SI BENGKEL BAB III
-
Upload
hendra-prasetya -
Category
Documents
-
view
1.165 -
download
2
description
Transcript of SI BENGKEL BAB III
BAB III
DESKRIPSI SISTEM
3.1 Deskripsi Sistem Lama
Pada sub bab ini Penulis akan menjelaskan bagaimana analisis Sistem
Informasi Penjualan yang sedang berjalan pada Bengkel Nusantara Motor Bangli,
adapun analisis yang dilakukan adalah analisis mengenai dokumen, prosedur dan
proses.
3.2 Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang berjalan pada Bengkel Nusantara Motor Bangli
bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan
masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan
analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian
yang ada pada Bengkel Nusantara Motor.
3.2.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai
dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis
dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang
terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang
digunakan pada sistem informasi bengkel Nusantara Motor Bangli adalah sebagai
berikut :
1. Nama dokumen : Data barang
Sumber : karyawan(gudang)
Rangkap : 1
Periode : -
Deskripsi : Berupa data – data barang yang tersedia.
Struktur data : Kode barang, nama sparepart, harga beli,
harga jual, stok.
2. Nama dokumen : Data service
Sumber : Mekanik
17
18
Rangkap : 1
Periode : Pada saat mekanik memeriksa dan
memperbaiki motor.
Deskripsi : Berupa data – data kerusakan dan sparepart
yang diganti.
Struktur data : Kode sparepart, nama sparepart, harga
jual,
jumlah.
3. Nama dokumen : Nota Transaksi
Sumber : Kasir
Rangkap : 2
Periode : Setiap terjadinya transaksi penjualan dan
service.
Deskripsi : Berupa data - data service dan barang yang
akan di jual.
Struktur data : Nota,tanggal,kode sparepart,
nama sparepart, nama service, harga jual,
biaya service, disc, jumlah, total bayar.
4. Nama dokumen : Laporan pembelian
Sumber : Kasir
Rangkap : 3
Periode : Setiap bulan
Deskripsi : Berupa data yang di beli.
Struktur data : No. pembelian, kode supplier, nama
supplier, kodesparepart, nama sparepart,
harga beli, total.
5. Nama dokumen : Laporan penjualan dan jasa service
Sumber : Kasir
Rangkap : 2
Periode : Setiap hari
Deskripsi : Berupa data laporan jasa service.
Struktur data : No. Transaksi, nama, biaya , jumlah, total.
19
3.2.2 Analisis Prosedur yang Berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur
kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan
analisis ini berupa urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit
organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
pengolahan data. Berikut analisis prosedur yang berjalan di Bengkel Nusantara
Motor Bangli :
a) Prosedur Pembelian Barang
Karyawan mengecek stok data barang, jika data barang kosong maka
Karyawan membuat data pemesanan barang yang kemudian dikirim kepada
Supplier, jika data barang masih tersedia karyawan membuat laporan data
stok barang terupdate kepada Pemilik. Karyawan membuat laporan pembelian
kepada Pemilik.
b) Prosedur Penjualan Barang dan Service
Pelanggan datang ke bengkel dengan melakukan permintaan baik pembelian
barang maupun service motor, kemudian karyawan (bagian accounting)
mencatat data pelanggan dan motor. mekanik memberikan data kerusakan
motor dan data spare part yang harus diganti. karyawan mencatat data jual
spare part dan jasa service. Setelah proses penjualan atau service selesai
karyawan membuatkan nota penjualan kepada pelanggan. Terakhir karyawan
membuatkan laporan penjualan dan service kepada pemilik.
20
3.3 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang
sedang berjalan di Bengkel Nusantara Motor maka dapat diketahui kelemahan
yang terdapat pada sistem tersebut yang akan dipaparkan dalam Tabel 3.1
berikut ini:
No Objek Faktor Masalah Solusi
1 Pengolahan data
penjualan, pembelian
dan jasa service
Data
disimpan
dalam
bentuk
dokumen
Kesulitan
dalam
pencarian
data ketika
dibutuhkan
dan sulit
dalam
pembuatan
laporan saat
data hilang
ataupun
rusak
Merancang
aplikasi agar
dapat
memberikan
informasi
secara
lengkap dan
memiliki
database
yang
terintegrasi.
