PAPELES DE TRABAJOCPC FERMN ALFONSO ESCALAYA VELARDEUNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS E INFORMTICA CONTABILIDAD, AUDITORIA Y FINANZASSESIN N 14FUNDAMENTOS DE AUDITORIA

PAPELES DE TRABAJODESCRIPCINLos papeles de trabajo sirven para dejar constancia escrita del trabajorealizado por el auditor: El conocimiento del negocio de la empresa La revisin y evaluacin del control interno Las pruebas de revisin de saldos.Tambin recogen las conclusiones a las que llega el auditor comoresultado de su trabajo: Deficiencias de control interno Ajustes y reclasificaciones

PAPELES DE TRABAJOIgualmente los P de T recogen la evidencia obtenida por el auditor acercade la veracidad de las cuentas anuales: Fotocopias de mayores Fotocopias de facturas, albaranes Fotocopias de escrituras Respuestas a la circularizacin bancaria Respuestas a las confirmaciones de proveedores, clientes

PAPELES DE TRABAJOEn cuanto a la procedencia de los P de T, cabe diferenciar:Los preparados por el auditor * Sumarias * Cuadres: de IGV, IR

2. Los recibidos del auditado* Fotocopias de facturas, albaranes, escrituras * Balances de sumas y saldos, mayores

3. Los recibidos de terceros ajenos a la empresa y auditor: * Respuestas a circularizaciones de bancos, asesores, aseguradoras * Respuestas de confirmaciones a clientes, proveedores

PAPELES DE TRABAJOLos P de T tienen que confeccionarse, organizarse y clasificarse con lasuficiente sencillez y claridad como para que puedan ser comprendidos sin ningn tipo de aclaracin o explicacin adicional: Por parte de otros miembros del equipo o firma de auditora. Por parte de los componentes de los controles de calidad

VALOR PROBATORIO EN CASO DE JUICIOLos P de T tienen valor probatorio en caso de juicio, por lo que pueden sertiles para un auditor acusado de fraude o negligencia.

Los P de T que contengan cuestiones no resueltas, indicaciones noseguidas o un tratamiento inadecuado de asuntos importantes, pueden servir de apoyo a la parte demandante.

PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONSERVACION DE LOS PAPELESConforme con lo dispuesto en las Normas de Auditora, los papeles de trabajo son propiedad del auditor, el cual debe conservarlos por un perodo de cinco aos.

Aunque la informacin que contienen es totalmente confidencial, y nadie puede utilizarla sin el consentimiento de la compaa auditada, Existen, no obstante, ciertas excepciones al secreto profesional, como son: por mandato judicial, quienes estn autorizados por la ley, y el estamento comperten te, en el ejercicio del control tcnico del auditor.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO1. IdentificacinSuelen contener la siguiente informacin:

El nombre del cliente: indicado de modo completo y exacto, y situado en la parte superior central.Ejercicio al que se refiere la auditora. Indica la fecha de los estados financieros, no la fecha del trabajo. Se coloca en la esquina superior derecha.Ttulo. Aparece directamente debajo del nombre del auditado e indica la naturaleza o finalidad del P de T.Sumarias. El ttulo es el epgrafe del rea de los estados financieros.Papeles de detalle. El ttulo indica el tipo de anlisis o procedimiento aplicado, y con frecuencia se refiere a la correspondiente prueba del programa de auditora.Referencia. Es un ndice alfanumrico que siempre figura en rojo y se coloca en la esquina superior derecha.

CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJOFirma de quien lo ha realizado. Iniciales y fecha del preparador. En laesquina inferior izquierdaLas iniciales del preparador indican la responsabilidad de la totalidad del P de T.La fecha es aqulla en la que se prepar el P de T.Firma de quien lo ha revisado. Se responsabiliza de que el trabajo realizado por quien lo prepar ha sido el adecuado P. P. C. Preparado por el cliente. Indica P de T preparados por elpersonal del auditado. Se coloca en rojo, barrado e inclinado en la partesuperior izquierda.

Nombre cliente AoTtulo del papelFirmas: de quien lo prepara y revisa

REFEstos datos se encuentran distribuidos en la parte superior e inferior de los papeles.

Ejemplos de ttulos:CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Cdula sumaria (de las diferentes reas) Arqueo de caja Anlisis de adiciones y retiros de inmovilizado Conciliaciones bancarias Anlisis de antigedad de deuda Corte de operaciones

La referencia sirve para organizar los papeles de trabajo y que luegoresulte fcil su localizacin, as como la revisin de los mismos. y 2. Trabajo realizadoSe encuentra en el cuerpo del papel de trabajo.Su contenido depender del tipo de trabajo que se haya realizado, comoveremos en el siguiente apartado:3. ConclusionesLa conclusiones suelen aparecer al final de cada rea.Recogen la opinin que el auditor se ha formado acerca del rea despusde concluir el trabajo que tena previsto.

