SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
-
Upload
mohddarwish -
Category
Documents
-
view
245 -
download
0
Transcript of SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
1/36
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
2/36
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
3/36
2.1 Serahan Pungutan Ke Pejabat RM_______
Sehingga akhir tahun kewangan, sejumlah RM_______ pungutan _______ tidak
diserahkan ke pejabat.
2.1 Serahan Pungutan Ke Pejabat RM_________
Perenggan 5.3.5 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah menghendaki semua kutipan diserahkan kepada Pengurus
Sekolah pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya. Semakan Audit
terhadap Resit Murid, Daftar Kutipan Harian, Resit Pejabat, Buku Tunai
Kumpulan Wang SUWA/Asrama mendapati pungutan wang berjumlah RM
________ tidak diserahkan ke Pejabat oleh guru-guru kelas/penyelia asrama.
Butiran lanjut adalah seperti berikut:-
Kelas No Resit MuridTarikh Pungutan Amaun
(RM)
JUMLAH
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
4/36
Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan bagi tujuan
kawalan penerimaan.
2.2 Kemasukan Pungutan Ke Bank RM ________
Sehingga akhir tahun kewangan 200___, pungutan berjumlah RM _______
telah lewat dibankkan diantara _______ dan ________hari.
2.2 Kemasukan Pungutan Ke Bank RM __________
Perenggan 5.3.8 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah menghendaki wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah
pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi
RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan olehPusat Tanggungjawab dibankkan pada hari itu juga dan jika lewat diterima
hendaklah dibankkan pada hari kerja berikutnya. Semakan Audit mendapati
sejumlah RM _______ bagi pungutan sewa kantin/ yuran murid/ bagi tahun
200___ telah lewat dibankkan antara _________ dan ________ hari seperti
berikut:-
Pengurus Sekolah adalah bertanggungjawab memastikan pungutan
dibankkan mengikut tempoh yang ditetapkan untuk mengelakkan
kemungkinan berlaku penyalahgunaan wang sekolah.
2.3 Kelulusan Pungutan RM _________
Pungutan yuran________ berjumlah RM________ telah dibuat tanpa kelulusan
Pendaftar Sekolah.
2.3 Kelulusan Pungutan RM _________
Perenggan 5.4.1 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah menetapkan setiap pungutan yuran mendapat kelulusandaripada Pendaftar Sekolah. Semakan Audit mendapati pungutan yuran
________ berjumlah RM_____ telah dipungut tanpa mendapat kelulusan
daripada Pendaftar Sekolah. Pihak sekolah hendaklah memastikan kelulusan
diperolehi sebelum pungutan dibuat.
2.4 Perakaunan Pungutan RM _________
Sejumlah RM _________ pungutan bagi ___________ tidak diperakaunkan
sehingga akhir tahun kewangan 200 __.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
5/36
2.4 Perakaunan Pungutan RM _________
Mengikut perenggan 5.3.9. Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, semua pungutan yang diterima pada
sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga. Semakan Audit
mendapati pungutan berjumlah RM ______ tidak direkodkan ke dalam Buku
Tunai dan tidak dibankkan sehingga 31 Disember 200___. Butiran terperinci
adalah seperti berikut:-
Pengurus sekolah hendaklah memastikan semua pungutan direkodkan
ke dalam Buku Tunai dan dibankkan sebagaimana yang telah ditetapkan
dalam peraturan.
2.5 Kemasukan Wang Ke Bank RM_____
Sejumlah RM _______ pungutan bagi _______ tidak dibankkan sehingga akhir
tahun kewangan 20____.
2.5 Kemasukan Wang Ke Bank RM_________
Perenggan 5.3.8 menjelaskan bahawa wang tunai melebihi RM500.00 atau
jumlah pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang
melebihi RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah
ditetapkan oleh Pusat Tanggungjawab hendaklah dibankkan pada hari itu
juga dan jika lewat diterima, hendaklah dibankkan pada hari kerja yang
berikutnya. Semakan Audit mendapati pungutan ______ berjumlah RM
______ tidak dibankkan sehingga akhir tahun. Butiran lanjut adalah seperti
berikut:-
Tarikh No Resit
Pejabat
Butir
Pungutan
Amaun
(RM)
JUMLAH
Walaupun, jumlah di atas telah pun dibankkan pada _________. (Ruj: slip bank
________). Pengurus Sekolah adalah bertanggungjawab memastikan wang
tersebut dibankkan dengan segera/perkara ini tidak berulang lagi.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
6/36
2.6 Resit Rasmi Pungutan RM _________
Yuran khas, sewa kantin berjumlah RM________ yang dipungut dalam tahun
200____ tidak dikeluarkan dengan resit rasmi pejabat.
2.6 Resit Rasmi Pungutan RM _________
Mengikut perenggan 5.3.2 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, resit rasmi pejabat hendaklah dikeluarkan oleh
Penguru Sekolah/ pegawai yang diberi kuasa kepada guru-guru darjah,
tingkatan/ warden/ penyelia asrama dan orang awam.
Semakan audit terhadap Pungutan berjumlah RM______bagi Kumpulan Wang
SUWA didapati tidak dikeluarkan resit rasmi tidak dikeluarkan bagi pungutan
seperti berikut: :-
Perihal Pungutan Amaun
Yuran Khas
Sewa Kantin
JUMLAH
2.7 Penggunaan Resit Sementara RM__________
Pada tahun 200___, pihak sekolah telah membuat pungutan yuran dan lain-
lain terimaan pelbagai daripada murid sekolah berjumlah RM _______ dan
memperakukan pungutan sedemikian dengan menggunakan resit sementara
yang bukan merupa resit rasmi yang ditetapkan.
2.7 Penggunaan Resit Sementara RM__________
Mengikut perenggan 5.3.1. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, sekolah dikehendaki menggunakan resit rasmi
yang ditetapkan iaitu resit rasmi pejabat dan resit rasmi murid bagi
memperakukan setiap terimaan sekolah. Semakan audit mendapati pihak
sekolah telah mengeluarkan resit sementara kepada murid bagi
memperakukan pungutan yuran dan lain-lain terimaan pelbagai berjumlah
RM ______ pada tahun 200___.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
7/36
2.8 Pungutan Mengikut Perjenisan Yuran
Pihak sekolah telah memungut terimaan pelbagai RM_____ yang tidak
menepati penjenisan yuran yang dibenarkan untuk disenaraikan dan dibuat
pungutan oleh Pendaftar Sekolah dan jumlah ini tidak diperakaunkan di
Kumpulan Wang Sekolah.
2.8 Penggunaan Resit Sementara RM__________
Mengikut perenggan 5.3.1. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, sekolah dikehendaki menggunakan resit rasmi
yang ditetapkan iaitu resit rasmi pejabat dan resit rasmi murid bagi
memperakukan setiap terimaan sekolah. Semakan audit mendapati pihak
sekolah telah mengeluarkan resit sementara kepada murid bagi
memperakukan pungutan yuran dan lain-lain terimaan pelbagai berjumlah
RM ______ pada tahun 200___.
