Sesión 9 Oficina de Proyecto Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing., PMP [email protected]...
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Sesión 9Oficina de Proyecto
Peter M. Yamakawa T.Ph.D., MBA, Msc. Ing. , [email protected]
Fundamentos de la Gerencia de Proyectos
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Agenda
• Caso: AtekPC Project Management Office• Implementación de la oficina de proyectos• Misión y objetivos• Alcance• Factores críticos de éxito• El plan• Aseguramiento de la calidad
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AtekPC Project Management Office
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Gestión del cambio
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Implementación de la oficina de proyectos
• Encuesta para determinar cuan bien HPC apoya la gestión del proyecto
• 65% del staff contestó la encuesta
• Los resultados identificaron áreas específicas donde la cultura era débil:– El portafolio de proyectos no tiene una visión holística
– Falta de conocimiento o acceso en usar nuevamente trabajos previos
– No existe acercamiento a proyectos complejos
– Falta de cultura de proyecto
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Implementación de la oficina de proyectos
– No es constante las habilidades de la gestión de proyectos
– Pobre alcance de definición, validación y manejo
– Mala identificación de riesgos
– Falta de patrocinio
– Demoras en los cierres de proyectos
Los resultados indicaban que HP necesitaba una infraestructura efectiva para su gente, procesos y herramientas para una oficina de proyectos.
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Misión y objetivos
• Las persona que nunca trabajaron en un proyecto presentan dificultades para entender como lograr el éxito de un proceso, la organización debe apoyar la gestión de proyectos.
• Tomará casi 6 semanas el obtener un acuerdo con la gerencia del equipo en entender la razón del proyecto.
• Brucero, explicó a la gerencia que la oficina de proyectos aporta valor a los miembros del equipo a través de mentores, consultores, capacitaciones, capital intelectual estructurado y herramientas para ser más efectivo.
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Misión y objetivos
• La oficina de proyectos también adiciona valor al HPC entregando cultura, herramientas reusables y técnicas, documentos y soporte metodológico, reconocimiento global, mejoras de rentabilidad y soporte de calidad.
• Se presenta y nombra el caso como “Gestión del pensamiento”
• Dicho caso presenta beneficios tangibles que pueden se alcanzados en un corto tiempo. El contenido de la presentación trató de explicar el valor del PMO en la organización, costo, flexibilidad, y obstáculos creativos.
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Misión y objetivos
• La clave de éxito es el apoyo de la gestión de proyectos.
• El propone empezar con un Documento de gestión del sistema de grupos (DMS)
• Considerando el personal del PMO él propone 2 alternativas:– Servir en un apoyo simple y facilitar el rol, el PMO solo
necesitaría 3 o 4 personas
– Tener un rol central en guiar el proyecto de esfuerzos de la organización, el PMO necesitaría una docena de personas.
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• Visibilidad y accesibilidad de este grupo de personas.
• Las ventajas fueron que toda persona debe ver donde la oficina de proyecto se encontraba e identificar donde ir se requerían de sus servicios.
• Finalmente, Brucero logró el acuerdo con la gerencia acerca de la misión y objetivos del proyecto.
Misión y objetivos
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Misión y objetivos
Brucero describió sus objetivos siguientes:
• Liberó a los consultores de HP de actividades estándar.
• Entregó aseguramiento de calidad dentro del proyecto de entrega de procesos
• Cultivó la idea de compartir el conocimiento
• Ser la cara en todos las iniciativas de la gestión de proyectos
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Propuesta de implementación del PMO
Valorización de la
conducta
Identificar al patrocinador
Determinar funciones y
RRHH
Preparar el plan de
comunicación
Obtener fondos y
RRHH
Preparar el plan y el
presupuesto
Conducta de prueba piloto
Presentación
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Alcance
• Las oficinas de proyectos incluían manejo de archivo de proyectos, desarrollo del soporte, minutos de las reuniones, distribución de documentación, gestión del tiempo laboral y apoyo al gerente del proyecto.
• Reuniones del PMO, los participantes definen sus responsabilidades.
• Fuera del alcance, esta oficina no debe absorber problemas u otras dificultades.
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Factores críticos de éxito
• Patrocinio de la alta gerencia
• Equipo gerencial local involucrado y medido a través de parámetros definidos del negocio
• Cambios en el sistema de medidas debe ser sistemático
• Adoptar un sistema de recompensas e incentivos del sistema
• Desarrollo de la capacidad de los patrocinadores
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Prácticas de Gestión del Cambio
• Establecimiento del sentido de urgencia
• Creación de un equipo de líderes
• Creación de una visión
• Comunicación de la visión
• Empoderamiento del personal
• Generación resultados a corto plazo
• Consolidación de resultados y producción de más cambio
• Institucionalización de los cambios
Fuente: Kotter (2007)
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El Plan
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El plan
1. Implementación y presentación
2. Operatividad
3. Funcionabilidad
4. Mejora continua
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1. Implementación y presentación
• El gerente del proyecto sabe que iniciar un proyecto es duro. Se deben crear las bases de la infraestructura, para ello se define los roles y responsabilidades con objetivos claros para todos los miembros del equipo.
• El compartir la visión del proyecto entre los miembros del equipo logro que cada uno de ellos lo tome como una meta personal, consiguiendo que se identifiquen con los principales objetivos.
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1. Implementación y presentación
• Brucero escucho siempre ideas y sugerencias
• Planeó las contingencias
• Alabó el buen desempeño del equipo
• Comunicó a tiempo las malas noticias
• Nunca delegó decisiones difíciles
• Siempre mantuvo la comunicación abierta
• Soluciono problemas en todo momento
• Si detectaba fallas, comunicaba y corregía.
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2. Operatividad
• Se inicia cuando el equipo de completa y todos los servicios del PMO están definidos, establecidos y distribuidos.
• Establecer las mediciones de éxito del PMO
• Priorizar objetivos
• Base de datos
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3. Funcionabilidad
• Se busca la automatización de todas las actividades
• Mediciones de logros definidos y asignados por responsabilidad, automatizan e implementan tareas, modelos en función de ser usados.
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4. Mejora continua
• Se creó un sistema de aseguramiento de calidad
• Actualizaron herramientas de software acorde a las necesidades de los usuarios del PMO y ase afinaron las medidas de éxito.
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Gestión del cambio
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Aseguramiento de la calidad
Procesos:
• Plan: Proceso de entregables del proyecto
• Hacer: Liberar actividades a la gestión de proyectos
• Revisar: El aseguramiento de la calidad
• Actuar: Compartir conocimiento y mejora continua
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Análisis de interesados
• ¿Quiénes son los interesados?
• ¿Cuáles son sus expectativas?
• ¿Cómo el proyecto o producto afecta a los interesados?
• ¿Qué información necesitan los interesados?
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Matriz de poder/interés de los interesados
Alto
Poder
Bajo
InterésBajo Alto
A
B
H F
D
G C
E
Mantener satisfecho
Gestionar atentamente
Monitorear(esfuerzo mínimo)
Mantener informado
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Soporte y patrocinio
• El programa de PMO actúa como facilitador, promotor, dirección, motivador y optimizador entre los interesados.– Explicar y validar la misión del PMO y sus objetivos
periódicos
– Mantener la gestión en todo momento
– Usar una presentación de venta del PMO
– Mostrar pequeños entregables rápidamente
– Mostar pasión, persistencia y paciencia
– Ofrecer todo tipo de servicios
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Rol del patrocinador
• Ellos empujan al resto de la organización en usar los servicios del PMO y también lo usan de ejemplo.
• Igualmente el gerente del PMO asiste a las reuniones para informarles del estatus de la implementación y resolver cualquier dificultad o problema.
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Valor agregado
Los patrocinadores apoyan cuando claramente entienden como el PMO aporta valor.
• La Organización
• Los servicios
• Sistema gerencial de documentos
• Herramientas y métodos
• Calidad del proyecto
• Consultoría de la gestión del proyecto
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Consultoría de la gestión del proyecto
• PM mentor
• PM coaching
• PM capacitar habilidades
• PM forums
• PM noticias
• Capacitación de patrocinadores
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Evolución del PMO
Éxito de la oficina de proyectos:Claves de
éxito
Estructura y visibilidad
Procesos comunes, medidas y métodos
Estimado del proyecto, presupuesto y reportesHerramientas y
sistemas
Habilidades de la oficina de proyectos
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Evolución del PMO
• El PMO consolida todas las actividades de soporte del proyecto que han tenido lugar en diferentes compañías o departamentos.
• La gestión del PMO es asegurar los procesos, prácticas, capacidades, herramientas y sistemas estén en el lugar apoyando el proyecto de negocios y establecer los fundamentos de mejora del nivel de la organización.
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Responsabilidades del PMO geográfico
• Se refiere al manejo del portafolio del proyecto. Está encargado en revisar los reportes del portafolio y proveer gestión de negocios con recomendaciones.
• El PMO geográfico es medido y contabilizado con lo planeado versus el margen neto del portafolio del proyecto.
• Tiene el rol de patrocinar el proyecto y proveer ofertas de apoyo como reunir referencias de clientes, generar sugerencias, manejo de ofertas.
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Responsabilidades del PMO global
• Revisa el reporte del portafolio de proyectos a un nivel global, generando gestión de negocio con recomendaciones y como seguirlas, y análisis de conductas globales para determinar buenas prácticas
• Con esto se busca oportunidades internacionales y proyectos durante las fases, revisiones y recomendaciones, apoyo de recursos, etc.
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Cambios logrados
• HP tiene un PMO global, su primer año está enfocado al desarrollo de habilidades de la gestión del proyecto y la cultura del patrocinio dentro de la organización.
• La alta gerencia comprende el concepto y necesidades del patrocinio y que todos los departamentos deben trabajar unidos, discutiendo decisiones globales antes de realizarlas.
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Lecciones aprendidas
• Apoyo de la alta gerencia
• Análisis de los interesados
• Comunicación
• Todo PMO necesita tiempo de formación, avance y desarrollo
• Priorizar
• Demostrar que el PMO genera valor
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Resumen
• Se realizó una encuesta del servicio del PMO– Mayores ofertas son generadas con mayor rapidez
– Revisiones de calidad apoyan la gestión de proyectos y los supervisores detectaron las desviaciones del mismo
– El proyecto de revisión rápida es de mucha ayuda para compartir el éxito o fallas de un proyecto; apoyando al aprendizaje
– La metodología de uso creció al 85%
– Los gerentes del proyecto se sintieron apoyados y asesorados por el PMO
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Aseguramiento de la calidad