Ejemplos de conclusiones:REA DE TESORERA. De acuerdo con el trabajo realizado y puestoque no nos hemos encontrado con ninguna incidencia significativa, lossaldos del rea son razonablemente correctos.

REA DE CUENTAS A COBRAR. De acuerdo con el trabajorealizado y salvo por los ajustes y reclasificaciones que hemospropuesto, los saldos del rea son razonablemente correctos.

REA DE EXISTENCIAS. De acuerdo con el trabajo realizado y salvopor la limitacin al alcance encontrada, los saldos del rea sonrazonablemente correctos.

Papeles de trabajo relacionados con la planificacin Memorndum de planificacin. Presupuesto de horas de trabajo y programacin del equipo. Aspectos pendientes de solucin en el curso de la auditora. Sugerencias para futuros trabajos de auditora.

Programa de auditora del rea...

1.2.3.4.5.6.Hecho por___________Ref.__________

Papeles de trabajo relacionados con los saldos y transacciones LOS ESTADOS FINANCIEROS Preparados por la empresa.En muy pocas ocasiones el auditor cuenta desde el comienzo de laauditora con los estados financieros. Es habitual que los mismos se estn elaborando en el desarrollo de la auditora.

EL BALANCE DE COMPROBACIN.Normalmente la auditora comienza sobre la base del balance decomprobacin o de sumas y saldos.

HOJAS SUMARIAS.Recoge los saldos de las cuentas que componen el rea. Es el P de T que abre el rea. En las que se traslada la informacin del balance de comprobacinde cada partida o concepto principal de aquellos estados

A

El Rub S.A. 31-12-2012Sumaria de Tesorera

CuentasSaldosxxxYyyTOTALReferenciaA-5A-10

Hecho por:

Revisado por:

A

El Rub S.A. 31-12-2012Sumaria de Cuentas por Cobrar

CuentasClientes, pts Clientes, m.e. Deudores

TotalesSaldosXXXYYYWWW

ZZZRef.C 5C 10C 15

AG5Hecho por:

Revisado por:

HOJAS DE DETALLE DEL SALDO QUE CONFORMA CADACUENTA DEL BALANCE* Muestran el desglose de los saldos de las sumarias.A10

El Rub S.A. 31-12-2012Detalle de Bancos

CuentasBBVAINTERBANKBCPBanco de Comercio

TotalesSaldosVVVXXXYYYWWW

ZZZRef.A12A 14A 16AHecho por:

Revisado por:

HOJAS DE DETALLE DEL SALDO QUE CONFORMA CADACUENTA DEL BALANCE* Muestran el desglose de los saldos de las sumarias.

C 5

El Rub S.A. 31-12-2012Control circularizacin clientes, ptsCuentas

Cliente 1Cliente 2Cliente 3Cliente 4

TotalesSaldos

VVVXXXYYYWWW

ZZZRef.

AG5A G5AG6A G6A G6

AEnviada1 2

X X X X X X XRespuestaOk No Ok

X

X

XRef

C5/1C5/2C5/3C5/4C5/5Hecho por:

Revisado por:

Papeles de trabajo relacionados con la obtencin de evidencia

PAPELES DESTINADOS A REFLEJAR LOS PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS DE AUDITORA DE CADA REA

* Conciliacin bancaria* Conciliacin de clientes* Corte de operaciones* Prueba de nminas AQUELLOS QUE RECOGEN LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO* Cuestionarios o flujogramas. COPIAS DE LOS DOCUMENTOS IMPORTANTES QUE HAN SIDO EXAMINADOS:* Escrituras, actas, contratos, etc. COPIAS DE LAS CARTAS DE CONFIRMACIN Y CONTESTACIONES.* Remitidas a terceros solicitando la de determinada informacin y las correspondientes contestaciones de las mismas.

LA CONSTANCIA DE INSPECCIONES OCULARES

* Como recuentos, inventarios y otros, as como las notas sobre las indagaciones orales.

LA CONSTANCIA DE INSPECCIONES ORALES

* Como las notas sobre las indagaciones orales. NOTAS SOBRE CLCULOS REALIZADOS* Revisiones practicadas PAPELES RELACIONADOS CON LA PREPARACIN Y FORMULACIN DE SU OPININ:

a) El Resumen de ajustes y reclasificaciones. Comprende todos los ajustes y reclasificaciones detectados con posibles efectos en la opinin.

AG20

El Rub S.A. 31-12-2012Resumen de Ajustes y ReclasificacionesRef

TotalesAjustes y Reclasificaciones

ZZZBalanceD H

AP Y GD HRtdos. Ejerc.Anteriores

Hecho por:

Revisado por:

b.Otro P de T es el Resumen de asuntos que afectan a la opinin, que recoge todas las incidencias detectadas diferentes a los ajustes yreclasificaciones que posiblemente tendrn incidencia en la opinin.