2.9 Pungutan Mengikut Perjenisan Yuran
Pengurus Sekolah telah membuat surat edaran yuran sekolah tahun 200____
kepada para ibubapa dan telah memungut yuran PIBG dan pelbagai yuran
lain yang tidak menepati penjenisan yuran yang dibenarkan untuk
disenaraikan dan dibuat pungutan oleh Pendaftar Sekolah seperti berikut:-
Penerima/Perkara
PenjenisanYuran/Pelbagai
Kadar(RM)
PIBG Yuran PIBG 25.00
Lain-Lain Buku Nilam
Kad Perpustakaan
2.00
1.00
JUMLAH
Surat Pekeliling __________ berkenaan Penyeragaman Tatacara Kutipan
Yuran Sekolah yang dikeluarkan oleh Jabatan _______ dengan rujukan
JPN_____/ _____ (____) bertarikh _______ adalah dirujuk.
Semakan juga mendapati kutipan tersebut tidak diperakaunkan ke dalam
Kumpulan Wang Sekolah. Selain itu, pihak sekolah juga tidak dapat
membuktikan bahawa semua penerimaan/ kutipan tersebut telah
dibelanjakan sepertimana maksud kutipannya.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
8/36
2.9 Akaun Belum Terima
Yuran Murid - RM __________
Yuran Murid berjumlah RM ______ masih belum dipungut sehingga akhir
tahun ________.
2.9 Akaun Belum Terima
Yuran Murid - RM __________
Semakan Audit mendapati sehingga 31.12.20___ yuran murid berjumlah
RM________ masih belum dipungut. Berikut adalah butiran terperinci
mengenai kedudukan Akaun Belum Terima (ABT) tersebut:-
Kelas Bil. Muridseperti di
Jadual
Kedatangan
Bil. MuridBerdasarkan
Resit Murid
Perbezaan
Bil Murid
Amaun
Belum
Terima
JUMLAH
Sehingga pengauditan selesai dijalankan, jumlah tersebut masih belumdibankkan.
ATAU
Bagaimanapun, jumlah tersebut telah dibankkan pada ______ (Ruj:
slip bank ________). Pengurus Sekolah dikehendaki mengambil
tindakan proaktif bagi memastikan semua pungutan dapat dipungut
dalam tahun semasa.
2.9 Serahan Yuran Murid RM ________
Sehingga akhir tahun kewangan 200___ Guru Kelas tidak menyerah Yuran
Murid yang dipungut berjumlah RM________.
2.9 Serahan Yuran Murid RM ________
Semakan Audit terhadap Resit Murid, Daftar Serahan Guru ke Pejabat dan
Resit Pejabat mendapati wujud perbezaan amaun di antara dokumen
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
9/36
berkenaan. Ia menunjukkan sejumlah RM ________ yang dipungut oleh
guru tidak diserahkan ke pejabat seperti berikut:-
Butiran
Pungut
an
No
Resit
Murid
Jumlah
Pungutan
(RM)
No Resit
Pejabat
Jumlah
Serahan
Perbezaan
JUMLAH
Sehingga pengauditan selesai dijalankan, jumlah tersebut masih belum
dibankkan.
ATAU
Bagaimanapun, jumlah tersebut telah dibankkan pada ______ (Ruj: slip bank
______). Pengurus Sekolah dikehendaki mengambil tindakan proaktif bagi
memastikan semua pungutan dapat dipungut dalam tahun semasa.
2.9 Sewa Kantin/ Sewa Kedai Buku RM______
Sewa kantin/sewa kedai buku ________ berjumlah RM_______ masih belum
dipungut daripada Pengusaha sewa kantin/ sewa kedai buku sehingga akhirtahun kewangan 200____.
2.9 Sewa Kantin/ Sewa Kedai Buku RM______
Semakan Audit terhadap Perjanjian sewa Kantin/sewa kedai buku dan Resit
Pejabat menunjukkan sejumlah RM _____ sewa kantin/ sewa kedai buku bagi
bulan _______ masih belum dipungut daripada Pengusaha sewa kantin/sewa
kedai buku. Jumlah tersebut masih belum dipungut sehingga pengauditan
selesai dijalankan.
ATAU
Bagaimanapun, jumlah tersebut telah dipungut oleh pihak sekolah dan
dibankkan pada _______ (Ruj: slip bank ______).
Pengurus Sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi memastikan semua
pendapatan yang sepatutnya dipungut oleh pihak sekolah dalam tahun
semasa dapat dipungut dan diperakaunkan dalam tahun yang sama.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
10/36
2.10 Tuntutan Bantuan Per Kapita(PCG)/Bantuan Makanan RM________
Pengurus Sekolah telah terlebih tuntut Pemberian Bantuan Perkapita/
Banrtuan Makanan berjumlah RM________.
2.10 Tuntutan Bantuan Perkapita(PCG)/Bantuan Makanan RM________
Perenggan 2(c) (ii) Pindaan Pertama kepada Surat Kewangan Bil. 5 Tahun
2002 bertarikh 11 Februari 2004 mengenai Pemberian Bantuan Per Kapita/
perenggan 5.2 dan 5.3 Surat Pekeliling Kewangan Bil. 3 Tahun 2006
menetapkan bahawa sekolah-sekolah yang mengalami kekurangan murid
sekurang-kurangnya 5% atau 100 orang murid berbanding bilangan murid
pada tarikh asas tuntutan/pengurangan bilangan penghuni asrama melebihi
10 orang atau 5%(yang mana terendah) berbanding bilangan penghuni pada
tarikh asal tuntutan dikehendaki mengembalikan lebihan peruntukan
PCG/Bantuan Makanan tersebut kepada Jabatan Pelajaran Negeri/KPTJ
sebelum atau pada 30 Ogos tahun semasa.
Semakan Audit mendapati, sekolah telah mengalami pengurangan
murid/penghuni asrama seramai _____ orang atau ____ % pada Julai 200 ____
berbanding ______ bilangan murid/penghuni asrama semasa tarikh asas
tuntutan. Oleh itu sekolah hendaklah mengembalikan lebihan tuntutan
peruntukan bagi _____ pelajar/penghuni asrama yang berjumlah RM _______
seperti berikut:-
Peruntuk
an
Lebih
TuntutanBil
Murid(____)
RM
Patut tuntut
Bilangan
Murid(_____)
RM
Lebihan
Tuntutan
PCG/Bantuan
Makanan
RM
JUMLAH
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
11/36
3.1 Penggunaan Borang Pesanan Sekolah RM_____
Perolehan berjumlah RM______ telah dilakukan tanpa menggunakan BorangPesanan Sekolah.
3.1 Penggunaan Borang Pesanan Sekolah RM_____
Mengikut Perenggan 6.4.1 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, semua perolehan hendaklah dibuat dengan
menggunakan Pesanan Sekolah (DKS 005) kecuali perolehan yang dibayar
melalui Panjar Wang Runcit.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
12/36
Semakan Audit terhadap baucar bayaran Kumpulan Wang Kerajaan/ Asrama/
SUWA mendapati pihak sekolah tidak menggunakan Borang Pesanan
Sekolah semasa membuat perolehan. Jumlah perolehan yang terlibat adalah
RM______, dan butiran lanjut adalah seperti berikut:-
Bil No Baucar Nama Syarikat Butiran
Perbelanjaan
Amaun
RM
JUMLAH
Perolehan tanpa menggunakan Borang Pesanan Sekolah boleh membawa
risiko kepada berlakunya perbelanjaan tidak diakui dan penyelewengan.
Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan kewangan yang telah
ditetapkan bagi tujuan kawalan perolehan.
3.2 Baucar Pembayaran RM________
Pembayaran berjumlah RM_____ yang melibatkan _____ keping cek KWK/
KWS/ KWA telah dibuat pada tahun 2007 tanpa menggunakan baucar
bayaran.
3.2 Baucar Pembayaran RM________
Mengikut perenggan 7.2.1(c) dan 7.3.1. Tatacara Pengurusan Kewangan
dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, semua pembayaran hendaklah
disokong dengan baucar bayaran dan dokumen sokongan. Baucar bayaran
merupakan kuasa untuk membolehkan sesuatu pembayaran dibuat.
Pengurus Sekolah hendaklah memastikan baucar disediakan dan
diperakukan terlebih dahulu sebelum pembayaran dibuat. Semakan Audit
mendapati, ______ keping cek bagi pembayaran berjumlah RM _____ telah
dibuat oleh sekolah tanpa menggunakan baucar bayaran. Butiran lanjut
adalah seperti berikut:-
Bil. No Cek Nama Syarikat Amaun(RM)
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
13/36
JUMLAH
Pembayaran tanpa baucar menyebabkan kesahihan perbelanjaan yang
dibuat tidak dapat disahkan. Pihak sekolah hendaklah memastikan setiappembayaran disertakan dengan baucar bayaran.
3.3 Sebutharga Perolehan RM
Perolehan berjumlah RM _____ telah dibuat tanpa sebut harga.
3.3 Sebutharga Perolehan RM ________
Merujuk kepada perenggan 6.4.2. Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah perolehan bagi perkhidmatan dan
bekalan melebihi RM50,000.00 setahun hendaklah dibuat secara sebut
harga. Bagaimanapun semakan Audit mendapati, perolehan bagi _____
sepanjang tahun _____ berjumlah RM______ bagi Kumpulan Wang ________
seperti butiran berikut telah dibuat tanpa sebut harga.
Bil Tarikh No
Baucar
Perihal Peruntukan Amaun
RM
JUMLAH
Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan yang telah ditetapkan bagi
memastikan perkhidmatan/ bekalan diperolehi pada harga yang berpatutan
dan berkualiti.
3.4 Dokumen Sokongan Pembayaran RM______
Pada tahun 200___pembayaran berjumlah RM__________, melalui_____baucar
telah dibuat tanpa dokumen sokongan.
3.4 Dokumen Sokongan Pembayaran RM______
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
14/36
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
15/36
Pengurus Sekolah hendaklah memastikan semua bil dijelaskan dalam tempoh
14 hari daripada tarikh bil diterima.
3.6 Cek Di Buka Palang RM______
Bayaran berjumlah RM______ yang melibatkan _____ baucar bayaran dibuat
oleh sekolah dengan menggunakan cek di buka palang.
3.6 Cek Di Buka Palang RM______
Mengikut perenggan 7.2.1(b) Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang, semua cek yang dikeluarkan oleh sekolah
hendaklah berpalang Akaun Penerima Sahaja, kecuali cek yang
dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit atau bayaran yang dibuat
kepada kakitangan sekolah. Semakan Audit terhadap penyata bank
mendapati _____ keping cek pembayaran kepada penerima berjumlah
RM_____ adalah merupakan cek di buka palang/cek tunai. Maklumat cek
yang terlibat adalah seperti berikut:-
Bil No/Tarikh
Baucar
No/Tarikh
Cek
Penerima Amaun
RM
JUMLAH
3.7 Kelulusan Perbelanjaan RM______
Sekolah telah membelanjakan sejumlah RM________ yang melibatkan ____
baucar bayaran tanpa kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab.
3.7 Kelulusan Perbelanjaan RM______
Mengikut perenggan 6.3.1(c) Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, pengurus sekolah dikehendaki
mendapat kelulusan daripada ketua PTJ terlebih dahulu sekiranya perolehan
yang hendak dibuat melebihi RM10,000.00 RM50,000.00 setahun bagi
setiap jenis item. Manakala perenggan 2.4.3( c ) pula menyatakan secara
terperinci mengenai kegunaan wang SUWA iaitu kutipan yang tidak
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
16/36
dikhaskan untuk sesuatu tujuan, boleh digunakan oleh pihak sekolah untuk
aktiviti murid. Jika wang tersebut hendak digunakan untuk menampung
perbelanjaan lain, ianya perlu mendapat kelulusan daripada Ketua Pusat
Tanggungjawab. Semakan Audit mendapati, pihak sekolah telah
membelanjakan sejumlah RM_____ bagi Kumpulan Wang Kerajaan untuk
perolehan ______ tanpa mendapat kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab.Butiran perbelanjaan adalah seperti berikut:-
Bil No Baucar Perihal
Perbelanjaan
Nama
Pembekal
Amaun
RM
JUMLAH
Manakala bagi Kumpulan Wang SUWA sejumlah RM____ telah dibelanjakan
dengan menggunakan peruntukan ______ tanpa kelulusan seperti berikut :-
Bil No Baucar Perihal
Perbelanjaan
Peruntukan Amaun
RM
JUMLAH
3.8 Perakuan Penerimaan/Kemasukan Stok di Borang Pesanan Sekolah
RM______
Perakuan penerimaan barangan di ______ Borang Pesanan Sekolah berjumlah
RM_____ tidak dilengkapkan. Semakan terhadap buku stok juga menunjukkan
semua perolehan tidak direkodkan.
3.8 Perakuan Penerimaan/Kemasukan Stok di Borang Pesanan Sekolah
RM______
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
17/36
Perenggan 6.5. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah menetapkan, penerimaan barangan daripada pembekal perlu
disahkan oleh pegawai penerima. Pegawai yang bertanggungjawab
hendaklah menurunkan tandatangan mereka di ruangan dalam Borang
Pesanan Sekolah. Semakan Audit mendapati ______ Borang Pesanan Sekolah
berjumlah RM________ tidak dilengkapkan dengan perakuan penerimaan dankemasukan stok serta perolehan ini tidak direkodkan ke dalam buku stok
yang berkaitan seperti berikut:-
Bil No Baucar No Pesanan
Sekolah
Nama Syarikat Amaun
RM
JUMLAH
Kegagalan sekolah mematuhi peraturan mengakibatkan kehilangan harta/
bekalan sekolah atau penggunaan bahan/ bekalan tanpa kawalan.
3.9 Pembayaran Bil-Bil Tahun Lalu RM______
Sebanyak ____ bil/invois berjumlah RM_______ tidak diambil kira sebagai
Akaun Belum Bayar bagi tahun 200___ dan telah dibayar dalam tahun 200___
tanpa mendapat kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab.