2 Informasi data stok
barang dan penjualan
Hambatan
pencarian
data yang
berhubungan
dengan
penjualan
Sulit
mengetahui
stok barang
yang sudah
terjual atau
dalam
keadaan
kosong
Dibangun
aplikasi yang
dapat
mengetahui
stok barang
secara cepat
Tabel 3.1 Evaluasi sistem yang sedang berjalan
21
3.4 Perancangan sistem
Setelah menganalisa dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan, maka
sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu sistem
informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang Motor dengan
menggunakan sistem yang lebih baik dengan memakai perangkat lunak, sehingga
dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat dan akurat.
Perancangan sistem yang akan dibahas meliputi Flow Map, Diagram Konteks,
DFD, ERD, Struktur Menu dan perancangan Antarmuka.
3.4.1 Gambaran sistem yang diusulkan
Dalam tahap ini gambaran umum sistem yang diusulkan bertujuan untuk
menghasilkan perancangan sistem informasi Pelayanan Service dan Penjualan
Suku Cadang Motor yang terkomputerisasi. Usulan perancangan yang dilakukan
adalah merubah sistem informasi Pelayanan Service dan Penjualan Suku Cadang
Motor yang masih menggunakan lembaran kertas atau arsip menjadi
terkomputerisasi. Adapun gambaran umum sistem ini mencakup flowmap,
diagram konteks sistem, dan diagram alir data sistem yang dapat menjelaskan
aliran data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
3.4.2 Flow Map
Flow Map merupakan bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir
formulir merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir
termasuk tembusan - tembusannya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
gambar Flow Map di bawah.
22
a) Flow Map Pembelian Barang yang Diusulkan
Gambar 3.1 Flow Map Pembelian Barang
Prosedur :
1. Dari database bengkel karyawan mengecek stok barang, jika stok barang
habis maka karyawan membuat data pemesanan barang kepada supplier.
2. Kemudian karyawan membuat laporan data pembelian barang yang kemudian
diserahkan kepada pemilik.
3. Jika stok barang masih karyawan membuat laporan stok barang yang masih
ter-update.
23
b) Flow Map Penjualan Barang dan Service
Gambar 3.2 Flow Map Penjualan Barang dan Service
Prosedur :
1. Konsumen melakukan proses permintaan service.
2. Kemudian Karyawan menginput data customer dan data sepeda motor.
24
3. Mekanik melakukan pemeriksaan kerusakan motor. Jika spare part harus
diganti maka Mekanik mencatat list spare part yang harus diganti kemudian
diserahkan kepada karyawan.
4. Selanjutnya Karyawan menginputkan data spare part ke dalam database.
5. Jika spare part tidak harus diganti maka Mekanik mencatat data service, data
service tersebut diserahkan kepada karyawan.
6. Karyawan menginputkan data service ke database.
7. Setelah proses service motor dan penjualan selesai Karyawan membuatkan
nota penjualan ke Customer untuk dilakukan pembayaran.
8. Proses terakhir karyawan membuatkan laporan penjualan dan service kepada
Pemilik.
3.4.3 Diagram konteks
Pada diagram konteks yang akan di buat dapat diketahui entitas-entitas
luar yang berhubungan dengan sistem tersebut. Dari gambar flow map di atas
dapat di gambarkan diagram konteks sebagai berikut :
Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
25
Keterangan Gambar 3.3
Diagram konteks menjelaskan alur umum sistem berjalan, terdapat 4 (empat)
Entitas yang terlibat yaitu pelanggan, pemilik, supplier dan pegawai. Antara
entitas dengan proses dihubungkan dengan aliran data yang merupakan input data
baik dari entitas ke proses maupun proses ke entitas. Alur sistem tersebut
diantaranya :
1. Pelanggan memberikan input berupa data pelanggan, data pesanan dan jasa
service. Dan sistem memberikan nota transaksi ke pelanggan.
2. supplier memberikan data barang, data supplier dan nota pembelian barang.
Sistem memberikan daftar pesanan barang ke supplier.
3. pemilik menentukan harga barang dan biaya service. Sistem memberikan
hasil laporan penjualan, jasa service, pembelian dan persediaan barang ke
pemilik.
4. karyawan memasukkan data barang, data pegawai, data service, data
penjualan, data pembelian dan data service.
26
3.4.4 Data flow diagram Level 0
Berikut merupakan DFD sistem informasi penjualan dan pelayanan service
yang diusulkan :
Gambar 3.4 DFD Level 0 Sistem yang Diusulkan
Keterangan gambar 3.4
Diagram ini menjelaskan proses-proses secara umum dari alur sistem yang
berjalan pada sistem informasi bengkel ini, dimana terdapat 3 proses utama yaitu
proses pengolahan data master, pengolahan data transaksi, dan pengolahan data
laporan. Alur data dari tiap-tiap proses yang berjalan antara lain :
27
1. Proses 1 merupakan proses pengolahan data master, proses ini menghasilkan
beberapa data master antara lain, master barang, master jenis barang, master
customer, master mekanik, master supplier, master service.