AG20

El Rub S.A. 31-12-2012Resumen de asuntos que afectan a la opininAsunto

RefDisposicin del GerenteHecho por:

Revisado por:

Veamos algunos ejemplos

Asunto

La compaa no ha permitido que circularicemos a los clientes

La compaa no ha incluido en la Memoria la propuesta de distribucin de beneficios

La empresa ha infringido la legislacinmedioambiental

Se ha cambiado del FIFO al PMP en la valoracin de la rotacin de existenciasRefDisposicin del Gerente

Limitacin al alcance

Salvedad por omisin de informacin

Salvedad por incertidumbre

Mencin en el informe de auditora por cambio de principio contable

b) Resumen de incidencias de control interno, que recoge todas lasdebilidades de control interno detectadas y que constituirn el contenido de la carta de recomendaciones

El Rub S.A. 31-12-2012Resumen de puntos de control internoDebilidad

RecomendacinRef

Veamos algunos ejemplos:

DEBILIDAD DE CONTROL INTERNO

No se realizan peridicamente conciliaciones bancarias.

Las compras se contabilizan y dan de alta cuando se recibe y comprueba el gnero recibido.

No se realizan arqueos de caja por persona diferente al cajero.

Varias personas disponen de firma individual en las cuentas bancarias de la empresa.RefRECOMENDACIN

Recomendamos que por lo menos una vez al mes y coincidiendo con el cierre se realicen conciliaciones bancarias.

Recomendamos que la contabilizacinde la compra y el alta en inventariotenga lugar con la transferencia de lapropiedad.

Recomendamos practicar arqueos de caja sorpresivos al menos una vez al mes.

La disponibilidad de saldo debera sersiempre colectiva de al menos dospersonas en cualquier cuenta bancaria..

4.ADMINISTRACIN DEL TRABAJO

Los papeles de trabajo se archivan y organizan en dos tipos de archivos:Archivos de los papeles del ejercicioArchivo permanente

1. Archivos de los papeles del ejercicio

Son aquellos papeles que tienen utilidad para el periodo auditado.A su vez se desglosa en otras dos clases de archivos:Archivo general (AG)Archivo de los estados financieros (AEF)

Archivo generalContiene los siguientes papeles de trabajo del ejercicio: ndice AG1El primer P de T del AG suele ser un ndice de todos los papelesque integran este archivo.

Contiene la referencia del lugar donde se encuentran los diferentesP de T.

Plan global de auditora AG 2

Recoge por escrito la planificacin del trabajo. La planificacin se realiza cada ao segn las caractersticas de la empresa, del sector, reas de riesgo, nivel de materialidad

Cuentas anuales a auditar AG 3Las cuentas anuales objeto de la auditora (balance, prdidas y ganancias y memoria) se solicitan a la compaa y se archivan en una carpeta del AG.Tambin se incluyen las del ejercicio anterior a efectoscomparativos.

Informe de auditora AG 4Una vez confeccionado el informe, una copia referenciada a lospapeles de trabajo del AEF se incluye en el AG.

Informe de control interno AG 5Es donde el auditor manifiesta las debilidades de control interno de la empresa.Es un trabajo obligado para los auditores que se dirige la direccin de la compaa. Resumen de ajustes y reclasificaciones AG 6Recoge todos los ajustes y reclasificaciones detectados durante eltranscurso del trabajo con una posible incidencia en el informe de auditora.Segn el tipo y la importancia de los ajustes y reclasificaciones el informe de auditora ser de una manera u otra.

Resumen de asuntos que afectan a la opinin AG 7Recoge todas las incidencias detectadas diferentes a los ajustes yreclasificaciones que posiblemente tendrn incidencia en la opinin.Por ejemplo, incertidumbre, limitaciones al alcance Carta de manifestaciones AG 8Una copia de la misma debe incluirse en este archivo.

Actas examinadas AG 9Un resumen o fotocopia de las actas examinadas: del Consejo deAdministracin y de la Junta de Accionistas.

Control horas reales y previstas AG 10Supone comparar las horas que se haban previsto con las reales con el fin de:* Determinar la rentabilidad de la auditora.Ser un referente para auditoras futuras.En el ANEXO I mostramos un modelo.

B) Archivo de los estados financieros

Contiene los papeles de trabajo del ejercicio: Sumarias Desglose de las sumarias Pruebas realizadas Evidencia obtenida Ajustes y resto de incidencias detectadas, que luego se trasladarn al AG.Conclusiones de las reas

Los P de T se encuentran clasificados en rea:

Caja y bancosClientes y otras cuentas a cobrarExistenciasInmovilizadoProveedores y otras cuentas a pagarDeudas a largo plazoAjustes por periodificacinCapital y reservasPrdidas y Ganancias

2. Archivo permanente

El archivo permanente contiene todos aquellos documentos y papeles detrabajo que necesitan ser consultados de forma continua, ao tras ao.Puesto que sirve para la auditora de diferentes aos, este archivo tendrque actualizarse.