3.9 Pembayaran Bil-Bil Tahun Lalu RM______
Merujuk perenggan 7.5.3. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah bil/invois yang tidak diambil kira sebagai Akaun
Belum Bayar pada akhir tahun kewangan, hendaklah mendapat kelulusan
Ketua Pusat Tanggungjawab sebelum pembayaran dibuat.
Semakan audit mendapati, bil-bil sebanyak _____ yang tidak diisytiharkan
sebagai Akaun Belum Bayar berjumlah RM_____ seperti yang disenaraikan di
Lampiran ______ telah dibayar dalam tahun 200___ tanpa mendapat
kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawab. Bagi menentukan penyata kewangan
menunjukkan kedudukan yang sebenarnya, pihak sekolah hendaklah
memastikan semua bil-bil yang masih belum dibayar diisytiharkan.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
18/36
3.10 Lebihan Kumpulan Wang Terkumpul RM______
Sehingga akhir tahun 200__ sekolah mempunyai baki Kumpulan Wang
Terkumpul yang tinggi bagi Kumpulan Wang Kerajaan/Asrama berjumlah
RM______
3.11 Lebihan Kumpulan Wang Terkumpul RM______
Merujuk kepada perenggan 5.2. SPK Bil. 5 Tahun 2002/4.7 SPK Bil 6 Tahun
2002, baki peruntukan semasa yang dibenarkan di bawa ke tahun hadapan
hendaklah tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG/Bantuan Makanan
yang diterima.
Semakan Audit mendapati, sejumlah RM_____ bagi ___ jenis peruntukan
bantuan perkapita (PCG) di Kumpulan Wang Kerajaan/Bantuan Makanan di
Kumpulan Wang Asrama seperti berikut telah menunjukkan baki yang tinggi
pada akhir tahun 200___:-
Jenis Bantuan
Perkapita/Bantuan Asrama
Amaun
(RM)
JUMLAH
Adalah dicadangkan pihak pengurusan sekolah membuat perancangan
perbelanjaan peruntukan di mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun
bersama guru Ketua Bidang/Penyelia Asrama yang menguruskan
PCG/Bantuan Makanan yang berkenaan
3.12 Wang Di Bank Berbaki Defisit RM______
Baki Wang Di bank mengikut Buku Tunai pada 31 Disember 200_____bagi
Kumpulan Wang _______ telah berbaki defisit berjumlah RM_____.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
19/36
3.12 Wang Di Bank Berbaki Defisit RM________
Mengikut perenggan 6.2.1(a) Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Sekolah, Pengurus Sekolah adalah bertanggungjawab
sepenuhnya untuk memastikan baki peruntukan di Buku Tunai adalah
mencukupi dengan mengambilkira tanggungan yang belum dibayar sebelum
membuat pesanan.
Semakan Audit mendapati baki wang dibank mengikut Buku Tunai pada 31
Disember 200_____ bagi Kumpulan Wang _______ telah berbaki defisit
berjumlah RM_______.
Tindakan sekolah berbelanja melebihi peruntukan sehingga Kumpulan Wang
Terkumpul berbaki defisit boleh menyebabkan sekolah dikenakan denda caj
bank yang tinggi sekiranya baki wang dibank tidak mencukupi untuk
membayar cek-cek yang dikeluarkan. Selain itu, ia juga memberikan imej
buruk kepada sekolah kerana tidak mempunyai dana yang cukup untuk
membuat bayaran seterusnya menghakis kepercayaan pembekal, bank dan
orang ramai. Sila pastikan sekolah mempunyai baki peruntukan yang
mencukupi sebelum membuat perbelanjaan.
3.13 Perbelanjaan Bantuan Bagi Maksud Perbelanjaan Yang Ditetapkan
RM______
Pihak sekolah telah membelanjakan sejumlah RM_____ melalui____baucarbayaran daripada peruntukan bantuan per Kapita mata pelajaran tertentu
yang tidak menepati maksud perbelanjaan yang ditetapkan
3.13 Perbelanjaan Bantuan Bagi Maksud Perbelanjaan Yang Ditetapkan
RM______
Perenggan 3, Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 5 tahun 2002 menetapkan
peruntukan dibelanjakan mengikut maksud perbelanjaan yang ditetapkan.
Semakan Audit terhadap ______ baucar bayaran di Kumpulan Wang Kerajaan
mendapati pihak sekolah telah membelanjakan sejumlah RM____ yang tidak
mengikut maksud yang ditetapkan untuk peruntukan bantuan perkapita
mata pelajaran ________ dan ________ seperti berikut:-
Bil
.
Tarikh Nama
Syarikat
No.
Baucar
Peruntukan
Digunakan
Peruntukan
Sepatutnya
Butiran
Perbelanjaan
Amaun
(RM)
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
20/36
Perbelanjaan tanpa mengikut peruntukan yang ditetapkan akan
menyebabkan tujuan/maksud sebenar peruntukan diberi untuk kepentingan
pembelajaran tidak tercapai.
3.14 Defisit Kumpulan Wang Terkumpul RM______
Kumpulan Wang Terkumpul pada 31 Disember 200___ bagi Kumpulan Wang
______ telah berbaki defisit berjumlah RM_______.
3.14 Defisit Kumpulan Wang Terkumpul RM______
Mengikut perenggan 7.2.1(a) Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, Pengurus Sekolah adalah
bertanggungjawab sepenuhnya untuk memastikan peruntukan bagi setiap
kumpulan wang adalah mencukupi. Semakan Audit mendapati, KumpulanWang Terkumpul _____ pada 31 Disember 200____ telah berbaki defisit
berjumlah (RM_____).
Tindakan sekolah berbelanja melebihi peruntukan sehingga Kumpulan Wang
Terkumpul berbaki defisit boleh menyebabkan sekolah dikenakan denda caj
bank yang tinggi sekiranya baki wang dibank tidak mencukupi untuk
membayar cek-cek yang dikeluarkan. Selain itu, ia juga memberikan imej
buruk kepada sekolah kerana tidak mempunyai dana yang cukup untuk
membuat bayaran seterusnya menghakis kepercayaan pembekal, bank dan
orang ramai. Sila pastikan sekolah mempunyai baki peruntukan yang
mencukupi sebelum membuat perbelanjaan.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
21/36
4 A
1 Perlantikan Juruaudit Dalaman
Mengikut perenggan 19.2.3 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah (TPKPKWS), Pengurus Sekolah perlu melantik
pegawai yang sesuai sebagai Juruaudit Dalaman untuk menjalankan
pemeriksaan terhadap semua rekod kewangan. Semakan Audit mendapati
Pengurus Sekolah masih belum melantik Juruaudit Dalaman. Tindakan
BI
L.
TAJUK / PERKARA RUJUKAN BAS
8
1 PERLANTIKAN JURUAUDIT DALAMAN 1.2
2 PEMERIKSAAN JURUAUDIT DALAMAN 1.2
3 PENUBUHAN JAWATANKUASA
PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN (JKPKA)
1.3
4 KEKERAPAN MESYUARAT JKPKA 1.3
5 PEMERIKSAAN MENGEJUT 1.4
6 SURAT JAWAPAN PERTANYAAN
AUDIT
1.7
7 SURAT KUASA MENANDATANGANI
BAUCAR/
RESIT/PESANAN SEKOLAH
1.10
8 FAIL MEJA/ MANUAL PROSEDUR
KERJA
1.11
9 PENYELENGGARAAN REKOD
KEWANGAN
(Tidak diselenggarakan/ tidak
lengkap dan kemaskini
untuk tahun semasa) daftar stok
buku cek, daftar cek batal, daftar
stok pesanan sekolah, daftar bil.
3.1
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
22/36
segera hendaklah diambil oleh pihak sekolah dengan melantik Juruaudit
Dalaman untuk memastikan wujudnya kawalan dalaman dalam urusan
kewangan sekolah.
2 Pemeriksaan Juruaudit Dalaman
Mengikut perenggan 19.2.3 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah (TPKPKWS), Pengurus Sekolah perlu melantik
pegawai yang sesuai sebagai Juruaudit Dalaman untuk mengkaji kelemahan
dalam sistem pengurusan sekolah. Semakan Audit mendapati Pengurus
Sekolah telah melantik Juruaudit Dalaman tetapi tiada bukti menunjukkan
semakan terhadap rekod kewangan/ pemeriksaan mengejut ada dijalankan
oleh Juruaudit Dalaman. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Juruaudit
Dalaman menjalankan pemeriksaan supaya kelemahan dapat dikesan di
peringkat awal dan tindakan pembetulan boleh diambil.
3. Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
Mengikut perenggan 19.2.4 Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, Pengurus Sekolah hendaklah
menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun untuk
membantu Pengurus Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua
urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancer dan menepati kehendak
Tatacara yang berkaitan. Semakan Audit mendapati Pengurus Sekolah masih
belum menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.
Tindakan segera hendaklah diambil oleh Pengurus Sekolah dengan
menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun.
4. Kekerapan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Akaun
Perenggan 19.2.4(c) Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah menetapkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan
dan Akaun hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya 4 kali
setahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu
jawatankuasa mengesan dan mengawai operasi kewangan dengan lebih
berkesan. Semakan Audit mendapati jawatankuasa tidak mengadakanmesyuarat sebagaimana yang telah ditetapkan oleh peraturan. Mesyuarat
hanya diadakan sebanyak ___ kali pada tahun 200___. Pengurus Sekolah
hendaklah mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.
5. Pemeriksaan Mengejut
Perenggan 19.2.5 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah menghendaki Pengurus Sekolah atau Juruaudit Dalaman
menjalankan pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi atau
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
23/36
peti wang tunai dalam penyimpanan wang awam, setem atau barang-
barang lain yang berharga. Pemeriksaan hendaklah dilakukan tidak kurang
dari sekali dalam 6 bulan dan direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut
(Am 29). Semakan Audit mendapati Pengurus Sekolah atau Juruaudit
Dalaman telah/tidak menjalankan pemeriksaan mengejut hanya sekali dalam
tempoh setahun.
6. Surat Jawapan Pertanyaan Audit
Mengikut Arahan Perbendaharaan 306, Pengurus Sekolah hendaklah
memberi jawapan terhadap pertanyaan Audit dalam tempoh 30 hari dari
tarikh terima Laporan Audit. Bagaimanapun, Pengurus Sekolah tidak/lewat
mengemukakan jawapan pertanyaan Audit bagi tahun 200___.
7. Surat Kuasa Menandatangani Baucar Bayaran/ Resit/Pesanan
Sekolah
Mengikut Arahan Perbendaharaan 101, Pegawai Pengawal boleh
mewakilkan kuasanya kepada seseorang pegawai lain bagi mendatangani
baucar bayaran. Semakan Audit menddapati tiada surat penurunan kuasa
diberi kepada guru-guru yang terlibat untuk menandatangani baucar-baucar
bayaran. Tindakan segera hendaklah diambil selaras dengan peraturan
yang telah ditetapkan.
8. Fail Meja Dan Manual Prosedur Kerja
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991 menghendaki
semua jabatan menyediakan Fail Meja bagi setiap kakitangan dan Manual
Prosedur Kerja untuk rujukan peringkat jabatan. Semakan Audit mendapati
_____ tidak disediakan. Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja akan
memudahkan pegawai baru menjalankan tugas.
9. Penyelenggaraan Rekod Kewangan
Mengikut Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah, semua rekod kewangan hendaklah diselenggarakan dengan
lengkap dan kemaskini. Semakan audit mendapati _____ dan ______ tidak
diselenggarakan dengan lengkap, betul dan kemaskini untuk tahun 200___
seperti berikut:-
i) Pindaan pada ______
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
24/36
ii) Penggunaan cecair pemadam
iii) Tiada tandatangan _________
BI
L.
TAJUK / PERKARA RUJUKAN BAS 8
1 SERAHAN PUNGUTAN KE PEJABAT 2.2.9
2.2.10
2 PENYIMPANAN WANG PUNGUTAN DI
PEJABAT
2.2.11
3 KEHILANGAN BUKU RESIT 2.16
4 BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN
GURU
2.2.9
5 RESIT BATAL 2.2.6
6 BAKI HELAIAN BUKU RESIT 2.2.7
BIL
.
TAJUK / PERKARA RUJUKAN
BAS 8
7 PINDAAN PADA RESIT MURID/ PEJABAT 2.2.6
8 DAFTAR STOK BUKU RESIT 2.1.2
9 PEMERIKSAAN BUKU RESIT 2.1.1
10 PEREKODAN MAKLUMAT RESIT 2.1.7
11 URUSAN PENERIMAAN WANG 2.2.5
12 SURAT KUASA MEMUNGUT WANG 2.2.3
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
25/36
4B
1. Serahan Pungutan Ke Pejabat RM______
Perenggan 5.3.5 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah menghendaki semua kutipan diserahkan kepada Pengurus
Sekolah pada hari yang sama atau hari bekerja berikutnya. Semakan Audit
terhadap Resit Murid, Daftar Kutipan Harian, Resit Pejabat, Buku Tunai
Kumpulan Wang SUWA mendapati pungutan wang berjumlah RM_____ telah
lewat diserahkan ke Pejabat oleh pemungut. Kelewatan adalah antara ______
hingga _____ hari. Butiran lanjut adalah seperti berikut:-
Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan bagi tujuan
kawalan penerimaan dan mengelakkan kemungkinan berlaku
penyalahgunaan wang sekolah.
2. Penyimpanan Wang Pungutan Di Pejabat
Perenggan 5.4.13 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, menghendaki semua pungutan yang tidak dapat
dibankkan pada hari yang sama disimpan dalam peti besi. Bagi sekolah yang
tidak mempunyai peti besi, wang tunai termasuk cek melebihi RM1,000.00
hendaklah disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan
karung berkunci dan satu resit diperolehi daripada pegawai polis yang
menjaga. Semakan Audit mendapati pungutan wang berjumlah RM_____
yang tidak dibankkan tetapi hanya disimpan dalam kabinet besi/laci meja
berkunci. Pihak sekolah dinasihatkan agar lebih berhati-hati menyimpanwang pungutan sekolah untuk mengelakkan berlakunya kehilangan ataupun
kecurian.