2. Proses 2 merupakan proses pengolahan data transaksi. Proses ini
menghasilkan beberapa tabil yaitu tabel penjualan, tabel pembelian, tabel
detail penjualan dan tabel detail pembelian.
3. Proses 3 merupakan proses pengolahan data laporan. Proses ini menghasilkan
beberapa buah laporan yaitu laporan data barang, laporan data penjualan, dan
laporan data pembelian yang datanya diambil dari tabel-tabel yang sudah
dibuat pada proses sebelumnya.
3.4.5 DFD Level 1 Sub 1 Pengolahan Data Master
Gambar 3.5 DFD Level 1 Sub 1 Pengolahan Data Master
Keterangan gambar 3.5
Diagram ini menjelaskan mengenai sub-sub proses dalam proses pengolahan data
master. Subproses terdapat antara lain :
1. Proses 1.1 merupakan proses pengolahan master barang oleh karyawan yang
akan disimpan pada tabel barang.
2. Proses 1.2 merupakan proses pengolahan data jenis barang yang akan
disimpan pada tabel jenis_barang.
28
3. Proses 1.3 merupakan proses pengolahan data customer yang akan disimpan
pada tabel customer
4. Proses 1.4 merupakan proses pengolahan data supplier oleh karyawan yang
disimpan pada tabel supplier
5. Proses 1.5 merupakan proses pengolahan data service yang akan disimpan
pada tabel service.
6. Proses 1.6 merupakan proses pengolahan data mekanik yang akan disimpan
pada tabel mekanik.
3.4.6 DFD Level 1 Sub 2 Pengolahan Data Transaksi
Gambar 3.6 DFD Level 1 Sub 2 Pengolahan Data Transaksi
29
Keterang Gambar 3.6 :
Diagram ini menjelaskan tentang aliran data yang terdapat dalam proses
pengolahan data transaksi.
1. Proses 2.1 merupakan proses pengolahan data transaksi pembelian. Proses ini
mengambil data pada tabel-tabel master yakni tabel barang, tabel supplier.
Data dari proses transaksi pembelian akan disimpan pada tabel pembelian dan
detailpembelian.
2. Proses 2.2 merupakan proses pengolahan data penjualan. Proses ini
mengambil data pada tabel customer yang telah diinputkan sebelumnya ke
master customer, tabel barang dan tabel service. Data proses penjualan akan
disimpan pada tabel penjualan dan tabel detailpenjualan.
3.4.7 DFD Level 1 Sub 3 Pengolahan Data Laporan
Gambar 3.7 DFD Level 1 Sub 3 Pengolahan Data Laporan
30
Keterangan Gambar 3.8 :
Diagram ini menjelaskan aliran data pada proses pengolahan laporan.
1. Proses 3.1 merupakan proses pengolahan data laporan barang. Data proes
pengolahan laporan barang ini diambil dari tabel barang.
2. Proses 3.2 merupakan proses pengolahan data laporan penjualan. Data dari
proses ini diambil dari tabel penjualan dan detailpenjualan.
3. Proses 3.3 merupakan proses pengolahan data laporan pembelian. Data dari
proses ini diambil dari tabel pembelian dan tabel detailpembelian.
31
3.4.8 Perancangan ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD merupakan bentuk bagan yang menggunakan relasi dan entitas suatu
informasi. Diagram relasi entitas dibuat dengan menggunakan persepsi yang
terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas.
Gambar 3.8 ERD Sistem yang Diusulkan
Keterangan Gambar 3.8 :
32
Diagram diatas merupakan hubungan (relationship) antar tabel yang terdapat di
dalam sistem informasi bengel yang dibuat. Adapun penjelasan relasi tiap-tiap
tabel adalah sebagai berikut :
1. Tabel master barang memiliki relasi dengan tabel master jenis_barang dengan
kdjenis sebagai foreign key.
2. Tabel detailpembelian memiliki relasi dengan tabel barang dengan kdbr
sebagai foreign key.
3. Tabel detailpembelian memiliki relasi dengan tabel pembelian dengan
no_nota sebagai foreign key.
4. Tabel pembelian memiliki relasi dengan tabel supplier dengan kdsup sebagai
foreign key.
5. Tabel pembelian memiliki relasi dengan tabel user dengan kduser sebagai
foreign key.
6. Tabel detailpenjualan memiliki relasi dengan tabel barang dengan kdbr
sebagai foreign key.
7. Tabel detailpenjualan memiliki relasi dengan tabel penjualan dengan no_nota
sebagai foreign key.
8. Tabel penjualan memiliki relasi dengan tabel customer dengan kdcus sebagai
foreign key.
9. Tabel penjualan memiliki relasi dengan tabel user dengan kduser sebagai
foreign key.
10. Tabel servicedetail memiliki relasi dengan tabel penjualan dengan no_nota
sebagai foreignkey
11. Tabel servicedetail memiliki relasi dengan tabel service dengan kdserv
sebagai foreign key.
12. Tabel servicedetail memilki relasi dengan tabel mekanik dengan kdmek
sebagai foreign key.
33
3.4.9 Struktur Menu
Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk
memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer. Dalam
perancangan program ini menggunakan menu yang mengintegrasikan semua
bagian dalam program adapun gambaran menu seperti yang ditampilkan pada
gambar struktur menu berikut ini :
Gambar 3.9 Struktur Menu Sistem yang Diusulkan
34
3.4.10 Perancangan Antar Muka
Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat maka akan dibuatkan
suatu aplikasi program yang berisikan tentang perancangan input dan output yang
dijadikan acuan oleh pemakai (user) dalam menjalankan program yang telah
dibuat.
a) Form Login
Gambar 3.10 Form Login
Keterangan Gambar 3.10 :
Gambar 3.10 merupakan desain Form login. Form Login berfungsi untuk
membatasi pengguna yang dapat masuk ke dalam sistem. Pengguna yang bisa
masuk ke dalam sistem adalah pengguna yang telah memiliki hak akses
berdasarkan persetujuan pemilik.
b) Form Main Menu
35
Gambar 3.11 Menu Utama
Keterangan Gambar 3.11 :
Gambar 3.11 merupakan desain Menu Utama. Menu utama merupakan menu awal
yang berfungsi sebagai menu untuk mengakses semua fasilitas di dalam sistem
seperti pengolahan data master, menu pengolahan data transaksi, menu
pengolahan data laporan dan setting user.
c) Form Master Barang
Gambar 3.12 Form Master Barang
Keterangan Gambar 3.12 :
36
Gambar 3.12 merupakan desain Form Master Barang. Form ini berfungsi untuk
mengolah data barang yang tersedia di dalam bengkel dan untuk mengetahui
informasi stok barang yang tersisa. Stok barang akan bertambah ataupun
berkurang berdasarkan pada data transaksi pembelian dan penjualan.
37
d) Form Transaksi Pembelian
Gambar 3.13 Form Transaksi Pembelian
Keterangan Gambar 3.13 :
Gambar 3.13 merupakan desain Form Transaksi Penjualan. Form ini berfungsi
untuk menyimpan data pembelian barang yang telah dilakukan, tujuan dari
penyimpanan data adalah sebagai dokumentasi data pembelian yang nantinya
akan dijadikan bahan pembuatan laporan data pembelian harian ataupun bulanan.
38
e) Form Transaksi Penjualan
Gambar 3.14 Form Transaksi Penjualan
Keterangan Gambar 3.14 :
Gambar 3.14 merupakan desain Form Transaksi Penjualan. Form Transaksi
Penjualan berfungsi untuk menyimpan data transaksi penjualan yaitu penjualan
barang dan service. Data transaksi penjualan ini nantinya akan dijadikan sebagai
bahan pembutan laporan penjualan barang.
39
f) Laporan Data Barang
Gambar 3.15 Laporan Data Barang
Keterangan Gambar 3.15 :
Gambar 3.15 merupakan desain Dokumen Laporan Data Barang. Laporan data
Barang berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai data barang seperti
supplier yang memasok data barang dan informasi mengenai stok barang.
g) Laporan Pembelian Barang
Gambar 3.16 Laporan Pembelian Barang
40
Keterangan Gambar 3.16 :
Gambar 3.16 merupakan desain Laporan Pembelian Barang. Laporan Pembelian
Barang berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai data pembelian antara
lain data barang yang dibeli, supplier yang menyediakan barang dan total
pengeluaran yang dilakukan.
h) Laporan Penjualan Barang
Gambar 3.17 Laporan Penjualan Barang
Keterangan Gambar 3.17
Gambar 3.17 merupakan desain Laporan Pembelian Barang. Laporan Pembelian
Barang berfungsi untuk mengetahui informasi mengenai data penjualan barang
antara lain data barang yang dijual, jumlah pemasukan yang diperoleh perusahaan
baik harian maupun dalam periode tertentu.