Hoja ndice AP 1El primer P de T del AP suele ser un ndice de todos los papeles que integran este archivo.Contiene la referencia del lugar donde se encuentran los diferentes P de T.

Estatutos de la sociedad AP 2Cada vez que se modifiquen los estatutos de la sociedad habr queactualizar este apartado.

Convenio colectivo AP 3En general vara poco de ao a ao, sobre todo aspectos como lasvacaciones o aspectos sociales. Los cambios suelen venir en relacincon las subidas salariales

Contratos y escrituras AP 4* Contratos de compra venta de elementos de inmovilizado* Escrituras de constitucin* Escrituras de adquisicin de inmuebles (terrenos, edificios)* Escrituras de hipoteca* Escrituras de aumento de capitalEscrituras de plizas de seguro

Organigrama de la empresa AP 5Es de inters para saber cules son las personas que constituyen la cpula de la empresa:* Director general* Responsable financiero* Responsable de contabilidad* Responsable de administracin* Responsable de administracin* Responsable del departamento comercial* Responsable del rea de informtica* Jefe de almacn

4.REFERENCIAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Estn compuestas por letras y nmeros y van siempre en rojo: La letra corresponde a un captulo o seccin de los P de T. El nmero representa la secuencia de los P de T dentro de la seccin.Los P de T se referencian por dos motivos: Para que se encuentren organizados por reas Para que se puedan localizar fcilmenteLas referencias ms tpicas para los diferentes archivos son:

Archivo generalndice AG 1Plan global de auditora AG 2Cuentas anuales a auditar AG 3

La numeracin de los documentos que ocupan ms de una hoja se hace dela siguiente manera:

AG 3 1/5, AG 3 2/5,, AG 3 5/5; o bien AG 3/1, AG 3/2,, AG 3/5;

Archivo permanenteHoja ndice AP 1Estatutos de la sociedad AP 2Convenio colectivo AP 3

3. Archivo de los estados financieros

Las referencias cambian un poco porque no van acompaadas de lasiniciales del archivo al que corresponden.A las partidas se les asigna una letra alfabticamente por su orden deaparicin en el balance.

Caja y bancos A A Clientes y otras cuentas a cobrar B B Existencias C C Inmovilizado D D Proveedores y otras cuentas a pagar E AA Deudas a largo plazo F BB Ajustes por periodificacin G CC Capital y reservas H DD Prdidas y Ganancias I EE

Si queremos insertar hojas entre dos que llevan referencias consecutivas se realiza as: Entre A 5 y A 6, pondramos A 5/1, A 5/2, A 5/3 Entre A 5/1 y A 5/2, pondramos A 5/1/1, A 5/1/2

LOS CRUCES DE REFERENCIASirven para relacionar dos papeles de trabajo que pueden estar en una misma rea o reas diferentes.

C

El Rub S.A. 31-12-2012Sumaria de Existencias

CuentasComercialesMaterias PrimasProductos en cursoProductos Terminados

TotalesSaldosRef.C5C0CC15C20

AG3/2Hecho por:

Revisado por:

C20

El Rub S.A. 31-12-2012Desglose de productos terminados

CuentasProd. Term. AProd. Term. BProd. Term. CProd. Term. D

TotalesSaldosRef.C21C22C23C24

CHecho por:

Revisado por:

5. MARCAS DE COMPROBACINTambin denominados tildes y tick marks.Son smbolos que documentan los P de T, dotndoles de significado ydejando constancia de parte del trabajo realizado.

A. EJEMPLOS: Con balance de sumas y saldos Con papeles de trabajo del ao anterior W Verificadas operaciones aritmticas

No obstante, el significado de los tildes es variable y hay que acudir alpie de pgina de los P de T donde a modo de leyenda se explica lo querepresentan.

B VENTAJAS

1. Pueden anotarse rpidamente en los P de T.2. Eliminan la necesidad de duplicar explicaciones.3. Facilitan un examen rpido y eficiente de los P de T

C NORMAS PARA LA UTILIZACIN

1. Deben escribirse en rojo.2. Deben ser claras y perfectamente distinguibles.3. Deben ser sencillas y, cuando sea posible, estar normalizadas paratodos los P de T.4. No debe inundarse un P de T con tildes, haciendo imposible seguirel flujo de trabajo.5. Las explicaciones deben estar en la misma cdula del tilde.6. Las explicaciones deben ser precisas en la descripcin del trabajorealizado.

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