3. Kehilangan Buku Resit
Mengikut perenggan 12.4.1 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, Pengurus Sekolah hendaklah mengambil tindakan
segera melaporkan kehilangan kepada polis dalam tempoh 48 jam daripada
tarikh kehilangan. Semakan Audit mendapati ____ buku Resit Murid/ResitPejabat diakui hilang daripada simpanan pejabat Sekolah menyebabkan
resit-resit tersebut tidak dapat disahkan semasa pengauditan dijalankan.
Butiran resit-resit tersebut adalah seperti berikut:-
Bil No Resit Jenis Resit
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
26/36
Bagaimanapun didapati Pengurus Sekolah tidak melaporkan kepada polis
untuk mengesahkan kehilangan buku-buku resit tersebut. Pihak sekolah
hendaklah mengambil tindakan mematuhi peraturan kewangan sewajarnya.
4. Borang Kutipan dan Serahan Guru
Mengikut perenggan 5.3.5 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah
direkodkan dalam Borang Kutipan dan Serahan Guru ke Pejabat dalam 2
salinan dan satu salinan diserahkan bersama-sama buku resit dan wang
pungutan kepada Pengurus Sekolah pada hari yang sama. Semakan Audit
mendapati _____ guru kelas tidak merekodkan pungutan berjumlah RM ____
ke dalam Borang Kutipan dan Serahan Guru. Maklumat terlibat adalah
seperti berikut:-
Bil Kelas No Resit Murid Amaun
RM
JUMLAH
Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peraturan kewangan yang telahditetapkan dipatuhi.
5. Resit Batal
Perenggan 5.4.7 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah menetapkan resit yang dibatalkan hendaklah dikepilkan
bersama-sama salinannya dan dicop Batal untuk tujuan pengauditan.
Semakan Audit mendapati _____ Resit Murid/Pejabat yang dibatalkan, tidak
dikemukakan salinan asalnya untuk pengauditan. Resit-resit yang terlibat
adalah seperti berikut:-
Bil No Siri Resit Yang Di Batalkan
6. Baki Helaian Buku Resit
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
27/36
Mengikut perenggan 5.4.12 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah baki helaian Resit Murid yang tidak digunakan
sehingga akhir tahun hendaklah dibatalkan. Jika baki helaian resit murid
tersebut hendak digunakan pada tahun berikutnya ianya perlu direkodkan
semula dalam Daftar Stok Buku Resit. Semakan Audit mendapati baki ____
buah buku resit murid yang tidak digunakan tidak dibatalkan. PengurusSekolah dinasihati membatalkan kesemua helaian resit tersebut bagi
mengelakkan berlakunya penyalahgunaan resit.
7. Pindaan Pada Resit Murid/Pejabat
Perenggan 5.4.7 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah menetapkan bahawa pindaan pada resit adalah dilarang. Jika
terdapat apa-apa kesilapan semasa resit ditulis, resit itu hendaklah
dibatalkan dan resit yang baru dikeluarkan. Resit yang dibatalkan ituhendaklah dikepilkan bersama-sama salinannya dan dicop Batal untuk
tujuan pengauditan. Semakan Audit terhadap buku Resit Murid/ Pejabat
mendapati pihak Sekolah telah membuat pindaan tarikh/ _____/ _____ pada
resit.
8. Daftar Stok Buku Resit
Mengikut perenggan 5.4.9 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara satu
Daftar Stok Buku Resit yang menunjukkan semua buku resit yang diterimadan dikeluarkan. Semakan Audit mendapati _____ buku resit murid/pejabat
masih belum direkod dalam Daftar tersebut. Tindakan segera hendaklah
diambil untuk merekodkan semua buku resit yang diterima dalam Daftar Stok
Buku Resit sebagaimana yang telah ditetapkan dalam peraturan.
9. Pemeriksaan Buku Resit
Mengikut perenggan 5.4.8 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, semua buku resit yang diterima daripada pembekalhendaklah disemak bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah
lengkap dan betul. Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan
perakuan di belakang helaian pertama salinan pejabat pada setiap buku resit.
Semakan Audit mendapati _____ buku resit tiada catatan perakuan bagi
membuktikan bahawa kandungannya telah disemak. Butiran buku resit yang
terlibat adalah seperti berikut:-
Bil No Siri Buku Resit
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
28/36
Pengurus Sekolah hendaklah mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.
10. Perekodan Maklumat Resit
Perenggan 5.3.2. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah menetapkan setiap terimaan perlu dikeluarkan resit dan
butiran resit hendaklah diisi dengan lengkap sebagaimana panduan
pengisian resit di Lampiran 5-1A. Semakan Audit terhadap Resit RasmiMurid/Resit Pejabat yang dikeluarkan oleh Guru Kelas/ Pembantu Tadbir
Kewangan mendapati resit-resit tersebut tidak lengkap kerana tidak
dicatatkan perkara-perkara berikut:-
* Nama sekolah
* Tahun kewangan
* Nama Pembayar
* Perihal Penerimaan
* Amaun Dalam Angka
* Jumlah Dalam Perkataan
* Bayaran Secara Tunai atau Cek
* Tandatangan dan Cop
Pihak sekolah hendaklah memastikan butiran dalam setiap resit yang
dikeluarkan dicatat dengan lengkap sepertimana yang telah ditetapkandalam peraturan.
11. Urusan Penerimaan Wang
Arahan Perbendaharaan 70(a) menghendaki 2 orang pegawai terlibat bagi
urusan mengeluarkan resit iaitu seorang pegawai menerima wang dan
menandatangani resit, manakala seorang pegawai lain menulis resit.
Semakan Audit mendapati urusan penerimaan wang hanya dibuat oleh
seorang pegawai sahaja. Pihak sekolah hendaklah mematuhi peraturan
yang telah ditietapkan.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
29/36
12. Surat Kuasa Memungut Wang
Arahan Perbendaharaan 69 menghendaki Ketua Jabatan/Pejabat
mengeluarkan surat kuasa yang membenarkan seseorang pegawai
memungut wang bagi pihak Jabatan/Pejabat. Semakan Audit mendapati
Pengurus Sekolah tidak memberi kebenaran secara bertulis kepada pegawai
yang memungut wang. Surat kuasa hendaklah dikeluarkan dengan segera
kepada pegawai berkenaan selaras dengan peraturan kewangan yang
ditetapkan.
BIL
.
TAJUK / PERKARA RUJUKAN
BAS 8
1 PELARASAN AKAUN BELUM BAYAR
(ABB)
3.3.4
2 PEMERIKSAAN TERHADAP BUKU CEK 3.1.2
3 PENYIMPANAN SELAMAT BUKU CEK 3.1.3
4 BAUCAR BAYARAN YANG DIKEMUKAKANUNTUK AUDITAN
3.2.23
5 PENGGUNAAN NOTA MINTA 3.2.1
6 COP TARIKH TERIMA PADA BIL/INVOIS 3.2.9
7 CEK TAMAT TEMPOH 3.2.18
8 PERAKUAN PENERIMAAN DI BORANG
PESANAN SEKOLAH
3.2.3
9 REKUPMEN PANJAR WANG RUNCIT 3.4.4
10 BAYARAN PERBELANJAAN RUNCIT
MENGGUNAKAN CEK SEKOLAH
3.2.24
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
30/36
11 PERAKUAN TANDA SUDAH BAYAR 3.2.14
12 PINDAH PERUNTUKAN 3.2.25
13 PERAKUAN BAUCAR BAYARAN 3.2.13
14 TERBITAN MAJALAH SEKOLAH PADA
TAHUN KUTIPAN DIBUAT
3.2.26
15 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN 4.1 4.18
4C
1. Pelarasan Akaun Belum Bayar RM_______
Mengikut perenggan 16.4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, sekolah yang mempunyai Akaun Belum Bayar
hendaklah mengambil usaha untuk menjelaskannya. Sekiranya usaha ini
gagal, permohonan bagi melaraskan Akaun Belum Bayar perlu dibuat.
Semakan Audit mendapati Akaun Belum Bayar tahun 200__ bagi Kumpulan
Wang Kerajaan/ Asrama/ SUWA berjumlah RM ________ masih belum
diselesaikan sehingga akhir tahun 200___. Pihak sekolah hendaklah
memohon kelulusan daripada Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran
Malaysia untuk melaraskan Akaun Belum Bayar yang melebihi 3 tahun
setelah segala usaha yang diambil untuk menyelesaikannya gagal.
2. Pemeriksaan Terhadap Buku Cek
Mengikut perenggan 7.11.1 dan 7.11.2 Tatacara Pengurusan Kewangan danPerakaunan Kumpulan Wang Sekolah, setiap buku cek yang diterima
daripada bank perlulah diperiksa untuk nombor cek dalam buku cek adalah
berturutan. Satu perakuan hendaklah dibuat dengan menandatangani di
belakang kaunterfoil yang terakhir atau dalam Daftar Stok Buku Cek sebagai
bukti pemeriksaan telah dilakukan. Semakan Audit mendapati, tiada bukti
menunjukkan buku cek telah disemak oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang
diberi kuasa. Sila patuhi peraturan yang telah ditetapkan.
3. Penyimpanan Selamat Buku Cek
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
31/36
Mengikut perenggan 7.11.4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, semua buku cek yang belum dan sedang
digunakan hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah atau kabinet besi
yang berkunci atau di tempat yang selamat. Semakan Audit mendapati,
buku cek tidak disimpan oleh Pengurus Sekolah di tempat yang selamat.
Pihak Sekolah hendaklah memastikan buku cek tersebut disimpan di tempatyang selamat bagi mengelakkan kehilangan dan penyalahgunaan.
4. Baucar Bayaran Yang Dikemukakan Untuk Auditan
Mengikut perenggan 7.4.10. Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, baucar bayaran yang telah dibayar
hendaklah disusun dan difailkan mengikut nombor siri dan kumpulan wang
yang berkenaan. Arahan Perbendaharaan 107 pula menyatakan setiap
bayaran mestilah disokong dengan suatu baucar yang sepatutnya. Sesuatubayaran hendaklah dianggap sebagai perbelanjaan tidak diakui jika tidak ada
keterangan bahawa ia telah dilakukan, dibenarkan dan diselesaikan denan
sepatutnya. Sehubungan dengan ini, semakan Audit mendapati, bayaran
berjumlah RM_____ telah dibuat tetapi baucar bayaran seperti berikut tidak
dikemukakan untuk pengauditan.
Bil No Baucar Butiran Amaun
RM
JUMLAH
Arahan Perbendaharaan 108 pula menyatakan, jika baucar bayaran asal yang
telah dibayar hilang, baucar salinan pejabat bersama semua dokumen
salinan yang telah diperakui dan keterangan bayaran telah diterima oleh
penerima hendaklah dikemukakan. Tanpa baucar bayaran tersebut pihak
Audit tidak dapat mengesahkan perbelanjaan yang telah dibuat dan bayaran
boleh dianggap sebagai pembayaran tidak diakui.
5. Penggunaan Nota Minta
Perenggan 6.2.1(f) Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah menghendaki Ketua Bidang/Panitia Mata Pelajaran
membuat permohonan pembelian kepada Pengurus Sekolah menggunakan
borang Nota Minta untuk tujuan kawalan pembelian yang lebih berkesan.
Semakan Audit terhadap baucar bayaran mendapati sebahagian besar
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
32/36
daripada permohonan pembelian tidak menggunakan borang Nota Minta
sebagaimana yang telah ditetapkan dalam peraturan.
6. Cop Tarikh Terima Pada Bil/Invois RM________
Mengikut perenggan 6.5.5. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, semua bil/invois yang diterima hendaklah dicop
tarikh terima dan direkodkan dalam Daftar Bil untuk tujuan kawalan
pembayaran. Semakan Audit terhadap baucar bayaran bagi Kumpulan
Wang Kerajaan/ Asrama/ SUWA mendapati bil/invois berjumlah RM____ yang
dikepilkan, tidak dicop tarikh ianya diterima. Butiran lanjut adalah seperti
berikut:-
Bil No Baucar No Invois Tarikh Invois Amaun
RM
JUMLAH
Tanpa cop tarikh terima, pihak Audit tidak dapat memastikan sama ada
bil/invois tersebut dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh bil/invois
diterima.
7. Cek Tamat Tempoh RM_________
Mengikut perenggan 7.9.1 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, semua cek yang luput/tamat tempoh laku
hendaklah dibatalkan dan direkod ke dalam Daftar Cek Batal. Semakan Audit
mendapati _______ keping cek bernilai RM_____ yang telah tamat tempoh laku
masih belum dibatalkan. Butiran lanjut seperti berikut:-
Bil No Cek Tarikh Cek Penerima Amaun
RM
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
33/36
JUMLAH
8. Perakuan Penerima Di Borang Pesanan Sekolah
Semakan Audit terhadap borang pesanan sekolah yang digunakan untuk
perolehan barang-barang di sekolah menunjukkan hampir kesemuanya tidak
dibuat perakuan penerimaan barang sedemikian. Di samping itu, didapati
pihak sekolah juga tidak mencatitkan nombor rujukan muka surat buku stok
dan nombor kad harta modal dan inventori yang berkenaan di borang
pesanan. Bagaimanapun semakan lanjut mendapati bekalan barangan ada
direkodkan dalam buku stok/inventori.
9. Rekupmen Panjar Wang Runcit
Perenggan 8.4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah, menetapkan Buku Tunai Panjar Wang Runcit (PWR)
hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun. Rekupmen mestilah
dibuat sebelum 31 Disember tahun kewangan semasa supaya baki Panjar
Wang Runcit adalah bersamaan dengan Dana Pusingan yang diluluskan.
Semakan Audit mendapati pihak sekolah tidak membuat rekupmen
sebelum 31 Disember 200___. Pihak sekolah hendaklah lebih peka dan
mengambil tindakan membuat rekupmen Panjar Wang Runcit.
10. Bayaran Perbelanjaan Runcit Menggunakan Cek Sekolah
Mengikut perenggan 8.1.3 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, semua pembayaran bil yang tidak melebihi
RM100.00 hendaklah dibuat dengan Panjar Wang Runcit sekolah. Namun
begitu bil yang lebih besar jumlahnya boleh dibayar daripada Panjar Wang
Runcit jika praktik dan berfaedah. Walaupun sekolah mempunyai Dana
Pusingan Panjar Runcit berjumlah RM_____ , didapati perbelanjaan runcit
kurang daripada RM100.00 telah dibayar melalui cek atas nama penerima
berkenaan. Maklumat lanjut adalah seperti berikut:-
Bil No Baucar Peruntukan No Cek Penerima Amaun
RM
JUMLAH
Pihak sekolah hendaklah membayar perbelanjaan runcit yang bernilai
kurang daripada RM100.00 melalui Panjar Wang Runcit.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
34/36
11. Perakuan Tanda SUDAH BAYAR
Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
para 7.4.9 menyatakan, baucar bayaran dan dokumen sokongan hendaklah
dicop SUDAH BAYAR sebaik sahaja pembayaran dilakukan.
Bagaimanapun, semakan Audit mendapati ____ baucar dan dokumensokongan bagi Kumpulan Wang Kerajaan yang telah dibayar tidak dicop
dengan perakuan Sudah Bayar. Pihak sekolah hendaklah memastikan
semua baucar dan dokumen sokongan dicop dengan perakuan tersebut
setelah pembayaran dilakukan bagi mengelakkan berlakunya pembayaran
dua kali.
12. Pindah Peruntukan RM_______
Mengikut perenggan 18.1.1 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah, pindah peruntukan di antara PCG mata pelajaran
dan bukan mata pelajaran hendaklah mendapat kelulusan Ketua Pusat
Tanggungjawab. Semakan Audit mendapati, pihak sekolah telah melakukan
pindah peruntukan berjumlah RM_____ dari peruntukan mata pelajaran
(Elektif) kepada peruntukan bukan mata pelajaran (LPBT). Bagaimanapun,
pindah peruntukan yang dilakukan oleh sekolah hanya diluluskan oleh
Pengetua sahaja dan bukannya oleh Ketua Pusat Tanggungjawab
sebagaimana kehendak peraturan.
13. Perakuan Baucar Bayaran
Merujuk kepada Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah perenggan 7.4.3 menyatakan, baucar bayaran bernilai kurang
RM10,000.00 hendaklah diperakui oleh dua (2) orang pegawai dan baucar
bernilai RM10,000.00 hendaklah diperakui oleh tiga (3) orang pegawai yang
diberi kuasa. Semakan Audit mendapati, baucar bayaran Kumpulan Wang
_______ yang kurang RM10,000.00 diperakukan oleh seorang pegawa sahaja.
Perakuan pada baucar bayaran adalah penting dan tanpa perakuan yang
sepatutnya pembayaran tidak boleh dibuat. Ini adalah bagi memastikan
pembayaran telah sebenarnya diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.
Baucar bayaran tanpa perakuan lengkap boleh membawa risiko perbelanjaan
dilakukan tanpa kebenaran dan penyalahgunaan kuasa. Pengurus Sekolah
hendaklah mengambil tindakan bagi memastikan semua peraturan mengenai
baucar bayaran dipatuhi sebelum pembayaran dibuat.
14. Terbitan Majalah Sekolah Pada Tahun Kutipan Dibuat
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
35/36
Merujuk perenggan 15.2.7. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan
Kumpulan Wang Sekolah menyatakan, majalah hendaklah diterbitkan dalam
tahun yuran majalah dipungut. Semakan Audit mendapati, dalam tahun ____
pihak sekolah telah memungut yuran berjumlah RM ____ daripada murid
untuk menerbitkan majalah sekolah. Bagaimanapun, sehingga 31 Disember
200___ pihak sekolah masih belum menerbitkan majalah sekolah. Pihaksekolah dikehendaki mematuhi semua arahan yang berkaitan dengan
sepenuhnya pada masa hadapan.
15. Perekodan Maklumat Baucar
Perenggan 7.3.3 Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah Menetapkan bahawa baucar bayaran merupakan baucar yang
disediakan, diperakukan dan diluluskan diperingkat sekolah untuk sesuatu
pembayaran sebagaimana panduan pengisian baucar bayaran di Lampiran 7 1A. Semakan Audit terhadap baucar bayaran yang disediakan oleh
Pembantu Tadbir Kewangan di sekolah ini mendapati ianya lengkap kerana
tidak dicatatkan perkara-perkara berikut:-
O nombor akaun bank bagi syarikat atau nombor kad pengenalan bagi
individu.
O alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat.
O perihal seperti butir-butir tentang bekalan/perkhidmatan yang telah
dibekalkan/dilaksanakan.
O tandatangan serta tarikh pemeriksa baucar.
Pihak sekolah hendaklah memastikan butiran dalam setiap baucar bayaran
yang disediakan dicatat dengan lengkap sepertimana yang telah ditetapkan
dalam peraturan.
16. Pengurusan Aset Alih Kerajaan
Urusan perolehan, penggunaan, penyenggaraan, penyimpanan dan
pelupusan aset hendaklah dibuat dengan cekap, berhemat dan selarasdengan peraturan kewangan. Rekod berhubung dengannya juga perlu
diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini seperti mana dikehendaki
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007. Perkara-perkara yang tidak
mematuhi peraturan kewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah
seperti berikut:-
Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan tidak ditubuhkan.
Pegawai Aset, Pemeriksa Aset, Jawatankuasa Penyiasat dan Pemverifikasi
Stok tidak dilantik secara bertulis.
-
8/7/2019 SIJIL AUDIT & LAPORAN AUDIT 2009
36/36
Setiap Aset yang diterima tidak diperiksa dan disahkan.
Harta Modal dan Inventori tidak dikelaskan dengan betul mengikut
kumpulan.
Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Inventori (KEW.PA-3) tidak
diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini.
Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Inventori (KEW.PA-5) tidak
diselenggarakan dengan lengkap, teratur dan kemaskini.
Aset yang diperolehi dari JPN/sumbangan awam tidak didaftarkan dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.
Aset yang diperolehi daripada sumbangan tidak mendapat kelulusan
daripada Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Kementerian
Pelajaran Malaysia.
Nombor siri pendaftaran tidak dicatat pada aset.
Aset tidak mempunyai tanda pengenalan HAK KERAJAAN MALAYSIA.
Kad Kawalan Stok dan Kad Petak tidak diselenggarakan dan dikemaskini.
Baki fizikal stok bekalan pejabat tidak sama dengan Kad Kawalan Stok
dan Kad Petak.
Ruang/Tempat simpanan stok tidak mencukupi, selamat dan sesuai.
Pemeriksaan fizikal tidak dijalankan terhadap Harta Modal dan Inventori
sekurang-kurangnya 1 kali setahun.
Aset yang using tidak dilupuskan mengikut kaedah yang ditetapkan.
Pelupusan tidak direkodkan dalam Daftar Harta Modal dan Inventori.
Sijil Pelupusan tidak disedia dan dikemukakan kepada KPTJ.
Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori tidak disedia dan
dikemukakan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab.