseguir com a instalação.
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Manual Usuário
Ao término é exibida a tela abaixo:
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Manual Usuário
Banco de Dados
Antes da instalação do SIPEF é necessária a instalação e configuração do sistema
gerenciador de banco de dados Microsoft SQL Server Express (2005, 2008 ou 2012), ou, caso a
empresa já tenha um banco de dados, pode-se usar essa instância de banco de dados já
instalada. Para baixar acesse o link: http://www.microsoft.com/en-
us/download/details.aspx?id=29062, e baixe o compatível com seu sistema operacional.
Lembrando que para sistemas operacionais Windows 7 32 bits baixe o pacote de instalação
ENU\x86\SQLEXPR_x86_ENU.exe e para Windows 64 bits baixe o pacote
ENU\x64\SQLEXPR_x64_ENU.exe.
Instalando e configurando o banco de dados:
Tomando como base a instalação do Sql Server 2012 no sistema operacional Windows Server
Enterprise (2008) 32 bits. Totalmente atualizado com o Service Pack 2.
Execute o arquivo compatível com sua versão de sistema operacional, no caso em
questão seria o arquivo SQLEXPR_x86_PTB.exe. Após executá-lo é exibida as telas abaixo:
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Manual Usuário
Clique na opção Nova Instalação autônoma do SQL Server ou adicionar recursos a
uma instalação existente. Na janela Termos de Licença marque a opção Aceito os termos da
licença e clique no botão Avançar.
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Manual Usuário
Caso haja conexão com a internet, a instalação procurará atualizações. Na tela
Atualizações do Produto, certifique-se que a opção Incluir atualizações de produto SQL Server
esteja selecionada.
Feito isso, o sistema irá baixar e instalar atualizações do produto:
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Manual Usuário
Na tela Seleção de Recursos desmarque apenas a opção Replicação do SQL Server. Clique em
Avançar.
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Manual Usuário
Uma das etapas mais importantes é a configuração do SQL Server. Pode-se definir
instância nomeada ou não, por convenção será definida uma instância chamada SIPEF:
Na tela Configuração do Servidor é possível determinar o Tipo de Inicialização, informe
Automática para todos os serviços.
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Manual Usuário
Na tela Configuração do Mecanismo de Banco de Dados, na aba ‘Configuração do
Servidor’, na sessão Modo de Autenticação, marque a opção Modo Misto e informe uma
senha para o usuário sa, esse o “super usuário” do banco de dados. Logo abaixo, em
Especificar administradores do SQL Server certifique-se de que o usuário do windows esteja
na listagem, caso contrário, clique no botão Adicionar Usuário Atual. Clique em Avançar.
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Manual Usuário
Na tela Relatório de Erros, clique em Avançar para iniciar a instalação.
O tempo de instalação dependerá das configurações do Hardware.
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Manual Usuário
Após a instalação, será exibido um resumo, clique no botão Fechar:
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Manual Usuário
Certifique-se que o SQL Server esteja em execução, para isso acesse o SQL Server
Configuration Manager: Menu Iniciar -> Todos os Programas -> Microsoft SQL Server 2012 ->
Ferramentas de Configuração.
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Manual Usuário
INSTALAÇÃO SIPEF
Para a instalação do SIPEF acesse o portal www.gaap.apphp.com.br e faça o download
clicando no botão Download SIPEF <número versão>.
Execute o instalador do SIPEF:
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Manual Usuário
Clique no botão Avançar. Na tela Senha, informe a senha de instalação e clique em
Avançar:
Clique em Avançar para confirmar o local de instalação:
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Manual Usuário
Confirme a pasta no menu iniciar clicanco no botão Avançar:
Escolha as opções de atalho e novamente clique em Avançar.
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Manual Usuário
E por último, clique em Instalar. Ao término clique em Concluir.
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Manual Usuário
Primeiro acesso
Após instalação, o SIPEF pode ser executado pelo Menu Iniciar -> Todos os Programas -> SIPEF
Ao executar, informe os dados de usuário e senha. Usuário OS e senha admin.
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Manual Usuário
No primeiro acesso, o sistema poderá solicitar informações do banco de dados, o
servidor, usuário e senha.
Campo Descrição Observação
Servidor Nome ou IP do computador
onde foi instalado do SQL
SERVER seguido de contra
barra e o nome da Instância
Ex: 10.0.2.15\SIPEF
Usuário Nome do usuário do banco
de dados
sa
Senha Senha do usuário do banco
de dados
Senha do sa
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Manual Usuário
Licença de uso
No primeiro acesso, o sistema irá solicitar licença de uso:
Solicite uma licença ao responsável pela mesma informando a sua chave de hardware:
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Manual Usuário
Após recebimento do arquivo de licença, clique nos três pontinhos do campo Arquivo
de Licença e aponte para o arquivo. Nesse momento serão exibidas informações como a data
de expiração:
Informe uma descrição para a licença e clique no botão OK.
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Manual Usuário
O sistema já possui um registro de prestação de contas padrão:
Selecione o registro padrão e clique no botão Selecionar.
A tela principal trará dados do período, isso significa que toda e qualquer operação
feita no sistema só afetará a prestação de contas previamente selecionada na abertura do
SIPEF:
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Manual Usuário
Cadastro da Prestação de Contas
Clique no menu Informes das prestações, na janela Prestações de contas e clique em
Inserir.
Caso não queira aproveitar a prestação de contas padrão gerada pelo sistema, é
possível informar uma nova.
Campo Descrição Observação
Número Reservado ao sistema
Inserir Imagem Informe uma imagem para
logo (Opcional)
Data Data do cadastro
Razão Social Razão social da OS
Nome Fantasia Nome de fantasia
CNPJ Número do CNPJ
Insc. Estadual Nº da inscrição estadual
Insc. Municipal Nº da inscrição municipal
Suframa Suframa
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Manual Usuário
CEP CEP
Número End. Número endereço
UF Unidade federativa
Telefone 1 Número Telefone
Município Município
Telefone 2 Segundo número de telefone
Bairro Nome do bairro
Endereço Descrição do endereço
Complemento Complemento de endereço
E-mail Endereço de e-mail
Ainda na janela de cadastro de Prestação de contas, na aba Outros Dados:
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Manual Usuário
Fique atento ao informar os dados da aba Outros dados, pois nela se encontra
informações como a data de início da prestação (Início Exercício) e a data final (Fim Exercício).
Campo Descrição Observação
Início Exercício Data de início da prestação
de contas
Fim Exercício Data final da prestação de
contas
Desc. Contrato Descrição do contrato OS
Valor Total Valor total do contrato
Valor Mensal Valor mensal do contrato
Responsável Nome do diretor
CPF CPF diretor
Responsável 2º Nome do contador
CPF CPF do contador
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Manual Usuário
Cadastro de Contas Financeiras
Clique no menu Conta Financeira, na janela de Contas Financeiras e clique em Inserir.
Campo Descrição Observação
ID
Conta Contábil Número da conta contábil
Vinculada à conta financeira
Descrição Descrição da conta financeira
Registro Data de registro Automática
Número Banco Número do banco
Nome Banco Nome do banco Cadastro auxiliar
Agência Número da agência bancária
Ag. Dígito Número do dígito da agência
Conta Número da conta bancária
Conta Dígito Número do dígito da conta
bancária
Saldo anterior Valor do saldo anterior ao
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Manual Usuário
período da prestação vigente
Número Período Reservado ao sistema Automático
Cadastro de Lançamentos
Clique no menu Lançamentos, na tela de Financeiros e clique no botão Inserir.
Aqui são informados os lançamentos financeiros do SIPEF.
Campo Descrição Observação
Período Reservado ao sistema
Data Data do lançamento
Conta Financeira Número da conta financeira
Tipo Operação Tipo da operação financeira
Número Operação Número da operação
Tipo Documento Tipo de documento
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Manual Usuário
financeiro
Número Documento Número do documento Número referente ao do
lançamento no sistema de
gestão da empresa
Conciliado Identifica se o lançamento
em questão está conciliado
ou não
Valor Valor do lançamento
NF/Doc Número do documento de
nota fiscal
Data NF/Doc Data da nota fiscal
Participante Nome do participante da
operação
Vencimento Data de vencimento do
documento
CPF/CNPJ CPF ou CNPJ do participante
Número Contrato Número do contrato do
fornecedor caso se trate de
um documento de
pagamento de fornecedor.
Arquivo Arquivo da certidão
Número Certidão Reservado ao sistema
Valor Doc Valor do Documento
Juros/Multa Valor de juros ou multa ou
ambos
Desconto Valor do desconto
ISS Valor do ISS
IR Valor do IR
PIS Valor do PIS
COFINS Valor COFINS
CSLL Valor CSLL
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Manual Usuário
Histórico Informações do histórico
Complemento Informações
complementares
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Manual Usuário
Cadastro de Contrato de Fornecedores
Clique no menu Contrato Fornecedor, na tela de Contratos Forn., e clique no botão Inserir.
Campo Descrição Observação
Prestação de Conta Nº da prestação
Data Ass. Data de assinatura do
contrato
Data Vigência Data da vigência do contrato
Objeto Contrato Objeto do contrato
Número Externo Número do contrato
Nome/Descrição Descrição do contrato
Valor Valor do contrato
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Manual Usuário
Cadastro de Folha de Pagamento
No menu Folha Pagamento, na janela Folha de Pagamento, clique no botão Inserir.
Campo Descrição Observação
Prestação Conta Nº Prestação de Conta
Tipo Tipo da folha
Cargo Cargo do funcionário
Mês Mês da prestação
Salário Bruto Valor do salário Bruto
Salário Líquido Valor do salário Líquido
INSS Valor INSS
FGTS Valor FGTS
IRRF Valor do IRRF
INSS Empresa Valor do INSS empresa
Observações Observações
44
Manual Usuário
Cadastro de Encargos Folha Pagamentos
No menu Encargos Folha, na janela Encargos Folha Pagamentos, clique no botão Inserir.
Campo Descrição Observação
ID Reservado ao sistema
Nº Prestação Nº da prestação
Descrição Descrição do encargo
Mês Mês da prestação
Vencimento Vencimento
Valor Valor do encargo
45
Manual Usuário
Cadastro de Aquisições Bens Móveis
No menu Patrimônio->Aquisições Bens Móveis, na janela Encargos Folha Pagamentos, clique
no botão Inserir.
Campo Descrição Observação
ID Reservado ao sistema
Nº Empresa Nº da prestação
Nº Interno Número de referencia caso
haja em um sistema terceiro
Descrição Descrição do bem móvel
Classif Classificação Ex.: Escritório, Informática
Nº Est. Conservação Estado de conservação
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Manual Usuário
Cadastro de Bens Móveis Cedidos
No menu Patrimônio->Bens Móveis Cedidos, na janela Bens Móveis Cedidos, clique no botão
Inserir.
Campo Descrição Observação
Prestação Conta Nº da prestação de conta
Estado Estado/condição do bem
Descrição Descrição Ex.: Cadeira giratória
Cód. Bem Patrimonial Número do bem
Localização Localização do bem
Observações Observações
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Manual Usuário
Cadastro de Balancete
No menu Contabilidade->Balancete, na janela Balancete, clique no botão Inserir.
Campo Descrição Observação
Prestação Conta Nº da prestação
Conta Contábil Número da conta contábil
Nome Conta Nome da conta contábil
Saldo Anterior Sando anterior ao da prestação corrente
Estoque Marque caso seja conta de estoque
Ativo Imobilizado Marque caso seja conta de imobilizado
Deprec. Acumulativa Marque caso seja conta de depreciação
acumulativa
Débito Valor débito
Crédito Valor crédito
Saldo Atual Saldo atual
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Manual Usuário
Cadastro de DRE
No menu Contabilidade->DRE, na janela DRE, clique no botão Inserir.
Campo Descrição Observação
Prestação de Conta Nº da prestação
Conta DRE Número da conta
Valor Valor
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Manual Usuário
Cadastro de Balanço Patrimonial
No menu Contabilidade->Balanço Patrimonial, na janela Balanço Patrimonial, clique no botão
Inserir.
Campo Descrição Observação
ID Reservado ao sistema
Nº Prestação Número da prestação
Mês Mês da prestação
Descrição Descrição
Valor Ano Vig. Valor do ano vigente
Valor Ano Anterior Valor do ao anterior
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Manual Usuário
RELATÓRIOS
Feitos os lançamentos seja por inserção manual ou por importação de arquivos, pode-
se verificar os dados incluídos através dos relatórios.
Para acesso aos relatórios na tela principal do SIPEF acesso o menu Relatórios:
Automáticamente é informado a prestação corrente (Prestação selecionada), para
exibição do relatório.
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Manual Usuário
TRANSMISSÃO DO ARQUIVO
Após inserção e verificação das informações necessárias à prestação de contas deve-se
transmitir os dados. Antes da transmissão certifique-se de que a máquina tenha um link de
conexão com a internet.
Clique no menu Declaração e logo em seguida clique em Transmitir: